Facturation annuelle. Préparé par. L équipe du service à la clientèle. Novembre 2013. www.pgsolutions.com

Facturation annuelle Préparé par L équipe du service à la clientèle Novembre 2013 www.pgsolutions.com

TABLE DES MATIÈRES 1. Les préparatifs à la production des comptes... 2 1.1. VALIDATION DE LA FICHE DES CONTRIBUABLES... 2 1.2. SOMMAIRE DES FICHES... 2 1.3. SOMMAIRE DES ASSIETTES DE TAXATION... 3 1.4. INDICATIONS DE PAIEMENTS... 3 1.5. GÉNÉRATION AUTOMATIQUE DE L ÉVALUATION SCOLAIRE ET DES EAE... 4 1.6. LISTE DES EXPLOITATIONS AGRICOLES ENREGISTRÉES (EAE)... 5 1.7. VALIDATION DES TAXES DE SERVICES ET SPÉCIALES... 6 1.8. LISTE DES FICHES PAR TAXE DE SERVICE OU SPÉCIAL... 8 1.9. PARAMÈTRES DE BASE... 8 1.10. ENTRETIEN DES CONSTANTES... 9 1.11. ENTRETIEN DES TAXES GÉNÉRALES... 10 1.12. ENTRETIEN DES LOIS FISCALES... 11 1.13. GESTION DES HYDROMÈTRES... 12 1.14. ANALYSE DES COMPTES À RECEVOIR... 12 1.15. LISTE ET MISE À JOUR DES CRÉDITS... 12 1.16. GÉNÉRATION DES NUMÉROS DE FACTURES... 13 1.17. RÔLE DE PERCEPTION... 13 2. L impression des comptes de taxes... 16 2.1. L IMPRESSION... 16 2.2. VALIDATION... 17 3. La comptabilisation des comptes de taxes... 18 3.1. COMPTABILISATION... 18 4. Après la comptabilisation des comptes... 19 4.1. JOURNAL DES REVENUS... 19 4.2. ANALYSE DES COMPTES À RECEVOIR... 19 4.3. LISTE ET MISE À JOUR DES CRÉDITS... 19 4.4. TÉLÉTRANSMISSION - MAPAQ... 20 4.5. TRANSMISSION DU FICHIER... 21 1

Ce document précise les opérations à suivre relativement à la facturation annuelle des taxes foncières. Il présente le processus complet de facturation en tenant compte de la fiscalité agricole. Les étapes de la procédure qui ont un lien direct avec la fiscalité agricole sont identifiées par une image représentant un bâtiment de ferme. Par exemple : 1. LES PRÉPARATIFS À LA PRODUCTION DES COMPTES 1.1. VALIDATION DE LA FICHE DES CONTRIBUABLES Faire la Validation de la fiche des contribuables aux activités Listes sur demande et faire les corrections nécessaires. Cette validation fait la détection des erreurs contenues au rôle. À l exécution de cette option, il est important de cocher la case nommée «Imprimer fiches non cochées pour la facturation» afin d obtenir la liste des fiches qui ne seraient pas cochées à la case «Facturer cette fiche» de l onglet 7) Divers de l option Entretien des fiches de contribuables aux activités Courantes. Aussi, la case «Valider les services données» peut être cochée afin de détecter les fiches ayant une taxe de service à l option Entretien des fiches de contribuables pour un service X et que le service donné n est pas coché. La définition des erreurs de même que les méthodes de corrections sont précisées dans le document «Validation de la fiche des contribuables» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest). 1.2. SOMMAIRE DES FICHES S'assurer que le rôle d'évaluation balance à la perfection en imprimant le Sommaire des fiches aux activités Listes sur demande. Si le rôle ne balance pas, faire l impression de la Liste des fiches pour évaluation aux activités Listes sur demande afin de pointer chaque matricule pour y découvrir les fiches à corriger. Au besoin, les corrections seront à faire à l option Entretien des fiches de contribuables. Il est aussi possible d imprimer la Liste des fiches ayant des annexes aux activités Listes sur demande) pour s assurer que les fiches annexes balancent avec les fiches «maîtres». 2

1.3. SOMMAIRE DES ASSIETTES DE TAXATION Si la facturation est faite avec le «Régime de taxation à taux variés», s'assurer que le sommaire des assiettes de taxation balance à la perfection en imprimant le Sommaire des assiettes de taxation aux activités Listes sur demande. Si le rapport ne balance pas avec celui remis par l évaluateur, consulter le document «Régime de taxation à taux variés» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest) afin de connaître la démarche à suivre en vue de trouver les sources d erreurs. Ce document précise également toutes les étapes à suivre pour procéder à la codification complète. 1.4. INDICATIONS DE PAIEMENTS Procéder à la récupération du fichier des indications de paiement disponible sur le portail (Web) du MAPAQ. C est à l option Importation des indications de paiements aux activités Courantes du module Télétransmission MAPAQ que l introduction des taux de crédit de taxes applicables en vertu de la loi sur la fiscalité agricole s effectue aux fiches des contribuables. 3

Dans l éventualité où le fichier n est pas disponible sur le portail (Web), poursuivre la procédure à l étape suivante, car l importation des indications de paiement peut être exécutée à n importe quel moment avant la production du rôle de perception «officiel». L option Importation des indications de paiement permettra la récupération, aux fiches des contribuables à l onglet 17) EAE de l option Interrogation des fiches de contribuables, des informations contenues au fichier du MAPAQ relativement aux indications de paiement. Pour ce faire, demander une première fois avec le traitement «Liste» pour des fins de vérification et d impression si désiré. Par la suite, faire l importation avec le traitement «Mise à jour» afin de faire l inscription aux fiches. 1.5. GÉNÉRATION AUTOMATIQUE DE L ÉVALUATION SCOLAIRE ET DES EAE Procéder au calcul de l évaluation scolaire, de même qu à l actualisation des exploitations agricoles enregistrées en effectuant l option Génération automatique de l évaluation scolaire et des EAE aux activités Spéciales. Cette option est nécessaire pour s assurer que les fiches ayant les lois M-14, EAE ou EAEB sont bien cochées à la case «Exploitation agricole enregistrée» de l onglet 4) Caractéristiques de l option Entretien des fiches de contribuables. 4

1.6. LISTE DES EXPLOITATIONS AGRICOLES ENREGISTRÉES (EAE) Imprimer la Liste des exploitations agricoles enregistrées (EAE) aux activités Listes sur demande. S assurer que les contribuables sont bien identifiés au niveau de la «superficie de l EAE». Vérifier également que les indications de paiement pour l année en cours sont présentes pour les fiches concernées en cochant la case nommée «Liste des indications de paiement». La bonne vérification du rapport est essentielle puisque seules les fiches présentées dans la liste (et pour lesquelles une indication de paiement est inscrite) verront le crédit MAPAQ appliqué à leurs comptes de taxes. Si l étape 1.4 (Importation des indications de paiement) n a pas été faite, la vérification des indications de paiements pourra être faite ultérieurement. 5

Si certains contribuables sont erronés ou manquants, l onglet 4) Caractéristiques de l option Entretien des fiches des contribuables aux activités Courantes permettra d effectuer les changements. Les cases à cocher «Exploitation agricole enregistrée» et «EAE comprise dans une zone agricole» sont également à vérifier. Si les valeurs inscrites vis-à-vis «zone verte», «zone blanche» et vis-à-vis la «sup. totale de l EAE» ne sont pas exactes, c est à l onglet 4) Caractéristiques qu il faut effectuer les modifications. 1.7. VALIDATION DES TAXES DE SERVICES ET SPÉCIALES S'assurer que les taxes de services et spéciales sont aux bons taux, aux bons postes de revenus et reliées aux bons types de recevables pour la nouvelle année, en imprimant la Liste des taxes de services et la Liste des taxes spéciales aux activités Listes. Si nécessaire, l'option Entretien des taxes de services et Entretien des taxes spéciales aux activités Entretiens servent à effectuer les corrections ou les ajouts de nouvelles taxes. Au besoin seulement, si de nouvelles taxes de services ou spéciales sont à facturer, il faut les ajouter à l option Entretien des taxes de services ou Entretien des taxes spéciales au préalable. Si ces taxes doivent être ajoutées à une sélection de fiches et qu elles ont un point commun, l option Génération automatique des taxes aux activités Spéciales peut être utilisée. Au besoin seulement, si de nouveaux postes de revenus sont requis, il faut les ajouter à l option Entretien des comptes de grand-livre aux activités Courantes du module Grand-livre, budgets et états financiers. Au besoin seulement, si de nouveaux types de recevables sont requis, il faut les ajouter à l option Entretien des types de recevable aux activités Entretiens du module Taxation, perception et comptes clients. Au besoin, consulter le document «Gestion des comptes à recevoir par année» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest) pour obtenir les détails relatifs à ce genre de codification. 6

Les taxes de services et les taxes spéciales pour lesquelles le crédit MAPAQ est applicable, doivent être vérifiées une à une, afin de s assurer que l admissibilité est bien sélectionnée. À l option Entretien des taxes de services : À l option Entretien des taxes spéciales : Sélectionnez Oui si la taxe spéciale est admissible au calcul du montant de Crédit MAPAQ et qu'elle s'applique seulement à la portion agricole d'une EAE (Exploitation Agricole Enregistrée). Sélectionnez «Non» si la taxe spéciale n'est pas admissible au calcul du montant de Crédit MAPAQ. Sélectionnez «Mixte» si la taxe spéciale est admissible au calcul du montant de Crédit MAPAQ et qu'elle s'applique autant à la partie agricole que non agricole de la fiche. Dans un tel cas, le calcul du Crédit MAPAQ se fera uniquement sur la partie agricole. Dans le doute, nous vous demandons de vous référer directement au MAPAQ pour déterminer si une taxe de service et/ou une taxe spéciale est admissible ou non pour le calcul du crédit MAPAQ. Note importante à propos des taxes spéciales Pour la transmission des données au MAPAQ, il est nécessaire de distinguer les taxes spéciales «foncières» des autres taxes spéciales. De ce fait, il est important de s assurer que la case «Taxe foncière» de l option Entretien des taxes spéciales aux activités Entretiens est cochée exclusivement pour les taxes spéciales considérées comme foncières. 7

1.8. LISTE DES FICHES PAR TAXE DE SERVICE OU SPÉCIAL S assurer que les fiches des contribuables possèdent les bons codes de taxes de services et codes de taxes spéciales. La Liste des fiches par taxe de service et la Liste des fiches par taxe spéciale aux activités Listes des fiches par peuvent servir à faire les vérifications. Au besoin, les corrections seront à faire à l onglet 6) Taxes serv./spec. de l option Entretien des fiches de contribuables aux activités Courantes. Si certaines taxes doivent être facturées selon le nombre de logements de la fiche, faire l impression de la Liste des fiches par nombre de logements aux activités Listes des fiches par, pour en vérifier le contenu. Au besoin, les corrections seront à faire à l onglet 4) Caractéristiques de l option Entretien des fiches de contribuables aux activités courantes. 1.9. PARAMÈTRES DE BASE S'assurer que les Paramètres de base aux activités Spéciales sont corrects. Il est important de vérifier les éléments suivants : À l onglet 1) Numérotation : Vérifier et modifier (au besoin) le prochain numéro de facture annuelle. À l onglet 3) Taxation : S assurer que toutes les dates sont exactes à la section «rôles triennaux» S assurer que le message standard sur le compte est celui désiré. S assurer que la case «Facturer les hydromètres sur compte de taxes» est cochée si la facturation des hydromètres est produite à même la taxation annuelle. À l onglet 6) Coupons (facultatif) Faire l inscription d un message pour chaque coupon. À l onglet 8) Formulaires S assurer que le choix du formulaire et le nombre de coupons sélectionnés correspondent aux formulaires «papier». 8

1.10. ENTRETIEN DES CONSTANTES S'assurer que les constantes de facturation conviennent pour l exercice financier à facturer. C'est l'option Entretien des constantes aux activités Taxation foncière qui permet l'entrée et/ou la modification des paramètres annuels tels que les «Taux d intérêts» et les «Dates de versements». Les points suivants sont donc importants à vérifier : À l onglet 1) Général (pour chaque agglomération s il y a lieu) Vérifier le «Facteur comparatif» et le «Multiplicateur»; ils doivent être identiques. S assurer que le taux inscrit à la question «Taux maximum si ferme/boisé» est bien à. 999 999 S assurer que le «Taux d intérêt» précisé pour l exercice «courant» est correct. À l onglet 2) services (pour chaque agglomération s il y a lieu) Vérifier et modifier au besoin la «Description» associée aux différents services. À l onglet 3) Versements (pour chaque agglomération s il y a lieu) Il est nécessaire de vérifier l année de chaque versement annuel afin d éviter les erreurs de dates d échéance sur les comptes de taxes et au compte des contribuables suite à la comptabilisation de la facturation. Chaque date inscrite au tableau des versements doit être pour l année à facturer. La case «Par montant» est à cocher seulement si votre règlement municipal mentionne autre chose que d établir plusieurs versements si la facturation est plus grande que 300.00 $. Le tableau nommé «tableau des versements annuels EAE» permet l inscription de dates d échéances distinctes pour les fiches qui sont des exploitations agricoles enregistrées. Si les échéances des fiches EAE doivent être les mêmes que pour l ensemble des fiches à facturer, le tableau des versements annuels EAE devra être identique au tableau des versements annuels. À l onglet 4) Révision (pour chaque agglomération s il y a lieu) Si l année à facturer est la première année du rôle triennal, s assurer que les renseignements associés aux demandes de révision sont corrects. Il est à noter qu à l impression des comptes de taxes, si l année à facturer correspond à la deuxième ou à la troisième année du rôle triennal, la mention «EXPIRÉ» s imprimera sur chaque compte à la section nommée «pour demander une révision». 9

L onglet 6) Crédit MAPAQ Il est important de s assurer que cet onglet est complété correctement. La description précisée au champ «Description crédit MAPAQ» s imprime exclusivement sur les comptes de taxes des fiches EAE. Il est recommandé d y inscrire «CRÉDIT MAPAQ». Cette mention s imprimera vis-à-vis le total du crédit accordé aux exploitations agricoles enregistrées selon leur taux de crédit de taxes applicable respectif (ce taux est généré au préalable aux fiches à l étape 1.4 de ce document). Si la facturation des hydromètres se fait à la facturation annuelle, la section «Hydromètre» est à compléter. La répartition des montants admissibles au crédit MAPAQ s'applique pour les hydromètres dont l'admissibilité au crédit MAPAQ est mixte pour le taux de base et/ou la consommation. Au prorata de la valeur agricole : L admissibilité au crédit MAPAQ, pour la facturation des hydromètres (taux de base et tarif à la consommation) sera établie au prorata de valeur agricole de l'eae. Pourcentage fixe : L admissibilité au crédit MAPAQ, pour la facturation des hydromètres (taux de base et tarification) sera établie selon le pourcentage inscrit (ex. : 90 % du montant facturé est admissible au crédit MAPAQ). 1.11. ENTRETIEN DES TAXES GÉNÉRALES S'assurer que les taux des taxes foncières générales et foncières spéciales conviennent pour l exercice financier à facturer. C'est l option Entretien des taxes générales aux activités Taxation foncière qui permet l'entrée et/ou la modification des paramètres annuels tels que les «Types de recevables», les «Numéros de grandlivre» de revenus pour les taxes foncières générales et foncières spéciales. Les points suivants sont donc importants : Si l utilisation du régime à taux variés est prévue, vérifier et modifier au besoin les «Types de recevables», «Descriptions», «Numéros de grand-livre», «Références», «Assiettes» et «Taux» de chaque catégorie (chacun des sept onglets de l option). Au besoin seulement, si de nouveaux types de recevables doivent être inscrits dans l une ou l autre des catégories, il faut en faire la création à l option Entretien des types de recevables aux activités Entretiens. Au besoin, consulter le document «Gestion des comptes à recevoir par année» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest) pour obtenir les détails relatifs à ce genre de codification. 10

Pour obtenir les renseignements complets quant à la codification relative aux taux variés en général (et particulièrement sur l impact de la fiscalité agricole), consulter le document «Régime de taxation à taux variés» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest). Par contre, si la facturation ne se fait pas selon le régime à taux variés et/ou pour les taxes qui sont associées à un type de taxe «général», il est obligatoire de préciser pour l année à facturer et pour chaque agglomération, la description associée à la partie agricole de l EAE. Cette description sera celle imprimée sur le compte de taxes annuel des clients qui ont une valeur agricole (en partie ou en totalité). 1.12. ENTRETIEN DES LOIS FISCALES Si certaines lois fiscales doivent faire l objet d une compensation, compléter les questions relatives à cette compensation dans chacune des lois à l option Entretien des lois fiscales aux activités Entretiens. Au besoin, pour faciliter la vérification et le repérage des lois qui doivent être modifiées, faire l impression de la Liste des lois fiscales aux activités Listes selon un ordre du rapport «Par description». Au besoin, consulter le document «Compensations gouvernementales» des procédures de l aide en ligne d AccèsCité Finances (MegaGest) pour les détails relatifs à la codification. 11

1.13. GESTION DES HYDROMÈTRES S il y a facturation des compteurs d eau (hydromètres), imprimer la Liste des types d hydromètres du module Gestion des hydromètres, aux activités Courantes. Si des modifications s imposent (taux, types de recevables, comptes de grand-livre, et autres), l'option Entretien des types d hydromètres aux activités Courantes permet d effectuer les corrections pour chacun des types pour la nouvelle année. Les lectures doivent être complétées avant de continuer. Les fiches qui sont «Exploitations agricoles enregistrées» et pour lesquelles la facturation d hydromètre doit être prise en considération dans le calcul du crédit MAPAQ doivent être modifiées une à une à l option Entretien des hydromètres aux activités Courantes du module Gestion des hydromètres, afin de préciser si l hydromètre est admissible ou non au crédit MAPAQ (taux de base et consommation). Consulter le document «Facturation annuelle (Avec hydromètres)» pour les détails relatifs à cette particularité reliée à la fiscalité agricole. Ce document est disponible dans la section procédures de l Extranet. 1.14. ANALYSE DES COMPTES À RECEVOIR Si désiré, imprimer l Analyse des comptes à recevoir et/ou la Liste des comptes à recevoir aux activités Mensuelles. 1.15. LISTE ET MISE À JOUR DES CRÉDITS Si désiré, procéder à l exécution de la Liste et mise à jour des crédits aux activités Facturation complémentaire des modifications au rôle. 12

1.16. GÉNÉRATION DES NUMÉROS DE FACTURES Obligatoirement, faire la Génération des numéros de factures aux activités Taxation foncière). Cette option permet de créer les numéros de factures pour chaque contribuable dans le but d obtenir, au rôle de perception et à la facturation, les numéros de factures. La Génération des numéros de factures peut être faite plus d une fois. Par contre, si on doit la reprendre, s assurer d inscrire le bon «Premier numéro de facture» désiré. Enfin, la génération permet, lors de l impression des comptes par intervalle de contribuables, d éviter de se soucier du premier numéro de facture à imprimer. IMPORTANT L Importation des indications de paiements de l étape 1.4, de même que la Liste des exploitations agricoles enregistrées de l étape 1.6 doivent être faites avant de poursuivre. 1.17. RÔLE DE PERCEPTION Imprimer le Rôle de perception aux activités Taxation foncière. À la demande d impression, il est important, à la section appelée «inclure», de cocher les mêmes cases que lors de la Génération des numéros de factures effectuée à l étape 1.16. Toutefois, le rôle de perception peut être imprimé selon un «ordre de factures» différent de celui choisi lors de la Génération des numéros de factures. Une vérification des contribuables doit être faite afin de s assurer que les montants à facturer sont corrects. Si des erreurs sont détectées à la vérification du rapport, elles pourront être corrigées et un nouveau rôle de perception pourra être imprimé pour ces fiches. Précisions sur le rôle de perception Si la facturation s effectue selon le régime de taxation à taux variés et que la production du rôle de perception est faite en incluant les compensations gouvernementales (crochet à la case «inclure les compensations gouvernementales») les évaluations à facturer par catégories d immeubles inscrites au rôle de perception à la colonne identifiée par «base imposition» doivent correspondre au total des valeurs inscrites à la section «sommaire des assiettes d application» du Sommaire des assiettes de taxation imprimé précédemment à l étape 1.3. 13

Par exemple : Rôle de perception Sommaire des assiettes de taxation (case «inclure les fiches à facturer seulement» cochée) Par ailleurs, si le Rôle de perception est produit sans y inclure les compensations gouvernementales, la comparaison devra être faite avec la colonne «Imposable» du sommaire des assiettes de taxation (plutôt qu avec les valeurs de la colonne «Total»). Si la facturation ne se fait pas selon l utilisation du régime de taxation à taux variés, l évaluation totale à facturer inscrite au rôle de perception à la colonne identifiée par «Base imposition» devrait correspondre à l évaluation inscrite au «Sommaire des fiches» imprimé précédemment à l étape 1.2. Par exemple : 14

Rôle de perception Sommaire des fiches Il est à noter que l exemple présenté ci-dessus ne tient pas compte des compensations gouvernementales (aucun crochet à la case «Inclure les compensations gouvernementales» lors de la demande d impression du Rôle de perception). Toutefois, si le rôle de perception est produit avec les compensations gouvernementales, un écart sera remarqué puisque le rôle de perception additionne les évaluations compensables à la colonne «Base imposition». 15

2. L IMPRESSION DES COMPTES DE TAXES Si le nombre de formulaires est insuffisant pour produire deux copies, on pourra reprendre l impression une seconde fois, sur papier blanc, pour obtenir la deuxième copie. Le «Taux de pénalité» ne s imprime pas sur le test d impression. L année «8224» s imprime sur le test d impression. Le test d impression ne produit aucun coupon. De ce fait, l impression d une ou deux factures (inscrire un intervalle restreint de contribuables à la demande d impression) peut être faite afin de s assurer que l alignement des coupons est bon. Cette impression permettra également de s assurer que chaque échéance est correcte (le bon jour, le bon mois et surtout la bonne année). 2.1. L IMPRESSION Se rendre à l option Facturation annuelle des taxes aux activités Taxation foncière pour l impression des comptes de taxes. Il est important de répondre aux questions telles qu elles ont été répondues lors de la Génération des numéros de factures (étape 1.16) produite précédemment, à l exception de l «intervalle des contribuables» qui peut être demandé différemment; ce qui signifie que même si la génération des numéros de factures a été faite dans un ordre «numérique», l impression des comptes peut être faite dans un ordre «alphabétique». Afin d éviter que des fichiers soient en «double utilisation», ce qui peut causer des erreurs, nous recommandons de ne pas utiliser d autres options du module de taxation sur aucun poste de travail tant que l impression des comptes n est pas débutée. Si des avis d évaluation ont été faits à l automne, «la date d envoi de l avis» et «l évaluation supérieure à» que l on doit inscrire sont les mêmes qu au moment de la production des avis. Si aucun avis d évaluation n a été produit, la «date d envoi de l avis» sera le même que la date d envoi des comptes et le montant au champ «évaluation supérieure à» devra rester à «999 999 999». 16

Il est possible d imprimer ultérieurement les comptes de taxes en demandant l «impression en différé». À la demande de ce traitement, les comptes de taxe ne s imprimeront pas, et demeureront en attente d impression. C est par l option Réimpression de factures aux activités Spéciales que vous pourrez imprimer les comptes de taxes en demandant «Comptes de taxes annuelles en différé» dans le «Type de factures». L impression du détail des taxes des «Exploitations agricoles enregistrées» qui ont droit au crédit MAPAQ sera divisée en deux portions distinctes (tel que le MAMROT le présente dans ses exemples de comptes de taxes avec crédit MAPAQ). 2.2. VALIDATION Vérifier les comptes imprimés avec l'aide du Rôle de perception «détaillé» imprimé précédemment. S assurer à nouveau que chaque «date d échéance» inscrite sur les coupons est correcte (le bon jour, le bon mois et surtout la bonne année). Si des échéances différentes ont été inscrites pour les «Exploitations agricoles enregistrées», s assurer que celles-ci sont respectées. Si certains comptes sont mal imprimés, reprendre l étape 2.1 de la partie «Impression des comptes de taxes», en précisant l «intervalle de contribuables» pour lequel le compte de taxes n est pas imprimé correctement. 17

3. LA COMPTABILISATION DES COMPTES DE TAXES Comme la plupart des fichiers sont utilisés lors de la comptabilisation, nous recommandons de ne pas travailler dans les options du module Taxation, perception et comptes clients pendant la comptabilisation des comptes de taxes, et ce, toujours dans le but d éviter que des fichiers soient en «double utilisation» ce qui pourrait causer des erreurs. 3.1. COMPTABILISATION Toujours à l option Facturation annuelle des taxes aux activités Taxation foncière, sous «Traitement», sélectionner «Comptabilisation». Prendre note que rien ne sera imprimé lors de la comptabilisation. Il est primordial de faire les mêmes choix que lors de la demande d impression des comptes de taxes. De ce fait, le choix «Dernière sélection» pourra être choisi sous la section «Paramètres de l option» si on quitte l option entre l impression des comptes et la comptabilisation. Cependant, l «Intervalle de contribuables», à l onglet 2) Sélection, devra peut-être être modifié afin de comptabiliser Tous les comptes. Au moment d effectuer la comptabilisation, le système amène une fenêtre qui demande à l utilisateur s il désire effectuer une sauvegarde automatique des données. Si «oui» est répondu, le système fera une copie de sécurité interne des données de taxation, ce qui peut prendre quelques minutes. Une fois la copie terminée, le système finalise le processus de comptabilisation. Lors de la comptabilisation des comptes de taxes, le système validera automatiquement si l espace pour emmagasiner l historique des comptes de taxes est suffisant. Si ce n est pas le cas, un message s affichera pour savoir si l on désire effectuer l archivage. Dans l affirmative, le système effectuera automatiquement l archivage afin de procéder à la comptabilisation des comptes de taxes et ainsi, finaliser le processus de taxation annuelle. 18

4. APRÈS LA COMPTABILISATION DES COMPTES 4.1. JOURNAL DES REVENUS Imprimer le Journal des revenus et encaissements aux activités Courantes, sans mise à jour et en faire la vérification, avec mise à jour par la suite. Le journal sans mise à jour est une sécurité au cas où l imprimante bloquerait lors de l'impression de celui avec mise à jour. Le choix «Journal des revenus» doit être coché pour l impression du rapport. Le «sommaire des répartitions» du journal peut être vérifié avec le sommaire du rôle de perception. 4.2. ANALYSE DES COMPTES À RECEVOIR Imprimer l'analyse des comptes à recevoir aux activités Mensuelles. Ce rapport devrait être conservé puisqu'il donne, pour chaque contribuable, le détail de montants facturés par date d'échéance et par type de recevable. 4.3. LISTE ET MISE À JOUR DES CRÉDITS Si désiré, procéder à l exécution de la Liste et mise à jour des crédits aux activités Facturation complémentaire des modifications au rôle. Dans le cas où la municipalité offre un escompte pour les paiements en totalité, il est préférable d éviter d exécuter la «Mise à jour des crédits» afin de conserver le bon calcul du montant de l escompte. La «Mise à jour des crédits» peut être faite une fois la date du premier versement passée. 19

4.4. TÉLÉTRANSMISSION - MAPAQ Procéder à l Exportation des données de taxation aux activités Courantes du module Télétransmission MAPAQ. Cette option permet de produire un fichier d informations relatif aux exploitations agricoles enregistrées. Ces renseignements à retourner au MAPAQ, sont présents à l onglet 17) EAE de l option Interrogation des fiches de contribuables. Demander le rapport en cochant le «Traitement» «Liste» et le «Type de facturation» «Annuelle». À ce moment, la date de facturation s affichera et doit corresponde à la date d envoi des comptes de taxes. Il est recommandé de vérifier la liste afin de s assurer que le total du crédit à réclamer est le même que le montant affiché sur le rôle de perception annuel. Une fois cette vérification faite, demander à nouveau ce rapport, mais cette fois en cochant le «Traitement» «Génération du fichier» et le «Type de facturation» «Annuelle». Dans le champ «Répertoire de destination», le système amènera directement le répertoire par défaut qui est précisé aux Paramètres de base du module Télétransmission - MAPAQ. Il est possible de le modifier en utilisant le bouton Parcourir. 20

Aussi, le champ «Fichier de sortie», qui s affiche seulement lorsque le «Traitement» «Génération du fichier» est demandé, contient le chemin complet où est conservé le fichier. Par exemple le chemin indiqué est présenté comme suit : F : \Envoie Mapaq\A12345_20XX0228_01.txt Le nom du fichier A12345_20xx0228_01.txt est composé du numéro de municipalité suivi de la date de facturation précisée à la question du même nom. 4.5. TRANSMISSION DU FICHIER Transmettre le fichier au MAPAQ via Internet selon les directives émises par le MAPAQ. Le processus de facturation annuelle des taxes foncières est terminé. 21