Gestion des formations des personnels de l'education Nationale V11.1 LES INSCRIPTIONS PAR LISTE CATEL ORLEANS-TOURS Difffusion -
SOMMAIRE 1 OBJECTIFS 2 CONTRAINTE 3 PRESENTATION GENERALE A L'identification B Les différents traitements 4 PRESENTATION DES PAGES ECRANS A Accueil B Le traitement des inscriptions par liste Phase 1 : la recherche d'un dispositif Phase 2 : Le recueil des candidatures au dispositif 1 Création de la candidature au dispositif 2 Création de la candidatures aux modules obligatoires et groupes 3 - Les modules facultatifs 4 Mises à jour des inscriptions 5 Suppression d'une inscription 6 Inscription de personnes Hors Administration C Les contrôles
1 - OBJECTIFS Une personne ayant autorité pour inscrire peut, par l intermédiaire de GAIA Intranet, inscrire une ou plusieurs personnes de son établissement (ou de son service), ou une ou plusieurs personnes hors de son établissement. 2 CONTRAINTE Une campagne d inscription doit être ouverte pour la période donnée, par les services gestionnaires de l application. 3 PRESENTATION GENERALE Le traitement «inscription par liste» de GAIA est accessible uniquement par les entrées responsables des niveaux académique ou départemental de GAIA. (repérables facilement par les fonds de couleurs vertes des écrans) Il permet d'inscrire, de mettre à jour ou de supprimer des inscriptions. Il s appuie : - d une part sur l identification de l acteur. - d autre part sur les niveaux de traitements décrits ci-dessous. A - L'IDENTIFICATION 1) Au niveau académique : - les chefs d'établissements du second degré auront l accès au module : Entrée par leur connexion habituelle les responsables de service rattachés à cet établissement devront avoir été au préalable rattachés dans le LDAP académique au groupe GAIA_RESP, après qu'un gestionnaire aura saisi l'uid de ce responsable 2) Au niveau départemental Seules les circonscriptions (IEN premier degré) auront l accès au module : Entrée par leur connexion habituelle
B LES DIFFERENTS TRAITEMENTS Phase 1 : La recherche du dispositif Choix de l'identifiant du dispositif ou recherche du dispositif : REGLE DE GESTION : la recherche du dispositif s effectue sur les dispositifs activés et faisant partie d une campagne ouverte. Phase 2 : Le recueil des candidatures au dispositif 1 - La création de la candidature au dispositif Au niveau académique : sélection des personnes de l établissement (ou du service) de connexion. recherche d une personne de l établissement (ou du service) ou d une personne hors établissement. Au niveau départemental : sélection des personnes de la circonscription de connexion recherche d une personne de la circonscription ou hors circonscription REGLE DE GESTION : La validation de la candidature s effectue lorsqu un module est sélectionné. REGLE DE GESTION : Une personne ne peut pas être inscrite à un dispositif si elle ne correspond pas aux critères des filtres éventuels liés aux modules. REGLE DE GESTION : Une personne ne peut pas être inscrite à un dispositif si son nombre de vœux maximum a été atteint. REGLE DE GESTION : La création d une candidature au dispositif met à jour le nombre de vœux du candidat. Remarque : La ou les personnes ajoutées à la liste des candidats sont obligatoirement inscrites au(x) module(s) obligatoire(s) et non désactivés du dispositif.
2 - La suppression de la candidature au dispositif REGLE DE GESTION : la suppression s effectue au niveau du dispositif. REGLE DE GESTION : la suppression d une candidature au dispositif met à jour le nombre de vœux du candidat. Remarques : Le responsable ne peut supprimer la candidature d'un candidat convoqué. Si vous annulez la dernière inscription à un module facultatif, la candidature sera supprimée automatiquement au niveau du dispositif. 3 Le recueil des modules et des groupes de la candidature. A partir de cette fonctionnalité, le responsable peut : - ajouter ou supprimer un ou plusieurs candidats à des modules. - affecter un numéro de groupe, de sessions ou d'organisations prévisionnelles ou changer de numéro de groupe, de sessions ou d'organisations prévisionnelles pour un ou plusieurs candidats. - visualiser l'état des candidatures à un module. MODULES : REGLE DE GESTION : Lorsqu un module est obligatoire, le module est automatiquement sélectionné pour la candidature. REGLE DE GESTION : Les filtres d inscription (éventuels) définis au niveau du module sont appliqués. GROUPES : REGLE DE GESTION : Les candidats non inscrits sont inscrits au groupe et au module s'ils ne sont pas déjà inscrits à un autre groupe, ou à aucun groupe. Un candidat ne peut être inscrit qu'à un seul groupe. DISPOSITIF : REGLE DE GESTION : En suppression, tous les candidats déjà inscrits à un module ou à un groupe sont effacés de ce module ou de ce groupe.
4 PRESENTATION DES PAGES ECRANS Exemple : séquence de travail AU NIVEAU ACADEMIQUE, sachant que pour le niveau départemental les écrans sont similaires. Pour les informations techniques, vous pouvez vous reporter au manuel «Lexique technique». Les validations d'écrans se font en cliquant sur le bouton «Suivant», après avoir coché ou saisi les données souhaitées. A - ACCUEIL Cet écran s'affiche à la connexion. Le choix de traitement s'effectue parmi la liste proposée sur la courbe de la terre. En positionnant la souris sur chacun des choix, une information s'affiche dans le petit cadre de gauche avec la flèche adéquate. Message propre à votre entrée : à initialiser avec le correspondant technique. Ceci est un message «défilant» : à initialiser avec le correspondant technique. Vous avez positionné la souris sur «Inscription», en cliquant, les écrans d'identification seront affichés et vous aurez accès au traitement des inscriptions.
B - LE TRAITEMENT DES INSCRIPTIONS PAR LISTE Phase 1 : La recherche d'un dispositif Vous faites votre choix dans l'écran suivant «Recherche d'un dispositif»: Plusieurs possibilités de recherche d'un dispositif. Vous pouvez chercher un dispositif : par son identifiant par un mot du libellé par un thème (choix dans une liste déroulante issue de la nomenclature locale). (Les deux dernières modalités de recherche ne sont pas exclusives et peuvent être combinées) En cliquant sur le bouton «Suivant», vous accédez à l'écran-liste affichant 1 ou plusieurs dispositifs appartenant à un calendrier d'inscription par liste ouvert.
En cliquant sur l'identifiant du dispositif vous accédez aux écrans d'inscription des candidats. En cliquant sur cet icône, vous visualisez les caractéristiques du dispositif. Visualisation du dispositif en cliquant sur l'icône «loupe» :
Phase 2 : Le recueil des candidatures au dispositif 1 - Création de la candidature au dispositif Vous avez accès aux écrans «candidats» pour les inscrire. a) Il n'y a aucun candidat : Rappel de l'identifiant et du libellé du dispositif. Rappel de l'établissement (et du service éventuellement). b) Il y a des candidats à ce dispositif : Le nombre de candidats concernés est rappelé ici. Dans les 2 cas, cliquez sur le bouton «Ajouter des candidats».
L'écran suivant s'affiche : Si vous souhaitez inscrire une personne dont vous connaissez les coordonnées, renseignez son nom, son prénom et cliquez sur le bouton «Suivant». --> La recherche s'effectuera alors sur l'ensemble des personnels de l'académie. Un écranliste s'affiche avec la liste des personnels répondant aux critères de choix. Sinon cliquez sur le bouton «Suivant» : --> un écran-liste s'affiche avec la liste des personnels de votre établissement ou service, non candidats à ce dispositif.
Choix global de tous les personnels de l'établissement. Choix par personne, ligne à ligne. /.../ Dans cet écran, vous pouvez : choisir toutes les personnes listées en cliquant sur la case en haut et à gauche du libellé «Nom-Prénom» choisir les personnes une par une en cochant les cases à gauche de la ligne correspondant à leur nom. La validation de votre choix, se fait en cliquant sur le bouton «Suivant» ; vous revenez alors à l'écran rafraîchi : «Liste des candidats au dispositif...».
Exemple, 2 candidats sont ajoutés : Le nombre de candidats est modifié. Deux candidats supplémentaires. Cliquez ici pour continuer le travail. Vous avez créé une liste de candidats que vous pouvez INSCRIRE aux différents modules et groupes du dispositif sélectionné en cliquant sur le bouton «Mise à jour des candidatures».
2 - Création de la candidature aux modules obligatoires et groupes : L'écran suivant («arborescence du dispositif») s'affiche : Vous allez, en cliquant sur le LIBELLE d'un module, ou d'un groupe, inscrire les candidats sélectionnés précédemment à ce module, ou groupe. Un module Un groupe Une session Une organisation prévisionnelle. Dans notre exemple, aucune annulation n'est enregistrée. Dans notre exemple, tous les modules, sessions et organisations ont un filtre. Si vous cliquez sur le libellé d'une «branche» de l'arborescence, les candidats issus de la liste seront sélectionnés pour l'inscription en fonction des filtres actifs. Exemple : Cliquez sur le module 2853. C'est un module obligatoire et tous les candidats de la liste sont inscrits d'office, après sélection dans le filtre : Tous les candidats inscrits au dispositif sont inscrits au module.
En cliquant sur le bouton «Suivant», vous revenez à l'écran «arborescence» («Ajout/Suppression des modules au dispositif...») : Inscription au groupe 01. Cliquez sur le libellé du groupe 01 ; tous les candidats inscrits au module sont listés dans l'écran suivant : Dans cet écran, pour inscrire les candidats, vous pouvez : choisir toutes les personnes listées en cliquant sur la case en haut et à gauche du libellé «Nom-Prénom» choisir les personnes une par une en cochant les cases à gauche de la ligne correspondant à leur nom. La validation de votre choix, se fait en cliquant sur le bouton «Suivant» ; vous revenez alors à l'écran «arborescence».
Vous pouvez inscrire les candidats à d'autres modules, modifer les groupes (Exemple : inscription de 2 candidats au groupe 04. Rappel : un candidat ne peut être inscrit qu'à un seul groupe. Ces candidats ont été inscrits à un autre groupe précedemment. L'écran suivant permet de contrôler vos inscriptions aux groupes : RAPPEL : dans toutes les lignes d'écrans-liste où apparaît cet icône «loupe», vous avez accès à une visualisation des caractérsitiques de l'élément listé. Ici, des informations sur la personne. Dans cette colonne, sont rappelés les groupes auxquels sont inscrits les candidats. En cliquant sur cet icône, vous pouvez modifier le groupe, candidat par candidat. (voir plus loin)
3 Les modules facultatifs : Les candidats ne sont pas inscrits automatiquement aux modules facultatifs. L'écran suivant propose une sélection de candidats au dispositif : Etoile : candidature non enregistrée. Cliquez sur ce bouton pour continuer le travail. Les étoiles informent que ces candidats au dispositif ne sont pas encore inscrits à un module, à un groupe. Cliquez sur le bouton «Mise à jour des candidatures» et l'enregistrement sera effectif après les écrans suivants. Cochez les modules. Cochez l'un ou l'autre module (puisque les deux sont facultatifs) ou choisissezles deux pour poursuivre l'inscription.
Ecran de travail sur le module : inscription au module 2848 Cocher ici pour inscrire les candidats au module. Exemple : inscription de 2 candidats à ce module ; Puis, inscription d'un candidat au groupe 1 et d'un candidat au groupe 2 : Ecran de travail sur un groupe : groupe 1 Cocher ici pour inscrire les candidats au groupe. Idem pour le groupe 2.
Conclusion : 4 candidats sont inscrits au dispositif ; 2 au second module, groupe 1 et groupe 2. Rappel du libellé du module concerné. Deux candidats sont bien inscrits dans les groupes 1 et 2. Les candidatures au dispositif sont bien enregistrées ; l'étoile n'apparaît plus en début de ligne : Rappel du libellé du dispositif concerné.
4 Mise à jour des inscriptions : La mise à jour des inscriptions aux groupes se fait à partir de cet écran : Après avoir cliqué sur l'icône «suivant s'affiche : En cliquant sur cet icône, vous pouvez modifier le groupe, candidat par candidat.»(«groupe») pour la modification du groupe, l'écran Cochez les nouveaux groupes et cliquez sur le bouton «Suivant» pour enregistrer la modification et continuer le travail. Vous revenez à l'écran «Ajout/suppression de candidats..» rafraîchi.
Mise à jour des inscriptions aux modules : on peut créer ou supprimer une inscription dans un module facultatif, en cochant ou en décochant les cases situées en face des noms des candidats, dans l'écran suivant : 5 Suppression d'une inscription : La suppression de la candidature se fait au niveau du dispositif dans l'écran suivant : En cliquant sur cet icône, vous pouvez supprimer la candidature de cette personne. RAPPEL : En suppression, tous les candidats déjà inscrits à un module ou à un groupe du dispositif concerné sont effacés de ce module ou de ce groupe.
6 Inscription de personnes Hors Administration : Ecran-liste des personnels de votre établissement : Vous pouvez ajouter une personne en cliquant sur le bouton «Ajouter des candidats» : Renseignez dans l'écran ci-dessus le nom et le prénom de cette personne pour faire une recherche sur ces données.
Un écran-liste s'affiche et propose deux personnes : Si la personne recherchée n'y figure pas, cliquez sur le texte souligné en bas de l'écran : «cliquez sur Précédent pour modifier vos critères de recherche ou enregistrez la personne en provisoire» ; dans l'écran suivant, précisez les coordonnées de la personne :
La personne figure maintenant dans la liste des candidats au dispositif (12 au lieu de 11 dans le premier écran-liste) : 12 candidats Ligne correspondant à la nouvelle personne La personne est créée en provisoire et le traitement des inscriptions par liste se poursuit comme précédemment. --------------------------------------------------------- Pour QUITTER la gestion des inscriptions par liste, vous pouvez : cliquer sur les touches successives «Précédent», et remonter ainsi dans les écrans précédents. cliquer sur le menu de gauche pour changer de traitement. ATTENTION! Pour que l'inscription soit effective, il faut avoir validé tous les écrans jusqu'à ce que vous reveniez à l'écran «Liste des candidats au dispositif...».
C LES CONTROLES Les erreurs de saisie ou les résultats de recherches nuls sont signalés en haut de l'écran, en rouge comme dans cet exemple :