CANADA PROVINCE DE QUÉBEC COMMISSION SCOLAIRE DU FER SÉANCE ORDINAIRE COMITÉ EXÉCUTIF PROCÈS-VERBAL d une séance ordinaire du Comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, tenue le 23 mai 2016 à 21 h 30 au 30, rue Comeau, Sept-Îles. SONT PRÉSENTS : Monsieur Rodrigue Vigneault, président, Messieurs Robert Bergeron, Claude Boulianne, Claude Lebel (visioconférence), Denis Tanguay, Danny Tremblay, représentant des parents (primaire), Laurent Turbis et Mesdames Danielle Bérubé et Nathalie Bourgeois. AUSSI PRÉSENTS: Messieurs Claude Devost, représentant des parents (secondaire) et Gilles Lévesque, représentant des parents (EHDAA). EST ABSENTE : Madame Isabelle Lemay. SONT PRÉSENTS : Monsieur Lucien Maltais, directeur général, madame Maryse Clements, directrice des services éducatifs, madame Anna Blais, directrice des services des ressources financières et matérielles et monsieur Richard Poirier, directeur du service des ressources humaines et secrétaire général. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR RÉSOLUTION CE 2015-2016/079 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité que l'ordre du jour de la présente séance ordinaire du comité exécutif de la Commission scolaire du Fer, soit accepté tel que présenté. PÉRIODE D'INSCRIPTION AUX QUESTIONS DIVERSES RÉSOLUTION CE 2015-2016/080 IL EST PROPOSÉ par la commissaire Danielle Bérubé et adopté à l'unanimité que le sujet suivant soit inscrit aux questions diverses et que celles-ci demeurent ouvertes. 15.1 Contrat entretien ménager 2016-2019 / École Notre-Dame. Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 1
PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucune question. DISPENSE DE LA LECTURE DES PROCÈS-VERBAUX RÉSOLUTION CE 2015-2016/081 CONSIDÉRANT l'article 170, 2 e paragraphe de la "Loi sur l'instruction publique" : " Le Conseil des commissaires peut, par résolution, dispenser le secrétaire général de lire le procès-verbal pourvu qu'une copie en ait été remise à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la séance où il est approuvé "; CONSIDÉRANT que le procès-verbal de la séance ordinaire du 11 avril 2016 et le procès-verbal de la séance extraordinaire du 5 mai 2016 ont été remis à chaque membre présent au moins six (6) heures avant le début de la présente séance; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Robert Bergeron et adopté à l'unanimité de dispenser le secrétaire général de lire les procès-verbaux. ADOPTION ET SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE ORDINAIRE DU 11 AVRIL 2016 RÉSOLUTION CE 2015-2016/082 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et adopté à l'unanimité d'accepter le procès-verbal suivant : «Procès-verbal de la séance ordinaire du 11 avril 2016 du Comité exécutif» tel que présenté. ADOPTION ET SUIVI DU PROCÈS-VERBAL DE LA SÉANCE EXTRAORDINAIRE DU 5 MAI 2016 RÉSOLUTION CE 2015-2016/083 IL EST PROPOSÉ par la commissaire Nathalie Bourgeois et adopté à l'unanimité d'accepter le procès-verbal suivant : «Procès-verbal de la séance extraordinaire du 5 mai 2016 du Comité exécutif» tel que présenté. Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 2
ACQUISITION DE MATÉRIEL USAGÉ / CENTRE MULTIFONCTIONNEL RÉSOLUTION CE 2015-2016/084 CONSIDÉRANT que le Centre de formation professionnelle A.-W.-Gagné dispense un programme de formation en forage et dynamitage; CONSIDÉRANT les besoins exprimés par le Centre de formation professionnelle A.-W.-Gagné pour l'acquisition de différents équipements ; CONSIDÉRANT le budget alloué par le MEESR pour l acquisition des équipements; CONSIDÉRANT que l entreprise Dynamitage fédéral inc. se départait de plusieurs équipements usagés en forage dynamitage; CONSIDÉRANT qu en vertu de notre Politique de contrats d approvisionnement, de services et de construction, la Commission scolaire du Fer peut conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur pour l achat de matériel usagé dont le coût est inférieur à 100 000 $; CONSIDÉRANT qu en raison du délai très court pour acquérir ces équipements, les commissaires ayant été consultés par courriel, ont préautorisé les achats; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Denis Tanguay et résolu à l unanimité d approuver les paiements suivants : 31 674,98 $ (avant taxes) à Dynamitage fédéral inc. pour l achat de divers équipements usagés; 20 000,00 $ (avant taxes) à Dynamitage fédéral inc. pour l achat de deux (2) camions usagés Ford F-350. CONTRAT D ENTRETIEN PAYSAGER / SAISONS 2016-2017 / SECTEUR DE PORT-CARTIER RÉSOLUTION CE 2015-2016/085 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d'offres sur invitation auprès de huit (8) entreprises pour l'entretien paysager de ses terrains du secteur de Port-Cartier, et ce, pour les saisons 2016 et 2017; CONSIDÉRANT le résultat de l'appel d'offres: SAISON 2016 SAISON 2017 TOTAL Déneigement M.B. 14 000 $ 14 000 $ 28 000 $ Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 3
Déneigement et entretien TG inc. 17 899 $ 17 899 $ 35 798 $ Sept-Îles Embellissement 2009 19 799 $ 19 814 $ 39 613 $ Yvon Paquet 19 775 $ 20 170 $ 39 945 $ Pelouse du Golf Location Tempête Mario Derosby Jacques Fortin IL EST PROPOSÉ par le commissaire Danny Tremblay et résolu à l unanimité d accorder le contrat d'entretien paysager, pour les saisons 2016 et 2017, des terrains du secteur de Port-Cartier, à Déneigement M.B., pour la somme de 28 000 $ (avant taxes). CONTRAT D ENTRETIEN PAYSAGER / SAISONS 2016-2017 / SECTEUR DE SEPT-ÎLES RÉSOLUTION CE 2015-2016/086 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d'offres sur invitation auprès de sept (7) entreprises pour l'entretien paysager de ses terrains du secteur de Sept-Îles, et ce, pour les saisons 2016 et 2017; CONSIDÉRANT le résultat de l'appel d'offres: SAISON 2016 SAISON 2017 TOTAL Déneigement et entretien TG inc. 35 799 $ 35 799 $ 71 598 $ Sept-Îles Embellissement 2009 35 930 $ 36 005 $ 71 935 $ Pelouse du Golf 36 445 $ 36 445 $ 72 890 $ Yvon Paquet 39 985 $ 40 785 $ 80 770 $ Location Tempête Mario Derosby Jacques Fortin IL EST PROPOSÉ par la commissaire Danielle Bérubé et résolu à l unanimité d accorder le contrat d'entretien paysager, pour les saisons 2016 et 2017, des terrains du secteur de Sept-Îles, à Déneigement et entretien TG inc., pour la somme de 71 598 $ (avant taxes). Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 4
ADMISSION AU PRÉSCOLAIRE D UN ÉLÈVE QUI AURA CINQ (5) ANS APRÈS LE 30 SEPTEMBRE 2016 / ANNÉE SCOLAIRE 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2015-2016/087 CONSIDÉRANT que le régime pédagogique du préscolaire et du primaire fixe à cinq (5) ans, avant le 1 er octobre, l âge d admission au préscolaire; CONSIDÉRANT que la commission scolaire a le pouvoir d admettre au préscolaire un élève qui aura cinq (5) ans après le 30 septembre - Loi sur l instruction publique, article 241.1; CONSIDÉRANT le Règlement sur l admissibilité à l éducation préscolaire et à l enseignement primaire; CONSIDÉRANT la demande écrite des parents d admettre au préscolaire leur enfant qui aura cinq (5) ans après le 30 septembre; CONSIDÉRANT les procédures en vigueur à la Commission scolaire du Fer concernant ce type de demande; CONSIDÉRANT que l évaluation effectuée par une professionnelle recommande l intégration au préscolaire pour l année scolaire 2016-2017; CONSIDÉRANT que le comité d analyse juge que la jeune est particulièrement apte à commencer l'éducation préscolaire. IL EST PROPOSÉ par la commissaire Nathalie Bourgeois et résolu à l unanimité : QUE LA COMMISSION SCOLAIRE DU FER ADMETTE AU PRÉSCOLAIRE L ÉLÈVE POUR L ANNÉE SCOLAIRE 2016-2017. DEMANDE D EXEMPTION DE TRANSFERT POUR UNE SITUATION EXCEPTIONNELLE / MAINTIEN D UN ÉLÈVE À L ÉCOLE D ORIGINE BOIS-JOLI ÉVITER LE TRANSFERT POSSIBLE POUR L ANNÉE SCOLAIRE 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2015-2016/088 CONSIDÉRANT que les critères d inscription des élèves de la commission scolaire du Fer pour l année scolaire 2016-2017 prévoient que dans une situation exceptionnelle pour des raisons humanitaires ou pour éviter un préjudice grave à un élève qui a respecté la période d inscription, la commission scolaire peut, suite à l analyse d une Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 5
demande écrite à la direction des services éducatifs des parents et/ou de la direction soustraire un enfant aux modalités de transfert pour une année scolaire ou effectuer un transfert; CONSIDÉRANT que le comité exécutif est désigné pour prendre la décision finale dans les critères d inscription des élèves pour l année scolaire 2016-2017 adoptés par le conseil des commissaires le 7 décembre 2015 (CC 2015-2016/062 ); CONSIDÉRANT la demande écrite de maintien dans son école de secteur effectuée par les parents d un élève afin de la soustraire aux règles en cas de transfert; CONSIDÉRANT la demande écrite de maintien de l élève dans son école de secteur et de le soustraire aux règles de transferts par la direction de l école Bois-Joli; CONSIDÉRANT que cette demande est justifiée et constitue une situation exceptionnelle; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Devost et résolu à l unanimité: DE MAINTENIR pour une situation exceptionnelle l élève à l école BOIS- JOLI pour l année scolaire 2016-2017 et d accepter la demande. DEMANDE D EXEMPTION DE TRANSFERT POUR UNE SITUATION EXCEPTIONNELLE / MAINTIEN D UN ÉLÈVE À L ÉCOLE D ORIGINE BOIS-JOLI ÉVITER LE TRANSFERT POSSIBLE POUR L ANNÉE SCOLAIRE 2016-2017 RÉSOLUTION CE 2015-2016/089 CONSIDÉRANT que les critères d inscription des élèves de la commission scolaire du Fer pour l année scolaire 2016-2017 prévoient que dans une situation exceptionnelle pour des raisons humanitaires ou pour éviter un préjudice grave à un élève qui a respecté la période d inscription, la commission scolaire peut, suite à l analyse d une demande écrite à la direction des services éducatifs des parents et/ou de la direction soustraire un enfant aux modalités de transfert pour une année scolaire ou effectuer un transfert; CONSIDÉRANT que le comité exécutif est désigné pour prendre la décision finale dans les critères d inscription des élèves pour l année scolaire 2016-2017 adoptés par le conseil des commissaires le 7 décembre 2015 (CC 2015-2016/062 ); CONSIDÉRANT la demande écrite de maintien dans son école de secteur effectuée par les parents d un élève afin de la soustraire aux règles en cas de transfert; Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 6
CONSIDÉRANT la demande écrite de maintien de l élève dans son école de secteur et de le soustraire aux règles de transferts par la direction de l école Bois-Joli; CONSIDÉRANT que cette demande est justifiée et constitue une situation exceptionnelle; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Boulianne et résolu à l unanimité: DE MAINTENIR pour une situation exceptionnelle l élève à l école BOIS-JOLI pour l année scolaire 2016-2017 et d accepter la demande. CONTRAT ENTRETIEN MÉNAGER 2016-2019/ ÉCOLE NOTRE-DAME RÉSOLUTION CE-2015-2016/090 CONSIDÉRANT que la Commission scolaire du Fer est allée en appel d'offres sur invitation auprès de trois (3) entreprises pour l'entretien ménager de l'école Notre- Dame, pour les années scolaires 2016-2017, 2017-2018 et 2018-2019 ; CONSIDÉRANT que deux (2) soumissions reçues dans le délai prescrit ont été ouvertes par le représentant de la Commission scolaire du Fer; CONSIDÉRANT les résultats des soumissions : Montant total Conciergerie Marie-Net enr. 70 000 $ 2852-9006 Québec inc. (S.I. NET) Service d entretien Jomphe inc. a décliné notre invitation 99 000 $ CONSIDÉRANT que nous ne pouvons pas retenir l offre de Conciergerie Marie-Net enr., plus bas soumissionnaire, car elle est non conforme parce que la soumission devait être accompagnée d un dépôt de soumission équivalant à 10% du montant de cette dernière et que le dépôt de soumission de Conciergerie Marie-Net enr. correspond à 3,33% du montant total de la soumission; CONSIDÉRANT que l offre soumise par 2852-9006 Québec inc. (S.I. NET), plus bas soumissionnaire conforme, est beaucoup plus élevée que ce nous estimions; IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Devost et résolu à l unanimité de rejeter toutes les offres reçues et d annuler le présent appel d offres. Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 7
BLOC D INFORMATIONS Agenda : Monsieur Lucien Maltais présente l agenda. Suivi des travaux : Madame Anna Blais fait le suivi des travaux. PÉRIODE DE QUESTIONS DES COMMISSAIRES Aucune question. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC (30 minutes) Aucune question. RAPPORT DES COMITÉS Comité des relations extérieures : Monsieur Rodrigue Vigneault fait le suivi. Notamment, il y a eu une rencontre de bilan avec la Caisse d économie du partenariat mis en place avec eux, dont monsieur Lucien Maltais fait le résumé. Comités des relations du travail : Monsieur Richard Poirier fait un retour sur les rencontres qu il y a eu et à venir. Comité des ressources humaines : Il y a eu une rencontre le 5 mai dernier Comité de parents : Il est question de la résolution transmise pour les classes CRR à St- Alexandre. Monsieur Danny Tremblay fait un retour sur la conférence de Mme Courtemanche. Il distribue la campagne des cartes postales et monsieur Claude Devost explique cette initiative. Comité de parents EHDAA : Il n y a pas eu quorum à la dernière rencontre. Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 8
FCSQ : Monsieur Rodrigue Vigneault et monsieur Claude Boulianne participeront aux instances à la fin du mois. Vie dans les établissements : Monsieur Lucien Maltais présente les grandes lignes de la vie dans les établissements. LEVÉE DE LA SÉANCE RÉSOLUTION CE 2015-2016/091 IL EST PROPOSÉ par le commissaire Claude Lebel et adopté à l'unanimité que la séance soit levée à 23 h 20. Rodrigue Vigneault Président Richard Poirier Secrétaire général RP/mg Séance ordinaire du 23 mai 2016 Page 9