Tutoriel de comptabilité générale sur Oxygène A jour au 14/11/2016
Sommaire Comment créer son dossier dans oxygène p3 Exemples d écritures : 1 - Ecritures d ouverture p4 2 - Ecritures Recettes p5 3 - Ecritures Dépenses p5 4 - Honoraire Rétrocédé p5 5 - Créer un virement interne p6 6 - Retenue ESF p6 7 - Immobilisation Déroulement d un achat supérieur à 600 TTC p7 Achat supérieur à 600euros TTC p7 Vente d une immobilisation p7 Pour calculer la dotation aux amortissements p8 Sortie d une immobilisation non amortie en totalité p8 Sortie d une immobilisation totalement amortie p9 Exemple Achat d un véhicule avec acompte p9 8 - Ecritures de fin d année p10 9 - Fichier FEC p10 10 - Ecriture de régularisation pour rectifier les erreurs de l année précédente p11 11 - Créer un nouveau compte comptable p11 12 - Créer un nouveau journal p11 Plan comptable p12 Astuces! p13 Comment savoir dans quel journal il faut saisir l écriture? Comment consulter mes écritures, les modifier ou les supprimer? Comment éditer le grand livre, les journaux, et la balance? Comment visualiser la somme de toutes mes charges ou de toutes mes recettes? Page 2 sur 13
Comment créer son dossier dans Oxygène Lorsque vous ouvrez l application, une fenêtre apparait avec un intitulé «ouvrir mon dossier». Il faut cliquer sur la petite flèche à coté et sélectionner «créer un nouveau dossier». Il est indispensable de créer un nouveau dossier et de ne pas utiliser le dossier de démonstration. Une nouvelle fenêtre s ouvre où vous devez rentrer : code du dossier = Numéro adhérent AGNMSM description du dossier = Nom prénom On arrive ensuite dans paramètres du dossier. On remplit donc le maximum d informations. Pour les informations juridiques : Statut = Moniteur Au niveau du capital on laisse 0.00 Pour le numéro Siret il faut obligatoirement remplir cette ligne. Pareil pour le code APE (=NAF=8551Z) Pour le N TVA intracom. + Code EDI + N RCS + N FRP il faut laisser la case vide. Vous validez le tout et vous allez dans l onglet «comptabilité», en bas à gauche de l écran. (Page d accueil d oxygène avec le paysage enneigé). Vous cliquez ensuite sur Ecritures Saisie des Ecritures ou Saisie Guidée des Ecritures Une fenêtre apparait pour créer le dossier comptable. Valider 3 fois jusqu à aller sur la page exercice (4 ème page). Il faut contrôler la date car automatiquement Oxygène inscrit l année en cours. Si vous désirez saisir l année précédente il faut modifier l année N Ex : année actuelle 2017 mais vous voulez saisir 2016 Si vous voulez saisir l année actuelle il faut laisser tel quel. Ensuite il faut cliquer sur «valider» jusqu à voir s afficher le mot «terminer». Une nouvelle fenêtre apparait vous êtes arrivé dans la saisie des écritures. Votre dossier est entièrement créé, vous pouvez désormais saisir toute votre comptabilité. Page 3 sur 13
Exemples d écritures 1 - Ecritures d ouverture (Se reporter à la fiche d aide correspondante) A réaliser uniquement la 1 ère année ou vous débutez avec Oxygène. Ecriture Saisie des Ecritures Journal RP (Reports à Nouveau) au 01/01/N Intitulé : Reprise solde 01/01/N ou Reprise immobilisation X ou Balance d ouverture Si vous ne possédez pas d immobilisation au 01/01/N et que votre solde bancaire est positif : 512 000 Banque 1500 101 000 Capital 1500 Si vous ne possédez pas d immobilisation au 01/01/N et que votre solde bancaire est négatif : 512 000 Banque 300 101 000 Capital 300 Si vous possédez des immobilisations au 01/01/N et que votre solde bancaire est positif : 215 000 Vélo 20% 700 281 500 Amortissement Vélo 20% 700 218 000 Ordinateur 100% 1000 281 800 Amortissement Ordinateur 100% 750 512 000 Banque 1500 101 000 Capital 2250 Tableau Récapitulatif 01/01/N Solde de trésorerie (banque, caisse) positif Si immobilisation 215 000 Vélo 20% X 281 500 Amortissement Vélo 20% X 218 000 Ordinateur 100% X 281 800 Amortissement Ordinateur 100% X Si Solde 512 000 530 000 Banque Caisse X X Si Différence 101 000 Capital X Page 4 sur 13
2 - Ecritures Recettes Journal de Banque au 25/01/N Versement Honoraire ESF pour un montant de 1500 Débit Crédit 706 000 Honoraire ESF 1500 512 000 Banque 1500 Journal de caisse au 02/03/N Versement d un apport personnel pour un montant de 1500 108 000 Apport perso 1500 530 000 Caisse 1500 3 - Ecritures Dépenses Journal Banque au 10/02/N Achat de matériels et de vêtements 605 000 Fixation snowboard 103 512 000 Banque 103 605 000 Fixation snowboard 103 648 100 Vêtements techniques 197 512 000 Banque 300 (Pour le compte Caisse : Il faut obligatoirement matérialiser une rentrée d argent pour pouvoir réaliser une dépense, car le solde ne peut pas être négatif.) 4 - Honoraire Rétrocédé Ce compte est réservé exclusivement aux Guides et AMM qui rétrocèdent à des confrères dans le cadre d une prestation. Journal Banque au 15/04/N 709 000 Honoraires Rétrocédés 200 512 000 Banque 200 Page 5 sur 13
5 - Créer un virement interne Un virement interne correspond à un transfert d argent d un compte pro à un autre compte pro. Par exemple d un compte caisse pro à un compte banque pro. Journal Banque au 05/03/N Vous recevez 1500 de recette 706 000 Recettes 1500 530 000 Caisse 1500 Journal Banque au 15/03/N Vous décidez de porter cette somme sur votre banque pro 530 000 Caisse 1500 580 000 Vir Internes 1500 Journal Banque au 15/03/N Cette somme apparait sur votre relevé bancaire 580 000 Vir Internes 1500 512 000 Banque 1500 6 - Retenues ESF (Se reporter à la fiche d aide correspondante) Enregistrement de la recette : Journal Banque au 04/04/N 706 000 Honoraire ESF 2000 467 100 Retenue ESF 200 512 000 Banque 1800 Enregistrement de la dépense : Journal OD (Opérations Diverses) au 04/04/N 648 100 Tenue ESF 200 467 100 Retenue ESF 200 Page 6 sur 13
7 - Immobilisations (Se reporter à la fiche d aide correspondante) Déroulement d un achat supérieur à 600 TTC: Si Acompte écriture d acompte écriture d acquisition Si Vente écriture de vente écriture d amortissement écriture de cession sortie d une immobilisation totalement amortie Sortie d une immobilisation non amortie en totalité Achat supérieur à 600 TTC (les skis ne sont pas immobilisés) Journal Banque au 20/09/N: Achat d un Ordinateur 218 000 Achat Ordinateur 1000 512 000 Banque 1000 Vente d une immobilisation (Il doit y avoir cohérence avec la 2035 SUITE) Il faut créer le compte 775 000 «Produit Des Cessions d Immobilisations» 775 000 = Prix de vente Journal Banque au 07/10/N Vente d un ordinateur 775000 Vente Ordinateur 700 512000 Vente Ordinateur 700 Page 7 sur 13
Pour calculer la dotation aux amortissements Plusieurs solutions sont possibles : - Vous attendez de voir le montant sur la 2035 SUITE - Vous ne voulez pas attendre et vous désirez calculer vous-même. Vous pouvez utiliser l outil mis en ligne sur AGNMSM (espace adhèrent Aides aux calculs) - Vous ne pouvez pas utiliser l aide aux calculs car vous avez conservé votre immobilisation seulement quelques mois. Mais vous voulez quand même calculer vous-même. Il faut prendre la durée de l amortissement exemple 5 ans. Il faut diviser le prix de l achat par 5 : Montant achat / 5 = XXXX XXXX x nombre de jours entre achat et cession / 360 jours = Dotation amortissement Cela correspond à la dotation annuelle fois le nombre de jours pendant lequel vous avez eu votre bien, divisez par 360. Sortie d une immobilisation non amortie en totalité (Il doit y avoir cohérence avec la 2035 SUITE) Il faut créer le compte 675 000 «Valeur Comptable Eléments Actif Cédés» 675 000 = valeur d'achat - amortissements cumulés Journal OD au 07/10/N Sortie d un ordinateur qui vient d être vendu. 218 300 Ordinateur 900 281 830 Amortissement Ordinateur 31 675 000 Valeurs Comptable des éléments d actif cédés 869 (Le calcul de la plus ou moins value sera faite en effectuant la différence entre le compte 775 000 et le compte 675 000) Page 8 sur 13
Sortie d une immobilisation totalement amortie Si l immobilisation est totalement amortie il suffit d inverser l écriture pour la sortir. La date de l écriture correspond à la date de sortie de l immobilisation. Journal OD au 31/12/N Sortie d un VTT totalement amortie 215 000 VTT 1500 281 500 Amortissement VTT 1500 Exemple Achat d un véhicule avec acompte Il faut créer les comptes 218 200 «Matériel de Transport» 281 820 «Amortissement Matériel de Transport» Versement de l acompte Journal Banque au 03/04/N 471 000 Compte d attente 1 400 512 000 Banque 1 400 Ecriture d acquisition (lorsque de la mise en service) Journal Banque au 02/05/N 218 200 Matériel de Transport 11 400 471 000 Compte d attente 1 400 512 000 Banque 10 000 Dot Amortissement Journal OD opérations Diverses au 31/12/N 681 000 Dot amortissement Véhicule 2000 281 820 Amortissement Matériel de Transport 2000 Page 9 sur 13
8 - Ecritures de fin d année (Se reporter à la fiche d aide correspondante) Dotations aux amortissements (écriture réalisable en saisie guidée) Journal OD au 31/12/N L immobilisation permet d enregistrer un achat important dans votre comptabilité. La dotation aux amortissements permet de déclarer une partie de ce montant chaque année, pour que la somme soit répartie sur plusieurs exercices. 681 000 Dotations aux amortissements 200 281 800 Amortissement Ordinateur 200 Peu importe le matériel à amortir ce sera toujours le compte 681 000. Il doit y avoir cohérence avec le tableau adéquat de la 2035 SUITE. Blanchissage forfaitaire (écriture réalisable en saisie guidée) Journal OD au 31/12/N 648 200 Blanchissage forfaitaire 150 108 000 Compte de l exploitant 150 Frais de véhicules forfaitaires (écriture réalisable en saisie guidée) Journal OD au 31/12/N 625 100 Frais de véhicules forfaitaire 2000 108 000 Compte de l exploitant 2000 Retenue ESF (N oubliez pas le lettrage des retenues) (Se reporter à la fiche d aide correspondante) 9 - Fichier FEC (Se reporter à la fiche d aide correspondante) A la fin de chaque exercice comptable il faut récupérer le fichier FEC. Il vous sera demandé par l administration Fiscale en cas de contrôle, ainsi que par l association de gestion agréée. Il vous suffit d aller sur la page d accueil oxygène, puis «Clôtures et Bilan», «opérations exceptionnelles» suivis de «archivage FEC». Il faut ensuite cliquer sur les et enregistrer le dossier là ou vous le retrouverez facilement. Cliquer ensuite sur «valider» puis «terminé». Page 10 sur 13
10 - Ecriture de régularisation pour rectifier les erreurs de l année précédente Si le solde de banque n est pas juste et que vous désirez vous mettre à jour au niveau du solde. Vous allez récupérer le montant correspondant à l erreur et vous allez utiliser le compte 108 000 (compte de l exploitant) en contre partie pour régulariser. Si le solde bancaire est créditeur de 300 alors qu il devrait être créditeur de seulement 100. La différence concerne donc un crédit de 200. Vous allez donc inverser cette somme pour supprimer l écart. Journal Banque au 01/01/N 512 000 Régularisation solde Banque 200 108 000 Régularisation solde banque 200 Si vous possédez d autres écarts le principe est toujours le même. Si l écart se trouve au crédit dans l écriture de régularisation le montant sera au débit, et vis-versa. Pour régulariser un solde on passe toujours par le compte 108 000 (compte de l exploitant). 11 - Créer un nouveau compte comptable (Aménagement du plan comptable) Vous allez dans saisie des écritures. Vous commencez à saisir votre écriture et quand vous arrivez sur numéro de compte, vous inscrivez le numéro que vous voulez créer. Vous vous décalez vers la droite et le logiciel vous propose de créer un compte. Vous dite «Oui». Vous inscrivez le libellé du compte et vous validez. Le compte a été créé vous pouvez finir la saisie de la pièce. 12 - Créer un nouveau journal (Ex : Deux Banque Pro) Sur la page d accueil Oxygène vous allez cliquer sur journaux. Vous cliquez sur «Créer» en bas de la page. Vous rentrez un numéro. Exemple BQCA Banque Crédit Agricole. On clique sur trésorerie. Numéro compte contrepartie 471 compte d attente. Numéro trésorerie exemple : 512 100 Une fenêtre va s ouvrir comme quoi «aucun compte existant possède ce numéro voulez-vous le créer?» Vous dite «Oui» Vous marquez l intitulé du compte puis valider. Vous vous retrouvez de nouveau sur votre création de journaux et vous validez. S il y a besoin de modifier le journal déjà existant, pour posséder des libellés de journaux bien distinct. Il faut sélectionner la ligne correspondante au journal, puis cliquer sur modifier en bas de page. Page 11 sur 13
Plan comptable Comptes d immobilisation Comptes de trésorerie Comptes de Charges Compte d immobilisation Comptes de Recettes Page 12 sur 13
Astuces! Comment savoir dans quel journal il faut saisir l écriture? Si l écriture a été passée avec le compte bancaire pro, il faut choisir le journal Banque Si l écriture a été passée en espèces (liquide), il faut choisir le journal Caisse Dans les autres cas (compte bancaire perso, écriture extracomptable), il faut choisir le journal OD Comment consulter mes écritures, les modifier ou les supprimer? Sur la page d accueil d oxygène. Il faut aller dans comptes consultations des comptes. Vous sélectionnez le compte que vous désirez consulter. Si une écriture ne vous convient pas, vous doublecliquez sur la ligne concernée. La fenêtre se modifie. Plusieurs onglets apparaissent en bas de page, dont «modifier» et «supprimer». Comment éditer le grand livre, les journaux, et la balance? Sur la page d accueil Oxygène, il faut cliquer sur l onglet «Grands Livres» puis «Grand Livre Général». Une page s ouvre. Restez sur Grand Livre sans les comptes collectifs. En haut à droite il y a l onglet «Edition». Cliquez dessus et une petite fenêtre s affiche. Si vous désirez consulter sur votre ordinateur, cochez la case aperçu à l écran puis ok ou PDF. Si vous désirez enregistrer sur votre ordinateur, ne cochez pas la case «aperçu à l écran», puis cliquez sur PDF. Si vous désirez imprimer, ne cochez pas la case aperçu à l écran, puis cliquez sur ok. Pour les journaux cliquer sur l onglet «journaux» puis «journaux auxiliaires». Il faut rester sur brouillard de saisie. Il faut bien marquer la date de début et de fin souhaitées car la date qui s affiche automatiquement est celle du mois en cours. Ensuite cliquez sur «Edition» puis veuillez vous reporter aux flèches ci-dessus. Pour la balance, cliquez sur «Balances» puis «Balances des Comptes». Il faut rester sur «balance sans les comptes collectifs». Puis cliquez sur «Edition» et veuillez vous reporter aux flèches cidessus. Comment visualiser la somme de toutes mes charges ou de toutes mes recettes? Il faut consulter la Balance. Vous verrez tous les soldes de vos comptes ainsi qu un second solde par sous-classes. (Comptes 6 = charges et comptes 7 = recettes) Page 13 sur 13