Guide utilisateur Klekoon Version 1.9 Assistant automatique de gestion de vos marchés et de constitution de vos dossiers de candidature. Klekoon Guide d utilisation Version 1.9 1- Présentation générale... 2 1.1 L assistant automatique de création de vos dossiers de candidature... 2 1.2 La numérisation et l intégration de vos documents... 2 1.3 Le système de gestion et de suivi des marchés... 2 1.4 Les pré-requis techniques... 2 2- Connexion à votre compte... 3 3- Présentation du menu... 4 4- Paramétrage initial de votre dossier de candidature... 5 4.1 Paramétrage des informations initial des formulaires DC1, DC2, DC3,... 5 4.2 Paramétrage des attestations... 6 4.3 Intégration de vos documents Kbis, attestation d assurance, listes de vos références..... 7 5- Suivi de vos marchés... 8 6 Tri, notes, organisation et messages... 10 6.1 Tri de vos fiches... 10 6.2 Recherche et organisation... 12 6.3 Notes de suivi et transmission de messages entre collaborateurs... 12 7- Gestion des marchés à partir des alertes e-mail reçues... 12 8- Constitution de votre dossier de candidature... 15 9- Export de vos données sur Excel... 20 10- Historique des alertes e-mail reçues... 21 11- Coordonnées de votre support technique... 23 Annexe 1- Exemple de déroulement d'un marché (Appel d offre ouvert).. 24 Annexe 2- Exemple de déroulement d'un marché à procédure adaptée (Mapa). 25 Annexe 3- Définitions et sigles.......26 Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 1
1- Présentation générale 1.1 L assistant automatique de création de vos dossiers de candidature Afin d optimiser l aspect administratif de la réponse aux acheteurs publics, Klekoon met à votre disposition son outil de création automatique de vos dossiers de candidature. Vos formulaires DC1 (lettre de candidature), DC2 (déclaration du candidat), DC3, DC7, etc et vos attestations de capacité, attestations juridique, seront constitués automatiquement par le système en quelques minutes sans risques d erreurs... 1.2 La numérisation et l intégration de vos documents Vos propres documents (K-bis, attestation d assurance, certifications, etc. ), peuvent être numérisés et intégrés sur votre espace personnel et mis à la disposition de vos intervenants et/ou chargés d affaires. 1.3 Le système de gestion et de suivi des marchés Afin de mieux gérer et suivre vos marchés, Klekoon met à votre disposition un véritable outil de productivité. Ce système vous permet de suivre et de piloter l'activité commerciale sur les marchés auxquels vous répondez : répartition des tâches, partage de l'information, suivi des dossiers, reporting... Intégrant de nombreuses fonctionnalités, la solution vous permettra de réaliser un suivi très précis des opérations menées par vos chargés d affaires. De nombreuses fonctionnalités sont mises à votre disposition : affectation des marchés, envoi de messages entre collaborateurs, statuts des marchés, archivage des dossiers de candidature [DC, attestations...]. Une fonctionnalité d exportation de données, vous permet d extraire certaines informations sur vos marchés et de les rapatrier vers votre poste de travail au format Excel. 1.4 Les pré-requis techniques - un ordinateur type Pc ou Mac OS (Apple - Macintosh) - une imprimante - une connexion Internet, un navigateur - logiciels : Excel, Adobe Reader, un client messagerie (ex : Outlook) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 2
2- Connexion à votre compte (espace personnel) Afin de vous connecter à votre «espace personnel», veuillez vous rendre sur la page d accueil du site www.klekoon.com, puis indiquer vos identifiants (login et mot de passe). Dans le cas ou vous n avez pas reçu vos identifiants, demandez les par e-mail à l adresse suivante : support@klekoon.com Pour accéder à votre espace personnel, sélectionner un utilisateur, en cliquant sur un des boutons vert. Vous êtes dans votre espace personnel, sélectionnez le menu «appels d offres» Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 3
3- Présentation du menu Dans votre espace de gestion de vos appels d offres, vous disposez d un menu qui va vous permettre de mener différentes actions : 1 2 3 4 5 6 7 1. Accès à vos aux marchés retenus pour le suivi et le traitement administratif 2. Accès à l historique des annonces envoyées par Klekoon 3. Accès à la visualisation de vos filtres de recherche (mots clés, expressions, zone géographique) 4. Accès à la recherche par mots clés des appels d offres et au téléchargement de DCE (Dossiers présents sur la plate forme Klekoon). 5. Accès à l outil de statistique du suivi des marchés, (permet l extraction de données sur Excel) 6. Accès au paramétrage et à la personnalisation du système 7. Accès au détail de votre abonnement et à la visualisation de vos factures. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 4
4- Paramétrage initial de votre dossier de candidature IMPORTANT - Avant d utiliser le système de création de vos dossiers de candidature, vous devez au préalable procéder à un paramétrage initial de votre espace de gestion. En effet le système requière le renseignement de tous les champs nécessaires à la future constitution automatique de tous vos formulaires et annexes (DC1, DC2, DC3, etc... et autres attestations) Afin de renseigner les champs de vos documents, sélectionner la rubrique «paramétrage / Personnalisation». 4.1 Paramétrage des informations initial des formulaires DC1, DC2, Afin de renseigner les informations de votre entreprise et de compléter les formulaires DC1, DC2,, cliquez sur «personnaliser mes formulaires et les informations de mon entreprise.» 1. Pour compléter les informations de votre entreprise, sélectionner «Informations Entreprise». 2. Afin de modifier vos formulaires, cliquez sur les liens (DC1, DC2, DC3, DC4 ) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 5
4.2 Paramétrage des attestations Cette rubrique vous permet de compléter ou de mettre à jour les informations manquantes sur vos attestations. Afin de procéder l enregistrement de vos informations, sélectionner la rubrique : «Gérer / Personnaliser mes annexes, attestations,.» 1 2 1. Pour renseigner ou modifier les informations relatives à votre entreprise et au signataire des annexes (attestations, déclarations etc...) cliquez sur «cliquez ici». 2. Renseigner tous les champs nécessaires de toutes les attestations en cliquant sur l icône dans la colonne «modifier». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 6
4.3 Intégration de vos documents Kbis, attestation d assurance, listes de vos références... Vous avez la possibilité d intégrer dans votre espace de gestion des appels d offres, différents documents qui vont vous servir à compléter vos dossiers de candidatures (Extrait de Kbis, attestation d assurance, etc ) 1 2 1. Intégrer vos documents (Extrait de Kbis, attestation d assurance, ) en cliquant sur le bouton «ajouter un document». 2. Pour ajouter une ou plusieurs listes de vos références, cliquez sur «ajouter une liste» Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 7
5- Suivi de vos marchés Pour gérer et suivre vos marchés, Klekoon mets à votre disposition un système qui vous permet de piloter l'activité commerciale des actions à mener sur les marchés retenus : (dates limites d exécution des tâches, messagerie, notes)... Intégrant de nombreuses fonctionnalités, notre solution vous permettra de définir les opérations à menées par vos commerciaux et/ou intervenants. Afin de paramétrer les différentes tâches à réaliser, veuillez vous rendre dans la rubrique «paramétrage / personnalisation» Ensuite, sélectionner la rubrique : «Gérer la liste des actions à mener sur mes marchés» Paramétrer et planifier vos tâches, en cliquant sur «modifier» voir descriptif détaillé page 9. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 8
Descriptif détaillé des différentes options de la rubrique «modifier» une tâche. 1 2 3 4 5 6 1. Indiquer l ordre logique d affichage des tâches 2. Indiquez la date limite d exécution des tâches, (les relances par alerte e-mail à l attention du responsable du marché se programment automatique en fonction de cette date). 3. Possibilité d être alerté par e-mail «x jours»avant la date limite d'exécution de la tâche. 4. Permet d indiquer sur la fiche de suivi, le résultat relatif à l exécution de la tâche (succès, échec,...). 5. Possibilité d activer ou de désactiver une tâche ; (Lorsque la tâche est dite «active», celle-ci sera proposée systématiquement lors de la création d une fiche de suivi d un marché). 6. Enregistrer vos modifications, en cliquant le bouton en bas d écran. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 9
6 Tri, notes, organisation et messages 6.1 Tri de vos fiches Le système de suivi des marchés retenus vous permet d effectuer de multiples opérations, tels que le tri en fonction des modes de passation des marchés, de la source de publication, du type du marché, de la date d échéance du marché etc... Aussi, vous avez la possibilité de changer le statut d un marché : (archivé, en cours, retenus, décliné etc ) Pour accéder à l espace de suivi des marchés retenus, cliquez sur la rubrique «appels d offres». Ensuite, sélectionnez la rubrique «Gestion et suivi des marchés» Cliquez sur «recherche avancée». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 10
Dans cette fenêtre, vous disposez de différentes possibilités de tri de vos fiches de suivi des marchés : 1 2 3 4 5 1. Trier vos fiches en fonction de la source de publication (Boamp, Joue, Presses, Sites ). 2. Trier vos fiches en fonction du mode de passation du marché (Appel d Offre ouvert, restreint, Mapa (Marché à Procédure Adaptée etc ) 3. Trier vos fiches par type de marché (fourniture, services, travaux etc ) 4. Trier vos fiches par tâche à effectuer. 5. Dans la rubrique «numéro 5» vous disposez d un menu déroulant, avec le choix d effectuer différents tris Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 11
6.2 Recherche et organisation Toujours dans la rubrique «ma liste de fiches de suivi...», le système vous donne la possibilité de faire différentes recherches sur vos fiches : 1 2 1. recherche par statut, (archivés ou en cours etc ) 2. recherche par mots clés des marchés retenus pour le suivi 6.3 Notes de suivi et transmission de messages entre collaborateurs Vous avez la possibilité de rattacher des notes à vos fiches de suivi et de vous transmettre des messages entre collaborateurs : 1 2 3 1. Saisissez votre note (ou message), ensuite cliquez sur «ajouter cette note». 2. Vous avez la possibilité d envoyer des messages à vos collaborateurs en sélectionnant le ou les intervenants concernés, ensuite cliquer sur «envoyer une copie par email à» (aussi, vous avez la possibilité de saisir directement une adresse de messagerie). 3. Vous avez la possibilité de devenir intervenant sur le marché, en cliquant sur le bouton Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 12
7- Gestion des marchés à partir des alertes e-mails reçues Lors de la réception de vos alertes dans votre boite de messagerie, afin de facilitez le traitement et le suivi des tâches à effectuer du type : téléchargement de DCE, constitution du dossier de candidature etc..., le système vous permet de gérer ces actions à partir de votre boite mail. En effet, lors de la consultation des annonces envoyées par Klekoon, vous avez la possibilité d afficher à l écran l intégralité de l avis de publicité de chaque marché. Ensuite, à partir d un lien nommé : «Gérer ce marché», voir ci-dessous le système vous permet de créer une fiche de suivi qui va vous permettre de gérer et de définir les actions à mener. L outil intègre de nombreuses fonctionnalités : affectation des marchés aux commerciaux, désignation d intervenant sur le marché, suivi très précis des opérations menées par vos chargés d affaire, envoi de messages entre collaborateurs, statut des marchés, archivage des fiches etc La réception de vos marchés dans votre boite de messagerie, se présente ainsi. A partir de cette fenêtre, sélectionnez le ou les marchés qui vous intéressent, en cliquant sur le lien surbrillant bleu. L avis de publicité s affiche sur votre écran, après lecture de celui-ci, vous avez le choix de le retenir et de lui créer une fiche de suivi, en cliquant sur le lien «Gérer ce marché». Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 13
Ensuite, valider l enregistrement de la fiche de suivi, en cliquant sur : «valider la nouvelle fiche». Vous avez la possibilité de rattacher des notes à la fiche de suivi et de transmettre des e-mails aux commerciaux et/ou aux intervenants. (Voir détail dans la rubrique 6.3). Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 14
8- Constitution de votre dossier de candidature Suite à la création de la fiche de suivi du marché retenu, vous avez la possibilité de constituer automatiquement votre dossier de candidature contenant tous les formulaires et attestations nécessaires à l élaboration de l enveloppe administrative destinées à être envoyé l acheteur public. Vous trouverez à votre disposition cette page tous les éléments susceptibles d être demandés par le donneur d ordre : votre K-bis, l attestation d assurance, liste de vos références, (pour intégrer vos documents voir la rubrique 4.3 «intégration de vos documents...»). Afin de constituer votre dossier, cliquez sur l onglet «dossier candidature». Pour constituer votre dossier sélectionner les attestations et formulaires demandés par l acheteur public, (voir la liste des éléments demandés sur l avis de publicité et/ou le règlement de consultation du marché). Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 15
Afin de générer automatiquement le dossier de candidature, cliquer sur «ouvrir le dossier de candidature» Votre dossier de candidature est prêt!, pour imprimer chaque document demandé par l acheteur public, cliquez l icône représentant une imprimante (voir détails ci-dessous). Pour imprimer chaque formulaire, cliquez sur l icône ci-dessus. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 16
Attention! Avant l impression de votre lettre de candidature (DC1), n oublier pas de renseigner la rubrique «C Objet de la candidature». En effet pour certains marchés divisés en plusieurs lots (marchés allotis), vous avez la possibilité de vous présenter pour l ensemble du marché ou seulement à un ou plusieurs lots. Pour ce faire, cliquer sur la rubrique «lettre de candidature». Ensuite, renseigner le champ souhaité, (indiquer si vous répondez à l ensemble du marché ou bien indiquez un ou des numéros de lots avec leurs intitulés, enfin enregistrer les informations en cliquant sur le bouton enregistrer en bas de page. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 17
Exemple d une constitution automatique du formulaire DC1, (lettre de candidature) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 18
Exemple d une constitution automatique d une attestation juridique, (annexe 1) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 19
9- Export de vos données sur Excel Afin de réaliser des statistiques et des bilans sur vos marchés traités sur une période défini, vous disposez d une fonction «export de données», qui vous permet l extraction de certaines informations au format Excel. 1 1. Cliquez sur la rubrique ci-dessus «Statistiques / Export de données» 2 3 4 5 Pour exporter sur le tableur Excel les champs qui vous intéressent : 2. Spécifiez votre période 3. Sélectionnez les champs à exporter, 4. Afin d exporter votre sélection, cliquez sur «Exporter au format Excel» 5. Aussi, vous avez la possibilité de consulter et d imprimer votre sélection à partir de votre écran. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 20
10- Historique des alertes e-mails reçues Cette rubrique vous permet de consulter toutes les annonces qui vous on été envoyées pendant votre abonnement, vous avez la possibilité de les retrouvés en cliquant sur «Liste des alertes e-mails reçues». Ensuite, sélectionnez la source de votre choix : alertes mails reçus du Boamp (appels d offres et avis d'attribution, du JOUE (Journal Européen) de la Presse et des Sites Internet etc Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 21
Ci-dessous, un tableau représentant un historique d annonces envoyées par Klekoon 1 2 3 1. Vous avez la possibilité de trier l ordre d affichage chronologique. 2. Vous pouvez consulter le nombre d annonces reçues et consultées. 3. Vous avez la possibilité de consulter les annonces reçues en cliquant sur le lien. 4. Lorsque vous consulter les annonces dans l historique, l icône représentant une loupe, vous informe que vous avez précédemment ouvert le lien de cette annonce au moins une fois. 4 Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 22
11- Coordonnées de votre support technique Pour toutes demandes de précisions concernant l utilisation de votre assistant automatique de gestion et de constitution de vos dossiers de candidature, veuillez nous transmettre un e-mail à l adresse cidessous, nous vous répondrons dans les meilleurs délais. Assistance _ Support Technique E-mail : support@klekoon.com Tel : 0892.222.401 Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 23
Annexe 1- Exemple de déroulement d un marché (Code de marchés 2006 - Appel d offre ouvert) L ACHETEUR PUBLIQUE PUBLIE UNE ANNONCE Durée moyenne de validité du marché : 1 mois et demi POUR LES CANDIDATS QUI VEULENT PRÉSENTER UNE OFFRE : L ACHETEUR MET EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION (DCE) POUR TÉLÉCHARGEMENT Le DCE peut être envoyé aux candidats par e-mail ou par courrier sur simple demande Le DCE est aussi appelé «Cahier des Charges» LES CANDIDATS TRANSMETTENT LA CANDIDATURE + L OFFRE A L ACHETEUR PUBLIC L envoi de la réponse s effectue par courrier ou par voie électronique, voir toutes les conditions dans le règlement de consultation (RC) L ACHETEUR PUBLIC RÉCEPTIONNE LES PLIS ET SÉLECTIONNE LES CANDIDATURES L ACHETEUR PUBLIC INFORME LES POUR LES CANDIDATURES RETENUES : CANDIDATS DONT LA CANDIDATURE > EXAMEN ET CHOIX DE L OFFRE LA PLUS EST REJETÉE AVANTAGEUSE ATTRIBUTION DU MARCHÉ SIGNATURE DU MARCHE AVEC LE CANDIDAT DONT L OFFRE EST RETENUE Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 24
Annexe 2- Exemple de déroulement d un marché (Procédure adaptée - MAPA) L ACHETEUR PUBLIQUE PUBLIE UNE ANNONCE AUX CANDIDATS QUI VEULENT PRÉSENTER UNE OFFRE : L ACHETEUR MET EN LIGNE LE DOSSIER DE CONSULTATION (DCE) POUR TÉLÉCHARGEMENT Le DCE peut être envoyé aux candidats par e-mail ou par courrier sur simple demande Le DCE est aussi appelé «Cahier des Charges» LES CANDIDATS TRANSMETTENT LA CANDIDATURE et L OFFRE A L ACHETEUR PUBLIC L envoi de la réponse s effectue par courrier ou par voie électronique, voir toutes les conditions dans le règlement de consultation (RC) L ACHETEUR PUBLIC RÉCEPTIONNE LES PLIS ET SÉLECTIONNE LES CANDIDATURES L ACHETEUR PUBLIC INFORME LES POUR LES CANDIDATURES RETENUES : CANDIDATS DONT LA CANDIDATURE > EXAMEN ET CHOIX DE L OFFRE LA PLUS EST REJETÉE AVANTAGEUSE (Possibilité de négocier avec les candidats). PAS D OBLIGATION DE PUBLIER UN AVIS D ATTRIBUTION ATTRIBUTION DU MARCHÉ SIGNATURE DU MARCHE AVEC LE CANDIDAT DONT L OFFRE EST RETENUE Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 25
Annexe 3- Quelques définitions et Sigles Appel d offre Un appel d offre est une procédure qui permet à un commanditaire (une mairie, un hôpital, un lycée...), de faire le choix de l'entreprise qui propose l offre la plus adaptée à son besoin pour réaliser une prestation de travaux, de construction, pour la fourniture d un ou de produits ou d un service. Un appel offre a pour but de mettre plusieurs entreprises en concurrence afin d'obtenir la meilleure offre au niveau de la qualité de la prestation et du prix. DCE Le Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) ou cahier des charges est un dossier à télécharger a partir d un site Internet (voir l adresse url sur l annonce), aussi il peut être transmis par l acheteur public au candidat par e-mail ou par courrier, pour se faire il suffit de contacter l acheteur public (voir coordonnées sur l annonce). Le DCE est constitué de pièces administratives et techniques et selon les cas de plans de situation. Il constitue un cahier des charges qui servira à répondre à l appel d offre. RC Le Règlement de Consultation fixe les règles particulières de la consultation (documents à fournir, délais de remise des offre etc, il fait partie du dossier de consultation (DCE). MAPA Les Marchés à Procédure Adaptée sont des marchés avec des modalités qui sont librement fixées par le pouvoir adjudicateur en fonction de la nature et des caractéristiques du besoin à satisfaire, du nombre ou de la localisation des opérateurs économiques susceptibles d y répondre ainsi que des circonstances de l achat. Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 26
AO : Appel d Offre BOAMP : Bulletin Officiel d Annonces des Marchés Publics JOUE : Journal Officiel de l Union Européenne PQRS : Presse Quotidienne Régionale et Spécialisée CAO : Commission d Appel d Offre (composée de membres à voix délibérative, elle a le rôle de choisir l offre économiquement la plus avantageuse et d attribuer le marché). CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières (fait parti du DCE) CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières (fait parti du DCE) DPGF : Décomposition du Prix Global et Forfaitaire (fait parti du DCE) DC1 : Formulaire «Lettre de Candidature» (fait parti du dossier de candidature) DC2 : Formulaire «Déclaration du Candidat ou du groupement» (fait parti du dossier de candidature) DC3 : Formulaire «Acte d'engagement» (fait parti du dossier de candidature) DC4 : Formulaire «Déclaration des sous traitants» (fait parti du dossier de candidature) DC6 : Formulaire «Déclaration relative à la lutte contre le travail dissimulé» (fait parti du dossier de candidature) DC7 : Formulaire «État annuel des certificats reçus» (fait parti du dossier de candidature) MP : marchés publics DEMAT : dématérialisation (exemple de Démat. : la réponse par voie électronique à un marché public) Document non contractuel Propriété exclusive de Klekoon 27