@utotruck Gestion des garages
ENVIRONNEMENT Fonctionne sous «Windows/NT/2000/XP» Base de données «SQL/Server» Outil de développement «MAGIC 8.3» Fonctionne en mono-poste ou multi-postes réseaux Licences nécessaires : Windows/NT SQL/Server Run-Time MAGIC DESCRIPTIF GENERAL Spécialement adapté aux contraintes des professionnels de l automobile et de l'utilitaire, @utotruck permet d optimiser la gestion de l entreprise au travers de ses outils de génération de devis, ordres de réparation, factures. @utotruck aide également dans le développement de votre activité en offrant toute une palette de fonctionnalités telles que @utotruck permet : l analyse de l activité le suivi des véhicules et des clients l édition de statistiques comparatives la création et l envoi de mailings la prise en charge de la télécopie ou d internet. d optimiser la facturation et la comptabilité de l entreprise de fournir les outils d aide à la décision d aider à rentabiliser et augmenter les ventes d assurer le suivi et l élargissement de la clientèle par des actions commerciales ciblées et automatisées. @utotruck est intégré au système de comptabilité en temps réel. Ce lien dynamique avec la comptabilité permet de connaître en tout temps la situation de l entreprise. @utotruck ne nécessite aucun traitement spécifique à la facturation ou à la mise à jour des données. Cela signifie qu'il n'y a pas de traitement de fin de jour, de mois ou d'année. @utotruck permet également de travailler sur plusieurs périodes simultanément. Par exemple de faire des factures sur une période ou une année, ceci même si la période précédente n'est pas terminée. Page - 1 -
GESTION DES CLIENTS FICHIER CLIENTS Le fichier des clients peut être commun à toutes les sociétés. La gestion de ce fichier permet de traiter les données de chaque débiteur en se référant à une date de validité, d avoir un historique des informations relatives au client dans le temps. Par exemple, un changement des conditions de paiement à partir d une date donnée ne provoque pas la perte des anciennes conditions. Les données d un client sont mémorisées sous forme d onglets, et des recherches selon divers critères sont possibles. Les critères principaux : nom date de naissance numéro de plaque châssis numéro de client numéro de véhicule. Page - 2 -
GESTION DES CLIENTS Les informations clients sont regroupées dans des onglets par genre : généralité (pour la facturation), vente, liste des véhicules, solde, chiffre d affaires, suivi, personne de contact et marketing. Dans l onglet C.A., il y a la possibilité d afficher l historique de toutes les factures clients, indépendamment du véhicule, ainsi que de connaître la ventilation de son C.A. (articles, main d œuvre, vente véhicules, options et divers). Depuis l affichage de l historique des factures, @utotruck permet d interroger et/ou de réimprimer directement les documents. Pour les clients «sociétés», plusieurs contacts peuvent être gérés simultanément avec leur fonction dans la société (direction, chef des achats, chauffeur, etc.) et leur adresse privée. Ceci permet de personnaliser le suivi du client, même pour les entreprises. Page - 3 -
GESTION DES CLIENTS Un écran permet de visualiser en un seul coup d'œil l ensemble de toutes les actions effectuées auprès des clients (facturation, contact, etc.) pour une année déterminée. Le suivi client donne accès à une synthèse des contacts effectués par le vendeur auprès du client. La gestion des ces informations peut se faire soit par le programme de la gestion des clients, soit par un programme spécifique de suivi des contacts lié à l agenda vendeur. Page - 4 -
GESTION DES VEHICULES FICHIER VEHICULES Les informations propres à un véhicule peuvent être communes à toutes les sociétés. Elles sont regroupées dans des onglets par genre : base, vente, achats, leasing full service, chiffre d affaires, options de série et payantes, articles utilisés, images. Divers critères de recherche sont possibles. Les critères principaux : nom du client numéro de client numéro de plaque châssis numéro de véhicule marque, modèle différentes dates Page - 5 -
GESTION DES VEHICULES Toutes les caractéristiques (les options, les désignations, les couleurs et les intérieurs) sont enregistrées pour chaque véhicule. L historique des interventions (factures clients, garanties, internes, etc.) est à disposition dans la gestion des véhicules. Cet historique est tenu pendant toute la durée de vie du véhicule. Les dates des contrôles antipollution, ainsi que les différentes dates de garantie, font partie intégrante de la gestion des véhicules. Ces informations sont mises à jour automatiquement lors de l impression de la facture. L onglet «article» donne une vue d ensemble des articles utilisés pour ce véhicule, indépendamment de sa provenance (client, interne, garantie). L onglet «images» permet d insérer des images de différentes provenances (scannées ou extraites d un autre fichier) telles que permis de circulation, photos, différents rapports, etc. Page - 6 -
GESTION DES VEHICULES FICHIER VEHICULES UTILITAIRES ET POIDS LOURDS L onglet «Base VU» permet de gérer des informations spécifiquement pour les utilitaires et les poids lourds. Une sélection, avec extraction, des données véhicules est disponible pour la relance des différents rappels à faire pour les véhicules (contrôle antipollution, RPLP, contrôle citerne, etc ) Page - 7 -
GESTION DES ARTICLES FICHIER ARTICLES Les informations articles sont regroupées dans des onglets principaux / secondaires par genre: base, généralité, stock, retenues clients et fournisseurs, mouvements, récapitulatif (regroupés par année, mois et semaine), ventes, achats, véhicules, liens, remplacés, mutations, fournisseurs. La quantité en stock est présentée avec deux informations : le stock réel et le stock calculé. Ce dernier tient compte des commandes en cours chez les différents fournisseurs, ainsi que des ventes à honorer. Page - 8 -
GESTION DES ARTICLES La gestion des articles permet de définir plusieurs lieux et plusieurs emplacements de stock. Lors de la vente d un article ayant plusieurs lieux de stock, le système propose par défaut le lieu de stock de l utilisateur, avec la possibilité de ventiler le déchargement sur plusieurs lieux. Lors de mutation du lieu de stock, le système peut imprimer, sur demande, un ordre de déplacement. Les informations suivantes sont gérées par article : les remplacés les commandes en cours (fournisseurs) les livraisons à honorer (client) les liens l historique des mutations de prix et codes remises les multiples fournisseurs. Page - 9 -
GESTION DES ARTICLES Il est possible de suivre la trace d'une pièce directement depuis le fichier d gestion de l'article et d'accéder directement à la facture de vente ou au B.L. de livraison en cours si nécessaire. Page - 10 -
GESTION DES ARTICLES Les inventaires comptables rétroactifs sont possible grâce à l historique des mouvements d achats et de ventes. Une structure du numéro d article conforme à l importateur peut être mise en place pour formater et trier les articles selon les normes en vigueur pour toutes les marques. Ex. : Structure de numéro Marque Format d édition Ordre de tri (impression) Fiat, Lancia, Alfa Romeo 1234 567 890 1234567890 Mercedes-Benz A 111 222 33 44 5555 B 1 2 34 5678 A22244111445555 B12345678 Mazda 1111 22 33333333 22333333331111 Nissan 11111 22222 333 11111 22222 333 Page - 11 -
GESTION DES ARTICLES Les informations sur le volume de vente depuis la création de l article sont disponibles et facilitent la gestion des propositions de commandes. Celles-ci sont calculées automatiquement sur la base des codes ABC (volume de vente) et des tendances (positive ou négative). Une commande unique peut également se faire directement depuis un fichier de commande manuelle ou depuis la facturation. Le système met en évidence les articles dont le stock serait surévalué. Page - 12 -
GESTION DE LA FACTURATION AGENDA ATELIER Un programme de gestion de la planification atelier est intégré à la facturation. Ceci permet de prendre des rendez-vous et de les transférer en OR (ordres de réparation) en temps voulu et de gérer un parc de véhicule de location ou de remplacement. Cette planification peut-être gérée par société, département et/ou employé. Détail d'une journée : Page - 13 -
GESTION DE LA FACTURATION FACTURATION La facturation est une partie importante de l activité d un garage, Elle a été étudiée afin de prendre un minimum de temps pour son élaboration. La possibilité est offerte d établir une facture ou une note de crédit sur la base d une facture ou d un devis déjà existants. La gestion d un nouveau client et d un nouveau véhicule se fait directement à l ouverture de l ordre de réparation, ce qui évite des manipulations et une perte de temps. Il suffit de remplir les informations nécessaires à l élaboration de l ordre de réparation uniquement. L intégration des textes et des standards, ainsi que la gestion des garanties et l élaboration des documents et fichiers, se fait automatiquement pour certaines marques (Mercedes-Benz, Fiat, Lancia, Alfa Romeo). Il est toujours possible d'utiliser les textes standards d'une marque pour les marques pas représentées par la société. Page - 14 -
GESTION DE LA FACTURATION Une gestion de mémo châssis ou client permet de ne pas oublier certaines informations importantes. Cette information est rappelée si nécessaire à chaque ouverture d'un rendez-vous ou d'un OR. D'autres informations permettent de gérer la facturation. Notamment s'il y a un contrat de service ou si les factures doivent parvenir à une autre adresse, etc. Page - 15 -
GESTION DE LA FACTURATION Selon le système de timbrage actif dans le garage, la saisie des temps se fait soit en heures effectives (total calculé), soit en heures d arrivée et de départ. La gestion des comptes de vente (codes produits) est automatique depuis les différents paramètres. La TVA se calcule automatiquement selon les données du client et selon les différentes données saisies dans la facture. Plusieurs codes TVA peuvent être introduits sur la même facture. La gestion de l ordre de réparation est simplifiée par la ventilation. Toutes les opérations sont saisies sur l ordre de base. Les différentes lignes sont ventilées par la suite sur les ordres respectifs (interne, assurances, garanties, etc.). Lors de la ventilation de ces lignes, le programme recalcule les différentes conditions, tarifs de la main d œuvre, conditions articles, etc. Pour certaines lignes de main d œuvre, des liens avec des articles peuvent être mis en place, ceci par marque et par modèle de véhicule. L édition des factures se fait selon les besoins spécifiques du garage et/ou également selon les exigences des importateurs. Page - 16 -
COMPTABILITE VEHICULES La comptabilité véhicules est gérée directement depuis la création des véhicules et mise à jour automatiquement lors des différentes facturations (préparation véhicule, vente du véhicule, etc.). Le suivi d une affaire se fait depuis l achat d un véhicule jusqu à la vente de la dernière reprise. Il est possible de faire des simulations proches de la réalité pour la vente de véhicules grâce à l introduction de données manuelles et/ou provisoires. Page - 17 -
STATISTIQUES, ANALYSES ET INVENTAIRES STATISTIQUES ET ANALYSES Des statistiques et analyses sont disponibles dans @utotruck. Voici les principales : Clients : Véhicules : Articles : Ventes : fidélité client contacts clients par vendeur statistiques de fidélité atelier (IRS) analyse des ventes par code famille et catégorie de client analyse des ventes par client et code famille liste de rotation des stocks calcul des marges par secteur de vente (atelier, guichet, envoi par poste, garanties, internes, etc.) analyse par code produit et canal de vente analyse par code produit et catégorie de client statistiques des ventes véhicules neufs et occasions. Inventaires Véhicules : Articles : inventaire des véhicules neufs inventaire des véhicules d occasion inventaire physique inventaire valorisé. Page - 18 -
GESTION DES OFFRES ET DES CONTRATS DE VENTE OFFRES ET CONTRATS DE VENTE Ce module gère les clients et les véhicules pour les offres et les contrats directement depuis les fichiers de la base. Il possède de nombreuses fonctionnalités simplifiant le travail et offrant ergonomie et convivialité. Il permet de créer des clients prospects et de les suivre jusqu à la facturation véhicules, et même au-delà avec l échéancier des contacts. Vous avez la possibilité d obtenir rapidement les informations concernant vos clients et votre parc de véhicules neufs et d occasion selon des critères prédéfinis. Les vendeurs ont la possibilité de réserver, pour une période déterminée, des véhicules attribués à une offre. Après la vente du véhicule, le vendeur est en mesure, en tout temps, de connaître le suivi du véhicule à l atelier. Lors d une intervention de l atelier, une fiche de sortie du véhicule est remplie par le réceptionniste et tout problème fait l objet d une information au vendeur. Cette information est injectée automatiquement dans l échéancier du vendeur. Page - 19 -
ORGANIGRAMME Contact client Action du vendeur Création du prospect Client ou prospect existant Opération informatique Edition de document Définition du véhicule Contrôle si le client appartient déjà à un autre vendeur Information au vendeur Véhicule en stock Reprise des données Saisie des données Reprise d un véhicule Non Reprise des données d un véhicule existant Saisie des données Etablissement du rapport d expertise Evaluation de la reprise (Eurotax) Etablissement de l offre Page - 20 -
ORGANIGRAMME Leasing Calcul et création de l offre leasing Offre acceptée Non Oui Mémorisation de l offre Etablissement du contrat de leasing Mise en place du suivi client Etablissement du contrat Commande du véhicule s'il n'est pas en stock Annexe au contrat du client Contrat d achat du véhicule repris (si nécessaire) Création du suivi client, jusqu à la livraison du véhicule Livraison du véhicule Mise en place du suivi client après la vente Page - 21 -