GUIDE DE L UTILISATEUR MESSAGERIE EN LIGNE ICOLAB WEBMAIL icolab IMAP Solution Veuillez lire attentivement ce manuel avant d utiliser le service. Vous pouvez télécharger et visualiser ce manuel au format PDF à tout moment à partir du centre de support dédié (http://business.delixir.com/support-technique).
Marques icolab IMAP Solution est une marque déposée de Delixir SARL. Microsoft, Windows et Windows Server sont des marques déposées de Microsoft Corporation aux Etats-Unis d Amérique et/ou dans d autres pays. Chaque société dont le nom du logiciel est mentionné dans ce manuel possède un contrat de licence logiciel spécifique à ses programmes exclusifs. Toutes les autres marques et tous les autres noms de produits mentionnés dans ce Guide d installation sont des marques déposées de leurs sociétés respectives. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 1
Table des matières PREAMBULE 4 CONFIGURATION REQUISE 5 CONFIGURATION MINIMUM 5 CONFIGURATION CONSEILLEE 5 CONNEXION A L INTERFACE 6 ACCES AUX FONCTIONNALITES 7 MESSAGERIE 8 COMPOSITION DE L INTERFACE 8 ARBORESCENCE DES DOSSIERS 8 CAPACITE DE STOCKAGE DE LA MESSAGERIE 9 BARRE D ACTIONS 9 LISTE, APERÇU ET ORGANISATION DES MESSAGES 10 ACTIVER ET DESACTIVER L APERÇU 10 CLASSER ET FILTRER LES MESSAGES 11 RECHERCHER UN MESSAGE 12 VISUALISER UN MESSAGE 13 BARRE D ACTIONS DU MESSAGE 14 INDICATEURS 14 OPTIONS 15 FONCTIONNALITES DE LA MESSAGERIE 16 CREER UN NOUVEAU MESSAGE 16 INSERER UNE PIECE JOINTE 18 VERIFIER L ORTHOGRAPHE 21 REPONDRE OU TRANSFERER UN MESSAGE 22 ACTUALISER LA LISTE DES MESSAGES 23 CARNET D ADRESSES 25 ACCEDER AU CARNET D ADRESSES 25 COMPOSITION 25 BARRE D ACTIONS 26 GROUPES 26 CONTACTS ET PROPRIETES DES CONTACTS 26 DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 2
CREER ET GERER DES CONTACTS 27 CREER UN CONTACT 27 CREER UN GROUPE DE CONTACTS 28 ATTRIBUER UN GROUPE A UN CONTACT 29 MODIFIER UN CONTACT 30 IMPORTER DES CONTACTS 31 EXPORTER DES CONTACTS 34 PREFERENCES 35 COMPOSITION DE L INTERFACE 35 ONGLET PREFERENCES 35 INTERFACE UTILISATEUR 35 VUE DU COURRIER 36 ECRITURE DES MESSAGES 37 AFFICHAGE DES MESSAGES 39 DOSSIERS SPECIAUX 40 PREFERENCES DU SERVEUR 41 ADMINISTRATION DU COMPTE 42 DOSSIERS 43 IDENTITES 43 PERSONNALISER L IDENTITE PRINCIPALE 43 CREER UNE IDENTITE 44 AJOUTER UNE SIGNATURE PERSONNALISEE 45 SUPPRIMER UNE IDENTITE 46 NOTES 47 DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 3
Préambule icolab IMAP Solution s accompagne de l outil de messagerie en ligne icolab Webmail. icolab Webmail peut se substituer à votre logiciel de messagerie habituel comme Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird en proposant des fonctionnalités avancées de gestion du courrier électronique et un puissant gestionnaire de contacts, accessibles depuis un simple navigateur Internet. icolab Webmail peut également être utilisé en tant que solution d appoint en cas de panne, perte ou vol de votre ordinateur personnel. Découvrez dans les pages suivantes comment exploiter tout le potentiel d icolab Webmail au travers de chapitres illustrés. Remarques Les captures d écran sont issues de Microsoft Windows 7 et Mozilla Firefox 3. Les écrans qui s afficheront sur votre ordinateur dépendent du système d exploitation et du navigateur Internet utilisés. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 4
Configuration requise Configuration minimum Navigateur Internet Microsoft Internet Explorer 6 et ultérieur, Mozilla Firefox 2 Une connexion Internet bas débit 56 Kbps de type RTC Configuration conseillée Navigateur Internet Microsoft Internet Explorer 6 et ultérieur, Mozilla Firefox 2 Une connexion Internet haut débit 1 Mbps (1024 Kbps) de type ADSL ou Câble DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 5
Connexion à l interface 1 Connectez-vous à l interface icolab Webmail par le biais de votre navigateur Internet habituel en saisissant dans la barre d adresse l URL de connexion «webmail.delixir.com» (sans les guillemets). 2 Saisissez vos identifiants de connexion comme suivant : dans le champ Utilisateur, indiquez votre adresse de messagerie complète sous la forme «xxxxxxx@mon-domaine.fr» (sans les guillemets), dans le champ Mot de passe, indiquez le mot de passe saisi lors de la création de votre compte. icolab Webmail est sensible à la casse, vous devez respectez attentivement les majuscules et minuscules de votre mot de passe. Si vous ne connaissez pas votre mot de passe, merci de vous rapprocher de votre administrateur réseau. 3 Validez en cliquant sur le bouton Authentification. icolab Webmail est en cours de chargement, la fenêtre principal de la messagerie en ligne va apparaitre dans quelques instants. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 6
Accès aux fonctionnalités icolab Webmail intègre une interface de messagerie fournie ainsi qu un puissant gestionnaire de contacts. Ces fonctionnalités sont accessibles en permanence depuis un menu situé dans la partie supérieur droite d icolab Webmail. Vous y trouvez un accès direct à la messagerie et au gestionnaire de contacts ainsi qu aux préférences d icolab Webmail et à la déconnexion de session. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 7
Messagerie Composition de l interface L interface de messagerie se décompose en 4 parties distinctes et notamment : Barre d actions Liste des messages Arborescence des dossiers Aperçu des messages Arborescence des dossiers L arborescence des dossiers contient la liste des dossiers disponibles sur le serveur de messagerie et auxquels vous êtes abonné. Lors de votre première connexion, icolab IMAP Solution crée, au sein d icolab Webmail, 5 dossiers par défaut parmi lesquels : Messages reçus, correspondant à votre boite de réception principale Brouillons, où les messages rédigés et non envoyés sont stockés Messages envoyés, comprenant l ensemble des courriers expédiés Corbeille, comprenant les e-mails supprimés et pouvant être consultés SPAM, où les pourriels ou considérés comme tel sont redirigés DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 8
Capacité de stockage de la messagerie Visualisez l occupation de votre messagerie en positionnant votre pointeur de souris sur la barre de capacité située en bas à gauche de la messagerie en ligne icolab Webmail. Remarques La capacité de votre messagerie varie de 5 à 25 Gb selon le forfait sélectionné depuis l espace personnel en ligne accessible à l adresse «http://clients.delixir.com». Pour obtenir une capacité de stockage supérieure, veuillez vous rapprocher de votre administrateur. Le taux d occupation de votre messagerie est basé sur la somme de l ensemble des dossiers (à l exception du dossier Public). Libérez facilement de l espace dans votre messagerie en supprimant les courriers situés dans les dossiers Corbeille et SPAM. Barre d actions A l instar de logiciels tels que Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird, utilisez les actions courantes de la barre d actions pour actualiser votre boite de réception, répondre à un ou plusieurs destinataires, transférer un message, le déplacer dans la corbeille ou effectuer des actions spécifiques. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 9
Vérifier les nouveaux messages Ecrire un nouveau message Répondre à l expéditeur Actions supplémentaires Marquer le message Supprimer le message Transférer le message en tant que pièce jointe Répondre à tous les destinataires Transférer le message Remarques Les icônes grisés sont uniquement cliquables lorsque l action peut être réalisée. Liste, aperçu et organisation des messages Activer et désactiver l aperçu Activez et désactivez l aperçu des messages en cochant la case Afficher le panneau d aperçu. Cette option affiche immédiatement l aperçu des messages en dessous de la liste des messages. Remarques Réactivez le panneau d aperçu depuis la barre situé en bas de la liste des messages. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 10
Classer et filtrer les messages Les colonnes de la liste des messages (expéditeur, date, taille ) et les paramètres de tri (date d arrivée, date d envoi, objet ) sont personnalisables au sein de la liste des messages. 1 Cliquez sur l icône Lister les options située en haut à gauche de la liste des messages. Une nouvelle fenêtre vous permet de sélectionner les paramètres d affichage et de tri. 2 Sélectionnez parmi les paramètres les colonnes souhaitées et le tri par défaut. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour valider vos choix. 3 Les colonnes de la liste des messages varient selon votre sélection. Le tri par défaut est immédiatement effectué. Notez que l entête de colonne grisée correspond au tri sélectionné. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 11
Rechercher un message 1 Cliquez dans le champ de recherche pour saisir votre requête comme une adresse e-mail, le nom de l expéditeur. La recherche porte sur le dossier courant. Vous pouvez ainsi vous positionner sur n importe quel dossier contenu dans l arborescence des dossiers. 2 Ajustez la recherche sur un ou plusieurs champs de la liste des messages. Par défaut, la recherche porte sur les champs Objet (sujet) et A (destinataire). Vous pouvez également séléctionnez les champs De (expéditeur), Cc (autres destinaires du message en copie conforme), Cci (autres destinaires du message en copie conforme invisible) et Message entier (texte du message). Cliquez simplement sur la loupe situé à l extrémité gauche du champ de recherche pour voir apparaitre les critères. 3 Validez votre recherche en appuyant sur la touche Entrée de votre clavier. Les résultats apparaissent dans la liste des messages. Pour revenir à la liste complète des messages, cliquez que l icône Réinitialiser la recherche située à l extrêmité droite du champ de recherche. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 12
Visualiser un message 1 Effectuez un double clic sur un message pour le visualiser. Vous obtenez alors les informations sur le message ainsi que le corps du message. 2 Par mesure de sécurité, les images externes s affichent uniquement à votre demande. Cliquez sur Afficher les images pour obtenir les images du message. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 13
Remarques Vous pouvez activer l affichage automatique des images en configurant l option de manière permanente depuis le menu Préférences. Barre d actions du message Lorsque vous visualisez un message, vous remarquez que la barre d actions change. Elle va proposer des options légèrement différentes de la barre d actions standard, notamment avec une possibilité de déplacement du message avec l icône Déplacer vers Cliquez pour voir apparaitre la liste des dossiers et sélectionnez le dossier de destination pour déplacer le message en cours de consultation. Indicateurs 1 Sélectionnez un message pour le voir apparaitre en surbrillance comme dans l exemple ci-dessous. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 14
2 Modifiez son état (lu ou non lu) ou positionnez un suivi sur le message en utilisant les options de l icône Marquer les messages. Il vous sera ainsi possible de filtrer les messages selon leur état. Options 1 Sélectionnez un message puis cliquez sur l icône Actions supplémentaires 2 Vous pouvez réaliser l une des actions suivantes : Imprimer le message Télécharger le message au format universel.eml pour le sauvegarder sur votre ordinateur Editer le message en tant que nouveau message Visualiser la source du message Ouvrir le message dans une nouvelle fenêtre DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 15
Fonctionnalités de la messagerie Créer un nouveau message 1 Dans la barre d actions, cliquez sur Nouveau message pour voir apparaitre la fenêtre de composition d un courrier électronique. 2 Dans le champ A, insérez l adresse du destinataire. Remarquez que la messagerie icolab Webmail vous propose une liste d adresses couramment utilisées. Vous pouvez insérer plusieurs destinataires en les séparant par une virgule (par exemple, «jsmith@monova.org, nbardo@artemis.com»). 2 Vous pouvez également insérer des destinataires en copie conforme, copie conforme invisible, réponse et suivi en cliquant sur un des liens respectifs Ajouter Cc, Ajouter Cci, Ajouter Répondre à et Ajouter Faire suivre à. Un champ d insertion apparait pour chacun des liens respectifs. Saisissez l adresse d un ou plusieurs destinataires. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 16
3 Ajoutez un sujet à votre message dans le champ Sujet. 4 Composez votre message dans le champ principal. Faites apparaitre l éditeur de texte HTML pour mettre en forme votre message comme avec un logiciel de traitement de texte (police d écriture, gras, italique ). Depuis le menu déroulant situé en bas à gauche, séléctionnez HTML. Ce paramètre peut être ajusté de manière permanente avec les options du menu Préférences en page 37. 5 Cliquez sur le bouton Envoyer le message maintenant pour expédier le courrier électronique aux destinaires spécifiés ou cliquez sur Annuler pour revenir à la liste des messages de la messagerie en ligne icolab Webmail. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 17
6 Vous pouvez également enregistrer le message en tant que brouillon. Cliquez sur l icône Sauvegarder ce brouillon pour le stocker de manière permanente dans le dossier Brouillons et revenir sur le message ultérieurement. Remarques Si vous n indiquez aucun sujet, la messagerie icolab Webmail vous demandera d en indiquer un ou définira par défaut (pas de sujet) Insérer une pièce jointe 1 Dans la barre d actions du message, cliquez sur l icône Joindre un fichier. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 18
2 Une nouvelle fenêtre apparait située en bas à gauche de la fenêtre principale. Cliquez sur Parcourir pour voir apparaitre votre explorateur de fichier. 3 Sélectionnez le fichier puis validez votre choix en cliquant sur le bouton Ouvrir. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 19
4 Vous pouvez voir apparaitre le lien de votre fichier dans le champ situé à gauche du bouton Parcourir. Cliquez sur le bouton Joindre pour lier le fichier en tant que pièce jointe ou Fermer pour annuler l action. Remarques Selon la taille de votre fichier et les performances de votre connexion Internet, l opération peut durer de quelques secondes à plusieurs minutes. Chaque fichier joint ne peut excéder une capacité de 5 Mo. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 20
Vérifier l orthographe 1 Après avoir rédigé votre message, cliquez sur l icône Vérifier l orthographe pour lancer une vérification orthographique. 2 Vous pouvez également modifier la langue du correcteur orthographique en sélectionnant l une des 11 langues de la liste déroulante située en bas à droite de la fenêtre principale. Remarques Vous pouvez également utiliser le correcteur orthographique intégré à votre navigateur Internet. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 21
Répondre ou transférer un message 1 Depuis la liste des messages ou dans le message même, cliquez sur l une des icônes de la barre d actions pour répondre au message, répondre à tous les destinataires, transférer le message ou transférer en tant que pièce jointe. 2 L action Répondre au message ou Répondre à tous créée un nouveau message pré-rempli contenant dans le champ A : la liste des destinataires correspondant à l expéditeur si vous cliquez sur l icône Répondre au message, l ensemble des destinataires d origine du message si vous cliquez sur l icône Répondre à tous. Notez que dans ce dernier cas, l expéditeur reçoit une copie conforme (Cc) du message en étant indiqué dans le champ correspondant. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 22
Le message d origine apparait dans la fenêtre de réponse. Vous pouvez ainsi le commenter et y adjoindre des annotations pour l ensemble des destinataires. Le sujet est conservé et indiqué comme une réponse avec l indication «Re :» 3 L action Transmettre le message ou Transférer comme pièce jointe créée un nouveau message prérempli contenant : le message d origine et les éventuelles pièces jointes si vous avez cliqué sur l icône Transmettre le message, le message d origine et les éventuelles pièces jointes sous la forme d une pièce jointe unique si vous avez cliqué sur l icône Transférer comme pièce jointe. Le sujet est conservé et indiqué comme un transfert avec l indication «Fwd :». Actualiser la liste des messages Depuis la barre d actions, cliquez sur Vérification des nouveaux messages pour actualiser la liste des messages. icolab Webmail effectue automatiquement l action à intervalle régulier. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 23
Remarques Vous pouvez également actualiser la liste des messages en cliquant sur le dossier Messages reçus. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 24
Carnet d adresses Accéder au carnet d adresses Depuis n importe quelle page de la messagerie en ligne icolab Webmail, cliquez sur l icône Carnet d adresses située en haut à droite de la fenêtre courante. Composition Le carnet d adresses se compose de 3 fenêtres distinctes et d un menu supérieur comme dans l illustration suivante. Barre d actions Groupes Propriétés du contact Contacts DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 25
Barre d actions La barre d actions regroupe les principales fonctions du carnet d adresses, et notamment : Créer un nouveau contact Ecrire un message à un contact Supprimer un contact Exporter des contacts Importer des contacts Groupes icolab Webmail intègre deux groupes par défaut. Le groupe Adresses personnelles vous permet d insérer manuellement vos contacts et les gérer ou non au sein d un ou plusieurs groupes de contacts. Le groupe Collectées automatiquement enregistre les adresses les plus couramment utilisées en envoi ou en réception de courrier pour une utilisation quotidienne. Contacts et propriétés des contacts Les contacts, classés ou non au sein d un ou plusieurs groupes, y sont classés par ordre alphabétique. Effectuez un clic gauche sur un contact pour voir apparaitre dans la fenêtre Propriété de contact l ensemble des informations du contact comme le nom, le prénom, le courriel et les groupes attribués. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 26
Créer et gérer des contacts Créer un contact 1 Depuis la barre d actions, cliquez sur l icône Créer un nouveau contact pour voir apparaitre des champs vierges dans l emplacement Ajouter le contact sélectionné à votre Carnet d'adresses. 2 Complétez les champs correspondants dans la fenêtre Ajouter le contact sélectionné à votre Carnet d'adresses. Votre contact apparaitra dans votre carnet d adresses avec l intitulé exact du champ Nom à afficher. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 27
3 Confirmez la saisie en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Créer un groupe de contacts 1 Cliquez sur l icône Créer un nouveau groupe de contacts située en bas à gauche de la fenêtre courante. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 28
2 Un nouveau champ est immédiatement apparu dans l arborescence Groupes. Remplissez le nom du groupe et appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour valider la sélection. Attribuer un groupe à un contact 1 Sélectionnez un contact puis effectuez un glisser-déposer vers le groupe de votre choix pour voir apparaitre le contact dans le groupe de destination. 2 Vous pouvez également sélectionner le contact de votre choix et, depuis la fenêtre Propriétés de contact, cliquer sur l onglet Groupes et cochez un ou plusieurs groupes de destination. Vous pouvez ainsi attribuer plusieurs groupes à un même contact. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 29
3 Ou encore effectuez un clic droit sur le contact de votre choix, sélectionnez la commande Copier vers et choisissez un groupe de destination. Modifier un contact 1 Sélectionnez un contact et cliquez sur Modifier le contact situé dans la fenêtre Propriétés de contact. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 30
2 Les champs sont maintenant éditables. Complétez et/ou modifiez les informations du contact puis validez en cliquant sur le bouton à Sauvegarder. Importer des contacts 1 Depuis la barre d actions, cliquez sur l icône Importer les contacts pour voir apparaitre la fenêtre correspondante. 2 L importation de contacts est exclusivement compatible avec le format vcard (.vcf). Cliquez sur le bouton Parcourir situé à l extrémité du champ. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 31
3 Une nouvelle fenêtre Envoi du fichier vous permet de sélectionner un contact au format vcard. Sélectionnez un fichier puis validez votre sélection en cliquant sur le bouton Ouvrir situé en bas à gauche de la fenêtre courante. 4 Le chemin du fichier sélectionné apparait dans le champ. Si vous souhaitez remplacer l ensemble du carnet d adresses, cochez la case Remplacer le carnet d adresse entier puis validez en cliquant sur le bouton Importer. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 32
5 L importation prend quelques instants et icolab Webmail vous confirme les entrées importées avec succès ou ignorées. Validez en cliquant sur le bouton Terminer. 6 Le contact importé apparait maintenant dans la liste par défaut Adresses personnelles. Vous pouvez modifier ses informations et l intégrer à un ou plusieurs groupes de contacts. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 33
Remarques Si vous possédez une grande quantité de contacts au format vcard, téléchargez notre logiciel icolab vcard Editor pour effectuer une concaténation de l ensemble des vcard dans un fichier unique destiné à l import. Exporter des contacts 1 Sélectionnez un groupe de contact et cliquez sur l icône Exporter les contacts au format vcard depuis la barre d actions. 2 Enregistrez le fichier généré au format vcard (.vcf) sur votre disque dur pour sauvegarder vos contacts ou les importer dans un logiciel de messagerie tiers comme Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 34
Préférences Composition de l interface L interface se compose de 3 lots distincts comme dans l illustration suivante. Onglets Sections Paramétrages Onglet Préférences Interface utilisateur Personnalisez l interface de votre messagerie en ligne icolab Webmail depuis le menu Interface Utilisateur, et notamment les paramétrages liés au langage et à l affichage de la liste des messages. L illustration suivante vous indique les différentes options. A B E C D DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 35
A B C D E Choisissez le langage de la messagerie en ligne icolab Webmail parmi 69 langues différentes. Par défaut, icolab Webmail est positionné sur la valeur French (français). Modifiez à votre convenance le fuseau horaire par défaut parmi 39 fuseaux différents. La valeur par défaut est fixée sur Automatique et calée sur les informations de votre ordinateur. La case à cocher active ou non la mise à l heure d été. Ce paramètre est activé par défaut et ne peut être modifié. L affichage court des dates est particulièrement utile pour les messages récents, moins de 7 jours. Ces derniers s affichent sous la forme [Jour] [Heure] comme par exemple Sam 14:20. Les éléments de plus de 7 jours sont indiqués dans un format standard sous la forme [Date] [heure] comme par exemple 25.04.2012 18:56. Cette option est activée par défaut. Le nombre de lignes par page indique le nombre de messages, affichés sous la forme d une liste, dans la même page. La valeur par défaut est fixée à 40, vous pouvez modifier cette valeur jusqu à un maximum de 200 messages par page. Remarques N oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Vue du courrier Définissez les options de visualisation du courrier depuis la section Vue du courrier. Vous pouvez notamment personnaliser la fréquence de rafraichissement de la boite de réception, la méthode de notification des remises ou encore les alertes sonores et visuelles de réception. A B C D E G F A La case à cocher active ou non le panneau d aperçu des messages. B Personnalisez le temps de marquage des messages comme lus une fois sélectionnés. Par défaut, les messages sont immédiatement marqués comme lus. Vous pouvez choisir parmi Jamais, DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 36
Immédiatement, Après 5 secondes, Après 10 secondes, Après 20 secondes ou Après 30 secondes dans la liste déroulante. C D E F G Notifications à l expéditeur permet d envoyer de manière automatiser ou sur demande une notification de réception à l expéditeur du courrier. Parmi les choix de la liste déroulante, vous pouvez sélectionner Demander à l utilisateur, Envoyer automatiquement, Envoyer un avis de réception uniquement à mes contacts ou Ignorer. Par défaut, icolab Webmail est fixé sur la valeur Demander à l utilisateur. Placer le focus sur la fenêtre quand un nouveau message arrive permet de mettre immédiatement en surbrillance le dernier message de la boite de réception. Cette option est activée par défaut. Paramétrez la fréquence de téléchargement des nouveaux messages. La valeur par défaut est fixée à 1 minute. Vous pouvez sélectionner une fréquence de 3 ou 5 minutes depuis la liste déroulante. Vérifier tous les dossiers pour les nouveaux messages permet de vérifier l arrivée de nouveaux messages dans des boites de réception secondaires. Cette option est particulièrement utile si vous possédez des courriels spécifiques situés dans la boite de réception principale ou dans un dossier public. Cette option n est pas activée par défaut. Soyez prévenu par une alerte sonore à la réception d un nouveau message. Sélectionnez l un des sons depuis la liste déroulante et activez ou non cette alerte en cochant la case adjacente. Remarques N oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Ecriture des messages Définissez les options de visualisation du courrier depuis la section Vue du courrier. C B A D H I E F G DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 37
A B C D E F G H I Composer un message au format HTML permet de systématiser ou non l écriture du message au format HTML. Le format HTML permet de mettre en forme le texte, à l instar d un traitement de texte. Vous pouvez choisir parmi Jamais, Toujours ou En réponse aux messages HTML uniquement. Par défaut, la valeur est fixée sur Jamais. Nous vous conseillons de modifier cette valeur sur Toujours afin de profiter de l éditeur de mise en forme HTML pour l ensemble de vos messages. Sauvegarde automatique des brouillons enregistre automatiquement un message en cours de composition dans le dossier Brouillons. Le délai d enregistrement par défaut est fixé à 5 minutes. Depuis la liste déroulante, vous pouvez modifier sur Jamais, Toutes les 1 minute(s), Toutes les 3 minute(s) ou Toutes les 10 minute(s). Nous vous conseillons de laisser la valeur par défaut pour ce paramètre. Nom du fichier attaché permet de définir la norme d appellation des fichiers en pièce jointe. Nous vous conseillons de conserver le paramétrage par défaut fixé dans la liste déroulante sur RFC 2231 complète (Thunderbird). Encoder les caractères 8 bits au format MIME est une spécification d encodage propre à certains navigateurs Internet. Ce paramètre est désactivé par défaut. Toujours demander un avis de réception systématise la demande d un accusé de réception au(x) destinataire(s) du courrier. Toujours demander une notification d état de distribution systématise le suivi de la distribution des courriers aux destinataires. Notez que tous les serveurs de messagerie ne gèrent cette fonctionnalité. Placer les réponses dans le dossier du message étant répondu déplace les courriers en réponse dans le dossier de destination du message répondu au lieu de le placer dans le dossier Messages envoyés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour suivre une correspondance en tant que fil de conversation. En répondant défini le placement du message en réponse, haut dessus ou en dessous du message réceptionné. Utiliser le carnet d adresses automatique intègre une fonctionnalité d auto-complétion au champ A réservé au(x) destinataire(s) du courrier basé sur le contenu du carnet d adresses. Insérez la première lettre du destinataire (par exemple, j) pour voir apparaitre les destinataires dont le nom ou l adresse e-mail débute par cette lettre. Complétez ensuite pour affiner la recherche. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 38
J K L J K L Ajouter la signature automatiquement permet de définir la manière dont icolab Webmail insère ou non la signature en fin de message. Par défaut, la signature est toujours insérée. Vous pouvez modifier ce choix depuis la liste déroulante parmi Jamais, Toujours, Nouveau message uniquement ou Réponses et transferts uniquement. En répondant ou en transférant, placer la signature permet de placer la signature en dessous ou en dessous du message. Cette option n est pas modifiable et la signature est automatiquement placée en dessous du message par défaut. En répondant, supprimer la signature d'origine du message nettoie automatiquement la signature déjà présente pour éviter les doublons. Cette fonctionnalité est activée par défaut. Nous vous conseillons de conserver ce paramétrage. Remarques N oubliez pas de valider les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Affichage des messages Personnalisez la manière dont les messages s affichent au sein de la messagerie en ligne icolab Webmail et notamment les options liées à l encodage et l affichage des images. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 39
A B C D E A B C D E Afficher en HTML affiche les messages réceptionnés avec la mise en forme de l expéditeur. Nous vous conseillons de conserver le paramétrage par défaut. Encodage par défaut définit l affichage des caractères spéciaux. Le paramétrage par défaut est défini sur ISO-8859-1 (Europe de l Ouest). Nous vous conseillons de conserver le paramétrage par défaut pour profiter des caractères spéciaux. Afficher les images distantes affiche ou non les images intégrées dans les courriers en réception. Le paramètre par défaut est fixé sur Jamais, vous devez ainsi demander l affichage des images pour chaque message réceptionné. Depuis la liste déroulante, vous pouvez sélectionner Jamais, Toujours ou Venant d expéditeurs connus. Afficher les images attachées après le message affiche automatiquement les pièces jointes graphiques au format JPG, GIF ou PNG à la fin du message. Cette option est activée par défaut. Nous vous conseillons de conserver ce paramétrage actif. Après suppression/déplacement du message, afficher le message suivant affiche automatiquement le message suivant à la suppression du message en sélection. Dossiers spéciaux Les Dossiers spéciaux sont liés à l utilisation courante de la messagerie icolab Webmail ou tout autres logiciels comme Microsoft Outlook ou Mozilla Thunderbird. Vous pouvez modifier les récipients de destination configurés par défaut pour les dossiers Brouillons, Messages envoyés, Indésirables et Corbeille. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 40
Préférences du serveur A B C D E F A B Marquer le message comme lu à la suppression modifie le statut du message comme lu lorsque vous le mettez à la corbeille. Mettre le drapeau de suppression au lieu de supprimer grise les messages supprimés et les indiquent par une icône spécifique. Les messages marqués comme supprimés restent consultables dans la boite de réception et doivent être déplacés manuellement vers la corbeille pour ne plus être visible. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 41
C D E F Ne pas montrer les messages supprimés cache automatiquement les messages supprimés. Lorsque le déplacement des messages à la corbeille échoue, supprimez-les effectue une action de suppression automatique en cas d échec de déplacement d un ou plusieurs messages dans la corbeille. Vider la corbeille à la déconnexion nettoie automatiquement le contenu de la corbeille à la déconnexion de la messagerie en ligne icolab Webmail. Compacter la boite de réception à la déconnexion réduit la taille des messages et pièces jointes à chaque déconnexion de la messagerie icolab Webmail. L activation de cette fonctionnalité peut considérablement réduire les performances de la messagerie. Administration du compte Paramétrez les options fines liées au filtre anti-spam et au répondeur automatique de la section Administration du Compte. A B A icolab IMAP Solution intègre d emblée un filtre anti-spam primaire qui marque et déplace automatiquement les courriers indésirables dans le dossier SPAM avec une entête [SPAM]. Affinez le réglage anti-spam en activant le filtre secondaire et en sélectionnant sa sensibilité. Par DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 42
défaut, la sensibilité du filtre est établie sur Normal. Nous vous conseillons de modérer la sensibilité du filtre pour éviter les faux positifs. B Paramétrez le répondeur pour effectuer une réponse automatique en cas d absence du bureau ou pour envoyer une notification automatique de réception du message à l expéditeur. Vous pouvez personnaliser le sujet et le message du répondeur et définir son activation ou non ainsi qu une date d expiration du répondeur. Dossiers Gérez les abonnements aux dossiers depuis l onglet Dossiers pour afficher à votre convenance les dossiers de l arborescence des dossiers de la messagerie. Notez que vous ne pouvez pas vous désabonner des dossiers par défaut Messages reçus, Brouillons, Messages envoyés et Corbeille. Identités icolab Webmail vous permet de gérer de multiples identités pour répondre aux expéditeurs depuis une identité tierce comprenant un nom et une adresse de retour. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour la gestion d une adresse de destination publique comme par exemple contact@monorganisation.com. Personnaliser l identité principale L identité par défaut est liée au compte de messagerie avec lequel vous êtes connecté et créée automatiquement lors de votre première connexion à la messagerie en ligne icolab Webmail. Personnalisez-la en suivant es indications suivantes. 1 2 Depuis l onglet Préférences situé dans la fenêtre Modifier l élément, personnalisez les champs liés à votre identité. Si vous possédez plusieurs identités, vous pouvez définir l identité de votre choix en cochant la case Paramètres par défaut. Dans le cas contraire, la case est cochée d emblée et ne peut être décoché qu à l unique condition de posséder deux identités ou plus. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 43
3 Confirmez les modifications apportées en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Créer une identité 1 Cliquez sur l icône en forme de croix nommée Nouvelle identité et située en bas à gauche de la fenêtre courante. 2 Complétez à convenance les champs libres de la fenêtre Nouvelle identité et validez l ajout en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Cochez la case Paramètres par défaut pour indiquer la nouvelle identité en tant qu identité principale. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 44
Ajouter une signature personnalisée 1 Depuis une identité existante ou durant la création d une nouvelle identité, cliquet sur l onglet Signature de la fenêtre Modifier l élément. 2 Cochez la case Signature HTML pour voir apparaitre l éditeur HTML pour la mise en forme de la signature. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 45
3 Personnalisez la signature de l identité et jouez à convenance sur sa mise en forme grâce à l éditeur HTML. Validez les modifications en cliquant sur le bouton Sauvegarder. Supprimer une identité Supprimez une identité en la sélectionnant depuis la liste Identités situé à gauche de la fenêtre courante et cliquez sur le bouton Supprimer de la fenêtre Modifier l élément. Notez que la messagerie icolab Webmail supprimera l identité sans confirmation et que la récupération d une identité suite à une suppression accidentelle est impossible. DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 46
Notes DELIXIR 2012 Toute reproduction, même partielle, est formellement interdite 47