Documentation des champs et boutons

LE DOCUMENT D ACHAT Notes Champs jaunes : obligatoires à remplir lors de la saisie si le champ est vide. Champs gris : générés par le système ou non applicables à la saisie. Champs blancs : optionnels. Documentation des champs et boutons Numéro document Sera généré automatiquement par le système et servira de référence au document. Type de document Permet de classifier les transactions et d exploiter cette information dans les rapports et à l écran. De plus, celui-ci influencera le traitement du document à savoir s il doit être traité par le secteur approvisionnement et/ou le secteur finance. Bon commande Indique le numéro de référence de la commande expédiée chez le fournisseur, seulement lorsque la pièce aura atteint le statut «OFFICIEL». Demande de prix Indique le numéro de demande de prix du fournisseur. Entité Externe Indique le numéro et le nom du fournisseur chez qui on va expédier la commande. Révisé le 21 janvier 2013 1

Ce bouton sert à changer le fournisseur (en centralisé seulement). Entente contractuelle Indique le numéro de l entente contractuelle lorsque le document d achat y fait référence. Réf. Interne Permet d inscrire une référence significative pour l utilisateur, d un secteur ou autre. Catégorie d achat Permet de classifier l achat pour des rapports subséquents. De plus celle-ci contient le compte comptable où sera imputée la dépense. Cette catégorie provient du fournisseur et doit être modifiée si l'item à commander ne correspond pas à la catégorie d'achat d 'Indiquée (sélectionner la liste de valeurs via le bouton de droite de la souris). Requérant Comme pour tous les types de pièces, l usager saisit ici le numéro de l intervenant / requérant correspondant au propriétaire de l enveloppe budgétaire qui recevra la dépense. C est l intervenant/requérant qui approuvera éventuellement cette pièce. Ce bouton sert à changer le requérant. Demandeur Ce champ identifie la personne qui a fait la demande de biens ou de services. Description Permet de fournir des détails ou des précisions sur la transaction. Cette information se retrouvera dans la Sélection «document d achat». (IMPORTANT : Le champ description ne se retrouve pas sur le bon de commande.) Le bouton du haut permet d inscrire des informations qui seront imprimées sur le bon de commande. Le fournisseur sera en mesure de consulter ces commentaires sur le bon de commande, ce qui diffère du champ précédent. Le bouton du bas permettra de transmettre des commentaires aux fournisseurs pour les bons de commandes expédiés par courrier électronique. Révisé le 21 janvier 2013 2

Période comptable Elle est générée automatiquement par le système. La période comptable se présente sous la forme AA-PP (Exemple : Année période : 13-06. Il s agit donc ici de l année financière 2012-2013 et de la période 06 : Octobre 2012). Date d achat Permet d identifier la date initiale de la transaction. Elle doit se situer à l intérieur de la période comptable. Date du BC : Cette date correspond à la date d officialisation du document d achat. Date requis Permet d identifier la date à laquelle vous désirez recevoir votre commande, nous vous recommandons un minimum de 10 jours ouvrables. Soumission Permet d indiquer le numéro de soumission fourni par le fournisseur. Lorsque vous utilisez le commerce électronique (B2B), le système garde le numéro de référence de la demande de prix dans cette case. Doc. papier transmis : Cet indicateur signale à l usager qu une pièce justificative est jointe à notre document d achat et sera transmise aux acheteurs par courrier interne. État Identifie l état actuel de la pièce. En plaçant le curseur dans la boîte de l état, le système nous indique le prochain état et le nom de l intervenant (lorsque l état le permet) qui devra agir sur la pièce pour que celle-ci poursuive son cycle. Message Lorsque ce symbole apparait, cliquez sur ce symbole pour obtenir le message d erreur (ex. manque de disponibilité). Vérification financière Cet indicateur nous signale que la pièce fait l objet d une révision par le Service des finances. Refusé Cet indicateur nous informe que cette pièce a été refusée dans le processus d approbation hiérarchique. Révisé le 21 janvier 2013 3

Document attaché Ce champ informe l usager qu un document (ou plusieurs) a été attaché à la pièce. Il peut s agir d un fichier Excel, document Word, fichier PDF ou autre. Le bouton attacher le document. permet de consulter ou Note Ce champ indique le nombre de note que les usagers ont créé pour ce document. Le bouton permet de consulter les notes ou d accéder à l écran pour en créer de nouvelles. Lorsqu on accède à l écran pour la première fois, il est en mode < insert > alors que les insertions subséquentes requièrent le bouton bouton < Imprimer >.. Il est possible d imprimer chacune des notes, avec le Montant item Reflète le montant brut des items commandés selon la devise. Montant vent. Reflète le montant des items ventilés, dans la devise de la pièce. Dépenses nette Indique le montant imputé dans l /les UBR en argent canadien. Solde engagement Indique le montant engagé dans l /les UBR en argent canadien. Taux Indique le taux de conversion au système qui sera appliqué pour la transaction. Révisé le 21 janvier 2013 4

Devise Indique la devise de la commande. BOUTON «Action» Permet d accéder à un écran qui indique les possibilités pour faire cheminer la pièce à travers l ensemble des étapes. À partir de cet écran, il est possible de ramener la pièce à son état initial, de la refuser afin qu elle retourne à l initiateur ou même de l annuler. Ce bouton, à l intérieur du bouton ACTION, permettra de faire vos réceptions. Celui-ci sera apparent uniquement au terme du cycle lorsque le document d achat sera OFFICIEL. BOUTON «Historique état» Permet d identifier tous les usagers qui sont intervenus sur la pièce que les dates et heures de leurs interventions. BOUTON «Disponibilité» Permet de situer et de consulter des informations complémentaires sur le manque de disponibilité dans les enveloppes budgétaires (UBR) identifiées par le système. BOUTON «Impact budgétaire» Permet de vérifier les impacts budgétaires des différentes ventilations. BOUTON «Histo. réception» Permet de visualiser l historique des réceptions qui ont touché les items de la commande. Révisé le 21 janvier 2013 5

Permet de visualiser l historique des relances qui ont été faites auprès du fournisseur et/ou des départements, en rapport à la commande. BOUTON «Imputation» Permet de saisir une ventilation que l on souhaite générer à tous les items du document d achat. BOUTON «Génération imp.» Permet de déclencher la génération des ventilations en fonction des informations saisies dans le bouton «Imputation» et celles contenues dans la catégorie. BOUTON «Formulaire» Permet d imprimer la version réservée aux fins internes du document d achat. Permet d effectuer un avenant à la commande. Cette fonction est utilisée au besoin par le secteur approvisionnement du SRHF. ONGLETS ONGLET «Item» Permet d inscrire les articles que l on désire se procurer. ITEM : indique le numéro de l article à commander du document d achat. Il sera possible de re-numéroter les items et ce, dans le but d en insérer un, à partir du bouton. DESCRIPTION : espace disponible pour indiquer l information narrative de l article ou des biens et services que vous désirez acquérir. La description courte vous permet de saisir 60 caractères. Cette boite sert à continuer une description trop longue, on peut entrer 300 caractères supplémentaires dans ce champ. Révisé le 21 janvier 2013 6

Lors de la création d un document d achat sans entente un clic à droite de la case description sur les 3 petits points ouvrira la fenêtre des habitudes d achats pour ce fournisseur. On pourra ainsi sélectionner un article couramment acheté chez ce dernier. PRIX UNITAIRE : le prix de l article à acquérir. (montant avant les taxes) QUANTITÉ : le nombre d articles à acquérir. TAXE : le code de taxe attribué à l item. Ce renseignement provient d informations rattachées aux fournisseurs. (NE DOIT PAS ÊTRE MODIFIÉ) MONTANT : le total de la quantité multiplié par le prix unitaire. TAXE FÉDÉRALE : résultat du calcul de l application du code de taxe fédérale applicable au montant précédent. TAXE PROVINCIALE : résultat du calcul de l application du code de la taxe provinciale applicable au montant précédent. CATÉGORIE D ACHAT : permet de classifier l achat pour des rapports subséquents. De plus celle-ci contient le compte comptable où sera imputée la dépense. La catégorie d achat indiquée ici est prioritaire à celle du document d achat. Par contre, lorsque l'ensemble de la commande n'est pas celle inscrite par défaut vous devez modifier votre catégorie dans le champ catégorie d'achat qui est au-dessus du requérant (sélectionner la liste de valeurs via le bouton de droite de la souris). NUMÉRO CATALOGUE : le numéro de catalogue du produit chez le fournisseur en cause dans le document d achat. FORMAT : sert à définir l unité de mesure qui sera utilisée pour la commande chez notre fournisseur. Classification SH : Système harmonisé de classification des produits importés. Utilisé pour le dédouanement par l ASFC. Pays d origine : Pays d origine de l item en importation. Utilisé pour le dédouanement par l ASFC Le pays d'origine est le pays de fabrication du produit et non le pays ou à lieu l'achat. CASE «BIEN» non applicable pour le moment. Cette case permettra dès qu elle sera active de retenir cet item afin qu il fasse partie de l auxiliaire des biens. CASE «HISTO.» : Lorsque l usager coche cette case le système alimente notre historique d achat qui servira pour la création rapide de demande d achat future (Pour plus de détails se référer aux trucs et astuces HABITUDE D ACHAT) CASE «IMP.» : indique qu une imputation spécifique a été demandée pour cet item. CASE «IMPR» : cette case est principalement utilisée par le Service des finances lors des avenants pour indiquer les items que l on souhaite voir imprimer sur le bon de commande. Révisé le 21 janvier 2013 7

(EN SAISIE INITIALE NE PAS DÉCOCHER CETTE CASE CAR L ITEM NE SERA PAS IMPRIMÉ SUR LE BON DE COMMANDE) BOUTON : permet de consulter l historique des items, soit : le nombre commandé, le nombre reçu et le nombre facturé à date. ONGLET «Items commandés» Vous ne pouvez saisir aucune donnée dans cet onglet puisqu il est informatif et ne sert qu à faire le sommaire des items lorsqu il y a des avenants à la commande. S il n y a pas d avenant à la commande, l onglet «item» et l onglet «items commandés» seront identiques. ONGLET «Ventilation» IMPORTANT : VOUS DEVEZ TOUJOURS CRÉER VOTRE (VOS) LIGNE (S) DE VENTILATIONS PAR LE BOUTON «IMPUTATION» ET PAR LE BOUTON «GÉNÉRATION IMP.» UBR Compte CBS U.adm. Fds : Permet de visualiser les différents segments qui forment la ventilation budgétaire (ex : 700768.128015.000.540005.1). Montant inscrit : montant avant les taxes que l on souhaite appliquer sur cette ligne de ventilation. Quantité montant pour la taxe d accise (N/A dans le document d achat). Taxe : Code de taxe généré par le dossier du fournisseur. Ne pas modifier. Remb. : Code de remboursement pour les taxes généré par le système. Taxe fédérale : montant de taxe fédérale appliquée au montant inscrit. Taxe provinciale : montant de taxe provinciale appliquée au montant inscrit. Remb. Fédéral : montant de remboursement fédéral que vous avez droit. Remb. Provincial : montant de remboursement provincial que vous avez droit Dépense net : montant qui sera imputé dans votre UBR Commentaire: information disponible à la ventilation. Les boutons «Messages» permettent d accéder aux informations générées par le système. (ex. manque de disponibilité) ONGLET «Modalité» Révisé le 21 janvier 2013 8

Permet d inscrire des instructions pour le secteur approvisionnement, de lui fournir une personne à qui se référer au besoin et de connaître le mode de transmission de la commande vers le fournisseur. NIBS : Numéro d identification biens et services; utilisé par le secteur de l approvisionnement pour classifier les fournisseurs. Acheteur : la personne susceptible d intervenir dans le processus d achat. Appel d offres : Le bouton permet de saisir et/ou consulter des informations complémentaires en lien avec l appel d offres. Instruction d achat : s il y a une instruction spéciale pour la livraison ou autre. Intervenant d instruction : s il y a une instruction, la personne qui en est l intervenant et à laquelle le secteur approvisionnement de l université peut référer. Instruction : Le bouton permet de saisir et/ou consulter des informations complémentaires en lien avec l instruction d achat. Mode de transmission : comment le bon de commande sera transmis au fournisseur. o I : Imprimé manuellement et faxé au fournisseur. o FAX : Processus de transmission par Fax automatique du bon de commande chez le fournisseur dès que le document d achat devient officiel. o B2B : Processus de transmission automatique par voie électronique du bon de commande chez le fournisseur dès que le document d achat devient officiel. o COU : Processus de transmission par courriel électronique du bon de commande chez le fournisseur dès que le document d achat devient officiel. Mode de transport : indique comment le matériel ou le service sera livré. Possibilité frais accessoire : lorsque ce champ est cliqué, ceci indique que cette commande est admissible aux frais accessoires. (Exemple : frais de transport, douane) Technique de réception : indique le mode de réception. Favorise achat par carte : sert en centralisé seulement (carte de crédit). Carte d achat : sert en centralisé seulement (carte de crédit). Mode de paiement : indique comment le fournisseur sera payé. Entente de paiement : indique quelles sont les modalités de paiement avec le fournisseur. Révisé le 21 janvier 2013 9

ONGLET «Autres détails» Permet de visualiser les informations complémentaires liées à la commande : Catégorie : non applicable pour le moment. Résolution de CD : le numéro du comité de direction, s il y en a. Résolution de CA : le numéro de conseil d administration, s il y en a. Terme de commerce.incoterms (réservé à l'acheteur) Destination Lieu de départ ou d'arrivée selon l'incoterms (réservé à l'acheteur) BOUTON - Histo. Résolutions : permet de voir les résolutions antérieures sur le sujet. BOUTON Histo. Impressions : permet de voir quand et comment ainsi que le nombre de fois que la commande a été envoyée au fournisseur. BOUTON Tolérance : permet d appliquer différents niveaux de tolérance de façon spécifique à un document d achat. Ce champ est complété au besoin par un acheteur et il utilise les règles déjà établies en approvisionnement. Réémission : pas utilisé pour le moment Instruction à venir (Exagon) Détail d expédition : l endroit où vous indiquez vos instructions de livraison le cas échéant. ONGLET «Adresse» Permet de visualiser l adresse du fournisseur et l adresse de livraison prévue. Adresse d achat : c est l adresse du fournisseur, le bouton nous permet de voir toutes les adresses d achat disponibles pour le fournisseur. Révisé le 21 janvier 2013 10

Att : personne de référence chez le fournisseur. Adresse de réception : c est l adresse où la marchandise sera reçue. Att : à l attention de qui la réception sera faite. Adresse de facturation : (NE RIEN INDIQUER ICI) : permet d'identifier une adresse de facturation manuellement dans un document d achat au lieu d'utiliser celui de la compagnie. Dans certains établissements d enseignement, on fait livrer les factures dans les départements au lieu du service des finances. ONGLET «Consommé» Permet de voir toutes les factures qui ont été appliquées à la commande. Révisé le 21 janvier 2013 11

PAS À PAS DOCUMENT D ACHAT Dans le Menu principal, sélectionner la rubrique Achat, faire un double-clic sur «Document d achat». Dans le système financier SOFE, lorsque vous accédez à un type de document, le système présente d abord un écran multi-occurrence à partir duquel vous pouvez consulter un premier niveau d information sur l ensemble des pièces auxquelles vous avez accès. (Cette consultation peut se faire à l aide des boutons de la barre d outils : le bouton «exécuter la recherche», lancé sans entrer de critères, permet de visualiser tous les documents auxquels vous avez accès. En cliquant sur le bouton «critère de recherche» le système permet d entrer des critères de recherche sur une ou plusieurs colonnes et d exécuter la recherche par la suite, ce qui devrait restreindre le nombre d enregistrements qui seront affichés. Pour afficher le document, on positionne le pointeur sur notre sélection et on y accède en appuyant sur le bouton ouvrir. On peut ainsi entrer dans la pièce pour la consulter, la modifier si son état le permet et même l approuver. C est dans ce même écran que vous allez lancer la création d une nouvelle pièce au système. Révisé le 21 janvier 2013 12

Le bouton permet de refaire un document d achat très rapidement à partir d un document existant (voir dans trucs et astuces du site Web du SRHF sous Documentation et gestion). Le bouton l écran. permet un critère de sélection autre que les champs de Cliquer sur le bouton pour créer un nouveau document d achat. Vous accédez à l écran «Critères de création du document d achat». Cet écran vous permettra de sélectionner un fournisseur (avec ou sans entente contractuelle) à partir duquel on va lancer la création du document d achat. Requérant : Champ obligatoire, vous devez inscrire le numéro de l intervenant/requérant (responsable du budget) qui prendra la dépense liée au document d achat. Entité externe Champ obligatoire Fournisseur Pour faire une recherche du fournisseur - Bouton de droite de la souris; liste de valeurs. Révisé le 21 janvier 2013 13

Par exemple, si l on recherche le numéro du fournisseur pour Électronique Inpro, inscrire dans la Recherche «Inpro» et faire dans le bas de l écran (à gauche). Tous les fournisseurs contenant le mot Inpro apparaîtront. Sélectionner celui qui convient (valider avec l adresse) et faire. Vous retournerez donc à l écran de critères de création. Cliquer obligatoirement sur le bouton pour que les informations s affichent dans la section du bas avant de lancer la création, sinon aucun fournisseur ne sera affiché sur votre document d achat. P.S. : Vous pouvez inscrire «FOURN» dans le champ «Entité externe» : c est l option à utiliser lorsque le fournisseur ne fait pas partie de nos fichiers, mais il vous sera plus difficile de compléter votre document, car vous devrez compléter tous les champs que le dossier fournisseur complète normalement pour vous. 1. Fourn. Québec (numéro. 19494): lorsque vous êtes certain que le fournisseur est québécois ou si vous êtes incertain, prenez celui-ci quand même afin de faire avancer votre document d achat. 2. Fourn. Canadien (numéro 19495) : lorsque vous êtes certain que le fournisseur est autre que québécois tout en étant canadien. 3. Fourn. US(numéro 19496): lorsque vous êtes certain que le fournisseur est américain. 4. Fourn. Outre-mer (numéro 19497): lorsque vous êtes certain que le fournisseur est autre que Nord-Américain. Révisé le 21 janvier 2013 14

Trois colonnes vont apparaître sous les critères de recherche Entité externe : c est le fournisseur choisi pour faire votre achat, la loupe vous permet de voir ses coordonnées. Le crayon vous permettra de débuter votre document d achat si l item que vous désirez acquérir n est pas au préalable dans une entente contractuelle Entente contractuelle : Toutes les ententes déjà négociées sont affichées ici. Nous avons principalement 3 types d ententes distinctes qui sont identifiées par un crochet dans la colonne appropriées selon le type d'entente. Les ententes régulières sans articles prénégociés, Les ententes régulières avec articles pré-négociés et enfin les ententes de type commerce électronique (B2B). La loupe permet de voir l entente, de plus pour les ententes régulières avec articles, vous pouvez voir tous les items négociés sous l onglet «Articles négociés». Le crayon vous permettra de débuter votre document d achat lié à une entente contractuelle régulière. Le bouton commerce électronique vous permettra d initier une transaction de type commerce électronique chez les fournisseurs avec lesquels l université aura décidé de faire affaire. Le bouton vous dirige donc vers le magasin électronique du fournisseur afin que vous puissiez y faire une sélection des produits convoités avant de compléter un bon de commande dans SOFE. La procédure consiste à sélectionner nos articles qui sont ajoutés à notre panier de magasinage. Au terme du magasinage, la plupart des sites web de nos fournisseurs nous demandent de confirmer nos achats. Ça va prendre différentes formes selon le fournisseur mais à ce moment, le système SOFE de son côté, produit une demande de prix (e-quote) qu il nous faut noter. En retournant dans SOFE, on va rappeler cette demande de prix, s assurer de son exactitude et générer le document d achat afin de compléter la transaction dans SOFE. Une description complète du processus vous est fournie dans le pas à pas sur le commerce électronique (B2B). Catégorie d achat : cette troisième colonne est seulement à titre indicatif afin de permettre de voir ce que généralement le fournisseur peut offrir. Cliquer sur le crayon soit de l entente contractuelle ou soit du fournisseur pour initier la création de votre document d achat. Révisé le 21 janvier 2013 15

Les champs identifiés en jaune sont les champs obligatoires. Demandeur : indiquer le numéro de l intervenant celui qui demande de faire cet achat (attention, ce n est pas obligatoirement le responsable du budget). Description : une description courte et précise vous permettra de retrouver le document que vous cherchez dans le panneau «Document d achat». Une fois terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» : c est à ce moment que le numéro de «Document d achat» se génère. (IMPORTANT : Cette information ne se rend pas chez le fournisseur car elle ne figure pas sur le bon de commande.) Si vous avez une soumission vous pouvez la saisir dans le champ prévu à cet effet. Si vous avez d autres informations à transmettre au fournisseur, il faut le faire à l aide du bouton à la droite de la case description car ce qui est dans la case description ne figure pas sur le bon de commande expédié au fournisseur. Dans ce panneau, vous pouvez mettre différentes informations qui seront imprimées sur le bon de commande qui parviendra au fournisseur. Pour sélectionner un message type, cocher la case Sél. à côté de la ligne désirée et par la suite faire. Suite à la génération du message vous pourrez ajouter des informations telles le numéro de la soumission, des informations complémentaires ainsi que la date. Faire lorsque terminé. N.B. Vous pouvez mettre plus d un message et/ ou inscrire un autre message que ceux déjà existant. Vous devez cliquer dans le champ blanc du message et inscrire vos informations. Prendre note que ces informations apparaîtront sur votre bon de commande. Révisé le 21 janvier 2013 16

ONGLET «Adresse» : cliquer sur l onglet, l adresse de livraison est un champ jaune donc obligatoire pour poursuivre votre document. Adresse d achat : Entrer l adresse où les items seront commandés. Adresse de réception : taper l adresse de votre département tel que défini au système ou l endroit où les items devront être livrés par le fournisseur. Adresse de facturation : (NE RIEN INDIQUER ICI) : permet d'identifier une adresse de facturation manuellement dans un document d achat au lieu d'utiliser celui de la compagnie. Dans certains établissements d enseignement, on fait livrer les factures dans les départements au lieu du service des finances. IMPORTANT : Pour les commandes en provenance des États-Unis, nous avons à la frontière américaine un intermédiaire pour faciliter le dédouanement. Pour la faculté de Médecine utiliser le code de réception 15U, pour la faculté des Sciences utiliser le 17U, pour la faculté de Génie utiliser le 18U, pour le PRAC utiliser le 151U, pour l'institut de Gériatrie le 11U, pour le 3IT utiliser le code 25U et enfin pour tous les autres utiliser le 01U. NB: L'adresse de Derby Line n'accepte pas les colis de plus de 150 lb et/ou de plus de 60 pouces de long. Il faut exceptionnellement indiquer l'adresse directe de l'université de Sherbrooke pour ces colis. Att. : Il vous permet d assigner une personne précise pour la livraison. Lorsque le champ est vide, vous pouvez indiquer le nom de la personne à contacter. Une fois la saisie de ces informations terminé, cliquez sur le bouton < Enregistrer > : c est à ce moment que le numéro de Document d achat se génère. Révisé le 21 janvier 2013 17

ONGLET «ITEM» : cliquer sur l onglet. Item : inscrire les items un à un, via l onglet Item. Il est important de les numéroter (1, 2, 3, etc.). Il est à noter que s il existe une entente avec le fournisseur sélectionné, vous devrez aller choisir les items de l entente à commander. Faire une recherche, comme pour l entité externe. Si vous avez le numéro du catalogue, faire une recherche avec ce numéro. Le prix unitaire s inscrira automatiquement s il s agit d une entente, sinon vous devrez inscrire le prix unitaire. Par la suite, écrire la quantité désirée, le numéro de catalogue et le format (sélectionner la liste de valeurs via le bouton de droite de la souris). Pour inscrire le deuxième item, faire sauvegarde ou simplement retour pour aller à la ligne suivante. Faire une. Vous aurez ainsi le numéro du document. Prix unitaire : indiquer le prix (celui de la soumission) et faire retour. Quantité : indiquer la quantité que vous désirez et faire retour. Catégorie d achat : ce champ est optionnel et il vous permet d associer l item à une autre catégorie d achat différente de l ensemble du «Document d achat» (ex. : vous commandez des équipements informatiques et en même temps vous commandez du papier spécial pour l imprimante, celui-ci est périssable contrairement à votre imprimante qui ne l est pas (équipement vs fourniture). Numéro de catalogue : champ optionnel vous permettant d indiquer le numéro de catalogue du fournisseur si connu. Format : champ optionnel vous permettant d indiquer le format (ou l unité de mesure). Une fois terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» Bouton : vous permettra d indiquer à quel budget la dépense sera imputée pour l ensemble du document. Révisé le 21 janvier 2013 18

IMPUTATION Il est convenu d offrir à l utilisateur d opter pour une saisie des imputations de manière globale à l ensemble du document ou à l item pour l ensemble des items du document. Impossible de saisir pour un même document une imputation globale et à l item en même temps. Donc si un usager opte pour la saisie des imputations à l item, il devra le faire pour chaque item du document. (L option copier-coller peut être utilisée à ce moment). Saisie des imputations de manière globale Révisé le 21 janvier 2013 19

Le point (1) indique de quelle manière les imputations seront saisies. Pour sélectionner le type d imputation, vous devez cliquer sur le bouton en haut à droite : Imp.par item ou Imp.par document La section du haut, qui contient les comptes (point 2), est uniquement en affichage. Elle présente pour le document d achat et ses items les comptes anticipés d être présents en fonction des catégories d achat ; La section du bas affiche les imputations et permet d inscrire la ventilation budgétaire par pourcentage (point (3) pour chaque ligne de compte de la section du haut ; Il est maintenant impossible de saisir manuellement un montant. De ce fait, l utilisateur qui désire engager un montant un peu plus précis dans une UBR donnée devra utiliser le pourcentage afin d obtenir le montant de dépense à engager représenté par le point (4). C est au moyen du bouton Génération imp. que l utilisateur sera en mesure de générer l imputation budgétaire. Exemple : Manière globale // Global sur un UBR à 100% ou sur plusieurs UBRs comme l exemple ici- bas en ajustant le pourcentage. Révisé le 21 janvier 2013 20

Saisie des imputations à l item Même exemple : À l item, imputé sur 2 UBRs différents Lorsque l utilisateur désire inscrire ses imputations budgétaires à l item, le mode de fonctionnement est le même. Toutefois la section du haut présente chacun des items du document d achat à imputer. Si l utilisateur veut vider un UBR, celui-ci peut consulter le pas-à-pas Calculette pour vider un UBR sous la rubrique Trucs et astuces du site web des SRHF. Pour faciliter l inscription de l imputation, vous pouvez utiliser la liste des valeurs via le bouton de droite de la souris ou faire CTRL - L (voir le tableau page suivante). Vous n avez qu à entrer le champ UBR et CBS. Le champ «compte» est normalement en blanc car il sera généré dans la ventilation par le biais de ce qui se retrouve dans la catégorie d achat. C est dans la catégorie d achat que sont définies les postes comptables utilisés pour les différentes imputations. Vous n avez pas à entrer le champ Unité adm. ni Fonds. Révisé le 21 janvier 2013 21

Une fois terminé, cliquez sur le bouton «Enregistrer» imputation. avant de sortir de l écran Bouton : une fois tous vos items inscrits dans votre document d achat, en cliquant sur le bouton «Génération imp.», toutes les lignes de ventilation vont se créer selon les comptes rattachés à la catégorie d achat. Répondre oui pour générer l imputation automatiquement CASE «Histo.» : en cliquant sur cette case, vous indiquez au système de placer cet item dans vos habitudes d achat (voir trucs et astuces). CASE «Imp.» : cette case sera cochée si vous avez indiqué une imputation spécifique pour cet item. CASE «Impr.» : cette case est principalement utilisée par le Service des finances lors des avenants pour indiquer les items que l on souhaite voir imprimés sur le bon de commande. BOUTON «Sommaire item» : permet de consulter l historique des items, soit : le nombre commandé, le nombre reçu et le nombre facturé à date. Révisé le 21 janvier 2013 22

BOUTON «Renuméroter» : permet de renuméroter les items. Après l utilisation de l une des trois CASES, vous devez enregistrer modifications. vos ONGLET «Ventilation» : cliquer sur l onglet. Lorsque les ventilations sont générées, le système affiche le résultat du traitement. Au besoin, vous pourrez ajouter manuellement une ventilation à une autre UBR.??? 1. Ventilation en bloc : précédemment effectué avec le bouton imputation. 2. Ventilation manuelle divisée : vous pouvez insérer plus d une ligne de ventilation afin d imputer à un autre UBR ou même CBS. 3. Ventilation à l item : vous pouvez ventiler un item à une UBR et l ensemble des autres items du document à une autre UBR précédemment effectué avec le bouton imputation. ONGLET «MODALITÉ» : cliquer sur l onglet. NIBS : Numéro d identification biens et services; utilisé par le secteur de l approvisionnement pour classifier les fournisseurs. Acheteur : Le champ acheteur indique quel acheteur est susceptible de faire votre achat. Appel d offres : Le bouton permet de saisir et/ou consulter des informations complémentaires en lien avec l appel d offres. Instruction d achat : Cet indicateur permet de qualifier le type d instruction d achat. Le système peut vous le demander pour certains fournisseurs (ex. vous devez indiquer qui ira chercher le véhicule lors de la location d une automobile ou même que le fournisseur devra aller chercher le locateur chez lui ou au bureau). Intervenant d instruction : numéro d intervenant lié à l instruction d achat (peut vous être demandé pour certains fournisseurs). Instruction : Le bouton permet de saisir / consulter des informations complémentaires en lien avec l instruction d achat. Mode de transmission : champ indicatif permettant de voir comment le fournisseur recevra votre demande. (Pour consultation seulement) Révisé le 21 janvier 2013 23

Mode de transport : champ indicatif indiquant comment le fournisseur vous livrera votre commande (peut vous être demandé pour certains fournisseurs). Possibilité frais accessoires : permet de payer un fournisseur autre que celui de la commande (ex. : livreur, douane etc.). Il est recommandé de toujours l indiquer. Technique de réception : indique comment la réception sera faite (par le requérant (initiateur), le magasinier ou même par la facturation). Carte d achat : champ dédié aux acheteurs. Mode de paiement : indique comment le fournisseur sera payé (chèque, traite bancaire, transfert de fond, etc.) Entente de paiement : indique les conditions de paiement (10 jours, 30 jours, les escomptes etc.) ONGLET «AUTRES DÉTAILS» : champs optionnels permettant d inscrire de l information complémentaire liée au document. Catégorie : non applicable pour le moment. Résolution CD : indique la résolution du bureau de direction inscrite par le Service des finances. Résolution CA : indique la résolution du conseil d administration inscrite par le Service des finances. Terme de commerce: INCOtermes Destination : Lieu de départ ou d'arrivée selon l'incotermes Réémission : pas utilisé pour le moment Instruction à venir (Exagon) Détail d expédition : l endroit où vous indiquez vos instructions de livraison le cas échéant. BOUTON : permet de visualiser les résolutions du CD et du CA. Révisé le 21 janvier 2013 24

BOUTON fournisseur. : permet de voir si votre document a été envoyé au BOUTON : permet d appliquer différents niveaux de tolérance de façon spécifique à un document d achat. Ce champ est complété au besoin par un acheteur et il utilise les règles déjà établies en approvisionnement Onglet «CONSOMMÉ» Permet de voir les factures applicables à votre document d achat. Pièces à joindre (de la barre de menu ou de l écran) : au besoin, vous pouvez attacher un document électronique à votre document d achat (même procédure que le logiciel «Outlook»). Action : On peut cliquer maintenant sur le bouton «Action» pour compléter la pièce afin qu elle poursuive son cheminement à travers la structure d approbation. Cliquer sur le bouton «Compléter» c est à ce moment que l engagement monétaire se prend à l UBR. Révisé le 21 janvier 2013 25

Le bouton «Retour initial» permet de ramener la pièce à son état initial afin de permettre des modifications et aura pour effet de désengager la pièce à l UBR. Le bouton «Annulé» permet d annuler la pièce. Si on est l équivalent du requérant, on peut approuver la pièce à même cet écran afin que celle-ci poursuive son cheminement hiérarchique. Lorsqu on clique sur «Complété», la fenêtre suivante apparaît pour confirmer notre choix. À ce moment, on peut cocher une des cases pour envoyer une notification par courriel, ce qui pourrait avoir comme effet d accélérer le processus d approbation. L espace «Commentaire» sera reproduit sur notre courriel. La case «Intervenant» permet également de choisir un intervenant à qui ont veut expédier un courriel. La case «Courriel» permet d inscrire directement l adresse de la personne à joindre. (EX. : monsieur.untel@usherbrooke.ca). Ce qui peut être pratique si l on veut rejoindre quelqu un d équivalent au niveau de la structure d approbation. Révisé le 21 janvier 2013 26

Impression : une fois la pièce complétée, on clique sur le bouton Prendre note que le formulaire est un document pour usage interne seulement. Ne jamais faire parvenir au fournisseur car ce document n'est pas un bon de commande. L approbation «requérant» est faite par l intervenant/requérant qui figure sur la pièce ou son équivalent ; la «vérification financière» se fait par le Service des finances. Une journalisation se fait automatiquement lorsque ces étapes sont complétées. Le requérant peut refuser votre pièce pour modifier un montant, un CBS, un compte, etc. Dès que toutes les étapes d approbations sont complétées un bon de commande est expédié au fournisseur. Révisé le 21 janvier 2013 27