Des outils et des ressources numériques pour se former

Des outils et des ressources numériques pour se former Environnement Numérique de Travail (E.N.T.) Informations Espace de Publication Outils http://iufm.univ-tlse2.fr Ressources Edition 2012-2013

1. PRÉAMBULE... 3 2. LES RÈGLES D USAGE... 3 3. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L E.N.T.... 4 Vue d ensemble... 4 Les services et ressources proposés... 5 Les procédures d accès à l ENT... 6 Les ressources en ligne... 9 Des informations, des ressources des départements et des masters d enseignement.... 10 La publication....erreur! Signet non défini. 4. LES MOYENS D ACCÈS À L INTERNET À L IUFM MIDI-PYRÉNÉES... 12 L accès par Wifi avec votre équipement personnel... 12 Accès dans une salle informatique de l IUFM... 13 Résumé des procédures d accès... 14 PRÉAMBULE DU BUT... 16 5. PRÉSENTATION DU BUT... 17 Les grands principes... 17 Les règles d usage... 18 6. MODALITÉ D ACCÈS... 19 7. CONFIGURATION DU BUT... 20 Configurer et donner accès à ses données personnelles... 20 Configurer le mot de passe interne... 21 Configurer l outil «Messages»... 21 La notion de groupe... 23 Les carnets d adresses... 24 8. ZOOM SUR QUELQUES FONCTIONNALITÉS... 27 Outil Messages :... 27 Outil Calendriers :... 28 Outil Documents :... 30 Communiquer des documents volumineux... 32 Documents : Edition en ligne et travail collaboratif... 34 Outil Forums :... 35 Outil Tâches :... 36 Outil Favoris :... 36 Partage et Accès : Deux notions différentes... 37 9. LES QUESTIONS LES PLUS FRÉQUENTES... 39 2/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

1. PRÉAMBULE Répondant à une priorité du Ministère de l Education Nationale de développer des outils et des usages intégrant les Technologies de l Information et de la Communication pour l Education (TICE), l IUFM de Midi-Pyrénées a déployé depuis 2004 un Environnement Numérique de Travail (ENT). Il l enrichit régulièrement en liaison avec le projet Université Numérique en Région Midi Pyrénées (UNR MIP) et l Université de Toulouse 2 Le Mirail. Cet ensemble de solutions numériques vise à répondre à la fois à la demande institutionnelle et aux demandes de plus en plus pressantes des usagers désireux de faciliter la formation en utilisant ces nouveaux services. Elles concourent dans le même temps à l appropriation de compétences liées au Certificat Informatique et Internet (C2i) niveau 2 «enseignant». Ce guide est destiné en priorité à soutenir l accompagnement à la prise en main des outils numériques. Cependant, il peut aussi permettre une découverte autonome de ces outils. 2. Les règles d usage Améliorer la qualité de service à l utilisateur pour les usages du numérique et promouvoir un usage pertinent des TICE dans l'enseignement supérieur est une des priorités de l IUFM. La responsabilisation de chacun à travers la charte d usage en vigueur à l IUFM concrétise cette volonté.. En utilisant les ressources informatiques de l IUFM, vous vous engagez à la respecter. (Charte d usage informatique de l IUFM et de l université de Toulouse 2 Le Mirail) Vos identifiants et mot de passe sont strictement personnels et ne doivent pas être communiqués à un autre usager y compris pour lui permettre d accéder au réseau Wifi de l IUFM. Chaque utilisateur des ressources informatiques est responsable de l'utilisation qui en est faite. Il s'engage à ne pas communiquer son mot de passe. Comment choisir son mot de passe? Le mot de passe, clé personnelle d'utilisation du compte, ne doit correspondre ni à un mot, ni à un nom propre, et ce dans quelque langue que ce soit. Plus d informations sur les règles d usage dans ce document : page 18 3/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

3. PRÉSENTATION GÉNÉRALE DE L E.N.T. Vue d ensemble Afin de simplifier les accès aux différents services mis à votre disposition, l'iufm de Midi-Pyrénées utilise un Environnement Numérique de Travail (ENT). Ainsi quel que soit votre moyen d accès, à partir d un ordinateur fixe de l IUFM, avec votre ordinateur portable connecté en Wifi à Internet, ou encore chez vos parents ou amis, l'accès aux ressources sera le même : http://iufm.univ-tlse2.fr. Les composants de l ENT (Environnement Numérique de Travail) : un espace de publication web, un bureau numérique (BUT Bureau Numérique de l Université de Toulouse), des outils de formation à distance et des ressources en ligne. Espace de publication Web Bureau Numérique de Toulouse : BUT Ressources numériques Encyclopédie, Lesite.TV, KNE, Edumédia, Mémoires Environnement de formation à distance Cours en ligne, réunions en ligne, classes virtuelles. 4/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Les services et ressources proposés Espace de publication et de communication. Bureau Numérique : BUT Ressources Numériques Plateforme de formation à distance (e-learning) Communication synchrone / asynchrone à distance Site Web / rubrique Formation /Domaines/Masters. Recherche Il s agit en réalité d un extranet (partie du site web de l IUFM réservée aux seuls usagers de l IUFM). Le menu supérieur vous permet d accéder aux différentes informations organisées en rubriques En vous connectant, vous accédez à des informations, des liens ou des rubriques complémentaires. Une même page peut contenir plus d informations quand on est connecté. C est un espace privé pour vos messages électroniques, votre calendrier, pour entreposer vos documents et les retrouver depuis n importe quel ordinateur relié à l internet ; C est aussi un espace de groupe pour déposer des documents communs, programmer des réunions, travailler en collaboration grâce aux forums, chat, ou outils d édition en ligne, assigner des tâches, partager des favoris Vous trouverez des accès à des ressources documentaires en ligne : telles que Encyclopédie Universalis, des ressources multimédia pour les écoles, collèges et lycée (Kiosque Numérique de l Education), ou audiovisuelles (le site.tv ), des périodiques ou des journaux. en ligne, le catalogue IUFM du service de documentation, mais aussi des ressources documentaires propres à l IUFM Midi Pyrénées, comme des mémoires jugés très satisfaisants, des dossiers autour du C2i2e, de l EED, des ressources en langues, ou encore les ressources en ligne de l UTM. Ce lien donne accès à des modules de cours ou des plateformes de formation à distance : - synchrone : CENTRA (pour des réunions à distance ou des classes virtuelles avec un simple PC et un casque-micro) ; - asynchrone : (MOODLE) (pour des modules de formation accessibles à distance, quelque soit l'heure, et pour la durée que vous souhaitez, avec des moyens de suivi du travail des apprenants). Cet espace vous donne accès à des ressources ou des pages organisées en fonction des Masters d enseignement classés par domaines et spécialités. Rubriques «Formation> EFE - Multi-domaines, Arts Lettres, Langues, Sces Humaines et Sociales, Droit-Economie-Gestion, Sciences & technologies > Dans certains cas, vous pouvez être amené par vos enseignants à publier dans cet espace. La zone de recherche vous permet de retrouver des pages ou des documents de tout le site web de l IUFM contenant le ou les mots saisis ; par ailleurs, la recherche avancée vous permet d affiner cette recherche au travers de divers critères (recherche d un usager de l IUFM, d une formation, d un article, d une actualité, d un document, Consulter l aide en ligne de l ENT pour apprendre à mieux gérer la recherche d une information sur le site. 5/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Les procédures d accès à l ENT Depuis n importe quel poste informatique relié à l Internet, vous pouvez accéder à l ENT, que ce soit sur un poste situé à l IUFM ou à l extérieur. 1. Se connecter à l ENT de l IUFM http://iufm.univ-tlse2.fr Pour vous connecter, utilisez ce lien si vous êtes étudiants ou bien si vous avez le statut d usager extérieur à l IUFM. Pour vous connecter, utilisez ce lien si vous êtes personnel de l IUFM. Attention : pour une première connexion à l ENT, afin de pouvoir accéder à l ensemble des ressources et services correspondants à votre profil, il est impératif de suivre la procédure suivante : Nouveaux étudiants - les étapes pour activer son compte et se connecter à l'ent Nouveaux personnels - les étapes pour activer son compte et se connecter à l'ent 6/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

2. Compléter les 2 zones «Identifiant» et «mot de passe». Le contexte d un établissement vous est demandé, vous devez choisir UT2 L identifiant (login) est de la forme prenom.nom Sans accents et avec un tiret si prénom ou nom composé. ex : Jean-Paul Frégadin donne jean-paul.fregadin Votre mot de passe ENT Attention, votre mot de passe est confidentiel et ne doit pas être diffusé. Vous êtes responsable de l usage qui en est fait. Pour des raisons de sécurité, déconnectezvous de l ENT après avoir accédé aux services protégés. 7/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

3. Accéder à votre page d accueil personnalisée Cette page d'accueil personnalisée rassemble des liens vers : - des informations et des liens relevant de votre unité pédagogique, de votre filière, de votre centre géographique de rattachement mais aussi de votre profil ; - des applications, le bureau numérique (BUT) ; - des informations provenant de l université de Toulouse 2 le Mirail Lien vers l espace de publication WEB Données personnelles : profil, gestion du mot de passe, déconnexion Liens directs vers le BUT Accès aux formations à distance Publications mises en ligne par la direction de l IUFM, les services ou les départements de formation. Liens en fonction du profil. Accès aux ressources numériques Actualités mises en ligne par UT2 Remarque : pour retourner à votre page personnalisée lorsque vous naviguez sur l ENT de l IUFM en mode connecté cliquez sur Page Perso dans le menu 8/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Les ressources en ligne Pour accéder aux ressources en ligne, vous devez impérativement vous authentifier dans l Environnement Numérique de Travail : vous pourrez alors accéder à l onglet Ressources. Pour utiliser pleinement les ressources proposées, vous devez disposer d un ordinateur multimédia connecté à l Internet. Le navigateur WEB doit être configuré pour accepter les fenêtres «popup», autoriser le «javascript» et les cookies sur les sites pointés sur cette page. Il suffit en général de mettre l adresse de l éditeur dans les sites de confiance de votre navigateur (Menu Outils >Options Internet > Sécurité, ou Menu Outils>Options>Contenu). Vous trouverez sur le site Web de l IUFM (rubrique Ressources), des informations complémentaires sur les conditions d accès ou les modalités de configuration de votre ordinateur. Ci- dessous un échantillon des ressources éditoriales mises à votre disposition. Le site.tv est un site internet de vidéos éducatives, proposé par France 5 et le SCEREN / CNDP 1. Les vidéos sont classées par thèmes et par niveau (Ecole, Collège, Lycée). Les ressources disponibles sur ce site sont destinées à un usage interne à l'iufm et dans le cadre de la formation des étudiants et professeurs stagiaires. Elles sont protégées par la réglementation en vigueur concernant les droits de reproduction ou de modification. Encyclopédie Universalis : une encyclopédie en ligne mais aussi - un laboratoire Interactif avec des ateliers thématiques, - un Atlas avec des cartes des pays et des grandes régions du monde. - des sites internet classés en catégories thématiques. Kiosque Numérique de l Education KNE est un portail d accès à des ressources en ligne proposées par différents éditeurs : Hachette, Didier, Magnard, L IUFM est abonné à une sélection de ressources renouvelées chaque année. Il s agit d exercices interactifs dans différentes disciplines, d une encyclopédie multimédia Hachette, ou encore d un abonnement aux archives de l INA 2. Des ressources documentaires de l Université de Toulouse 2 le Mirail. Quelques exemples Des bases bibliographiques de presse française grand public, ou internationale, multidisciplinaires avec une recherche en texte intégral. Des revues en version numérique de diverses disciplines auxquelles est abonnée l université de Toulouse 2 Le Mirail et le moteur de recherche associé. Les ressources des universités thématiques et videothèques en ligne UOH 1 SCEREN/CNDP Service Culture Editions Ressources pour l Education Nationale / Centre National de Documentation Pédagogique. 2 INA Institut National Audiovisuel 9/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Des informations, des ressources dans les rubriques des départements et des masters d enseignement. Par exemple : pour le master EFE ESE Master 2 EFE: Enfance, Scolarisation dans le 1er degré et Education Rubrique Formation > Enfance, Scol 1er degré, Educ Emploi du temps, informations administratives, ou des ressources spécifiques au site ou à la filière Les informations personnalisées vous concernant sont relayées sur votre page personnelle. 10/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

La publication. Le site Web de l IUFM est également un espace de publication et d échange en mode connecté. Les étudiants peuvent utiliser la rubrique «Annonces Etudiants» pour communiquer et créer des articles. En cas de besoin ou pour un projet spécifique, vous pouvez contacter le pôle PRATICE (iufm.pratice@univ-tlse2.fr) ou consulter la rubrique Services > Services Numériques &Tice. Les informations mises en ligne sont en accès réservé aux usagers qui se sont identifiés sur l ENT. Les articles récemment mis en ligne dans la rubrique Vie étudiante sont présents sur la page d accueil personnalisée des étudiants. Vous pouvez être amené à publier dans d autres rubriques du site Web, par exemple dans une des rubriques des formations. Dans tous les cas : bien soigner le titre de la publication. C est un des éléments les plus importants pour le référencement de la publication. Pour accéder à plus de fonctionnalités de publication : ajouter un résumé,... Soigner le titre et mettre toujours la première lettre en majuscule. Soyez explicite. Texte de la publication. Un fichier peut être proposé en téléchargement. Dans ce cas privilégier les fichiers au format pdf. N oubliez pas de valider! A partir de votre page personnalisée, vous pouvez accéder directement à l ensemble de vos publications. 11/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

4. Les moyens d accès à l Internet à l IUFM Midi- Pyrénées Résumé des procédures d accès page 12 L accès par Wifi avec votre équipement personnel Réseau Wifi à l IUFM L IUFM a développé son infrastructure informatique en déployant des bornes Wifi 3 [Wireles Fidelity] sur les différents sites. Ce dispositif permet d offrir aux étudiants un accès Internet gratuit à partir d un ordinateur portable équipé d une carte WIFI et après authentification. Sur les dix sites de l IUFM Midi Pyrénées, la majorité des salles et des bâtiments sont couverts, y compris certains hébergements. Pour se connecter depuis l IUFM à l Internet via le réseau sans fil, chaque utilisateur doit préalablement configurer son ordinateur portable en utilisant une clé numérique. Le cryptage est WPA/WPA2. La clé réseau est univ-toulouse Lorsque l ordinateur est configuré, le lancement du navigateur Web appelle automatiquement un portail d authentification. Les identifiant et mot de passe sont les mêmes que ceux de l Environnement Numérique de Travail lorsque vous êtes dans les locaux de l IUFM. Réseau Wifi dans une autre université toulousaine. Si vous êtes dans les locaux d une autre université (Sciences Sociales, UPS, Toulouse 2 Le Mirail), Il faut indiquer que vous êtes de l université de UT2. Donc vous devrez vous connecter au réseau MIPWIF en utilisant Pour les étudiants : votre login suivi de @etu-univ-tlse2.fr. Exemple : paul.dupont@etu-univ-tlse2.fr Pour les personnel : votre login suivi de @univ-tlse2.fr. Exemple : paul.durand@univ-tlse2.fr Pour connaître les procédures concernant chaque université et chaque statut (étudiant, personnel,..), consulter le site http://iufm.univ-tlse2.fr à la rubrique Services >Salles Info, wifi > Réseau sans fil (Wifi). 3 Autres noms des réseaux sans fil : ASFI, Airport 12/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Accès dans une salle informatique de l IUFM Conditions d'utilisations Conformément à la législation en vigueur, l'accès à l Internet est soumis à l'authentification des usagers. L'identifiant et le mot de passe utilisés sur les postes sont ceux de l'ent et du WIFI. Afin de vous connecter sur un poste avec votre propre identité et votre mot de passe personnel, vous devez valider la création de votre compte. Cette opération est à réaliser une seule fois, sur un seul poste. Démarche à suivre pour valider son compte d accès aux ordinateurs de l IUFM : CREATION DU COMPTE WINDOWS Depuis un ordinateur situé à l'iufm, ouvrir un navigateur et aller à l'adresse suivante: https://urs-vir-http.ad.toulouse.iufm.fr/creationcomptead.aspx Valider la création de son compte pour Windows, en suivant les écrans proposés. Votre identifiant personnel et votre mot de passe sont ceux de l'ent. La validation de la charte d'utilisation des ressources informatiques est obligatoire. Sur les sites départementaux, la synchronisation peut prendre 10 à 15 minutes. Il est donc normal que votre compte ne soit pas activé tout de suite après l'opération. Accès aux postes informatiques pour un utilisateur dont le compte Windows est créé. L'identifiant est celui de l ENT de la forme prenom.nom pour les étudiants et pnom pout tous les personnels. Pour les homonymes, un numéro de séquence est ajouté à la fin, par exemple paul.durand1 Si un message d'erreur s'affiche, cliquer sur Options et bien vérifier que le champ «Se connecter à» correspond à «AD» POUR EN SAVOIR PLUS Aller sur le site de l IUFM à la rubrique Service Informatique > réseau, salles, WIFI CAS DES PERSONNELS DE L IUFM Pour tous les personnels qui ont déjà créé leur compte, l'identifiant est de la forme pnom (première lettre du prénom suivi du nom limité à 20 caractères) 13/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Résumé des procédures d accès Identifiant (login) Mot de passe Changer son mot de passe Caractéristiques Se connecter à l ENT, Accéder au BUT par l interface Web, Accéder au réseau Wifi à l IUFM, Accéder à un poste de travail à l IUFM (après activation du compte windows AD) Un logo repère l IUFM ou UT2 : ou une case permet de choisir l établissement. L identifiant est prenom.nom Celui de l ENT Mot de passe Initial = Numéro sur la carte Ou Numéro INE Etudiant (cas des nouveaux inscrits) Sur la page d accueil personnalisée de l ENT > Mot de passe L identifiant (ou login) est toujours sans espace, ni accents. Ne pas mettre de caractères spéciaux dans le mot de passe ($! -_» #, etc) ni d espace. Accéder directement au BUT ou à des contenus spécifiques du Bureau (documents, messages, calendriers) en dehors d un navigateur Web. Aucun logo repérant l IUFM ou UT2 n est présent sur la page demandant l authentification : Aucune case ne demande de choisir l établissement L identifiant est alors : ut2.prenom.nom Celui de l ENT Sur la page d accueil personnalisée de l ENT > Mot de passe Exemples : Liens de téléchargement de document, flux RSS Accès par un disque virtuel, Relever les messages du BUT depuis Thunderbird, Outlook, Accéder au BUT depuis un smartphone, Accéder au réseau Wifi d un autre établissement Etudiants prenom.nom@etu-univ-tlse2.fr Personnels : prenom.nom@univ-tlse2.fr Celui de l ENT Sur la page d accueil personnalisée de l ENT > Mot de passe Vérifier que l établissement est partenaire Mip Wifi. Cas particulier des personnels IUFM Accès aux ordinateurs de l IUFM (Compte Windows AD) L accès est maintenu pour les personnels qui ont déjà des identifiants de la forme «pnom» (première lettre du prénom suivi du nom l ensemble limité à 8 caractères). Celui de l ENT Un problème? Consulter le site de l IUFM, onglet Services Services Numér..-TICE et cliquer sur le lien «Aide ENT». 14/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

http://ent.toulouse.iufm.fr Zone de personnalisation Edition 2012-2013

Préambule Le BUT, Bureau numérique de l Université de Toulouse est mis en place dans le cadre du projet d Université Numérique en Région Midi-Pyrénées (UNR MIP) porté par l Université de Toulouse (Pôle de Recherche et d Enseignement Supérieur). Son objectif est de développer une offre de services numériques destinés aux étudiants et aux personnels et d en faciliter l accès (http://www.univ-toulouse.fr). Le BUT est un outil en ligne destiné à un usage personnel mais c est surtout un outil de travail collaboratif. Permettant de communiquer, stocker, partager et s organiser seul ou à plusieurs, il concourt à l appropriation, par les étudiants, des compétences liées au Certificat Informatique et Internet (C2i). Ce guide a été conçu pour faciliter la prise en main de cet outil. Il présente les fonctionnalités principales, leurs consignes d utilisation et les actions de base à réaliser pour configurer le BUT. En complément de ce guide, vous pouvez être informé des nouveautés, découvrir des scénarios d usage, avoir accès à des tutoriels, sur le portail de l Université de Toulouse http://www.univ-toulouse.fr/unr >> rubrique Bureau BUT. SOMMAIRE PRÉAMBULE... 16 1. PRÉSENTATION DU BUT... 17 Les grands principes... 17 Les règles d usage... 18 2. MODALITÉ D ACCÈS... 19 3. CONFIGURATION DU BUT... 20 Configurer et donner accès à ses données personnelles... 20 Configurer le mot de passe interne... 21 Configurer l outil «Messages»... 21 La notion de groupe... 23 Les carnets d adresses... 24 4. ZOOM SUR QUELQUES FONCTIONNALITÉS... 27 Outil Messages :... 27 Outil Calendriers :... 28 Outil Documents :... 30 BUT Communiquer des documents volumineux... 32 Documents : Edition en ligne et travail collaboratif... 34 Outil Forums :... 35 Outil Tâches :... 36 Outil Favoris :... 36 Partage et Accès : Deux notions différentes... 37 5. LES QUESTIONS LES PLUS FRÉQUENTES... 39 16/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

5. Présentation du BUT Le BUT est un outil de travail au quotidien qui permet notamment de : > stocker ses documents personnels, > organiser son calendrier, le partager, > rassembler, organiser et filtrer ses messages, > mettre en commun des documents, des adresses URL (signets), > organiser un calendrier de groupe, des tâches, mettre en commun des adresses, > poser une question au groupe et échanger des points de vue. Les grands principes L utilisation du BUT repose sur les notions d espace personnel et d espace de groupe. Chaque utilisateur définit les droits d'accès à ses informations personnelles. Par défaut : > les données de l'espace personnel n'apparaissent pas aux autres utilisateurs, > toutes les ressources du groupe sont accessibles en lecture à tous les membres du même groupe. Accessibilité, partage et autonomie, interface Web 2.0 sont les points forts retenus par l Université de Toulouse. Accessibilité : Le BUT rend accessible vos données et documents à partir de n importe quelle machine (sous Mac OS, Windows ou Linux) connectée à Internet, que ce soit dans votre établissement, à domicile ou dans un cyber café. Le navigateur Web est le moyen d accès universel utilisé. Toutefois, afin de bénéficier de toutes les fonctionnalités du BUT, le navigateur doit être récent et présenter les mises à jour de sécurité ou de correction d erreur. Nous recommandons Mozilla Firefox. Les navigateurs incompatibles avec les interfaces Web 2.0 ne sont pas supportés. Il s agit des versions antérieures à Internet Explorer 5.5, Opéra 8, Safari 2, Firefox 2. D autres terminaux peuvent aussi être utilisés : PDA et SmartPhone équipés d un navigateur Web. Dans ce cas une interface spéciale adaptée à ces terminaux est disponible.. Partage : Le BUT permet de partager documents, calendriers, favoris et carnet d adresses entre les membres d un groupe. Les groupes peuvent être définis au sein d un même établissement ou appartenant à différents établissements membres de l Université de Toulouse (sous réserve que leurs comptes aient été activés). Au 1er Septembre 2011 sont concernés UT1, UT2, UT3, ISAE, INSA, INPT, ENVT, EMAC et le PRES «Université de Toulouse». D autres établissements sont en cours d installation. Autonomie et responsabilité : Chaque usager est libre de créer des groupes et d inviter des membres pour y partager documents, signets, calendriers, organiser des réunions ou participer à des forums. Le créateur du groupe en est l administrateur et le modérateur. A ce titre, il définit les droits (ajout, suppression de documents, d'adresses, d'événements...) pour les autres membres du groupe. 17/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Chaque usager peut soit s inscrire librement, soit rejoindre sur invitation un groupe existant (suivant que le groupe est ouvert ou fermé). Chaque membre du groupe reste responsable des contenus qu il dépose et c est uniquement lui qui peut définir qui pourra modifier les documents qu il a déposés. L administrateur du groupe a toujours le droit de supprimer un contenu. Les règles d usage Les règles d'utilisation des systèmes et ressources informatiques, mises à disposition des usagers, sont définies dans la Charte informatique de l établissement, afin de permettre à chacun d'utiliser de manière optimale les outils dont il dispose. En particulier : L utilisateur est responsable de tout contenu qu il diffuse, télécharge, envoie ou transmet par quelque moyen que ce soit. L utilisateur s engage à ne pas effectuer des opérations qui pourraient avoir pour conséquence : > de masquer sa propre identité, > de s approprier le mot de passe du compte d autrui, > d altérer des données ou d accéder à des informations appartenant à d autres utilisateurs du réseau sans leur autorisation, > de porter atteinte à l intégrité d un autre utilisateur ou à sa sensibilité, notamment par l intermédiaire de messages, textes ou images provocants, > d interrompre le fonctionnement normal du réseau ou d un des systèmes connectés au réseau, > de modifier ou de détruire des informations sur un des systèmes connectés au réseau. LE NOM DE CONNEXION ET LE MOT DE PASSE SONT STRICTEMENT PERSONNELS ET NE DOIVENT PAS ÊTRE COMMUNIQUÉS À UN AUTRE USAGER. Lors de votre entrée dans l établissement, vous vous êtes engagés à respecter la Charte d usage informatique. Lors de votre inscription au BUT, vous devez prendre connaissance de la charte en vigueur. Il est rappelé que toute personne doit respecter la législation française, en particulier dans le domaine de la sécurité informatique. Le non-respect de la charte d'utilisation, ou plus généralement de la Netiquette peut être sanctionné. Tous les usagers doivent également respecter les règles d usage du réseau universitaire RENATER (http://www.renater.fr/img/pdf/charte_fr.pdf) et en particulier veiller à utiliser, à des fins strictement professionnelles, l accès au réseau Internet proposé au sein de l établissement. Conformément à la loi Informatique et liberté, vous disposez d'un droit de regard sur les informations vous concernant. Pour cela, adressez-vous au service informatique de votre établissement. Déconnexion d un système authentifié : Il est très important de bien vous déconnecter une fois que vous avez terminé votre session de travail en cliquant sur le bouton «Quitter», puis de fermer la fenêtre du navigateur. Cette précaution d usage est indispensable si vous vous connectez depuis un ordinateur qui n est pas le vôtre (salle informatique en libre-service, cybercafé, bibliothèque, machine d un ami, etc.). Si vous ne le faites pas, la personne qui utilisera après vous la machine sur laquelle vous étiez en train de travailler pourrait usurper votre identité numérique et éventuellement commettre des délits qui vous seraient reprochés. 18/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

6. Modalité d accès Depuis l ENT de votre établissement : 1- Se connecter sur l ENT : 2- choisir son établissement : UT2= Université Toulouse 2 Le Mirail 3- taper les codes d accès fournis. 4- cliquer sur l un des liens d accès au Bureau NE PAS OUBLIER PAS DE SE DÉCONNECTER EN FIN DE SESSION! Se connecter avec d autres interfaces. Identifiant : il faut ajouter le préfixe de votre établissement D autres terminaux peuvent aussi être utilisés, PDA et SmartPhone équipé d un navigateur Web. 1- L accès se fait via l URL https://but.univ-toulouse.fr/pocket 2- L identifiant est : celui de l ENT de votre établissement précédé de son préfixe : ut2.votreidentifiantetablissement Exemple : ut2.jean.dupont 3- Le mot de passe est le mot de passe interne du BUT. Celui-ci est synchronisé avec celui de l ENT. Si l accès ne fonctionne pas, refaire la procédure de changement de mot de passe afin d assurer la synchronisation des mots de passe (éviter les accents et caractères spéciaux dans le mot de passe). (Voir le paragraphe «Configurer le mot de passe interne»). Vous n arrivez pas à vous connecter au BUT ou vous avez perdu votre environnement habituel : Adressez vous au support de l établissement : Contacter sos-ent support de l Université de Toulouse 2 Son adresse est donnée sur la page de connexion du BUT ou celui de l IUFM : Je n'arrive pas à me connecter, j'ai perdu mon mot de passe ou j'ai un problème d'accès à certains services Si vous changez d établissement, vous gardez votre environnement habituel et vos données personnelles. Si ce n est pas le cas, contacter le support de deux établissements et donner leur les coordonnées de votre ancien compte. Eviter d utiliser le nouveau compte créé tant que vos anciennes données n ont pas été rétablies. Besoin d aide ou d informations complémentaires : Dans le BUT : > une aide en ligne contextualisée, > des informations personnalisées. Sur le portail de l Université de Toulouse : http://univ-toulouse.fr> Rubrique Vie étudiante > outils numériques> Bureau Numérique BUT > des scénarios d usage, > une foire aux questions, > des tutoriels, et de de la documentation à télécharger. 19/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

7. Configuration du BUT Configurer et donner accès à ses données personnelles Il est important de mettre à jour vos données personnelles car elles sont très utiles lors du fonctionnement au sein d un groupe. Elles sont contenues dans la carte de visite (Vcard) que vous pouvez joindre à un message, ou mettre à disposition des membres des groupes auxquels vous appartenez. > Cliquer sur «Accueil» puis sur l icône «Compte» et «Données personnelles» Les données «Nom et Prénom» sont issues des annuaires des établissements. Elles ne peuvent pas être modifiées par l usager. En cas d erreur, vous devez vous Contacter sos-ent: Les données «Titre, organisation, département, fonction, numéro de téléphone et adresse professionnelle» sont également celles fournies par les annuaires des établissements. Si ces données ne sont pas remplies, renseignez-les avec soin. Vous trouverez ci-dessous les informations à faire figurer. Pour les étudiants : > Organisation : IUFM- Université Toulouse 2 > Département : Précisez le département ou l UFR de votre formation > Exemple : Dép F.E.R- 3E > Fonction : Préciser votre statut et la formation > Exemple : Etudiant Master 1 ESE Communication et adresse : NE PAS INSCRIRE VOS COORDONNÉES PRIVÉES, car cette fiche sera mise à disposition de l ensemble des membres des groupes auxquels vous appartiendrez. Vous créerez une autre fiche pour cela 4 Pour les personnels : > Organisation : IUFM- UT2 > Département : Précisez le département ou le service > Exemple : Dép AMFIS > Fonction : Enseignant Chercheur > Commentaires : ajouter le détail de votre fonction. Communication et adresse : compléter avec vos coordonnées professionnelles. IUFM- UT2 F.E.R 3E Etudiant master 1 ESE IUFM- UT2 Dép AMFIS Enseignant-Chercheur Ne pas oublier de cliquer sur «Sauver» 4 NB : pour partager des données jugées plus «personnelles» (adresse ou numéro de téléphone privés), voir l exemple au paragraphe Partage et accès : deux notions différentes. 20/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Donner l accès à sa carte de visite : Cliquer sur l onglet «Accès» et pour chaque groupe auquel vous appartenez, cocher la case «Voir» sur la ligne «Tous les membres du groupe». Penser à refaire cette opération à chaque fois que vous rejoindrez un nouveau groupe. NE PAS utiliser la fonction Partager avec Groupes pour votre fiche de données personnelles. Configurer le mot de passe interne Le mot de passe interne est utilisé pour tous les accès autres que l accès général au BUT (accès direct à des fichiers, accès depuis un smartphone,etc,..). Dans ce cas l identifiant à utilisé est de la forme ut2.prenom.nom. Le mot de passe interne est synchronisé avec celui de l ENT, mais pour cela, vous devez avoir modifié au moins une fois votre mot de passe après votre premier accès au BUT. Aller sur la page d accueil de l ENT pour accéder au changement de mot de passe. Changer mon mot de passe Configurer l outil «Messages» Relever une ou plusieurs adresses électroniques : Votre établissement communique au travers de votre adresse institutionnelle, vous devez la consulter régulièrement. Pour les étudiants, l outil Message est préconfiguré avec votre adresse mel institutionnelle prenom.nom@etu.univ-tlse2.fr dans les «dossiers locaux». Mais vous pouvez regrouper la relève de plusieurs boîtes aux lettres électroniques dans cet outil. Mode de Configuration 1 : Le BUT devient le lieu de stockage en ligne des méls. Ceux-ci sont alors stockés dans la partie «Dossiers locaux». Sélectionner l outil Messages Menu «Plus» >> Autres comptes >> Pop3 Nom : Saisir l adresse mél Serveur : voir le prestataire de messagerie Type : POP-S Identifiant : Voir le prestataire de messagerie Mot de passe : voir le prestataire de messagerie Dans cette configuration, il est déconseillé de laisser les messages sur le serveur d origine. (NE PAS cocher la case «laisser les messages sur le serveur»). C est le BUT qui devient le lieu de stockage en ligne de vos messages. Vous pouvez y accéder avec un outil tiers comme «mail» (sous MAC) Thunderbird ou Outlook si vous le souhaitez. La configuration est détaillée dans l aide en ligne. : Messages > Accès depuis un logiciel (IMAP4). Pour importer un ensemble de messages et une arborescence de dossier, aller dans le menu «Accueil» et utiliser «Importer messages IMAP». 21/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Mode de Configuration 2: Pour relever une seconde adresse électronique que l on souhaite garder séparée, laisser les messages et son organisation en dossiers sur le serveur d origine, ou encore relever une boîte mél commune à plusieurs utilisateurs, utiliser l option «serveur distant IMAP». A savoir : Avec cet outil, vous pourrez disposer d une suggestion d adresses à partir du carnet d adresses du groupe ou des membres des groupes, vous pourrez aussi facilement sauvegarder : > les pièces jointes dans un espace de stockage commun au lieu d encombrer les boîtes aux lettres des autres, > un événement joint à un message dans votre calendrier, ou une carte de visite (Vcard) dans votre carnet d adresses. Usage des filtres : pour configurer des règles lors de la réception de messages («dossiers locaux»). Un exemple : Les messages repérés comme des SPAM sont marqués avec le label [MESSAGE MARQUE SPAM]. Pour mettre automatiquement ces messages dans le dossier SPAM de l outil «Messages», configurer un «filtre spécifique». Cliquer sur l icône «Plus» puis sur «Filtres», et enfin sur «+ Ajouter» pour ajouter une nouvelle règle. Si vous créez plusieurs règles, mettre celle concernant les SPAM en dernier. Saisir un titre explicite. Configurer la règle et taper [MESSAGE MARQUE SPAM]. Pour ajouter une autre condition Choisir l option : «Classer le message», puis sélectionner le dossier «SPAM?» Ne pas oublier de cliquer sur «Sauver» Pour ajouter une signature ou modifier la configuration de la messagerie : Choisir l outil «Messages», puis l icône «Plus» et enfin le menu «Préférences». Configurer votre signature permet de l ajouter aux messages envoyés. Vous pouvez configurer une signature différente pour chaque adresse mél relevée. Préférences : Les messages sont automatiquement marqués avec le label [MESSAGE MARQUE SPAM] par un dispositif en amont du bureau. Cette option est donc automatiquement activée et n est pas modifiable. 22/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

La notion de groupe Pour chaque outil (hormis la messagerie), il existe deux types d espaces : un espace personnel (privé) et des espaces de groupe. L intérêt principal du BUT est la mise en commun de données au sein d un groupe. Le créateur du groupe en est l administrateur et le modérateur. Il est responsable de son bon fonctionnement. Par défaut, les membres du groupe ont accès à l ensemble des données mises en commun dans le groupe, mais ne peuvent pas ajouter, ni supprimer des données. C est à l administrateur du groupe de le configurer et de définir les accès, c'est-à-dire de créer des dossiers et de définir quels membres du groupe pourront déposer ou supprimer des contenus. C est donc à lui que vous devez vous adresser, si vous ne pouvez pas déposer des documents dans un dossier. Vous pouvez le repérer parmi la liste des membres du groupe ou dans la description du groupe. Il existe trois types de groupes : > Groupe ouvert : Le groupe est dans le répertoire des groupes : il apparaît lors de la recherche d un groupe. Adhésion : Le groupe est ouvert à tous et chaque utilisateur peut le rejoindre. > Groupe fermé : Le groupe est dans le répertoire des groupes : il apparaît lors de la recherche d un groupe. Adhésion : Sur candidature par envoi d'un mél à l'administrateur du groupe. Celui-ci renvoie alors un message d invitation. > Groupe privé : Le groupe n est pas dans le répertoire des groupes : il n apparaît pas lors de la recherche d un groupe. Adhésion : L'administrateur du groupe envoie un message d invitation. Vous pouvez aussi appartenir à des groupes institutionnels définis par votre établissement, ne les quittez pas. Leurs noms commencent par un _ (underscore). Exemple _ISAE_Tous. Rejoindre un groupe : Vous pouvez accéder à ce menu en sélectionnant l outil «Groupes», puis saisir une partie du nom dans la «Recherche». Autres actions sur les groupes : Lorsque l on est dans l outil «Groupes», il est possible de : Créer un groupe. Inviter une personne à devenir membre d un groupe dont vous êtes l administrateur. Quitter un groupe en le sélectionnant dans la liste de vos groupes puis par «clic droit», sélectionner «Quitter». 23/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Espace privé- Espace de groupe Pour passer de l espace personnel à l espace d un groupe : Faire apparaître la liste des groupes auxquels vous appartenez en cliquant sur le sélecteur. Commencer à taper une partie du nom du groupe pour réduire la liste des groupes. Sélectionner le groupe souhaité. Seuls les groupes auxquels vous appartenez apparaissent dans la liste. Voir la page précédente pour savoir comment rejoindre un groupe. Les carnets d adresses Vous pouvez exporter ou importer un carnet d adresses depuis un autre outil ou prestataire de messagerie. Dans ce cas, privilégier l export au format VCARD. Vous pouvez aussi les synchroniser. Dans l environnement personnel : - votre carnet d adresses personnel - l annuaire des établissements. Dans l environnement d un groupe : - - le carnet d adresses partagées de chaque groupe - les coordonnées des membres du groupe (s ils ont donné accès à leurs données personnelles) Il n est pas judicieux de mettre dans votre carnet d adresses les fiches concernant les membres des groupes auxquels vous appartenez car ces adresses ne seront pas mises automatiquement à jour. Il vaut mieux que chaque membre donne l accès à sa fiche personnelle (Voir Erreur! Source du renvoi introuvable.). Ainsi, la mise à jour des coordonnées est immédiate pour tous. 24/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Rechercher dans les carnets d adresses Le texte est recherché dans les champs «Prénom», «Nom», et «Organisation». Pensez-y quand vous renseignez une fiche. Attention : les accents sont pris en compte. Ayez le réflexe de chercher un usager du BUT dans «Membres des groupes» pour l inviter à une réunion (sinon celle-ci ne sera pas synchronisée dans son agenda), ou lui envoyer un message. Rechercher dans l annuaire de l UNR Dans l annuaire, vous trouverez les adresses électroniques des usagers des différents établissements (sauf pour les usagers qui ont choisis d être sur une liste rouge). Lors d une recherche dans cet annuaire, seuls les 50 premiers noms trouvés sont renvoyés, ii faut donc affiner votre recherche en précisant d autres champs si vous ne trouvez pas le nom recherché. Pour afficher les résultats sous la forme «Nom» puis «Prénom», modifier les réglages dans l onglet «Plus» puis «Préférences». Prendre en main l interface et les menus contextuels L usage du bureau numérique se rapproche de celui d un logiciel standard installé sur un poste de travail. Toutefois, l'usage des menus contextuels peut dérouter au début car ils interfèrent avec les menus du navigateur Web lui-même. Utiliser le bouton «rafraîchir» Les données peuvent avoir changé. Pour actualiser l affichage, utiliser le menu «Rafraîchir» du menu général ou des menus contextuel. Ces menus ne rechargent que la page ou le dossier sélectionnés et sont donc rapides. Certaines actions ne sont pas mises à jour, même avec le bouton «Rafraîchir». Dans ce cas utiliser le bouton «Rafraîchir» du navigateur car il recharge toute l application Le dernier dossier créé dans les documents s affiche toujours à la fin. L ordre alphabétique sera mis à jour après la prochaine connexion. 25/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Ayez le bon réflexe «clic» : > Clic simple sur un objet (message, contact,...) pour le visualiser. > Double clic sur un objet (message, contact, favori...) pour l ouvrir dans une fenêtre > Menu Contextuel : Clic sur l icône outils d un objet quand vous voulez faire une action comme : - créer un dossier - renommer, - définir des droits d accès, - etc. En grisé, les actions qui ne sont pas autorisées. Ici le fichier ne peut pas être renommé, supprimé ou déplacé car vous n en êtes pas le propriétaire. Les droits d accès ou les commentaires ne sont accessible qu en consultation. Cliquer sur l icône Outils pour ouvrir le menu contextuel 26/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

> Clic simple quand vous voyez un «texte en bleu» correspondant à la présence d'un hyperlien. > Sélections multiples et déplacement : Vous pouvez utiliser le «glisser-déposer», les sélections multiples avec la souris, ou encore les touches CRTL+clic souris pour faire des sélections non contiguës (deux lignes qui ne se suivent pas) et MAJ+Clic souris pour faire des sélections contiguës (des lignes qui se suivent). Toutes ces actions permettent de trier, déplacer rapidement des messages, des documents. Attention toutefois, vous pouvez ne pas avoir le droit d ajouter des fichiers dans certains dossiers du groupe. 8. Zoom sur quelques fonctionnalités Outil Messages : Quelle utilité? Tout comme les logiciels de messagerie électronique, l outil Message du BUT propose la gestion du courrier : création de dossiers, classement des courriers, rédaction de nouveaux messages. Les zones «vers» et «copie» permettent d avoir accès directement aux contacts des carnets d adresses ou à l annuaire «Pages blanches» de l ensemble des établissements. Elle permet aussi de centraliser la consultation de plusieurs boîtes aux lettres soit en rassemblant les messages dans les dossiers locaux au BUT (relève Pop3) ou en se contentant de les consulter depuis le BUT en gardant les boîtes bien séparées et en conservant les messages sur le serveur (Relève IMAP). Dans ce cas, il sera aisé de déplacer un message d une boîte à une autre ou de répondre au message avec l adresse mél d expéditeur que vous souhaitez. Quelles fonctionnalités? Les pièces jointes aux messages peuvent directement être déposées dans son espace «documents» ou celui d un groupe. Cela permet de mettre en commun un document plus efficacement que de le transférer par mél. La création de filtres permet de classer facilement les messages, de notifier ou de automatiquement à une autre adresse. Quels scénarios? transférer les messages Depuis l outil Message, on peut non seulement envoyer un message à un ou plusieurs destinataires simultanément, mais encore adresser un courriel à un groupe entier en saisissant la seule adresse de ce groupe. Il est également possible d utiliser des listes d adresses communes partagées avec les membres du groupe. Un destinataire est indisponible : afin d éviter que les messages restent sans réponse, il est possible de configurer un filtre, transférant les messages reçus vers le collègue qui le remplace. 27/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Rédiger un nouveau message ou créer un dossier pour classer les messages Gérer et partager des listes d adresses : Menu Plus Pour trier, utiliser : la recherche, la recherche avancée ou cliquer à coté du titre d une des colonnes L icône Outils ouvre les actions usuelles de messagerie. Avec un clic souris droit sur le nom du fichier, celui-ci peut être sauvegardé directement dans les documents d un groupe. Un événement (fichier ics) sera placé dans le calendrier, un contact (fichier cvs) dans le carnet d adresses. > Ecrire un message aux membres d un groupe : Les adresses contenues dans votre carnet d adresses sont suggérées lors de la saisie d un destinataire. En saisissant le nom de famille à place du prénom, la saisie automatique est plus rapide. Cliquer sur «A» ou «CC» pour appeler la fenêtre de recherche d un contact. Utiliser le choix «Membres des groupes», pour sélectionner des personnes faisant partie d un de vos groupes ou tous les membres d un groupe. Pour trouver les membres du groupe faire attention de rechercher dans «Membres des groupes» Outil Calendriers : Quelle utilité? Privé : Le calendrier permet d une part de consulter son calendrier privé depuis tout lieu où l on peut se connecter à internet. D autre part, il permet de consulter les calendriers privés d autres personnes, pour organiser une réunion par exemple. Seules les plages occupées apparaissent, sans détail du contenu sauf si l usager vous en a autorisé l accès. Groupe : Le calendrier d un groupe permet d afficher les événements communs au groupe entier et d inviter l ensemble des membres à une réunion : celle-ci est alors synchronisée entre les calendriers de tous les participants. Quelles fonctionnalités? Saisie d un événement (délimiter avec la souris une plage horaire, ou choisir «nouvel événement»). Association d un fichier à un événement. Délégation des droits d ajouter des événements à d autres usagers. Importation, exportation, 28/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

synchronisation des événements d un autre calendrier (situé sur son ordinateur, sur un assistant personnel). Ajout dans son calendrier d un événement mis en pièce jointe d un mél. Envoi d un mél avec l événement en pièces jointes. Superposition de calendriers : Cliquer sur «superposer des calendriers», définir les calendriers à superposer et cocher les cases en regard de ceux que vous voulez voir. Décocher ces cases pour suspendre leur superposition. Quels scénarios? Privé : Le coordonnateur d un groupe de travail veut mettre en place une réunion. En affichant les calendriers de ses collègues, il peut facilement proposer un ou deux créneaux de réunion dans les plages apparaissant libres. Groupe : Un enseignant, ayant créé un groupe réunissant les étudiants dont il suit les mémoires, peut déterminer avec eux les échéances ou autres spécificités (problématique, rédaction du plan ) et les inviter à une réunion de groupe. Invitation à une réunion : toujours prendre un participant parmi les MEMBRES des GROUPES, sinon l événement ne sera pas synchronisé dans son agenda, car le BUT ne peut pas savoir s il a un compte ou quel est son compte BUT. Ajouter un événement avec le Menu nouveau ou avec la souris (au choix) Superposer des calendriers. Ajouter un calendrier externe. On peut affecter une couleur à chaque calendrier pour les différencier Cliquer sur le sélecteur pour choisir le calendrier que vous voulez afficher : calendrier «privé», calendrier d un groupe ou le calendrier d un autre usager Supprimer ou dupliquer un événement : utiliser le menu contextuel affiché en faisant un clic souris droit. Pour donner des accès en lecture détaillée à son calendrier, faire un clic sur l icône Outils de «Mon calendrier» pour ouvrir le menu contextuel. Sélectionner alors «Droits d accès», rechercher la personne choisie puis cocher la case «Voir détails» en face de son nom. En configurant une superposition, vous pouvez accéder plus rapidement à) vos calendriers favoris. Il est possible d envoyer une URL à des usagers qui n ont pas accès au BUT pour leur permettre de voir votre calendrier, consulter l aide ou le paragraphe «Donner accès à son calendrier». L URL d accès à un calendrier dans un logiciel compatible ical (Mozilla, Apple ical,..) ou depuis un smartphone est fournie dans les propriétés du calendrier. Utiliser le menu contextuel > Menu Propriétés du calendrier. Pour un calendrier de groupe, elle est de la forme : https://but.univ-toulouse.fr/docs/ut2.votreidentifiant/nom_du_groupe/calendar.ics Pour accéder à un calendrier en mode modification, utiliser le mode CALDAV, l URL donnée dans l aide en ligne du BUT. Elle diffère suivant le smartphone ou l outil de calendrier utilisé. 29/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Outil Documents : Quelle utilité? L espace «documents» permet de stocker des fichiers dans un espace sécurisé et protégé. Ces fichiers sont accessibles à leur propriétaire depuis tout lieu connecté à internet. Privé : Plus besoin de transporter des fichiers sur clé USB, cédérom ou tout autre support que l on peut égarer Groupe : Les fichiers stockés dans un espace de groupe sont par défaut partagés entre l ensemble des membres du groupe. Quelles fonctionnalités? Privé et Groupe : Dépôt de fichiers dans des répertoires créés au préalable. Possibilité de personnaliser les droits sur un dossier (ajout, suppression de fichiers) ou sur un fichier (téléchargement, modification). On peut sauvegarder directement dans l espace «Document» un fichier reçu par mél. Les fichiers de type diaporama, tableur ou traitement de texte (doc, odt, ppt, xls,..) peuvent être visualisés sous un format pdf si l usager ne dispose pas d une suite bureautique installée sur son ordinateur. On peut également créer des documents textes, diaporama, ou tableau directement dans l espace «Documents». L usage de ces espaces depuis l explorateur de fichiers sur son ordinateur est très simple en configurant un disque virtuel. (Voir le paragraphe «L usage du disque Virtuel»). Quels scénarios? Privé : Un enseignant prépare un diaporama pour un cours ou une conférence. Depuis son domicile, il dépose son document dans l espace «Documents». Arrivé sur le lieu de sa conférence, il peut récupérer et diffuser son document depuis l ordinateur sur lequel il va faire sa présentation. Groupe : Idéal pour déposer un document que l on souhaite diffuser à tous les membres d un groupe auquel on appartient. Astuce : Vous pouvez voir le nombre de téléchargements de votre document ou ajouter une description (Menu contextuel Détails). Dans le message de notification des documents, la description est affichée. Choisir le groupe ou votre espace privé Ajouter un fichier dans le dossier en cours ou créer un document pour l éditer en ligne Recherche : taper votre texte ou utiliser la recherche avancée Menu Outils d un document Menu Outils d un dossier Vous pouvez ajouter des fichiers (et les pièces jointes des e-mails) par glisserdéposer depuis le système d exploitation à condition que vous ayez le droit d ajouter des contenus dans le dossier de destination. Vous pouvez déplacer des fichiers par glisser-déposer à condition que vous ayez le droit d ajouter dans le dossier de destination ou de supprimer des contenus. 30/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

L usage du disque virtuel : Grâce au disque virtuel (Dossier WEB), vous pouvez accéder à l'ensemble de vos documents privés et de groupe depuis l'explorateur de votre ordinateur personnel. Les espaces documents de vos groupes apparaissent alors dans la liste des emplacements de votre ordinateur comme un disque dur ou comme une clé USB. Les fonctionnalités et la procédure de configuration de votre ordinateur sont détaillées à partir de l icône «Disque virtuel». Une fois créé, ce dossier Web se comportera comme un dossier standard de votre explorateur. Vous pourrez donc facilement copier, déplacer des fichiers ou une arborescence depuis ou vers votre disque dur (connexion internet requise). La taille des fichiers que l'on peut déposer dans l'espace «Documents» n'est alors plus limitée à 80 Mo. Exemple de copie d écran sous Windows XP : Documents du groupe sélectionné Votre espace document du BUT distant vu depuis votre ordinateur Dossiers privés et dossiers de groupe Attention : ne pas utiliser cette fonctionnalité sur un ordinateur dans une salle informatique dès lors que plusieurs usagers accèdent à l ordinateur. La configuration du disque Virtuel en fonction de votre système d exploitation est dans l outil «Document» Menu «Plus» > Disque virtuel. Votre ordinateur demandera une authentification. Attention, il faut mettre le préfixe de l établissement devant l identifiant car il n y a pas le sélecteur d établissement. La fenêtre d identification 5 est différente de celle proposée pour l accès avec le navigateur Web. Le nom d utilisateur doit alors être précédé du préfixe de l établissement : «ut2.» > Identifiant ou Nom d utilisateur: ut2.votre identifiant > Mot de passe : «Celui de l ENT» ( refaire la procédure de changement de mot de passe de l ENT si vous rencontrez un problème. Noter que le document dispose aussi d un lien d accès direct (URL) 6 construit selon les repères suivants :https://but.univtoulouse.fr/docs/group-nomdugroupe/nom_du_repertoire/nom_du_fichier 5 Dans ce cas, c est le système d exploitation de votre ordinateur qui gère l authentification, l accès ne se fait pas au travers du navigateur Web. C est pour cela que la fenêtre est différente et qu il faut ajouter le suffixe de l établissement. 31/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Documents : 2 types de droits Droits sur les dossiers et leurs contenus : ce sont les droits Ajouter / Supprimer des contenus dans le dossier. Ils sont du ressort de l administrateur du groupe (même si le dossier a été créé par un autre membre du groupe). Clic sur le nom du dossier Ne pas oublier de cliquer sur «Sauver» en fin d opération Droits sur le fichier : Droit de télécharger et Modifier (changer le nom et le résumé, changer le contenu du fichier dans le cas d une édition en ligne ou en mode disque virtuel), seul le propriétaire d un fichier peut intervenir sur les droits d accès du fichier. L administrateur du groupe peut toujours voir la liste des fichiers et les détruire en les mettant dans la corbeille. Communiquer des documents volumineux Communiquer des documents Cas de documents volumineux à tous types de destinataires. Boîte de dépôt Utilisable pour envoyer un document à une personne en particulier qui a accès au BUT, mais qui ne fait pas partie du groupe ou pour des raisons de confidentialité. Cet espace de dépôt fonctionne comme une boîte aux lettres. Lorsque le fichier déposé a été adressé à son destinataire, il n est plus accessible par son expéditeur. Il est utile pour la remise de documents type devoirs, travaux. Il constitue en outre une alternative à l usage du mél pour adresser tout type de document à une personne. N oubliez pas qu un document envoyé par mél est 1,4 fois plus gros qu un document stocké dans un espace «document». La personne à qui vous adressez ainsi un document verra un dossier nommé «boîte de dépôt» apparaître dans ses documents privés, votre nom est alors affiché à côté de celui du fichier que vous avez déposé. 6 Notez que tous les logiciels ne savent pas traiter ces liens. En particulier, lorsque le nom du fichier, du dossier ou du groupe comporte des caractères spéciaux (espaces, accents,..). Dans tous les cas, vous pouvez enregistrer le fichier sur votre disque dur et l ouvrir ensuite avec le logiciel de votre choix. 32/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Envoi d un document par hyperlien dans un mél : Utilisable pour des personnes qui ne font pas partie du groupe, ou n ont pas accès au BUT. Un lien dans le message envoyé lui permet de télécharger le fichier pendant 2 semaines. L expéditeur reçoit un message de notification à chaque fois qu un destinataire télécharge le fichier. Ce message peut être annulé. Si vous avez plusieurs fichiers, ne faites qu un seul message en utilisant le menu : Nouveau «Message», puis «Joindre» «Documents comme hyperlien» Informer de la mise à disposition de documents dans le documents du groupe Envoyer un message avec un lien vers le dossier concerné. Aller sur le dossier du groupe dans lequel vous avez mis des documents. Copier l URL de ce dossier dans la barre d adresses du navigateur Web. L adresse est de la forme : https://but.univ-toulouse.fr/nui/virtualoffice.jsp#tool=docs&folderoid=11945302. Mettre cette adresse dans le message envoyé aux membres du groupe. Dans ce cas en cliquant sur le lien les destinataires accéderont au BUT avec l ouverture des documents du groupe et du dossier concerné. Attention si la personne ne fait pas partie du groupe, le BUT ne pourra pas ouvrir le dossier.. Le message de notification : A utiliser avec parcimonie Dans le menu contextuel du document, il faut choisir «notification par email». Ainsi, les membres de votre groupe recevront un message de type : «Le document: 'xxx.zip' disponible dans le groupe: 'xxx' a été créé ou modifié avec le commentaire suivant :» > Renseigner la description du document dans le menu «Propriétés» AVANT de le notifier par mél. En effet la description est reprise dans le message de notification et ainsi elle sera disponible en permanence à coté du document. Eviter les notifications systématiques, utiliser cette option uniquement lorsque TOUS les membres doivent être rapidement informés. Si vous mettez plusieurs documents ne notifier QUE pour l un d entre eux, ou mieux envoyer un message avec un lien sur le dossier concerné. Chaque semaine, un message de notification concernant l ensemble des ajouts de documents dans l espace des groupes est envoyé par le bureau numérique à tous les usagers. Vous ne pouvez communiquer ainsi à d autres personnes que des documents dont vous êtes le «propriétaire». S informer de la mise à disposition de documents : Flux RSS Podcast S abonner aux nouveautés d un dossier. Si vous souhaitez être informé des nouveautés d un dossier, utiliser le flux RSS du dossier. Vous aurez alors la liste des documents récents du dossier (flus RSS) et leur description. Ce dispositif fonctionne de la même manière qu un abonnement à un podcast. Aller sur le nom du dossier > clic droit ou outils> Flux RSS Copier l adresse du lien, il est de la forme : https://but.univ-toulouse.fr/asw?type=docsfeed&state=10&folderoid=11945302. 33/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Documents : Edition en ligne et travail collaboratif Edition en ligne collaborative : Pour mettre à jour le même document à plusieurs en même temps et voir la présence des autres. Dans les cas où il est plus facile de travailler sur un même fichier : par exemple remplir à plusieurs un tableau, l édition en ligne collaborative permet l ouverture par plusieurs personnes en même temps d un fichier. Pour cela, il faut au préalable donner l autorisation de modifier le document. Celui qui a créé le document configure les droits d accès du document pour que les autres participants puissent le modifier. Pour cela : Menu Propriétés > Accès > droit de modifier. Les autres participants peuvent alors accéder eux aussi à l édition en ligne sur le document. Lorsque plusieurs usagers ouvrent le document en ligne en même temps, un signal indique la présence des autres avec la possibilité de chatter avec euxt. Dans ce cas, la cellule du tableau qui est en cours de modification est verrouillée pour les autres, de même pour le paragraphe dans le cas d un document texte ou d un diaporama. Pour mettre à jour un document à plusieurs en gardant la trace des versions successives : Dans tous les cas ou le document n a pas de mise en forme élaborée et nutilsie aps de fonctionnalité bureautique avancée, l édition en ligne permet de simplifier le travail collaboratif. Utiliser un dossier de l espace document du groupe bien identifié (exemple ProjetXX_Travail) où l ensemble des participants peut ajouter des documents. Un des participants crée le document directement dans le BUT avec le menu Nouveau Document > puis doc, xls, ou ppt. Il met un nom explicite (exemple : CR_ProjetXX_dateComite_V00.doc). Puis il ouvre avec le BUT le fichier pour le modifier. Pour cela, clic droit sur le nom du document et choix du menu «éditer en ligne». Il crée une première version du fichier. Il peut dans les propriétés du document mettre des consignes pour les autres contributeurs. Le deuxième participant «copie colle» le fichier et modifie le nom du fichier, pour mettre un numéro de version exemple CR_ProjetXX_dateComite_V01. Puis il édite le document en ligne de la même manière en ajoute sa contribution. Les participants suivant prennent soin de bien choisir la dernière version modifiée et apporte de même leur contribution. Cas d un fichier complexe avec une mise en forme spécifique. Cette méthode est utile quand le document a une mise en forme complexe, est très volumineux et doit toujours être traitée par le même logiciel de traitement de texte. Dans ce cas, les usagers divents e mettre d accord sur le logiciel utilisé pour modifier le document et sa version. On utilisera alors l ouverture du document via le mode disque virtuel depuis son explorateur de fichier avec le logiciel choisi qui devra préalablement être disponible sur le poste de travail de chaque participant. Ouvrir le document depuis l explorateur de fichier en mode disque virtuel, avec le logiciel choisi, enregistrer le fichier sous un nouveau nom pour créer une deuxième version. Les utilisateurs doivent éviter de modifier le document sans en informer les autres. Pour éviter de faire des modifications en parallèle sur deux fichiers différents. Pour cela on pourra par exemple, enregistrer une première version avec comme nom de fichier : CR_ProjetXX_dateComite_V02_ENCoursModif. Puis lorsque le travail est suspendu, retirer le label EnCoursModif dans le nom du fichier. 34/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Outil Forums : Quelle utilité? Groupe : Le forum est un outil de groupe destiné à échanger sur un certain nombre de thèmes créés par les membres du groupe. Le principe repose sur le dépôt d une question, une réflexion, un commentaire Les réactions d autres participants vont s afficher sur le forum en regard de l intervention initiale. Ainsi un historique des échanges est disponible à tout instant. Le forum remplace la messagerie lorsque des discussions mettent en jeu plus d une dizaine de personnes. Les nombreux messages et leurs réponses envoyés par mél sont dispersés et peuvent être perdus car considérés comme des spams. Quelles fonctionnalités? Groupe : Les membres d un groupe, autorisés par l administrateur, peuvent créer un ou plusieurs thèmes («nouveau sujet»). Dans chacun de ces thèmes, les utilisateurs peuvent alors «ajouter un nouveau message», c est-à-dire lancer une discussion. Pour réagir, il suffit de choisir «répondre» après avoir cliqué sur le titre du message en question. Un préfixe «RE» est présent dans le titre de la réponse, mais l auteur peut le modifier à sa guise. Plusieurs réponses peuvent être saisies pour un même message initial ou pour réagir à une réponse déjà formulée. Un message électronique hebdomadaire est envoyé à chaque usager l avertissant des nouveaux messages sur les forums des groupes auxquels il appartient. Quels scénarios? Groupe : C est l outil qui permet d échanger sur une action à mener au sein d un groupe, faire un appel à commentaire sur un sujet. Il est aussi utile pour observer et conserver les traces de travaux collectifs. Dans le cadre d un travail collaboratif, le coordonnateur peut juger de la qualité des échanges et de l apport de chaque membre du groupe. Le forum constitue alors un outil d évaluation du travail de groupe. Un export des sujets et messages du forum est disponible. Tous les derniers messages des forums sont regroupés ensemble en haut de la page d accueil des forums. 35/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Outil Tâches : Quelle utilité? Cet outil permet de définir des tâches à réaliser à court, moyen ou long terme. Ainsi on peut établir une programmation lors d un projet à mener et assigner des tâches à plusieurs membres du BUT : chacun peut retrouver ce qu il doit faire et le délai prévu pour la réalisation. Quelles fonctionnalités? Privé : Les tâches personnelles (privées) sont celles que vous vous êtes assignées ou qui vous ont été assignées par des tiers. Lorsqu une tâche est assignée à un individu, celui-ci peut en modifier l état et informer ainsi de sa progression. Groupe : Le gestionnaire d un groupe peut, à l intérieur de ce groupe, autoriser certains membres à supprimer des tâches. Lorsqu une tâche est assignée à un groupe, la tâche figure dans les tâches du groupe, et tous les membres peuvent en modifier la progression. Les dates de début et de fin des tâches sont reportées dans le calendrier de la personne qui a assigné la tâche et dans celui de la personne qui doit réaliser la tâche. Quel scénario? Outil d animation d un travail collaboratif : La gestion des tâches peut s appliquer au suivi des mémoires par un même enseignant. En association avec le calendrier pour rythmer les rencontres autour du mémoire professionnel, l enseignant peut affecter un travail particulier à l ensemble des étudiants (ex. : «Remise d un plan détaillé avant le 10 janvier») ou l individualiser (tel étudiant devant reformuler sa problématique avant telle date). Outil Favoris : Quelle utilité? Cet outil permet de définir et de stocker des adresses URL (encore appelées favoris, signets ou marque-pages). On peut y associer une description et les organiser en dossiers. Quelles fonctionnalités? Privé : Par défaut, les favoris personnels (privés) ne sont pas accessibles à des tiers. Groupe : Le gestionnaire d un groupe peut, à l intérieur de ce groupe, autoriser certains ou tous les membres à ajouter ou supprimer des signets. Chaque membre du groupe ajoute dans les favoris du groupe des signets correspondant à un projet commun. Une webographie commune est alors construite. Vous pouvez importer depuis un navigateur Web des signets ou exporter ceux stockés dans le BUT. Quels scénarios? Le responsable du service reçoit un message informant d'une procédure de changement de grade comportant le lien pointant sur les nouveaux textes publiés sur le site du ministère. Il ajoute cette adresse URL dans les signets du groupe et copie le contenu du mél reçu dans la zone description. Un des membres du groupe propose un lien vers un site personnel sur lequel il a placé les photos d un voyage. Il ajoute un favori sur cette adresse et précise dans la description les conditions d accès à ce site. 36/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Partage et Accès : Deux notions différentes Le partage se fait avec un groupe, le document apparaît dans l espace du groupe, et par défaut l ensemble des membres du groupe peuvent y accéder. L opération de partage consiste à mettre une copie (tout en gardant le lien avec la fiche d origine) d un document, d un contact ou encore d un favori, dans l espace de stockage d un groupe. Cette opération est réalisable pour un document contenu dans un espace personnel ou d un espace de groupe à condition dans ce cas d en être le propriétaire. Les «deux» documents (original et partagé) sont reliés et «synchronisés». L accès se fait avec un individu (voire plusieurs ou tous les membres d un groupe): il permet de régler des droits spécifiques sur un document (voir, modifier, ). Le document reste dans l espace ou il était : l espace d un groupe ou l espace Membres (privé). Partager un document avec un groupe : Vous avez mis dans votre espace personnel ou dans l espace d un groupe, un document que vous souhaitez mettre à disposition des membres d un autre groupe. Si vous le déplacez depuis le BUT avec la souris, il ne sera plus à son emplacement précédent. (Il faut donc avoir le droit de détruire du contenu pour pouvoir déplacer un document). Si vous utiliser la fonction «copier- coller» vous aurez deux versions indépendantes du document, une dans chaque espace. Si vous voulez que les deux documents restent identiques et que les mises à jour soient répercutées entre les deux espaces : utiliser la fonction «partage». 1. Ouvrir le menu contextuel du document et sélectionner le menu «Partager avec Groupes», puis choisir le groupe et le dossier dans lequel, vous voulez partager ce document. Vous ne pourrez placer un fichier dans un dossier que si vous avez le droit «d ajouter» : contacter l administrateur du groupe pour modifier vos droits en cas de besoin. (Aller dans outil groupe pour connaître l administrateur). 2. Les membres du groupe auront tous par défaut le droit de «Télécharger le document». Pour le vérifier refaire un clic droit sur le nom du fichier et sélectionner l onglet «accès». Quand le document sera modifié, (avec l édition en ligne ou en mode disque virtuel), il sera mis à jour à la fois dans les deux espaces (espace personnel et espaces de groupes). S il est déplacé, la synchronisation est maintenue. S il est «copié-collé» ou supprimé d un des espaces, la synchronisation est perdue. On peut ainsi partager un fichier avec plusieurs groupes. Vous ne pouvez «partager» avec un autre groupe que des documents dont vous êtes le «propriétaire». Si vous utilisez la fonction «copier-coller» d un document, d un espace privé (ou de groupe), vers un espace de groupe, tous les membres du groupe auront par défaut le droit de le télécharger. Cela revient à créer un nouveau document dont vous êtes le «propriétaire». Vous ne pouvez pas déplacer un document si vous n avez pas le droit de supprimer dans l espace ou il est stocké. En effet, «Déplacer un document», le supprime de son espace d origine alors que «Copier coller», crée une fiche indépendante qui n est pas synchronisée avec celle d origine et dont celui qui la copié devient le «propriétaire. 37/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Donner accès au détail de son calendrier Il suffit de faire un clic droit sur votre calendrier, et dans le menu contextuel, de choisir «Accès» et cocher la case «voir détails». Il est possible également de donner un lien vers son calendrier à des usagers qui ne sont pas dans le BUT. Pour cela, il faut donner «accés Public» à votre calendrier et envoyer l URL suivante à vos correspondants : https://anonymous:anonymous@but.univ-toulouse.fr/docs/ut2.votreidentifiant/private/calendar.ics en remplaçant ut2.votreidentifant par la valeur qui vous concerne. Créer et partager une fiche avec un groupe : Exemple : Vous souhaitez créer une fiche contact avec vos coordonnées privées (adresse, numéro de téléphone domicile ) afin de la mettre en commun avec tous les membres d un groupe. Pour cela, créer la dans votre carnet d adresse privé, puis partager la dans le carnet d adresses du groupe. Aller sur l outil «Contact» et créer la fiche. Renseigner avec soin les adresses postales, cela permet d obtenir automatiquement le lien vers un plan de situation proposé par Google Maps Cliquer alors sur Nouveau >> Contact. Partager la fiche avec un groupe. Spécifier votre nom + le terme «privé» par exemple et renseigner les différents champs. Cette opération consiste à placer une copie synchronisée de ce contact dans le carnet d adresses du groupe. > Pour réaliser cette opération, l administrateur du groupe doit vous avoir donné le droit «d ajouter du contenu» dans le carnet d adresses du groupe. > Si c est le cas, ouvrez la fiche contact que vous avez créée dans votre carnet d adresses, cliquer sur l onglet «Partager avec groupe» et cocher la case devant le nom du groupe. > Dans le carnet d adresses du Groupe, les membres du groupe trouveront la fiche qui a été partagée avec le groupe. Pour trouver les fiches qui ont été partagées avec le groupe, Puis dans le carnet d adresses du groupe. > NB : cette fiche contact restera dans ce carnet d adresses même quand vous quitterez le groupe. Donner l accès à une fiche de son espace personnel à des individus : L opération de donner l accès consiste à donner un accès depuis son emplacement d origine. On peut donner accès à des fiches ou des documents contenus dans son espace privé, mais cela est déconseillé, car cela est plus complexe à gérer. Il est préférable de partager des fiches avec un groupe, c'est-à-dire de les placer dans l environnement d un groupe. 38/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

En effet, les données enregistrées dans les environnements privés sont doublement protégées. Il faut d abord «ouvrir» votre carnet d adresses ou votre espace document et donner un droit de «Voir».Puis pour le document ou la fiche contact aller sur ses propriétés et donner un droit de «télécharger». De plus, pour trouver ce document, ou le contact, les individus qui y ont accès devront aller dans Membres (privé), et rechercher votre nom. Il est donc préférable d utiliser un espace de groupe. 9. Les questions les plus fréquentes L aide en ligne ne s affiche pas ou certains clics sur le menu ne donnent rien. > Votre session est périmée. Relancez l accès au bureau et éventuellement augmentez la durée de la session : menu Accueil >> Compte >> Préférences >> durée de session. > Votre navigateur Web n est pas configuré correctement et vous n avez pas activé le javascript ou autorisé les fenêtres pop up dans votre navigateur pour le BUT. Préparer son ordinateur : Configurer votre navigateur pour qu'il accepte les cookies, les fenêtres pop up, le Javascript et le téléchargement des fichiers provenant du site : http://www.univ-toulouse.fr. Sous Mozilla : Menu Outils > Options Contenu : Activer Javascript et ajouter des exceptions sur les fenêtres pop up > Options Vie privée : Accepter les cookies Nous recommandons Mozilla Firefox version 3 (Firefox 2 n étant plus mis à jour depuis Décembre 2008). Sous Internet Explorer : > Menu Outils >> Options Internet > Onglet Sécurité Internet >> Sites de confiance : Cliquer sur «Site» et ajouter : https://but-univ-toulouse.fr Si vous avez installé des protections complémentaires (Barre d outil Google ou Noscript pour Mozilla, pensez à les régler). Je ne retrouve pas les membres de mes groupes dans les contacts. Je ne peux pas envoyer un message à tous les membres d un groupe. Prénom Nom > Ayez le réflexe de chercher dans l item «Membres d un groupe» et non pas «Groupes». Mon identifiant et mon mot de passe me sont refusés. Je n arrive pas à relever mes messages avec Thunderbird. L accès depuis le navigateur de mon Iphone ne marche pas. Quel est l identifiant et le mot de passe à utiliser pour les Flux RSS sur les calendriers, les dossiers, et les podcast? > Utilisez l identifiant complet avec le préfixe de votre établissement. Hormis pour l accès au BUT qui vous propose un sélecteur avec le choix de l établissement, tous les autres accès se font au travers d un identifiant complet avec un préfixe et du mot de passe interne (mot de passe du BUT). Votre identifiant complet est indiqué sous le bandeau «Accueil» et dans l aide en ligne. etablissement.prenom.nom La liste non exhaustive ci-dessous utilise le nom d utilisateur et le mot de passe interne : 39/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

- Serveur IMAP et POP (configuration : consulter l aide en ligne) - Serveur WebDAV et liens d accès direct à un document (ex : dans un message de notification de document) - Serveur de calendriers (accès depuis Apple ical ou Sunbird) (lien d accès : consulter l aide en ligne) - Accès avec un navigateur depuis un PDA, SmartPhone ou Iphone, via une Interface WAP, Flux RSS J ai reçu un message électronique avec un lien de téléchargement d un document dans le dossier d un groupe et j ai une erreur à l ouverture du fichier ou le fichier est vide. > Si vous avez une erreur d identifiant, vérifier que vous avez bien mis le préfixe de votre établissement avant votre identifiant. Définir un mot de passe interne dans le menu Mon compte >Mot de passe ou si ce menu n est pas présent, refaire l opération de changement de mot de passe dans l ENT de votre établissement pour synchroniser les mots de passe. > Avec le système d exploitation Windows, si le nom du fichier ou du dossier comprend de caractères spéciaux ou des accents, le système d exploitation Windows les interprète mal et n ouvre pas le fichier ou crée un fichier vide. > Le fichier a pu être supprimé, déplacé ou renommé après l'envoi du message. Aller dans les documents du groupe sur le bureau pour le rechercher. Je n arrive pas à installer le disque virtuel. > Faire attention à bien recopier l adresse (URL) elle est disponible dans le lien Document >> Disque virtuel sans mettre de point ni d espace au début ou à la fin. > Vérifier que vous utilisez l identifiant avec un préfixe et que le mot de passe est celui «interne au BUT». > Si vous êtes sous LINUX avec Konquéror, il faut mettre : webdav://but.univ comme URL et non https://but.univ-... J ai installé un disque virtuel et les fichiers ne s ouvrent pas quand je clique sur leur nom. > Avec Windows Vista, le clic sur le fichier ne l ouvre pas. Il faut faire un clic droit et sélectionner «ouvrir». > Si le nom du fichier, du dossier ou du groupe comprend des caractères spéciaux ou des accents, le système d exploitation Windows les interprète mal et n ouvre pas le fichier. > Le logiciel sur votre ordinateur n est pas capable d ouvrir un fichier distant (exemple Adobe Reader). Installer un utilitaire comme NetDrive qui affecte une lettre à l espace de stockage Web. Je ne trouve pas un fichier dans les documents du groupe, alors qu un autre membre du groupe y a accès. > Le propriétaire du document (son nom est toujours indiqué à côté du nom du fichier) peut interdire le téléchargement de certains fichiers à des membres du groupe. Dans ce cas, vous ne pourrez pas les voir. Ce paramètre fait partie des «propriétés du fichier». J ai placé un fichier dans les documents d un groupe et je ne peux pas le supprimer, ni charger un autre fichier qui a le même nom. Pourquoi? > L administrateur du groupe n a pas donné le droit de supprimer du contenu dans le dossier dans lequel vous avez placé le fichier. Si vous chargez un fichier qui a le même nom, cela revient à détruire le fichier précédent. Vous avez toutefois la possibilité de modifier le fichier (c'est-à-dire changer son nom, ajouter une description ou l ouvrir en mode dossier Web et en changer le contenu en ligne). J ai installé un disque virtuel mais je n arrive pas à déplacer un fichier présent dans les documents d un groupe dans un autre groupe, ou dans mon espace personnel. > Si vous déplacez un fichier cela revient à le détruire de son emplacement initial. L administrateur du groupe n ayant pas donné le droit de «Modifier» des contenus, vous pourrez seulement le copier et le coller ailleurs. Cela créer un nouveau document dont vous serez le propriétaire. 40/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012

Attention : les options «Déplacer» et «Copier-coller» ne sont pas équivalentes : Déplacer un fichier conserve l auteur «Déplacer» un dossier conserve les dates et les auteurs, pas le «Copier-coller». > Partager un document permet de conserver et de synchroniser : le nom du fichier, sa description et son contenu ; en les mettant à disposition dans des environnements distincts. Seul le propriétaire du fichier peut décider de le partager. Un utilisateur du groupe peut demander au propriétaire de modifier ces droits pour obtenir le droit de partage. Je n arrive pas à ouvrir un fichier joint à un mél en cliquant sur le lien. > Mettre l URL «but.univ-toulouse.fr» dans les sites de confiance du navigateur et/ou autoriser le téléchargement des fichiers dans le navigateur. > Ou encore Faire un clic droit sur le fichier, l enregistrer et l ouvrir depuis l explorateur de fichiers de l ordinateur. Je ne vois aucun contact affiché, ni la ligne «Tous les membres» dans l outil «Contact». > Vous avez sélectionné l item «Groupes» et non pas «Membres des groupes». > Vous utilisez Firefox 2 ou une version de navigateur trop ancienne, faites une mise à jour. Pourquoi dans l outil «Contact» ou dans l outil «Groupe», certains membres apparaissent en grisé? > Si un membre du groupe n a pas donné un accès à sa fiche personnelle, son nom apparaît en grisé. (Voir Erreur! Source du renvoi introuvable.). Je n arrive pas à utiliser le chat avec les membres de mon groupe? > Le chat est un outil de messagerie instantanée qui nécessite l ouverture du port 7000 sur le réseau. Il est possible que celui-ci soit fermé. Si vous êtes dans l enceinte de votre établissement, adressez-vous au service informatique. Si vous utilisez le chat depuis votre domicile ou d un autre lieu, vérifiez que vous n avez pas un pare-feu (firewall) qui bloque ce service. Quelle est la taille maximale des fichiers que je peux télécharger dans l outil «Documents»? > La limite est de 80 Mo ou 120 Mo suivant votre profil (étudiant ou personnel) si vous chargez un document depuis l interface Web vers les documents personnels ou de groupe. > Si vous faites cette opération en utilisant le disque virtuel, la limitation est alors fixée par votre fournisseur d accès à Internet (par exemple le fournisseur Alice limitait à environ 20 Mo en 2009). Dans votre établissement, la limitation est définie par les serveurs antivirus qui analysent les fichiers, typiquement aux alentours de 600 Mo. > Vous ne pouvez pas non plus dépasser le quota d espace de documents. Pour le groupe ce quota dépend de l administrateur du groupe. > Le nombre maximum de niveaux de dossiers autorisés est 8 (y compris la racine) soit 7 niveaux de sous-dossiers. Pour en savoir plus : > Des tutoriels et de la documentation à télécharger - Le tutoriel animé sur la prise en mainde l interface - Sur le BUT : le Menu Aide en ligne - FAQ et scénarios Sur le portail de l Université de Toulouse http:/www./univ-toulouse.fr >> Rubrique Vie étudiante >Bureau Numérique BUT: 41/42 Pôle Pratice - Guide d utilisation ENT/BUT sept. 2012