INTERROGATIONS (QUERY) SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Septembre 2014
Table des matières INTERROGATIONS (Query)... 3 Liste des requêtes... 3 Accéder au menu... 3 Les requêtes débutant par UN_AA... 4 Des exemples de recherche... 4 Les requêtes débutant par UN_SEC et UN_MENUS... 6 La requête UN_PR_RCH_DATEFIN... 6 Un exemple de recherche... 6 La requête UN_RÈGLE_5_ET_10... 7 Un exemple de recherche... 7 2
INTERROGATIONS (Query) Il existe dans PeopleSoft, un outil qui permet l extraction de données qui pourront, par la suite, être consultées à l écran ou transférées dans un fichier Excel. On parle ici de requêtes ou encore d interrogations (query) qui traitent de différents sujets. Ces requêtes sont disponibles pour tous les utilisateurs qui ont des droits d accès au logiciel financier. C est à partir du lien «Visualiseur interrogations» qu il est possible d obtenir l extraction des données. Liste des requêtes Bien qu il y ait dans le système plusieurs requêtes, ce sont les interrogations qui débutent par «UN_» qui sont utilisées par les usagers des unités administratives. En voici la liste : Requêtes «UN_» Descriptions UN_AA_CONDITION_EMPLOI_PROF FSAA-Condition d emploi professeur UN_AA_ECRIT_BUDGET_COLL UN_AA_ECRIT_BUDGET_PROF UN_PR_RCH_DATEFIN FSAA-Écriture budget collectif FSAA-Écriture budget professeur Projet ayant une date de fin UN_REGLE_5_ET_10 Règle du 5% et 10% UN_MENUS_UTILISATEURS UN_SEC_BUDGETS_MENUS UN_SEC_CONS_BUDGET UN_SEC_CONS_BUDGET_PROJ UN_SEC_PAR_IDUL Utilisateur avec l unité de rattachement Accès aux budgets et menus Consultation budgétaire-unité Consultation budgétaire-détail projet Sécurité budgétaire par IDUL Accéder au menu Toutes les requêtes se lancent à partir du menu de gauche du logiciel financier de PeopleSoft, sous la rubrique : Outils production rapports Interrogations - Visualiseur interrogations 3
Dans le champ «commence par», inscrire «UN_» afin d obtenir la liste de toutes les requêtes disponibles débutant par le libellé UN. Seules les dix requêtes apparaissant dans les deux encadrés seront documentées. Les requêtes débutant par UN_AA Les requêtes débutant par UN_AA sont utilisées afin d obtenir de l information sur les allocations versées aux professeurs dans le but de les soutenir dans leurs activités d enseignement et de perfectionnement (FSAA). Une partie d allocation est versée dans un fonds collectif de l unité (projet AC) et une partie dans un projet ouvert au nom du professeur (projet AA). Les montants octroyés le sont en fonction des conventions collectives. Des exemples de recherche Requêtes UN_AA_CONDITION_EMPLOI_PROF et UN_AA_ECRIT_BUDGET_COLL Vis-à-vis de l une ou l autre des requêtes, cliquer le lien «HTML» ou «Excel» selon le format de fichier qu on doit obtenir. 4
Compléter les deux champs, puis cliquer sur le bouton «Résultats». UN_AA_CONDITION_EMPLOI_PROF UN_AA_ECRIT_BUDGET_COLL Les noms et numéros d employé ont été supprimés Requêtes UN_AA_ECRIT_BUDGET_PROF Compléter tous les champs, puis cliquer sur le bouton «Résultats». Les noms des employés ont été supprimés À partir des résultats obtenus par le lien «HTML», et pour l une ou l autre des requêtes, il est possible de transférer les données dans un fichier Excel ou un fichier Texte. Cliquer le lien dans la page de résultats. Attention : Si un des champs devenait rouge, c est que le champ est obligatoire. Compléter le champs. 5
Les requêtes débutant par UN_SEC et UN_MENUS Les requêtes débutant par UN_SEC et la requête débutant par UN_MENUS sont utilisées par les unités administratives afin d obtenir différentes listes concernant l accès à la consultation budgétaire des usagers de leur unité, avec ou sans projet actif ou inactif, ainsi que la liste des actions ou menus autorisés. Les cinq requêtes sous cette rubrique sont abondamment documentées dans un document intitulé : «Vérification des accès». Ce document se trouve sur le site Web du Service des finances, sous la section «Formation et pilotage de système», sous l intitulé «Autres documents». La requête UN_PR_RCH_DATEFIN Cette requête permet à une unité administrative d obtenir la liste de tous les projets se terminant, par exemple au mois de mars. Un exemple de recherche Après avoir obtenu la liste des interrogations, cliquer le lien «HTML» ou «Excel» selon le format de fichier qu on désire obtenir, vis-à-vis de la requête UN_PRRCH_DATEFIN. Compléter tous les champs de l écran de recherche, puis cliquer sur le bouton «Résultats». Dans cet exemple, nous demandons au système d extraire tous les projets «actifs» qui se terminent entre le 1 er mars et le 31 mars 2014 pour l unité 03602. Les numéros d employé et les noms des responsables de projet ont été supprimés. Date effet : Statut : Date début : À chaque fois qu une modification est apportée au projet, la date de modification s inscrit dans la colonne «Date effet» «A» pour actif Date de début du projet 6
Date fin : Date de fin du projet Grp projet : Champ de référence pour le Service des finances (numérique identifiant un type de projet). Nous constatons que ces projets se terminent tous entre le 1 er mars et le 31 mars 2014. La requête UN_RÈGLE_5_ET_10 Les facultés et services peuvent imputer au budget de fonctionnement le coût d acquisition de mobilier et d équipements, jusqu à concurrence de 10 % pour les facultés et de 5 % pour les services. Afin de faciliter le suivi de ces imputations, il existe la requête UN_RÈGLE_5_ET_10. Un exemple de recherche Après avoir obtenu la liste des interrogations, cliquer le lien «HTML» ou «Excel» selon le format de fichier qu on désire obtenir, vis-à-vis de la requête. Compléter tous les champs de l écran de recherche, puis cliquer sur le bouton «Résultats». Pér. Budgétaire : ANXXXX Fonds : Obligatoirement fonds «1». Service : Une unité, service ou une faculté. Pour notre exemple la Faculté de Sciences et génie. Livre budget : detail_dep pour dépense, detail_eng pour montant en engagement et detail_pre pour montant en pré-engagement. Période comptable : Période sur laquelle le montant a été inscrit. 7