Guide d administration My Office Self Care
L objectif de ce guide est d aider l administrateur de My Office dans la gestion des services My Office, y compris dans la gestion des modifications de services, l extension des offres, les options de souscription ou d annulation ( ). Index 1. Introduction 4 1.1 Comment accéder aux pages My Office Self Care 4 1.2 Gestion des utilisateurs de My Office 5 1.2.1 Editer votre profil administrateur 6 1.2.2 Gestion des alias mails 9 2. Gestion des utilisateurs 4 2.1 Créer un compte secondaire 14 2.2 Changer / supprimer un utilisateur secondaire 17 2.3 Gestion des alias mails des utilisateurs secondaires 19 3. Gestion du service 5 3.1 Noms de domaine 25 3.1.1 Acheter un nouveau nom de domaine (similaire à la première création) 25 3.1.2 Migrer un nom de domaine existant 28 3.1.3 Supprimer votre nom de domaine 31 3.2 Mes utilisateurs My Office Boîte mail, calendrier, contacts 32 3.2.1 Acheter un nouveau compte My Office (à l unité ou en pack de 5) 32 3.2.2 Augmenter la capacité de vos boîtes mails 33 3.2.3 Suppression d une boîte mail (même procédure que pour supprimer un utilisateur secondaire dans 2.2) 36 3.3 Hébergement 38 3.3.1 Gérer votre compte d hébergement Linux. 38 3.3.2 Gérer votre compte d hébergement Windows 40
3.3.3 Extension de l hébergement 42 3.3.4 Acheter un nouvel hébergement 44 3.3.5 Supprimer votre hébergement 47 4. Règles générales de gestion des comptes 48 5. En cas de problème 49 5.1 Messages d erreur 49 5.2 Utilisateur secondaire 49 5.3 Qui contacter en cas de besoin? 49 6. Questions-Réponses 50 6.1 Gestion de votre compte 50 6.2 Noms de domaine 50 6.3 Réacheminement 51 6.4 Divers 52 7. Glossaire 53 3
1. Introduction Dans ce guide, vous trouverez toutes les informations concernant les changements de service, la gestion, l extension, les options de souscription ou l annulation. Le service My Office est mis à jour régulièrement afin de toujours répondre au mieux à vos besoins. Il se peut que certaines informations relatives aux dernières évolutions ne soient pas présentes dans ce guide. Afin de pouvoir consulter ces informations rendez-vous régulièrement dans la section Aide (disponible sur le lien en haut à droite de chaque page). Pour toute information concernant votre première installation, merci de vous référer au guide d utilisation My Office Self Care Getting Started dans lequel vous trouverez une description étape par étape des différentes tâches que vous (ou l installateur) devez suivre afin d installer les services My Office via My Office Self Care, accessible par le portail Mobistar ou via l url https://myofficeselfcare.mobistar.be 1.1 Comment accéder aux pages My Office Self Care Vous devez vous connecter sur la page d authentification standard de My Office sur https://myofficeselfcare.mobistar.be. Merci de saisir votre identifiant et votre mot de passe (votre identifiant sera votre adresse e-mail générique : @myoffice.mobistar.be, ou l alias choisi comme adresse e-mail par défaut). Votre mot de passe sera celui que vous avez choisi lors de la session précédente, ou le mot de passe que vous avez défini lorsque vous avez installé le système. 4
Vous arrivez sur la page d accueil de My Office Self Care qui propose trois onglets : Mes utilisateurs My Office Noms de domaine Hébergement Web. Vous pouvez cliquer sur le lien Première connexion en haut à droite pour accéder à l assistance vous permettant d avoir une aide en ligne sur la façon de démarrer. Dans ce cas, merci de vous référer au guide d utilisation My Office Self Care Getting Started avant d utiliser ce guide. Vous pouvez également cliquer sur le lien Aide en haut à droite pour avoir accès à la section Aide proposant des réponses aux questions fréquemment posées, des suggestions et des conseils. 1.2 Gestion des utilisateurs de My Office Cette section vous propose les différentes étapes à suivre pour la gestion de votre compte e-mail, des alias liés à ce compte et pour la création de comptes utilisateurs secondaires. Si vous avez sélectionné un nom de domaine, il est possible de personnaliser votre adresse e-mail avec ce nom de domaine en créant un alias mail (adresse e-mail personnalisée) utilisant ce nom de domaine et dirigeant vers l adresse mail par défaut créée pour l administrateur [@myoffice.mobistar.be ou l alias choisi comme adresse e-mail par défaut]. 5
1.2.1 Editer votre profil administrateur Sur cette page vous avez la possibilité de changer votre identifiant, votre mot de passe et votre adresse e-mail : vous pouvez changer votre prénom, votre nom et votre nom affiché vous pouvez changer votre Langue par défaut sur le menu déroulant et choisir entre le français, l anglais ou le néerlandais 6
un clic sur le bouton Editer vous permet de modifier votre adresse e-mail par défaut. (Message d avertissement : le changement de l adresse e-mail par défaut entraîne le changement de votre identifiant). Cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer les changements un clic sur le bouton Réinitialisation du mot de passe ouvre une zone modifiable où il vous est proposé un nouveau mot de passe Une fois que vous avez terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Appliquer maintenant pour confirmer et sauvegarder les mises à jour et revenir à la page Mes utilisateurs My Office Ou si vous voulez supprimer toutes vos dernières modifications, cliquez sur le bouton Annuler. Une vérification du niveau de sécurité (Faible / Très Moyen / Moyen / Élevé / Optimal) du mot de passe s affiche sur la page avec plusieurs indicateurs de sécurité présentés ci-dessous : 7
Le niveau de sécurité n est pas obligatoire il est donné uniquement à titre indicatif. Si vous souhaitez avoir un mot de passe tout à fait sécurisé, vous devez entrer un mot de passe d au moins six caractères et de dix-neuf au maximum, comprenant : au moins un chiffre au moins une lettre au moins une lettre en majuscule au moins un caractère spécifique. Pour avoir un mot de passe hautement sécurisé, les conseils suivants doivent être suivis : Votre mot de passe doit être aussi long que possible (jamais moins de six caractères), comprenant des lettres minuscules et majucules, des chiffres et des signes de ponctuation. De plus : Il ne doit pas être basé sur des informations personnelles Il ne doit pas être basé sur un mot du dictionnaire, quelle que soit la langue Il est nécessaire de changer le mot de passe régulièrement Il ne faut pas utiliser le même mot de passe deux fois Il ne doit pas comprendre le nom de l utilisateur, son prénom ou son nom Il ne doit pas contenir de noms célèbres ou de numéros d identification Il ne doit pas contenir de date d anniversaire ou de numéro de sécurité sociale Il ne doit pas contenir de noms propres souvent utilisés, y compris de noms de personnages ou de lieux fictifs. Vous aurez ensuite accès à la page suivante vous confirmant que votre compte administrateur a bien été modifié. 8
1.2.2 Gestion des alias mails Pour gérer un alias mail (adresse e-mail personnalisée), cliquez sur le bouton Gérer la boîte aux lettres. Vous pourrez choisir un alias comme identifiant si vous le voulez. Pour créer un alias e-mail, cliquez sur le bouton Gérer la boîte aux lettres sur la droite pour accéder à la page de gestion des alias présentée ci-dessous. un clic sur le bouton Ajouter ouvre une zone modifiable et affiche, à côté de cette zone, la liste des noms de domaine de votre entreprise. Vous pouvez saisir la première partie de l alias et choisir les noms de domaine que vous voulez utiliser. 9
Cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer la création de l alias. Ensuite, cliquez sur le bouton Continuer sur la zone modifiable présentée ci-dessous. 10
Sur cette page, vous avez aussi la possibilité de choisir un alias comme adresse e-mail par défaut (bouton Choisir par défaut), d ajouter un nouvel alias ou de supprimer un alias. un alias peut être choisi comme adresse e-mail par défaut. Pour cela, cliquez simplement sur l alias que vous voulez choisir comme adresse e-mail par défaut, et cliquez sur Choisir par défaut. Cet alias sera alors votre nouvel identifiant pour le My Office Self Care et le My Office Web Mail. un clic sur le bouton Editer vous permet de changer votre adresse e-mail principale. (Message d avertissement : le changement de l adresse e-mail principale entraîne le changement d identifiant.) 11
Un clic sur le bouton Supprimer vous permet de supprimer définitivement un alias. Cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer la suppression de l alias. puis cliquez sur le bouton Continuer pour revenir à la page Mes utilisateurs My Office. 12
Après avoir terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer et sauvegarder la page de gestion des alias et retourner à la page Mes utilisateurs My Office. Ou si vous voulez supprimer toutes les dernières modifications, cliquez sur le bouton Annuler. delete Plus d informations sur les alias e-mails : Qu est-ce qu un alias? Une boîte e-mail est le compte principal de messageries, alors qu un alias e-mail vous permet de créer un certain nombre d adresses e-mails différentes qui transfèreront les e-mails à la messagerie principale. Pour accéder à cet e-mail, vous vous connecterez à votre serveur mail avec le nom et le mot de passe de votre e-mail principale [@myoffice.mobistar.be]. Quels sont les avantages de ce service? rediriger le service e-mail My Office rediriger le service e-mail d un autre fournisseur d accès. 13
2. Gestion des utilisateurs Cette partie vous donne toutes les informations nécessaires pour créer et gérer vos comptes utilisateurs secondaires. 2.1 Créer un compte utilisateur secondaire Pour créer un compte utilisateur secondaire, cliquez sur le bouton Créer un utilisateur. Vous aurez alors accès à la page de gestion présentée ci-dessous. Sur cette page, vous avez la possibilité de créer l identifiant, le mot de passe et l adresse e-mail d un utilisateur secondaire: vous pouvez modifier le prénom, le nom et le nom affiché vous pouvez changer la Langue par défaut sur le menu déroulant et choisir entre le français, l anglais et le néerlandais. 14
Une vérification du niveau de sécurité (Faible / Très Moyen / Moyen / Élevé / Optimal) du mot de passe s affiche sur la page avec plusieurs indicateurs de sécurité présentés ci-dessous : Le niveau de sécurité n est pas obligatoire il est donné uniquement à titre indicatif. Si vous souhaitez avoir un mot de passe tout à fait sécurisé, vous devez entrer un mot de passe d au moins six caractères et de dix-neuf au maximum, comprenant : au moins un chiffre au moins une lettre au moins une lettre en majuscule au moins un caractère spécifique. Pour avoir un mot de passe hautement sécurisé, les conseils suivants doivent être suivis : Votre mot de passe doit être aussi long que possible (jamais moins de six caractères), comprenant des lettres minuscules et majuscules, des chiffres et des signes de ponctuation. 15
De plus : il ne doit pas être basé sur des informations personnelles il ne doit pas être basé sur un mot du dictionnaire, quelle que soit la langue il est nécessaire de changer le mot de passe régulièrement il ne faut pas utiliser le même mot de passe deux fois il ne doit pas comprendre le nom de l utilisateur, son prénom ou son nom il ne doit pas contenir de noms célèbres ou de numéros d identification il ne doit pas contenir de date d anniversaire ou de numéro de sécurité sociale il ne doit pas contenir de noms propres souvent utilisés, y compris de noms de personnages ou de lieux fictifs. Vous aurez ensuite accès à la page suivante vous confirmant que votre compte utilisateur secondaire a bien été créé. En cas de modification d un compte utilisateur secondaire, n oubliez pas de donner à votre collègue son nouvel identifiant et son nouveau mot de passe. Il est également important de l informer qu il peut changer son mot de passe après s être reconnecté. 16
2.2 Changer / supprimer un utilisateur secondaire Pour changer le compte d un utilisateur secondaire, cliquez sur le bouton Editer le profil. Vous aurez alors accès à la page de gestion des e-mails affichée ci-dessous. 17
Sur cette page, vous avez la possibilité de changer l identifiant, le mot de passe et l adresse e-mail d utilisateurs secondaires, ou de supprimer un utilisateur : vous pouvez modifier le prénom, le nom et le nom affiché vous pouvez changer la Langue par défaut sur le menu déroulant et choisir entre le français, l anglais et le néerlandais un clic sur le bouton Editer vous permet de changer l adresse e-mail principale. Vous pouvez aussi créer une adresse mail personnalisée utilisant le nom de domaine de votre entreprise (optionnel / recommandé). (Message d avertissement : le changement de l adresse e-mail principale entraîne le changement d identifiant des utilisateurs sur la page d authentification de My Office.) un clic sur le bouton Réinitialisation du mot de passe ouvre une zone modifiable où vous recevrez un nouveau mot de passe, que vous donnerez à l utilisateur secondaire. L utilisateur secondaire pourra le changer plus tard un clic sur le bouton Supprimer l utilisateur vous permet de supprimer définitivement un utilisateur. Une fenêtre modale de confirmation apparaîtra alors, vous demandant de confirmer la suppression de l utilisateur. Cliquez sur le bouton Appliquer pour poursuivre ATTENTION : Cette action supprimera définitivement l utilisateur secondaire et toutes les informations le concernant. Cliquez ensuite sur Continuer pour revenir à la page Mes utilisateurs My Office. Après avoir terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer et sauvegarder les mises à jour et revenir à la page Mes utilisateurs My Office. Dans le cas d une modification d un utilisateur secondaire, n oubliez pas de faire part à votre collègue du changement de son identifiant et de son mot de passe. Il est important de l informer qu il peut changer son mot de passe après s être reconnecté. 18
2.3 Gestion des alias mails d un utilisateur secondaire Pour gérer un alias mail, cliquez sur le bouton Gérer la boite aux lettres sur la droite. Vous aurez alors accès à la page de gestion des alias présentée ci-dessous. Sur cette page, vous avez la possibilité de choisir un alias comme adresse e-mail par défaut (bouton Par défaut), de changer la taille de la boite aux lettres de l utilisateur et d ajouter un nouvel alias ou de supprimer un alias. Un clic sur le bouton Ajouter ouvre une zone modifiable et affiche, à côté de cette zone, la liste des noms de domaine de votre entreprise. Vous pouvez saisir la première partie de l alias et choisir les noms de domaine que vous voulez utiliser. 19
Cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer la création de l alias. Ensuite, cliquez sur le bouton Continuer sur la zone modifiable présentée ci-dessous. 20
Vous pourrez alors voir apparaître le nouvel alias créé sur la page de l utilisateur : Un alias peut être choisi comme adresse e-mail par défaut. Pour cela, cliquez simplement sur l alias que vous voulez choisir comme adresse e-mail par défaut, et cliquez sur Par défaut. 21
Vous arriverez alors sur l écran de confirmation suivant. Cliquez sur Appliquer, pour confirmer votre action. L écran de validation suivant vous montre que les changements demandés ont été effectués. Cliquez sur Continuer pour revenir sur la page de l utilisateur. N.B. : cet alias sera alors le nouvel identifiant pour cet utilisateur qui lui permettra de se connecter à son My Office Web Mail. 22
Un clic sur le bouton Supprimer vous permet de supprimer définitivement un alias. Cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer la suppression de l alias. Puis cliquez sur le bouton Continuer pour revenir à la page Mes utilisateurs My Office. 23
Après avoir terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Continuer pour confirmer et sauvegarder la page de gestion de la boite aux lettres et retourner à la page Mes utilisateurs My Office. Ou si vous voulez supprimer toutes les dernières modifications, cliquez sur le bouton Annuler. En cas de modification d un alias, n oubliez pas de faire part à votre collègue de la modification de son ou ses alias. 24
3. Gestion du service 3.1 Noms de domaine 3.1.1 Acheter un nouveau nom de domaine (similaire à la première création) En plus de votre nom de domaine existant, vous avez la possibilité d acheter un (ou plusieurs) nom(s) de domaine. La procédure pour acheter un nouveau nom de domaine est la suivante : Étape 1 : cliquez sur l onglet Noms de domaine : Etape 1a : cliquez sur Acheter un nom de domaine. Etape 1b : sélectionnez le nom de domaine que vous souhaitez avoir, y compris l extension requise (.org,.be,.com, etc), et cliquez pour valider. Etape 1c : si le nom de domaine n est pas disponible avec l extension requise, la liste complète des extensions disponibles vous est proposée, et vous devez alors sélectionner un autre nom de domaine ou une autre extension en cliquant sur le bouton Continuer. Etape 1d : si le nom de domaine est disponible, vous devez alors confirmer votre sélection. Cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre. 25
Lorsque vous cliquez sur le bouton Continuer, le nom de domaine est réservé par le registrar. Une procédure d enregistrement débute. La complexité et le temps de la procédure peuvent varier en fonction de l extension du nom de domaine, mais il faut généralement 48 heures avant la validation finale. Etape 1e : vous devez alors remplir certains champs obligatoires : nom de l entreprise, numéro de téléphone, etc. Vous devez également accepter les termes et les conditions du contrat avec le registrar (Nordnet). Etape 1f : une fois que les informations ont été vérifiées et validées, le registrar vous notifie par e-mail que le nom de domaine est actif. Ceci peut prendre jusqu à 48 heures et vous recevrez cet e-mail à votre adresse générique (@myoffice.mobistar.be). Vous pouvez également vérifier que le nom de domaine est actif dans la colonne statut ; si le nom de domaine comporte la mention OP (signifiant validé), votre nom de domaine est désormais activé. 26
Si ce n est pas le cas, la mention sera CT (pour non validé). Etape 1g : une fois que votre nom de domaine a été activé, vous pouvez configurer votre propre adresse e-mail liée au nom de domaine (ce que nous désignons par alias) dans l onglet Mes utilisateurs My Office. Conseils : le nom de domaine est par exemple MonEntreprise, et l extension du nom de domaine comporte le suffixe.be or.com ou ( ) à la fin. attendez de recevoir l approbation finale de votre nom de domaine avant de créer des cartes de visite professionnelles ou des signatures électroniques. Autre possibilité pour l étape 1d : vous devez cliquer sur le bouton Essayer un autre nom de domaine. Autre possibilité pour l étape 1e : en fonction de l extension choisie, vous devez envoyer par courrier les documents signés (et le contrat) au registrar (Nordnet). Pour davantage d informations sur ce qu est un nom de domaine et ce que ce produit vous permet de faire, merci de consulter la rubrique des questions à la fin de ce document. 27
3.1.2 Migrer un nom de domaine existant Si le nom de domaine que vous souhaitez réserver n est pas disponible, et si vous en êtes déjà le propriétaire (avec un autre registrar), vous pouvez le migrer sur My Office. Avant la migration d un domaine, merci de vérifier : que le nom de domaine n a pas expiré et que la date d expiration n est pas proche (moins d un mois). S il y a moins d un mois avant la date d expiration de votre nom de domaine, il est conseillé de le renouveler avec le registrar précédent et d attendre avant le transfert. le nom de domaine est enregistré pour une durée d au moins 60 jours (à l exclusion de :.be,.eu,.fr). débloquez la clé registrar ou la fonction transfert non autorisé auprès du vendeur de votre ancien nom de domaine (à l exclusion de.be,.eu,.fr). Cela dépend de son ancien registrar. Merci de lui poser directement ces questions. Etape 1 : veuillez cliquer sur le lien Noms de domaine. Etape 1a : veuillez cliquer sur Acheter un nom de domaine. Etape 1b : une fois que vous avez vérifié que le nom de domaine était disponible et que vous avez reçu la mention Nom de domaine réservé ( ) (ce qui signifie que votre nom de domaine est retenu), poursuivez en cliquant sur le bouton Continuer. 28
Etape 1c : confirmez le nom de domaine que vous souhaitez migrer. Cliquez sur le bouton Continuer pour poursuivre. Etape 1d : vous devez ensuite remplir certains champs obligatoires : nom de l entreprise, civilité et numéro de téléphone valable ( ). Vous devez également accepter les conditions générales avec le registrar (Nordnet). Une fois que vous avez complété les champs obligatoires, cliquez sur le bouton Appliquer. Cliquez alors sur le bouton Continuer, pour que la procédure de migration du nom de domaine débute. (La complexité et le temps de la procédure peuvent varier en fonction de l extension du nom de domaine et de l ancien registrar.) Etape 1e : après le délai habituel d activation (au moins 48 heures), vous pouvez tester cette configuration en envoyant un e-mail et / ou en allant sur le site Web indiqué. Vous recevrez également un e-mail confirmant le transfert du nom de domaine. 29
Conseils pour la migration de votre nom de domaine : Quand puis-je rediriger mes liens actuels vers des e-mails ou des sites sans avoir de coupure de service? Vous pouvez demander à votre ancien registrar de configurer le nom de domaine de My Office (le nom de domaine qui vient d être migré) de façon à ce que ce soit le nom de domaine de référence. Le délai peut dépendre du registrar. Combien de temps mon nom de domaine sera-t-il indisponible? Le nom de domaine sera toujours disponible. Vous devrez configurer manuellement sur My Office Self Care le transfert de son nom de domaine migré vers le site Web d accueil. Tant que ces changements ne seront pas effectués, le service du nom de domaine ne fonctionnera pas. Quand mon nom de domaine sera-t-il redirigé vers le My Office Web Mail? Dès que le nom de domaine aura migré, le My Office Web Mail sera configuré pour être votre Web Mail. Que puis-je faire pour m assurer que mon nom de domaine fonctionne immédiatement après la validation du transfert? Pour vous assurer que votre nom de domaine est activé, connectez-vous au My Office Self Care et cliquez sur l onglet du Noms de domaine : Vous aurez ainsi accès au statut de votre nom de domaine. Si le statut indiqué est OP, votre nom de domaine est désormais disponible. 30
3.1.3 Supprimer votre nom de domaine Etape 1a : allez sur l onglet Noms de domaine puis sélectionnez le bouton Annuler la souscription en face du nom de domaine existant que vous souhaitez supprimer. Etape 1b : une fenêtre modale de confirmation apparaît, et vous devez confirmer la demande de suppression. Vous devrez saisir la date de fin de la souscription. La date doit être postérieure à la date du jour, et doit être saisie dans le format suivant : JJ/MM/AAAA. La fenêtre modale vous informera que toutes les boîtes mail correspondantes et les alias mails seront désactivés. Etape 1c : une page de confirmation vous informera que le nom de domaine a été supprimé, et vous recevrez sous 48 heures un e-mail confirmant la suppression du nom de domaine. 31
3.2 Mes comptes utilisateurs My Office 3.2.1 Acheter un nouveau compte My Office (par pack de 5 comptes) En plus de vos 5 comptes standard (boîte mail et PIM) compris dans votre offre My Office Fix Pack, vous pouvez acheter de nouveaux comptes My Office. Vous pouvez acheter de nouvelles boîtes mails, par pack de 5 comptes My Office. Etape 1 : allez sur l onglet Mes utilisateurs My Office et cliquez sur le bouton Acheter des Utilisateurs (Acheter des comptes) : Etape 2 : vous arriverez sur la page ci-dessous vous proposant les options suivantes. Choisissez l option que vous souhaitez acheter (le prix correspondant est affiché à côté de l option souhaitée / mois) et cliquez sur Appliquer. Etape 3 : une page de confirmation suivra, avec un récapitulatif de la souscription d extension de compte que vous venez de faire. Cochez la case J ai lu et accepté les conditions générales et cliquez sur Appliquer pour valider définitivement votre souscription. 32
Etape 4: une page de confirmation apparaîtra alors, cliquez sur Continuer pour revenir sur l onglet Mes utilisateurs My Office. Remarque : dans tous les cas, vous créerez des nouveaux comptes avec une boîte mail standard (capacité de 200 MB). Si vous souhaitez augmenter la capacité de ces boîtes mails, il faudra le faire pour chaque boîte mail selon le processus décrit ci-dessous au point 3.2.2. 3.2.2 Augmenter la capacité de vos boîtes mails Vos boîtes mails standards ont une capacité de 200 MB. Vous désirez peut-être augmenter cette capacité jusqu à 2 GB. Pour augmenter la taille d une boîte mail, veuillez suivre la procédure suivante : Etape 1 : cliquez sur le bouton Gérer la boite aux lettres sur la droite, dans l onglet Mes Utilisateurs My Office. 33
Vous aurez alors accès à la page de gestion des alias présentée ci-dessous. Etape 2 : un clic sur le bouton Changer la taille vous permet de modifier la taille de la boite aux lettres : Etape 3 : cochez l option que vous souhaiter acquérir, et cliquez sur Appliquer. 34
Etape 4 : vérifiez que l option sélectionnée correspond bien à ce que vous souhaitez acquérir et cochez la case J ai lu et accepté les conditions générales, puis cliquez sur Appliquer. Etape 4b : un écran de confirmation apparaîtra, cliquez sur Continuez pour revenir vers la page de l utilisateur. 35
3.2.3 Suppression d une boîte mail (même procédure que pour supprimer un utilisateur secondaire dans 2.2) Cliquez sur le bouton Editer le profil, dans l onglet Mes Utilisateurs My Office. Un clic sur le bouton Supprimer l utilisateur vous permet de supprimer définitivement une boite mail et par la même occasion son compte utilisateur. Une fenêtre modale de confirmation apparaîtra alors, vous demandant de confirmer la suppression de l utilisateur. Cliquez sur le bouton Appliquer pour poursuivre. 36
ATTENTION : cette action supprimera définitivement l utilisateur secondaire et toutes les informations le concernant. Cliquez ensuite sur Continuer pour revenir à la page Mes utilisateurs My Office. Après avoir terminé vos modifications, cliquez sur le bouton Appliquer pour confirmer et sauvegarder les mises à jour et revenir à la page Mes utilisateurs My Office. Dans le cas d une suppression d une boite mail d un utilisateur secondaire ou d un compte utilisateur secondaire, n oubliez pas de faire part à vos collègues de la suppression du compte utilisateur que vous venez de faire. 37
3.3 Hébergement 3.3.1 Gérer votre hébergement Linux. Réservé aux experts en informatique. Etape 1 : allez sur l onglet Hébergement Web puis choisissez le bouton Configurer en face de l hébergement ciblé. Etape 2 : vous aurez alors accès à la page d hébergement Linux : 38
Sur cette page, vous avez accès à 4 catégories principales, et pour chacune de ces catégories, voici quelles sont les actions possibles : 1. Informations générales statistiques d accès à votre site. 2. Gestion réinitialiser mon site suspendre ou rétablir l accès à mon site administrer ma base de données restreindre l accès à mon site changer la version de PHP consulter notre liste de FAQ. 3. Lien avec les noms de domaines rattacher un ou plusieurs domaines à mon compte. 4. Informations FTP changer le mot de passe. Toutes les informations concernant l hébergement sont disponibles en ligne dans le guide de l hébergement. 39
3.3.2 Gérer votre hébergement Windows Réservé aux experts en informatique. Etape 1 : allez sur l onglet Hébergement Web puis choisissez le bouton Configurer en face de l hébergement ciblé. Etape 2 : vous aurez alors accès à la page d hébergement Windows : 40
Sur cette page, vous avez accès à 3 catégories principales, et pour chacune de ces catégories, voici quelles sont les actions possibles : 1. Gestion réinitialiser mon site suspendre ou rétablir l accès à mon site consulter notre liste de FAQ. 2. Lien avec les noms de domaine rattacher un ou plusieurs domaines à mon compte. 3. Informations FTP changer le mot de passe. Toutes les informations concernant l hébergement sont disponibles en ligne dans le guide de l hébergement. 41
3.3.3 Extension de l hébergement La capacité standard de votre hébergement Web (pour Windows NT et Linux) est de 50 MB, mais vous pouvez l augmenter jusqu à 250MB, 1GB et 4GB. La procédure d extension de votre capacité d hébergement actuelle est la suivante : Etape 1 : allez sur l onglet Hébergement Web, puis choisissez le bouton Augmenter en face de l espace d hébergement que vous souhaitez augmenter. Etape 2 : choisissez la nouvelle capacité d hébergement désirée (dans la liste prédéfinie). Cliquez sur le bouton Continuer quand vous avez sélectionné l option que vous souhaitez acheter. 42
Etape 3 : un écran de confirmation vous indiquera le détail des options ; vous devrez lire et accepter les conditions générales, et vous devrez enfin cliquer sur le bouton Appliquer pour terminer la procédure d extension. Etape 4 : une page finale vous indiquera que l espace d hébergement a été augmenté. Cliquez sur Continuer pour terminer la souscription et revenir à l onglet Hébergement Web. 43
3.3.4 Acheter un nouvel hébergement Etape 1 : allez sur l onglet Hébergement Web Vous devez choisir le type d hébergement que vous voulez (espace Linux ou espace Windows). Attention, après avoir choisi l une ou l autre de ces solutions d hébergement Web, vous n aurez pas la possibilité de compter sur Mobistar pour migrer de l une à l autre. En effet, seuls les changements administratifs seront pris en compte ; la migration technique relève de la responsabilité du client. Etape 2 : cliquez sur le bouton Créer un hébergement (ou acheter un hébergement) pour accéder à la page suivante : Sur cette page, vous pouvez choisir Linux ou Windows en cochant la case correspondante. Les deux packs sont décrits ci-dessous. Vous pouvez alors cliquer sur Continuer pour poursuivre votre création d hébergement Web. La capacité sera de 50 MB par défaut. 44
Deux systèmes d exploitation sont disponibles : choisissez le pack d hébergement Windows NT ou le pack Linux, tous deux présentés ci-dessous (50MB) : Option d hébergement Hébergement Windows NT Hébergement Linux Système d exploitation Windows NT Linux Capacity 50 MB par défaut 50 MB par défaut Compte FTP Compatibilité Programmation Publication / Gestion Trafic mensuel Autres logiciels inclus Un compte FTP (File Transfer Protocol) est fourni : pour télécharger des fichiers HTML dans l hébergement Pour les sites Web statiques ou dynamiques Extensions Microsoft Frontpage MS SQL Trafic mensuel illimité en GB MS Access - MS ASP -.net framework Un compte FTP (File Transfer Protocol) est fourni : pour télécharger des fichiers HTML dans l hébergement Pour les sites Web statiques ou dynamiques PHP 4 et PHP 5 : permettent une programmation dynamique Serveur SQL DB : pour publier vos fichiers de produits et gérer vos stocks de données Trafic mensuel illimité en GB : les connexions simultanées sont possibles Etape 3 : sur cette page, vous trouverez le détail des options du pack que vous sélectionné. Cliquez sur le bouton Appliquer pour poursuivre. 45
Etape 4 : vous aurez ensuite la confirmation de votre création d hébergement. Cliquez sur le bouton Continuer pour terminer la procédure de création. Informations complémentaires sur l hébergement : Le service d hébergement de My Office est associé à un nom de domaine. Cela permet aux entreprises qui ont acheté les services My Office d avoir des outils conviviaux et rapides qui garantissent une couverture Internet maximale. Un service d hébergement fournit des capacités de stockage consacrées aux pages Web. Ces pages peuvent être crées dans un environnement Windows NT ou Linux. Quels sont les avantages de ce service? héberger un site Web avec nom de domaine réservé par My Office héberger un site Web avec un nom de domaine non fourni par My Office charger des pages Web dans un espace de stockage charger une base de données dans un espace de stockage pour environnement Linux annuler une souscription d hébergement / transférer au registrar (Nordnet). 46
3.3.5 Supprimer votre hébergement Etape 1 : allez sur l onglet Hébergement Web puis choisissez le bouton Annuler la souscription en face de l espace d hébergement que vous souhaitez supprimer. Etape 2 : une fenêtre modale de confirmation vous demande de confirmer la demande de suppression, et vous devez saisir la date de fin de la souscription. La date doit dépasser la date du jour, et doit être saisie dans le format suivant : JJ/MM/AAAA. Etape 3 : une page de confirmation vous indique que la demande de suppression est en cours. Etape 4 : l administrateur est informé qu il doit se connecter à la zone d enregistrement pour annuler l inscription. Etape 5 : la demande de suppression est désormais terminée, les fichiers sont effacés de votre espace d hébergement et l administrateur est informé par mail. 47
4. Règles générales de gestion des comptes Personne autorisée : l administrateur uniquement Seul l administrateur des comptes peut accéder au portail My Office Self Care. L administrateur est le seul responsable de tous les comptes de l entreprise (comptes utilisateurs secondaires, noms de domaines, hébergement Web etc.). Il doit respecter les conditions générales d utilisation. Options de gestion : Les options sont choisies ou annulées une par une. Pour chaque souscription ou chaque suppression, un e-mail de notification est envoyé à l administrateur des comptes. Demande d un utilisateur secondaire : Un utilisateur secondaire doit contacter l administrateur pour toute demande concernant son compte ou le service en général. 48
5. En cas de problème 5.1 Messages d erreur Si vous recevez un message d erreur, merci de vérifier que vous avez correctement suivi la procédure décrite dans le guide d utlisation My Office Self Care Getting Started et le guide d administration My Office Self Care. Si vous avez correctement suivi la procédure, merci de contacter le service clients par courrier ou par téléphone. Les coordonnées sont indiquées sur votre courrier de bienvenue. 5.2 Utilisateur secondaire Si un utilisateur secondaire rencontre un problème, il doit tout d abord vous contacter afin que vous puissiez vérifier s il a correctement utilisé le service. Si les problèmes persistent, vous pouvez contacter le service clients par courrier ou par téléphone. Les coordonnées sont indiquées sur votre courrier de bienvenue. 5.3 Qui contacter en cas de besoin? Si vous souhaitez obtenir davantage d informations sur un sujet spécifique, merci de contacter le service clients par courrier ou par téléphone. Les coordonnées sont indiquées sur votre courrier de bienvenue. 49
6. Questions-Réponses 6.1 Gestion de votre compte Avez-vous des difficultés à accéder à votre compte? Si vous avez des difficultés à accéder à votre compte, vous pouvez utiliser le lien Mot de passe oublié en haut à droite de la page, sous la zone d authentification du souscripteur. Comment créer votre alias? Avec cette option, le réacheminement (www.entreprise.com -> perso.fournisseur.be/~company/) du site Internet sera transparent pour vos visiteurs, qui n auront que cette adresse : www.entreprise.com. 6.2 Noms de domaine Un nom de domaine comprend deux parties : Première partie : le nom de votre entreprise ou autres noms il n existe pas de règles particulières pour la création d un nom de domaine avec une extension.be,.com,.net, org,.biz,.info. Tous les noms sont autorisés sans justification. Cependant, vous ne pouvez intégrer d espaces dans votre nom de domaine, ni de signes de ponctuation (à l exception du trait d union, utilisé comme séparateur). Le nom de domaine doit contenir un minimum de 2 caractères et un maximum de 63 caractères (y compris l extension). Il y a une seule règle : les premiers venus sont les premiers servis. cependant, pour la création d un domaine avec l extension.be, merci de prendre connaissance des règles spécifiques sur : http://www.dns.be/en/home.php?n=51. Deuxième partie : Les extensions de domaine.be,.com,.net,.org,.biz,.info,.eu,.mobi, etc. à l origine, l extension.com était destinée aux sites commerciaux. Cependant, cette extension fut rapidement choisie par des entreprises de dimension internationale (par exemple IBM, Macintosh, Nike, etc.). Si une personne ne connaît pas votre adresse Web, son premier réflexe est d entrer : http://www.votrenominternet.com/ dans un navigateur. à l origine, l extension.net était destinée aux sites informatiques (fournisseurs de service Internet, SSII, etc.). Aujourd hui, cette extension est une solution de remplacement pour un domaine.com, et l extension.net est utilisée quand la précédente est déjà prise. à l origine, l extension.org était destinée aux sites d institutions (fondations, ONG, associations caritatives, etc.). Cette extension est toujours utilisée pour cela aujourd hui. Quels sont les avantages de ce service? réserver un nom de domaine demander la migration d un nom de domaine existant (déjà pris par le client) renouveler une réservation de nom de domaine (compris dans l offre de base) personnaliser votre adresse e-mail avec le nom de domaine de votre entreprise transférer un site Web. Délai pour l obtention de mon nom de domaine après l enregistrement : Le délai moyen nécessaire pour la création d un nom de domaine est de 48 heures. Pour les demandes de changement de délégation ou pour un transfert, le délai varie et dépend largement du temps de réaction de votre fournisseur de service actuel pour la validation du changement demandé. Le délai moyen est de 10 à 15 jours. Après validation de la création ou du changement de délégation, votre nom de domaine sera complètement opérationnel après un délai technique de 4 jours (temps moyen de propagation). 50
Qu est-ce qu un nom de domaine? Un nom de domaine est un ensemble de caractères composé d un ou plusieurs termes (pouvant être séparés par des traits d union) et d une extension (.com,.net,.org,.info,.biz,.be, etc.). Exemples : nomdevotreentreprise.com nomdevotreentreprise.be Votre nom de domaine permet un accès facile à votre site Internet (www.mon-nom-de-famille.com or www.monentreprise.com) et une personnalisation de votre adresse e-mail (contact@mon-nom-de-famille.com or contact@ mon-entreprise.com). En bref, le nom de votre entreprise sera votre bannière sur Internet, ceci permettant une communication beaucoup plus efficace et professionnelle. Suis-je le propriétaire d un nom de domaine? Quand Mobistar enregistre votre nom de domaine auprès des organismes compétents (Afnic or Registers), les renseignements vous concernant font de vous le propriétaire du nom de domaine. Vous êtes aussi le contact administratif de votre nom de domaine. Mobistar travaille en étroite collaboration avec NordNet sur tous les aspects techniques. Vous êtes le seul propriétaire du nom de domaine. Est-il possible de changer un domaine en.be en domaine en.com (et vice versa)? Non, une fois que votre nom de domaine a été enregistré auprès des organismes compétents, vous ne pouvez plus le changer. Est-il nécessaire de prendre deux souscriptions si je veux un nom de domaine.com et un nom de domaine.be? Oui, car ce sont deux noms de domaine distincts, même si seule l extension est différente. 6.3 Réacheminement Qu est-ce que le réacheminement? Cette procédure permet d indiquer l adresse du site Internet existant (par ex. www.mon-entreprise.com dirige vers perso.fournisseur.fr/~monentreprise/). S il n y a pas de réacheminement Web, votre site sera réacheminé vers une page par défaut. Le réacheminement ralentit-il l accès à mon site? Le réacheminement est transparent et ne ralentit quasiment pas l accès à votre site. La requête d un internaute passe par notre serveur et est redirigée vers le serveur hébergeant vos pages. Ceci ne s applique qu au chargement de la page d accueil. Les autres liens permettent de passer directement au serveur hôte. Est-il possible d avoir plusieurs réacheminements Web pour un seul nom de domaine? Non, le réacheminement doit être unique. Il s agit du même principe qu un transfert téléphonique : un numéro de téléphone peut être dirigé sur un seul autre numéro. Vous devez prendre une autre souscription pour utiliser un autre nom de domaine. Qui configure le réacheminement pour les sites Web et les e-mails? Vous définissez les paramètres de réacheminement par le My Office Self Care. 51
6.4 Divers Qui gère l enregistrement de mon domaine? Mobistar gère pour vous toutes les formalités par Nordnet. Puis-je enregistrer directement mon nom de domaine auprès d Internic et d Afnic? Cela n est possible que si vous avez un lien permanent et deux DNS (Domain Name Server). Pour un domaine.fr, vous devez être mandaté par Afnic. Pour une extension.be, merci d aller sur : http://www.dns.be/en/home.php?n=51. Vous avez une totale liberté concernant le choix de votre fournisseur d accès Internet (ISP). En cas de changement, modifiez simplement votre adresse e-mail et vos réacheminements Web. Le fait d avoir votre propre nom de domaine vous donne toute liberté de mouvement sur Internet : vos clients n ont qu une adresse à mémoriser (par ex., entreprise.com). 52
7. Glossaire A Accès rapide à l agenda : Moyen rapide de consulter vos rendez-vous grâce à une fenêtre modale de votre calendrier. Accès rapide au calendrier : Application de recherche vous permettant de trouver facilement une date sélectionnée et de consulter vos rendez-vous en un instant. Accès rapide au carnet d adresses : Champ de recherche vous permettant de trouver instantanément votre contact en saisissant son nom et/ou son prénom. Remarque : lorsque vous saisissez la première lettre du nom de votre contact, le moteur de recherche vous propose plusieurs noms commençant par la même lettre. Alias : (adresse e-mail personnalisée) Une boîte mail est le compte e-mail principal [@myoffice.mobistar.be], alors qu un alias e-mail vous permet de créer un certain nombre d adresses e-mail différentes, qui transmettront les e-mails à la même boîte mail principale. Pour accéder à ces e-mails, vous vous connecterez à votre serveur mail avec le nom et le mot de passe de la boîte mail principale [@myoffice.mobistar.be]. Avatar : Un avatar est une image en deux ou trois dimensions utilisée comme moyen d identification et de représentation virtuel. Il peut s agir d un format.jpeg,.gif ou.bmp. C Calendrier : Planning indiquant les créneaux horaires libres et les rendez-vous prévus. Le mode d affichage est facile à déterminer (journée, cinq jours, semaine, mois). Votre calendrier peut être personnel, ou peut être partagé avec d autres utilisateurs. Carnet d adresses : Liste de plusieurs contacts. Clic droit : Bouton permettant de cliquer à droite de la souris. Contact : Fiche proposant les informations concernant une personne autre que l utilisateur. Vous pouvez remplir une fiche de contact en donnant les informations suivantes : nom, prénom, surnom, préfixe (M., Mme), sexe, anniversaire, commentaires, fuseau horaire entreprise, département, titre, fonction, poste adresses postales personnelle et professionnelle adresses e-mails personnelle et professionnelle, ainsi que deux adresses e-mails supplémentaires et l adresse e-mail favorite numéros de téléphone portable personnel et professionnel, ainsi que le numéro de GSM favori numéros de téléphone fixe personnel et professionnel numéros de fax personnel et professionnel pages Web personnelle et professionnelle catégorie. 53
D DNS : Domain name Service (Système de noms de domaine). Il s agit d un ensemble de caractères composé d un élément ou plus (pouvant être séparés par des traits d union) et d une extension (.com,.net,.org,.info,.biz,.be, etc.). Par exemple, lenomdevotreentreprise.com, lenomdevotreentreprise.be E E-mail : Un e-mail standard comprend des fonctionnalités telles que écrire / faire le brouillon d un nouveau message, envoyer, répondre, faire suivre, archiver, etc. My Office propose également des fonctionnalités avancées telles que la possibilité d envoyer des pièces jointes lourdes directement par e-mail, le regroupement d e-mails, la gestion de vos absences, l accès aux e-mails quel que soit l endroit où vous vous trouvez et à tout moment, la synchronisation standard avec Outlook, l accès aux e-mails à partir d ordinateurs mobiles et sans fil, la possibilité de glisser déposer, d utiliser des clics droits. F Fréquence d un rendez-vous : Rendez-vous répété à intervalles réguliers pendant une période déterminée. G Gadgets : Un gadget permet généralement un accès facile et rapide aux fonctions fréquemment utilisées et aux informations essentielles. La plupart du temps, les gadgets sont des outils ayant un style original et une conception particulière. Ils peuvent aussi facilement amener à l interface Web. Exemples courants de gadgets : heure, calculatrice, calendriers, notes sur le bureau et prévisions météorologiques Glisser déposer : Action consistant à cliquer sur un objet et à le déposer dans un autre endroit. Pour ce faire : appuyez sur le bouton de la souris et maintenez-le enfoncé afin de saisir l objet glissez l objet dans un autre endroit déposez-le en relâchant le bouton. 54
I IMAP : (Internet Message Access Protocol) Il s agit d un protocole standard permettant d accéder aux e-mails depuis votre serveur local. Vous pouvez visualiser uniquement l en-tête et l expéditeur, et décider ou non de télécharger l e-mail. Vous pouvez également créer et utiliser de nombreux dossiers et boîtes mail sur le serveur, effacer des messages, et rechercher certaines parties d une note entière. On peut considérer que le protocole IMAP est un serveur de fichiers à distance. Interface : Une interface utilisateur est un ensemble de moyens grâce auxquels les utilisateurs interagissent avec un instrument, un programme informatique ou tout autre outil complexe. Avec My Office, les interfaces utilisateurs sont les moyens grâce auxquels un utilisateur accède aux services comme les e-mails, le calendrier, les contacts, etc. Interface Web : Application RIA (Rich Internet Application), aussi appelée Web 2.0 Version Web classique (HTML) destinée aux utilisateurs qui ne peuvent utiliser l interface riche RIA (navigateur non compatible, faible bande passante). Logiciel e-mail traditionnel (Outlook, Outlook Express, Mac Mail, Thunderbird,..) également appelé client lourd : par un accès POP3 et IMAP4 enrichi avec des plugings et d autres outils. Un client lourd est un logiciel informatique qui doit être installé sur l ordinateur de l utilisateur et propose des fonctionnalités avancées. On le désigne souvent par le nom d application PC. M My Office : My Office est un moyen de communication d entreprise par hébergement Web (comprenant e-mails, PIM, Sécurité, hébergement Web et nom de domaine) pour de petites entreprises. Cela donne aux employés la possibilité d obtenir les informations dont ils ont besoin, où qu ils se trouvent et quel que soit leur équipement (PC ou Mobile). My Office permet de : donner une image professionnelle à votre entreprise personnaliser votre adresse e-mail avec le nom de votre entreprise faire grandir votre entreprise grâce au site Web de votre entreprise. aider vos employés à s organiser donner à vos employés des outils simples et compatibles : Web Mail, ordres du jour communs, carnets d adresses synchronisés, espaces projets en ligne... compter sur Mobistar pour sécuriser vos données importantes et vous outils de communication archiver vos messages facilement assurer un accès rapide à toute information dont vous avez besoin. garder un oeil sur vos outils de communication (approche fleet management ) gérer vos comptes, ajouter une ou plusieurs adresses e-mails étudier les statistiques et les indicateurs de performance. My Office est un outil de communication Web 2.0, également compatible avec des logiciels clients lourds comme Outlook 2003. 55
P PIM : Personal Information Management (Gestion des Informations personnelles). Outil de communication comprenant : un carnet d adresses un calendrier des tâches. Le service My Office PIM vous propose des fonctionnalités essentielles et avancées afin de vous permettre de gérer facilement vos contacts et votre calendrier grâce à l interface Web Mail riche. Par exemple, ajouter, modifier, supprimer et partager un contact. Par exemple, créer et partager un calendrier, consulter le calendrier de l équipe, partager les calendriers publics. POP3 : Signifie Post Office Protocol 3. Vos e-mails sont sauvegardés dans une boîte mail unique sur le serveur. Quand vous lisez vos e-mails, ils sont immédiatement téléchargés sur votre ordinateur et, sauf arrangement différent, ils ne sont pas conservés sur le serveur. C est un service de stockage et de transmission. R Rendez-vous : Période de temps déterminée sur le calendrier RSS : Contenu gratuit d un site Internet, comprenant les titres principaux et résumés des articles, et les liens vers les articles complets. S Self Care : Portail utilisé par l administrateur du compte pour gérer les utilisateurs et les services. Seul l administrateur des comptes peut y accéder. Le portail My Office est un outil à valeur ajoutée car il garantit simplicité, unité et autonomie. C est un outil facile à utiliser (seuls un identifiant et un mot de passe sont nécessaires pour accéder aux services My Office et au portail My Office), un portail tout-en-un (un seul portail pour gérer chaque service comme les comptes utilisateurs, le nom de domaine, l hébergement,...) qui permet de gérer ou d actualiser vos services vous-même. Synchronisation : La synchronisation des fichiers est utilisée pour conserver la même version des fichiers sur divers outils informatiques. Par exemple, il peut être nécessaire de synchroniser un carnet d adresses se trouvant sur un téléphone avec un carnet d adresses se trouvant sur un ordinateur. V vcard : Format spécifique destiné à échanger des cartes de visite. 56
W Web creator (créateur Web) (bientôt) : Outil complet et facile à utiliser permettant la création de sites Web à l aspect hautement professionnel, sans connaissance particulière en technologie et programmation, et en quelques étapes rapides. Web conferencing (conférences Web) (bientôt) : Service de rencontre à distance, accessible par Internet, permettant de rassembler tous les participants en temps réel et de partager tous types de documents ou d applications sur Internet. Web hosting (hébergement Web) : Service permettant une capacité de stockage consacré aux pages Web. Ces pages peuvent être crées en Windows NT ou environnement Linux. 57