Atelier Mégalis Bretagne La dématérialisation de la chaine financière et comptable en pratique
Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en 1999 1 Président : M. LE DRIAN 24 Agents territoriaux 3 Compétences principales Animation et gestion du projet BTHD Encourager le développement des usages des réseaux de communications électroniques Favoriser le développement de l administration numérique Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 2
Mégalis Bretagne : un établissement public de coopération territoriale créé en 1999 91 Communautés de communes 11 Communauté d agglomérations 1 Conseil Régional 107 Membres 270 Etablissements publics 4 Conseils Généraux 1258 Communes bénéficiant des services Mégalis Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 3
Mégalis Bretagne : des valeurs fondatrices et partagées Mutualisation des moyens Solidarité territoriale Libre administration de chaque membre Partage des bonnes pratiques Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 4
La notion de bouquet de services financés par l EPCI Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants : La salle des marchés publics en ligne : publier vos marchés et recevoir les réponses des entreprises Nouvelle interface : La télétransmission des actes au contrôle de légalité (ACTES) Nouvelle interface : La dématérialisation de la chaîne financière et comptable (PES) Le parapheur électronique : visa et signature de documents/flux par voie électronique L archivage électronique à valeur probatoire : archiver vos données dans le respect des règles du code général des collectivités et du code du patrimoine Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 5
La notion de bouquet de services financés par l EPCI Les services compris dans le bouquet de services sont les suivants : Nouveau service : La dématérialisation des factures (nouveauté horizon 2016) : point d entrée unique des fournisseurs pour déposer leurs factures dématérialisées Extension du service : L échange sécurisé de fichiers : partage de fichiers en interne ou avec des partenaires extérieurs, convocation électronique des élus, Nouvelle interface : L information publique en ligne : publication des droits et démarches sur votre site Internet Nouveau service : L observatoire régional de l administration numérique Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 6
Les services complémentaires Les services qui ne sont pas compris dans le bouquet de services sont les suivants : L équipement en audio et visioconférence Le service de conciergerie pour l audio et la visioconférence La fourniture de certificats électroniques Nouveau service : Le service d hébergement de serveurs La fourniture de données orthophotographiques Nouvelle offre Mégalis Bretagne / Réunions territoriales 2014 7
Processus cibles dans le cadre d une dématérialisation de bout en bout Vers une chaine de processus dématérialisés : Réponse aux marchés publics MARCHES PUBLICS Attribution et notification ACTES la transmission électronique des actes administratifs HELIOS la transmission des données comptables Electronique Electronique Electronique Electronique Signature électronique de l acte d engagement Sécurisation du transfert et de la conservation de l offre Co-signature électronique de l acte d engagement Notification via messagerie sécurisé Signature électronique de la délibération Transmission des pièces de marchés, dont l AE signé électroniquement Signature électronique des bordereaux Mise en œuvre du PESv2 ARCHIVAGE ELECTRONIQUE A VALEUR PROBATOIRE Mise en œuvre d un service d archivage électronique à valeur probatoire 8
Sommaire Partie 1 : Comprendre le projet de dématérialisation de la chaîne financière et comptable Partie 2 : La dématérialisation des pièces justificatives Partie 3 : Description des choix existants en matière de signature électronique Partie 4 : Démonstration Partie 5 : Présentation du kit documentaire 9
Partie 1 : Comprendre le projet de dématérialisation de la chaîne financière et comptable
Quels changements par rapport au fonctionnement actuel? Votre fonctionnement actuel : Génération du bordereau et des mandats/titres dans le logiciel Enregistrement sur le poste de travail Connexion au portail DGFIP et chargement du fichier Edition du bordereau et des mandats/titres Copie des pièces justificatives papiers Préparation du parapheur pour signature Signature manuscrite de l élu Envoi papier au trésorier Fonctionnement en mode PES : Gestion des pj dématérialisées Intégration des pj dans le logiciel comptable Génération du bordereau et des mandats/titres dans le logiciel Envoi du flux dans un outil de signature Signature électronique du flux par l élu Transmission des flux au Trésor public 11
Les enjeux d un tel projet pour une collectivité Objectif : transmettre bordereau, mandats, titres et pièces justificatives dématérialisées, avec une signature électronique Aspects humains : adoption de nouvelles pratiques et conduite du changement Passage à un travail quasiment exclusivement sur écran, du papier au numérique implication et formation de tous les acteurs concernés dans la collectivité Aspects techniques : adoption de nouveaux outils (PESOS, Tiers de télétransmission, Xemelios) gestion de l espace de stockage informatique disponible classement des factures en original adaptation de l ergonomie du poste de travail Aspects financiers : acquisition de nouveaux outils : certificat électronique, parapheur électronique utilisation éventuelle d un tiers de télétransmission montée en gamme du logiciel de GF, éventuellement du copieur réduction des coûts liés aux impressions et photocopies 12
Partie 2 : La dématérialisation des pièces justificatives
Réflexions à mener sur le traitement des pj La numérisation de la pièce ou pas? Le nommage Le classement Les réflexions à mener portent sur : L intégration dans le logiciel métier La validation Ces différentes étapes ne peuvent pas être traitées par ordre chronologique : leur enchainement varie suivant les décisions d organisation prises par la collectivité L objectif pour vous est donc de construire un processus cible qui précise l enchainement de ces différentes étapes 14
Réflexions à mener sur le traitement des pj Tour de table : organisation actuelle dans vos collectivités et organisation à venir selon vous? 15
La numérisation des pièces justificatives Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner Qui va scanner les PJ? A quel moment? : dès l accueil, à la comptabilité, par chaque service? => Les choix réalisés impacteront le fonctionnement du dispositif dans sa globalité Les points de vigilance quant à la numérisation : De quel matériel disposez-vous pour numériser les documents? Ce matériel est-il suffisamment performant pour optimiser les tâches de numérisation? Prendre connaissance du listing fourni par la DDFIP sur les formats devant être respectés pour chaque type de pièces justificatives dématérialisées Limiter la taille des fichiers à 20 MO, sachant que votre flux global (bordereaux + pièces justificatives) ne pourra pas dépasser les 100 MO Privilégier la numérisation en noir et blanc Limiter la qualité de l image scannée à 200 dpi maximum Afin d optimiser les télétransmissions en terme de poids et le travail de numérisation de documents papiers, il est conseillé de faire le point sur les pièces justificatives nécessaires à la Trésorerie afin d éviter la numérisation et la télétransmission de PJ inutiles 16
Etablir des règles de nommage Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner Le nommage des PJ nécessite la mise en œuvre d une procédure interne écrite Nommer ses PJ pour : les retrouver plus facilement, identifier chaque pièce avec un nom unique Les points de vigilance : A quel moment nommer la PJ : lorsqu elle est sur le répertoire, lorsqu elle arrive dans le logiciel? Choisir un nom de fichier qui aura un sens pour les autres personnes et qui sera compréhensible dans le temps (le document sera peut être conservé des dizaines d années) Eviter les noms de fichiers trop longs, au-delà de 30 caractères (problèmes techniques audelà de 256 caractères) Ex : 2012-devis001-Façade Toujours penser à la lisibilité des pièces justificatives dans le répertoire de stockage pour consultation et intégration dans le logiciel métier avant mandatement EXEMPLE 17
Intégrer les pièces justificatives dans le logiciel de gestion financière Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner Intégration la PJ dans l application financière directement depuis le scanner (pas de répertoires)? Intégrer la PJ en allant pointer sur un ou plusieurs répertoires? Les points de vigilance : L intégration d une pièce justificative dématérialisée varie suivant chaque logiciel utilisé Il est important de prévoir en amont du projet une formation avec son éditeur sur le mode d intégration d une pièce justificative dématérialisée Quelles sont les nouvelles fonctionnalités à utiliser? La pièce justificative est elle conservée dans le répertoire après intégration : équivalent d un copier-coller ou d un couper-coller? Suivant les cas, l application automatique d un identifiant unique à chaque pièce justificative dématérialisée peut modifier le nom de la pièce justificative lors de son intégration dans le logiciel 18
Classer les pièces justificatives dématérialisées Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner Les PJ classées risquent-elles d être accessibles à tous les agents? Seront-elles seulement accessibles aux responsables de service? Seulement au service comptabilité? Tous les agents doivent-il avoir accès à toutes les PJ? Les points de vigilance : Tous les agents ont-ils accès au logiciel de comptabilité (dans le cas d une intégration directement sur le logiciel métier)? Combien créer de répertoires (dans le cas d un classement par répertoires)? Mon prestataire informatique est-il en mesure de m accompagner sur ce point? Si vous pratiquez déjà la télétransmission des actes au contrôle de légalité, validez avec le service concerné la manière dont sont classés les actes réglementaires au format électronique 19
La validation des pièces justificatives (optionnelle) Les problématiques organisationnelles sur lesquelles se positionner La mise à plat complète de votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ avant sa validation? Aucun changement dans votre circuit de validation des PJ : dématérialisation de la PJ après validation papier? Un processus alternatif? Les points de vigilance : La formalisation du mode de validation des pièces justificatives suivant un processus électronique La formalisation d un mode de transmission des informations complémentaires nécessaires au service comptable avant liquidation de la pièce justificative (dans le cas d un marché par exemple) 20
Les outils de validation Les outils à votre disposition : Le parapheur électronique : Le parapheur électronique a pour vocation de remplacer le parapheur papier sur toute ou partie des circuits de validation existants au sein de la collectivité (comptabilité, ). Cet outil peut également vous servir à valider par électronique des PJ dématérialisées dès leur arrivée au sein de la collectivité. Des circuits de visas peuvent ainsi être paramétrés par service, par type de PJ, par agent Le parapheur électronique assure la traçabilité et l historique des échanges. Les outils PDF : Foxit Reader est un outil gratuit qui permet d insérer sur un document PDF des zones de texte complémentaires pour : annoter une PJ, valider une PJ D autres outils payant existant disposent de fonctionnalités encore plus évoluées : signature électronique sur PDF 21
Stockage et archivage La problématique de la conservation des pièces justificatives dématérialisées : Quel est votre espace disque disponible? Rapport espace disponible / Volume de documents à dématérialiser sur un an*poids moyen d un document Vos données sont-elles sauvegardées dans de bonnes conditions? Fréquence des sauvegardes? Sauvegardes des données financières sur le même serveur ou sur un serveur dédié? Est-il intéressant pour vous de mutualiser les sauvegardes? L archivage électronique : équivalent de l archivage papier, bien distinct du stockage et de la sauvegarde Accéder à un document dans son intégralité, sa lisibilité, son intelligibilité, son intégrité et sa traçabilité sont préservés. 22
Partie 3 Description des choix existants sur la signature électronique
Le parapheur électronique + tiers de télétransmission Signer via un parapheur électronique et envoyer via un tiers de télétransmission Le parapheur électronique est le pendant du parapheur papier. Ce parapheur définit le circuit de signatures et de visas requis pour qu un flux/document soit validé. Le parapheur électronique remplace les visas et signatures papiers par des visas et signatures électroniques à valeur probante. Cette solution est la plus aboutie en terme d automatisation des procédures Les flux circulent dans le parapheur suivant des étapes de visa et de signature que vous avezvous-mêmes définies L état d avancement du flux est consultable en permanence Chaque agent/élu est alerté par mail afin qu il vise/signe les flux Cette solution a un coût (selon l éditeur : acquisition, interface, maintenance ) Le parapheur électronique est un outil transverse qui peut être utilisé pour d autres fonctions que la dématérialisation des flux comptables Cet outil de signature nécessite une gestion technique lors de sa mise en place Logiciel de comptabilité Parapheur électronique Tiers de télétransmission Finances Publiques Viser Signer Transmission sécurisée du flux Réception du flux Création et envoi du flux par l agent comptable Visa du Responsable de service Signature de l élu 24
Le tiers de télétransmission Signer et envoyer via un tiers de télétransmission Un tiers de télétransmission est un dispositif utilisés par les collectivités locales pour le transport de données électroniques. Il permet à une collectivité de transmettre de manière sécurisée et en masse des flux/documents de façon dématérialisée et de les signer au préalable. Le tiers de télétransmission fait l objet d une homologation par l Etat (transmission des actes/flux comptables) sur chaque type de pièce/flux qu il est amené à transmettre. Cet outil limite les impacts techniques et le coût Vous n avez pas à gérer d interface entre le parapheur électronique et le tiers de télétransmission Pas de coûts liés à l acquisition d un parapheur électronique Logiciel de comptabilité Création et envoi du flux par l agent comptable Connecteur entre le logiciel métier et le tiers de télétransmission Tiers de télétransmission Signature du flux Transmission sécurisée du flux Finances Publiques Réception du flux 25
Partie 4 Démonstration
Démonstration : le i-parapheur Le i-parapheur est un site Internet auquel on accède avec un identifiant et un mot de passe. Exemple de connexion avec le profil «Assistante comptable et budgétaire» 27
Démonstration : le i-parapheur Arrivée sur le Bureau : aperçu des différents dossiers : Rouge : en retard Vert : en fin de parcours Noir : retourné Orange : à transmettre Bleu : à traiter 28
Démonstration : le i-parapheur Arrivée sur le tableau de bord : visualisation de l ensemble des dossiers 29
Démonstration : le i-parapheur Possibilité de filtrer pour retrouver plus facilement les dossiers 30
Démonstration : le i-parapheur Création d un dossier à la main ( sans connecteur avec logiciel GF) 31
Démonstration : le i-parapheur Champs à compléter : nom du dossier, visibilité, date limite de signature, type et sous-type. Le circuit de validation correspondant apparaît automatiquement. Quand le flux est prêt, il ne reste plus qu à cliquer sur Enregistrer et émettre 32
Démonstration : le i-parapheur Possibilité de déposer une annotation publique (conservée) ou privée (retirée par le N+1) 33
Démonstration : le i-parapheur Un message apparaît pour confirmer l émission 34
Démonstration : le i-parapheur Si un N+1 souhaite viser le flux avant l envoi au signataire : il se connecte avec son identifiant et son mot de passe, après avoir reçu un mail de notification Il visualise son bureau 35
Démonstration : le i-parapheur Il retrouve le flux à valider, grâce au filtre 36
Démonstration : le i-parapheur Il peut visualiser le flux en cliquant sur X 37
Démonstration : le i-parapheur Visualisation et possibilité d accéder aux mandats en cliquant sur les liens : 38
Démonstration : le i-parapheur Il peut réaliser différentes actions : imprimer, envoyer par e-mail, notifier et ajouter un droit de consultation, demander un avis complémentaire, accéder à un journal d évènements 39
Démonstration : le i-parapheur Il peut ensuite valider la transmission au signataire en cliquant sur «V» 40
Démonstration : le i-parapheur Le N+1 a lui aussi la possibilité de déposer une annotation publique ou privée avant de viser 41
Crédit photo : CCI Paris Démonstration : le i-parapheur L ordonnateur se connecte avec son identifiant et son mot de passe, après avoir reçu un mail de notification. Il insère son certificat électronique dans l ordinateur 42
Démonstration : le i-parapheur Il visualise son bureau Puis son tableau de bord 43
Démonstration : le i-parapheur Après avoir cliqué sur le dossier, il arrive sur son espace de travail : 44
Démonstration : le i-parapheur Après avoir visualiser le flux, si cela lui convient, il va signer en cliquant sur «V» 45
Démonstration : le i-parapheur Une fenêtre pop-up s ouvre : le signataire reconnais avoir pris connaissance des documents 46
Démonstration : le i-parapheur L utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n est pas tout à fait à jour : l applet de signature Java se met en route et une fenêtre pop up requiert une autorisation d accès 47
Démonstration : le i-parapheur Le signataire sélectionne son certificat électronique 48
Démonstration : le i-parapheur L utilisation du parapheur nécessite la mise à jour des ordinateurs. Si le poste n est pas tout à fait à jour : une autre fenêtre pop-up s ouvre et demande l autorisation d exécuter l application. Il faut l autoriser pour signer 1 2 49
Démonstration : le i-parapheur Une fenêtre s ouvre et demande la saisie du code PIN à 4 chiffres 50
Démonstration : le i-parapheur Le code PIN a été saisi, la signature a été prise en compte. Un message de confirmation apparaît à l écran. Le signataire a terminé de signer. 51
Démonstration : le i-parapheur L assistante comptable et budgétaire a reçu un mail l informant de la signature du document. Elle se connecte au i- parapheur. Il ne lui reste plus qu à transmettre le flux au tiers de télétransmission (TDT) 52
Démonstration : le i-parapheur Une dernière fenêtre s ouvre pour confirmer l envoi au tiers de télétransmission (TDT) 53
Démonstration : le i-parapheur Un message de confirmation apparaît : «le dossier a été envoyé au TDT» 54
Démonstration : le i-parapheur Après avoir transmis au TDT et à tout moment, l assistante budgétaire et comptable peut consulter le journal d évènements et imprimer un résumé 55
Démonstration : le i-parapheur Conclusion : le nombre de dossier à traiter sur le bureau de l Assistante comptable et budgétaire est passé de 44 à 43 56
Démonstration : le tiers de télétransmission L Assistante comptable et budgétaire s est connectée au site du TDT avec son identifiant et son mot de passe. Elle accède à une vue d ensemble sur la page Statistiques Fil d Ariane Période choisie Statuts d avancement 57
Démonstration : le tiers de télétransmission Pour commencer, si chargement manuel (sans connecteur depuis logiciel GF) : Préparer 58
Démonstration : le tiers de télétransmission Pour charger le flux : Importer 1 Sélection du flux 2 Validation en cliquant sur Ouvrir 3 2 3 1 59
Démonstration : le tiers de télétransmission Le flux importé apparaît à l écran. Enregistrement 60
Démonstration : le tiers de télétransmission Le flux est prêt à être transmis à l ordonnateur pour signature : un clic pour le sélectionner puis Transmettre 61
Démonstration : le tiers de télétransmission Une fenêtre apparaît : «Confirmez-vous la transmission du fichier?» 62
Démonstration : le tiers de télétransmission Une fois l acte transmis à l ordonnateur pour signature, il cesse d apparaître sur la page Préparer 63
Crédit phot : CCI Paris Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur est informé par l assistante comptable et budgétaire qu il doit signer un flux Il insère son certificat électronique dans l ordinateur. Il accède au tiers de télétransmission avec son identifiant et son mot de passe. 64
Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur a une vue d ensemble depuis la page Statistiques. 3 flux en attente de signature 65
Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur a la possibilité de sélectionner un flux, de le visualiser, de le signer ou de le rejeter à partir de cette page 66
Démonstration : le tiers de télétransmission Pour visualiser, il lui suffit de double-cliquer sur le flux ou de cliquer sur Visualiser : 67
Démonstration : le tiers de télétransmission Après avoir visualiser le flux, l ordonnateur le sélectionne en cliquant une fois dessus. Il clique sur Signer 68
Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur sélectionne le certificat électronique avec lequel il souhaite signer 69
Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur saisit son code PIN à 4 chiffres 70
Démonstration : le tiers de télétransmission L ordonnateur a terminé de signer. Sa signature a déclenché l envoi vers le portail des Finances Publiques. L assistante comptable et budgétaire peut suivre l état d avancement en se connectant au TDT : 1 acte en attente de réponse 71
Démonstration : le tiers de télétransmission L assistante comptable et budgétaire recevra ensuite un Ack ou un Nack 72
Partie 5 : Présentation du kit méthodologique
Présentation du kit méthodologique dans son ensemble Documents généraux de présentation Le présent support La dématérialisation de la chaine financière et comptable (contextualisation) L aide à la réflexion sur la dématérialisation des PJ L aide à la réflexion sur la signature électronique Documents La fiche de procédure (actions à réaliser par la collectivité) Présentation du planning de projet type (rétro planning) Documents de communication Règle de nommage de Coglais communauté Support PowerPoint de communication interne avant lancement du projet Le kit et le support de présentation vous seront remis via une plateforme d échanges sécurisés de fichiers (volume des documents) 74