L entretien professionnel : mode d emploi La loi du 5 mars 2014 portant réforme de la formation professionnelle introduit un nouveau type d entretien obligatoire : l entretien professionnel. Vous devez convier vos salariés pour leur premier entretien professionnel avant le 7 mars 2016. Que recouvre exactement cette nouvelle obligation? Comment y faire face? Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de cette échéance? Ce guide sur l entretien professionnel a vocation à vous aider à mettre en place ces entretiens dans le délai imparti par le législateur, que vous soyez chef d entreprise, responsable formation ou des ressources humaines. En quoi suis-je concerné? Quel intérêt? A quel moment dois-je le mettre en place? Qu est-ce que je risque? Comment je m y prends? Les conseils TISSOT Laure G.C Juriste emploi-formation
L entretien professionnel : en quoi suis-je concerné? Toutes les entreprises sont concernées et doivent toutes se conformer à cette nouvelle obligation, et ce quel que soit leur effectif. L'entretien professionnel mis en place par la réforme a été pensé comme un «marqueur temporel» de mesure de l obligation faite aux employeurs de veiller à l employabilité de leurs salariés. Les partenaires sociaux et le législateur espèrent de ce nouvel entretien un contrôle du respect par l employeur de son obligation de former, en contrepartie de la suppression de la contribution de «0,9 %» et de la baisse des contributions des employeurs prévue par la réforme. Cet entretien est centré sur le salarié et son parcours professionnel. Il vous permettra de mieux accompagner le salarié dans ses perspectives d'évolution professionnelle (changement de poste, promotion, etc.), et d identifier ses besoins de formation. Au bout de 6 ans de présence, cet entretien permet de faire un état des lieux récapitulatifs du parcours professionnel du salarié. Attention, l entretien professionnel instauré par la loi ne doit pas porter sur l'évaluation du travail du salarié. L évaluation professionnelle du salarié doit être effectuée au cours d un entretien distinct. Pour mémoire, l entretien annuel d évaluation, facultatif, fait le bilan de l année écoulée (missions et activités réalisées au regard des objectifs visés, difficultés rencontrées, points à améliorer, etc.) et fixe les objectifs pour l année à venir. Vous pouvez cependant tout à fait mener ces deux entretiens de façon consécutive, mais en les distinguant bien. Par ailleurs, vous devrez impérativement établir deux comptes rendus distincts.
L entretien professionnel : quel intérêt? L entretien professionnel présente un grand nombre d intérêts, à condition d optimiser cette contrainte légale et de bien préparer ce rendez-vous. Un temps de dialogue L entretien professionnel est avant tout un moment de dialogue entre l employeur et son salarié. Certains employeurs de petites structures à taille humaine sont persuadés de communiquer chaque jour avec leurs salariés ou tout au moins de leur en laisser la possibilité en restant accessibles. Cependant, aborder certains sujets autour d un café ne remplace pas un vrai rendez-vous en tête à tête, formalisé. Ce moment privilégié entre l employeur et le salarié a un double objectif : identifier un projet professionnel répondant à la fois aux aspirations du salarié et aux besoins de l entreprise et définir les actions pertinentes à mettre en œuvre (formation, mobilité, validation des acquis, modification de poste, etc.) pour réaliser ce projet. Un outil au service du management L entretien professionnel doit porter sur les compétences de vos salariés, dans l optique de les développer. Quelles sont les actions de formation que le salarié doit suivre pour satisfaire toutes les exigences de son poste? Quelles qualités doit-il acquérir pour occuper le poste vers lequel il souhaite évoluer? Quel dispositif doit-il utiliser pour suivre telle formation? L entretien professionnel est un véritable outil stratégique de management RH, individuel et collectif. Il vous aide à identifier les compétences professionnelles dont vous disposez en interne et vous permet de fidéliser et faire évoluer vos salariés, en les valorisant et les motivant par de véritables perspectives de carrière. Un outil au service de la GPEC L entretien professionnel vous permet, si ce n est pas déjà le cas, d initier une démarche de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), dans une logique d anticipation des carrières, en renforçant la dimension RH de l entretien autour de la mobilité et des besoins de compétences. On ne peut développer les compétences collectives sans passer par les compétences individuelles : elles en sont la somme. Une aide à la construction du plan de formation L entretien professionnel vous offre l opportunité de gérer les compétences en cohérence avec la stratégie de l entreprise, anticiper les évolutions, identifier les besoins des salariés en formation et établir votre plan de formation pour l année à venir. Cet entretien vous permet aussi d estimer les priorités en matière de formation au sein de l entreprise de façon à construire un plan de formation pluriannuel, tout en vous inscrivant dans une logique d investissement formation sur le long terme. Il est donc impératif de bien préparer cet entretien. Conseil Tissot : Préparé, mené et suivi sérieusement, l entretien professionnel peut devenir un outil de développement des compétences et donc de performance pour l entreprise, la contrainte légale se transformant en opportunité stratégique.
L entretien professionnel : qui dois-je convier? Tous les salariés de votre entreprise ayant deux ans d ancienneté sont concernés par cet entretien professionnel. Seuls les salariés intérimaires ne sont pas concernés par cet entretien (l entreprise intérimaire s en chargeant directement). Sont par exemple aussi concernés les salariés en contrat d apprentissage depuis 2 ans, les CDD de remplacement de longue durée, etc. Notez-le : Outre l entretien professionnel, les salariés en télétravail et ceux dont la durée du travail relève du régime du forfait en jours annuel doivent bénéficier tous les ans d un entretien spécifique, centré notamment sur leurs conditions de travail et leur charge de travail. Vous devez informer chaque salarié de l existence de cet entretien professionnel, et ce dès son embauche. Réussir l entretien professionnel implique de votre part de préciser, en amont, les objectifs et les conditions de sa mise en œuvre. L existence et les modalités pratiques de l entretien peuvent être diffusées à l ensemble du personnel, par note interne, par réunion d information, ou par le biais des représentants du personnel s il y en a. L entretien professionnel : à quel moment dois-je le mettre en place? Vous devez recevoir une première fois tous les salariés présents dans votre entreprise dans les 2 ans suivant la publication de la loi, soit avant le 7 mars 2016. Vous devrez ensuite continuer de les recevoir au minimum tous les 2 ans. Pour les salariés embauchés après mars 2014, l entretien doit avoir lieu dans les 2 ans suivant leur embauche. Conseil Tissot : Simplifiez-vous la tâche! Vous pouvez choisir une période annuelle de référence pour faire passer ces entretiens, plutôt que de recevoir les salariés tous les 2 ans à la date-anniversaire de leur contrat. Sachez que vous devez également proposer systématiquement cet entretien aux salariés qui reprennent leur activité après une période d interruption due : à un congé de maternité ; à un congé parental à temps plein ou partiel (depuis la loi n 2014-873 du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes, à la demande du salarié, l'entretien peut avoir lieu avant la fin du congé parental d'éducation) ; à un congé d'adoption ; à un congé de proche aidant ; à un congé sabbatique ; à une période de mobilité volontaire sécurisée ; à un arrêt maladie de longue durée (au moins 6 mois) ; à un mandat syndical.
L entretien professionnel : qu est-ce que je risque? Tous les 6 ans, cet entretien prendra la forme d un bilan approfondi récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Cet état des lieux permet de vérifier que le salarié a effectivement bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années. Il permet également de s'assurer qu'au cours de ces 6 dernières années, le salarié a bénéficié d au moins 2 des 3 actions suivantes : avoir suivi au moins une action de formation ; avoir acquis un des éléments de certification professionnelle (diplôme, titre professionnel, etc.) par la formation ou par une validation des acquis de l'expérience (VAE) ; avoir progressé sur le plan salarial (augmentation individuelle, changement de coefficient, etc.) ou professionnel (en termes de fonctions, missions, responsabilités, etc.). La loi prévoit que pour les entreprises d au moins 50 salariés, si le salarié n'a pas bénéficié au cours des 6 dernières années des entretiens professionnels prévus et d'au moins 2 des 3 actions prévues par la loi, son compte personnel de formation (CPF) est crédité à hauteur de 100 heures s'il travaille à temps plein ou 130 heures s'il travaille à temps partiel. L employeur devra verser à son OPCA une somme de 3000 euros pour un temps plein et de 3900 euros pour un salarié à temps partiel. Attention : Si vous êtes dans l'obligation d'effectuer un tel abondement, vous devez effectuer le versement correspondant à l'opca de l'entreprise, avant le 1er mars de chaque année. À défaut de faire ce versement, votre entreprise sera mise en demeure d'y procéder et, en cas de nouveau manquement, devra verser au Trésor public un montant égal à la somme qui aurait dû être versée à l'opca, majorée de 100 %. Par ailleurs, l employeur peut être condamné à des sanctions pécuniaires par les tribunaux, si le salarié n a bénéficié d aucun entretien professionnel. L absence de formation ouvre également droit à des dommages et intérêts pour manquement à l obligation d adaptation et de maintien de l employabilité. La perspective de ce bilan fait peser sur ce rendez-vous bisannuel une véritable obligation de résultat, qui montre l importance de suivre un certain formalisme.
L entretien professionnel : comment je m y prends? Dois-je respecter un certain formalisme? La loi n impose aucun formalisme spécifique, si ce n est la remise au salarié d une copie du compterendu de cet entretien. Sauf accord collectif applicable à l entreprise précisant les modalités d organisation de l entretien professionnel, l entreprise définit librement les conditions de son déroulement. Conseil Tissot : Bien qu aucun formalisme ne soit imposé par la loi, nous vous recommandons vivement d établir un modèle-type de compte-rendu des échanges qui auront lieu et de le faire signer au salarié, afin de prouver le respect de vos obligations lors du bilan de parcours qui a lieu tous les 6 ans. Si le salarié ne souhaite pas évoluer malgré vos propositions de formation, il est préconisé de le faire apparaître dans le compte-rendu. Nous vous conseillons également de définir une procédure et des conditions de mise en œuvre précises pour ces entretiens et d en d informer les salariés. Quand vous convoquez vos salariés à leur entretien professionnel, vous pouvez leur fournir un guide de préparation. Veillez à leur laisser un temps suffisant entre la convocation et la date de l entretien. Privilégiez un lieu calme et neutre pour le déroulement de cet entretien et même si votre emploi du temps est chargé, laissez-vous un temps suffisant d échange (1h/1h30). Quels sujets dois-je aborder? Concrètement, l entretien professionnel est un échange sur le parcours du salarié, ce qui implique de chacun de vous une phase de préparation. Conseil Tissot : Un grand nombre de thèmes peuvent être abordés et pour ne rien oublier, nous vous conseillons d établir une grille d entretien, qui vous servira de «fil rouge» tout au long de vos échanges et vous aidera par la suite de remplir le compte-rendu écrit dont copie sera remise au salarié. Vous pouvez notamment aborder les thèmes suivants: le parcours professionnel du salarié : sa formation initiale, ses expériences précédentes, les activités et compétences exercées par le salarié depuis le début de sa carrière professionnelle ; le poste de travail du salarié : quelles sont ses tâches, ses missions, quelles sont ses compétences, les difficultés rencontrées (sans pour autant tomber dans le travers de l évaluation de son travail) ; les souhaits de changement, l évolution qu il souhaite et celle que vous envisagez pour lui si vous avez une démarche de GPEC ; les formations qu il a déjà suivies, les certifications qu il a obtenues (diplôme, certificat de Qualification Professionnelle CQP, etc.) ; les actions de formation, de bilan de compétences ou de VAE à mettre en place. Le contenu de l entretien professionnel doit être adapté à la situation du salarié. Ainsi, lorsqu il est organisé après une période d absence du salarié, l entretien professionnel est l occasion d échanger sur les conditions liées à sa reprise d activité, ses objectifs professionnels, ses besoins en formation, etc. Lorsque l entretien a lieu à l issue du congé parental d'éducation ou d'une période d'activité à temps partiel pour élever un enfant, l entretien doit permettre d organiser le retour à l'emploi, déterminer les besoins de formation du salarié et examiner les conséquences éventuelles du congé sur sa
rémunération et l'évolution de sa carrière (loi n 2014-873 du 4 août 2014 pour l'égalité réelle entre les femmes et les hommes). Lorsque l entretien professionnel est réalisé au terme d un mandat de représentant du personnel titulaire ou d un mandat syndical et que le titulaire du mandat dispose d heures de délégation sur l année représentant au moins 30 % de la durée de travail, l entretien doit permettre de «procéder au recensement des compétences acquises au cours du mandat et de préciser les modalités de valorisation de l expérience acquise» (loi n 2015-994 du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l'emploi). De même, s il concerne un senior, l entretien peut permettre de faire le point sur ses conditions de travail, ses perspectives de déroulement de carrière, les possibilités de poursuite d activité (retraite progressive, cumul emploi/retraite, etc.). Vous pouvez proposer aux salariés de nouvelles responsabilités, des projets transverses, une polyvalence accrue, des missions de capitalisation ou encore de tutorat. L entretien professionnel est aussi l occasion de sensibiliser le salarié au compte personnel de formation (CPF). Avec l entretien professionnel, le CPF est élément phare de la réforme de la formation. Ces 2 outils ont été pensés comme étroitement imbriqués et interdépendants l un de l autre. Les échanges qui ont lieu durant l entretien professionnel permettent au salarié de faire le point sur son parcours formation et d être acteur de son évolution professionnelle. Le CPF est un compte, qui comme son nom l indique, est personnel, et appartient au salarié, qui lui seul peut l actionner. Il est constitué d un crédit d heures de formation permettant au salarié de développer ses compétences. Le nombre d heures du CPF est plafonné, mais il existe des possibilités de cofinancement par l entreprise. C est pourquoi, si au cours de l entretien, un projet commun se dégage de vos échanges, et que ce projet correspond aux priorités de l entreprise, il est tout à fait possible d abonder le CPF du salarié de façon à ce qu il puisse suivre la formation correspondant à ce projet. Si le salarié vous soumet un projet professionnel qui ne répond pas à vos priorités d entreprise, vous pouvez néanmoins le diriger vers un conseiller en évolution professionnelle (CEP). Le conseil en évolution professionnelle est un dispositif d'accompagnement gratuit et personnalisé proposé à tout salarié souhaitant faire le point sur sa situation professionnelle et, s'il y a lieu, élaborer et formaliser un projet d'évolution professionnelle (reconversion, reprise ou création d'activité, etc.). Ce service est assuré par l APEC pour les cadres et le FONGECIF pour les non-cadres.
L entretien professionnel : puis-je me faire aider? Qui peut faire passer les entretiens? La loi n impose rien à ce sujet. Tout dépend donc de l organisation de l entreprise et des moyens disponibles. Dans les petites entreprises, l entretien professionnel est souvent conduit par le chef d entreprise luimême. Dans une structure plus importante, l employeur peut charger le responsable direct du salarié (N+1), de mener l entretien ou la personne chargée des ressources humaines (RRH, DRH, etc.). Le choix doit être dicté par l efficacité et l organisation interne de l entreprise. Cependant, le nouvel entretien professionnel a une forte dimension RH. Il nécessite davantage de visibilité sur la stratégie, les évolutions métiers et les outils de la formation, une posture d écoute et de soutien plus que d autorité, et une coordination forte avec les RH. La personne en charge de l entretien doit donc disposer de tous les éléments nécessaires et être capable de savoir définir les perspectives d évolution professionnelle du salarié et les actions de formation qui en découlent ; de façon à ce que l échange soit constructif. Selon le dernier baromètre Défi RH, 54 % des DRH pensent être prêts à assurer l entretien professionnel, En revanche, ne sont pas prêtes les entreprises qui vivent une crise interne ou externe. L exercice se présente mieux dans les grosses entreprises que dans les PME, bien que pour des raisons d organisation, le délai du 7 mars ne pourra pas être respecté par bon nombre d entre elles. De plus, celles employant beaucoup ou majoritairement du personnel peu qualifié n auront pas forcément beaucoup de possibilités d évolution professionnelle à envisager. C est pourquoi la tentation est forte de recourir à des prestataires extérieurs pour mener à bien ces entretiens professionnels. Bien que la loi précise que l entretien professionnel doit avoir lieu «avec son employeur» (Code du travail, article L. 6315-1), elle n interdit pas de faire appel à des consultants extérieurs délégués par l employeur pour le déploiement de ces entretiens. Face à l ampleur de la tâche et de l échéance prochaine, certaines entreprises ont déjà fait le choix de recourir à leurs services afin de remplir leur obligation. Conseil Tissot : Compte tenu de l importance de ces entretiens professionnels et du fait qu il s agit d un véritable investissement et non seulement d une contrainte, nous vous conseillons dans la mesure du possible de réaliser ces entretiens avec la ressource interne dont vous disposez. Qui peut m aider? De nombreux organismes paritaires collecteurs agréés (OPCA), proposent des supports ou des méthodes destinés à aider leurs adhérents à mettre en place leurs entretiens professionnels. L OPCA de la construction, Constructys, met à la disposition de tous sur son site Internet un guide et un kit sur l entretien professionnel, avec un support de conduite d entretien. OPCALIA a quant à lui remis à jour son serious game ENTRE 2. Basé sur le principe des jeux vidéo, ce simulateur permet de conduire, par avatar interposé, un entretien avec un collaborateur virtuel. Comme dans un jeu vidéo, ce dernier réagit en temps réel. Il permet de s entraîner à la conduite d entretien dans une situation proche du vécu.
Les OPCA des branches du travail temporaire, des transports, de la propreté et de l économie sociale se sont unis pour créer un guide de l entretien professionnel et une grille de conduite d entretien professionnel. Il existe de nombreuses formations à la conduite d entretien professionnel. Beaucoup d organismes de formation proposent des formations payantes d une demi-journée ou d une journée avec des mises en situations destinées à aguerrir le manager aux techniques de l entretien professionnel. Tissot Formation propose ainsi une journée une «Formation mettre en place l entretien professionnel». Des outils gratuits sont également au service des entreprises. Dans le cadre de ses missions de conseil en évolution professionnelle (CEP), l APEC propose également des ateliers pratiques RH «piloter et animer les entretiens professionnels», avec des mises en situation, et la remise de documents pratiques en fin de stage (outils d auto-évaluation du manager, supports d entretien, etc.).
LES CONSEILS TISSOT 1. Avant : bien préparer l entretien Une bonne préparation de votre part et de celle du salarié permettra un échange fluide et constructif. C est pourquoi, nous vous préconisons d informer le salarié, quelques semaines avant la date fixée pour l entretien, sur les objectifs de celui-ci, et de lui remettre un support qui lui permettra de préparer au mieux ce rendez-vous. De votre côté, vous vous sentirez plus à l aise si vous avez en tête les orientations stratégiques de l entreprise, la démarche GPEC, les éventuels accords (notamment de mobilité). N hésitez pas à faire le point avec vos supérieurs hiérarchiques si on vous a délégué cette mission et à demander une formation ou des outils si vous ne vous sentez pas parfaitement à l aise. En vue de préparer l entretien, vous pouvez par exemple reprendre la fiche de poste du salarié, identifier ses missions, activités et tâches liées au poste de travail, repérer les connaissances et compétences acquises, celles peu ou pas utilisées dans le poste actuel ; vous munir du compteur d heures de formation du salarié pour aborder la question du CPF et la mobilisation de ces heures Vous pouvez également vous appuyer sur les travaux de l Observatoire prospectif des métiers et des qualifications (OPMQ), sur les fiches métiers de Pôle emploi, etc. N hésitez pas à remplir un document préparatoire qui vous aidera le jour de l entretien à procéder par étapes et recentrer la discussion si besoin. 2. Pendant : adopter une attitude de coach L entretien professionnel n est pas un entretien d évaluation. La tentation est forte de les faire se succéder l un après l autre, et le risque est grand de dévier les objectifs de chacun. Bien que ces entretiens ne soient pas totalement hermétiques l un de l autre, il est plus que prudent d établir deux supports de conduite bien distincts pour la personne chargée de l entretien ; et des modèles de compte-rendu bien différents. Pendant l entretien, vous devez avoir une attitude bienveillante, d écoute active, de questionnement et de conseil. L idée de ce nouvel entretien est d identifier ou de mettre l accent sur des compétences en cours d acquisition et de discuter sur des souhaits d évolution. C est aussi l occasion d aider le salarié à clarifier ses projets, à comprendre les écarts avec son poste actuel et lui fournir des informations sur les passerelles, les étapes intermédiaires, les actions de développement de compétences envisageables. 3. Après : mettre en place des plans d action L entretien professionnel permet de donner aux salariés de la visibilité sur les transformations prévisibles des métiers à moyen terme et de les accompagner dans leur réflexion sur les moyens de maintenir leur employabilité. L idée est de tracer les différentes actions qui en découlent, d organiser leur mise en œuvre et en assurer le suivi. Il est également intéressant de donner un feed-back individuel et collectif sur les entretiens qui se sont déroulés, de communiquer sur les concrétisations et préparer bien en amont le bilan des 6 ans. Un entretien qui ne déboucherait sur aucun plan d action serait contre-productif en suscitant frustration et démotivation. Chaque entreprise, quels que soient ses moyens humains et financiers, peut être capable d établir son plan de formation et d engager une démarche de GPEC grâce à ces entretiens, et faire de la formation professionnelle un véritable investissement sur du long terme.