GESLAB Fonctionnalités et Environnement
Objectifs Connaitre l environnement et les fonctionnalités de l outil Geslab
Programme de la journée Accès logiciel Geslab Menus et ergonomie Statut des mouvements Arborescence Engagement Individuel Echanges BFC/ Geslab Les rejets Le groupe de laboratoire Création d un nouvel utilisateur Habilitations Les états et export excel
Généralités Geslab est une application micro-informatique pouvant fonctionner en réseau et destinée à gérer les crédits et les dépenses du laboratoire. Gérer les crédits du laboratoire Suivre les dépenses et les disponibles Communiquer avec les organismes de gestion Optimiser les tâches de gestion
Historique 2012 2013 Xlab V11.2 Silab Geslab Geslab Client lourd Geslab Client léger (Via internet) https://geslab.dsi.cnrs.fr + Xlab V11.3
Authentification Geslab
Connexion Geslab client lourd
Dossiers Geslab Client lourd Les différents dossiers : Gestion courante : Crédits Dépenses Inventaire Données Traitements Administration : Paramétrage Outils Echanges avec la délégation : Transfert Retransmission Intégration
Ergonomie
Fenêtre INFOS Commande
Fenêtre INFOS Facture
Les statuts des mouvements Les Statuts de la commande : - enregistré : validée - complète : imprimée - transmise : envoyée vers BFC - à retransmettre : à renvoyer vers BFC Les Statuts de la facture : - enregistrée : validée - transmise : envoyée vers BFC - retournée : revenue de BFC - à retransmettre : à renvoyer vers BFC
Les messages Message de validation : Message d alerte :
Les fenêtres de recherche
Arborescence Définition Pourquoi une arborescence Geslab : avoir une représentation réelle de la situation budgétaire dans l ensemble comme dans le détail, et financière du laboratoire tous crédits confondus. visualiser l ensemble des crédits et des dépenses du laboratoire
Origines de Crédits (OC) Les organismes de gestion notifient des crédits aux laboratoires sur des lignes budgétaires Ces lignes budgétaires constituent les origines de crédits du laboratoire. C est la politique des organismes
Arborescence des origines de crédit Enregistrement et suivi des crédits Origines de crédit dans Geslab: Crédits CNRS Crédits contractuels (CEE, ANR, conventions) Autres Ressources
Schéma d une arborescence : Origine de Crédits
Entités dépensières Ces crédits sont répartis et dépensés dans le laboratoire. Cette répartition est liée à l organisation des entités dépensières, c'est-à-dire les équipes ou services de ce laboratoire. L organisation des entités dépensières n est pas connue des organismes de gestion : elle est entièrement à l initiative du laboratoire. C est la politique du laboratoire
Arborescence des entités dépensières Répartition des crédits selon les critères propres à l organisation et à la politique du laboratoire Entités dépensières dans Geslab Par thèmes Par opérations Par service / équipe
Schéma d une arborescence : Entités Dépensières
Schéma d une arborescence Toutes dépenses Dépenses Personnel Contrat Recherche 1 Contrat Recherche 2 Subvention d Etat Ressources Propres banalisées Ressources Propres à justifier Origines de crédit Moyens Annuels CNRS Université ARC UNITE Entités dépensières Services Recherche M. Lajoie COM Colloque Équipe 1 Programme Y
Notification / Répartition Deux actes de gestion essentiels concernant l attribution des crédits à l unité : - notification des crédits sur origine (en provenance de BFC) : mise en place des crédits sur une ligne budgétaire spécifique à l unité (intégration dans Geslab) - répartition des crédits sur entités dépensières (action Geslab) : mise en place des crédits selon la structure interne de l unité (saisie dans Geslab)
Engagement individuels BFC, EN GÉNÉRAL, CRÉATION : EOTP PERSONNEL (CDD) EOTP AUTRES DEPENSES GESLAB, CREATION : ORIGINE DE CRÉDIT DE REGROUPEMENT (CONTRÔLE SUR L ENSEMBLE DU CONTRAT) ORIGINE DE CREDIT PERSONNEL ORIGINE DE CREDIT TOUTES DEPENSES
Engagement Individuel En ce qui concerne le recrutement de personnel sur RP, la commande n est pas créée dans GESLAB mais arrive en intégration depuis BFC, c est un engagement individuel qui comporte 2 cas : Engagement individuel sur contrats à justifier : imputation sur l EOTP personnel du contrat Engagement individuel sur RP banalisées : imputation sur le PACR Ne pas créer de commande de personnel, toujours en intégration depuis BFC.
Engagement Individuel Transfert entre 2 EOTP Pour un contrat à justifier les crédits sont positionnés sur chaque EOTP, dans ce cas 2 notifications doivent être intégrées dans GESLAB : - une sur l origine «toutes dépenses» - une sur l origine «personnel» Pour effectuer un transfert entre les 2 EOTP (par exemple de l EOTP perso vers l EOTP toutes dépenses) 1- Saisir un répartition négative pour le montant à transférer sur l entité dépensière «personnel» 2- Saisir une notification négative du même montant sur l EOTP «personnel» 3- Saisir une notification positive sur l EOTP «toutes dépenses» 4- Effectuer une répartition positive sur l'entité dépensière «toutes dépenses».
Commande VA
PROBLÈMES RENCONTRÉS A L INTÉGRATION La commande ne s intègre pas dans 2 cas : Agents pas ou mal crées : problème numéro INSEE différents entre GESLAB et BFC NB : Puisqu il s agit d agents SIRHUS, ils sont envoyés automatiquement par BFC au moment de leur création dans SIRHUS. Si le transfert ne se fait pas correctement, il faut demander au SFC de renvoyer l agent vers GESLAB (menu / référentiel tiers / agent / personnel SIRHUS à la demande) 2 - Problème disponible sur origine insuffisant
RÉMUNÉRATION DES PERSONNELS SUR RP
Echanges BFC / GESLAB
Echanges GESLAB - BFC Geslab vous permet de transférer des données vers votre délégation de manière automatique et de recevoir de votre délégation les données de gestion vous concernant en intégration. menu échange avec la délégation/transfert/retour depuis la délégation/lancer
Echanges GESLAB - BFC Laboratoire GESLAB Délégation BFC Commandes au statut complètes (imprimées) Services faits enregistrés Factures enregistrées Missions complètes Agents Transfert vers BFC Retour vers GESLAB Commandes de Personnel Factures Notifications Marchés Rejets N BFC fournisseur Matricule Agent Constantes, tables...
Transmissions et Retours Extraire et transférer les données GESLAB vers BFC Automatique Retour des données BFC avec intégration dans GESLAB (bouton lancer) Retour des mouvements à intégrer Mise en attente des mouvements à intégrer Intégration automatique de certaines données (tables, dates de prise en charge, )
Lancer le RETOUR dès que la touche n est pas grisée
Editer les bordereaux de Transmission Dossier / Echanges avec la délégation / transfert / Transmission à la délégation
Les boites d intégrations et de rejets
Boites aux lettres «Intégration»
Mouvement en modification : Toujours Cliquer sur Différences
Mouvement en modification : Toujours Cliquer sur Différences
GESLAB Commande, Service Fait, Facture, Mission TRANSFET E. A. I. S.F.C. Le mouvement est-il correct? O U I Le mouvement est-il correct? O U I NON REJET AUTOMATIQUE NON REJET MANUEL BFC
Les rejets Dans la liste des commandes à intégrer en rejet, il est indiqué s il s agit d un rejet postintégration ou non Rejet Manuel - code famille incorrect - n marché absent à tort - n carte achat absent à tort Rejet Automatique - Disponible AE insuffisant au niveau de l'unité ou de la DR - Fournisseur bloque niveau OA (délégation) Pour le traitement des rejets http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documentation.htm
Intégration des rejets Ne pas refuser ni détruire un rejet sans l accord de la Délégation car le mouvement ne retourne pas vers la DR Ne pas intégrer un mouvement sans connaitre la cause du rejet Un rejet intégré doit être traité immédiatement = à corriger Ne pas oublier de retransmettre le mouvement après correction (vérifier le statut) Ne pas hésiter à laisser un mouvement dans les boites d intégration puis demander conseil à la Délégation
Laboratoire E.A.I Délégation GESLAB BFC Commandes Services Faits Factures Missions Agents Contrôle de cohérence Intégration puis Traitement des rejets: Commandes Factures Missions Rejets automatique: Commandes Services faits Factures Missions Rejets manuels: Commande s Factures (SF) Paiement IMPORTANT : les échanges de données s'effectuent à l'initiative du laboratoire 49
Statut Statut normal de la commande = T Attention : Après intégration d un rejet commande = C
Statut Chronologie Commande Service Fait Facture E C T E T E T R S O L D E Si rejets
Bonus : Pour réussir une intégration Vérifier les statuts en gestion courante Vérifier les quantités sur chaque ligne Désolder la commande avant toute manipulation Cliquer sur «différence» dans la menu intégration A la question «la délégation a soldé la commande confirmez-vous le solde?» : Répondre NON. Retourner en gestion courante pour solder la commande.
Retransmission Ne concerne que les mouvements au statut «Transmis»
Accès GESLAB Web
Client léger = Geslab web
Création d utilisateur Circuit de création d un nouvel utilisateur et conditions à remplir L utilisateur doit être présent dans Labintel L adresse de messagerie doit être valide (rôle des gestionnaires Labintel des unités) L administrateur du laboratoire prévient le SSI pour tout nouvel utilisateur Le SSI, en tant que «administrateur central», doit «tagger» pour autoriser l accès Quand l utilisateur est autorisé, le SSI informe l unité pour que «l administrateur du laboratoire» récupère l utilisateur dans le groupe de laboratoire, lui attribue un profil et éventuellement un groupe d accès aux données support-silab@dr20.cnrs.fr 58
UF et OT Sur marché Achat Régulier Ponctuel UF : unité Fonctionnelle OT : Opérations de travaux 59
UF et OT
Quelques définitions Code nomenclature : référentiel achat CNRS permettant de classer les familles homogènes de produit Unité Fonctionnelle (UF): besoin délimité dans le temps avec un objectif Opération de Travaux (OT): ensemble de travaux qui ne peuvent être dissociés et que le maître d ouvrage a décidé d exécuter dans une même période de temps et sur une zone géographique donnée 61
Tables de référence 62
Les Etats
Exemple avec COM1
Focus EXPORT DATA
Consultation base exercice antérieur à 2012 Xlab V11.3
Consultation base exercice antérieur à 2012 Dossier/Administration/Paramétrage/ Table/Constante/Archivage d exercice/modifier
Vérifications Vérification de cohérence AVEC CORRECTION AUTOMATIQUE a lancer une fois par semaine (mono utilisateur) Geslab/Client lourd/dossier/administration/outils/vérification de cohérence TOUJOURS REPONDRE OUI
Contrôles Check liste DR 20 Conseils pour préparation fin d exercice
Vérifications GESLAB /BFC Il est important d effectuer un contrôle de cohérence entre GESLAB et BFC, régulièrement, à l ouverture de l exercice et au moins une fois par semestre afin d éviter une surcharge de travail en fin d année. Le contrôle doit être fait après avoir effectué une vérification de cohérence avec correction automatique dans Geslab. Pour que Geslab et BFC soient au plus proche, tous les mouvements présents dans les boites d intégrations doivent être intégrés, les rejets doivent être traités. Il faut s assurer, a l aide de la recherche par statut, que tous les mouvements présents dans Geslab soient bien transmis vers BFC.
Pour vérifier les disponibles Etat utilisé Donnée vérifiée GESLAB ORI 2 - Bilan d une origine de crédit de regroupement Ou ORI 1 - Bilan d'une origine de crédit de niveau fin Disponible sur engagé Disponible sur réalisé BFC HISTO-BUD : relevé de compte de l unité budget Montants disponibles
Pour affiner la recherche Etat utilisé GESLAB SOR 3 - synthèse d une origine de crédit historique de notification Donnée vérifiée Liste des notifications BFC ECCUS-MEP : Etat récapitulatif des mises en place de crédits Etat utilisé GESLAB SOR 2 - synthèse des origines de crédit historique des commandes et factures ou COM1 - Commandes par origine de crédits Données vérifiées Montants engagés Montants réalisés Montants facturés Solde BFC HISTOS relevé de compte de l unité commande d achat de mission et de dépenses de personnel HISTO CMD Commande HISTO MIS Missions HISTO ENG Engagement individuel
Vos Contacts Vos formateurs DR : Yolande Sallent Marc François Agnès Moreau Vos formatrices LABO : Marie-Pierre Combeau Véronique Campbell Assistance GESLAB : support-silab@dr20.cnrs.fr Questions règlementation : DR20.liste.REGLEMENTATION-SFC@dr20.cnrs.fr Demande évolution : geslab.contact-evolutions@dsi.cnrs.fr