Expérimentation d un registre numérique pour une enquête publique routière
Le contexte 2
Le contexte propre à l institution départementale La démarche «Route Durable» Plan d actions recentré sur l usager Utilisation de l innovation comme levier 3
Le contexte propre à l institution départementale La volonté de mobiliser la participation citoyenne dans le processus d élaboration des projets routiers : Utilisation de photomontages et maquettes numériques en 3D Utilisation élargie des réunions publiques 4
Le contexte propre à l institution départementale La volonté de mobiliser la participation citoyenne dans le processus d élaboration des projets routiers : Extension du champ de la concertation publique au titre du code de l urbanisme (expositions et registres / site internet et registre numérique dédié) Moderniser les enquêtes publiques routières 5
Le contexte propre à l institution départementale Fin 2015, proposition de partenariat avec la préfecture pour expérimenter une enquête avec registre dématérialisé : le recalibrage de la RD4 entre Brignac et Clermont l Hérault Les objectifs affichés : Ø Rendre plus accessibles les informations à l ensemble de la population (y compris les plus jeunes) Ø Offrir aux commissaires enquêteurs des informations en temps réel, mais aussi des outils d échanges directs avec le maitre d ouvrage et l autorité organisatrice Ø Valoriser le dynamisme et la modernité des services de l Etat et du Département. 6
Le contexte réglementaire Loi ENE du 10 juillet 2010 et ses décrets d application n 2011-2018 et 2011-2021 du 29 décembre 2011 (réforme enquête publique environnementale + expérimentation communication du public par voie électronique) Mise en ligne des documents sur le site internet de l'autorité compétente. Expérimentation en matière de communication au public sous forme électronique des projets, plans et programmes ayant une incidence sur l'environnement (alinéa 3 - création de routes soumises à étude d impact) - entrée en vigueur au 1er juin 2012. Ordonnance n 2016-1060 du 3 août 2016 (réforme des procédures destinées à assurer l information et la participation du public à l élaboration de certaines décision susceptibles d avoir une incidence sur l environnement) Application au 1er janvier 2017 Renforcement de la concertation amont (débat public / droit d initiative citoyenne / concertation préalable facultative) Modernisation des procédures de concertation en aval, en généralisant la dématérialisation de l enquête publique (courrier électronique ou tout autre moyen précisé sur l arrêté d ouverture d enquête pour transmission des observations et propositions ) Projet de décret en consultation (site internet avec registre dématérialisé / accès au rapport et conclusions du commissaire enquêteur ou de la commission d enquête) 7
L expérimentation d un registre dématérialisé sur l enquête publique de la RD4 enquête conjointe DUP et parcellaire du 8 juin au 4 juillet 2016 8
Où en étions-nous pour l enquête de la RD4? > Une réglementation incitant à utiliser les outils numériques dans le cadre de l enquête publique, mais pas d obligation. > Pas de précision des textes sur le mode opératoire, tout en considérant internet comme un «support complémentaire». > Une double gestion du registre «papier» et «numérique». Une expérimentation nécessitant l adhésion de toutes les parties : - Le commissaire enquêteur, M. Meallonnier - Les services de la préfecture de l Hérault - Le services du Département de l Hérault 9
La solution technique souhaitée Un mini-site web dédié à cette enquête publique, avec un registre dématérialisé, permettant de garantir : L utilisation des tous les supports (ordinateurs, tablettes, smartphones), tout en garantissant la sécurité informatique La norme accessibilité RGAA pour les personnes handicapées Le respect de la réglementation en matière de numérique et d enquête publique La rapidité et l adaptabilité lors de la mise en œuvre Un coût modeste à l échelle du projet La simplicité d utilisation et d administration du système, dans le respect des prérogatives de chacune des parties 10
Le choix d un prestataire pour cette expérimentation La société «Préambules» (www.registre-dematerialise.fr), avec un service conçu en collaboration avec des experts techniques et juridiques : Un développeur de site internet Un cabinet d avocats spécialiste en droit public Un consultant CNIL Des commissaires enquêteurs membres de la CNCE 11
Un processus global en 4 étapes Création et paramétrage du registre Validation des intervenants Mise à disposition à la population Clôture puis mise en ligne du rapport et décisions 12
Un outil structuré en 3 espaces privés Commissaire enquêteur : suivi en temps réel des observations et assistance à l analyse (facilitant le travail collaboratif en cas de commission) Maître d ouvrage : suivi en temps réel des observations, assistance à l analyse et travail collaboratif pour la préparation des réponses Autorité organisatrice : mise en ligne du dossier et suivi statistique Formation et assistance assurée par le prestataire
Un outil personnalisable Les service a été paramétré en fonction des besoins ou souhaits de l autorité organisatrice et du commissaire enquêteur : Registres distincts en cas d enquêtes conjointes Mise en ligne des observations manuscrites Système de communication CE / MO Modération par l autorité organisatrice ou le CE Masquer les avis anonymes Affichage des observations Partage sur les réseaux sociaux Type de fichiers déposés Envoi régulier des observations vers les lieux de consultation pour intégration dans les registres physiques 14
Des manipulations sécurisées Automatisation de l ouverture et de la fermeture au public du registre Suppression d une observation impossible Actions tracées et disponibles en cas de litiges Observations et analyses sauvegardées toutes les 3 heures Impression des observations à tout moment 15
Le site internet dédié à disposition du public 16
Le service offert à la population En fonction des choix du CE, le registre dématérialisé permet : Accès distant sécurisé tous les jours 24h/24h Analyse du dossier de présentation Lecture des observations Dépôt d observations et pièces jointes volumineuses Norme handicap RGAA respectée Information sur les prochaines permanences Partage sur les réseaux sociaux Envoi automatique du rapport d enquête publique
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L analyse en temps réel des éléments de l enquête 24
Les outils de suivi et statistiques Le suivi de la fréquentation et des téléchargements de chaque enquête, permet de mesurer l intérêt de la population pour le projet et juger de l impact des remarques déposées. 9 téléchargements 13 téléchargements 25
Les outils à disposition du commissaire enquêteur L espace réservé au CE permet de fournir une aide au moment de l analyse des observations, avec la possibilité : Ø de traiter l information en temps réel (alerte par mail / surlignage / identification des doublons / indexation dynamique /...) Ø de prioriser et catégoriser simplement les observations Ø d exporter les informations vers un tableur ou traitement de texte 26
L utilisation du registre dématérialisé : un échec? Pas d observations sur le registre numérique! Ø Ø Ø Nature et localisation du projet? Sensibilité du public local aux nouvelles technologies? Intérêt relatif du dossier d enquête parcellaire du fait des contraintes de la CNIL? Projet peu soumis à débat, car ayant déjà fait l objet d une concertation au titre du code de l urbanisme? Ø Peur de la traçabilité du système? 27
Les pistes de progrès 28
Les évolutions envisagées Ø Ø Ø Ø Ø La partie doivent bien clarifier en amont les modalités de rapatriement des observations entre les registres papiers et numériques. Le maitre d ouvrage doit soigner les supports de présentation du projet. Le prestataire doit améliorer la lisibilité de l enquête sur son portail général d accueil, et homogénéiser la présentation des 3 interfaces utilisateurs. Le système pourra intégrer un lien vers une éventuelle adresse mail du CE, et mentionner les questions de respect des données personnelles. Le Département souhaite poursuivre ce type de démarche de participation du public via les outils numériques (adaptation du projet soumis au débat / mise en concurrence des prestataires). 29
Conclusions 30
Le registre dématérialisé Ø Ø Ø Ø Ø Une enquête publique plus efficace Ø Amélioration de l accessibilité des documents Ø Meilleure visibilité et appropriation des procédures Ø Optimisation des délais de traitement Un projet mis en valeur Ø Présentation en toute transparence du projet, en lui donnant toutes ses chances Ø Meilleure implication des jeunes dans la décision publique, avec la canalisation des réseaux sociaux Ø Vision plus équilibrée du projet, au travers des statistiques de consultation Une système simple, intuitif et ergonomique Ø Accompagnement possible des prestataires Une adaptation à la carte, en fonction des besoins définis par le CE Des outils évolutifs, avec des coûts modestes Ø Mais un commissaire enquêteur qui reste au cœur du projet! 31
Des questions?