business direct Spécial Ressources Humaines PLATE-FORME COLLABORATIVE Bulletin de paie SERVICES EN LIGNE Affaires sociales Recrutement ORGANISATION VOTE ÉLECTRONIQUE Dialogue social Gérez et modernisez vos process avec nos Solutions Les enjeux de la digitalisation, avis d experts Découvrez les pratiques de professionnels des Ressources humaines
02 RH, visez l essentiel! La Poste s occupe du reste Les responsables des ressources humaines doivent aujourd hui répondre à une double problématique : s adapter à l évolution des usages professionnels tout en intégrant les contraintes économiques et technologiques. Pour y parvenir, ils sont tenus d'innover en matière de gouvernance et de rechercher un allègement des tâches administratives afin de gagner du temps et de réduire les coûts. Dans ce Business Direct consacré aux ressources humaines, LA POSTE vous invite à découvrir ses solutions destinées à optimiser la gestion des processus RH, ainsi qu à moderniser et améliorer la relation avec vos salariés. La Poste et sa filiale Docapost sont des partenaires privilégiés pour vous accompagner efficacement dans vos missions et vous permettre de vous concentrer sur l essentiel : l humain! En vous offrant le meilleur du papier, du numérique et de la proximité, LA POSTE peut vous accompagner dans l optimisation de vos tâches administratives et sur nombre d autres problématiques RH. Dans ce guide, vous trouverez des témoignages de clients qui nous font déjà confiance. Leurs enjeux sont les vôtres? Nous sommes là pour vous aider à y répondre. Nos professionnels sont à votre disposition au 3634, ou sur rendez-vous pour vous orienter vers les solutions les plus adaptées à vos besoins. Bonne lecture! Muriel BARNEOUD Président-Directeur général DOCAPOST Jack Azoulay Directeur général adjoint Directeur des Clients Grands Comptes LA POSTE 04 12 comprendre 12 Le meilleur du papier, du numérique et de la proximité 14 échanger 14 Le 3634, les spécialistes Entreprises à votre écoute! 15 agir sommaire 04 Simplifiez le traitement de vos souscriptions 05 Optimisez le recours au travail temporaire 06 Gérez les bulletins de paie 07 Privilégiez le sur-mesure 08 Optimisez vos échanges avec les organismes de protection sociale 09 Tout savoir sur les élections professionnelles 10 Gérez efficacement vos salariés 11 Simplifiez le dialogue avec vos salariés engager 15 conduisez responsable! Ce mini-guide est édité par LA POSTE - SA au capital de 3 800 000 000-356 000 000 RCS PARIS. Siège social : 44 boulevard de Vaugirard - 75757 Paris cedex 15. Directeur de la publication : Michel Wiener - Directrice de la rédaction : Céline Baumann - Comité de rédaction : Eric Batalka, Axelle Mounier, Sophie Dobel. Conception/rédaction/réalisation : Editialis Factory - Responsable d édition : Julien Magnier - 01 46 99 93 93 - Illustrations : Laurent Wachoru. Imprimé par Imprimé en U.E. «Il est interdit de reproduire intégralement ou partiellement tout article du présent magazine sans l autorisation de l éditeur.» Articles L.122-4 et L.122-5 du code de la propriété intellectuelle. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 03 INNOVATION 60 % 2014 Digitalisation des décideurs RH placent la digitalisation au cœur de leurs projets pour 2014 (2) 1 DRH sur 2 pense que l informatisation des processus RH est un moyen essentiel pour INNOVATION améliorer la performance de leur fonction. 76 % des directions générales pensent que l amélioration de l efficacité des processus RH est un enjeu prioritaire pour leur entreprise (1). 70 % 73 % 1 2 3 des entreprises rencontrent des difficultés dans leur gestion documentaire RH. (IDC cabinet d études et de conseil sur les technologies de l information et les télécommunications). 2014 des cadres managers et collaborateurs regrettent le manque d innovation de leur fonction RH (2). Les priorités des DRH pour 2013 (3) Digitalisatio 34 % des entreprises de plus de 1 000 salariés n ont toujours pas de gestion de recrutements informatisée. (Monster.com - 2013) La gestion de la formation pour 59 % La gestion des compétences pour 63 % 1 2 3 Le pilotage de la masse salariale pour 56 % (1) CSC Baromètre RH et Transformation - 2012 (2) MARKESS International - CEGID - 2012 (3) Etude barométrique ADP France auprès d un panel de 1 220 entreprises de 50 à 3 000 salariés dont 81 % de DRH
04 Simplifiez le traitement de vos souscriptions Contralia vous permet de dématérialiser à la source tous types de documents contractuels et de les signer électroniquement : contrats de travail, contrats d inscrip tion, etc. Exemple avec la Skema Business School. leur contrat sur leur Intranet, dans leur espace personnel. «Ils peuvent voir à tout moment le montant de leurs droits d inscription ainsi que les échéances. Le but, c est de les rendre autonomes et d être moins sollicités!», espère la directrice. «Facile d accès, simple d utilisation et sécurisée, Contralia répond parfaitement à nos attentes.» Laurence Descos, Directrice Knowledge Management & Projets Transversaux. La Skema Business School regroupe près de 6 400 étudiants, répartis sur cinq campus à travers le monde : trois en France (Lille, Paris, Sophia Antipolis), un en Chine (Suzhou) et un aux États-Unis (Raleigh). Tendant vers une totale dématérialisation de ses documents, elle a choisi l offre Contralia de DOCAPOST. «Notre organisation étant multi campus, nous privilégions le numérique pour simplifier à la fois la vie des étudiants et la nôtre», indique Laurence Descos, Directrice Knowledge Management & Projets Transversaux. Cap sur la simplicité Jusqu à l année dernière, les étudiants devaient renvoyer par courrier leur contrat d inscription dûment rempli et signé. Il leur suffit désormais de se connecter sur Internet, de signer électroniquement leur contrat au moyen d un code personnel qu ils reçoivent par e-mail ou SMS, de payer leur acompte directement en ligne et de télécharger les pièces justificatives demandées. «Contralia est simple d utilisation, très rapide et entièrement sécurisée», souligne Laurence Descos. Une solution d autant plus pratique que 25 % des étudiants se trouvent sur des campus à l étranger, où le décalage horaire est important. «Qu ils soient aux États- Unis ou en Chine, ils ont maintenant accès aux informations immédiatement, 24h/24 et 7j/7», ajoute-t-elle. Un archivage précieux Les contrats signés sont intégrés automatiquement dans le système de gestion informatique de l école. «Nous pouvons en visualiser le nombre par programme, au jour le jour», apprécie Laurence Descos. De leur côté, les étudiants peuvent retrouver Utile à bien des égards, Contralia se révèle tout aussi pratique pour les RH et les DRH : elle permet, par exemple, de dématérialiser la signature des contrats de travail de leurs salariés ou tout autre document contractuel les concernant. Simple et efficace. Focus Avec Archivea, vos documents sont en sécurité! Quelle que soit la taille de votre entreprise, recueillir, classer, conserver et sécuriser vos documents devient un jeu d enfant avec Archivea! Grâce à des serveurs certifiés et hautement protégés, vous êtes assuré de la parfaite authenticité et traçabilité de vos documents, auxquels vous pouvez accéder depuis une interface Web 24h/24, 7j/7. Un gain de temps et d argent qui vous permet d optimiser la productivité de votre entreprise, et, ainsi, d améliorer vos relations avec vos clients, fournisseurs, salariés et partenaires. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 05 Optimisez le recours au travail temporaire Proposée par Docapost, Temporaris est une solution créée pour faciliter le recrutement d intérimaires. Retour d expérience avec Bertrand Le Gall, Directeur des Achats d Albéa, le leader mondial de l emballage. Depuis plus d un demi-siècle, Albéa, dont le siège social est basé en France, propose des solutions de packaging aux grands acteurs de la cosmétique (L Oréal, LVMH, Yves Rocher, etc.) : tubes souples, rouges à lèvres, boîtiers, bouchons de parfum Le groupe emploie aujourd hui près de 16 000 salariés sur 46 sites industriels à travers le monde. Depuis trois ans, il a recours à Temporaris pour recruter des intérimaires sur deux de ses neuf usines françaises. Temporaris, nous conservons notre indépendance : nous restons maîtres de nos données». Une fiabilité éprouvée En outre, la dématérialisation des échanges et l automatisation des process offertes par Temporaris permettent au numéro un du packaging et à son directeur des Achats de gagner en efficacité. De la signature électronique à la gestion des contrats, en passant «Temporaris est une solution fiable, qui nous apporte à la fois souplesse, réactivité et qualité d écoute.» par les feuilles d heures, la facturation ou encore les plannings, «L outil répond à nos attentes en termes de fiabilité et de réactivité. Il sécurise le processus de recrutement et la facturation», apprécie Bertrand Le Gall. Satisfait par la solution, le groupe envisage de la déployer sur deux autres usines en septembre, et sur une cinquième avant la fin de l année. Le choix de l autonomie Temporaris est une application à la fois de gestion du personnel intérimaire et de dématérialisation des contrats et documents dédiée au métier du travail temporaire. Il s agit plus précisément d une plate-forme de dématérialisation avec signature électronique des contrats et documents. Grâce à cette solution, Bertrand Le Gall a pu faire le choix de l autonomie. «Elle est simple et évolutive. Nous bénéficions d une attention plus particulière qu avec une agence d intérim, qui formate son système par rapport à ses propres besoins», reconnaît-il. «Contrairement aux agences d intérim classiques, avec Recrutez efficacement grâce à MEDIAPOST! En réalisant une campagne d'imprimés publicitaires avec Profil, vous pourrez diffuser vos offres d emploi dans les zones d implantation de votre entreprise, mais aussi dans les quartiers où se concentrent les profils sociodémographiques correspondant à ceux de vos employés : âge, revenus, CSP Pour maximiser l impact de votre communication, choisissez le Courrier connecté site mobile! En ajoutant à votre courrier un QR code flashable, qui renvoie directement vers un site dédié présentant vos offres à pourvoir, vous incitez plus facilement les candidats à postuler. Tout aussi efficaces, les campagnes d e-mailing de Géomail combinent les avantages de Profil et du Courrier connecté. Cette solution de location et de routage d adresses e-mails géolocalisées permet de toucher rapidement les profils qui vous intéressent sur votre zone géographique. Pour en savoir plus : www.mediapost.fr > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy.
06 Gérez les bulletins de paie Quel que soit le nombre de salariés de votre entreprise, LA POSTE a à cœur de vous accompagner dans vos missions administratives. Comme Stéphanie Bouslimane, DRH à l Hôpital Privé de l Est Parisien, optimisez la gestion de vos bulletins de salaire avec Maileva! «La simplicité d utilisation de Maileva nous permet de nous recentrer sur nos missions opérationnelles et stratégiques.» Avec Affideo, optez pour de véritables supports relationnels Grâce à un ensemble d expertises, vous pouvez : rendre les bulletins de paie, les bulletins de situation individuelle et autres supports RH plus clairs, plus pratiques et plus agréables à lire pour améliorer la compréhension et la satisfaction de leurs destinataires ; enrichir leur contenu (informations sur l entreprise, prévention ) et le personnaliser (solde de congés, DIF ) pour délivrer des messages adaptés ; favoriser l interactivité en intégrant par exemple des QR code qui renvoient vers un contenu ou un espace salariés dédié sur Internet. Pour en savoir plus : www.laposte.fr/affideo L Hôpital Privé de l Est Parisien emploie entre 300 et 350 salariés par mois. Stéphanie Bouslimane y est DRH depuis 2011 et a choisi, un an après son arrivée, la plate-forme en ligne de diffusion de documents à la demande Maileva pour l envoi de ses fiches de paie. Dématérialisation Un gain de temps précieux Auparavant, l impression, la mise sous pli et l affranchissement incombaient aux équivalents temps plein (ETP) gestionnaires de paie. Stéphanie Bouslimane mesure désormais les nombreux bénéfices apportés par Maileva : «Cette solution soulage notre service de tâches relativement chronophages. La mise sous pli, en particulier, nous prenait entre une demi-journée et une journée de travail!». Aujourd hui, ses collaborateurs reçoivent leur bulletin le lendemain de la clôture des paies. Un outil ergonomique Grâce à l imprimante virtuelle Maileva Direct, quelques minutes suffisent pour éditer les bulletins. «Nous avons créé une liste de destinataires qui nous permet d enregistrer, de télécharger et d imprimer les fichiers en trois clics», se réjouit la DRH. Une simplicité d utilisation d autant plus appréciable qu elle peut en visualiser le suivi. Autre avantage de la solution : la réactivité de la cellule d expertise après-vente. «Au moindre souci, elle prend la main à distance», conclut Stéphanie Bouslimane. le saviezvous? Selon leur nature, le niveau de dématérialisation des documents RH diffère. Les supports d évaluation, les demandes de congés et les bulletins de paie employeur sont largement en tête, alors que les bulletins de paie des employés, les dossiers personnels et les contrats font partie des documents les moins dématérialisés. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 07 Privilégiez le sur-mesure En choisissant la solution numérique de DOCAPOST pour vos bulletins de salaire, vous êtes assuré de gagner sur tous les plans : pratique, économique et relationnel! Sonia Rabathaly, Directrice de l administration du personnel chez Acadomia, en mesure chaque jour les bénéfices. Témoignage Digiposte RH, un coffre-fort numérique utile La DRH du Groupe Saipem SA Groupe parapétrolier international de référence, propose depuis avril à ses collaborateurs de recevoir leurs bulletins de salaire au format numérique dans Digiposte. «La performance et la praticité de ce service de dématérialisation contribuent à améliorer la productivité de mes équipes.» Numéro 1 du soutien scolaire et des cours particuliers en France, Acadomia dispose d un réseau de 150 agences et emploie près de 3 000 salariés. Dès 2011, Sonia Rabathaly a opté pour le service de dématérialisation des bulletins de paie de DOCAPOST. Une solution sur mesure Aujourd hui, 20 % de ses collaborateurs ont adhéré au bulletin de paie électronique, qu ils peuvent retrouver dans leur coffre-fort numérique Digiposte. Les 80 % restants, préfèrent continuer à recevoir leurs bulletins papier. «J avais besoin d un système hybride dématérialisé pour gérer les deux modes de diffusion», indique Sonia Rabathaly. Une problématique à laquelle DOCAPOST a su répondre. «Concrètement, j envoie un fichier PDF unique au service, et le logiciel identifie automatiquement les bulletins de paie qui doivent être envoyés numériquement et ceux adressés par courrier», poursuit-elle. L'optimisation des ressources L impression, le tri, la mise sous pli, l expédition et le suivi des bulletins papier mobilisaient auparavant deux personnes tous les mois. La solution «tout-en-un» de DOCAPOST a contribué à renforcer l efficacité des équipes de Sonia Rabathaly, aujourd hui plus disponibles. «J ai pu transformer ce temps de manipulation improductif en un temps de travail effectif, notamment pour le contrôle de la paie, qui est à mon sens davantage valorisant», se réjouit la directrice. Sophie Tissot-Daguette, manager SIRH - Saipem : «Ce coffre-fort en ligne est très pratique, notamment pour nos collaborateurs en situation de mobilité. Notre groupe emploie près de 2 500 personnes, dont environ 400 travaillent à l étranger. La dématérialisation du bulletin de paie leur permet d avoir accès rapidement à leurs fiches de paie, où qu ils soient, dans leur espace privé sécurisé. Désormais, ils les reçoivent en même temps que nos salariés basés en France. Chacun peut également y recevoir, classer et archiver ses documents personnels au format numérique (factures, relevés de compte, etc.). Aujourd hui, près d un tiers de nos collaborateurs y ont adhéré : c est un excellent début!» 1 million Le chiffre C'est le nombre d'ouvertures de compte que totalise Digiposte en octobre 2013. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy.
08 Optimisez vos échanges avec les organismes de protection sociale DOCAPOST gère des plate-formes sur mesure pour les DRH, telles que jedeclare.com, offrant des services diversifiés dont la gestion globale des télédéclarations fiscales et sociales. éclairage avec Jean Saphores, Président de la commission informatique de l'ordre des experts comptables, à l'origine du projet. «jedeclare.com facilite les télédéclarations : DPAE, DN- AE, DADS-U, DUCS, DSIJ...» Que vous apporte jedeclare.com? Cette plate-forme télédéclarative mise en place par DOCAPOST nous permet d'envoyer, en quelques clics, les télédéclarations fiscales de nos clients directement aux administrations ainsi qu'à tous les tiers intéressés. Jedeclare.com se révèle tout aussi pratique pour la gestion des téléprocédures sociales ( DPAE, DN- AE,DADS-U, DUCS, DSIJ*.. ). En quoi cette solution vous est-elle particulièrement utile? Nous n avons plus qu à ressaisir pour chaque destinataire les documents de nos clients, qui comportent en général plusieurs pages. Une fois leur(s) déclaration(s) préparée(s)et envoyée(s), nous recevons un accusé de réception faisant foi. Puis, jedeclare.com se charge d en contrôler la conformité, de les horodater et les déposer au(x) destinataire(s). Nous pouvons en suivre les étapes une à une, en temps réel. Tout est sécurisé, signé et tracé. Quels en sont les autres avantages? Avec jedeclare.com, nous collectons automatiquement un certain nombre d informations bancaires utiles à la tenue des écritures comptables de nos clients (doubles de relevés de compte, factures électroniques ou scannées...), et l ensemble de leurs données sont archivées numériquement pendant dix ans. Cette dernière fonction est d autant plus importante que la remise d une copie des fichiers comptables dématérialisés à l administration fiscale va devenir une obligation à compter du 1 er janvier 2014. Plus qu'une plate-forme télédéclarative, jedeclare.com est une offre à forte valeur ajoutée qui nous permet d'optimiser nos missions fiscales et sociales. Focus Envoyez vos recommandés en quelques clics! Rendue obligatoire par la loi, la lettre recommandée officialise la relation contractuelle des entreprises avec leurs clients, fournisseurs ou salariés. Gagnez en réactivité en optant pour la Lettre Recommandée en Ligne Entreprises, imprimée et distribuée par LA POSTE! Grâce à ce service, vous pouvez gérer l envoi de vos recommandés papier ou numériques depuis Internet, à tout moment. Les preuves de dépôt et les avis de réception sont conservés pendant trois ans sur votre compte client au format électronique. Quel que soit le mode de distribution choisi, vos envois présentent la même valeur légale que les Lettres Recommandées traditionnelles et permettent de vous couvrir en cas de litige avec votre destinataire. Le chiffre 98 % des entreprises clientes de LA POSTE considèrent que la Lettre Recommandée en Ligne est une offre sécurisée. (Source : Opinion Way, mai 2011) * DPAE : déclaration préalable à l'embauche / DN-AE : déclaration nominative - attestation employeur / DADS-U : déclaration automatisée des données sociales Unifiée / DUCS : déclaration unifiée de cotisations sociales / DSIJ : déclaration de salaire pour les indemnités journalières > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 09 Tout savoir sur les élections professionnelles Le Groupe LA POSTE propose aux petites comme aux grandes entreprises des solutions fiables et des outils performants pour simplifier le processus électoral. Geneviève Delatot, responsable des élections au secrétariat général de la MGEN. Vote par correspondance Comme la Mutuelle Générale de l éducation Nationale, faites le choix du vote à distance avec Electo : une solution clés en main, simple à mettre en place et adaptable à vos besoins. De la conceptualisation à la proclamation des résultats, en passant par la fourniture de matériel, tout est géré par LA POSTE. «Nous organisons tous les deux ans le renouvellement de nos 101 comités de section, qui représentent notre mutuelle auprès de nos adhérents. Auparavant, ces élections mobilisaient de nombreux militants bénévoles pour gérer le matériel de vote, effectuer manuellement les opérations d émargement, le dépouillement et remonter les résultats. Il y a dix ans, nous avons harmonisé et professionnalisé ce processus grâce à LA POSTE. La centralisation de la préparation du scrutin au sein de notre secrétariat général et aux procédures automatisées d Electo, nous permet désormais de publier les résultats dans les 24 heures qui suivent le vote.» Focus Electia, votre sécurité juridique! La loi du 20 août 2008 vous impose de déterminer quelles sont les organisations syndicales représentatives de votre groupe. Organiser des élections implique de gérer avec précision le calendrier et le suivi des résultats, de les communiquer, d'en calculer la représentativité et de contrôler la validité des accords Forte de son expérience dans ce domaine, DOCAPOST, filiale de LA POSTE, a développé une solution sur mesure pour vous y aider : Electia. Une sécurité juridique précieuse pour négocier, surtout en cas de désaccord! Pour en savoir plus : www.electia.fr le saviezvous? Magali Berger, responsable développement RH chez Adecco Medical. vote en ligne Comme l'entreprise Adecco Medical, préférez le vote électronique avec jevoteenligne.com! Cette solution complète de gestion de scrutin permet aux électeurs de voter 24h/24, 7j/7 sur un site Internet personnalisé, en toute sécurité. Un gain de temps et une optimisation des coûts non négligeables! «Nous sommes spécialisés en solutions RH dans le domaine de la santé : recrutement, intérim, conseil et prestations de services. Afin de maintenir le taux de participation aux élections professionnelles, nous nous sommes appuyés sur la solution de vote par Internet jevoteenligne.com. Le traitement automatique des votes a simplifié le process de nos élections et a considérablement réduit les risques d erreur. L expertise et l expérience du Groupe LA POSTE nous ont été très utiles, en particulier lors de la rédaction de l accord électoral avec les partenaires sociaux.» Sécurité jevoteenligne.com a été mis au point en partenariat avec EADS Defense & Security, garantissant ainsi les niveaux de cryptage et de sécurité les plus puissants. Les structures d hébergement et de développement de jevoteenligne.com et Electo ont été contrôlées par la Cnil. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy.
10 Gérez efficacement vos salariés L avis de l expert Les responsables RH ont la difficile mission de motiver leurs salariés, tout en réduisant leurs coûts de fonctionnement et en respectant des contraintes légales de plus en plus fortes. Afin de les aider dans leur GAPP (1), DOCAPOST, filiale du Groupe LA POSTE, a conçu une offre globale clés en main : Performances RH. Explications avec Benoît Pédoussaut, Directeur général DOCAPOST DPS. DOCAPOST, en quelques chiffres «De la simple digitalisation des fiches de paie à l externalisation complète de la GAPP zéro papier, nous maîtrisons les process RH de A à Z.» 450 sites clients de gestion de courrier. 1,5 milliard de pages et 1 milliard de requêtes traitées par an. 3,5 milliards de documents archivés. 15 millions de documents dématérialisés. 8 millions de transactions électroniques. Qu est-ce que Performances RH? Ce programme regroupe toutes les solutions à haute valeur technologique mises en œuvre par le Groupe LA POSTE et DOCAPOST, pour accompagner les DRH dans leurs deux principales missions : la valorisation de la relation salarié et l optimisation des processus RH. Nous avons développé un certain nombre d outils simples et efficaces, répondant à leurs besoins quotidiens. Précisement, quels sont-ils? La valorisation de la relation salarié passe notamment par la gestion de la paie. Aussi, nous proposons de faciliter la diffusion de leurs fiches de salaire avec un coffre-fort numérique. Les DRH peuvent également améliorer leur communication interne, en éditant par exemple des bilans sociaux individuels, des newsletters ou des bulletins d information. En outre, nous avons créé tout un panel de logiciels très utiles pour la gestion du recrutement, la dématérialisation du «dossier salarié» ou encore pour l organisation des affaires sociales. En quoi Performances RH constituet-elle une innovation? Jamais une offre aussi complète n a été proposée aux DRH. Ils peuvent aussi bien décider de ne dématérialiser que leurs bulletins de paie, comme d externaliser totalement leur GAPP. Nos solutions sont pertinentes, à la fois pour les grands groupes et les petites PME. Primo, elles sont mutualisées et facturées à l acte. Secundo, elles s intègrent parfaitement au SIRH (2) de l entreprise, sans avoir à recourir à un informaticien. Tertio, elles sont produites dans nos propres usines, et donc entièrement sécurisées. (1) Gestion administrative du personnel et de la paie. (2) Système d information des ressources humaines. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 11 Simplifiez le dialogue avec vos salariés Vous avez besoin de communiquer certaines informations en interne, mais n avez ni le temps ni les outils adéquats pour vous en occuper? Pas d inquiétude, Maileva s en charge à votre place! Nicolas Courtier, DRH chez Saint-Gobain Sully, ne tarit pas d éloges au sujet de l offre. Spécialisée dans la fabrication de vitrages de sécurité destinés aux transports, Saint-Gobain Sully, filiale de Saint-Gobain, est un acteur mondialement reconnu dans son domaine. Elle emploie actuellement près de 550 salariés dans le Loiret, auxquels Nicolas Courtier adresse des bulletins d intéressement quatre fois par an. Désireux de gagner du temps sur l impression et l envoi, il recherchait une solution correspondant le mieux à ses besoins internes. Début 2013, il a trouvé en Maileva l outil idéal. «Grâce à Maileva, nous n hésitons plus à communiquer individuellement auprès de nos salariés.» Un service indispensable Maileva a en effet permis de décharger ses équipes de tâches à faible valeur ajoutée. «Il nous fallait pas moins d une journée pour imprimer les bulletins, cela ne pouvait plus continuer!», raconte le DRH. Aujourd hui, enregistrer les fichiers, générer les PDF et les télécharger sur la plate-forme en ligne est devenu un jeu d enfant. «Cela ne nous prend qu une dizaine de minutes. Maileva est tellement pratique que l un de mes collaborateurs projette de s en servir à distance, depuis son domicile, dans le cadre du télétravail», confie-t-il. De l efficacité à la valeur Efficace et simple d utilisation, Maileva se révèle tout aussi utile pour ses autres communications. Nicolas Courtier y a Focus Maileva, la solution idéale pour toutes vos communications d urgence Gestion de crise, risque d épidémie, plan canicule, rappel de produits, erratum, invitation à un événement Vous souhaitez communiquer rapidement une information sensible à vos administrés, collaborateurs, clients ou fournisseurs? Privilégiez l efficacité en choisissant la simplicité d utilisation et la réactivité de Maileva! Sans planification préalable, cette solution en ligne flexible et multicanale vous permet de transmettre rapidement vos messages les plus urgents, 24h/24 et 7j/7. En quelques clics sur www.maileva.com, vous sélectionnez le mode de diffusion le plus adapté : courrier, fax, e-mail, SMS ou encore envoi dématérialisé vers les coffres-forts numériques Digiposte de vos destinataires. recours pour éditer, entre autre chose, des lettres d informations ponctuelles sur la mutuelle entreprise ou le plan d épargne groupe. «Nous ne le faisions pas auparavant, faute de temps. Avec Maileva, nous n hésitons plus à communiquer de manière individuelle auprès de nos salariés!», précise-t-il. À tel point que l offre fait des émules dans l entreprise. Le service commercial, en particulier, envisage de passer par la plateforme de LA POSTE pour réaliser des mailings clients. > pour EN SAVOIR PLUS OU POUR SOUSCRIRE À UNE OFFRE, CONTACTEZ LE 3634* ou votre interlocuteur commercial habituel *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy.
12 Le meilleur du papier, du numérique et de la proximité L avis des experts Si la plupart des DRH privilégient encore le support papier, ils doivent aujourd hui s adapter à la transition numérique. LA POSTE et sa filiale DOCAPOST sont là pour les y aider, en mettant à leur disposition un panel d offres très complet. Entretien avec Adèle Albano et Jack Azoulay, respectivement Directrice des clients Entreprises et Directeur des clients Grands Comptes à LA POSTE. «Nous offrons aux DRH le choix du support qui leur convient le mieux, en leur permettant de combiner le meilleur du papier, du numérique et de la proximité grâce à nos facteurs». Jack Azoulay, Directeur des clients Grands Comptes à LA POSTE. Pourquoi accompagner les DRH? Jack Azoulay : L un des enjeux actuels auxquels les DRH doivent s adapter est l intégration des nouveaux usages technologiques dans l organisation de leur travail. Faute de temps ou de formation, certains se sentent dépassés par ces évolutions. Nous avons à cœur de leur faciliter le quotidien et d optimiser leurs missions, en leur proposant des solutions numériques simples et efficaces, mais également les faisant profiter des nombreux atouts que conserve le support papier. Adèle Albano : Notre volonté est d être aux côtés des DRH et des responsables RH dans les actes essentiels de leur activité. Nous souhaitons les aider à mener à bien tous leurs projets, qu ils soient récurrents ou ponctuels, simples ou complexes. Il est primordial qu ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier tout en maîtrisant leurs coûts. Quels avantages les solutions de DOCAPOST présentent-elles? J. A. : Nous avons développé, ces dernières années, toute une série d offres et d usages particulièrement pertinents pour les DRH. Nos supports sont à la fois adaptés à leurs problématiques et aux spécificités de leur entreprise, qu il s agisse d une TPE- PME ou d une grande entreprise. Nos compétences nous permettent de répondre à chacune de leurs attentes de manière très précise, avec des offres sur mesure. A. A. : Nous prenons soin, en effet, de leur délivrer les outils qui leur correspondent le mieux. Selon les besoins exprimés, la taille de l entreprise et le niveau de son système d information, toutes les solutions sont envisageables! Notre palette d offres est très large, nous proposons des solutions clés en main, à commencer par 50 % des collaborateurs attendent de leur DRH la mise à disposition d outils innovants pour améliorer leur propre efficacité. business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 13 le support papier, notamment grâce au facteur, véritable tiers de confiance au quotidien et le numérique. Pour la gestion de documents administratifs (bulletins de paie, courriers d information, convocations à des AG extraordinaires, etc.), les DRH peuvent avoir recours à des solutions aussi bien physiques (Maileva) que dématérialisées (Digiposte). Il en va de même pour les élections professionnelles, sur lesquelles nous sommes très opérationnels : ils peuvent opter pour l evote (jevoteenligne.com), largement reconnu et déployé dans la profession, ou pour notre solution de vote papier par correspondance (Electo). Sans oublier la Lettre Recommandée en Ligne pour l envoi de recommandés, Electia pour l organisation des affaires sociales, jedeclare.com pour leurs télédéclarations et Temporaris pour le recrutement, toutes très pratiques En quoi LA POSTE est-elle un acteur référent du off/on line? A. A. : Nos solutions électroniques ont la même valeur probante que nos offres physiques : elles sont toutes performantes et sécurisées, et garantissent une parfaite conformité légale. Dans les deux cas, notre expérience a fait ses preuves, et nos clients en sont très satisfaits. Nos outils s intègrent «Notre expérience nous permet de répondre à toutes les problématiques, quel que soit le type d entreprise : nous pouvons aller du plus simple au plus complexe». Adèle Albano, Directrice des clients Entreprises à LA POSTE. très facilement à l environnement bureautique des utilisateurs. J. A. : Aujourd hui, la majorité des dirigeants du CAC 40 font confiance à notre expertise. Nous sommes donc en mesure d offrir le meilleur des deux mondes aux DRH des grandes entreprises, comme des plus petites. D autant que notre réactivité constitue le fil conducteur de notre démarche : tout est pris en charge dans des délais très courts. le saviezvous? L e-bulletin de paie, aussi fiable que le bulletin physique Le bulletin de paie électronique constitue une pièce justificative juridiquement équivalente à celle sur support papier. Conformément au code du travail (norme Afnor NF Z 42-025), la solution dématérialisée Digiposte en garantit l intégrité des données et la confidentialité d accès. Elle offre également un archivage sécurisé des bulletins pendant 50 ans. Pour l employeur, les bénéfices sont multiples. L e-bulletin permet de réaliser des économies d envoi immédiates, ou encore d optimiser ses processus RH. REPÈRES 25 % du Top 100 des clients de LA POSTE ont souscrit à au moins une des offres RH du Groupe. Le dossier RH : 100 % des documents salariés ou employeurs (papiers ou numériques) classés, archivés et consultables. 60 % des décideurs considèrent que la dématérialisation est l'une des priorités de la fonction RH. Source : Markess international, étude Markess 2012.
14 agir comprendre échanger engager 3634, les spécialistes Entreprises de LA POSTE à votre écoute! Obtenir un renseignement sur la gestion de vos flux de documents, modifier un contrat ou tout simplement passer une commande les spécialistes du 3634 sont là pour vous conseiller! «Pour répondre efficacement aux demandes, nous sommes toujours à l écoute des besoins des entreprises qui nous sollicitent». Pascale Sacquet, Conseillère Clientèle agence Télévente LA POSTE à Rennes. «Nos Conseillers Clientèle ne lisent pas de scripts, ils agissent au cas par cas en fonction des besoins de nos clients. Nous souhaitons redonner une dimension humaine à ce métier et éviter les relations désincarnées que l on prête d ordinaire aux centres de contacts.» Samuel Bokhobza, Directeur national de la Télévente LA POSTE. Présente depuis plusieurs années sur les réseaux sociaux (Facebook et Twitter en tête), La Poste continue d ouvrir des lieux d échange et des services dédiés aux clients professionnels. Vous pourrez bientôt être conseillés et informés sur les offres La Poste Solutions Business sur le réseau Viadeo : www.viadeo.com/fr/company/ laposte-solutionsbusiness Le 3634, l expertise LA POSTE au bout du fil Du Lundi au vendredi, de 8h à 18h, des spécialistes répartis sur toute la France informent et conseillent les professionnels clients de La Poste. Comment gérer efficacement l externalisation, la dématérialisation, l archivage ou encore l impression de vos documents? Les conseillers du 3634 identifient vos besoins précis et vous apportent des réponses sur mesure. Les specialistes Entreprises, relais des bureaux de poste Les experts du 3634 interviennent aussi en relais des bureaux de poste. Votre besoin est complexe et vous en avez fait part à un agent ou au directeur de votre bureau de poste? Il passera l information au 3634 qui vous rappellera dans les 48h maximum. Après un état des lieux précis de votre demande et en fonction de sa complexité, le 3634 vous conseillera ou vous proposera, si besoin, de bénéficier d un rendez-vous en face-à-face avec un expert. > Appuyez sur la touche 1 Un conseiller vous accueille pour répondre aux questions que vous vous posez. > Appuyez sur la touche 3 Vous êtes dirigés vers l une des deux plate-formes du service clients qui assurent la géolocalisation de vos envois et prennent en charge efficacement vos réclamations. Le chiffre Bon à savoir! 2 millions C est le nombre d appels traités chaque année par les équipes du 3634*. *0,34 TTC/min à partir d un téléphone fixe depuis la France métropolitaine. Depuis les DOM : 0,306 TTC/ min depuis la Guadeloupe, Martinique, Réunion et 0,282 TTC/min depuis la Guyane, Saint-Martin, Saint-Barthélémy. > Depuis 2010, La Poste consulte régulièrement ses clients de tous secteurs d activité, afin de faire évoluer ses chartes d engagements et s adapter aux évolutions de leurs exigences en matière de service. Clients Grands Comptes Stratégiques et Clients Grandes Entreprises, découvrez nos engagements sur : www.laposte.fr/entreprises/engagementsclients-courrier business direct - spécial ressources humaines
agir comprendre échanger engager 15 Conduisez responsable! Envie de limiter vos dépenses en carburant, de vous inscrire dans une politique plus respectueuse de l environnement et de réduire le nombre d accidents de vos salariés sur la route? Formez-les à l écoconduite avec Mobigreen! «Avec Mobigreen, non seulement l empreinte environnementale de l entreprise peut être réduite, mais les formations peuvent résonner dans la vie privée des collaborateurs». Pascale Mespoulède-Cozon, Présidente de Mobigreen. le saviezvous? Frais de conduite Sur 100 e de dépenses liées à un véhicule, 38 e sont des dépenses dites «de comportement», comme le carburant, mais aussi les frais de restitution du véhicule, l assurance et les coûts d un accident. L écoconduite permet de diminuer les émissions de CO 2, la consommation de carburant d environ 15 % et l accidentologie de 10 %. LA POSTE a déployé un programme de formation à l éco-conduite depuis 2007 (à ce jour 100 000 postiers ont été formés dont 60 000 facteurs) et a créé Mobigreen, une filiale spécialisée dans le conseil et la formation à l écoconduite pour les entreprises et les entités publiques (état et collectivités). Une formation accessible à tous Forte de son expérience, Mobigreen a su développer une expertise unique dans le domaine de l écoconduite et de la conduite préventive, jusqu à en devenir un acteur incontournable. Aujourd hui, l entreprise compte une centaine de clients et a déjà formé plus de 20 000 conducteurs. «Nous proposons aux entreprises et aux collectivités, une offre de formation complète, personnalisée et dont les résultats concrets sont mesurables», explique Pascale Mespoulède-Cozon, Présidente de Mobigreen. Mobigreen, testée et approuvée! Avec près de 1 200 collaborateurs parcourant en moyenne 80 km par jour, le Crédit Agricole du Morbihan n a pas hésité. «Nous savions que notre problématique serait comprise par Mobigreen, qui bénéficie de la crédibilité du Groupe Focus Affirmez votre engagement citoyen! Consciente de son impact sur l environnement et de son rôle à jouer dans la société, LA POSTE œuvre activement en faveur du développement durable et de l économie responsable. En témoigne la Lettre Verte, nouvelle offre de distribution standard du Courrier : un moyen rapide, économique et écologique pour vos envois égrenés ou en nombre. L activité de collecte de papiers de bureau à recycler du Groupe, Recy go, en est également le reflet. Directement récupérés par les facteurs dans vos locaux, les papiers sont triés par Nouvelle Attitude filiale de LA POSTE et entreprise d insertion conventionnée et recyclés par des papetiers locaux. En favorisant la création d emplois et le développement de l économie territoriale, Recy go inscrit votre entreprise dans une démarche solidaire et environnementale. Le chiffre 1 kg La consommation de papier pour un employé de bureau est en moyenne de 1 kg par semaine. En France, seulement 20 % des papiers sont collectés pour être recyclés. LA POSTE», souligne François Batard, Secrétaire du CE de la banque. D autant que ses enseignements trouvent un écho dans la vie des collaborateurs. «Ils apprennent à mieux anticiper, à limiter leur stress au volant et, au final, à réduire les sinistres», confie Pascale Mespoulède-Cozon.
À partir d'une simple connexion Internet, vous pouvez désormais organiser toutes vos élections professionnelles. Avec la solution JE VOTE EN LIGNE de La Poste, vos collaborateurs ont la possibilité de voter à distance, 7j/7, 24h/24 pendant toute la durée du scrutin. Confidentialité, anonymat et sécurité des élections sont garantis, en parfaite conformité avec la législation en vigueur. Très simple à mettre en œuvre, cette solution clé en main vous permet de maîtriser votre budget et d'obtenir les résultats de l'élection en temps réel.