SYSTEME DE GESTION DES DONNEES AMIANTE Cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement Nte de présentatin du prjet Descriptin des besins du Puvir Adjudicateur Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 1 sur 23
Table des matières ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION... 3 1.1-OBJET ET DEFINITIONS... 3 1.1.1-Objet... 3 1.1.2-Définitins... 3 1.2-OBJECTIFS DU PROJET... 3 ARTICLE 2 : PRESENTATION D HABITAT REUNI... 3 ARTICLE 3 : PERIMETRE DE LA CONSULTATION... 5 3.1 SYNTHESE DES FONCTIONNALITES ATTENDUES... 5 3.2 PRESCRIPTIONS ET CONTRAINTES PARTICULIERES... 6 3.2.1 Cmpatibilité et interfaçage avec les divers utils de gestin utilisés par les assciés... 6 3.2.2 Reprise des dnnées existantes... 6 3.2.3 Intégratin des dnnées sur la cartgraphie amiante... 6 3.3 NATURE ET ORGANISATION DE L INFORMATION AMIANTE A GERER PAR LES BAILLEURS... 7 3.3.1 Les matériaux et prduits cntenant de l amiante (MPCA)... 7 3.3.2 Les infrmatins et dcuments relatifs à l amiante que dit prduire et gérer l rganisme Hlm... 8 3.3.3 L rganisatin attendue de la dnnée amiante... 9 3.4 DESCRIPTION DES FONCTIONNALITES ATTENDUES... 10 3.4.1 Organisatin, stckage et mise à jur sécurisés de l ensemble des dnnées et dcuments amiante... 11 3.4.2 Accès sécurisé et cnsultatin via une interface Web pur les cllabrateurs de l rganisme et les tiers autrisés... 11 3.4.3 Prductin des éléments d infrmatin des tiers (prestataires, lcataires ) requis par la règlementatin amiante... 11 3.4.4 Reprting, analyse et extractin de dnnées... 12 3.4.5 - Système de ntificatins... 13 3.5 EXIGENCES TECHNIQUES... 13 3.5.1 - Vlumétries... 13 3.5.2 Accès par navigateur internet... 14 3.5.3 - Architecture applicative... 14 3.5.4 Outils de créatin de requêtes et de génératin d états... 14 3.5.5 - interface avec les Systèmes d Infrmatin des assciés... 14 3.5.6 - Sécurité des dnnées et des transferts d infrmatins... 14 3.5.7 - Temps de répnse... 15 3.5.8 - Hébergement... 15 ARTICLE 4 : ORGANISATION & INSTANCES DU PROJET... 16 4.1 L EQUIPE PROJET EST STRUCTUREE COMME SUIT :... 16 4.2 INSTANCES DU PROJET... 16 4.2.1 Réunin de lancement de prjet... 16 4.2.2 Un Cmité de Piltage... 16 4.2.3 Un Cmité de Suivi... 17 4.3 LOGISTIQUE... 17 ARTICLE 5 DETAIL DES PRESTATIONS ATTENDUES... 17 5.1 CONCEPTION DU SYSTEME DE GESTION DES DONNEES AMIANTE... 17 5.2 REALISATION DU SYSTEME DE GESTION DES DONNEES AMIANTE... 18 5.3 TESTS D INTEGRATION... 18 5.4 APPUI A LA RECETTE DE LA SOLUTION... 19 5.5 FORMATION... 19 5.6 MISE EN PRODUCTION ET DEPLOIEMENT... 19 5.7 HEBERGEMENT... 20 5.8 MAINTENANCE... 21 5.8.1 Supprt utilisateur et maintenance crrective... 21 5.8.2 Maintenance évlutive (vlet à Prix unitaire sur cmmandes pnctuelles)... 21 5.9 SERVICE D EXPLOITATION... 22 5.10 REVERSIBILITE... 22 Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 2 sur 23
ARTICLE 1 : OBJET DE LA CONSULTATION 1.1-Objet et Définitins 1.1.1-Objet Le marché cncerne une prestatin de cnceptin, réalisatin, mise en œuvre, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante pur les Assciés d Habitat réuni, membres du grupement de cmmande. Le marché se décmpse en deux vlets, une part à prix frfaitaire cncernant la prestatin principale de cnceptin, réalisatin, mise en œuvre, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante, et un vlet à prix unitaire pur la réalisatin de prestatins pnctuelles cmplémentaires. La présente nte définit les missins qui purrnt être cnfiées au prestataire, appelé dans le présent dcument le Titulaire. 1.1.2-Définitins Le Puvir Adjudicateur : Un asscié d Habitat Réuni membre du grupement de cmmande, une des deux parties du marché, Le Titulaire : Le prestataire attributaire du marché, en charge de la réalisatin des prestatins décrites dans le marché Patrimine : Ensemble des bâtiments de lgements gérés par le Puvir Adjudicateur et présentant des caractéristiques (date de cnstructin, date de réhabilitatin.) le rendant susceptible de cntenir de l amiante. MPCA : Matériaux et Prduits Cntenant de l Amiante Cartgraphie : Repérage nn exhaustive mais suffisant des MPCA sur le patrimine du Puvir Adjudicateur pur puvir évaluer le risque amiante sur le Patrimine Liste AB+ : Liste des MPCA à repérer dans le cadre de la Cartgraphie 1.2-Objectifs du prjet Cnfrntés, cmme tus les bailleurs sciaux, au renfrcement et à la cmplexificatin de la réglementatin amiante, les assciés Habitat Réuni suhaitent se dter d un système cmmun de gestin de l ensemble des dnnées relative à l amiante sur leurs patrimines respectifs. Il s agit : de stcker de façn sécurisée, l ensemble des dnnées et dcuments relatifs à la gestin de l amiante sur le patrimine géré par les assciés, d rganiser les dnnées et dcuments de façn à puvir en assurer l explitatin, l analyse et la mise à jur de façn efficace. de mettre en place un interface web qui permettra : aux cllabrateurs de chaque rganisme, de cnsulter les infrmatins relatives à la situatin des immeubles au regard du risque amiante ; de prduire l ensemble des dcuments réglementaires à furnir par le bailleur aux lcataires, dans le cadre du Cde de la Santé publique et du cde de la cnstructin et de l habitatin ; de furnir aux prestataires devant intervenir sur le patrimine les dcuments et infrmatins requises par le Cde du Travail de puvir suivre et analyser les indicateurs clés sur la situatin amiante du patrimine et d extraire tute dnnée pertinente en la matière. En cnséquence, par le présent marché, le Titulaire s engage à cncevir, mettre en place ce système, d en accmpagner le dépliement, d en assurer la maintenance et l hébergement du système de gestin des dnnées amiante. ARTICLE 2 : PRESENTATION D HABITAT REUNI Cnstitué en 2011, Habitat Réuni est un grupement d'rganismes HLM fédérés autur de valeurs partagées et de prjets cmmuns, dans le respect de l'indépendance et de l'ancrage lcal de ses membres. Habitat Réuni regrupe aujurd hui 27 ESH et cpératives HLM, qui gèrent ensemble 120 000 lgements sciaux sur le territire natinal. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 3 sur 23
L animatin et le dévelppement des prjets cmmuns snt assurés par une tête de réseau, la SAS Cpérative Habitat Réuni. Détenue à parts égales par les rganismes HLM assciés, elle assure la chésin du grupement, le représente et prend les engagements cmmuns avec ses partenaires, mutualise les cmpétences et les capacités financières des assciés. Pur la mise en œuvre des actins cmmunes à caractère pératinnel, le grupement s appuie également sur la Cp Hlm Habitat Réuni, filiale de la SAS Cpérative. Pur de plus amples renseignements sur le grupement, ses assciés et sn activité, n se reprtera utilement au site internet www.habitat-reuni.fr Les chiffres clés d Habitat Réuni : 4000 à 4500 lgements lcatifs / an 500 à 600 lgements accessin /an 1700 à 2000 réhabilitatins thermiques / an Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 4 sur 23
ARTICLE 3 : PERIMETRE DE LA CONSULTATION 3.1 Synthèse des fnctinnalités attendues Le système de gestin des dnnées amiante sera cnstitué des fnctinnalités suivantes : - Mdule d intégratin des dnnées amiantes remntées par les pérateurs de repérage et les rganismes assciés, via frmulaires de saisie u imprt de fichiers ; - Intégratin autmatisée des référentiels de dnnées à partir des Systèmes d Infrmatin des rganismes assciés : ERPs, GED, décisinnel, PSP - Base de dnnées amiante avec interface web de mdificatin des dnnées - Mdule de restitutin des dnnées sus différents frmats : tableaux de brd et indicateurs web, génératin de rapprts aux frmats bureautique usuels (ffice, pdf), extractin de dnnées aux frmats bureautiques usuels (csv, txt, XLS) - Mdule d administratin du système : gestin des utilisateurs, gestin des drits d accès aux fnctinnalités et aux dnnées, gestin des entreprises Le système sera cnçu nativement en multi-rganismes, il permettra de furnir : - Un accès aux dnnées d un seul rganisme : aux équipes de l rganisme, aux pérateurs de repérage - Un accès aux dnnées cnslidées de l ensemble des rganismes : aux équipes d Habitat Réuni SCHEMA DE PRINCIPE DU SYSTEME DE GESTION DES DONNEES AMIANTE SI rganisme ERP Autres utils (GED, décisinnel, bus data, PSP ) Lcataires Opérateurs de repérage INTERFACE WEB Dnnées cartgraphie amiante Repérages cmplémentaires Mises à jur après travaux Dcuments et pièces graphiques Gestinnaire / intégrateur des dnnées Structure Patrimine Base de dnnées Amiante Dcuments (rapprts de repérage, plans de retrait, analyses ) Plans et schémas de repérage DTA, DAPP, état amiante Rapprts de repérage Indicateurs et tableaux de brd Extractin dnnées Usagers internes Entreprises Autres tiers autrisés (MOE, AMO Organisme et autres prducteurs de dnnées amiante Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 5 sur 23
3.2 Prescriptins et cntraintes particulières 3.2.1 Cmpatibilité et interfaçage avec les divers utils de gestin utilisés par les assciés Les assciés Habitat Réuni ne snt pas équipés d un même util d explitatin et utilisent les principaux utils de référence sur le marché du lgement scial. Snt également utilisés au sein du grupement, des utils prpriétaires (deux rganismes : Habitat 62/59 et grupe CIF, pur 20.000 lgements gérés) ainsi que l util XX de Sphynx Infrmatique (2 rganismes : Marcu Habitat et le Cl, pur 3500 lgements gérés). Le système prpsé devra être cmpatible et interfaçable avec l ensemble de ces utils. Dans le mntant frfaitaire : interfaçage avec l ERP permettant de récupérer les dnnées de celui-ci et de synchrniser la structure du patrimine en fnctin des mdificatins effectuées sur l ERP. Les dnnées nécessaires pur la synchrnisatin sernt dispnibles au frmat XML, csv u txt. La génératin de ces fichiers sera assurée par les équipes infrmatiques de chaque asscié. Dans le vlet à Prix unitaire : interfaçage en écriture vers l ERP u d autres équipements à la demande (renvi autmatique de dnnées et dcuments, ex : fiche récapitulative du DTA, DA-PP ). 3.2.2 Reprise des dnnées existantes Le système devra permettre, dès sa mise en explitatin, d intégrer, rganiser et stcker les dcuments existants en matière d amiante chez les Assciés d Habitat Réuni, ntamment les DTA et DA-PP ainsi que l ensemble des rapprts de repérages existants. Pur chaque Asscié, la prestatin de reprise de dnnées existantes devra cuvrir : - la reprise des dcuments au frmat PDF à partir du système de gestin dcumentaire de l asscié ; - le référencement du dcument au bn niveau de patrimine : sit autmatiquement à partir de métadnnées cntenues dans la GED sit dans le cadre d un prcessus manuel d enrichissement des dnnées dans le système de gestin des dnnées amiante La prestatin n inclut pas la reprise des dnnées cntenues dans les dcuments PDF vers la base de dnnées. 3.2.3 Intégratin des dnnées sur la cartgraphie amiante Parallèlement à la mise en place du système, Habitat Réuni engage la réalisatin d une cartgraphie amiante du patrimine des assciés. Celle-ci, dnt la réalisatin s échelnnera sur 3 à 4 ans, a pur bjet : de repérer de façn méthdique les matériaux amiantés susceptibles d être rencntrés dans le cadre de la plitique de maintenance curante et de grs travaux de l rganisme, de faciliter la prductin des divers dssiers et diagnstics requis par la réglementatin, ntamment : DTA et sa fiche récapitulative, DA-PP, repérages avant travaux, futur état amiante Alur. Les dnnées cnstituées dans le cadre de cette cartgraphie sernt intégrées au fur et à mesure de sn avancement dans le système de gestin des dnnées amiante par le Titulaire dans le cadre de la prestatin de services d explitatin. A cet effet, il sera exigé des pérateurs de repérage qu ils furnissent les dnnées relatives aux MPCA sus frme de fichiers de dnnées sus frmat Excel. De même, ils devrnt furnir sus frmat infrmatique les dcuments et plans de repérage aux fins d intégratin dans le système. Le système de gestin des dnnées amiante devra prpser deux pssibilités pur l intégratin des dnnées par les pérateurs de repérage : - frmulaires de saisie web, avec accès sécurisé via l extranet prestataire - prcessus d imprt de fichiers seln un frmat prédéfini par le puvir adjudicateur. Dans les deux cas, le système de gestin des dnnées amiante devra cmprendre un prcessus de cntrôle de la chérence des dnnées saisies u imprtées. Dans le cas d une inchérence des dnnées, le système devra refuser de réaliser l intégratin des dnnées et en infrmer l utilisateur pur qu il prcède aux crrectins apprpriées. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 6 sur 23
3.3 Nature et rganisatin de l infrmatin amiante à gérer par les bailleurs Avant de décrire plus avant les fnctinnalités attendues du système, il est nécessaire de bien appréhender la nature et l rganisatin attendue des infrmatins sur l amiante à traiter par le Puvir Adjudicateur. Nus présenterns successivement : - La liste des MPCA / matériaux et prduits cntenant de l amiante à prendre en cmpte - Les dssiers et infrmatins à cnstituer, furnir et mettre à jur par les bailleurs, dans le cadre de leurs bligatins réglementaires, - L rganisatin attendue de la dnnée amiante. 3.3.1 Les matériaux et prduits cntenant de l amiante (MPCA) La réglementatin u les règles de l art définissent plusieurs listes de MPCA : Liste A : flcages, calrifugeages et faux-plafnds Liste B : principaux cmpsants des paris verticales intérieures, des planchers et plafnds, des cnduits et canalisatins, des équipements intérieurs, des éléments extérieurs. Liste située en annexe A de la nrme NF X46-020 : tus cmpsants susceptibles de cntenir des éléments amiantés La liste située en annexe A de la nrme NF X 46-020, qui intègre les listes A et B, peut être cnsidérée cmme étant la liste de référence des MPCA. Elle est rganisée par grands cmpsants classiques du bâti en 10 pstes ensuite détaillés en sus-cmpsants. 1. Cuvertures, titures, terrasses et étanchéité 2. Paris verticales extérieures et façades 3. Paris verticales intérieures 4. Plafnds et faux-plafnds 5. Planchers et planchers techniques 6. Cnduits, canalisatins et accessires intérieurs 7. Ascenseurs et mnte-charges 8. Equipements divers et accessires des installatins dmestiques 9. Fndatins et subassements 10. Viries et réseaux divers Cette liste est susceptible d évluer et d être cmplétée par les puvirs publics u les nrmes en vigueur. Le système devra permettre de cmpléter si nécessaire la liste des MPCA à prendre en cmpte sans difficulté ni dévelppements particuliers. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 7 sur 23
3.3.2 Les infrmatins et dcuments relatifs à l amiante que dit prduire et gérer l rganisme Hlm Ils snt nmbreux et résultent des dispsitins cumulées du Cde de la Santé Publique, du Cde du Travail et plus récemment, de la li ALUR. Le Dssier Technique Amiante (DTA) Ce dssier cmpile l ensemble des infrmatins relatives à l amiante pur les parties cmmunes des immeubles cllectifs (CSP/Cde de la Santé Publique, art. R 1334-29-5). Il cmprend les infrmatins et dcuments suivants. 1. Les rapprts de repérage des matériaux et prduits cntenant de l amiante (MPCA) des listes A et B 2. Le cas échéant, la date, la nature, la lcalisatin et les résultats des évaluatins péridiques de l état de cnservatin, des mesures d empussièrement, des travaux de retrait u de cnfinement de matériaux et prduits cntenant de l amiante et des mesures cnservatires mises en œuvre ; 3. Les recmmandatins générales de sécurité à l égard de ces matériaux et prduits, ntamment prcédures d interventin, y cmpris les prcédures de gestin et d éliminatin des déchets ; 4. Une fiche récapitulative. Le dssier technique amiante est tenu à jur par le prpriétaire et intègre les éléments relatifs aux matériaux et prduits cntenant de l amiante décuverts à l ccasin de travaux u d pératins d entretien. Le Dssier Amiante Parties Privatives (DA-PP) Les prpriétaires des parties privatives d immeubles cllectifs d habitatin cnstituent, cnservent et actualisent un dssier intitulé dssier amiante parties privatives cmprenant les infrmatins et dcuments suivants (CSP, art. R 1334-29-4) : 1. Le rapprt de repérage des matériaux et prduits de la liste A cntenant de l amiante ; 2. Le cas échéant, la date, la nature, la lcalisatin et les résultats des évaluatins péridiques de l état de cnservatin, des mesures d empussièrement, des travaux de retrait u de cnfinement de matériaux et prduits de la liste A cntenant de l amiante u des mesures cnservatires mises en œuvre. Les diagnstics avant-ventes En cas de vente d un immeuble u d un lgement leur appartenant, les bailleurs snt tenus de furnir à l acquéreur un repérage des matériaux et prduits des listes A et B cntenant de l'amiante avant vente SUR Les parties cmmunes et privatives Ce cas de figure cncerne ntamment la vente Hlm (lgements prpsés à la vente à leurs ccupants), mais aussi des ventes en blc d immeubles à d autres bailleurs sciaux. L état amiante à la relcatin «ALUR» (en attente de décret d applicatin) La li ALUR du 24 mars 2014 instaure un état amiante à la relcatin, qui dit être intégré dans le dssier de diagnstic technique à furnir au nuveau lcataire (nuvel article 3.3 de la li du 6.07.1989 mdifiée) : «Art. 3-3. Un dssier de diagnstic technique, furni par le bailleur, est annexé au cntrat de lcatin lrs de sa signature u de sn renuvellement et cmprend : ( ) 3. Une cpie d un état mentinnant l absence u, le cas échéant, la présence de matériaux u prduits de la cnstructin cntenant de l amiante. Un décret en Cnseil d Etat définit les mdalités d applicatin du présent 3, ntamment la liste des matériaux u prduits cncernés ;». Nus ne dispsns pas à jur d infrmatins plus précises sur la frme de cet état et la liste des matériaux à intégrer. Il devrait s agir a minima de la liste A par chérence avec le DA-PP mais n ne peut exclure qu une liste plus étendue sit retenue. Les repérages avant travaux Lrsqu il effectue des travaux sur sn patrimine, le bailleur dit cmmuniquer aux entreprises, seln les cas, le Dssier technique Amiante (DTA) pur les parties cmmunes et les Dssiers Amiante Parties privatives (DAPP). En vue de permettre l évaluatin des risques par l entreprise, il dit en utre lui cmmuniquer en préalable à la cnstitutin de sn ffre un repérage de l amiante sur la base du prgramme de travaux envisagé. Les mdalités de réalisatin et la frme de ces repérages avant travaux snt définies par la nrme NFX 46-020.Les repérages peuvent prter sur tus matériaux, seln la nature des travaux à réaliser. Cmpte tenu de la nature des interventins de maintenance curante et de grs travaux usuellement réalisés par les bailleurs sciaux sur leur patrimine, le champ de ces repérages crrespnd aux listes A et B étendue à certains cmpsants figurant dans l annexe Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 8 sur 23
A de la nrme NF X 46-020 : n parlera de liste «AB+», étant précisé qu il s agit là d une définitin interne à Habitat Réuni. Les repérages avant démlitin En cas de démlitin ttale u partielle, le prpriétaire dit faire prcéder à un repérage de l ensemble des matériaux de la liste C et de tut autre matériau et prduit réputé cntenir de l'amiante. Dans ce cas, l pérateur de repérage recherche, à minima, les matériaux et prduits qui figurent dans annexe A de la nrme NF X 46-020. 3.3.3 L rganisatin attendue de la dnnée amiante La gestin de l infrmatin amiante est encre généralement rganisée, chez la plup2rt des bailleurs, cmme une simple gestin dcumentaire : le stckage des DTA, DA-PP et autres rapprts de repérage est fait sus frme de dcuments Wrd u PDF, sans explitatin ni archivage de l infrmatin sus frme de base de dnnées rattachée à la base de gestin patrimniale de l rganisme. Le système attendu dit permettre de cnstituer et gérer l infrmatin sus la frme de base de dnnées explitable et régulièrement actualisée, tant pur prduire des dcuments réglementaires à jur (DTA et DAPP en ligne et extractibles), que pur analyser à tut mment la situatin du patrimine au regard de la questin de l amiante. La dnnée sera dnc rganisée cmme suit. La structure du patrimine du bailleur est intégrée dans le système et synchrnisée avec sn système de gestin. Snt distingués les niveaux usuels de la hiérarchie patrimniale : Ensemble immbilier (= niveau «grupe», «résidence» ) Bâtiment Entrée / cage d escalier Etage Lgement Chaque ensemble immbilier est rattaché à un u plusieurs niveaux de gestin (agence, secteur ) ainsi qu à des territires (cmmune, EPCI, département, régin ) qui sernt ntamment utilisés pur les requêtes, filtres et tableaux de brd. Remarque : pur l amiante, le niveau du bâtiment et celui de l entrée/cage d escalier snt particulièrement imprtants car ils crrespndent au principal niveau de réalisatin des repérages et d analyse des impacts pératinnels de la présence éventuelle d amiante. Le cœur du système est cnstitué de la base des cmpsants du bâti susceptibles de cntenir des matériaux amiantés. Elle est structurée cnfrmément à la liste des MPCA furnie en annexe. Exemple : dans la famille de cmpsants «5. Planchers et planchers techniques», n distinguera : - un cmpsant «planchers» - une partie du cmpsant «revêtements de sls» Chaque cmpsant présente un certain nmbre de caractéristiques et infrmatins rattachées : - lcalisatin : rattachement à un élément du patrimine (seln les cas au niveau lgement, étage, bâtiment ), - Repérage fait u nn et histrique des repérages, - Présence u nn de MPCA, - Liste, type (A, B,), nature, caractéristiques et quantités éventuelles des MPCA repérés, le cas échéant (pur la nmenclature des MPCA : utiliser la liste de l annexe A de la nrme NF X46-020 en annexe), - Histrique des interventins amiante réalisées sur le cmpsant. Le système permet également d assurer le référencement et le stckage de tut dcument relatifs à la gestin de l amiante (rapprts de repérage, fiches travaux tel que recuvrement u retrait, PV analyse d air, ), dûment rattachés au patrimine cncerné. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 9 sur 23
Enfin, il permet d assurer le stckage et le référencement de l ensemble des plans et pièces graphiques cnstitués dans le cadre de la «cartgraphie amiante» du patrimine des assciés. Les plans snt susceptibles d être stckés sus deux frmes : - frmat graphique mdifiable (dcument sur la base duquel se fnt les mises à jur au fil des repérages successifs) - frmat PDF (cnsultatins en ligne et cmmunicatins aux tiers) Cette rganisatin est résumée dans le schéma ci-jint. SCHEMA D ORGANISATION DES DONNEES AMIANTE BASE DES COMPOSANTS Lcalisatin Référentiel PATRIMOINE 1. COUVERTURES Ensemble immbilier 2. PAROIS EXTERIEURES Bâtiment 3. PAROIS INTERIEURES Entrée / cage escalier 4. PLAFONDS ET FP Etage 5. PLANCHERS Qualificatin amiante DONNEES AMIANTE Lgement Planchers Revêtements 6. CONDUITS SUIVI DES REPERAGES ET INTERVENTIONS AMIANTE DOCUMENTS PLANS 7. ASCENSEURS ET MC 8. EQUIPEMENTS BASE DES MPCA 9. INSTALLATIONS IND. 10. FONDATIONS 11. VRD Dalles de sls Clles «FICHE DE VIE» Nature, quantité Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 10 sur 23
3.4 Descriptin des fnctinnalités attendues 3.4.1 Organisatin, stckage et mise à jur sécurisés de l ensemble des dnnées et dcuments amiante Stckage de l ensemble des dnnées, dcuments et pièces graphiques relatifs au repérage et à la gestin du risque amiante sur le patrimine Dssier Technique Amiante et sa fiche récapitulative Dssier Amiante Parties Privatives Tus autres dcuments et infrmatins relatifs aux MPCA sur le patrimine, y cmpris dcuments graphiques L ensemble des dcuments sera stcké au frmat PDF. Actualisatin Fnctins de mise à jur gérées via interface Web en accès sécurisé ; Pssibilité de mise à jur à partir de fichiers de dnnées de frmats standards (xls, csv ) furnis par les pérateurs de repérage dans le cadre de la cartgraphie amiante ; Pssibilité de mise à jur d infrmatins en masse, sur un ensemble d immeubles u de lgements présentant des caractéristiques similaires ; Gestin de l histrique et des indices de mise à jur. 3.4.2 Accès sécurisé et cnsultatin via une interface Web pur les cllabrateurs de l rganisme et les tiers autrisés Accès par interface Web, sécurisée avec drit d accès et différents niveaux de drits Organisme / administrateur Organisme / cnsultatin simple sur tut u partie du patrimine Prestataire u autre tiers autrisé (AMO, maître d œuvre ) avec accès restreint au patrimine d interventin u analyse Traçabilité des cnnexins et cnsultatins de dcuments. Le Titulaire dit garantir la traçabilité de l ensemble des cnsultatins des DTA u DAPP par les entreprises avant travaux (bligatin du dnneur d rdre de mettre à dispsitin les infrmatins et de s assurer qu elles nt été cnsultées). Le Titulaire décrit dans sn mémire technique, la slutin prpsée pur garantir la traçabilité de l ensemble des cnsultatins du DTA u DAPP. Aide en ligne : le système devra prévir une aide en ligne, à minima sur les écrans accessibles aux prestataires. 3.4.3 Prductin des éléments d infrmatin des tiers (prestataires, lcataires ) requis par la règlementatin amiante L bjectif est d assurer la prductin des dssiers réglementaires, à partir des dnnées amiante cmplétées dans la base. DTA / Dssier technique amiante - Mise en place d un DTA en ligne, rganisé cnfrmément aux prescriptins du Cde de la Santé Publique (cf 3.3 et textes de référence) - Actualisatin autmatique du DTA et de sa fiche récapitulative, à l intégratin de nuvelles dnnées (repérages cmplémentaires, travaux de retrait ) - Fnctin de validatin du DTA et de sa fiche récapitulative actualisée par l pérateur de repérage - DTA et fiche récapitulative du DTA cnsultables en ligne, ainsi que l ensemble des dcuments et pièces graphiques assciés (rapprts de repérages, plans ) - Pssibilité d exprter sus frmat PDF, la fiche récapitulative et tut u partie du DTA Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 11 sur 23
DA-PP / Dssier Amiante Partie Privatives - Mise en place d un DA-PP en ligne, rganisé cnfrmément aux prescriptins du Cde de la Santé Publique (cf 3.3 et textes de référence) - Actualisatin autmatique du DA-PP, à l intégratin de nuvelles dnnées (repérages cmplémentaires, travaux de retrait ) - Fnctin de validatin du DA-PP actualisé par l pérateur de repérage - DA-PP cnsultable en ligne, ainsi que l ensemble des dcuments et pièces graphiques assciés (rapprts de repérages, plans ) - Pssibilité d exprter le DA-PP sus frmat PDF Etat Amiante à la relcatin «ALUR» - Le système prpsé permettra de prduire autmatiquement, à partir des dnnées intégrées, l état amiante à la relcatin pur un lgement dnné. 3.4.4 Reprting, analyse et extractin de dnnées L util devra permettre d assurer des fnctins simples d analyse et de reprting de la situatin amiante du patrimine, sur la base d une série d indicateurs et de tableaux de brd présentés ci-après. Indicateurs standards - Taux de réalisatin des repérages amiante - Niveau de présence de matériaux amiantés - Quantités de matériaux amiantés repérés - Classe Amiante PSP = classement en 4/5 catégries seln le type, la fréquence et la lcalisatin des MPCA repérés. Exemple : Classe A : aucun MPCA repéré Classe B : faible présence de MPCA, u limitée à des parties d uvrage à faible enjeu Classe C : présence significative de MPCA, sur des parties d uvrage à enjeu Classe D : présence généralisée de MPCA sur l ensemble du bâtiment Tableaux de brd standards T1. Avancement campagne de repérage «cartgraphie amiante» Filtres sur territire et/u niveau de gestin, Type de patrimine en clnne (individuel/cllectif) Niveau d avancement en ligne : Nn / En curs / Achevé Dnnées : nb et % d ensembles immbiliers, bâtiments, lgements (surfaces?) analysés T2. Niveau de présence amiante Filtres sur territire et/u niveau de gestin + Filtre sur état d avancement repérage Type de patrimine en clnne (individuel/cllectif) + Lcalisatin (parties cmmunes/parties privatives) Cmpsants en ligne Dnnées : taux de présence de MPCA en % et quantités Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 12 sur 23
T3. Type de MPCA - détail Filtres sur territire et/u niveau de gestin + Filtre sur état d avancement repérage Type de patrimine en clnne (individuel/cllectif) + Lcalisatin (parties cmmunes/parties privatives) Cmpsants en ligne + nature des MPCA assciés Dnnées : taux de présence de MPCA en % et quantités T4. Classe amiante PSP Filtres sur territire et/u niveau de gestin + Filtre sur état d avancement repérage Type de patrimine en clnne (individuel/cllectif) Classe Amiante PSP Dnnées : nb et % ensembles immbiliers, bâtiments et lgements Autres besins Pur les besins d analyse plus élabrés, deux cas de figure peuvent se présenter : - Dévelppement spécifique de nuveaux indicateurs et tableaux de brd dans le système de gestin de dnnées amiante - Récupératin des dnnées du système pur traitement et explitatin dans d autres utils (systèmes décisinnels ntamment, bus data, util de gestin technique, PSP, etc.) Le système permettra dnc, au chix et seln les chix de chaque asscié : - PRIX FORFAITAIRE : de prcéder à des extractins ttales u partielles des dnnées de la base, - SUR COMMANDE SPECIFIQUE : de dévelpper de nuveaux indicateurs et tableaux de brd 3.4.5 - Système de ntificatins Le système de gestin des dnnées amiante devra cmprendre un util paramétrable de génératin autmatisée de ntificatins par curriel. Les éléments paramétrables sernt à minima : - Le cntenu des messages - Les listes de destinataires - Les événements de déclenchement des ntificatins. Exemple : envi autmatique d un curriel aux prestataires cncernés en cas de mdificatin d un DTA le cncernant. 3.5 Exigences techniques 3.5.1 - Vlumétries Le système devra permettre de fnctinner, seln les exigences techniques listées ci-après. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 13 sur 23
3.5.2 Accès par navigateur internet Le système de gestin des dnnées amiantes devra être accessible sur le réseau internet avec un navigateur internet. Le système devra supprter à minima les navigateurs suivants : Internet Explrer versin 9 et ultérieures Firefx versin 18 et suivantes Chrme versin 24 et suivantes Safari versin 6 et suivantes 3.5.3 - Architecture applicative Le Titulaire décrira et argumentera l architecture applicative de sa slutin. Dans un suci d évlutivité et d adaptabilité (besins d intercnnexin avec les systèmes d infrmatin des Assciés), le Titulaire furnit une architecture mdulaire et s appuyant sur des technlgies uvertes (API, webservices, XML, ETL). Il ne purra en aucun cas refuser une demande d intercnnexin u interface en lecture / écriture avec un autre éditeur u un autre lgiciel, à partir du mment ù il en a eu la demande du puvir adjudicateur. 3.5.4 Outils de créatin de requêtes et de génératin d états Le Titulaire furnira une slutin technique qui permettra à certains utilisateurs d Habitat Réuni (prfil administrateur), de : - créer des requêtes sur les dnnées du système de gestin des dnnées amiante à partir d un mdule accessible à un nn infrmaticien (de type util décisinnel) - d exprter les dnnées de ces requêtes sus frme d états, aux frmats bureautiques standards : excel, wrd, PDF... 3.5.5 - interface avec les Systèmes d Infrmatin des assciés Le Titulaire furnira une slutin technique permettant la synchrnisatin bidirectinnelle de dnnées avec les différents ERP des Assciés. Cette slutin devra permettre, à minima, la synchrnisatin planifiée d infrmatins aux frmats csv, txt et XML. Le Puvir Adjudicateur définira les frmats standardisés d interfaces entrantes et srtantes (sus frme de fichiers txt, csv u XML), quel que sit l ERP utilisé : - Interface entrante (sens ERP => système de gestin des dnnées amiantes) : un frmat de fichier(s) généré(s) par chacun des ERP. Les dnnées cntenues dans ce(s) fichier(s), sernt imprtées autmatiquement et à fréquence planifiée dans le système de gestin des dnnées amiante - Interface srtante (sens système de gestin des dnnées amiantes => ERP) : un frmat de fichier(s) généré(s) par le système des dnnées amiante. Les dnnées cntenues dans ce(s) fichier(s), sernt exprtées autmatiquement et à fréquence planifiée par le Système de Gestin des Dnnées Amiante. Dans le cadre de la prestatin frfaitaire, le Titulaire réalisera les dévelppements permettant : - Pur l interface entrante : l imprt dans le Système de Gestin des Dnnées Amiante des dnnées en prvenance de l ERP de chaque Asscié, seln le frmat défini par le puvir adjudicateur - Pur l interface srtante : l exprt des dnnées du Système de Gestin des Dnnées Amiante vers l ERP de chaque Asscié, seln le frmat défini par le puvir adjudicateur - l autmatisatin des interfaces entrantes et srtantes Le Puvir Adjudicateur prendra à sa charge, pur chacun des ERP des Assciés : - Pur l interface entrante : l exprt des dnnées au frmat qu il aura défini - Pur l interface srtante : l imprt des dnnées au frmat qu il aura défini 3.5.6 - Sécurité des dnnées et des transferts d infrmatins Le Titulaire prpsera des slutins techniques garantissant au puvir adjudicateur la sécurité de ses dnnées, tant au niveau de leur hébergement que de leur transmissin et leur publicatin sur le système de gestin des dnnées amiante. Les dnnées hébergées sernt sauvegardées chaque jur, chaque semaine, et chaque mis suivant les prcédures générales de sauvegarde des dnnées. Les dnnées sauvegardées devrnt être stckées u répliquées sur un site distant du site d hébergement afin de prémunir au Puvir Adjudicateur de tut risque de perte de dnnées en cas de sinistre survenu sur le centre d hébergement. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 14 sur 23
3.5.7 - Temps de répnse Les temps de répnse pur l accès aux interfaces de saisie du système de gestin des dnnées amiante divent être inférieurs à 5 secndes dans 95 % des cas et 10 secndes dans 5 % des autres cas cnstatés. Les temps de répnse pur l accès aux indicateurs, aux tableaux de brd et aux reprting prduits par le système de gestin des dnnées amiante divent être inférieurs à 10 secndes dans 95 % des cas et 60 secndes dans 5 % des autres cas cnstatés. 3.5.8 - Hébergement Le Titulaire assurera l hébergement et le maintien en cnditins pératinnelles de l ensemble des cmpsants nécessaires au bn fnctinnement du système de gestin des dnnées amiante. Le Titulaire devra prpser une architecture technique qui privilégiera l utilisatin d envirnnements virtualisés. Le Titulaire assurera un service d hébergement garantissant un haut niveau de dispnibilité du système de gestin des dnnées amiante : le centre d hébergement du Titulaire u de sn sus-traitant hébergeur devra être de niveau Tier III u Tier IV. L hébergeur devra prpser un buclier cntre les infiltratins inpinées, les virus, les pertes accidentelles de dnnées, les falsificatins et autres crruptins éventuelles. Le système de gestin des dnnées amiante devra être accessible 24h/24, 7 jurs sur 7. Le Titulaire garantira une dispnibilité mensuelle de 99% du système de gestin des dnnées amiante les jurs uvrés, du lundi au vendredi, de 8h00 à 22h00. En cas de sinistre survenu sur sn centre d hébergement, le Titulaire devra garantir un délai d indispnibilité du système de gestin des dnnées amiante de 4h00 maximum les jurs uvrés, dans les plages hraires définies ci-dessus. Le cumul des indispnibilités sur un même mis les jurs uvrés dans les plages hraires 8h00/22h00, ne devra pas dépasser 4h00. Dans sn mémire technique, le Titulaire décrira l architecture technique de la slutin prpsée et de l envirnnement d hébergement. Il précisera en qui elle lui semble la plus à même de remplir les exigences de perfrmances, de dispnibilité et de sécurité des dnnées. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 15 sur 23
ARTICLE 4 : ORGANISATION & INSTANCES DU PROJET 4.1 L équipe prjet est structurée cmme suit : Pur Habitat Réuni : - Le chef de prjet Habitat Réuni, est en charge de la crdinatin du prjet; - Une cellule fnctinnelle cmpsée de référents en charge des différents dmaines fnctinnels du prjet. Les référents fnctinnels précisent le besin fnctinnel devant être cuvert; Chez chaque Asscié - Un crrespndant technique en charge du suivi du dérulement de l ensemble de la partie technique du prjet ; 4.2 Instances du prjet 4.2.1 Réunin de lancement de prjet Objectif Initialisatin et fficialisatin du prjet. Fréquence Début de prjet. Lieu Salle de réunin au siège d Habitat Réuni Ordre du jur Organisatin du prjet ; type Prise en charge ; Jalns ; Planning ; Livrables. Organisateur Le chef de prjet du puvir adjudicateur Participants Le chef de prjet du puvir adjudicateur; Le représentant du/des Département/service ayant puvir de décisin ; Le représentant du Titulaire ayant un puvir décisinnel ; Le chef de prjet du Titulaire ;. Cmpte rendu Rédigé par le chef de prjet du Titulaire Cette réunin fficialise le lancement du prjet. Elle permet de valider le planning cmplet détaillé (tâches, jalns ), l rganisatin et le périmètre de respnsabilité de chacun à tutes les équipes mbilisées sur le prjet. 4.2.2 Un Cmité de Piltage Objectif Garantir l abutissement du prjet dans le respect du cadre cntractuel. Fréquence Mensuelle. Lieu Salle de réunin au siège d Habitat Réuni Ordre du jur Avancement ; type Pints durs ; Risques ; Besins ; Changements ; Validatins ; Décisins. Organisateur Le chef de prjet du puvir adjudicateur Participants Le chef de prjet du puvir adjudicateur; Le représentant du Département/service ayant puvir de décisin ; Le représentant du Titulaire ayant un puvir décisinnel ; Le chef de prjet du Titulaire ; Cmpte rendu Rédigé par le chef de prjet du Titulaire sus 5 jurs uvrés. Le Cmité de piltage se tient infrmé de l avancement et du dérulement du prjet Validatin des demandes de changement qui impactent le cntrat (ex : évlutins technlgiques majeures, évlutins du périmètre, des délais ) ; Validatins frmelles des livrables du prjet ; Arbitrage des décisins qui lui snt remntées par le Cmité de suivi. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 16 sur 23
4.2.3 Un Cmité de Suivi Objectif Suivi pératinnel des différents chantiers du prjet. Fréquence Hebdmadaire. Lieu Cnférence téléphnique Ordre du jur Avancement ; type Pints durs ; Risques ; Besins ; Pints à arbitrer au cmité de piltage ; Validatin des dcuments: Cmpte rendus, pint intermédiaires, livrables Organisateur Chef de prjet du Titulaire. Participants Le chef de prjet du puvir adjudicateur; Le chef de prjet du Titulaire ; Un u plusieurs experts techniques u fnctinnels en cas de besin. Cmpte rendu Rédigé par le chef de prjet du Titulaire sus 2 jurs uvrés. Sn rôle est de faire un pint frmel sur l avancement du prjet, sur les prblématiques techniques, fnctinnelles et rganisatinnelles rencntrées : Suivi pératinnel du prjet en respectant les cuts /délais et qualité Piltage du u des prestataires Identificatin et remntée des risques et pints à arbitrer au cmité de piltage Validatin des dcuments: Cmpte rendus, pint intermédiaires, livrables Ce cmité est garant de l abutissement du prjet grâce à un suivi au plus près du prjet. 4.3 Lgistique Tut cmité, réunin, frmatin, etc. se dérule dans les lcaux du siège d Habitat Réuni à Paris. ARTICLE 5 DETAIL DES PRESTATIONS ATTENDUES 5.1 Cnceptin du système de gestin des dnnées amiante Il s agit pur le Titulaire de réaliser les travaux de cnceptin générale et de cnceptin détaillée du Système de gestin des dnnées amiante : - Cncevir la slutin lgicielle et, le cas échéant, ses interfaces avec les applicatins envirnnantes ; - Définir l architecture technique de la slutin ; - Définir les mdalités de migratin des dnnées ; - Réaliser et rendre accessible le référentiel dcumentaire sur le périmètre cncerné ; - Identifier les arbitrages nécessaires au respect du délai, du périmètre et des cûts du prjet. Livrables - Prgramme de travail pur les étapes de cnceptin générale et détaillée, fnctinnelle et technique ; - Liste frmalisée des sujets demandant un apprfndissement u/et des précisins u/et un arbitrage pur les étapes de cnceptin générale et détaillée, fnctinnelle et technique. - Dssier de cnceptin générale cmprenant : Spécificatins générales des paramétrages à réaliser; Spécificatins générales des dévelppements identifiés ; Spécificatins générales des éditins à prduire ; Spécificatins générales des interfaces de synchrnisatin avec les systèmes d infrmatin des assciés; Dictinnaire de dnnées mis à jur ; - Dssier de cnceptin détaillée cmprenant : Spécificatins détaillées fnctinnelles et techniques des fnctins à paramétrer ; Spécificatins détaillées fnctinnelles et techniques des dévelppements identifiés ; Spécificatins détaillées fnctinnelles et techniques des éditins à prduire ; Spécificatins détaillées fnctinnelles et techniques des interfaces de synchrnisatin avec les SI des assciés; Dictinnaire de dnnées cmplété dans sa partie technique (identificatin des champs dans l applicatin cible) ; Dssier d architecture technique et d explitatin. Délai de réalisatin Le délai de réalisatin maximal de la prestatin de cnceptin est de 4 semaines. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 17 sur 23
5.2 Réalisatin du système de gestin des dnnées amiante Il s agit pur le Titulaire d effectuer les dévelppements définis lrs de la prestatin de cnceptin. Le Titulaire réalise également le prgramme de reprise des dnnées. Au curs de cette prestatin, le Titulaire s assure de l adéquatin de sa livraisn aux besins fnctinnels, cntraintes techniques et niveaux de services exprimés par le marché. La prestatin intègre aussi la préparatin, la réalisatin et la dcumentatin des tests unitaires, sur l envirnnement de dévelppement : - Des cmpsants paramétrés et des cmpsants spécifiques, destinés ensuite, dans le cadre de la prestatin, à être assemblés entre eux ; - Des interfaces avec les ERP des assciés ; - Des prgrammes de reprise de dnnée (cf dédié). Enfin, cette prestatin cmprend également la mise en place et la mise à jur des fnctins d aide en ligne à destinatin des utilisateurs. Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire snt les suivants : - Paramétrage pératinnel pur l ensemble des cmpsants paramétrés et cnfrme aux besins ; - Dévelppements pératinnels pur l ensemble des cmpsants spécifiques et cnfrmes aux besins ; - Aide en ligne intégrée au système ; - Dssiers de paramétrage fnctinnel et technique pur les fnctins paramétrées mis à jur ; - Dssiers de spécificatins fnctinnelles et techniques des dévelppements spécifiques mis à jur ; - Dssier de cnceptin fnctinnelle et technique mis à jur et cmplété en fnctin de l ensemble des infrmatins dispnibles ; - Dssiers de tests unitaires réalisés par le Titulaire (pur chaque niveau : cas de tests mis en euvre et pur chacun d eux, scénaris de tests, jeux d essais, résultats attendus et btenus) ; - Tests unitaires réalisés pur l ensemble des fnctins paramétrées et dévelppées. Délai de réalisatin Le délai de réalisatin maximal de la prestatin de réalisatin est de 12 semaines. 5.3 Tests d intégratin Il s agit pur le Titulaire : - De réaliser les tests d intégratin de l ensemble de la livraisn : tests d ensemble fnctinnels et techniques et en particulier de nn régressin d ensemble, de perfrmances, les tests aux limites, les interfaces, etc., sur l envirnnement d intégratin furni par le Titulaire ; - De réaliser les tests d intégratin de dnnées avec les systèmes d infrmatin des assciés ; - De furnir les scénaris, jeux et cmptes rendus des tests qu il aura effectués ; - D assister le puvir adjudicateur dans ses pératins de vérificatin. Livrables - Système assemblé et testé par le Titulaire ; - Dssiers des tests internes d intégratin, fnctinnels et techniques (degré de cuverture, cas de tests mis en euvre et pur chacun d eux, scénaris de tests, jeux d essais et rigine des dnnées de test, résultats attendus et btenus, scénaris et cmptes rendus des tests de perfrmance, de dispnibilité et de sécurité) ; - Cmptes rendus des tests d intégratin ; - Dcumentatin fnctinnelle, technique et d installatin sur l envirnnement infrmatique d intégratin, chérente avec la cnfiguratin lgicielle ; Délai de réalisatin Le délai de réalisatin maximal de la prestatin de tests d intégratin est de 2 semaines. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 18 sur 23
5.4 Appui à la recette de la slutin Il s agit pur le Titulaire : - D installer et de garantir le bn fnctinnement de l envirnnement de recette furni par le Titulaire ; - Garantir au puvir adjudicateur de bnnes cnditins de réalisatin des tests de réceptin sur l ensemble de la slutin tests de réceptin fnctinnelle et technique d ensemble et en particulier : de perfrmance, de sécurité, de dispnibilité ; interfaces ; - De furnir au puvir adjudicateur les jeux de dnnées nécessaires à la réalisatin de ces tests ; - De mettre à dispsitin des équipes du puvir adjudicateur un util extranet de de déclaratin et de suivi des anmalies (de type mantis, redmine, redbth ) - Traiter les demandes utilisateurs (diagnstic sur la demande, crrectin, répnse utilisateur) ; - Furnir un supprt technique durant tut le dérulement de la recette ; - De crriger les anmalies détectées durant la recette ; - De mettre à jur l ensemble de la dcumentatin fnctinnelle et technique afin d assurer sn alignement avec la slutin livrée. Livrables Système assemblé et testé par le Titulaire, installé sur l envirnnement infrmatique de réceptin furni par le Titulaire ; - Slutin de gestin des anmalies ; - Dcumentatin fnctinnelle, technique et d installatin sur l envirnnement infrmatique d intégratin du SMA à jur, chérente avec la cnfiguratin lgicielle ; - Fiches d anmalies détectées pendant la recette traitées Délai de réalisatin Le délai de réalisatin maximal de la prestatin de recette est de 2 semaines. A l issue de la phase de recette, le puvir adjudicateur peut prnncer la Validatin d Aptitude du système de gestin des dnnées amiante seln les cnditins précisées au CCAP. 5.5 Frmatin Il s agit pur le Titulaire de frmer au système de gestin des dnnées amiantes un grupe d utilisateurs piltes du Puvir Adjudicateur cnstitué de : - 1 utilisateur référent par Asscié, - le chef de prjet d Habitat Réuni. Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire snt les suivants : - Animatin de la frmatin ; - Supprts de frmatin. 5.6 Mise en prductin et dépliement Cette prestatin cuvre le basculement en prductin du système de gestin des dnnées amiante et l accmpagnement des utilisateurs dans les 1ers mis d utilisatin. La stratégie de dépliement retenue cnsiste à déplyer sur deux sites piltes équipés de deux ERP différents, puis de déplyer l ensemble des autres Assciés après validatin des deux piltes. Il s agit pur le Titulaire : - De réaliser le prcessus de basculement sur l ensemble du dépliement (sur 2 sites piltes puis dépliement prgressif sur l ensemble des Assciés) : Installer et de garantir le bn fnctinnement des envirnnements de pré prductin et de prductin sur le site d hébergement ; Réaliser le basculement du système de gestin des dnnées amiante et des dnnées reprises sur l envirnnement de prductin (chargement de la base, assistance à la mise en prductin, etc.) - D assurer le supprt de la slutin durant la péride de dépliement : Assurer le supprt aux utilisateurs seln les mdalités définies ; Assurer la crrectin des anmalies rencntrées durant la phase de dépliement - S assurer du respect des niveaux de service cntractuels (dans les dmaines perfrmances, dispnibilité, sécurité, etc.); Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 19 sur 23
Mettre à jur la dcumentatin pur qu elle sit chérente avec la cnfiguratin lgicielle testée, crrigée et déplyée : dssier de cnceptin (dnt spécificatins fnctinnelles et techniques détaillées), dssiers de paramétrage et de prgrammatin, dssier d architecture technique. Livrables Les principaux résultats attendus du Titulaire snt les suivants : - Système de gestin des dnnées amiante installé sur les envirnnements de pré prductin et de prductin pératinnels sur le site d hébergement du Titulaire; - Dnnées surces reprises en envirnnement de prductin et ensemble des livrables liés à la reprise des dnnées attendus préalablement à la mise en prductin ; - Supprt aux utilisateurs mis en place ; - Maintenance crrective pendant la durée du dépliement ; - Dcumentatin fnctinnelle, technique, d installatin, d explitatin, d'administratin, et de supervisin à jur, chérente avec la cnfiguratin lgicielle Délai de réalisatin La mise en prductin et le dépliement du système de gestin des dnnées amiante est réalisé en 2 temps : - Une première phase pilte d une durée de 1 mis permet la mise en prductin du système de gestin des dnnées amiante pur deux Assciés «piltes»; - Une phase de généralisatin d une durée de 2 mis permet la mise en prductin du système de gestin des dnnées amiante pur l ensemble des Assciés. 5.7 Hébergement Le Titulaire devra furnir et héberger l ensemble des cmpsants lgiciels nécessaires à l explitatin du système de gestin des dnnées amiante et en assurer le bn fnctinnement. A ce titre, il est chargé de : - la furniture des matériels et des lgiciels nécessaires au fnctinnement du système de gestin des dnnées amiante : Serveurs bases de dnnées tus lgiciels nécessaires au fnctinnement du système de gestin des dnnées amiante - la supervisin des serveurs, - des mises à jur lgicielles (serveur) ; - des sauvegardes, - du redémarrage des services Il sera aussi chargé d adapter la cnfiguratin d hébergement au vlume de dnnées stckées. L ensemble des utilisateurs devrnt puvir se cnnecter au système via un navigateur internet, en mde sécurisé (SSL). Cette prestatin fera l bjet d un cntrat pur la première année d explitatin. Il purra faire l bjet d un renuvellement annuel. Ce cntrat précisera ntamment les respnsabilités de chacune des parties, les pérides d interventins, les taux de dispnibilités assurés, les exclusins, etc. Le cas échéant, le cntrat purra faire référence aux cnditins d hébergement assurées par un prestataire tiers. Un envirnnement de prductin et un autre de pré prductin pur les tests devrnt être dispnibles. Le Titulaire furnira une architecture cmpatible avec les cntraintes d explitatin. Dans sa répnse, le Titulaire argumentera sur l architecture prpsée. Les plages hraires d utilisatin du système snt de 8h00 à 19h00 les jurs uvrés. Le Titulaire assurera ses pératins de maintenance des platefrmes d hébergement en dehrs de ces hraires. Le taux de dispnibilité mensuel ne devra pas être inférieur à 99,5%. Sécurité : la sécurité devra être prise en cmpte dans les dmaines de la tlérance aux pannes matérielles et dans celui de la réplicatin de dnnées. Une slutin repsant sur un envirnnement virtualisé est à privilégier. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 20 sur 23
5.8 Maintenance 5.8.1 Supprt utilisateur et maintenance crrective Il s agit pur le Titulaire de cnduire les actins permettant de maintenir en état de bn fnctinnement l ensemble des cmpsants du système de gestin des dnnées amiante livré et hébergé dans le cadre du marché, dans le respect des niveaux de service fixés par le marché. Ainsi, dans le cadre de cette prestatin, il revient ntamment au Titulaire : - D'assurer le supprt de secnd niveau sur le système de gestin des dnnées amiante : le Titulaire assure une permanence téléphnique jignable par les référents du puvir adjudicateur (numér nn surtaxé, 1 à 2 référents utilisateurs pur chaque entité : Habitat Réuni et assciés) de 9h à 18h du lundi au vendredi hrs jurs fériés ; Le Titulaire met à dispsitin une slutin de remntée des incidents rencntrés par les utilisateurs, accessibles par les utilisateurs référents, pssiblement une slutin identique à celle prpsée en phase de recette pur la gestin des anmalies ; - De prendre en cmpte et de crriger l ensemble des anmalies u incidents signalés par le puvir adjudicateur cncernant l ensemble applicatif livré (sur les envirnnements de pré prductin puis de prductin en fnctin de l étape), puis de relivrer, après crrectin des anmalies et tests, l ensemble des furnitures cncernées. - Les livraisns réalisées par le Titulaire dans le cadre de la maintenance crrective peuvent cncerner le paramétrage et les dévelppements réalisés par le Titulaire dans le cadre du présent marché u les crrectins des slutins du marché sur lesquelles peut éventuellement s appuyer le système de gestin des dnnées amiante (livraisn des crrectifs furnis par l éditeur de la slutin scle). Les principaux résultats attendus du Titulaire snt les suivants : - Prcédures de gestin du supprt et de la maintenance crrective ; - Cellule de supprt mise en œuvre, jignable par supprt téléphnique et via une plate-frme de gestin des incidents furnie par le Titulaire ; - Fiches des anmalies u incidents renseignées ; - Ensemble des paramétrages, dévelppements, utils du système crrigé, avec dcumentatin mise à jur, - Dssiers de tests des différents niveaux actualisés et à jur, - Système crrigé déplyé sur les différents envirnnements définis par le marché dans le respect du cntrat de service, - Ensemble applicatif cncerné maintenu en cnfrmité et pératinnel pur les utilisateurs ; - Dnner accès aux équipes du puvir adjudicateur à un util de suivi de l activité de maintenance cmprenant ntamment : Synthèse des demandes reçues Indicateurs de traitements des demandes avec leur statut (anmalies en curs par niveau de gravité, délai de traitement, ). 5.8.2 Maintenance évlutive (vlet à Prix unitaire sur cmmandes pnctuelles) En fnctin de ses besins, le puvir adjudicateur peut cmmander au Titulaire des prestatins d évlutin du système de gestin des dnnées amiante. Ces évlutins peuvent être simples (par exemple : mdificatin d une éditin) u cmplexe (par exemple : créatin d une nuvelle fnctinnalité). En fnctin de la cmplexité de ses besins, le puvir adjudicateur purra sit : - Passer cmmande au Titulaire d Unités d œuvre de réalisatin ; - Demander au Titulaire de réaliser une étude d impact Etude d impact Tute étude est initiée par une expressin de besin du puvir adjudicateur qui purra demander au Titulaire d effectuer une première étude d impact. Cette étude d impact permet de cibler l impact de la prise en cmpte du besin exprimé par le puvir adjudicateur sur le système de gestin des dnnées amiante. Cette étude d impact établie par le Titulaire l engage sur le cût, les délais et la qualité de la réalisatin. L étude d impact prduite par le Titulaire cmprendra, à minima : - Le périmètre applicatif de l évlutin : travaux nécessaires de mdificatins du cde existant, de créatins de nuveaux mdules u d applicatins. - Les myens, exprimés en unités d œuvres de réalisatin du marché u, à défaut d unité d œuvre de réalisatin crrespndant au besin exprimé, en jurs / hmme suivant les prfils d interventin prévus au marché. - Les délais nécessaires à la mise en euvre du prjet d évlutin, jusqu à sa mise en prductin Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 21 sur 23
Sur cette base, le puvir adjudicateur purra décider de passer cmmande des unités d euvre de réalisatin décrites par l étude d impact. Le délai maximal de réalisatin d une étude d impact par le Titulaire, à cmpter de la réceptin de l expressin de besin, est de 3 semaines. Unités d œuvre de réalisatin Chaque unité d œuvre de réalisatin cmprend l'ensemble des tâches nécessaires pur spécifier, réaliser, tester, et mettre en explitatin l bjet (écran, traitement, éditin, tableau de brd, indicateur, service métier) crée u mdifié. Cette prestatin cmprend à minima les actins suivantes : - Effectuer la cnceptin et les spécificatins détaillées des évlutins; - Réaliser les paramétrages et/u les dévelppements spécifiques, tests unitaires, d intégratin et de validatin; - Tester la nn-régressin glbale de l applicatin ; - Mettre à jur la dcumentatin assciée ; - Livrer et installer les évlutins (applicatin et dcumentatin) - Mise à niveau de l envirnnement de recette à partir des dnnées de prductin permettant la validatin des évlutins. - Mise en prductin après validatin par le puvir adjudicateur Après acceptatin par le puvir adjudicateur, les évlutins sernt cnsidérées cmme partie intégrante du système de gestin des dnnées amiante et sernt, à ce titre, cuvertes par la prestatin de maintenance crrective. - Adaptatin et dévelppements spécifiques (à chiffrer dans BPU) : Indicateurs et tableaux de brd Evlutins mdèles dssiers réglementaires Interfaçage en écriture vers système de gestin des rganismes 5.9 Service d explitatin Le Titulaire assurera, en phase d explitatin, un service d intégratin des dnnées qui lui sernt transmises par les pérateurs. Cette prestatin cmprend les actins suivantes : - Mise à dispsitin des pérateurs d une adresse email unique, dédiée à la réceptin des fichiers de dnnées transmis par chaque pérateur - Vérificatin de la cnfrmité des fichiers reçus, sur la base du frmat standard - Imprtatin des fichiers cnfrmes dans la base de dnnées amiante - Assurer un retur d infrmatin aux pérateurs sur les fichiers nn cnfrmes - Prduire un reprting mensuel à chaque Asscié sur les dnnées intégrées et les fichiers nn cnfrmes en attente de crrectin par les pérateurs 5.10 Réversibilité A l expiratin du présent marché u en cas de résiliatin de celui-ci pur quelque cause que ce sit, le Titulaire s'engage, dans les cnditins ci-après, à assurer la réversibilité des prestatins du présent marché afin de permettre au puvir adjudicateur de reprendre u de faire reprendre par un tiers désigné par celui-ci, l exécutin de ces prestatins et ce, dans les meilleures cnditins et sans discntinuité du service. Dans le cadre du prcessus de réversibilité, le Titulaire furnit au puvir adjudicateur u à tut tiers désigné par celui-ci tute l'assistance et les infrmatins nécessaires dans le cadre d'une phase dite de restitutin de la cnnaissance et de la respnsabilité pératinnelle. A l'issue de cette phase, les éléments de la prestatin, les fichiers et les dcuments pératinnels restent la prpriété du puvir adjudicateur u de ses ayants drit et snt restitués par le Titulaire. Tus les éléments restituables avant la fin de cette phase devrnt l'être dès que pssible. Au curs de la péride de réversibilité, le Titulaire assure les activités qui lui snt attribuées dans le cadre de la transitin avec le tiers en charge de la reprise des prestatins. Pendant la phase de réversibilité, les prestatins bjet du présent marché cntinuent à être assurées par le Titulaire. Durant cette péride, le Titulaire ne peut en aucune façn mdifier u réduire ses prestatins et ses bligatins. Le Titulaire s'engage à cllabrer lyalement avec le tiers en charge de la reprise des prestatins. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 22 sur 23
La réversibilité engage l ensemble des prestatins du présent marché, que celles-ci sient réalisées par le Titulaire u ses éventuels sus-traitants. Le Titulaire s engage à ne cnserver aucun élément cité ci-dessus à l issue de la phase de réversibilité, sauf accrd écrit de la part du puvir adjudicateur. La réversibilité cncerne l ensemble des éléments nécessaires à la reprise du service par un tiers. A ce titre, elle inclut : - L ensemble des livrables applicatifs et dcumentaires (dans leur dernière versin) prduits par le Titulaire au titre du marché ; - Les packages des dernières livraisns du système de gestin des dnnées amiante; - Les versins applicatives en curs sur les différents envirnnements (cde surce, fichiers de paramétrage, fichiers de dnnées, ) ; - Les patchs crrectifs u équivalents en curs de validatin ; - Les envirnnements tels que décrits au sein du présent marché ; - Tus les dcuments et prcédures cncernant les prestatins bjet du présent marché : - Ensemble de la dcumentatin prduite u maintenue durant le marché ; - Ensemble des prcédures de tests et jeux de dnnées utilisés ; - Carnet des demandes et travaux en curs de traitement ; Livrables - Plan de réversibilité (cntenant ntamment un échéancier des tâches liées à la réversibilité incmbant à chacune des parties) à remettre au plus tard deux semaines après la cmmande de la prestatin ; - Applicatins et dcumentatins au dernier état à jur et validé. Ces éléments snt furnis dans un état chérent. La versin des éléments en prductin est furnie ; - Dnnées stckées par le système de gestin des dnnées amiante : dump de base de dnnées (et schéma de dnnées lié) ; - Envirnnements et prcédures liées à la gestin des envirnnements ; - Carnet des demandes à jur lrs du transfert de respnsabilité avec le statut exact des demandes, ntamment celles cncernant les anmalies qui restent uvertes à cette date. Délai La durée de la prestatin de réversibilité est fixée à 2 mis. Marché de cnceptin, réalisatin, maintenance et hébergement d un système de gestin des dnnées amiante Page 23 sur 23