TRESSOLMI sarl 40, Galerie Chartreuse 73000 BARBERAZ www.tressolmi.com SIBITI Le logiciel de la force de vente version 3.6
Table des matières 1 - Présentation...3 1.1 - Avant propos...3 1.2 - Cheminement de l'information...3 1.3 - L'environnement Sibiti...4 2 - Démarrage...5 2.1 - Installation du logiciel...5 2.2 - Inscription...7 2.3-1ère synchronisation...8 3 - Page d'accueil...9 3.1 - Paramétrage...10 4 - Catalogue...11 5 - Clients...12 5.1-1er niveau de regroupement : alphabétique...12 5.2 - Autres regroupements...13 5.3-2ème niveau : les clients...13 5.4 - Tournées manuelles...14 5.5 - Tournée dite «poubelle»...15 5.6 - Recherche par le nom...15 6 - Fiche client...16 6.1 - Les contacts...18 6.2 - Le catalogue...19 6.3 - Fiche produit...20 6.4 - Consultation de l'historique...21 6.5 - Enregistrement de votre activité commerciale...23 7 - Panier / devis...27 7.1 - Création d'un panier...28 7.2 - Ajout d'articles...29 7.3 - Fiche panier / devis...31 7.4 - Validation du panier en devis...32 7.5 - Synchronisation et envoi à votre client...33 7.6 - Dupliquer un panier / devis...34 7.7 - Supprimer un panier / devis...35 7.8 - Renvoyer un devis au format PDF...36 8 - Envoi de fiches techniques...37 8.1 - Procédure...37 8.2 - Affichage des fiches à envoyer...38 9 - Prospection...39 9.1 - Création d'un prospect...39 9.2 - Devis et rendez-vous...40 9.3 - Synchronisation...40 9.4 - Votre prospect devient client...41 10 - Calendrier...42 10.1 - Vue mensuelle...42 10.2 - Calendrier hebdomadaire...43 10.3 - Saisie d'un rendez-vous...44 10.4 - Sélection des clients d'après leurs rendez-vous...45 11 - Documentations...46 12 - News et messages...47 13 - Notes...48 14 - Notes de frais...49 14.1 - Procédure...49 15 - Activité...51 15.1 - Consultation de l'activité...51 15.2 - Envoi des données au serveur...52 16 - Synchronisation...53 16.1 - Utilisation...53 16.2 - Fiches techniques et tarifs...54 page 2
1 - Présentation 1.1 - Avant propos Sibiti est un logiciel de gestion de l'activité d'un commercial disponible sur tablettes Android. Il accompagne le travail du commercial en apportant les informations qui lui sont nécessaires dans sa démarche de vente. 1.2 - Cheminement de l'information L'information est présente à 3 endroits : gestion commerciale hébergée au siège de la société tablette Sibiti du commercial back-office servant d'intermédiaire entre le siège et le Sibiti Toutes les nuits, extraction de l'historique de la facturation, du catalogue produit, des clients depuis la gestion commerciale vers le serveur Back-office. Calcul de statistiques : ventes mensuelles, dernier prix pratiqué, En matinée, le commercial récupère sur sa tablette l'ensemble des informations qui le concerne. Durant la journée, le commercial travaille en complète autonomie : consultation des fiches clients, création de prospects, prise de rendez-vous, établissement de devis. En fin de journée, le commercial synchronise les données de sa tablette avec le serveur back-office. L'objectif est double : sauvegarder ses données et envoyer les fiches techniques et devis à ses clients et prospects. page 3
1.3 - L'environnement Sibiti Important Boutons «retour» Ils sont situés à gauche du bandeau orange en haut de l'écran : La navigation dans Sibiti doit se faire exclusivement à l'aide des boutons et menus proposés par le logiciel. En aucun cas vous ne devrez utiliser les fonctions standard des tablettes pour revenir à l'écran précédent. En agissant ainsi vous risqueriez de fausser le bon fonctionnement du logiciel. : En règle générale, la navigation se réalise à partir de boutons accessibles dans la barre haute de l'application. Le bouton situé à gauche permet de se déplacer de fonction en fonction. Il peut s'agir soit d'un «menu» qui variera en fonction de votre travail en cours, soit d'un simple bouton «retour». Bouton «menu» Ils sont situés à gauche du bandeau orange en haut de l'écran : Lorsqu'ils sont disponibles, le ou les boutons à droites du bandeau supérieur, correspondent à des actions à déclencher (enregistrement de modification, synchronisation, suppression). : Par défaut, votre logiciel est paramétré pour se déconnecter au bout de 5 minutes d'inactivité. Pour modifier le délai de déconnexion, allez dans la fonction paramétrage (voir page 10) Bouton «action» Ils sont situés à droite du bandeau orange en haut de l'écran page 4
2 - Démarrage 2.1 - Installation du logiciel Cette opération est a réaliser au moment de l'installation initiale du logiciel, et par la suite chaque fois qu'une mise à jour sera disponible. Lancez le navigateur de votre tablette (Chrome ou navigateur standard) Allez à l'adresse : XX.sibiti.fr Cliquez sur l'icône intitulé «Sibiti version xx.xx.xx». Confirmez cette opération sans tenir compte du message d'alerte : «Ce type de fichier peut endommager votre appareil. Voulez-vous vraiment conserver le fichier Sibiti.apk». Le téléchargement va alors se lancer. Un témoin animé de transfert apparaît dans votre barre des tâches. Une fois figé le téléchargement sera terminé. Ouvrez votre barre des tâches d'un balayage de haut en bas de la main, et cliquez sur la ligne correspondante à la notification du téléchargement. page 5
Dans le cas où une alerte «installation bloquée» apparaît. cliquez sur «Paramètres», «sécurité» et cochez la case «Sources inconnues» L'installation va alors se poursuivre normalement. Une fois l'installation terminée, cliquez sur «Ouvrir» pour lancez Sibiti. page 6
2.2 - Inscription Pour utiliser Sibiti, vous devrez vous identifier (identifiant + mot de passe). Pour que ce processus puisse se réaliser, vous devez impérativement la première fois, vous inscrire en tant qu'utilisateur de cette tablette. Cliquez sur le bouton «inscription» situé en haut à droite Renseignez les champs «identifiant», «URL du serveur», «représentant»», «mot de passe» puis cliquez sur le bouton «Inscription» pour valider. Important : L'inscription est à effectuer une seule fois. Vous n'aurez plus à vous inscrire à nouveau sauf dans le cas d'une ré-initialisation de la tablette. page 7
2.3-1ère synchronisation Au démarrage, votre tablette est vide. Il est donc nécessaire de l'initialiser à partir des données contenues dans le backoffice. Automatiquement, Sibiti vous a positionné dans le formulaire «Synchronisation» et vous invite à cliquer sur le bouton «Charger». de Attention, cette opération ne peut se faire que si vous avez une connexion internet active. Au fur et à mesure de la récupération des données, une ligne correspondante s'affiche (2). Lorsque l'ensemble des données a été rapatrié sur votre tablette, une message de bonne fin de traitement, s'affiche. Cliquez sur «OK» pour retourner à la page d'accueil. : pour plus d'informations sur le processus de synchronisation, reportez vous au chapitre correspondant, page 53 page 8
3 - Page d'accueil La page d'accueil comporte le menu général de l'application. Ce menu comporte 10 boutons : Clients : Liste de vos clients et saisie des devis (page 12) Prospects : création, modification, saisie des devis (page 39) Catalogue : Liste des articles et accès aux fiches techniques et tarifs (page 11) Calendrier : Consultation de votre agenda et création de rendez-vous (page 42) Activité : Consultation de l'historique de votre activité et transfert des informations de votre tablette vers le back-office (page 51) News : Accès aux news de la société + votre boîte aux lettres interne à Sibiti (page 47) Notes : Pense bête (page 48) Documentation : Ensemble des documents PDF fournis par la société (page 46) Note de frais : Gestion des notes de frais (page 49) Synchro : Rafraîchissement des données de la tablette à partir du backoffice (page 53) Deux boutons dans le bandeau d'entête... «Déconnexion pour quittez le logiciel et revenir à la page d'identification Pensez à vous déconnecter quand vous n'utilisez pas le logiciel «Paramètres» Rarement utilisé. Donne accès au détail des paramètres de votre Sibiti. page 9
3.1 - Paramétrage Le bouton «Paramètre» de la page d'accueil donne accès aux informations saisies au moment de votre inscription initiale. D'autres opérations comme la ré-initialisation de votre base de données en cas de problème, sont possibles. Ces opérations nécessitent un mot de passe (voir avec votre service informatique). Important : Également accessible dans ce formulaire, le délai de déconnexion automatique. Ce délai est par défaut de 5 minutes. Pensez à augmenter ce délai en veillant toutefois à ne pas le positionner trop haut. La déconnexion automatique est important pour des raisons de sécurité. Elle vise à limiter le risque qu'une tablette soit accédez à votre insu. page 10
4 - Catalogue Depuis la page d'accueil, cliquez sur l'icône «Catalogue» Cette action vous donne un accès direct au catalogue de tous les produits de la société, au format PDF. Notes : C'est le même document que vous retrouverez dans la documentation standard accessible au travers de l'option «Documentation» du SIBITI (voir page 46). : L'utilisation du catalogue PDF sort du cadre de SIBITI et n'est donc pas décrite dans ce manuel. page 11
5 - Clients Depuis la page d'accueil, cliquez sur l'icône «clients» Les clients sont accessibles au travers de plusieurs regroupements / filtres. Par défaut, Sibiti vous propose le filtre «alphabétique». Pour afficher les autres regroupements, cliquez sur le bouton «menu». : le menu permet à tout moment de revenir à la page d'accueil en cliquant sur l'option «Accueil» : le nombre de clients est affiché dans la barre d'entête. 5.1-1er niveau de regroupement : alphabétique Chosissez l'option «Liste alphabétique» dans le menu (option par défaut). : seules les lettres avec des clients correspondant sont affichées. Le numéro à droite de l'écran attribué à chaque lettre correspond au nombre de clients commençant par cette lettre. page 12
5.2 - Autres regroupements Le menu donne accès à d'autres regroupements : «Par département» «Par ville» «Par tournée» : voir ci-dessous page 14) «Selon dernière facture» Répartition des clients en fonction de la date de dernière facture. Par exemple, les clients ayant une facture datant de moins de 10 jours, les clients ayant une facture dont la date est comprise entre 10 jours et 30 jours,.. «Rendez-vous du jour» Fourni un accès immédiat avec les clients ayant un rendez-vous au moment de la consultation. 5.3-2ème niveau : les clients Cliquez sur un regroupement (lettre, ville, ) pour afficher les clients correspondant. Certaines lignes s'affichent en blanc => clients visités depuis moins d'une semaine en orange => clients visités dans le mois en rouge => clients dont la date de visite remonte à plus d'un mois Si le client a un devis en cours non validé, un icône avec le montant le signale. page 13
5.4 - Tournées manuelles La liste des tournées donne accès à des clients regroupés dans des tournées virtuelles créées par le commercial. L'objectif de cette fonction est de pouvoir organiser simplement et rapidement ses déplacement à venir. Pour créer une tournée allez dans votre liste de clients, filtrez les clients pour afficher ceux qui sont ciblés, cliquez sur le bouton «modifier» situé en haut à droite de la liste. Reste à sélectionner les clients en cliquant sur le bouton à gauche de chaque ligne, pour le basculer sur OK. En bas de la page inscrivez le nom de la tournée et validez. Vous pouvez renouveler cette opération autant de fois que nécessaire. : le nom de la tournée est libre. Veillez à saisir un nom court mais significatif (une date, un jour de la semaine, un lieu géographique). : utilisez la liste déroulante à droite du champ de saisi, pour sélectionner une tournée déjà créée. Le fait de sélectionner un nom fait qu'il est reporté automatiquement dans le champ de saisi. Vous pouvez alors le modifier ou le laisser en l'état. : n'oubliez pas de cliquer sur «Enregistrer» pour valider votre action. : le bouton «Supprimer» supprimer l'ensemble de la tournée. Les clients seront donc à nouveau indépendants. page 14
5.5 - Tournée dite «poubelle» Un commercial ne peut pas supprimer un client de sa tablette mais il peut le cacher. Même caché, la fiche du client restera accessible dans ce qu'on appelle la «tournée poubelle». La tournée poubelle regroupe donc tous les clients cachés. Pour cacher un client et le placer dans la tournée poubelle, allez dans la fiche de ce client et placez le curseur «Cacher» «Oui» (pour plus d'informations voir la description de la fiche client page 16). Naturellement, il est possible d'enlever un client de la tournée poubelle en procédant à l'inverse. 5.6 - Recherche par le nom Le logiciel possède une fonction de recherche de clients en précisant tout ou partie de son nom. Positionnez vous dans la liste des clients, puis cliquez sur la loupe grise (angle supérieur droit). Entrez quelques caractères du nom du client, qui ne sont pas nécessairement situés au début du nom et cliquez sur l'icône A noter : si vous saisissez une «*» devant la chaîne de caractères (exemple : *1000), la recherche se fera sur la référence du client, à la place de son nom. Pour annuler le mode recherche, fermez le champ de recherche en cliquant sur la croix page 15
6 - Fiche client La fiche client reprend l'essentiel des informations d'un client. Ces informations ne sont pas modifiables SAUF là où indiqué ci-dessous. Les modifications réalisées par le commercial seront sauvegardées dans le back-office au moment de la synchronisation. Les modifications ne sont pas transmises dans la gestion commerciale du siège. Description des champs Le nom (ou raison sociale) + adresse A noter que l'adresse affichée par défaut, est l'adresse de LIVRAISON. Pour les clients ayant une adresse de facturation, un lien «Adresse de facturation» permet de l'afficher. L'adresse mail, modifiable. L'adresse mail est utilisée comme adresse par défaut pour l'envoi des devis et des fiches techniques. Les téléphones, modifiables Les familles «client» Cacher («Oui» ou «Non») : C'est ici que le commercial peut choisir de cacher ou non son client (voir «tournée poubelle» page 15) A noter La date de création du client et la date de dernière visite avec la tablette Le CA sur une période de 12 mois glissant (année n et année n - 1) et le CA depuis le 1er janvier (année n et année n 1). : On peut également lancer «Google Map» initialisé directement avec l'adresse de livraison du client, en cliquant sur l'icône «Google Map» Un champ «commentaire généraux» modifiable. : Pour l'utilisation des boutons «client présent», «client absent», se reporter au chapitre «panier» page 27. Cet espace est à utiliser pour des commentaires généraux. Il est préférable de saisir vos comptes rendu de visite en utilisant l'option «Actions» (voir page 34). page 16
Important : Du moment où un client a été sélectionné, toute nouvelle action se fera par rapport à ce client. On dira qu'on est dans le contexte du client. Et ce jusqu'à ce que vous vous positionnez sur un nouveau client ou que vous reveniez à la page d'accueil. En cliquant sur le bouton «menu», vous aurez accès aux autres informations relatives au client en cours. Le chiffre sur fond rouge indique le nombre d'éléments pour chaque option. catalogue catalogue société avec le dernier prix pratiqué pour ce client historique historique des commandes / factures mensuel historique de consommation par article CA sur 3 ans graphique CA sur 3 années Liste des devis historique des devis créés avec la tablette Envoi fiches techniques récapitulatif des envois en attente Calendrier / liste des rendez-vous saisie d'un rendez-vous Liste des actions historique de vos commentaires Fiche client retour à la fiche principale du client Liste des contacts vos contacts chez le client Pour changer de client Liste clients recherche d'un autre client Accueil retour à la page d'accueil page 17
6.1 - Les contacts Certains contacts sont déjà entrés dans votre gestion commerciale. Le commercial peut enrichir sa liste en modifiant la fiche d'un contact, ou en créer de nouveaux. Il n'y a pas de limite quant au nombre de contacts. Pour ajouter ou modifier un contact, allez dans «Liste des contacts». A noter : Les envois de mails (devis ou fiches techniques) peuvent se faire en précisant un contact. Il faudra donc penser à créer le contact destinataire avant toute saisie d'une demande d'envoi. : Lorsque vous saisissez un numéro de téléphone, il est inutile de préciser des caractères de séparation. Sibiti se chargera lui même de présenter le numéro de téléphone dans un format plus lisible. page 18
6.2 - Le catalogue Le catalogue contient tous les produits «gamme» disponibles à la vente. Les produits sont classés par familles et sous-famille article. Recherche des articles Le décompte des familles dont vous disposez, est affiché dans le bandeau orange de cette page. L'accès aux articles se fait au travers de leurs familles et sous-familles ou directement en utilisant la fonction «recherche» qui est présente sur la barre. Cliquez sur la loupe grise (angle supérieur droit) Entrez quelques caractères de la désignation de l'article et validez en cliquant sur le bouton «loupe» Pour refermer la boite recherche, cliquez sur la croix grise Note : la recherche se fait sur tout ou partie du libellé de l'article, indépendamment de sa position dans la chaîne de caractères. : si vous saisissez une «*» avant la chaîne de caractères (exemple : *ali), la recherche se fera sur la référence de l'article. page 19
6.3 - Fiche produit Chaque produit possède une fiche. Pour y accéder, cliquez sur sa ligne dans la liste. Fiche technique La fiche article donne accès à la fiche technique, là où elle existe. Si la fiche technique existe, vous verrez un icône intitulé PDF apparaître. L'absence de bouton indique que la fiche technique n'est pas disponible. page 20
6.4 - Consultation de l'historique...par factures Sibiti propose l'historique des factures sur 3 années. Sont présentées toutes les factures saisies. En regard de chaque facture, on trouvera au niveau de la ligne, le numéro de commande du commercial. Si un panier est en cours, vous aurez la possibilité d'ajouter ou d'enlever directement un article depuis cette liste, à l'aide des boutons «+» et «-» (voir «gestion du panier» page 27)....par consommation article (mensuel) L'historique peut également être présenté sous la forme de consommation d'articles mensuelle, sur un horizon de 2 années. : Un clic sur l'article vous amène directement dans sa fiche. : Un clic sur le bouton «bascule» sert à passer de l'année n à l'année n 1 et vice versa. Vous noterez que le mois servant d'axe de bascule est répété d'un affichage à l'autre. : Si un panier est en cours, vous aurez la possibilité d'ajouter ou d'enlever directement l'article depuis cette liste, à l'aide des boutons «+» et «-» (voir «gestion du panier» page 27). page 21
Graphique du CA annuel Cette fonctionnalité permet de consulter le CA du client sur les trois dernières années sous forme d'un histogramme. En ordonnée le CA en Euros réalisé et en abscisse les mois de l'année. Chaque couleur correspond à une année. page 22
6.5 - Enregistrement de votre activité commerciale Outre la consultation de données statistiques, Sibiti vous offre les fonctionnalités d'une gestion de la relation client (GRC / CRM). En particulier vous allez pouvoir enregistrer des rendez-vous, des comptes rendus de réunion, établir des devis. Les actions Ce module a pour but d'enregistrer les comptes-rendus de visite. On peut classer les actions en deux types : «automatiques» (elles sont créées automatiquement lors de l'appui sur les touches «Client présent» ou «Client absent») «manuelles» (créées directement par le commercial). Dans les deux cas, les actions sont modifiables (par exemple saisie d'un commentaire). Il vous est également possible de les supprimer. page 23
Les rendez-vous Cette fonctionnalité vous permet d'accéder à la liste de l'ensemble des rendez-vous passés ou à venir, avec ce client. La fonctionnalité est disponible au travers de deux écrans complémentaires a) le calendrier (mensuel et hebdomadaire) qui vous donne une vue globale de votre agenda sur 24 mois (12 mois passés et 12 mois à venir). : La case verte correspond à la date actuellement sélectionnée (initialement la date du jour). Chaque case contient le nombre de rendez-vous prévus pour la journée (barre bleue dans la case). Cliquez sur la case en question rend la date active (affichage en vert) et présente dans la partie basse, la liste des rendez-vous triés dans l'ordre chronologique. : Attention, lorsque deux rendez-vous sont positionnés à la même heure, ils se chevauchent et l'un d'entre eux sera caché. b) une liste des rendez-vous déjà posés avec ce client La liste est triée dans l'ordre chronologique descendant. page 24
Saisir un rendez-vous Dans les deux cas vous pourrez ajouter de nouveau rendez-vous en cliquant sur le bouton «Nouveau rendez-vous». Vous pouvez également modifier un rendezvous ou le supprimer en cliquant dessus. Un rendez-vous correspond à un client un contact (à choisir dans la liste déroulante : facultatif) A noter que vous devrez au préalable créer votre contact avant de pouvoir lui fixer directement un rendez-vous. une date, heure et durée une catégorie de rendez-vous (simple passage, rendez-vous, téléphone, siège ou personnel). A noter qu'en fonction de la nature du rendez-vous, il s'affichera d'une couleur différente au niveau du calendrier hebdomadaire. : Vous pouvez ajouter un commentaire, qui correspond à l'objectif que vous vous fixez dans le cadre de ce rendez-vous. Le compte rendu du rendez-vous sera saisi en tant que «action». A noter : Un clic sur le lien «Client» vous amènera sur la fiche du client concerné. : Vous avez également la possibilité de créer des rendez-vous depuis la page d'accueil. Mais dans ce cas, le nouveau rendez-vous ne sera pas attaché à un client précis et n apparaîtra donc dans aucun historique client. page 25
Liste des devis Vous retrouverez la liste de tous les devis créés pour un client via votre tablette, dans l'option du menu «liste des devis». Les devis sont triés dans l'ordre chronologique descendant. L'entête : outre des informations générales sur votre devis, vous allez y trouver l'information du devis «en cours» c'est à dire celui que vous êtes en train de construire. A noter qu'il ne peut y avoir qu'un devis en cours à la fois / client. Vous pouvez également trouver l'information «SUPPRIME». Le devis disparaîtra au prochain transfert. le devis n'a pas encore été synchronisé avec le serveur. Il le sera après votre prochain transfert. le devis a été synchronisé et envoyé au client. Il n'est plus modifiable en cliquant sur le bouton «Modifier» (en haut à droite) vous pourrez marquer le devis comme «à supprimer». La suppression sera effective après votre prochain transfert. : «Envoyer au serveur» provoque le transfert des devis au serveur et, si le devis est validé, l'envoi du devis au format PDF à votre client. : «Modifier» affiche l'icône «supprimer» pour marquer les devis que vous voulez retirer de votre tablette. page 26
7 - Panier / devis Principes La création de devis est basée sur le principe du «panier», habituellement utilisé par les sites marchands sur internet. Vous vous placez dans le contexte d'un client, vous ouvrez un panier et y placez les articles que vous aurez valorisé. Une fois cette opération terminée, vous validez votre panier en devis, et le synchronisez avec le back-office qui se charge de le transformer en format PDF et de l'expédier à votre client : tout au long de ce document nous utiliseront le terme «panier» ou «devis». Considérez qu'un «devis» est un panier validé et prêt à être envoyé à votre client. Limites : un devis ne peut comporter qu'une seule fois un article. Pour indiquer plusieurs variantes de proposition pour un même article, créez plusieurs devis : un devis transmis à un client ne peut plus être modifié. Pour créer une nouvelle variante de votre devis, dupliquez le. page 27
7.1 - Création d'un panier Lorsque vous vous placez sur la fiche d'un client, vous trouverez dans la partie basse de sa fiche, deux boutons «client présent» et «client absent». Ces boutons ont un double rôle, enregistrer l'information sous la forme d'une action, que le client ait été contacté avec ou sans succès : une action «visite» est créée pour ce client, la date de dernière visite est actualisée et le client apparaîtra sur fond blanc dans la liste des clients. Un clic sur le bouton «client présent» va créer un nouveau panier vide : dans le menu, un nouvel onglet «panier» apparaît en haut de la liste et dans la liste des clients, un icône «panier en cours» est affiché. : les deux boutons «client présent» ou «client présent» seront remplacés par un bouton unique symbolisant le panier en cours. Cliquez sur ce bouton pour accéder à une vue affichant le détail du panier (entête et détail). page 28
7.2 - Ajout d'articles Lorsqu'un panier est en cours de saisie, et tant que vous ne quittez pas le contexte de votre client, plusieurs possibilités s'offrent à vous pour y insérer des produits. Depuis la catalogue Dans le menu «client», choisissez l'option «Catalogue» Comme déjà vu, les articles sont triés par familles / sous familles Vous pouvez également retrouver un article avec l'outil «loupe» en précisant tout ou partie de son libellé (voir le chapitre «Catalogue» à ce sujet) Si un prix s'affiche en face de l'article, c'est qu'il s'agit du dernier prix pratiqué pour ce client SAUF si l'article est ajouté au panier en cours, auquel cas il s'agit du prix choisi pour votre devis. Si l'article est déjà présent dans le panier, la quantité saisie s'affiche sur fond jaune. Vous noterez que 2 boutons s'affichent pour chaque article. Agissez dessus pour ajouter ou retirer un article du panier. Cette méthode ne permet pas de préciser un prix. Pour cela positionnez vous dans la fiche client (voir ci-dessous). Depuis les historiques «client» De la même façon, tous les historiques client («liste des devis», «historique», «mensuel») offrent cette possibilité d'ajouter des articles au panier en cours. page 29
Depuis la fiche article Lors de la constitution d'un panier, la fiche article s'enrichit de plusieurs éléments l'unité de conditionnement et de livraison le dernier prix pratiqué, à l'unité de conditionnement le nouveau prix, initialisé avec le dernier prix pratiqué, que vous pouvez librement modifier le montant HT total la quantité proposée La présence de deux boutons «Ajouter» et «Enlever» agit sur la quantité proposée. Vous pouvez également modifier la quantité directement en la saisissant. page 30
7.3 - Fiche panier / devis La validation sert à finaliser votre panier et à le transformer en devis. Tant qu'un panier n'est pas validé, il ne pourra être envoyé à votre client. Description de la fiche «panier» Nature : suspendu ou devis (avec ou sans total) «sans total» indique que le PDF généré et envoyé au client, ne contiendra aucun montant total ni au niveau des lignes, ni au niveau du pied du devis. Aucune information de TVA n'apparaîtra. Date de validité du devis, librement modifiable. Par défaut cette date est la date du jour + 3 mois. Cliquez dessus pour la modifier Commentaire Cliquez sur la zone «commentaire» pour le modifier. A noter que ce commentaire figurera sur le mail d'accompagnement du devis. Après avoir fait une modification quelconque, le bouton «Enregistrer» est affiché en haut à droite. Pensez à cliquer sur le bouton «enregistrer» pour sauvegarder votre saisie. page 31
7.4 - Validation du panier en devis Placer vous sur la fiche «panier» soit depuis le menu client, option «panier» soit en cliquant sur le panier si il apparaît dans la liste en bas de la fiche client Changez la nature de votre panier, de «suspendu» qui est la nature par défaut, en «devis» ou «devis sans total» Votre panier est désormais un «devis» et sera transformé au format PDF et envoyé à votre client lors de la prochaine synchronisation (voir le chapitre relatif à la synchronisation des devis ci-dessous). Une fois la validation réalisée, deux boutons s'affichent dans la partie basse : «Terminer AVEC rendez-vous» le calendrier s affiche pour vous permettre de prendre un nouveau rendezvous avec le client. «Terminer SANS rendez-vous» Vous ramène immédiatement à la liste des clients A noter : Une fois votre panier validé, vous pouvez continuer à travailler sur votre client en utilisant le menu «client» pour vous déplacer vers d'autres options. Le devis validé garde le statut «en cours» et vous pouvez continuer à l'enrichir, jusqu'à se qu'il soit synchronisé avec le serveur. : vous pouvez créer un nouveau panier en cliquant sur le bouton «Actions» et en choisissant l'option «nouveau panier» pour démarrer un nouveau panier vide, ou «dupliquer» pour créer un nouveau panier à l'image de celui en cours. : si vous avez saisi un COMMENTAIRE à votre devis, celui ci sera intercalé dans le corps du mail accompagnant l'envoi du devis à votre client. page 32
7.5 - Synchronisation et envoi à votre client La synchronisation avec le serveur est une opération essentielle pour sauvegarder votre devis et l'envoyer à votre client. Synchronisation depuis la fiche «panier» Avec cette méthode, seul le panier sélectionné sera envoyé au serveur back-office. placez vous dans la fiche «panier» cliquez sur le bouton «Actions» et choisissez l'option «Envoyer au serveur» Envoi depuis la liste des «devis» Avec cette méthode, tous les paniers de votre client seront synchronisés. depuis la fiche client, choisissez dans menu l'option «liste des devis» cliquez sur le bouton «envoyer au serveur» Envoi via la synchronisation globale Avec cette méthode, l'ensemble de vos paniers seront synchronisés. Aucune action particulière n'est à faire. Cette synchronisation a lieu en même temps que votre synchronisation quotidienne. Important : Un panier ne sera envoyez à votre client qu'à la condition express que vous ayez pris soin de passer du statut «suspendu» au statut «devis» ou «devis (sans total)». : Tant qu'un panier est «suspendu» la synchronisation le sauvegardera, il ne sera pas envoyé au client et vous pourrez continuer à le travailler jusqu'à validation définitive. : L'envoi du devis à votre client s'accompagne de l'envoi d'une copie pour vous. page 33
7.6 - Dupliquer un panier / devis Positionnez vous dans la fiche «panier» Soit via la menu client, option «Panier» Soit depuis la fiche client, en choisissant le panier apparaissant dans le bas de la fiche Soit depuis la liste des paniers / devis en cliquant sur l'entête du Affichage du panier / devis. Si le devis a déjà été transmis à votre client, vous ne pourrez pas le modifier. Cliquez sur le bouton «Action» et choisissez l'option «Dupliquer» Le nouveau panier devient le panier en cours. Son statut est positionné sur «suspendu». Vous pouvez le modifier comme vous le feriez pour un nouveau panier. page 34
7.7 - Supprimer un panier / devis Quelque soit son statut, un panier / devis peut être supprimé. Un panier suspendu sera simplement supprimé de votre tablette. Un devis validé et envoyé à votre client sera supprimé physiquement de votre tablette mais restera archivé au niveau du back-office. Néanmoins vous ne pourrez plus y avoir accès. : La suppression n'est pas immédiate. Le panier / devis sera noté «supprimé». La suppression physique n'a lieu qu'au moment de la synchronisation avec le serveur. Depuis la fiche panier Pour supprimer le panier en cours, positionnez vous dans la fiche «panier». menu «Actions», choisissez l'option «Supprimer» Depuis la liste des paniers / devis Depuis un contexte «client», choisissez dans le menu «client», l'option «Liste des devis» cliquez sur le bouton «modifier», puis sur l'icône «supprimer» du ou des devis voulus Depuis le module de synchronisation Permet de supprimer des devis juste avant leur transfert au back-office dans le menu «Synchronisation», choisissez l'option «Liste des commandes / devis». Cliquez sur le bouton «Supprimer» en face de la pièce à supprimer (voir page 51) page 35
7.8 - Renvoyer un devis au format PDF Une fois un devis expédié par mail à votre client, vous ne pouvez plus le modifier. Vous pouvez néanmoins l'envoyer à nouveau par mail, via votre tablette. : Renvoyer un devis implique qu'il n'ait pas été supprimé de votre tablette. Si il a été supprimé de la tablette on pourra néanmoins le récupérer sur demande auprès du secrétariat commercial. Procédure Positionnez vous dans le contexte du client Depuis le menu «client», choisissez l'option «Liste des devis» Cliquez sur l'entête du devis à renvoyer Vous êtes désormais dans le détail du devis. Notez que, bien que vous ne puissiez le modifier, le menu «Actions» reste actif. Dans le menu «Actions», choisissez l'option «Envoyez au serveur» : votre tablette devra être connectée à internet pour que l'envoi se fasse immédiatement. page 36
8 - Envoi de fiches techniques Principe Sibiti est prévu pour vous donner la possibilité d'envoyer des fiches HSE, techniques et FDS à vos clients et prospects. Le principe est de sélectionner le client destinataire puis de préciser chaque fiche technique à expédier. L'expédition par mail sera réalisée depuis le back-office. Cela implique que vous devrez vous connecter via internet pour envoyer vos ordres d'envoi au serveur. Une trace d'exécution de votre demande vous sera transmise via émail. 8.1 - Procédure Positionnez vous dans le contexte de votre client par la méthode habituelle Si vous souhaitez préciser un ou plusieurs contacts destinataires, pensez à vérifier qu'ils existent sur votre tablette et que l'adresse mail est valide. depuis le contexte client, se positionner sur la fiche article voulu pour cela, utiliser le catalogue, l'historique client ou le panier dans la partie «envoi par mail» de la fiche article choisissez le type de documents à expédier fiches technique ;... sélectionnez le ou les destinataires si le destinataire est inscrit en rouge, cela signifie que son adresse émail n'est pas renseignée. Cliquez sur son nom pour pouvoir la saisir aucune validation n'est nécessaire, l'enregistrement de votre demande se fait au fur et à mesure de votre saisie page 37
8.2 - Affichage des fiches à envoyer Depuis le menu «client» Depuis le menu accessible sur la fiche client, choisissez l'option «Envoi fiches techniques». Un indice recense le nombre de fiches techniques prêtes à être expédiées. indique que la fiche technique est prête à être envoyée. Pour envoyer les fiches techniques, cliquez sur le bouton «Envoyer». Attention : vous devez avoir une connexion active avec internet. Les fiches techniques correctement envoyées, disparaissent de cet écran. Depuis le panier indique que le panier contient un article dont l'envoi de la fiche technique a été demandé Supprimer la demande d'envoi Méthode 1: allez dans le menu «Envoi fiches techniques» accessible via la fiche client, et cliquez sur le bouton «Supprimer». Méthode 2 : depuis l'écran «activité», sélectionnez l'option «fiches techniques» et supprimer les envois voulus. Cette méthode a l'avantage d'afficher l'ensemble des envois programmés, indépendamment du client concerné. page 38
9 - Prospection La prospection est gérée en parallèle avec la gestion du fichier client. Principes L'origine de nouveau prospect peut être le commercial lui même, via le module «prospection», mais également via la synchronisation quotidienne au travers de l'affectation de prospects créés directement dans le back-office et affectés aux commerciaux. La gestion de la prospection bénéficie des mêmes fonctionnalités mises en place pour la gestion de votre base clients : prise de rendez-vous, suivi de votre démarche commerciale au travers des actions, établissement de devis. : Contrairement aux clients, le commercial peut supprimer un prospect de sa tablette, même si la solution de la «tournée poubelle» est à préférer. : Notez que les prospects créés sur votre tablette, sont sauvegardés dans le back-office mais ne transitent pas vers la gestion commerciale. 9.1 - Création d'un prospect Depuis la page d'accueil, choisissez le module «prospection». Vous retrouverez une liste équivalente à celle des clients, avec le même menu. S'affiche les prospects déjà créés. Notez le bouton «Nouveau». Un clic sur ce bouton affiche une fiche «prospect» vierge. Seul le nom du prospect est obligatoire. Une fois remplie, cliquez sur le bouton «Enregistrer». Le menu «prospect» vous offre les fonctionnalités équivalentes de celle du menu «client», à l'exception évidente des informations «historique». page 39
9.2 - Devis et rendez-vous Une fois la fiche «prospect» créée, toutes les fonctions habituelles sont accessibles : prise de rendez-vous compte rendu de visite création de contacts création de devis Vous pouvez également modifier la totalité des informations de la fiche prospect. Pensez à cliquer sur le bouton «Enregistrer» après chaque modification. Pour supprimer une fiche «prospect», cliquez sur le bouton «Supprimer» en haut à droite du formulaire. Attention : cette opération supprime IMMEDIATEMENT l'ensemble de vos actions réalisées auprès de ce prospect, sans possibilité de retour en arrière. 9.3 - Synchronisation La synchronisation des informations «prospect» se fait en même temps que la synchronisation générale, ou au moment de l'envoi du devis si vous choisissez l'envoi immédiat page 40
9.4 - Votre prospect devient client... Lorsque votre prospect passe commande, une nouvelle fiche client est créée dans la gestion commerciale. En conséquence, après synchronisation quotidienne, vous allez trouver une fichier prospect ET une fiche client sur votre tablette. Il est de votre responsabilité de supprimer la fiche prospect désormais inutile, mais ATTENTION, avant cette opération, Sibiti vous offre la possibilité de recopier les éléments de votre prospection vers la nouvelle fiche client. Autrement dit, les rendez-vous, les comptes rendus de réunion, les devis en rapport avec votre prospect, seront liés à sa fiche client. Procédure Déplacez vous sur la fiche du prospect désormais obsolète, Dans le menu «Prospect», recherchez l'option «Copie vers client», Recherchez la nouvelle fiche client en entrant les 1er caractères de son nom Cliquez sur la ligne correspondant à votre client, Dans l'écran de copie, sélectionnez les éléments principe «TOUS») et cliquez sur le bouton «Copier». voulus (en C'est fini! A noter : Au moment de la recherche de la fiche client, n'oubliez pas que la recherche se fait sur les premiers caractères du nom, et que la liste est volontairement limitée à 15 noms maximum! : Attention : les éléments copiés ne sont pas supprimés (on a le droit de se tromper). Par contre, ils pourraient être copiés une deuxième fois si vous renouvelez l'opération avec le même client, voir un client différent! : Une fois cette copie réalisée, vous pouvez supprimer le prospect. Ses éléments seront également supprimés par la même occasion. : En cas d'erreur au moment de la sélection de la fiche client, cliquez sur le lien «Autre client» pour revenir à l'écran précédent et recommencer l'opération. page 41
10 - Calendrier L'accès au calendrier depuis la page d'accueil permet d'accéder aux mêmes fonctionnalités «rendez-vous» vu précédemment, mais indépendamment de tout client. 10.1 - Vue mensuelle Donne une vue globale de votre agenda sur 24 mois (12 mois passés et 12 mois à venir). : la case verte correspond à la date actuellement sélectionnée (initialement la date du jour). Chaque case contient le nombre de rendez-vous prévus pour la journée (barre bleue dans la case). Cliquer sur un jour quelconque : rend la date active (affichage en vert) présente dans la partie basse, la liste des rendez-vous triés dans l'ordre chronologique Actions un clic sur le rendez-vous donne accès à sa fiche détail Cliquez sur le bouton «nouveau rendez-vous» pour en créer un nouveau Attention : ce rendez-vous ne sera lié à aucun client particulier. Les boutons «Avant» et «Après» avance ou recule d'une semaine par rapport à la date active Le bouton «basculer» «hebdomadaire» affiche le même agenda, au format page 42
10.2 - Calendrier hebdomadaire On a ici la présentation hebdomadaire de votre calendrier. Description de la grille L'affichage est volontairement limité à une semaine de 5 jours Les rendez-vous apparaisse sous la forme de case colorés, positionnés au jour et heure de début, et taillés en fonction de leur durée. La couleur est dépendante de la nature du rendez-vous Le nom du client apparaît dans la partie haute de la case, avec l'heure de début de rendez-vous La première ligne du commentaire est affiché juste en dessous du titre. Cliquez sur un rendez-vous pour en afficher la fiche détail Cliquez sur un espace vide pour saisir un nouveau rendez-vous initialisé à cette date (modifiable). A noter que dans ce cas, le rendez-vous ne sera pas attaché à un client. Actions Les boutons «Avant» et «Après» avance ou recule d'une semaine par rapport à la date active Le bouton «basculer» affiche le même agenda, au format «mensuel» page 43
10.3 - Saisie d'un rendez-vous Dans les deux cas vous pourrez ajouter de nouveau rendez-vous en cliquant sur le bouton «Nouveau rendez-vous». Vous pouvez également modifier un rendezvous ou le supprimer en cliquant dessus. Un rendez-vous correspond à un client et un contact (à choisir dans la liste déroulante : facultatif) A noter que vous devrez au préalable créer votre contact avant de pouvoir lui fixer directement un rendez-vous. une catégorie de rendez-vous (simple passage, rendez-vous, téléphone, siège ou personnel). A noter qu'en fonction de la nature du rendez-vous, il s'affichera d'une couleur différente au niveau du calendrier hebdomadaire. une date, heure et durée un commentaire, qui correspond à l'objectif que vous vous fixé dans le cadre de ce rendez-vous A noter : Un clic sur le lien «Client» vous amènera sur la fiche du client concerné. page 44
10.4 - Sélection des clients d'après leurs rendez-vous Une fois vos divers rendez-vous posés, à condition qu'un client ait été attaché au rendez-vous, vous pouvez sélectionner directement le client depuis la fiche rendez-vous : soit en cliquant sur le lien «client» de la fiche rendez-vous soit depuis la liste des clients menu option «rendez-vous du jour» Rappel important Il y a deux types de rendez-vous : les rendez-vous attachés à un client : les rendez-vous sans client Seuls les rendez-vous associés à un client : sont recensés depuis la fiche client sont accessibles via le menu «Rendez-vous du jour» page 45
11 - Documentations La documentation est le portefeuille documents qui sont mis à votre disposition. Chaque documentation est un fichier au format PDF. Ces documents sont triés par nature d'information. Cliquez sur une nature de document donne accès aux documents liés, triés par ordre alphabétique, Cliquez sur un document pour l'ouvrir dans le lecture PDF de votre tablette : du fait de la taille de certains documents, la synchronisation des PDF n'est pas réalisée en même temps que la synchronisation courante de la tablette. Il est nécessaire de déclencher manuellement cette opération. Seuls les nouveaux documents disponibles seront récupérés feront l'objet d'un transfert. : pour des raisons de performance, préférez le lecteur «EZPdfReader» plutôt que d'autres lecteurs disponibles. page 46
12 - News et messages Les news sont des informations sociétés, à destination de l'ensemble des commerciaux. On y trouve également des messages personnels que vous pouvez vous envoyer entre collègues via la messagerie interne. Tous les messages sont triés dans l'ordre chronologique descendant. Les news et messages sont accessibles depuis la page d'accueil. Elles sont chargées avec le reste des informations via la fonction de synchronisation (voir chapitre correspondant). Si de nouveaux messages vous sont destinés, un indicateur apparaît en bas à droite de l'icône correspondant. Les news de plus de 90 jours sont automatiquement supprimées. Vous ne pouvez pas les supprimer manuellement. Pour créer un nouveau message : Cliquez sur «nouveau message» Saisissez votre message et choisissez votre «Destinataire» Cliquez sur «Enregistrer» Le message apparaîtra préfixé d'un E dans la liste. Vous pouvez cliquer sur cette marque pour revenir sur votre message et le modifier. Les messages ne seront transmis qu'au moment où vous synchroniserez votre tablette. Message restant à synchroniser avec le serveur. Pour supprimer un message, cliquez sur le bouton «Modifier». : bien que cet écran permette la synchronisation immédiate, cette opération n'est pas obligatoire et pourra se faire en même temps que la synchronisation générale (voir le paragraphe «synchronisation» page 53). Cliquez sur le bouton «suppression» en face de chaque message à supprimer. Les news ne sont pas supprimables. page 47
13 - Notes Considérez la saisie de note comme un pense-bête sur une ligne. Cette fonction est accessible depuis la page d'accueil. Utilisation Pour créer une nouvelle note, entrez votre ligne dans la partie haute et cliquez sur le bouton «OK». Note restant à synchroniser avec le serveur. Pour supprimer une note, cliquez sur le bouton «Modifier». Cliquez sur le bouton «suppression» en face de chaque note à supprimer. : bien que cet écran permette la synchronisation immédiate, cette opération n'est pas obligatoire et pourra se faire en même temps que la synchronisation générale (voir le paragraphe «synchronisation» page 53). page 48
14 - Notes de frais Principe Le commercial saisi ses frais dans Sibiti. La saisie de vos frais est basée sur un masque défini au niveau du back-office. Les frais sont regroupés mensuellement, en fonction de leur date. La synchronisation enregistre ces informations dans le back-office. A sa demande, le commercial reçoit copie de sa note de frais dans sa boite mail, au format PDF. 14.1 - Procédure Saisir un frais Pour saisir un frais : Depuis la page d'accueil, choisissez l'option «Note de frais» Par défaut, vous êtes positionné sur le mois en cours Cliquez sur le bouton «Ajouter un frais» Remplissez la feuille date kilométrage parcouru (facultatif) montants TTC, TVA normale, TVA réduite : notez que si vous saisissez un montant TTC et que vous vous positionnez sur le champ TVA normale encore vide, le montant de TVA sera automatiquement calcul au taux en cours au moment de votre saisie. Cliquez sur «Enregistrer». page 49
Correction et Suppression d'un frais Pour corriger une ligne, ou la supprimer Sélectionnez la dans la liste en cliquant dessus Apportez la modification souhaitée et cliquez sur «Enregistrer» Choix d'une autre période Vous avez accès à 12 mois d'historique. Pour cela, cliquez sur le bouton «menu» et choisissez le mois souhaité. Une fois cliqué, le récapitulatif du mois est affiché en tête de formulaire, et l'ensemble des frais le constituant est affiché dans l'ordre chronologique. : c'est également dans ce menu que vous pouvez revenir à la page d'accueil. Synchronisation et demande de mail Pour demander l'envoi de votre note de frais dans votre boite émail, positionnez vous sur le mois voulu comme vu précédemment dans l'entête, cliquez sur le bouton «Demande mail» Votre demande restera enregistrée jusqu'à la prochaine synchronisation. La synchronisation aura lieu soit au travers de la synchronisation globale de fin de journée (plus de détails page 53) soit immédiatement en cliquant sur le bouton «Synchroniser» : cette méthode nécessite une connexion internet active page 50
15 - Activité L'écran de l'activité a deux fonctions : consultation de votre activité enregistrée sur votre tablette transférer les données de votre tablette vers le serveur back-office ce transfert répond à un double impératif : provoquer l'envoi des devis et des fiches techniques à vos clients sauvegarde vos saisies : les données de votre tablette ne sont jamais transmises à la gestion commerciale du siège et reste au niveau du back-office. Le transfert des données a lieu habituellement en fin de journée. 15.1 - Consultation de l'activité L'écran de consultation de l'activité est l'écran affiché par défaut. La partie haute de l'écran est constituée d'un calendrier. En cliquant sur une journée, la liste des activités enregistrées s'affiche sur la partie basse. Pour consulter le détail d'une activité, cliquez dessus. page 51
15.2 - Envoi des données au serveur Pour envoyer les données de votre tablette au serveur, vous devez disposer d'une connexion internet active. Cliquez sur le bouton «Envoyer au serveur» situé en haut à droite de votre écran. : vous noterez l'accès à un menu. Ce menu va vous permettre d'afficher et de contrôler les informations à synchroniser, avant qu'elles ne soient transmises au serveur. Commandes & devis : liste des devis modifiés vous pouvez encore accéder au détail de chaque devis, les modifier voir les marquer «à supprimer». Prospects : liste des fiches prospect que vous avez créé Rendez-vous : liste de vos rendez-vous nouvellement saisis Fiches techniques : envois encore à réaliser Envois de fiches techniques Crée une liste de toutes les fiches technique qui n'ont pas été synchronisées. Le bouton «Accueil» vous ramène à la page d'accueil. page 52
16 - Synchronisation La synchronisation est une opération à réaliser régulièrement par le commercial pour rafraîchir les informations de sa tablette. Cette opération nécessite une connexion internet active. Elle est a réaliser de préférence le matin. Parmi les données récupérées on peut citer : les mises à jour produit, l'historique de vos clients, les news et messages, des informations contextuelles,... 16.1 - Utilisation Le module «synchronisation» est accessible depuis la page d'accueil. Cliquez sur le bouton «Charger» pour démarrer le traitement. La fin du traitement est matérialisé par un message «Chargement terminé». Important : la synchronisation est une opération obligatoire. Si vous bout d'un délai de quelques jours, aucune synchronisation n'est faite, la logiciel se bloquera jusqu'à ce que vous l'ayez faite. La date limite de synchronisation est rappelée en bas à gauche de cet écran. page 53