Utilisation de SugarCRM Version Professional 5.2 Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 1 / 37
Sommaire I. Préambule...3 II. Se connecter à SugarCRM...4 III. Présentation de l interface...5 1. La page d accueil...5 a. Les principaux onglets...6 b. Organiser les listes...6 c. La recherche rapide...7 d. L accès rapide aux modules...7 e. Les derniers éléments consultés...8 f. Les rubriques annexes...9 2. La consultation d une fiche et de ses objets liés... 11 3. L affichage unique de vos comptes et contacts... 11 4. La gestion de l organigramme... 12 5. La liaison plan et itinéraire vers Google Maps... 13 6. La liaison Ratp.fr... 13 7. La liaison Societe.com... 14 8. Le lien Viadeo... 14 9. Autres liens... 14 10. La modification de données... 15 11. La suppression de données... 15 12. L impression d une fiche objet... 16 IV. La création d un nouvel objet... 17 1. Comment éviter les doublons... 18 2. La création d un compte... 19 3. Intégration au Cloud Connector LinkedIn... 20 4. La création d un contact... 21 5. La création d un lead... 22 6. La création d une opportunité... 23 a. Les influenceurs dans une affaire... 24 7. La création d un ticket... 25 8. Les notes... 26 9. Les imports en masse... 26 V. Le calendrier et la programmation d activités... 27 1. La création d un rendez-vous, appel, tâche... 27 2. Fermer les actions... 28 3. Le calendrier partagé... 28 4. Planifier un rendez-vous multi-utilisateurs... 29 VI. Gestion de la messagerie... 30 1. Envoyer un email... 30 2. Créer un modèle d email... 31 3. Envoyer un email depuis Outlook... 32 VII. Personnalisations par l utilisateur... 33 1. La page d accueil, ajout et modification des objets... 33 a. Les Social Feeds... 34 b. Mon portail... 34 2. Les préférences utilisateur... 35 3. Les thèmes... 35 VIII. Créer une sélection et la sauvegarder... 36 1. Recherches simples... 36 2. Recherches avancées... 36 3. Sauvegarder une recherche... 37 Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 2 / 37
I. Préambule Ce document est principalement destiné aux utilisateurs de SugarCRM version Professional mode Saas (hébergé par CARRENET). Les utilisateurs de la version Communautaire (CE) ne pourront donc pas effectuer les actions suivantes : Affecter des enregistrements à des équipes. Archiver un email envoyé depuis Outlook (l intégration Outlook constitue un document spécifique). Visualiser les workflows. Les utilisateurs des versions (Communautaire ou Professional) hébergées par votre société n auront pas accès aux fonctions suivantes (pack CARRENET) : La récupération du mot de passe de l utilisateur en cas d oubli. La gestion de l organigramme graphique. La liaison vers Google et Google Maps / Ratp.fr / Pages Jaunes.fr / Société.com ou Viadeo. La recherche plein texte. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 3 / 37
II. Se connecter à SugarCRM Depuis un navigateur internet, saisissez l adresse suivante pour vous connecter : https://sugarcrm.carrenet.net/nomdevotresociété Puis le nom d utilisateur et le mot de passe qui vous ont été communiqués. Cliquez ensuite sur le bouton Se connecter. Si vous perdez votre mot de passe, cliquez sur le libellé Options et utilisez la fonction Mot de passe oublié, il vous sera demandé votre nom d utilisateur et votre email. Le système enverra un nouveau mot de passe à l adresse indiquée si elle correspond bien au nom d utilisateur inscrit. Dans les options, vous pourrez aussi choisir le thème d affichage : Sugar Classic, Sugar Lite Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 4 / 37
III. Présentation de l interface 1. La page d accueil Lorsque SugarCRM s ouvre, vous parvenez directement sur la page d accueil. Cette page, pratique et personnalisable, propose un résumé de toutes les fonctions et informations disponibles dans l outil. Vous trouverez des explications détaillées sur l ensemble des éléments suivants dans les pages ci-dessous : a. Les principaux onglets (Accueil / Comptes / Contacts ). b. L organisation des objets de la page d accueil et les listes. c. La recherche rapide. d. L accès rapide aux modules. e. Les derniers éléments consultés. f. Les rubriques annexes. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 5 / 37
a. Les principaux onglets Un simple clic sur l un des autres onglets disponibles vous permettra notamment de voir : L agenda regroupe les activités par date sous la forme d un calendrier. La liste des activités classées par type : rendez-vous, appels, tâches. Les leads sont des contacts non qualifiés avec lesquels il n y a pas encore d opportunité en phase de prospection. Un lead peut être converti en contact qualifié. Les contacts peuvent être rattachés à des sociétés. L onglet comptes est la liste de tous les sociétés avec lesquelles votre société est en relation. Les opportunités représentent vos affaires en cours à différentes étapes avec notamment celles en phase de prospection. Ces opportunités servent à établir les prévisions de vente. Les emails : permet d envoyer des emails mais aussi de réaliser des modèles personnalisés pour un contact ou une société. b. Organiser les listes On trouve des listes d objets dans la plupart des onglets de SugarCRM. Sur les objets à colonnes, vous pouvez cliquer sur une colonne pour l ordonner par ordre croissant ou décroissant. Exemple ci-dessous sur la colonne Date de début de l objet Mes RDV. Nous verrons ici comment personnaliser ces objets. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 6 / 37
c. La recherche rapide Elle est disponible en haut à droite. Elle permet de retrouver n importe quelle chaine de caractère dans l ensemble de la base. Notez que grâce au Pack CARRENET, cette recherche s effectue par contient. Vous pouvez réduire les modules dans lesquels la recherche s effectue en cliquant sur la petite loupe à gauche du libellé Recherche, ne sélectionnez que le module Comptes si vous souhaitez rechercher uniquement des sociétés. Cliquez sur le bouton Go pour déclencher la recherche. d. L accès rapide aux modules Un clic sur la flèche à droite d Accès rapide vous propose une liste de tous les modules. Un simple clic vous permet alors d accéder au module ou à la fonction souhaité. Cette fonctionnalité permet de réduire significativement le nombre de clics. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 7 / 37
e. Les derniers éléments consultés Sous la barre des onglets vous pouvez consulter la barre des huit derniers objets visualisés (Derniers éléments consultés). Le fait de cliquer sur l un des éléments affiche directement sa fiche détaillée. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 8 / 37
f. Les rubriques annexes En haut à droite de votre écran se trouve une autre barre de raccourcis : Un clic sur Collaborateurs affiche la liste de tous les utilisateurs de SugarCRM. Un simple clic sur un nom affiche les coordonnées détaillées de votre collaborateur. Un clic sur Mon Compte permet d accéder à la configuration de vos préférences. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 9 / 37
Un clic sur Déconnexion vous déconnecte de SugarCRM et vous renvoie à la page de connexion (utile si vous souhaitez par exemple modifier les options de langue, cliquez pour cela sur Options). Un clic sur A propos de présente l éditeur SugarCRM et vous donne la version du logiciel sur laquelle vous travaillez. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 10 / 37
2. La consultation d une fiche et de ses objets liés Lorsque vous affichez par exemple, une liste de contacts, de sociétés ou d opportunités, par simple clic sur le nom de l objet (code couleur (bleu ou rouge) = lien html) vous accédez au détail de l élément. Par extension, à partir d une fiche objet, vous pouvez toujours accéder aux objets qui lui sont rattachés (exemple : société, opportunité, tâche ) par lien direct sur la fiche. Par ailleurs, tous les objets d un contact (notes, opportunités, activités en cours et passées) sont automatiquement visualisables depuis la société de ce contact. 3. L affichage unique de vos comptes et contacts Cliquez par exemple sur l onglet Comptes, la liste de toutes les sociétés s affiche. Pour consulter uniquement les comptes qui vous sont affectés, cochez la case Uniquement mes éléments de l onglet Recherche simple puis cliquez sur le bouton Rechercher. Attention! Si vous passez dans un autre onglet puis revenez sur Comptes, la recherche précédente est toujours active. Pour revenir à la liste complète, cliquez sur le bouton Effacer. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 11 / 37
4. La gestion de l organigramme Depuis une fiche société ou contact vous pouvez accéder à l organigramme de l objet : cliquez sur le bouton Organigramme au dessous de la fiche détaillée. Il est simple de construire un organigramme : Editez la fiche du niveau N-1 (bouton Editer) puis dans la case Filiale de cliquez sur le bouton Sélectionner, cherchez la société du niveau N et cliquez sur le nom. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. Vous obtenez un organigramme à 2 niveaux comprenant les contacts respectivement rattachés à chaque société. Vous pouvez créer des organigrammes à N niveaux. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 12 / 37
5. La liaison plan et itinéraire vers Google Maps SugarCRM vous permet, en cliquant sur le bouton Plan d accès, d accéder directement à une carte générée dans Google Maps. Si vous avez renseigné votre adresse (personnelle ou professionnelle) dans Mon Compte, le bouton Itinéraire calculera l itinéraire pour vous rendre jusqu à cette adresse. 6. La liaison Ratp.fr Le bouton RATP ne s affiche que lorsque vous consultez une société dont le Code Postal est en Ile de France (75, 77, 78, 91, 92, 93, 94). Un clic sur ce bouton donne l itinéraire par les transports en commun de cette région. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 13 / 37
7. La liaison Societe.com Depuis une fiche société, un clic sur le bouton Societe.com donne des informations précises sur la société en fonction de son nom ou de son numéro de Siren. 8. Le lien Viadeo Depuis une fiche société ou contact, cliquez sur le bouton Viadeo pour faire une recherche dans l annuaire de professionnels du même nom. 9. Autres liens Le pack CARRENET vous donne aussi accès à différentes fonctions de recherche de société ou contact dans le moteur de Google ou des Pages Jaunes. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 14 / 37
10.La modification de données Depuis la vue détaillée de tous les objets SugarCRM (société, contact, opportunité ), vous pouvez cliquer sur le bouton Editer pour modifier les informations de cet objet. Si vous affichez une liste de contacts ou de sociétés, vous pouvez aussi cliquer sur le petit crayon à droite de chaque ligne pour éditer l objet concerné. Pour enregistrer votre modification, cliquez sur le bouton Enregistrer. Attention! Il est possible, si cet objet ne vous appartient pas, que vous n ayez pas les droits de le modifier. 11.La suppression de données Depuis le mode lecture d un objet (vue détaillée) vous pouvez cliquer sur le bouton Supprimer pour supprimer cet objet. Vous obtiendrez un message de confirmation qu il vous faudra accepter en cliquant sur OK si vous souhaitez réellement supprimer l élément. Attention! Il est possible que si cet objet ne vous appartient pas, vous n ayez pas les droits de le supprimer. Il est possible aussi que certains objets ne puissent pas être supprimés. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 15 / 37
12.L impression d une fiche objet A partir d une fiche société, contact, opportunité, vous pouvez imprimer en utilisant les fonctions d impressions de votre navigateur internet : Depuis le menu Fichier de votre navigateur internet, sélectionnez l option Aperçu avant impression Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. Pour une impression optimisée, vous pouvez réduire la barre de raccourcis en cliquant sur la flèche à gauche de la barre. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 16 / 37
IV. La création d un nouvel objet La création d un nouvel objet se fait à partir des liens (Raccourcis) figurant en colonne de gauche du bureau (onglet Accueil) ou directement depuis les onglets concernés. Vous pouvez également créer une activité, un contact ou un compte directement à partir d un objet Outlook (e-mail, contact, calendrier, tâches). Vous trouverez des informations détaillées sur l intégration Outlook SugarCRM dans le document «Document PDF d'utilisation du plugin Outlook» disponible à l adresse suivante : http://support.carrenet.net/wiki/doku.php?id=sugarcrm:outlook:outlook Attention! Par défaut, très peu de champs sont obligatoires pour la création des objets dans SugarCRM. Dans ce chapitre, nous vous listerons les champs à renseigner impérativement pour maintenir un bon niveau de qualité des données de la base et permettre les actions de masse sur les contacts. (mailings, e-mailings, requêtes, définitions d une population cible, analyses statistiques). Les fonctions de création «rapide» de contact, de société ou d opportunité sont relativement déconseillées dans la mesure ou elles enrichissent la base d objets mal qualifiés et peu pertinents pour des mailings (pas d adresse associée) ou pour toutes actions du marketing (séminaires, etc.). Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 17 / 37
1. Comment éviter les doublons Si vous souhaitez créer une société, faites préalablement une recherche par le nom de cette société et vérifiez qu elle n existe pas. Pour le contact, une recherche par le nom puis le prénom peut aussi s avérer utile. Si lors de la création d une société vous inscrivez exactement le nom d une société déjà existante, le système vous préviendra qu une société du même nom existe déjà et vous proposera d annuler la création ou au contraire de la poursuivre. Sur un contact, le dédoublonnage automatique se fait sur le prénom et le nom exacts. Notez qu il n y a pas de dédoublonnage automatique sur les opportunités, les activités et les tâches. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 18 / 37
2. La création d un compte Certains champs sont importants à renseigner : Le nom de la société. Le secteur d activité. Le Type (souvent égal à Prospect quand vous créez le compte). Le téléphone. L adresse principale du compte. Pour l assignation du compte : bien vérifier les informations dans les champs Equipe et Affecté à. Vous pouvez aussi compléter les informations suivantes : Filiale de : lien avec une société parente si elle existe dans la base. Cette information bien renseignée pour les différentes entités d un groupe (filiales, sous-filiales) permet de visualiser ensuite l organigramme du groupe à partir du bouton Organigramme. Site internet : lien actif cliquable. CA annuel : n oubliez pas de précisez l année entre parenthèses. Code NAF : permet de faire des recherches très ciblées sur un secteur d activité précis. Description : description de la société, informations particulières qui ne sont pas précisées dans les champs standards. Notez qu en fonction du paramétrage spécifique effectué pour votre société, ces champs et leurs emplacements peuvent différer de cet exemple. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 19 / 37
3. Intégration au Cloud Connector LinkedIn Si vous possédez un compte LinkedIn (vous pouvez sinon aisément en créer un : http://www.linkedin.com) : Connectez-vous à votre compte LinkedIn. Placez votre souris sur le bouton bleu In qui apparait à droite du nom des sociétés. La fenêtre montre si certains collaborateurs de cette société sont déjà référencés sur ce réseau professionnel. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 20 / 37
4. La création d un contact Avant de créer un contact, il est nécessaire de faire la différence entre un contact et un lead (piste) : Un lead est un contact non qualifié, rencontré au cours d un salon ou d un autre évènement marketing et pour lequel vous ne disposez que de très peu d informations. Il n est pas possible de lier une affaire (Opportunité) à un lead. Un lead contient dans le même formulaire des informations sur la société et le contact. Certains champs sont indispensables à renseigner : Nom et prénom. Origine du contact. Fonction. Au moins une adresse email ou un numéro de téléphone. Vous pouvez aussi compléter les informations suivantes : Nom du compte : permet de lier une société à ce contact, cliquez sur le bouton Sélectionner et recherchez la société à lier puis cliquez sur son nom. Reporte à : vous permet de spécifier le responsable hiérarchique du contact que vous créez. Permettra de visualiser un organigramme lorsque vous aurez créé le contact. Synchroniser avec Outlook : permet de synchroniser ce contact avec votre Outlook (Plus de précisions sur http://support.carrenet.net/wiki/doku.php?id=sugarcrm:outlook:outlook) Equipe et Affecté à : avec quelle équipe vous allez partager ce contact (par défaut votre équipe) et à quel collaborateur vous l affectez (vous par défaut). Ne pas appeler : cochez cette case si vous souhaitez que ce contact ne reçoive plus d appel de la part de votre société. Demande de désinscription : indique que ce contact ne souhaite plus recevoir d emails mailings, sur cette adresse, de la part de votre société. Non-valide : indique que l adresse email du contact est erronée et qu il serait donc souhaitable de la corriger. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 21 / 37
5. La création d un lead Comme évoqué au point précédent, un lead regroupe dans le même formulaire des informations de contact (collaborateur) et de société. Un lead est une personne qui a manifesté un intérêt pour vos produits, on peut le qualifier de piste commerciale. Un lead peut, par exemple, provenir : D une demande de renseignement depuis votre site internet (possibilité, avec SugarCRM, de créer automatiquement un lead depuis un formulaire internet et d envoyer un email). D un fichier Excel (ou csv) acheté. D un fichier de contacts rencontrés au cours d un salon. Pour créer un lead : Cliquez sur le raccourci de la page d accueil : Créer un lead ou sur le lien du même nom depuis l onglet Leads. Les informations à remplir sont globalement les mêmes que pour un contact, vous pouvez cependant apporter des explications supplémentaires quant à sa source ou à son statut. Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé. En cliquant sur le bouton Convertir le lead, le lead sera converti en contact. Lors de cette conversion, vous pouvez aussi éventuellement créer une société, une opportunité et un rendez-vous. Notez que le lead restera lié au nouveau contact créé et visible dans le sous-onglet Lead du contact. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 22 / 37
6. La création d une opportunité Une opportunité (Affaire) vous permet d établir vos prévisions de chiffre d affaires à partir des ventes à venir. En résumé, une opportunité est une affaire pour laquelle vous précisez ce que vous allez vendre (Nom de l opportunité), à quel prix (Montant), à quelle société (Nom du compte), quelle est la date estimée de clôture de cette vente (Clôture) et à quelle étape de la vente vous vous situez (Etape de vente). Cliquez sur le bouton Créer une opportunité depuis l onglet Opportunité ou depuis le raccourci de la page d accueil. Donnez ensuite un nom à votre opportunité. Spécifiez ensuite les autres éléments : Nom du compte, Origine, Montant Validez bien que cette opportunité vous est affectée dans le champ Affecté à. Les champs marqués d un astérisque rouge sont obligatoires. Il peut cependant être utile de renseigner les champs suivants : Type : conquête (Nouvelle affaire) ou fidélisation (Client existant)? Origine du lead : quelle est l origine de cette affaire? Devise : quelle est la monnaie de référence pour cette affaire (Euro ( ) ou )? Etape suivante : quelle est l étape suivante : appel, rendez-vous de négociation? Active : indiquez si l opportunité est active ou inactive ce qui vous permet de facilement faire des tris entre celles qui sont en cours et les clôturées. Lorsque vous avez saisis les informations nécessaires, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 23 / 37
a. Les influenceurs dans une affaire Vous pouvez relier d autres objets à une opportunité, spécifiez qu un RDV ou un appel lui sont liés. L une des fonctions intéressante des opportunités est la possibilité de lier des influenceurs, à savoir des personnes (Contacts) qui auront une influence qualifiée sur la vente. Depuis une opportunité, allez dans l onglet Contacts puis cliquez sur le bouton Créer, si vous souhaitez créer un nouveau contact ou Sélectionner pour aller chercher un contact déjà existant dans la base de données SugarCRM. Pour définir le rôle du contact, cliquez sur le bouton Modifier (à droite du contact) et aidez-vous de la liste de choix proposée, cliquez ensuite sur le bouton Sélectionner pour valider votre choix. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 24 / 37
7. La création d un ticket Un ticket peut être une demande d assistance ou une demande d information. Après sa création il pourra être affecté à la personne ou à une équipe de personnes susceptibles de répondre à la question posée. En fonction du paramétrage réalisé dans l application, des workflows SugarCRM permettent notamment d affecter le ticket selon la priorité, la catégorie de question posée Pour créer un ticket : Cliquez sur le raccourci de la page d accueil : Créer un ticket ou sur le lien du même nom depuis l onglet Tickets. Saisissez les informations demandées. Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé. Pour résoudre un ticket, modifier son statut (généralement Fermé) puis saisissez le processus de résolution ou les documents envoyés afin de garder une trace de l action réalisée. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 25 / 37
8. Les notes Toute information renseignée dans la base et liée à un autre objet sera visualisable depuis l objet dans les onglets listés en dessous : actions, contacts Lorsque vous clôturez une action dans l onglet Activités d un objet (en cliquant sur la petite croix dans la colonne Fermer), l action est transférée dans l onglet Historique de ce même objet. Vous pouvez ajouter des notes et des pièces-jointes aux différents objets (contacts, sociétés ) : Cliquez sur Créer une note ou un fichier attaché. Donnez un titre (Sujet) à votre note puis écrivez votre note. Si vous souhaitez ajouter un document spécifique : o cliquez sur le bouton Formulaire complet juste au dessus o Cliquez sur le bouton Parcourir pour aller chercher le document spécifique sur votre disque dur. Il sera ajouté dans SugarCRM et partagé avec l ensemble des collaborateurs ayant accès à cette fiche. 9. Les imports en masse Si vous souhaitez importer des contacts ou des sociétés en masse (à partir de fichier Excel, etc.), il est nécessaire de vous adresser à l administrateur fonctionnel de votre application qui centralise les demandes de chacun et encadre les opérations d imports. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 26 / 37
V. Le calendrier et la programmation d activités 1. La création d un rendez-vous, appel, tâche A partir d un objet contact, société ou opportunité, cliquez sur l un des boutons suivants : Créer une tâche : notez qu une tâche peut-être un appel sans date et heure fixes. Les tâches apparaissent à droite du calendrier (Onglet Agenda). Planifier une réunion : créer un rendez-vous ou une réunion. Planifier un appel : créer un appel à une date et heure fixe (apparenté à un rendez-vous téléphonique). Vous pouvez aussi cliquer sur les raccourcis de la page d accueil, dans les onglets Activités et Agenda. Vous pouvez programmer ces actions avec ou sans lien avec l un des objets de la base. o Si vous créez votre action directement depuis un contact, cette action sera par défaut liée au contact à partir duquel vous avez créé cette action. Idem pour société ou opportunité. o Si vous créez une action depuis l onglet activité ou agenda, il vous faudra préciser, si besoin, l objet auquel est liée cette action. Lorsque vous créez une action, en fonction du type d action, sont demandés un titre (Sujet) et des éléments liés à l heure et à la durée. Vous pourrez configurer une alerte sur une Réunion ou un Appel mais pas sur une Tâche pour laquelle vous donnerez plutôt une date d échéance. Dans le champ Description, vous pouvez ajouter des commentaires mais aussi le compte-rendu de l action lorsque vous la clôturerez. Elément important, spécifiez bien la personne affectée à cette action (par défaut c est vous) dans le champ Affecté à (ID). Si vous programmez une action pour l un de vos collaborateurs, elle apparaîtra dans son agenda. Cliquez sur le bouton Enregistrer. L action apparaîtra dans l agenda de la personne affectée, dans sa liste d activités, en fonction du type d action et dans le ou les objets liés si vous l avez précisé. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 27 / 37
Lorsque vous affichez une liste d actions, depuis la page d Accueil ou depuis l onglet Activités d un objet contact par exemple, certaines actions ont une couleur rouge ou orange : La couleur rouge indique que la date et l heure de l action sont dépassées. La couleur orange indique que l action a lieu ce jour mais que l heure n est pas encore dépassée. 2. Fermer les actions Lorsque vous avez terminé une action, il est préférable de la clôturer afin qu elle soit transférée de l onglet Activités à l onglet Historique dans l objet lié. Depuis l onglet Activités cliquez sur la petite croix à gauche du nom de l activité (Sujet), le détail de l action apparaît aussitôt. Le statut est Tenue (pour un appel ou une réunion) indiquant que l action a été réalisée. Saisissez éventuellement un commentaire de clôture dans le champ Description de l action. Cliquez ensuite sur le bouton Enregistrer. La clôture peut aussi être directement effectuée depuis les objets Mes appels ou Mes RDV de la page d Accueil. 3. Le calendrier partagé Depuis l onglet Agenda vous pouvez : Consulter votre propre calendrier. L afficher au format hebdomadaire, mensuel ou annuel. Cliquer sur le bouton Calendrier partagé pour consulter plusieurs calendriers simultanément. En cliquant sur le bouton Editer vous pouvez choisir les utilisateurs ou équipe d utilisateurs que vous souhaitez consulter. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 28 / 37
4. Planifier un rendez-vous multi-utilisateurs Vous pouvez associer plusieurs collaborateurs ou contacts à une action. Procédez de la manière suivante : Créez simplement une action. Dans la partie inférieure de l écran (rectangle Ajouter des participants), cherchez un collaborateur ou utilisateur par son prénom, nom de famille ou Email puis cliquez sur le bouton Rechercher. Lorsque le collaborateur souhaité s affiche, cliquez sur le bouton Ajouter à droite de sa ligne. Si ce collaborateur est déjà occupé, vous verrez une zone violette apparaître indiquant les heures qu il a déjà réservées. Si la zone apparaît en rouge, cela signifie qu il est déjà occupé dans les heures que vous souhaitez réserver pour lui. Lorsque vous avez terminé et avant de sauvegarder cette action, vous pouvez cliquer sur le bouton Envoyer aux participants. Ceci enverra automatiquement un message email aux différents participants de l action en leur demandant de confirmer leur participation. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 29 / 37
VI. Gestion de la messagerie 1. Envoyer un email Lorsque vos paramètres de messagerie sont configurés (Cf. XXXX), il est très simple d envoyer un email depuis SugarCRM. Il suffit de cliquer sur l adresse email d un contact ou d une société. Rédigez votre email puis cliquez sur le bouton Envoyer et votre email sera envoyé et stocké dans l historique de chaque destinataire afin de pouvoir être consulté ultérieurement. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 30 / 37
2. Créer un modèle d email Depuis l onglet Emails : Cliquez sur le raccourci à gauche Créer un modèle d email. Donnez un nom à ce modèle d email (champ obligatoire) et éventuellement une description. Vous pouvez ensuite insérer des champs de fusion depuis le champ Insérer une variable. Vous pouvez choisir entre des champs de type société (Compte), des champs de type contact, lead, prospect et des champs provenant des utilisateurs (vos collaborateur) SugarCRM. Pour chaque type, vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez puis cliquer sur le bouton Insérer pour insérer le champ dans le corps de l email (Contenu) à l endroit ou vous aviez placé votre curseur. Dans le champ Sujet, renseignez l objet de votre email comme dans un email normal. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Enregistrer. (Vous pouvez concevoir des emails au format texte en cochant la case Envoi de texte seulement au dessus du corps du texte). Pour envoyer un email à partir d un modèle : Cliquez sur une adresse email Cliquez sur le bouton Options Sélectionnez à droite le modèle que vous souhaitez utiliser. Note : adressez-vous au département Marketing si vous souhaitez réaliser des campagnes d e-mailings. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 31 / 37
3. Envoyer un email depuis Outlook L installation du plugin d intégration entre Outlook et SugarCRM vous permet d envoyer un email depuis Outlook tout en l archivant dans SugarCRM. Vous pouvez aussi chercher des adresses email de SugarCRM depuis Outlook en cliquant sur le bouton Lookup Sugar Addresses. Un écran apparaît vous permettant d aller chercher des adresses directement dans SugarCRM et de choisir si les personnes sélectionnées seront destinataires (Add To) ou en copie de l email (Add Cc). Cliquez ensuite sur le bouton OK et écrivez normalement votre email. Si vous souhaitez archiver votre email dans SugarCRM, cliquez sur le bouton Send and Archive à la place d un envoi standard. En fonction des adresses email des destinataires, il vous est proposé, dans un pop-up, une liste de contacts auxquels vous pouvez joindre cet email en les sélectionnant. Cliquez ensuite sur le bouton Archive et votre email sera envoyé et archivé automatiquement dans SugarCRM. Si vous avez joint un document à votre email, nous vous conseillons de ne pas l archiver dans SugarCRM sauf si c est un document spécifique (pas de document standard). Pour valider les options d envoi des pièces-jointes, depuis Outlook, allez dans Outils / Sugar Options / Onglet Général et paragraphe Options d archivage des pièces-jointes, choisissez Demander avant d envoyer les pièces-jointes. Vous trouverez des informations détaillées sur l intégration Outlook SugarCRM dans le document «Document PDF d'utilisation du plugin Outlook» disponible à l adresse suivante : http://support.carrenet.net/wiki/doku.php?id=sugarcrm:outlook:outlook Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 32 / 37
VII. Personnalisations par l utilisateur 1. La page d accueil, ajout et modification des objets La page d accueil est composée d objets configurables. Un objet (dashlet) peut, par exemple, être une liste de rendez-vous (Mes RDV), une liste de comptes (Mes comptes), un lien vers un site internet, ou encore un graphique d opportunités (Mes prévisions de ventes). Chaque objet est configurable, vous pouvez l enlever, le déplacer ou, pour la plupart des objets, en modifier les propriétés. Pour ajouter des objets, cliquez (clic gauche) sur les petites flèches à droite du titre de l onglet dans lequel vous souhaitez ajouter l objet, sélectionnez Ajouter des dashlets. Une fenêtre apparait. Cliquez ensuite sur l un des objets que vous souhaitez ajouter. Il apparaît automatiquement au dessus de tous les autres objets. Lorsque vous avez ajouté les objets souhaités, cliquez sur la croix en haut à droite pour revenir à la page d accueil. Pour déplacer un objet, procédez par glisser-déposer. Sélectionnez l objet que vous souhaitez déplacer en plaçant votre souris au milieu de la barre de titre, une petite croix apparaît, maintenez la souris cliquée (clic gauche) et déplacer l objet vers l endroit ou vous souhaitez le déposer, en dessous ou au-dessus d un autre objet, des pointillés apparaissent lorsque l espace est libre, vous pouvez relâcher votre clic de souris. Pour enlever un objet, cliquez sur la croix en haut à droite du rectangle de l objet puis confirmez. Pour modifier les propriétés d affichage d un objet (quand cela est possible) : Cliquez sur le petit crayon en haut à droite du rectangle de l objet. L écran de configuration apparaît, vous pouvez alors : o Modifier le titre de l objet (Fonction). o Modifier le nombre de lignes qui s afficheront par défaut (Lignes affichées). o Choisir les colonnes que vous affichez (Afficher les colonnes). o Choisir les critères d affichage, par exemple en cochant la case Mes RDV vous n afficherez que vos propres rendez-vous. Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 33 / 37
a. Les Social Feeds SugarCRM permet le suivi des éléments importants modifiés dans l application : la création d un nouveau lead, la création ou la résolution d un ticket ou encore un statut saisi par vos collaborateurs connectés à l application (fonction semblable à celle de Facebook). Pour activer cette fonction, ajouter un nouvel objet (dashlet) appelé Mes Sugar Infos dans l onglet Outils En cliquant sur le crayon, vous pouvez paramétrer les éléments que vous souhaitez afficher. b. Mon portail Sur le même principe que précédemment, vous pouvez ajouter un objet appelé Mon Portail, vous pouvez le paramétrer pour afficher un site internet de votre choix. Dans l exemple ci-dessous nous utilisons le site : http://voyages-sncf.mobi/ Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 34 / 37
2. Les préférences utilisateur Depuis la page d accueil : Cliquez tout en haut à droite sur le libellé Mon Compte puis sur le bouton Editer. Vous pouvez dès à présent changer votre mot de passe en cliquant sur le bouton du même nom. Les informations de votre base de données SugarCRM sont accessibles depuis un simple navigateur internet, Il est donc particulièrement important de saisir un mot de passe relativement élaboré en croisant des chiffres et des lettres. Dans les préférences utilisateurs vous pouvez paramétrer le format d affichage des dates et des chiffres (séparateurs décimal et de milliers), le fuseau horaire sur lequel vous vous situez ou encore la devise que vous utiliserez dans les éléments financiers de vos affaires. Renseignez aussi l ensemble de vos coordonnées ce qui permettra à l un de vos collaborateurs de vous joindre facilement en cliquant sur le libellé Collaborateurs depuis la page d accueil. Cliquez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé. 3. Les thèmes Différents thèmes d affichage sont disponibles. Vous pouvez les choisir tout en bas de votre écran sans avoir besoin de vous déconnecter. Vous pouvez aussi, en haut à droite, modifier les couleurs et la taille d affichage des caractères. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 35 / 37
VIII. Créer une sélection et la sauvegarder 1. Recherches simples Les fonctions de recherche sont disponibles depuis tous les onglets de SugarCRM. Les recherches simples se font de la manière suivante : Allez dans l onglet à partir duquel vous voulez effectuer la recherche, si c est, par exemple, une société, cliquez sur Comptes. La liste des comptes s affiche. Dans l onglet Recherche simple, placez le curseur dans le champ Nom du Compte et saisissez les premières lettres du nom de la société recherchée puis cliquez sur le bouton Rechercher. Une liste des sociétés dont le nom commence par les lettres saisies s affiche. Cliquez sur le nom d une société pour afficher la vue détaillée. Pour rechercher par contient, saisissez un % avant les lettres, exemple : %po affichera toutes les sociétés dont le nom contient po. Si vous souhaitez effacer tous vos critères de recherche, cliquez sur le bouton Effacer. Attention! Toutes les recherches sont gardées en mémoire. Si vous allez sur un autre onglet et revenez sur l onglet Comptes à partir duquel vous avez déjà effectué une recherche, cette recherche sera conservée jusqu à ce que vous cliquiez sur le bouton Effacer. 2. Recherches avancées La Recherche avancée (onglet suivant) fonctionne sur le même principe que la recherche simple mais vous disposez de critères plus nombreux. Certaines recherches s effectuent à partir de listes de choix pré-paramétrées. Vous pouvez choisir plusieurs critères de recherche dans une même recherche. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 36 / 37
3. Sauvegarder une recherche Vous pouvez enregistrer une recherche : Cliquez sur le lien Recherches et Formulaires enregistrés en bas du formulaire de Recherche avancée. Donnez un nom à votre recherche dans la case : Sauvegarder cette recherche. Vous pouvez afficher les colonnes souhaitées dans les listes en prenant un champ dans l objet Cacher les colonnes et en les transférant (par un clic sur la flèche du milieu vers la gauche) dans l objet Afficher les colonnes. Triez votre liste en choisissant le champ de tri dans Trier par colonne, de manière croissante (Montant) ou décroissante (Descendant) Affichez les recherches précédentes en les sélectionnant dans la liste déroulante Recherches enregistrées en dessous de l un des formulaires de recherche. Document : Utilisation_SugarCRM_5.2.doc Page : 37 / 37