PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE RÉGULIÈRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DU CENTRE DE SANTÉ ET DE SERVICES SOCIAUX DU PONTIAC TENUE LE LUNDI 16 JANVIER 2012, À 17H30, À LA SALLE DU CONSEIL, AU CLSC, MANSFIELD ÉTAIENT PRÉSENTS : Monsieur Jean-Guy Patenaude, président Madame Hélène Boulet, vice-présidente Messieurs Richard Grimard, secrétaire Pierre Fréchette Michel Pigeon Andrew Perrault Docteur Maurice Lamarche Docteure Isabelle Gagnon Mesdames Lucille Bélair Sophie Bonin Anne Mageau Anne Paquin Claudette Rainville-Stanton ABSENCES MOTIVÉES: Docteur Madame Madame Pascal Croteau Danielle Graveline Sylvia Poisson-Hodgins INVITÉS: Monsieur Benoit Paré, Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services Madame Leanne Gray, Directrice des services financiers Madame Ann Rondeau, Directrice du programme soutien à l autonomie Madame Sophie Bonin, gestionnaire du service d hébergement CAP Madame Mélanie Francoeur, gestionnaire des risques, de la qualité et du service de laboratoire Un avis de convocation ayant été adressé à tous les administrateurs et ceux-ci étant présents en nombre suffisant, l assemblée est déclarée ouverte. Période de questions Aucune question étant adressée, nous procédons au déroulement de l assemblée. Minute de silence Monsieur le Président invite les gens à la minute de silence. Monsieur le Président demande aux membres s ils ont des points à ajouter à l ordre du jour. 1. ADOPTION DE L ORDRE DU JOUR Période de questions Minute de silence 1. Adoption de l ordre du jour 2. Adoption du procès-verbal de l assemblée ordinaire du 12 décembre 2011 3. Suivi au procès-verbal 4. Rapport du Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services 5. Bilan de gestion des risques 6. Rapports des contentions (CHSLD) 7. Sondages «Satisfaction des usagers sur la qualité des services» - suivi 8. Construction nouveau CHSLD Shawville suivi 9. Agrément - suivi 10. Situation budgétaire: 10.1 Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles, fonds d exploitation, tableau 1 (2011-2012) rapport CIFINO période 9 10.2 Main-d œuvre indépendante (comparatifs) 11. Demandes de privilèges de médecins : 11.1 Dre Nathalie Brazeau - statut de médecin dépanneur à l urgence, CLSC Pontiac 11.2 Dre Yolette Bazil - changement de statut de membre actif à membre associé, 11.3 Dre Nathali Gomez - changement de statut de membre actif à membre associé, 11.4 Réévaluation de conditions d octroi de privilèges aux médecins
12. Processus d amélioration continue de la qualité de la gouvernance 13. Infections nosocomiales 14. SIMASS listes d attente 15. Rapport du directeur général : 15.1 Formation des membres du CA 15.2 Planification stratégique 15.3 Projet d économie d énergie - Hôpital 16. Correspondance 17. Questions diverses : 17.1 Projet d études «Portrait de la situation actuelle dans les urgences rurales du Québec» 17.2 Règlements du département d anesthésiologie/réanimation 18. Dépôt de documents 19. Mot d appréciation du président en regard aux membres sortant 20. Clôture de l assemblée 2012-01-39 Il est proposé par Anne Mageau Appuyé par Claudette Rainville-Stanton QUE le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte l ordre du jour tel que déposé, avec les ajouts suivants : 11.1 Dre Nathalie Brazeau statut de médecin dépanneur à l urgence, CLSC Pontiac 11.2 Dre Yolette Bazil - changement de statut de membre actif à membre associé, 11.3 Dre Nathali Gomez - changement de statut de membre actif à membre associé, 11.4 Réévaluation de conditions d octroi de privilèges aux médecins 15.3 Projet d économie d énergie - Hôpital 17.1 Projet d études «Portrait de la situation actuelle dans les urgences rurales du Québec» 17.2 Règlements du département d anesthésiologie/réanimation. 2. ADOPTION DU PROCÈS-VERBAL DE L ASSEMBLÉE ORDINAIRE DU 12 DÉCEMBRE 2011 2012-01-40 Il est proposé par Sophie Bonin Appuyé par Pierre Fréchette QUE le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte tel que déposé le procès-verbal de l assemblée ordinaire du 12 décembre 2011. 3. SUIVI AU PROCÈS-VERBAL: 3.1 Départ à la retraite de Dr Albert Barber, anesthésiste dépanneur Tel que proposé par le Conseil d administration, la lettre de remerciements fut acheminée au Dr Barber pour ses loyaux services à la population pontissoise. Il fut extrêmement touché par ce geste. 4. RAPPORT DU COMMISSAIRE AUX PLAINTES ET À LA QUALITÉ DES SERVICES Monsieur Benoit Paré dépose et présente aux membres le «Rapport périodique du Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services», et ce, pour la période du 1 er septembre au 31 décembre 2011 (un cumulatif de 24 dossiers depuis le début de l année) ainsi que la liste à jour des responsables de chacun des programmes au CSSS du Pontiac. Monsieur Paré quitte la réunion à 18h10. 5. BILAN DE GESTION DES RISQUES Madame Mélanie Francoeur dépose séance tenante et présente : Rapport d incidents/accidents, du 1 er avril au 31 décembre 2011 et échelle de gravité des incidents/accidents définitions et arbre décisionnel Indicateurs de qualité (Agrément). Ces rapports seront présentés au CA quatre fois/année. Madame Francoeur quitte la réunion à 18h30.
6. RAPPORTS DES CONTENTIONS (CHSLD) Madame Sophie Bonin dépose séance tenante et présente les rapports des contentions «Indicateurs de qualité» pour les périodes 1 à 7, de l'année 2011-2012, pour le MSC, CAP et soins de longue durée (CH). 7. SONDAGES «SATISFACTION DES USAGERS SUR LA QUALITÉ DES SERVICES» - SUIVI Madame Anne Rondeau dépose séance tenante et présente les résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle. Le résumé de ce rapport, remis aux membres, fut diffusé sur notre site web, notre site intranet et à l ensemble du personnel. La version intégrale est disponible sur demande. Chaque gestionnaire est responsable de discuter des résultats avec ses équipes et d apporter les correctifs nécessaires. 8. CONSTRUCTION NOUVEAU CHSLD SHAWVILLE - SUIVI Madame Ann Rondeau mentionne que l échéancier demeure le même i.e. novembre 2012. On devrait voir des changements plus apparents d ici les prochaines semaines. En général, nous sommes satisfaits de l entrepreneur général. Elle réitère l invitation auprès des membres, qu elle se fera un plaisir de les recevoir et de leur montrer le site de construction. Un des membres questionne sur le dépassement de coûts. Madame Rondeau mentionne que depuis juin, le dépassement de coûts s élève toujours à 800 000 $. La demande de rehaussement est faite à l Agence, officiellement depuis le 22 décembre 2011. Des changements furent apportés pour diminuer le dépassement, ex. à la cour extérieure, la Fondation fournira la clôture et tout ce qui est sécuritaire pour nos résidents. Le directeur général mentionne que des projets futurs sont en vue pour le CAP. 9. AGRÉMENT - SUIVI Madame Ann Rondeau dépose séance tenante et présente : Le bulletin spécial «Programme d amélioration continue de la qualité» - décembre 2011 (résultats de sondage abrégés) Tableau de bord «indicateurs de qualité» - périodes de 1 à 7. Madame Rondeau mentionne que le processus d agrément est obligatoire. L échéancier pour les correctifs à apporter aux différentes recommandations avec conditions (POR) est le 24 janvier 2012, à minuit. Madame Rondeau quitte la réunion à 19h00. 10. SITUATION BUDGÉTAIRE : 10.1 Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles, fonds d exploitation, tableau 1 (2011-2012) rapport CIFINO, période 9 Le directeur général informe que le Comité de vérification s est réuni, avant la réunion ordinaire Conseil d administration. Le comité a discuté sur les sujets suivants : Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles au fond d exploitation, tableau 1 (2011-2012) rapport CIFINO, période 9 Rapport annuel sur l application de la politique de «gestion des contrats, d approvisionnement, de travaux de construction et de services» et confirme que le tout est en accord avec la politique (réf. 5.2) Budget additionnel en chirurgie pour 2010-2011 : 60 100$, applicable pour 2011-2012. Madame Leanne Gray dépose séance tenante et présente le «Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles au fonds d exploitation, tableau 1 (2011-2012) rapport CIFINO», pour la période 9. 2012-01-41 Il est proposé par Sophie Bonin Appuyé par Anne Mageau QUE suite à la recommandation du Comité de vérification, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte tel que déposé le «Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles au fonds d exploitation, tableau 1 (2011-2012), rapport CIFINO», pour la période 9, se terminant le 3 décembre 2011.
10.2 Main-d œuvre indépendante (comparatifs) Madame Leanne Gray dépose séance tenante la grille «Main-d œuvre indépendante (comparatifs 2011-2012/2010-2011/2009-2010) et la présente. Ce rapport sera présenté aux membres à tous les 3 mois. Madame Gray quitte la réunion à 19h10. 11. DEMANDES DE PRIVILÈGES DE MÉDECINS: 11.1 Dre Nathalie Brazeau statut de médecin dépanneur à l urgence, CLSC Pontiac 2012-01-42 Il est proposé par Hélène Boulet Appuyé par Claudette Rainville-Stanton QUE suite à la recommandation du CMDP, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accorde au Docteure Nathalie Brazeau, médecin de famille (1-1-96-069), le statut de médecin dépanneur à l urgence, au CLSC Pontiac (établissement # 90712), et ce, pour une période de 3 mois, à compter du 1 er février 2012. 11.2 Dre Yolette Bazile changement de statut de membre actif à membre associé, CONSIDÉRANT QUE la demande de changement de statut telle que déposée par Dre Yolette Bazile, aurait la conséquence immédiate de réduire l équipe médicale disponible pour couvrir le service d obstétrique à un nombre insuffisant pour la survie du service; CONSIDÉRANT QUE nous attendons l arrivée de deux nouveaux médecins en 2012 et que ces médecins ont manifesté un intérêt pour pratiquer en obstétrique; CONSIDÉRANT QU un autre membre de l équipe d obstétrique demande en même temps une démission du service d obstétrique en mars prochain; 2012-01-43 Il est proposé par Anne Paquin Appuyé par Michel Pigeon QUE suite à la recommandation du CMDP, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte la demande de Dre Yolette Bazile de changement de statut, de membre actif à membre associé, à condition qu elle continue sa participation au sein de l équipe d obstétrique, et ce, jusqu à la fin février 2012, avec l assurance que les services à la clientèle vont être maintenus. 11.3 Dre Nathali Gomez changement de statut de membre actif à membre associé, CONSIDÉRANT QUE la demande de changement de statut telle que déposée par Dre Nathali Gomez, aurait la conséquence de réduire l équipe médicale disponible pour couvrir le service d obstétrique à un nombre insuffisant pour la survie du service; CONSIDÉRANT QUE nous attendons l arrivée de deux nouveaux médecins en 2012 et que ces médecins ont manifesté un intérêt pour pratiquer en obstétrique; CONSIDÉRANT QU un autre membre de l équipe a eu l accord du Conseil d administration de quitter le service d obstétrique en mars 2012; 2012-01-44 Il est proposé par Lucille Bélair Appuyé par Anne Mageau QUE suite à la recommandation du CMDP, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte la demande de Dre Nathalie Gomez de changement de statut, de membre actif à membre associé, à condition qu elle continue sa participation au sein de l équipe d obstétrique, et ce, jusqu au moins le 8 juillet 2012, avec l assurance que les services à la clientèle vont être maintenus.
11.4 Réévaluation de conditions d octroi de privilèges aux médecins 2012-01-45 Il est proposé par Anne Mageau Appuyé par Lucille Bélair QUE le Conseil d administration demande au Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac de réévaluer les conditions d octroi de privilèges aux médecins en fonction de leur statut, incluant l utilisation des ressources du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac, et de lui faire des recommandations d ici novembre 2012. 12. PROCESSUS D AMÉLIORATION CONTINUE DE LA QUALITÉ DE LA GOUVERNANCE Aucun commentaire. 13. INFECTIONS NOSOCOMIALES Le directeur général informe les membres qu en date d aujourd hui, nous avons: - 2 C-Difficile non nosocomiaux, transferts de Hull - 2 ERV non nosocomiaux, transferts de Hull - 1 SARM connu. 14. SIMASS LISTES D ATTENTE Délai d attente en chirurgie cataracte: Le directeur général informe les membres qu en date d aujourd hui, nous avons : - 12 demandes disponibles - 83 demandes non disponibles Pour un total de: 95 demandes - 71 patients différents Délai d attente en imagerie médicale: Le directeur général informe les membres qu en date d aujourd hui, nous avons : - Aucune attente en tomodensitomètre - Aucune attente en mammographie - Aucune attente en radiologie médicale - 1 an d attente en échographie (non urgente). 15. RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL: 15.1 Formation des membres du CA Le directeur général informe que les nouveaux membres du Conseil d administration entreront en fonction le 20 février 2012. L Agence de la santé et des services sociaux de l Outaouais offrira une séance de formation aux membres (anciens et nouveaux). On confirmera le tout au nouveau Conseil d administration. 15.2 Planification stratégique Selon la nouvelle loi et les modalités de l Agence et du Ministère, le directeur général fait part que nous devons amorcer un exercice de planification stratégique (grands enjeux), et ce, sur une période de 3 ans (2012-2015). Le directeur général déposera au CA la planification pour fins de consultation. Le directeur général ajoute qu il invitera, lors d une réunion du CA, le Dr Jean-Pierre Courteau, adjoint médical à la direction de la santé publique, à venir présenter le «Portrait de santé du Pontiac». Il mentionne qu il a fait des présentations au personnel d encadrement du CSSS du Pontiac, à la Table des directeurs généraux, dans la communauté et à la MRC. Le but est «l amélioration de la santé de la population». 15.3 Projet d économie d énergie - hôpital Concernant le projet d économie d énergie (granules de bois), à l hôpital, le directeur général fait part que l Agence de la santé avait donné l autorisation qu on débute le projet
mais nous ne pouvions obtenir de confirmation que la subvention serait accordée ni la hauteur de cette subvention. En cours de route, des modifications furent apportées concernant le délai du remboursement de l emprunt (1.1M) ainsi qu à l entente. Nous attendons donc, avec l accord de l Agence, en début avril, pour voir si effectivement la subvention sera accordée avant de procéder. 16. CORRESPONDANCE Aucune correspondance. 17. QUESTIONS DIVERSES: 17.1 Projet d études «Portrait de la situation actuelle dans les urgences rurales du Québec» 2012-01-46 Il est proposé par Lucille Bélair Appuyé par Sophie Bonin QUE suite à la recommandation du CMDP, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac appuie le projet d études visant à décrire le portrait de la situation actuelle dans les urgences rurales du Québec. 17.2 Règlements du département d anesthésiologie/réanimation 2012-01-47 Il est proposé par Hélène Boulet Appuyé par Anne Paquin QUE suite à la recommandation du CMDP, le Conseil d administration du Centre de santé et de services sociaux du Pontiac accepte les règlements du département d anesthésiologie/ réanimation en date du 9 décembre 2011. Monsieur Michel Pigeon propose que l on mandate le président du CA de rédiger une lettre de remerciements au département d anesthésiologie/réanimation soulignant le travail exceptionnel ayant trait aux soins médicaux prodigués à la clientèle. Les membres sont tous d accord avec cette proposition. 18. DÉPÔT DE DOCUMENTS : Les documents suivants furent déposés aux membres: Rapport périodique du Commissaire local aux plaintes et à la qualité des services et liste à jour des responsables de chacun des programmes au CSSS du Pontiac Rapport d incident/accidents, du 1 er avril au 31 décembre 2011 et échelle de gravité des incidents/accidents définitions et arbre décisionnel Indicateurs de qualité (Agrément). Rapports des contentions «Indicateurs de qualité» (MSC/CAP/CH) Résultats du sondage sur la satisfaction de la clientèle Le bulletin spécial «Programme d amélioration continue de la qualité» - décembre 2011 (résultats de sondage abrégés) Tableau de bord «indicateurs de qualité» - périodes de 1 à 7. Bilan financier/sommaire des données financières et opérationnelles au fonds d exploitation, tableau 1 (2011-2012), rapport CIFINO», période 9 Grille «Main-d œuvre indépendante» (comparatifs 2011-2012/2010-2012/2009-2010). 19. MOT D APPRÉCIATION DU PRÉSIDENT EN REGARD AUX MEMBRES SORTANT Le président fait part que les membres sortant sont les suivants : Sophie Bonin (Conseil multidisciplinaire) Dr Pascal Croteau (CMDP) Cheryl Hardwick (Population) Anne Mageau (Conseil multidisciplinaire) Andrew Perrault (Population) Suzanne Perreault (Personnel non clinique) Michel Pigeon (Comité des usagers). Le nouveau Conseil d administration sera en fonction le 20 février 2012 et le mandat des membres est de quatre ans.
Le président remercie grandement les membres sortant pour leur engagement et leur participation en tant que bénévoles. Certains membres sortant expriment leur appréciation d avoir siégé sur un tel Conseil d administration. Le directeur général remercie également les membres pour leur dévouement et leur souhaite un beau quatre ans pour ceux qui reste et pour ceux qui partent, de beaux projets. 20. LEVÉE DE L ASSEMBLÉE L ordre du jour étant épuisé; 2012-01-48 Il est proposé par Sophie Bonin Appuyé par Claudette Rainville-Stanton QUE l assemblée soit levée. Il est 19h45. Jean-Guy Patenaude Président Richard Grimard Secrétaire