Cllque 07-05-2015 Rapprt de l'atelier 1 P.1 MON PLAN D'URGENCE COMMUNAL: À QUEL NIVEAU EN EST-IL ET COMMENT CONCRÈTEMENT LE FAIRE AVANCER? QUESTION 1: COMMENT ÉTABLIR UN ÉTAT DES LIEUX DE MON PLAN D URGENCE COMMUNAL ET COMMENT LE PARTAGER AVEC LES DIFFÉRENTS PARTENAIRES AFIN QU ILS SE SENTENT IMPLIQUÉS DANS LES PROJETS QUI VISENT À LE FAIRE PROGRESSER? Résultats du grupe de travail VERT Synthèse et cmparaisn avec d autres PGUIC Réaliser une check list Validatin et mise à jur du PGUIC Réaliser des exercices Apprbatin du PGUIC par les différentes disciplines Deadlines - Echéancier à respecter Chaîne de rappel Platefrme de partage électrnique Chisir des partenaires : disciplines, privés, entreprises, électeurs cmmunaux Synthèse et cmparaisn avec d autres PGUIC Se faire aider par les services du Guverneur (critiques de ce qui est fait et cnseils pur la suite) Obtenir un canevas de PGUIC Se baser sur les PGUIC existants et reprendre les dnnées qui crrespndent à ma cmmune et à sn envirnnement Réaliser une check list Des risques (PPUI & PIU) Des myens (matériels & humains de la cmmune ainsi que des myens privés, extérieurs) Prcessus (implicatin des disciplines, de la cellule cmmunale de sécurité) Suivi TODO Etablir des frmulaires types en cllabratin avec les disciplines et le persnnel cmmunal Exercices Canevas et aide à l rganisatin par le Guvernement Prvincial et de la Défense Validatin et mise à jur (cfr législatin) Validatin par les disciplines en cellule de sécurité Validatin par le Cnseil Cmmunal Validatin par le Guverneur de la Prvince Test par exercice
ROI de la cellule de sécurité Deadlines et prgrammatin Mise à jur péridique et/u après crise et/u exercice Platefrme de partage électrnique Chisir des partenaires : disciplines, privés, entreprises, Instituts, électeurs, etc P.2 Résultats du grupe de travail ROSE Identifier les différents partenaires et les sensibiliser Écles Plitique Entreprises Etc Résumé le PGUI et le rendre pratique par/avec des éléments pratiques et efficaces Exemple : séparer le répertire des fiches cnnexes imprtance de la structure Manque de temps Échange d infs Structure Intérêt (entreprise, D1-D2-D3, plitique) Langage technique (PMA, ) Rencntres entre PlanUs Réunins de la cellule de sécurité En faisant des mises à jur régulières En le testant (exercices) Cntacts / échanges avec les entreprises (à risques et autres) Réunins péridiques avec les différentes disciplines cncernées hrs activités, manifestatins, Mécnnaissance de la planificatin d urgence par la ppulatin Initiative (vers partenaires) Manque de descriptin de fnctin Recnnaissance des Planus (cllectivités, entreprises, ppulatin) Faire cnnaitre la planificatin d urgence en la présentant Résumé le PGUI et le rendre pratique par/avec des éléments pratiques et efficaces Créer un carnet résumant le PGUI Structure Créer un répertire d index pur atteindre rapidement l infrmatin Avir des plans schématiques des lieux avec les éléments principaux (srtie de securs, ascenseurs, extincteurs, ) Rencntres entre PlanUs Participer à des cllques u platefrmes dédiés aux PlanUs En faisant des mises à jur régulières Déléguer certaines des tâches de mises à jur auprès des persnnes à la surce des infrmatins (ex : pur la ZAE auprès des intercmmunales, pur écles auprès du service de l enseignement, )
QUESTION 2: QUELLES BONNES PRATIQUES PUIS-JE UTILISER AU QUOTIDIEN POUR FAIRE PROGRESSER MON PLAN D URGENCE COMMUNAL ET MA PRÉPARATION PERSONNELLE À LA GESTION DE CRISE? P.3 Résultats du grupe de travail VERT Sensibiliser les autrités Cnsulter les PGUIC des cmmunes visines Mutualiser les myens et le persnnel Se faire aider par les services du Guverneur, ne pas attendre le «tut-cuit» et le «Demandez, il vus sera dnné» Régie centralisée (PIPS/PGUIC) Cllabratin entre cllègues et réseautage avec partenaires internes et externes Recnnaissance de la fnctin dans la cmmune Pur prgresser, aller vir les différentes disciplines (prise de cntact) Aller vir les entreprises, les cllectivités et se faire cnnaître Faire un exercice «clé sur prte» dans la cmmune Suivre des frmatins Ne pas nmmer les fnctinnaires PLANU u D5 sans cncertatin Dnner du temps aux fnctinnaires PLANU pur se frmer dans les matières qu ils ne maîtrisent pas et qui ne fnt pas partie de leur travail habituel Dnner du temps pur exercer sa fnctin et en assurer le suivi Savir ù s adresser pur faire prgresser le PGUI : recevir un canevas avec la prcédure à suivre Suivre des frmatins Budgétiser les frmatins Se renseigner sur les frmatins prpsées Mettre à dispsitin du PLANU les myens de s y rendre (finances, matériel, temps) Réginaliser les centres de frmatin pur faciliter l accès Dnner du temps au PLANU pur exercer sa fnctin et en assurer le suivi Recnnaître sa fnctin et lui dnner un véritable statut Dégager du temps pur cette fnctin recnnue Cllabratin entre cllègues et réseautage avec partenaires internes et externes Créatin d une platefrme cmmune Budgétiser sa créatin Elargir la cellule à des membres qualifiés extérieurs à la cmmune Prévir des réunins avec les membres du persnnel pur leur expliquer le rôle du PLANU et leur prpre rôle Régie centralisée (PIPS/PGUIC) Etablir une liste des myens humains et matériels entre les cmmunes limitrphes Résultats du grupe de travail ROSE Cnnaitre les impétrants sur la cmmune Cnnaitre les festivités sur la cmmune Dégager du temps S avir s isler pur mieux se cncentrer Cnvaincre le plitique et la ligne hiérarchique du rôle du PlanU
Carnet d adresses à mettre à jur et à amélirer Créer sn réseau Cnstituer un minimum d équipement (IT, télécm, ) Circuler dans sa cmmune pur bien la cnnaitre (risques, atuts, ) Amélirer sa cartgraphie Avir un clud pur partager les infs Planifier des réunins régulières Créer un bn climat de travail Préparatin d exercices Utiliser les utils existants (planu.be, prvince, ) Faire une veille technlgique, administrative Se mtiver Avir des cntacts transversaux avec les services de la ville Rencntrer les entreprises Frmer un suppléant P.4 Dégager du temps Se tenir à un planning précis : 1 tâche précise à la fis Le Cllège devrait définir clairement le temps à cnsacrer au plan et peut-être revir les attributins du PlanU Dnner l ccasin au PlanU de se frmer Désigner des vlntaires «vraiment vlntaires» et qui nt les capacités de mener la missin à bien Bien faire cmprendre au puvir plitique l imprtance du rôle et des missins du PlanU Carnet d adresses à mettre à jur et à amélirer Identifier les différents partenaires et répertrier les crdnnées exactes et précises : ù et qui directement Circuler dans sa cmmune pur bien la cnnaitre (risques, atuts, ) Identifier par exemple les endrits ù un hélic peut se pser Bien cnnaître, identifier et répertrier les pints de rassemblement pssibles Inventrier sur place Visite phts Utiliser les utils existants (planu.be, prvince, ) Quels snt réellement ces utils existants? nécessité de faire un répertire et de nus le dnner
QUESTION 3: COMMENT INSTALLER UNE COLLABORATION WIN-WIN AVEC LES DISCIPLINES? QUELLES DÉMARCHES CONCRÈTES METTRE EN PLACE? P.5 Résultats du grupe de travail VERT Prendre cntact avec les disciplines et rganiser des réunins Se faire cnnaître Unifrmiser le plan d urgence entre les services qui se truvent sur une même zne Des chasubles pur identifier chaque acteur (planu, burgmestre, disciplines, ) Créer une platefrme cmmune «web respnsive»? Optimisatin d un frmulaire unique (multidisciplinaire) Organisatin d exercices Révisin du PGUIC avec les disciplines Listing avec les crdnnées Mise à jur des listings Prendre cntact avec les disciplines et rganiser des réunins Organiser des réunins frmelles réunin de la cellule de sécurité seln le ROI Organiser des réunins infrmelles réseautage, échanges entre les persnnes listées dans le plan Créer une platefrme cmmune «web respnsive» Platefrme cmmune à deux niveaux : micr et macr Une principale et une en back-up (pas sur le même système) Organisatin d exercices Plan d actin : psséder un PGUIC, un PIPS et un plan d exercice phasé Dévelpper une plitique d entraînement évlutive, graduelle qui dit abutir sur un plan d actin COHERENCE SUR LE TYPE D EXERCICE Mise à jur du PGUIC avec les disciplines La base de la révisin est définie par les situatins de crise et les exercices mis en place Applicatin de l AR Résultats du grupe de travail ROSE Exercice de type «Table Tp» Participatin du PlanU aux exercices mn disciplinaire Prendre cntact / se présenter Définir les attentes et bjectifs de chacun Se réunir Dévelppement de la cellule sécurité Avis des disciplines sur les manifestatins Analyse des avis émis par les disciplines Prise de décisin et mise en œuvre ensemble Participatin des autrités aux réunins Dévelpper des fiches techniques en cllabratin entre le PlanU et les disciplines Réactualisatin des cntacts / acteurs (ex : nuvelle zne de securs) Cmmunicatin au sens large Séances de frmatin aux membres du persnnel Séances d infrmatin vers le cityen
Mise en place d une platefrme (clud) Inventaire des myens matériels Identificatin des myens humains Exercice de grande ampleur avec cllabratin extérieure Bnne cnditin lrs de rencntre P.6 Exercice de type «Table tp» Myens financiers Elabrer scénari nn-cmmun pur les acteurs (piste, exercice CLEX) Réalisatin (minutage) Débriefing à chaud Débriefing à frid Adaptatin du PGUI Avis des disciplines sur les manifestatins Créer un calendrier des manifestatins récurrentes Lister les types de manifestatins pssibles Mettre des niveaux de risque + classer Rencntrer pur les niveaux les plus hauts Résumer les règles établies par les disciplines Suivi Mettre à dispsitin un frmulaire de demande pur l rganisatin d évènements Infrmer les cityens Dévelpper des fiches techniques en cllabratin entre le PlanU et les disciplines Faire inventaire des risques (cnnu inattendu) Fiche par thème Mdèle de base pur tutes les fiches (canevas) Piste de slutin Mise en place d une platefrme (clud) Myens : Frmatins Finances Mise en place Sécurisatin Accès Cntenu