Manuel d utilisateur de la plateforme E-Space 1
INTRODUCTION Vous découvrirez dans ce manuel, adressé aux formateurs, aux apprenants mais aussi aux coordinateurs de quelle manière exploiter au mieux les fonctionnalités de cette plateforme de formation à distance. Nous aborderons dans ce document les possibilités offertes par E-Space, tant au niveau de la création et de la gestion des formations que de l exploitation par tous de son contenu avant d aborder les possibilités en termes de discussion et de réunion du site. Notre plan sera le suivant : Manuel d utilisateur de la plateforme E-Space... 1 1. Découverte et première prise en main de la plateforme... 4 1.1. Les différents lieux... 4 2. Fonctionnalités sur la plateforme... 8 2.1. L accueil... 8 2.2. Le bureau... 10 2.3. Le foyer... 12 2.4. Les salles de cours... 13 3. Lexique de la formation à distance... 17 2
Vous évoluerez sur la plateforme E-space, qui est un Learning Management System (LMS), ce qui veut dire qu il s agit d un logiciel conçu pour accompagner une personne qui s est engagée dans un processus d apprentissage à distance. Il existe différents rôles sur la plateforme et c est en fonction de ces rôles, attribués par le manager (l administrateur), que vous aurez accès à plus ou moins de fonctionnalités sur E-Space. Les rôles sur la plateforme : Apprenant : C est la personne en formation, c est celui qui apprend. Il s agit du premier bénéficiaire de la formation à distance. L apprenant est actif dans son processus d acquisition de connaissances ou de perfectionnement. Architecte : L architecte conçoit concrètement la formation sur la plateforme. Tuteur : Il met tout en œuvre pour que les apprenants progressent, en axant son activité sur le suivi et l accompagnement de ces apprenants. Il peut par ailleurs occuper diverses fonctions : - la détermination d un parcours de formation individualisé - l animation d un groupe ou d une communauté d apprenants - le suivi pédagogique de la formation et le soutien aux apprenants Tuteur-concepteur : Il met en place certaines activités et met en ligne certains contenus sur la plateforme. Administrateur : Il maîtrise l environnement et l organisation de la formation. Il créé et gère les comptes utilisateurs, leur attribue des rôles et les affecte aux différents espaces sur la plateforme. 3
1. Découverte et première prise en main de la plateforme Utiliser le navigateur Mozilla Firefox de préférence. Pour accéder à la plateforme : https://www.espace.fr/login. Vous avez reçu vos identifiant et mot de passe par mail. 1.1. Les différents lieux 1.1.1. L accueil Ce lieu est votre environnement de découverte et d approfondissement des connaissances et des interrogations sur la plateforme. En bas à droite, vous trouverez un espace de dialogue, l awarness. Il vous permet de voir et de communiquer avec des personnes connectées sur la plateforme et qui ont un lien avec vous dans le cadre de votre formation (camarade, tuteur, coordinatrice, Directeur d études). 4
1.1.2. Le bureau Ce bureau est votre lieu de formation et d information sur cette plateforme. En cliquant sur cet icône vous accédez à la liste des séminaires ouverts et auxquels vous participez (liste de mes sessions). 5
1.1.3. Le foyer C est le lieu convivial d E-Space. Vous pourrez ici discuter avec les autres personnes présentes sur la plateforme et ce notamment grâce aux différents chats présents dans la salle. Ici au nombre de 3 (rouge, jaune et orange). 1.1.4. La salle des profs Accessible uniquement aux tuteurs, architectes et administrateurs. Ce lieu permet aux tuteurs de se retrouver, d échanger entre collègues. 6
1.1.5. Les salles de cours - La salle de séminaire C est dans les salles de séminaire que vous pourrez consulter les ressources pédagogiques et trouverez différentes situations-problèmes proposées. La salle de séminaire est symbolisée par cette image dans la liste de mes sessions : - La salle de situation problème Les situations-problèmes sont des situations concrètes à effectuer par les apprenants et pour lesquels elles sont adaptées avec un objectif clair : faire apprendre quelque chose. 7
2. Fonctionnalités sur la plateforme Sur E-Space chaque salle a ses propres fonctionnalités. 2.1. L accueil Ce lieu est votre environnement de découverte et d approfondissement des questionnements. Vous y trouverez notamment : 2.1.1. Les tutoriaux Les tutoriaux de la plateforme «E-Space» vous permettent de vous familiariser avec le e-learning. 2.1.2. Le manuel Le manuel vous permet de retrouver des documents ou des liens afin de comprendre le fonctionnement de la plateforme. 8
2.1.3. Les brèves Se concentreront dans ce volet toutes les informations courtes à destination des acteurs de la formation. Les tuteurs peuvent laisser dans cette page des informations à destination des apprenants. 2.1.4. La FAQ ( la Foire à Questions) Le lieu incontournable pour répondre à toutes vos questions. Un détour obligatoire avant de contacter le coordinateur ou encore les administrateurs. 2.1.5. La porte de sortie Elle vous renvoie vers la page d identification suivante : https://www.e-space.fr/login 9
2.2. Le bureau Ces escaliers permettent d y accéder depuis l accueil. Dans le bureau vous trouverez les fonctionnalités suivantes : 2.2.1. Le pense-bête Le pense-bête est généralement accessible et modifiable par tous partout sur la plateforme à l exception du bureau. 2.2.2. Les statistiques Permettant aux tuteurs de suivre l activité de leurs étudiants (absences, dépôts, consultation des documents). 2.2.3. La gestion des pédagogies C est d ici que les concepteurs créent l ossature d une formation. 2.2.4. Mes documents Cet outil vous permet de déposer de multiples documents dans d autres salles et de les organiser grâce au gestionnaire de dossier intégré. 2.2.5. La messagerie 10
Il s agit de votre boîte de réception E-Space. A vous de profiter de cette fonction pour animer votre réseau, contacter vos stagiaires ou tout simplement dialoguer avec vos contacts 2.2.6. L agenda Vous pourrez gérer votre agenda de formation et vos différents rendez-vous en utilisant le lien vers votre agenda E-Space. 2.2.7. Mon profil Il vous permet de renseigner et de modifier votre «Fiche d identité». 2.2.8. La gestion administrative Pour les architectes et les administrateurs cette fonctionnalité permet d accéder au gestionnaire des utilisateurs de l application. C est à partir de cette fonction que vous pourrez créer des groupes de travail mais aussi inscrire des participants aux différents éléments pédagogiques. 2.2.9. Consultation évaluations Cet outil permet au tuteur de créer des groupes d évaluation entre les paires. 2.2.10. Le bouton alerte Il s agit de votre lien avec l administrateur et le concepteur de la plateforme pour signaler des dysfonctionnements ou encore proposer des idées d aménagement de l espace. 11
Dirigeons-nous maintenant vers le «Foyer», véritable lieu de vie et d échange entre les participants à la formation, entre les formateurs mais aussi entre participants et formateurs. 2.3. Le foyer 2.3.1. Le trombinoscope Dans ce lieu de rencontre, vous pourrez obtenir des informations sur vos acolytes grâce au trombinoscope. 2.3.2. Le chat ou encore dialoguer par chat sur les trois lieux de discussion offerts. Libre à vous de vous y retrouver et d échanger impressions, informations, prises de rendez-vous ou encore anecdotes en lien avec la formation. C est votre «cafète» made in E-Space. 2.3.3. Les documents partagés Vous pourrez également y trouver des documents partagés à l ensemble des personnes partageant la même formation que vous. 12
2.4. Les salles de cours 2.4.1. La salle de séminaire C est dans cet environnement que se trouve votre cours, les ressources documentaires mais aussi les moyens de dialoguer avec les autres apprenants par le biais d un forum, d un chat ou encore de la messagerie. Voici donc les moyens de communication que vous pourrez utiliser : - «La messagerie» : Cette boite mail vous permet d envoyer ou de recevoir des e-mails et donc de rester en contact permanent avec vos formateurs, les autres apprenants ou encore les administrateurs de la plateforme. - «Le chat» : Le lieu de discussion instantanée pour converser avec vos formateurs et les autres apprenants. Vous saurez qui y est connecté et la discussion sera conservée dans «l historique des chats». Pour assister à une réunion synchrone dans le cadre d un séminaire, vous devez sélectionner celui qui correspond au séminaire. En ouvrant la fenêtre du chat, la barre d onglet du haut vous précise les derniers chats auxquels vous avez participé. Si vous ne les fermez pas régulièrement vous aurez plusieurs onglets de chat ouverts. 13
Dans cet exemple de séminaire, l'url en haut de page est: https://www.espace.fr/eformation/semiform/idsem/203. Le numéro 203 en fin d'url correspond à son code. Il vous suffit de chercher celui qui correspond au semi_203 (si vous ne le voyez pas dès l'ouverture du chat, faites défiler les différents chats grâce à la barre de défilement horizontale juste en dessous des noms de chat). - «Le forum» :. Ce lieu a pour principale caractéristique de permettre la mise sous thèmes des discussions. - Vous disposez également d un «Agenda» afin d organiser votre emploi du temps (dates de connexion synchrone, jalon de dépôt de production) et d en garder une trace sur la plateforme. - A propos des séquences que vous suivez, vous retrouverez des «Consignes» laissées par les formateurs vous renseignant sur certaines spécificités (déroulement de la formation, succession des activités, modalités d évaluation) du dispositif. - Une fonction «Notes» vous permettra également de noter des informations importantes ou toute autre note à retenir et sur laquelle vous pourrez revenir ultérieurement. Au niveau de la formation et des ressources, vous trouverez dans ce lieu de travail : - Un espace de «documents partagés» sur l étagère : En cliquant dessus, vous arriverez dans le module commun de partage de fichiers. Vous pourrez tant poster vos documents que consulter ceux des autres participants et formateurs de la formation. 14
- A côté des documents partagés, vous trouverez le lieu de «Dépôts» avec la possibilité pour vous de déposer des documents, de créer des «devoirs» (cf gestion du plan d animation). Les apprenants y déposent leurs productions qui restent visibles uniquement de vous et de celui qui a déposé le document. - Lors des travaux collaboratifs, vous pouvez commenter ou versionner vos notes. En effet versionner un document vous permet de garder facilement trace des versions successives de vos documents. Commenter vous permet d ajouter des notes ou éclaircissements afin de faire évoluer votre travail. - Certaines formations nécessitent l utilisation de «ressources documentaires» fournies par les formateurs et à destination de tous les apprenants. Vous les trouverez via cet icône sur le bureau - Enfin, pour accéder au cours en lui-même, cliquez sur l écran d ordinateur portable sur le bureau et appelé «Cours» et son contenu vous sera alors visible. 2.4.2. La situation problème Certaines séquences vous proposent des lieux de «Situation-problème», pour y accéder cliquez sur les portes. Vous voici dans la salle de situation-problème 15
C est à partir de ce lieu que vous seront proposées des situations-problème. Pour en avoir le descriptif, cliquez sur le tableau.. Vous trouverez également dans cette salle : documents partagés, chat, historique de chat, Notes, agenda et messagerie. Nous vous souhaitons une bonne formation et vous invitons à consulter les brèves pour identifier vos principaux interlocuteurs sur la plateforme. 16
3. Lexique de la formation à distance Administrateur : C est lui qui gère la formation d un point de vue informatique et s assure de son bon fonctionnement. Il régit la formation à distance. Apprenant : C est la personne en formation, c est celui qui apprend. Il s agit du premier bénéficiaire de la formation à distance. L apprenant est actif dans son processus d acquisition de connaissances ou de perfectionnement. Architecte : L architecte conçoit concrètement la formation. C est lui qui est à l origine de son contenu. Asynchrone : Echange d informations à distance en différé. (forum, messagerie, etc.) Auto-formation : L autoformation, c est se former soi-même, chez soi, dans un système éducatif, ou dans des groupes sociaux, ou autres. L individu est le principal responsable des paramètres de la formation. Il gère au maximum les espaces, les ressources et les temps de sa formation. Il négocie son projet de formation et sa validation avec différentes institutions. (source : L encyclopédie de la formation) Autoformation non-tutorée : Il s agit d une formation en ligne dans laquelle il n y a pas de tuteur. Les ressources sont présentes mais aucune médiation humaine n a lieu, il n y a pas d interaction avec un tuteur. Formation tutorée : Dans cette formation, l apprenant est guidé et suivi par un tuteur dans son quotidien et dans l utilisation de ressources. Cet apprenant peut poser ses questions au tuteur ou aux autres apprenants. Dans ce cas de figure, il y a un suivi de la part du formateur. Concepteur : C est celui qui conçoit, qui réalise la formation en suivant les objectifs fixés. Cursus : Le cursus est l ensemble des dispositifs mis en place pour atteindre un niveau de compétences (dispositifs = formation, coaching, entretien, travaux personnels, etc.). Formation : La formation est la plus petite unité d inscription. Elle répond à un ensemble cohérent d objectifs de formation (OF), chaque OF étant constitué d un ensemble de modules. Granule ou grain pédagogique : C est un objet pédagogique, le plus petit de la formation à distance. Associés et additionnés, les granules permettent alors au 17
parcours de formation de se dérouler. Module (pédagogique) : Il s agit d un segment intégré ou que l on peut intégrer dans un cursus de formation à distance. Il y est caractérisé par des informations d ordre organisationnelles et pédagogiques : objectifs, pré-requis, durée, contenu, possibilités d évaluation de la formation. Le module est l ensemble des granules constituants un Objectif pédagogique (OP) cohérent. Parcours : Le parcours est un itinéraire individualisé d acquisition de connaissances ou de compétences selon l endroit où il s applique. Plate-forme de formation : Il s agit d un logiciel installé sur un serveur informatique. L utilisateur s y connecte et pour lui il s agit d un site web avec les fonctionnalités qui suivent. Pour le formateur, cette plateforme permettra la mise à disposition des formations mais aussi un suivi simple et rapide des apprenants. Responsable : C est le responsable de la formation. Il est garant du bon déroulement de la formation à distance et veille au respect du fonctionnement qu il a décidé de cette formation. Séquences : C est ce qui constitue le corps de chaque module, le contenu des segments de cette formation à distance. Une séquence peut être assimilable à une unité d enseignement dans son ensemble. Session : Instanciation temporelle d une formation. Elle est caractérisée par une formation, un délai, des stagiaires, un ou des tuteurs, une modalité, etc. Situation-problème : La situation-problème est une situation concrète à effectuer par les apprenants et pour lesquels elle est adaptée avec un objectif clair : faire apprendre quelque chose. Cette tâche fictive permettra ainsi aux apprenants d utiliser leurs savoirs procéduraux, leurs connaissances acquises pendant la formation et de les transférer à cette situation pour en tirer des effets bénéfiques et formateurs. Synchrone : Echange d informations à distance en direct (audiophonie, visioconférence, téléphone...) Tuteur : Il met tout en œuvre pour que les apprenants progressent, en axant son activité sur le suivi et l accompagnement de ces apprenants. Il peut par ailleurs occuper diverses fonctions : - la détermination d un parcours de formation individualisé - l animation d un groupe ou d une communauté d apprenants - le suivi pédagogique de la formation et le soutien aux apprenants. 18