Messagerie, contacts, notes, tâches et calendrier Outlook Version 1.2 Août 2014 Jacqueline Frey
TYPOGRAPHIE MENU, COMMANDE, ONGLETS, OPTIONS. ETC : PREMIÈRE LETTRE DE L ÉLÉMENT EN MAJUSCULE SYMBOLE > : DANS LES PROCÉDURES À SUIVRE LE SYMBOLE > EST UTILISÉ POUR SÉPARER LE NOM DU MENU DE CELUI DE LA COMMANDE NOM DES TOUCHES AU CLAVIER : EN ENCADRÉ
Table des matières Page I RÉGLAGES D INTERFACE 1 Choisir le dossier de démarrage 1 Régler l affichage de l interface 2 Réduire les volets 2 Généralités à propos des personnalisations 2 Stockage en local ou sur le serveur? 2 LA MESSAGERIE 3 Personnaliser l'interface 3 Régler les options d'affichage de la liste des messages 3 Afficher les messages en tant que conversation 4 Lire et traiter des messages 5 Régler l avertissement lors de la réception des messages 5 Message lu/non lu 5 Créer un dossier de recherche des messages non lus 5 Régler les options de lecture automatique 6 Visualiser les pièces jointes 6 Visualiser les messages contenant des images 7 Répondre à un message 7 Renvoyer un message 7 Régler les options de réponses et de transfert 8 Transférer un message 8 Transférer un message en tant que pièce jointe 8 Organiser une réunion suite à un message reçu 8 Définir un expéditeur comme étant indésirable 9 Ignorer une conversation 10 Indiquer un suivi 11 Traiter un suivi 12 Afficher et traiter les rappels 12 Créer un dossier de recherche pour le suivi 13 Créer des catégories de couleurs 14 Affecter une catégorie 14 Imprimer un message 16 Supprimer un message 16 Récupérer un message supprimé 16 Vider le dossier Éléments supprimés 16 Récupérer des messages supprimés après vidage de la corbeille 16
Page II Table des matières Composer et mettre en page un nouveau message 17 Insérer une annexe à un message 18 Insérer un élément à un message 18 Rédiger des messages en format HTML ou en format texte 18 Utiliser un thème ou du papier à lettre 19 Insérer des éléments graphiques ou un tableau 19 Ajouter un rappel à un message 19 Créer une action rapide à partir d un modèle existant 20 Créer une nouvelle action rapide 20 Créer et insérer une signature 21 Vérifier l orthographe 21 Régler les options de message 22 Différer la rédaction d'un message / Rédiger un brouillon 22 Différer l'envoi d'un message 22 Acheminer les réponses à une autre adresse 22 Demander un accusé de réception ou de lecture 23 Demander un accusé de réception ou de lecture pour tous les messages 23 Répondre aux demandes de confirmation de lecture 23 Rappeler un message envoyé par erreur 23 Paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau 24 Rechercher des messages 25 Rechercher rapidement des messages 25 Effectuer une recherche plus ciblée 25 Ajouter des critères de recherche 25 Filtrer rapidement des messages 26 Faire de l ordre dans sa boîte 27 Connaître la taille des dossiers 27 Créer des dossiers de classement 27 Créer une règle de message 28 Attribuer une stratégie de rétention à un dossier 29 Attribuer une stratégie de rétention à des messages 30 Nettoyer un dossier - supprimer les messages redondants 32 Enregistrer un message 33 LES CONTACTS 34 Créer un contact 34 Créer un contact de la même société 35 Créer un contact à partir d'un message reçu 35 Créer un groupe de contacts 35 Ajouter un compte LDAP 36
Table des matières Page III Gérer les contacts à double 38 Créer et mettre en forme une carte de visite 38 Envoyer sa carte de visite 39 Gérer les contacts 40 Modifier un contact 40 Modifier l'affichage des contacts 40 Classer les contacts 40 Modifier le classement des contacts 40 Envoyer un message électronique à un contact 40 Envoyer un message électronique à un groupe de contact 41 Organiser une réunion avec un contact 41 Définir un rappel pour un contact 41 Transférer une fiche contact 42 Imprimer des contacts 42 Supprimer un contact 42 Rechercher un contact 42 Utiliser un modèle de recherche 43 Importer des contacts 44 Visualiser les contacts par date d'importation (création) 45 Fusionner ou exporter des contacts 46 Fusionner avec Word 46 Exporter une liste de contacts partielle 47 LES NOTES 49 Créer une note 49 Modifier et configurer des notes 49 Modifier le texte d'une note 49 Modifier l affichage des notes 49 Modifier la couleur d'une note 49 Modifier l'organisation des notes 50 Supprimer une note 50 Déplacer ou transférer des notes 50 Déplacer une note dans un module d'outlook 50 Transférer une note en pièce jointe 51 LES TÂCHES 52 Créer une tâche 52 Modifier et traiter une tâche 53 Terminer une tâche 53
Page IV Table des matières Modifier l'affichage des tâches 53 Ajouter une colonne 54 Afficher la Barre des tâches 55 Afficher toutes les tâches 55 Modifier les options des tâches 55 Transformer une tâche en tâche privée 56 Supprimer une tâche 56 Imprimer des tâches 56 Les tâches périodiques 56 Créer une tâche périodique 56 Ignorer une occurrence d'une tâche périodique 57 Attribuer un nouveau nom à une tâche périodique 57 Terminer une tâche périodique 57 Créer une tâche dont les occurrences sont basées sur sa date de réalisation 57 Modifier la date d'échéance d'une tâche 58 Supprimer la périodicité 58 Supprimer une tâche périodique 58 Trier des tâches 59 Trier manuellement des tâches 59 Trier des tâches et enregistrer le nouvel ordre de tri 60 Assigner une tâche 60 Répondre à une demande de tâche 61 LE CALENDRIER 62 Généralités 62 Les rendez- vous 62 Les réunions 62 Les événements 62 Affichage du calendrier 62 Afficher le calendrier sous forme de liste 62 Afficher la météo 63 Choisir l'horaire de travail 63 Modifier la couleur d affichage du calendrier 63 Supprimer l'option de rappel par défaut 63 Modifier l échelle de temps - ajouter un fuseau horaire 64 Afficher les tâches à côté du calendrier 64 Afficher les tâches quotidiennes sous le calendrier 64 Créer un nouveau rendez- vous 64 Déplacer un rendez- vous 65 Copier un rendez- vous 66
Table des matières Page V Créer un rendez- vous périodique 66 Supprimer un rendez- vous 66 Imprimer le calendrier - régler les options d impression 67 Créer une réunion 68 Régler les options du calendrier et du planificateur de réunion 69 Convertir un rendez- vous en réunion 69 Donner suite à une demande de réunion 69 Obtenir des statistiques 70 Supprimer automatiquement des demandes de réunion 70 Proposer une nouvelle heure pour une réunion 71 Interdire les contre- propositions d'horaire 71 Créer un événement 71 Créer un événement annuel (par ex. anniversaire) 72 Partager ou envoyer son calendrier 72 Transformer un rendez- vous en rendez- vous privé 72 Partager son calendrier 1 ère méthode 73 Partager son calendrier 2ème méthode 73 Partager son calendrier via le web 75 Envoyer un calendrier par courrier électronique 76 Ouvrir le calendrier d'un autre utilisateur 77 Ouvrir le calendrier suite à une invitation 77 Afficher plusieurs calendriers 78 Régler l'affichage des calendrier 79 Créer ou afficher des calendriers supplémentaires 79 Créer un calendrier supplémentaire vide 79 Les groupes de calendriers 80 Créer un groupe de calendriers 80 Afficher un groupe de calendriers 80 Supprimer un groupe de calendriers 80 Rechercher dans un calendrier 81 La délégation 82 Généralités 82 Désigner une personne comme délégué 82 Modifier les autorisations d un délégué 83 Supprimer les autorisations 83
Page VI Table des illustrations Figure 1 - Fenêtre de démarrage Outlook Aujourd'hui 1 Figure 2 - Options / Dossier de démarrage 1 Figure 3 - Barre de navigation 1 Figure 4 - Options / Personnalisation des volets 2 Figure 5 - Galerie de clés de tri 3 Figure 6 - Boutons du groupe Réorganisation 4 Figure 7 - Option d'avertissement de réception de nouveaux messages 5 Figure 8 - Exemple de dossiers de recherche 5 Figure 9 - Options du volet de lecture 6 Figure 10 - Onglet Outils pièce jointe 6 Figure 11 - Bandeau d'alerte 7 Figure 12 - Boîte de dialogue Centre de gestion de la confidentialité 7 Figure 13 - Onglet Accueil / Groupe Répondre 7 Figure 14 - Options Réponses et transferts 8 Figure 15 - Boîte de dialogue Expéditeurs bloqués 9 Figure 16 - Ignorer la conversation 10 Figure 17 - Options du bouton Assurer un suivi 11 Figure 18 - Boîte de dialogue Personnaliser un suivi 11 Figure 19 - Fenêtre des rappels 12 Figure 20 - Boîte de dialogue nouveau dossier de recherche 13 Figure 21 - Zone des Favoris 13 Figure 22 - Boîte de dialogue Catégories de couleurs 14 Figure 23 - Exemple de catégories dans le calendrier 15 Figure 24 - Exemple de catégories dans le dossier tâches 15 Figure 25 - Option du dossier Éléments supprimés 16 Figure 26 - Choix du format des messages 18 Figure 27 - Onglet Insertion (extrait) 19 Figure 28 - Fenêtre de rappel 19 Figure 29 - Galerie des actions rapides 20 Figure 30 - Boîte de dialogue nouvelle action rapide 20 Figure 31 - Boîte de dialogue créer une signature 21 Figure 32 - Options du vérificateur orthographique 21 Figure 33 - Options d'enregistrement automatique 22 Figure 34 - Options de remise des messages 22 Figure 35 - Options Accusé de lecture / Réception 23 Figure 36 - Options de confirmation de lecture 23 Figure 37 - Boîte de dialogue Rappeler ce message 23 Figure 38 - Boîte de dialogue réponses automatiques (absence du bureau) 24 Figure 39 - Onglet Outils de recherche / Groupe Étendue (extrait) 25 Figure 40 - Onglet Outils de recherche 25 Figure 41 - Options des résultats de recherche 26 Figure 42 - Options du bouton Filtre de courrier 26 Figure 43 - Boîte de dialogue Créer un dossier 27 Figure 44 - Boîte de dialogue créer une règle 28 Figure 45 - Boîte de dialogue Propriétés du dossier 29 Figure 46 - Liste des délais de rétention 30
Table des illustrations Page VII Figure 47 - Options du bouton Nettoyer 32 Figure 48 - Options de nettoyage de conversation 32 Figure 49 - Barre de navigation 34 Figure 50 - Fenêtre de nouveau contact 34 Figure 51 - Zone d'information sur l'expéditeur 35 Figure 52 - Fenêtre Nouveau groupe de contacts 35 Figure 53 - Boîte de dialogue Ajouter un compte 36 Figure 54 - Boîte de dialogue Annuaire LDAP 36 Figure 55 - Onglet Rechercher LDAP 37 Figure 56 - Boîte de dialogue Carnet d'adresses 37 Figure 57 - Boîte de dialogue Contact en double détecté 38 Figure 58 - Boîte de dialogue Modifier la carte de visite 39 Figure 59 - Galerie d'affichage des contacts 40 Figure 60 - Options de classement des contacts 40 Figure 61 - Boîte de dialogue Rappel personnalisé 41 Figure 62 - Paramètres d'impression 42 Figure 63 - Boîte de dialogue Mappage des champs 44 Figure 64 - Galerie des affichages 45 Figure 65 - Boîte de dialogue fusion des contacts 46 Figure 66 - Boîte de dialogue assistant import et export 47 Figure 67 - Barre de navigation 49 Figure 68 - Options d'affichage des icônes 49 Figure 69 - Boîte de dialogue Affichage du format des icônes 50 Figure 70 - Options de copie 50 Figure 71 - Barre de navigation 52 Figure 72 - Fenêtre Nouvelle tâche 52 Figure 73 - Exemple de liste des tâches 52 Figure 74 - Galerie des options d'affichage des tâches 53 Figure 75 - Sélecteur de champs 54 Figure 76 - Options des tâches 55 Figure 77 - Boîte de dialogue Périodicité de la tâche 56 Figure 78 - Boîte de dialogue Assigner une tâche 60 Figure 79 - Choix d'affichage du calendrier 62 Figure 80 - Options des horaires de travail 63 Figure 81 - Options rappels par défaut 63 Figure 82 - Option Nouveau fuseau horaire 64 Figure 83 - Navigateur de dates 64 Figure 84 - Liste des disponibilités 65 Figure 85 - Boîte de dialogue Périodicité du rendez- vous 66 Figure 86 - Boîte de dialogue Imprimer / Paramètres d'impression 67 Figure 87 - Boîte de dialogue Mise en page 67 Figure 88 - Boîte de dialogue Organiser une réunion 68 Figure 89 - Boîte de dialogue Options du calendrier 69 Figure 90 - Fenêtre de Publication de calendrier 75 Figure 91 - Boîte de dialogue Envoyer un calendrier par courrier électronique 76 Figure 92 - Boîte de dialogue Ouvrir ce calendrier 77
Page VIII Table des illustrations Figure 93 - Calendriers partagés 77 Figure 94 - Affichage de calendriers en mode côte à côte - disposition verticale 78 Figure 95 - Affichage des calendriers en mode Superposition - disposition verticale 78 Figure 96 - boîte de dialogue Options Outlook 79 Figure 97 - Zone Mes calendriers 79 Figure 98 - Zone Groupe de calendriers 80 Figure 99 - Résultats de recherche 81 Figure 100 - Boîte de dialogue Autorisation aux délégués 82
OUTLOOK 2013 MESSAGERIE, CONTACTS, NOTES, TÂCHES ET CALENDRIER RÉGLAGES D INTERFACE CHOISIR LE DOSSIER DE DÉMARRAGE Par défaut à l'ouverture du logiciel, Outlook affiche votre Boîte de réception. Si vous utilisez les autres fonctionnalités telles que le calendrier ou la liste des tâches, vous pourriez modifier la vue au démarrage afin d'obtenir une vision d'ensemble de vos activités de la semaine, telles que les rendez- vous (y.c. privés), anniversaires, séances, tâches et messages non lus : FIGURE 1 - FENÊTRE DE DÉMARRAGE OUTLOOK AUJOURD'HUI Allez dans l onglet Fichier > Options > Options avancées FIGURE 2 - OPTIONS / DOSSIER DE DÉMARRAGE Cliquez sur Parcourir et choisissez le nom de votre boîte aux lettres Au bas de l'interface d'outlook, vous trouvez une barre de navigation vous permettant d'accéder aux différentes fonctionnalités du logiciel : FIGURE 3 - BARRE DE NAVIGATION
Page 2 Outlook 2013 RÉGLER L AFFICHAGE DE L INTERFACE Utilisez les boutons de l onglet Affichage pour définir quelle zone doit être affichée et à quel endroit de l interface L'apparence du volet de lecture et de la barre de navigation peut être personnalisée en allant dans l onglet Fichier > Options > Options avancées : FIGURE 4 - OPTIONS / PERSONNALISATION DES VOLETS RÉDUIRE LES VOLETS Pour réduire ou développer un volet, cliquez sur la flèche GÉNÉRALITÉS À PROPOS DES PERSONNALISATIONS Au fur et à mesure que vous utiliserez Outlook, vous serez amené à en modifier son interface afin qu'elle réponde à vos besoins. En plus de ces réglages "cosmétiques", vous allez utiliser des fonctionnalités telles que les signatures, le gestionnaire d'absence du bureau, les catégories, etc Il est bon de savoir que certaines de ces personnalisations sont enregistrées en local et d'autres sur le serveur. Si les personnalisations sont enregistrées sur le serveur, vous les retrouverez lorsque vous ouvrez une session sur un autre ordinateur ou lorsque vous ouvrez votre boîte aux lettres sur owa.unil.ch. STOCKAGE EN LOCAL OU SUR LE SERVEUR? Exemples de personnalisations Local Serveur Régler la taille des zones de l'interface Ajouter / masquer des colonnes Modifier le classement global des contacts Modifier les polices de rédaction Créer et appliquer des catégories Placer des indicateurs Créer des règles Régler le gestionnaire d'absence Créer des signatures Créer des groupes de calendriers
Outlook 2013 Page 3 LA MESSAGERIE Cliquez sur le bouton Courrier dans la barre de navigation pour atteindre votre boîte aux lettres Les dossiers par défaut de la messagerie sont les suivants : Boîte de réception : contient tous les messages reçus Brouillons : vous permet de stocker les messages en cours de rédaction ou éventuellement les messages servant de modèles Éléments envoyés : contient une copie de tous les messages envoyés Éléments supprimés : contient tous les éléments supprimés Boîte d envoi : stocke les messages qui n'ont pas pu être envoyés (par ex. lors d un travail hors connexion) Courrier indésirable : stocke les messages dont vous avez bloqué l'expéditeur Flux RSS : stocke les news liées aux abonnements que vous avez conclus sur des sites proposant cette prestation IL EST BIEN ENTENDU POSSIBLE D AJOUTER AUTANT DE DOSSIERS DE CLASSEMENT SOUHAITÉS À LA LISTE DES DOSSIERS. PERSONNALISER L'INTERFACE RÉGLER LES OPTIONS D'AFFICHAGE DE LA LISTE DES MESSAGES Placez votre souris sur l'une des bordures et glissez dans le sens souhaité pour effectuer le redimensionnement des zones Dans l'onglet Affichage > groupe Réorganisation > choisissez la clé de tri FIGURE 5 - GALERIE DE CLÉS DE TRI La flèche de cette galerie permet d accéder à des options supplémentaires, dont l affichage des messages dans des groupes Utilisez les boutons du groupe Réorganisation pour modifier l ordre de tri, ajouter des colonnes et développer/réduire le regroupement des messages
Page 4 Outlook 2013 Utilisez le bouton Aperçu du message pour visualiser une ou plusieurs lignes de texte des messages (ou aucune ligne) FIGURE 6 - BOUTONS DU GROUPE RÉORGANISATION AFFICHER LES MESSAGES EN TANT QUE CONVERSATION Dans l'onglet Affichage > groupe Messages > cochez l option Afficher en tant que conversation si vous souhaitez que les sujets soient regroupés par sujet (comme dans les forums de discussion sur le Web). Lorsque vous cochez cette option, Outlook vous demande si vous souhaitez appliquer cet affichage au dossier en cours ou à toutes les boîtes aux lettres REMARQUEZ LA PRÉSENCE DU BOUTON PARAMÈTRES DE CONVER- SATION DONNANT ACCÈS À DES OPTIONS SUPPLÉMENTAIRES LIÉES À LA PRÉSENTATION DES CONVERSATIONS.
Outlook 2013 Page 5 LIRE ET TRAITER DES MESSAGES RÉGLER L AVERTISSEMENT LORS DE LA RÉCEPTION DES MESSAGES Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 7 - OPTION D'AVERTISSEMENT DE RÉCEPTION DE NOUVEAUX MESSAGES Par défaut à l arrivée d un nouveau message, le dossier Boîte de réception change d'apparence (en gras) et affiche entre parenthèses le nombre de messages non lus. MESSAGE LU/NON LU Cliquez sur le message souhaité Dans l onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Non lu/lu CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE DES MESSAGES NON LUS Dans le volet des dossiers, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Dossiers de recherche > Dossiers de recherche Choisissez Courrier non lu FIGURE 8 - EXEMPLE DE DOSSIERS DE RECHERCHE À l aide d un cliquer- glisser, déplacez ce dossier de recherche dans la zone des Favoris SI VOUS SOUHAITEZ SUPPRIMER UN DOSSIER DE LA ZONE DES FAVORIS, CLIQUEZ SUR LE DOSSIER EN QUESTION AVEC LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS ET CHOISISSEZ LA COMMANDE SUPPRIMER DU DOSSIER FAVORIS.
Page 6 Outlook 2013 RÉGLER LES OPTIONS DE LECTURE AUTOMATIQUE Par défaut, si vous cliquez sur un message puis sur un autre (changement de sélection), Outlook considère que le 1er message est lu et l ouvre automatiquement. Pour modifier ce paramètre, allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier Cliquez sur le bouton Volet de lecture Désactivez ensuite les options qui vous semblent inutiles; en l'occurrence Marquer l'élément comme lu lors du changement de sélection FIGURE 9 - OPTIONS DU VOLET DE LECTURE VISUALISER LES PIÈCES JOINTES Ouvrez le message dont vous souhaitez prévisualiser la pièce jointe Cliquez sur l icône de la pièce jointe dans le message Si souhaité, utilisez les boutons de l onglet Outils Pièce jointe pour gérer la pièce jointe : FIGURE 10 - ONGLET OUTILS PIÈCE JOINTE Pour afficher à nouveau le texte du message, cliquez sur le bouton Message
Outlook 2013 Page 7 VISUALISER LES MESSAGES CONTENANT DES IMAGES Pour protéger votre machine, Outlook empêche le téléchargement automatique des images contenues dans un message. Pour afficher les images, cliquez sur le bandeau d'alerte : FIGURE 11 - BANDEAU D'ALERTE Pour afficher les images du message ouvert, cliquez sur Télécharger les images dans le menu contextuel Pour régler les paramètres d'affichage des images, cliquez sur Modifier les paramètres de téléchargement automatique : FIGURE 12 - BOÎTE DE DIALOGUE CENTRE DE GESTION DE LA CONFIDENTIALITÉ RÉPONDRE À UN MESSAGE Sélectionnez le message dans la liste des messages Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur les boutons Répondre ou Répondre à tous : FIGURE 13 - ONGLET ACCUEIL / GROUPE RÉPONDRE RENVOYER UN MESSAGE Allez dans Éléments envoyés > ouvrez le message à renvoyer > cliquez sur le bouton Action > Renvoyer ce message. IL NE S'AGIT PAS D'UNE REDIRECTION, LE MESSAGE AINSI RENVOYÉ COMPORTERA VOTRE ADRESSE EMAIL.
Page 8 Outlook 2013 RÉGLER LES OPTIONS DE RÉPONSES ET DE TRANSFERT Aller dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Courrier > Réponses et transferts : FIGURE 14 - OPTIONS RÉPONSES ET TRANSFERTS Choisissez si vous souhaitez : Ouvrir les réponses et les transferts dans une nouvelle fenêtre Fermer la fenêtre du message d'origine Inclure ou non le texte d'origine dans la réponse ou le transfert TRANSFÉRER UN MESSAGE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Transférer Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer TRANSFÉRER UN MESSAGE EN TANT QUE PIÈCE JOINTE Cliquez sur le message à transférer Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Plus > Transférer en tant que pièce jointe Indiquez l'adresse de messagerie du destinataire puis cliquez sur le bouton Envoyer ORGANISER UNE RÉUNION SUITE À UN MESSAGE REÇU Cliquez sur le message reçu Dans l'onglet Accueil > groupe Répondre > cliquez sur le bouton Réunion Indiquez l'emplacement et les heures de début et de fin, puis cliquez sur le bouton Envoyer
Outlook 2013 Page 9 DÉFINIR UN EXPÉDITEUR COMME ÉTANT INDÉSIRABLE Cliquez sur le message à traiter Dans l'onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Courrier indésirable Dans le menu du bouton, choisissez la commande Bloquer l expéditeur; les messages déjà reçus et les futurs messages de cet expéditeur seront dorénavant déplacés dans le dossier Courrier indésirable REMARQUEZ QUE VOUS NE POUVEZ PAS BLOQUER UN EXPÉDITEUR TRAVAILLANT DANS LA MÊME ENTREPRISE QUE VOUS. FIGURE 15 - BOÎTE DE DIALOGUE EXPÉDITEURS BLOQUÉS PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR AJOUTÉ UN EXPÉDITEUR AUX INDÉSIRABLES, CLIQUEZ SUR LE BOUTON COURRIER INDÉSIRABLE ET CHOISISSEZ LA COMMANDE OPTIONS DU COURRIER INDÉSIRABLE. ALLEZ ENSUITE DANS L ONGLET EXPÉDITEURS BLOQUÉS ET SUPPRIMEZ L ADRESSE DE LA LISTE. REMARQUEZ QUE LES MESSAGES DÉJÀ PRÉSENTS DANS LE DOSSIER COURRIER INDÉSIRABLE NE SONT PAS RE- DÉPLACÉS DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.
Page 10 Outlook 2013 IGNORER UNE CONVERSATION Cette option permet de déplacer automatiquement dans le dossier Éléments supprimés les messages possédant le même objet (mais provenant de plusieurs expéditeurs différents). Sélectionnez le message en question Dans l onglet Accueil > groupe Supprimer > cliquez sur le bouton Ignorer FIGURE 16 - IGNORER LA CONVERSATION Confirmez en cliquant sur le bouton Ignorer la conversation ; les messages présents dans la Boîte de réception ainsi que les futurs messages (réponses) traitant du même sujet seront déplacés dans le dossier Éléments supprimés PAR LA SUITE, SI VOUS REGRETTEZ D'AVOIR IGNORÉ UNE CONVER- SATION, ALLEZ DANS VOTRE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, CLIQUEZ SUR LA CONVERSATION IGNORÉE ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON IGNORER > ARRÊTER D'IGNORER LA CONVERSATION. LA CONVERSATION EST ALORS REPLACÉE DANS VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION.
Outlook 2013 Page 11 INDIQUER UN SUIVI Cliquez sur le message pour lequel vous souhaitez indiquer un suivi Dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > cliquez sur le bouton Assurer un suivi Choisissez parmi les options de la liste : FIGURE 17 - OPTIONS DU BOUTON ASSURER UN SUIVI FIGURE 18 - BOÎTE DE DIALOGUE PERSONNALISER UN SUIVI REMARQUEZ QUE L'UTILISATION DES INDICATEURS "TRANSFORME" LES MESSAGES EN TÂCHES; IL EST DONC NORMAL DE LES RETROUVER DANS LA LISTE DES TÂCHES.
Page 12 Outlook 2013 TRAITER UN SUIVI Afin d'éviter des rappels intempestifs, il est nécessaire d'indiquer à Outlook que vous avez effectué le suivi d'une tâche sur un message. Cliquez sur l'indicateur afin de marquer la tâche comme étant faite AFFICHER ET TRAITER LES RAPPELS Allez dans l'onglet Affichage > groupe Fenêtre > cliquez sur le bouton Fenêtre des rappels : FIGURE 19 - FENÊTRE DES RAPPELS Sélectionnez le rappel, choisissez de le répéter dans X minutes ou faites- le disparaître définitivement; pour traiter plusieurs rappels à la fois, sélectionnez- les avec la touche Maj SI VOS MESSAGES OU TÂCHES APPARAISSENT ÉCRITS EN ROUGE DANS LA LISTE DES MESSAGES OU LA LISTE DES TÂCHES CELA SIGNIFIE QUE VOUS AVEZ OMIS D'INDIQUER À OUTLOOK QUE LE TRAVAIL A ÉTÉ FAIT OU QUE VOUS AVEZ "LOUPÉ" L'ÉCHÉANCE INDIQUÉE.
Outlook 2013 Page 13 CRÉER UN DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI Dans le volet des dossiers, cliquez sur Dossiers de recherche avec le bouton droit de la souris > Dossier de recherche Choisissez Courrier avec indicateur de suivi FIGURE 20 - BOÎTE DE DIALOGUE NOUVEAU DOSSIER DE RECHERCHE À l aide d un cliquer- glisser, déplacez ce nouveau dossier de recherche dans la zone des Favoris : FIGURE 21 - ZONE DES FAVORIS Par la suite, allez dans le dossier Pour le suivi dans vos Favoris, donnez suite au message (autrement dit indiquez que le travail a été fait) en cliquant sur l'indicateur CETTE DERNIÈRE ACTION A POUR EFFET DE SUPPRIMER L ALIAS DU MESSAGE DANS LE DOSSIER DE RECHERCHE POUR LE SUIVI ET DE PLACER UNE COCHE VERTE SUR L ORIGINAL SITUÉ DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION. L ÉVENTUELLE SUPPRESSION DU MESSAGE ORIGINAL CONTENU DANS LA BOÎTE DE RÉCEPTION ENTRAÎNE LA SUPPRESSION DE SON ALIAS DANS LE DOSSIER POUR LE SUIVI ET INVERSEMENT.
Page 14 Outlook 2013 CRÉER DES CATÉGORIES DE COULEURS Par défaut, Outlook propose des catégories de couleurs permettant de classer les différents éléments d'outlook (messages, rendez- vous, tâches, contacts ) afin de les identifier aisément, de les rechercher, de les filtrer L'intérêt réside dans le fait que vous allez pouvoir personnaliser ces catégories afin qu'elles répondent à vos besoins. Pour créer des catégories, allez dans l'onglet Accueil > groupe Indicateurs > bouton Classer > Toutes les catégories Utilisez les boutons Nouveau, Renommer, Supprimer pour gérer vos catégories : FIGURE 22 - BOÎTE DE DIALOGUE CATÉGORIES DE COULEURS AFFECTER UNE CATÉGORIE Une fois les catégories créées, il ne vous reste plus qu'à les affecter aux différents éléments d'outlook. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément à catégoriser > commande Classer > choisissez une catégorie Pour catégoriser un élément ouvert, cliquez sur le bouton, puis sélectionnez une catégorie
Outlook 2013 Page 15 FIGURE 23 - EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE CALENDRIER FIGURE 24 - EXEMPLE DE CATÉGORIES DANS LE DOSSIER TÂCHES
Page 16 Outlook 2013 IMPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez dans la liste le ou les messages que vous souhaitez imprimer à l'aide des touches Ctrl ou Maj Dans l onglet Fichier > choisissez la commande Imprimer > choisissez les paramètres (Tableau ou Mémo) Si souhaité, cliquez sur le bouton Aperçu et utilisez les boutons de réglages d aperçu en bas à droite de l interface SUPPRIMER UN MESSAGE Sélectionnez le ou les messages à l'aide des touches Ctrl ou Maj Cliquez sur le bouton Supprimer. Le message transite alors dans le dossier Éléments supprimés où vous pouvez encore le récupérer POUR SUPPRIMER DÉFINITIVEMENT UN MESSAGE SANS LE FAIRE TRANSITER DANS LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS, SÉLECTIONNEZ LE FICHIER À SUPPRIMER ET APPUYEZ SUR MAJ + DELETE. RÉCUPÉRER UN MESSAGE SUPPRIMÉ Allez dans le dossier Éléments supprimés Sélectionnez le message que vous voulez récupérer Faites- le glisser dans le dossier souhaité VIDER LE DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS Automatiquement (non recommandé) : Allez dans l'onglet Fichier > Options > catégorie Options avancées : FIGURE 25 - OPTION DU DOSSIER ÉLÉMENTS SUPPRIMÉS RÉCUPÉRER DES MESSAGES SUPPRIMÉS APRÈS VIDAGE DE LA CORBEILLE Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Éléments supprimés > choisissez Récupérer les éléments supprimés Sélectionnez les éléments à récupérer et cliquez sur le bouton, lesquels sont alors replacés dans le dossier Éléments supprimés; remarquez que cela n'est possible que dans un délai de 30 jours
Outlook 2013 Page 17 COMPOSER ET METTRE EN PAGE UN NOUVEAU MESSAGE Dans l'onglet Accueil, cliquez sur le bouton Nouveau message électronique Tapez l'adresse de messagerie du destinataire; il est possible d indiquer plusieurs destinataires les uns après les autres en les séparant par un point- virgule (par défaut la virgule n'est pas autorisée) LA SAISIE SEMI- AUTOMATIQUE FAITE PAR OUTLOOK TIENT COMPTE DE LA FRÉQUENCE ET DE LA DATE D'ENVOI DES MESSAGES. LES PERSONNES AUXQUELLES VOUS AVEZ LE PLUS FRÉQUEMMENT ENVOYÉ DES MESSAGES ET LE PLUS RÉCEMMENT APPARAISSENT TOUJOURS EN TÊTE DANS LA LISTE DE NOMS SUGGÉRÉS. VOUS POUVEZ SUPPRIMER UNE ADRESSE CONTENUE DANS CETTE LISTE À L AIDE DE LA PETITE CROIX SITUÉE EN FACE DE L ADRESSE. DANS LA ZONE A, UTILISEZ LE RACCOURCI CLAVIER CTRL + K POUR VÉRIFIER SI LA PERSONNE EST PRÉSENTE DANS LE CARNET D'ADRESSE GLOBAL DE L'ENTREPRISE OU DANS VOS CONTACTS. SI ELLE S'Y TROUVE, OUTLOOK COMPLÈTE L'ADRESSE AUTOMATIQUEMENT. ou cliquez sur le bouton "A" et sélectionnez les destinataires, sachant que : A = le ou les destinataires reçoivent le message original Cc = les destinataires reçoivent une copie du message Cci = les destinataires reçoivent une copie invisible. Les autres destinataires (sous A: et Cc:) ne peuvent pas savoir que vous avez envoyé une copie du message à ces personnes Si vous souhaitez enlever une personne dans ces zones, cliquez sur la personne et appuyez sur la touche Delete SI LE CHAMP CCI N'EST PAS VISIBLE, ALLEZ DANS L'ONGLET OPTIONS > GROUPE AFFICHER LES CHAMPS ET CLIQUEZ SUR LE BOUTON CCI.
Page 18 Outlook 2013 INSÉRER UNE ANNEXE À UN MESSAGE Dans l onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un fichier Allez chercher le fichier sur votre disque dur (si vous désirez joindre plusieurs fichiers, sélectionnez- les à l'aide des touches Maj ou Ctrl) puis cliquez sur le bouton Insérer Le fichier apparaît alors au bas de votre message ou dans la zone Joint située en- dessous de l'objet, selon le format de rédaction du message (HTML, Texte brut, Texte enrichi) INSÉRER UN ÉLÉMENT À UN MESSAGE Dans l onglet Message > groupe Inclure > cliquez sur le bouton Un élément > par ex. Éléments Outlook Choisissez si vous souhaitez insérer l'élément en tant que texte dans le message ou en tant que pièce jointe CETTE FONCTIONNALITÉ PERMET NOTAMMENT D'ENVOYER À VOS COLLÈGUES UNE LISTE DE DISTRIBUTION (GROUPE DE CONTACTS) QUE VOUS AURIEZ CRÉÉE ET QUE VOUS SOUHAITEZ GÉNÉREUSEMENT METTRE À LEUR DISPOSITION. À LA RÉCEPTION DE VOTRE MESSAGE, VOS COLLÈGUES N'AURONT PLUS QU'À GLISSER CETTE LISTE DE DISTRIBUTION DANS LE DOSSIER PERSONNES POUR LA RÉCUPÉRER. RÉDIGER DES MESSAGES EN FORMAT HTML OU EN FORMAT TEXTE Dans Outlook, les messages que vous rédigez peuvent être en trois formats soit Texte brut, Texte enrichi ou HTML. Le choix du format par défaut s effectue dans l onglet Fichier > Options > catégorie Courrier : FIGURE 26 - CHOIX DU FORMAT DES MESSAGES