CONTEXTE Le GIP France-Haras a été créé début 2011 pour une durée initiale de 5 ans avec la double mission : de transférer les activités d étalonnage, identification et appui technique exercées dans les centres de reproduction au secteur concurrentiel ; d initier une organisation collective tendant à apporter des améliorations pour toute la filière cheval dans le domaine de la génétique et des services aux centres de reproduction et aux éleveurs. La première mission a été remplie plus rapidement que prévu, les derniers transferts de centres techniques IFCE interviendront pour la saison de monte 2014. La seconde mission a fait l objet de nombreuses discussions depuis plusieurs mois. Lors du conseil d'administration du 20 juin 2013, les professionnels n'ont pas proposé de projet de reprise globale de l'activité de France-Haras ni souhaité, dans leur majorité, que soit lancé un appel à candidatures. La saison de monte 2014 sera donc la dernière saison de monte gérée par France-Haras. Un certain nombre d'étalons, dont ceux ayant connu une activité réduite en 2013, seront mis en vente dès cet automne. La dissolution du GIP sera prononcée après la monte 2014, les actifs seront réalisés parmi lesquels les étalons restants qui seront mis en vente. OBJET DE L APPEL A CANDIDATURES France-Haras gère une activité de stockage et d expédition de semences congelées. Cette activité s exerce à partir du centre de stockage de semences congelées des Bréviaires. L objet du présent appel à candidatures est de transférer cette activité à un opérateur économique à compter du 1er janvier 2014. Le transfert porte sur l'ensemble des activités de stockage et d'expédition : avec ou sans reprise du matériel (cuves notamment) avec ou sans reprise du personnel, la reprise de la responsable actuelle étant toutefois un critère d'appréciation positive de l'offre. L'exploitation du centre pourra être proposée par le candidat repreneur : soit aux Bréviaires, soit sur un autre site qu'il précisera, le transfert des doses dans des conditions sécurisées étant alors à sa charge. 21/08/13 1
CONSISTANCE DES ACTIVITES A REPRENDRE 1.1. Les activités : Les activités du centre de stockage de semences congelées des Bréviaires à reprendre sont les suivantes : stockage des semences congelées des étalons France-Haras : environ 36 000 doses IA au 1er juillet 2013 dont environ 1/5è (8 500 doses) de qualité sanitaire UE et 1/10è ( 4000 doses) de qualité Pays tiers. stockage des semences d étalons privés : environ 150 contrats des propriétaires représentant 9 000 doses. suivi des commandes et des stocks dans le cadre de la réglementation, notamment en matière de traçabilité. gestion des expéditions achat/vente de cuves de transport à usage unique ou toute autre solution de cuves de transport agréées ; conditionnement avant expédition ; expédition par transporteur en France dans tous les centres de mise en place désignés sur commande de France-Haras pour ses clients ; instruction sanitaire des dossiers export avec les services vétérinaires, expédition en Europe et dans le monde sur commande de France-Haras. Le centre de stockage fonctionne toute l'année pour la maintenance et le suivi du stockage, les expéditions à l'export, il a une période de haute activité pendant la saison de reproduction du 1er mars au 31 juillet. Le contrôle qualité des doses congelées était exercé jusqu'à présent par l'ifce 1 pour France-Haras sur le site d Hennebont. L'IFCE devrait reprendre cette activité de contrôle indépendant au service des opérateurs de congélation et de stockage sur un lieu qui n'est pas encore précisé. 1.2. Les moyens informatiques de gestion et le suivi qualité Le centre de stockage dispose d'un logiciel de gestion des stocks et des expéditions vieillissant, «stocks HN». Le GIP France-Haras a développé avec la société Océan des applications accessibles à tous les éleveurs sur le site Internet de France-Haras pour effectuer toutes les démarches nécessaires en ligne concernant les étalons FH : inscription des juments, paiement en ligne, suivi des contrats, commande de doses IAC 2 en relation avec les Centres de production et les Centres de mise en place concernés. 1 Institut Français du Cheval et de l'equitation 2 Insémination Artificielle Congelée 21/08/13 2
Le candidat repreneur proposera sa solution pour gérer le stock des doses, et les expéditions aux clients en interface avec France-Haras qui assure le service commande, incluant la facturation et la relation commerciale avec ses clients. Il détaillera sa méthodologie pour assurer et tracer le contrôle qualité de la semence (indicateur de base : % spermatozoïdes vivants à la décongélation), pour toutes les semences stockées, par éjaculat. 1.3. Les moyens humains Le personnel assurant le fonctionnement quotidien du centre de stockage de semences congelées des Bréviaires représente actuellement 1 emploi technique à temps plein à l'année assisté d'un saisonnier sur 6 mois lors de la saison de reproduction. 1.4. Les locaux L'aménagement des locaux sur le site des Bréviaires a été conçu par la Société Air liquide, dans le respect des normes de sécurité vis à vis du risque lié au stockage et à la manipulation de l'azote liquide. Les locaux se composent d un bâtiment et d un bureau appartenant au Conseil général des Yvelines, d une surface de 72 m² (muni d'un bureau de 12 m², une salle des cuves de 57m² et d'un sas d'entrée). S'il envisage d'exercer dans les locaux actuels aux Bréviaires, le repreneur fera son affaire de leur location au propriétaire qui contractualisera avec lui dans le cadre d'une Autorisation d'occupation Temporaire d'un an, renouvelable. Le renouvellement de l'aot à partir de 2015 sera soumis à la décision du Conseil général en fonction de l'évolution du site. Le montant de la redevance d'occupation du bâtiment consentie par le Conseil général des Yvelines pour 2014 s élève à 3 750 par an. Les charges locatives (fluides notamment, sauf l azote qui est à la charge directe du repreneur) devront être remboursées à l'ifce. 1.5. Le matériel Le matériel se compose des éléments suivants : 1 cuve de stockage d azote de 3000 l en location 5 cuves de stockage des doses (3 cuves de 1000 l et 2 cuves de 500 l) une canalisation principale court le long du mur avec des descentes, permettant la mise à niveau automatique de 5 cuves fixes. La liste détaillée du matériel disponible figure en annexe. Il est proposé : à l'achat : le candidat précisera dans son offre ses intentions indicatives (intégrées à son budget prévisionnel) de rachat de tout ou partie du matériel. 21/08/13 3
en cas de reprise du personnel permanent, une location pourra être proposée en 2014 pour les gros matériels (cuves de stockage, de réserve et de transport, hors cuves à usage unique et petit matériel) ; cette location, limitée à l'année 2014, s'élèvera à 10% de la valeur estimée des matériels, elle sera déductible de l'achat en cas d'acquisition avant le 1/1/2015. CONSISTANCE DE L OFFRE L offre devra obligatoirement comporter les renseignements suivants : nature juridique de l opérateur, expérience et références dans le domaine du stockage et de l'expédition de semences congelées ; responsabilité sanitaire et technique (chef de centre et vétérinaire sanitaire), modalités d'organisation des activités reprises, lieu, personnel prévu, matériel, moyens mis en œuvre pour le respect de la traçabilité, calendrier de mise en œuvre ; autres activités complémentaires envisagées, le cas échéant ; lieu d'exercice des activités en 2014 et au delà ( cf paragraphe suivant) modalités de financement ; compte d exploitation prévisionnel sur 3 ans. Le candidat devra notamment préciser : s il entend exploiter sur le site des Bréviaires, en 2014 d'une part, à partir de 2015 d'autre part. s il entend reprendre du matériel, s il entend reprendre du personnel, ses tarifs et modalités d'intervention, notamment: le montant proposé pour le stockage des semences congelées des étalons France-Haras exprimée en HT/dose/an ; le prix du conditionnement et de l'expédition aux clients de France-Haras, exprimé pour 1, 2 ou 4 doses en France et les modalités de réponse à une commande transmise par France-Haras pour l'envoi de semences congelées dans un centre de mise en place (délai, procédure, traçabilité) ; les principes appliqués pour le calcul d'un devis d'export de semences et les délais à prévoir pour l'ensemble de la procédure export. ENGAGEMENTS DU REPRENEUR Le repreneur devra pouvoir conserver et/ou reprendre les données de «stocks HN» en vu du maintien de la traçabilité obligatoire des doses. La traçabilité des doses est assurée d'une part par leur identification, d'autre part par l'archivage des entrées et sorties du Centre de stockage, pendant 5 ans, comme le prévoit la réglementation. De même, pour le fonctionnement du Centre de stockage, un agrément sanitaire auprès des services vétérinaires du département (DDPP) est exigé et devra être effectué par le candidat. 21/08/13 4
CRITERES DE JUGEMENT DES OFFRES Les critères de jugement des offres seront les suivants : 1. références et compétences 20% 2. faisabilité technique, reprise de matériel 10% 3. viabilité économique 10% 4. reprise de personnel 30% 5. tarif de stockage des semences congelées des étalons France-Haras et tarif de conditionnement et d'expédition : 30% COMMISSION D'ANALYSE DES CANDIDATURES Une commission restreinte chargée d examiner les candidatures et de formuler un avis est constituée : du président de France-Haras ou de son représentant élu, d'un administrateur de France-Haras représentant du collège prestataires, de 2 représentants de la direction générale de France-Haras, d'un représentant du directeur général de l'ifce. La commission se réunira dans les 15 jours qui suivront la remise des offres : une première fois pour ouvrir les offres et vérifier leur conformité, la deuxième fois pour recevoir les candidats et analyser les offres. Pour statuer, le nombre de membres est libre pour la 1ère étape, il devra être au minimum composé de 3 personnes pour la 2è étape. La désignation du candidat retenu sera prise par la directrice générale de France-Haras, elle interviendra dans le mois suivant la phase de consultation. A défaut d une candidature retenue, le présent appel sera déclaré infructueux. Une notification de la décision sera adressée à chaque candidat. 21/08/13 5
CALENDRIER date de publication de l appel à candidatures : 30 aout 2013 date limite de remise des offres : 30 septembre 2013 à : France-Haras La Grande ferme Le Vieux Pin 61310 Le Pin au haras Mention à porter sur l'enveloppe : «consultation centre de stockage» Renseignements complémentaires Les candidats souhaitant des renseignements complémentaires doivent en faire la demande écrite par mail à Hugues Jeudy : hugues.jeudy@france-haras.fr ou Nicolas Baudoin : nicolas.baudoin@france-haras.fr tous autres contacts sur le site de France-Haras : www.france-haras.fr 21/08/13 6
Cuves de stockage : Annexe Liste des matériels Tarifs de cession en HT 2 cuves de 500 L (référence Air Liquide : RCB 500) dont 1 en remplissage automatique: Prix : 5000 la cuve à remplissage automatique, 3 500 l'autre. 3 cuves de 1000 L dont 2 en remplissage automatique (référence Air Liquide : RCB 1000) : Prix : 7000 / cuve sans remplissage et 10 000 /cuve avec remplissage Cuves de réserve : 2 cuves de type «TR26» (référence Air Liquide) + 1 chariot basculeur Prix : 300 / cuve, 1 chariot inclus Cuves de transport : Cryodrums 3.0 : 132 unités 59 / cryodrum Cryodrums 6.4 : 14 unités 150 / cryodrum 1 GT 14 + caisson de protection : 400 / cuve d'autres cuves GT 40 pourront être ajoutées en fonction des disponibilités. Petit matériel : Matériel pour les manipulations : 3 paires de gants cryogéniques étanches 1 paire de lunettes de protection 1 visière de protection 1 lot de pinces (tailles standard) 1 paire de longues pinces (65 cm de long) 21/08/13 7
Matériel de conditionnement des paillettes : Lots de gobelets de 35 mm de diamètre Lots de gobelets de 65 mm de diamètre Visotubes Lots de cloisons aluminium 9 portes-gobelets aluminium (portance : 3 gobelets de 65 mm de diamètre) Total petit matériel: forfait 400 Cette liste de petit matériel pourra éventuellement être précisée, complétée ou tronquée. En cas d'achat, les règlements seront principalement à l'ordre de l'ifce et à l'ordre de France-Haras pour les petites cuves à usage unique. 21/08/13 8