X-infos L ATUALITé DE LA SPL-XDEMAT > N 2 MARS 2014 Édito Tous a vos agendas! La soiété SPL-Xdemat s apprête à vivre pour la première fois de sa jeune existene, les életions muniipales. Et ompte tenu du grand nombre d ationnaires onernés, ette éhéane est loin d être négligeable en terme d organisation pour notre soiété : nouveaux représentants à l Assemblée générale et aux Assemblées spéiales à désigner, vente de ertifiats életroniques aux nouveaux élus, et peut être arrivée de nouveaux adhérents J invite l ensemble des ommunes, groupements de ommunes et syndiats à effetuer dès le mois d avril 2014, est-à-dire dès l életion du nouveau maire ou du nouveau Président, les différentes démarhes préisées dans la présente Newsletter. Elles sont indispensables - à la désignation mi mai, de vos nouveaux représentants au Conseil d administration, - à l organisation de la prohaine Assemblée générale prévue le merredi 25 juin 2014 à 18h00 au tout nouveau Centre de ongrès de l Aube à Troyes - et d une manière générale, au bon fontionnement de la soiété SPL-Xdemat. Je vous demande d ores et déjà de noter ette date dans vos agendas respetifs ar j ai besoin de votre présene à ette réunion annuelle pour mener à bien le nouveau projet de la SPL : l arhivage életronique, sujet qui doit tous nous préouper fae à la montée en puissane des flux dématérialisés générés par tous les outils proposés par la soiété flux qu il onvient de onserver dans les meilleures onditions possibles. Je vous remerie tous, d avane, de votre impliation es 3 prohains mois et du respet des démarhes et des délais qui vous seront demandés. Votre investissement permettra de poursuivre la grande aventure que nous avons ommené ensemble à savoir la dématérialisation. En attendant, je vous donne rendez-vous à tous le 25 juin 2014 Alain BALLAND Président du Conseil d administration de la soiété SPL-Xdemat Sommaire page 1 Édito Tous à vos agendas! page 2 en diret du CA Le onseil d administration de mars page 3 fous Inidenes des életions muniipales sur la SPL page 5 infos appli X POSTIT, le memento dématérialisé page 6 DU COTÉ DES COLLECTIVITÉS Bouziane Ouahba, DGS page 7 veille réglementaire Urgene marhés publis : reensement avant le 31 mars 2014! X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 1
En diret du onseil d administration Résumé du onseil d administration du 17 mars 2014 Trois nouveaux membres ont intégré le Conseil d administration : Madame Djamila HADDAD, Monsieur Christian NAMY et Monsieur Frank ADAM, représentent respetivement la Région Champagne-Ardenne, le Département de la Meuse et les olletivités et groupements de olletivités haut-marnaises. Le nombre de sièges au Conseil d administration est don porté a 17, répartis de la manière suivante: > Département de l Aube: 5, > 2 pour haque département des Ardennes et de la Marne, > 1 pour haque département de la Haute-Marne, de l Aisne, de la Meuse et pour la région Champagne -Ardenne. > Enfin 1 représentant pour haque assemblée spéiale départementale sauf elles de l Aisne et de la Meuse dont le représentant n est pas enore élu. Au 12 mars, la soiété ompte 681 ationnaires, répartis de la manière suivante : > Département de l Aisne : 9 > Département des Ardennes : 44 > Département de l Aube : 493 > Département de la Marne : 55 > Département de la Haute-Marne : 78 > Département de la Meuse : 1 > Région Champagne-Ardennes : 1 Comptes annuels de l exerie 2013 Les omptes établis par le abinet omptable de la soiété, la SARL SECIF AUDIT, font apparaître un bénéfie de 20 997 euros. Sa mise en réserve sera proposée à la prohaine assemblée générale. Ces omptes seront à approuver lors de la prohaine assemblée générale. ----------------------------------------------------------------- Prohaine assemblée générale Elle est programmée le 25 juin à 18 h au entre des ongrès de l Aube de Troyes. L ensemble des douments et informations onernant ette assemblée générale sera présenté dans une prohaine lettre «Xinfos» Grille tarifaire Pour rappel, le tarif des prestations est resté onstant pour l année 2014. Le onseil a déidé de fixer le tarif du parapheur életronique (Xparaph) à 10% de la otisation de base. NOUVEAUX développements En 2014, les outils de dématérialisation suivants vont être développés : > Xonvo à savoir un outil de onvoation dématérialisée de réunions ave réation d un ordre du jour et envoi des onvoations ave douments liés le as éhéant, par mail et SMS, si la olletivité le souhaite. Xonvo sera proposé à un tarif orrespondant à 5 % de la otisation de base (oût de SMS non inlus). > Xtdt à savoir le nouveau tiers de télétransmission au ontrôle de légalité et des flux omptables. L outil Xsaha d arhivage életronique sera proposé dans le seond semestre 2014 après validation de l apport en nature par le Conseil général de l Aube à la soiété SPL-Xdemat. Futures életions, futures délibération à passer Suite aux életions muniipales, les nouveaux onseils muniipaux et onseils ommunautaires auront une délibération à prendre afin que le fontionnement de la SPL puisse se poursuivre. Cette délibération vous est présenté dans la rubrique «Fous» de e numéro d Xinfos. X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 2
FOCUs Les formalités à aomplir après les életions muniipales, pour la soiété SPL-Xdemat Les életions muniipales néessitent que les ommunes, ommunautés de ommunes et syndiats aomplissent diverses formalités pour le bon fontionnement de la soiété SPL-Xdemat et la ontinuité de l utilisation des outils de dématérialisation. Ces formalités sont obligatoires. La soiété ompte don sur vous tous pour votre ollaboration par la passation de la délibération proposée et sa transmission rapide au Département situé sur votre territoire. ELECTIONS 2014 Quelque soit le résultat des életions Que le maire ou le Président sortant soit de nouveau élu ou que vous onnaissiez un hangement d exéutif, il onvient que vous désigniez le nouveau représentant au sein des instanes de la soiété est-à-dire au sein de l Assemblée générale et de l Assemblée spéiale. > Rappel : Ce représentant doit impérativement être un élu et peut être elui qui représentait déjà votre olletivité avant les életions muniipales, notamment en as de rééletion du maire ou du président. Un modèle de délibération vous est proposé à e titre par la soiété, sur le site www.spl-xdemat.fr/ eletion.php. La personne désignée dans la délibération sera invitée dès le mois de mai à partiiper à l életion dématérialisée du nouveau représentant au sein du Conseil d administration de l Assemblée spéiale à laquelle appartient votre olletivité. Il lui sera également proposé, au préalable, de porter sa andidature à ette életion. Cette personne sera également onviée à partiiper à la prohaine réunion de l Assemblée générale de la soiété qui aura lieu le 25 juin 2014 à 18h00, au Centre de ongrès de l Aube à Troyes et qui aura à onnaître ses omptes pour l année 2013. Pour l organisation de ette életion et de ette réunion, il est impératif que vous transmettiez votre délibération rendue exéutoire, le plus rapidement possible (au plus tard fin avril 2014) à vos interlouteurs habituels au sein du Département situé sur votre territoire. Les autres sujets à inlure dans la délibération Enfin, la soiété SPL-Xdemat souhaite profiter de la délibération devant être passée par haque ommune, ommunauté de ommunes et syndiat, pour y inlure deux sujets importants pour l avenir de la soiété et néessitant l aord préalable de l ensemble de ses ationnaires. > Limiter la durée de la onvention de prestations intégrées Suite à la réente jurisprudene du Conseil d Etat sur l exerie du ontrôle analogue dans une soiété publique loale et en attendant la transposition de la diretive européenne en droit français sur les marhés publis ontenant des dispositions souples sur ledit exerie, le Conseil d administration réuni le 17 mars dernier, a déidé de limiter la durée restante de l ensemble des onventions de prestations intégrées passées par la soiété ave ses ationnaires, à 3 ans, afin que e délai atuellement de 99 ans, soit plus raisonnable et don plus aeptable juridiquement. Cette préonisation déoule d une étude réalisée par un avoat de droit publi, mandaté par la soiété et du risque de voir en as de ontentieux, es onventions, requalifiées en marhés publis. Au terme de es 3 années, une nouvelle onvention pourra être passée entre la soiété SPL-Xdemat et votre olletivité pour ontinuer à bénéfiier des outils de dématérialisation mis à votre disposition. Cette limitation de durée néessite une délibération de votre part ainsi que la signature d un avenant. Cette délibération pourra être ommune à elle relative à la désignation de votre nouveau représentant au sein des instanes de la soiété. X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 3
FOCUs Le modèle de délibération proposé par la soiété, sur le site www.spl-xdemat.fr/eletion.php inlut e point sur votre onvention de prestations intégrées. Vous trouverez également sur e lien, le modèle d avenant à passer. > Approuver l augmentation du apital soial de SPL-Xdemat Le Conseil d administration réuni le 17 mars 2014, a déidé de proposer en omplément du proessus d approbation des omptes, à la prohaine Assemblée générale une augmentation du apital soial de la soiété SPL-Xdemat par le biais d un apport en nature du Conseil général de l Aube. Cet apport en nature serait onstitué d une liene d exploitation de l outil d arhivage életronique réé par e Conseil général, appelé Xsaha et évalué à 31 000 *. La soiété doit en effet, proposer e nouvel outil de dématérialisation à ses ationnaires pour leur permettre de remplir leur obligation d arhiver les douments nativement életroniques issus de l utilisation des outils Xmarhés, Xates et Xfluo. Pour que ette augmentation de apital puisse se réaliser lors de la prohaine assemblée générale de la soiété, il onvient que haque assemblée délibérante des ationnaires approuve au préalable ladite augmentation et et apport en nature et donne pouvoir à son représentant pour voter ette modifiation le 25 juin prohain. Le modèle de délibération proposé par la soiété, sur le site www.spl-xdemat.fr/eletion.php inlut e point sur l augmentation de son apital soial. En onlusion, votre délibération omprendra don les 4 points suivants : 1 la désignation de votre nouveau représentant au sein des instanes de la soiété SPL-Xdemat, 2 la limitation par avenant, de la durée restant de votre onvention de prestations intégrées, 3 l approbation de l augmentation du apital soial de la soiété par le biais d un apport en nature par le Département de l Aube, d une liene d exploitation de son outil d arhivage életronique, appelé Xsaha, 4 le pouvoir donné au représentant de la olletivité, pour voter ette augmentation. Pour tout renseignement omplémentaire, n hésitez pas à appeler vos interlouteurs habituels présents au sein du Conseil général situé sur votre territoire. Le Conseil d administration de SPL-Xdemat et la diretion générale, vous remerient par avane pour votre ollaboration, indispensable au bon fontionnement de la soiété pour les mois et années à venir. m Suite aux életions muniipales, la SPL proposera des réunions d information sur les territoires départementaux. Leur organisation sera préisée dans le prohain numéro d Xinfos. Nouvel exéutif, nouveau ertifiat eletronique Si le maire de votre ommune ou le Président de votre struture interommunal ou syndiat a hangé et que vous possédiez à son nom, un ertifiat életronique pour la transmission des ates au ontrôle de légalité, pour la dématérialisation des marhés publis ou tout autre outil utilisé, il vous appartient de demander un nouveau ertifiat életronique via Xmanager pour e nouvel élu. En effet, le nouveau maire ou président ne pourra en auun as utiliser le ertifiat de son prédéesseur, sous peine d irrégularité. Un ertifiat est lié à une personne physique et non à une fontion, au regard d une délégation donnée par l assemblée délibérante de sa olletivité. Aussi, la transmission des délibérations suite aux életions, au ontrôle de légalité préfetoral, ne pourra don se réaliser que par papier, en attendant la réation du nouveau ertifiat életronique. Suite à la transmission de votre demande et du dossier omplet, le ertifiat pourra être retiré sous un délai de 10 jours, par le nouvel élu, dans les loaux du Département situé sur votre territoire. X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 4
infos appli Xpostit La solution qui simplifie le suivi des dossiers dématérialisés! Il n est toujours pas aisé de suivre l évolution des dossiers dématérialisés. Le flux-omptable est il bien arrivé à la trésorerie? Les douments mis à la signature sont ils signés? Y a t il des demandes d insriptions sur les listes életorales à traiter? En effet pas de dossier sur les bureaux ou de ourriers qui viennent informer d une tâhe à réaliser. Xpostit propose des solutions pour rendre le suivi des dossiers plus faile. Le point sur ette nouvelle solution... Jusqu à présent soit il fallait ouvrir haque appliation l une après l autre pour voir les tâhes à réaliser soit onsulter les messages de la boite mail et là nous savons tous ombien la messagerie est vite enombrée et qu il est diffiile de hiérarhiser les priorités à partir de elle-i. Xpostit apporte la réponse à e diffiile suivi des dossiers. Xpostit est une appliation de réation d alertes qui permet aux agents des olletivités d être informés automatiquement sur des ations à entreprendre en fontion des appliations autorisées pour haun d entre eux. Compte tenu de l intérêt de ette appliation et du onfort d utilisation qu elle peut prourer, le Conseil d administration a déidé de mettre et outil à disposition de l ensemble des ationnaires, sans suroût, dans le pak minimal de base omprenant déjà Xates et Xmarhés. Il n y aura don auune démarhe à effetuer pour en bénéfiier. Les insriptions sur liste életorale, le reensement itoyen obligatoire et «Je Change de Coordonnées» (hangement d adresse), 3 flux venant de MonServiePubli.fr sont les 3 premières appliations reliées. Arrivera ensuite les anomalies de XFLUCO, les questions posées par les entreprises sur des onsultations en ours, des tahes administratives à réaliser (valider les mouvements de l INSEE par exemple, renouveler la onvention ave la SPL)... Comment ela fontionne? Au démarrage de l ordinateur une fois onneté à la plateforme SPL-Xdemat, vous trouverez à ôté de l appliation Xpostit un numéro indiquant le nombre d alertes en attente d une ation de votre part, à la manière des post-it que haun utilise pour se rappeler des tâhes à réaliser. Il n est plus néessaire de onsulter la boite mail ou de faire le tour des appliations!! C est l utilisateur qui supprime la fihe quand il le veut. XFluo, Xates... retrouvez en un li toutes les fihes desriptives des appliations sur : www.spl-xdemat.fr/adherer- SPL-Xdemat-51.html X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 5
Du oté des olletivités Interview Bouziane Ouahba, Direteur Général des Servies de la ommune de Fagnières Le nombre d adhérents à la SPL-Xdemat ne esse de progresser. C est très enourageant et ela démontre les vrais besoins qu ont les olletivités en matière d outils de dématérialisation. La SPL-Xdemat ompte aujourd hui 681 ationnaires. X infos a souhaité reueillir le temoignage d un nouvel ationnaire. Renontre ave Bouziane Ouahba, direteur des servies de la ommune de Fagnières, dans la Marne. X-infos : Pourquoi avez-vous rejoint la SPL- Xdemat? Je viens d une olletivité où l on pratiquait déjà la dématérialisation et il est diffiile de ne plus avoir es outils. J ai regardé e qu il existait et en reherhant un tiers de télétransmission, je suis arrivé sur la SPL-Xdemat. J ai pris ontat ave le Direteur général qui m a parfaitement expliqué omment ela fontionnait. Je n ai pas eu de mal à onvainre les élus et le maire en avait aussi entendu parler au Conseil général de la Marne. Ils se sont sentis rapidement impliqués dans e projet, et il n y a eu auune rétiene pour devenir ationnaire de la SPL-Xdemat. Des outils développés par des agents territoriaux pour des olletivités restent un gage de onfiane. X-infos : Quels outils de la SPL-Xdemat utilisez-vous? Nous les avons tous pris pour un abonnement annuel de 786. Nous avons ommené par mettre en plae Xates pour les délibérations à transmettre au ontrôle de légalité. Nous utilisons aussi Xele. Il nous a bien été utile le dimanhe 23 mars. Nous reherhions des informations que nous n arrivions pas à retrouver. Une ollègue depuis son domiile s est onnetée à la plateforme. Elle a réussi à nous renseigner très rapidement grâe au fontionnent en mode «full web» de Xele. Pour failiter le travail, nous projetons d équiper les 4 bureaux de vote d une tablette tatile onnetée à Internet. Xmarhés n est pas enore utilisé mais dès que des premiers marhés seront prêts, bien entendu nous l utiliserons. Pour Xfluo, nous avons engagé des démarhes auprès de la trésorerie. Nous réalisons atuellement un toilettage de la base des tiers et avons mis en plae le mode SEPA. Très prohainement nous transmettrons nos premiers flux pour tester le système d envoi. Enfin Xsip démarre le mois prohain pour le paiement en ligne des prestations de la rèhe muniipale et de la garderie. X-infos : Comment ela s est passé pour l installation et la prise en main? Contrairement à e que je pensais au départ, il n y a pas besoin de formation. Les outils sont d une utilisation faile et très intuitive. Atuellement 5 agents les utilisent au quotidien pour la gestion des ressoures humaines, l état ivil, l administration générale et les finanes. Je me onnete aussi régulièrement. Pour la prise en main, il n y a besoin d auune installation, un navigateur Internet suffit. Nous utilisons uniquement Xmanager pour donner les droits d aès aux agents selon leur besoin. En omplément nous avons aheté à la SPL-Xdemat 3 ertifiats életroniques. X-infos : Reommanderiez-vous à d autres ommunes de devenir ationnaires de la SPL-Xdemat? Oui sans hésitation. Une fois que la démarhe est entreprise vers la dématérialisation, on ne peut plus revenir en arrière et on ne le veut surtout pas. Fagnières express... > 5 000 habitants > 3 eme ville de la ommunauté d agglomération Cités en Champagne > Alain Biaux, maire et onseiller général X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 2 mars 2014 www.spl-xdemat.fr > page 6
C 100 M 0 Y 56 N 69 C 0 M 27,5 Y 100 N 34 C 0 M 23,5 Y 100 N 30,5 veille réglementaire Urgene marhés publis : Pensez à reenser vos marhés 2013 avant le 31 mars 2014 Comme vous le rappelait la 1 ère newsletter de janvier 2014, vous devez en appliation de l artile 133 du Code des marhés publis et de son arrêté d appliation du 21 juillet 2011, publier sur le support de votre hoix, la liste des marhés que vous avez onlus en 2013. Cette liste doit indiquer de manière séparée, les marhés relatifs aux travaux, aux fournitures et aux servies. Pour haun de es trois types de prestations, les marhés doivent être regroupés en fontion de leur prix selon les tranhes suivantes : Pour haun des marhés, vous devrez indiquer son objet, sa date de notifiation, le nom de son titulaire et le ode postal de e dernier s il est établi en Frane ou le pays de son prinipal établissement s il n est pas établi en Frane. La soiété SPL-Xdemat vous aide à remplir ette obligation réglementaire, en vous permettant sur votre plate-forme de dématérialisation des marhés publis : > de trouver un modèle de liste au format exel que vous pouvez remplir, > d insérer votre liste des marhés reensés, > de la publier gratuitement sur la plate-forme. RDV à la rubrique Reensement avant le 31 mars 2014. Pour les fournitures et les servies : > de 20 000 * HT à 89 999,99 * HT ; > de 90 000 * HT à 199 999,99 * HT ; > à partir de 200 000 * HT. Pour les travaux : > de 20 000 * HT à 89 999,99 * HT ; > de 90 000 * HT à 4 999 999,99 * HT ; > à partir 5 000 000 * HT. À noter sur vos agendas Le Conseil d administration a fixé la prohaine réunion de l Assemblée générale le merredi 25 juin 2014 à 18 h au Centre de ongrès de l Aube, 2 rue Pierre Labonde à Troyes X-INFOS N 2 mars 2014 Trimestriel d information édité par la SPL-Xdemat Direteur de la Publiation : Philippe RICARD tél. 03 25 42 51 79 mail : philippe.riard@g10.fr > Toutes les oordonnées de vos ontats loaux sur www.spl-xdemat.fr X-infos Newsletter de la SPL-Xdemat N 1 janvier 2014 www.spl-xdemat.fr > page 7