CapsAuto présente le portail Saisie de la facture en ligne sur www.nosaffaires.com Service Facturation : E-mail : e-facturation@capsauto.fr
Les avantages du portail e-facturation sur l extranet nosaffaires.com Délai 1 de paiement réduit grâce à la saisie en ligne Pré-saisie des données et des tarifs de main d œuvre Arrêt 2 de l envoi des documents par la poste Zéro délai de transmission et accusé de réception immédiat 1 : Gain moyen de 7 jours constaté entre la date d envoi et la date de réception de la facture 2 : Pour certains clients tels que SIACI et les Flottes Auto, les originaux des factures sont indispensables 2
La découverte du module 3
Le module e-facturation IMPORTANT : Pour optimiser la connexion sur l extranet nosaffaires.com, il faut utiliser les navigateurs : Internet Explorer ou Firefox Cliquer sur «Saisie facture en ligne» afin d accéder au module e-facturation 4
Le tableau récapitulatif des affaires en-cours Référence des missions CapsAuto Informations transmises : dates d enregistrement des éléments de facturation Informations générales Statut des factures transmises Exemples : relance client, écart de règlement, absence du rapport d expertise définitif, etc. en cours de développement 5
La saisie en ligne : e-facture Informations générales Coûts principaux VDR Frais divers et accessoires (applicables selon conditions) Pied de facture Garantie la conformité de la facture saisie sur la base du rapport d expertise définitif 6
Navigation dans le module 7
1- Utilisation et fonctionnalités 2 possibilités de sélectionner une mission : 1 2 1 ère étape : Sélectionner l année de la mission concernée 2 ème étape : Sélectionner le dossier à saisir en cliquant sur la référence de la mission (Ex : «210090007») OU Saisir directement le numéro complet de la mission dans ce champ et cliquer sur OK 8
2- Informations générales 1/4 Informations concernant la mission Champ automatique Saisir directement les dates avec le calendrier 9
2- Informations générales 2/4 Saisir le numéro de la facture Saisir la date de la facture 10
2- Informations générales 3/4 Une bulle d aide s affiche avec des explications pour la saisie du champ Saisir la date du rapport d expertise 11
2- Informations générales 4/4 Saisir le montant total HT du rapport d expertise 12
3- Les champs de la facturation - 1/2 Saisir le nombre total d heures de main d œuvre Taux horaire unique CapsAuto. Taux ingrédients peinture appliqués (champs automatiques) Sélectionner le type de peinture utilisé (Opaque, Vernis ou Nacré) 13
3- Les champs de la facturation - 2/2 Saisir le montant total HT des pièces et fournitures 14
4- Indemnités véhicules de remplacement* La fenêtre «détail de la facturation du véhicule de prêt» est accessible uniquement pour les missions Premium (Voir détail de la fenêtre page suivante) 15 * Applicables selon conditions de l avenant n 2 Premium (pour les clients signataires, ex : Groupama)
4- Indemnités véhicules de remplacement* Saisir les informations générales Cliquer sur la voiture pour visualiser et sélectionner le véhicule de prêt Champs automatiques Double cliquer sur le véhicule à ajouter 16 * Applicables selon conditions de l avenant n 2 Premium (pour les clients signataires, ex : Groupama)
5- Frais divers et accessoires * Champ facultatif Saisir le montant total des frais divers et accessoires*, selon conditions appliquées, ex : forfaits, contrôle technique, etc. 17
6- Les éléments du pied de facture Indemnités exceptionnelles* Frais remorquage suite épave* Frais de gardiennage applicables* Indemnités indiquées sur la mission* Montant de la facture Calcul automatique Champ automatique (sauf pour certains clients) Champs facultatifs Montant à régler par la compagnie ou le client suivant la conclusion du rapport et/ou validation du devis Garantie la conformité de la facture saisie sur la base du rapport d expertise définitif Sauvegarde de la facture non finalisée Validation et transmission de la facture Conseil : Avant l intégration des documents (facture, contrôle qualité et rapport d expertise définitif) sous format PDF (voir page suivante 7-Format d enregistrement des documents), il faut «Sauvegarder sans valider» ou «Valider» la saisie de la e-facture. * Champs facultatifs voir avenant client ou mission 18
7- Format d enregistrement des documents IMPORTANT : Scanner tous les documents Enregistrer en format PDF (de préférence) 1 1 2 Enregistrer les documents scannés Sélectionner le document à télécharger : facture, contrôle qualité et rapport d expertise 3 Rechercher dans vos dossiers les documents à transmettre 4 Confirmer la transmission des documents en cliquant sur «Envoyer»* Office Microsoft 2007 2 3 4 * Renouveler l opération pour chaque document (un envoi pour la facture, un envoi pour le rapport d expertise, ) 19
8- Documents à transmettre à CapsAuto Nous vous conseillons de nous joindre également une copie de votre facture, ainsi que le rapport d expertise. Cependant, le contrôle qualité reste obligatoire. Attention : Pour les clients cités ci-dessous, une copie (ou un original) de la facture et du rapport d expertise (ou du bon de commande), sont obligatoires pour le règlement. Clients Flottes Facture copie original Rapport d'expertise définif Bon de Contrôle commande Qualité Aramis x x Assinco Partenaire x x x BMS / Santé Service x x x Carglass Flotte x x x Europcar x x x Groupama Logistique x x Sin&stes x x x Assureurs et Courtiers Facture copie original Rapport d'expertise définif Contrôle Qualité Agent Gan x x x AGPM x x Amaguiz x x x Autofirst x x Casino Banque et Service x x CMAM / Les deux amis x x x CMMA x x x Gan Eurocourtage x x x Gan Gestion du personnel x x x Groupama Centre Atlantique x x x Groupama Loire Bretagne x x x Groupama Nord Est x x x La Sham x x x L'Olivier Assurance x x x MAL x x x MAPA x x x SIACI* x x Constat à l'amiable Solly Azar x x x x (original) Zephir x x x * SIACI Apave : - envoyer les documents à l intention de Mr Ledoux - mettre la facture au nom de SIACI Apave (le nom de l assuré sera indiqué dans le corps de la facture) 20
Dès aujourd hui Vous pouvez accéder au portail Depuis le 30 mai 2011, toutes les factures doivent être enregistrées sur le portail e-facturation via l extranet www.nosaffaires.com 21
En pratique! N oubliez pas de bien valider chaque étape et de vérifier la cohérence des informations saisies. Le Service Facturation est à votre disposition pour vous informer et vous orienter pour l enregistrement des factures sur le portail e-facturation : Tél. : 01 30 09 75 55 E-mail : e-facturation@capsauto.fr 22