APPEL A PROPOSITIONS AGEFOS PME Nord Picardie Accompagnement RH-GPEC Des Entreprises NORD PAS DE CALAIS / PICARDIE Le présent cahier des charges s adresse aux consultants souhaitant répondre à l'appel à propositions "Accompagnement RH-GPEC des entreprises" destiné aux adhérents d'agefos PME en Nord Pas de Calais - Picardie. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 1
SOMMAIRE 1. Présentation d'agefos PME 2. Présentation du projet 2.1 Contexte et objet de l'appel à proposition 2.2 Les objectifs poursuivis par AGEFOS PME Nord Picardie 3. Prestations et productions attendues 3.1 Nature de la prestation et missions assignées aux prestataires 3.1.1 Missions et livrables attendus 3.1.2 Engagements réciproques 3.2 Publics et entreprises visées 3.3 Calendrier de réalisation 4. Procédures de l'appel à proposition 4.1 Prestataires éligibles 4.2 Modalités de réponse à l appel à propositions 4.2.1 Contenu de la note de présentation 4.2.2 Déroulement de la prestation 4.2.3 Exigences et garanties attendues 4.2.4 Offre financière 4.2.5 Délai de réponse 4.3 Instruction et réponse d AGEFOS PME Nord Picardie 4.4 Formalisation du partenariat 4.4.1 Nature du conventionnement 4.4.2 Durée du conventionnement 4.4.3 Co-financement du projet AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 2
1. PRESENTATION D AGEFOS PME Le Fonds d Assurance Formation, AGEFOS PME est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé (OPCA) avec un agrément unique et national délivré par l Etat. Il est régi par une convention nationale, des statuts nationaux et régionaux. Conclue en 1972 et renouvelée le 20/09/2011, la convention nationale a été signée entre la CGPME d une part, et la CFDT, le CFE-CGC, la CFTC, la CGT et CGT-FO d autre part. AGEFOS PME est le premier gestionnaire privé de fonds pour la formation professionnelle et compte aujourd hui 23 associations régionales réparties sur tout le territoire français ainsi que dans les DOM (dont Nord Picardie), et d un Siège National. Le réseau AGEFOS PME, implanté sur l ensemble du territoire, dans 24 régions et 90 implantations locales, exerce et développe, depuis 1972, ses missions et services au plus près des entreprises sur les territoires. Ses 1 100 salariés accompagnent sur le terrain les TPE/PME dans l identification de leurs besoins et la conception d objectifs opérationnels de formation, en fonction de leur propre stratégie. Le réseau AGEFOS PME propose également un service particulier aux branches professionnelles (50 branches adhérentes), groupes ou grandes entreprises nationales qui souhaitent mettre en œuvre une politique de formation commune aux entreprises qui leur sont rattachées, en bénéficiant d un appui régional. Ses trois principales missions sont les suivantes : Collecter les fonds de la formation professionnelle des entreprises. Informer, conseiller et accompagner les entreprises dans l élaboration et la réalisation de leurs projets emploi-formation-compétences, en expérimentant et développant, le cas échéant des dispositifs, démarches et outils innovants en tenant compte des particularités des entreprises, des salariés et des territoires. Financer et gérer les contrats de professionnalisation et les actions de formation, en recherchant si nécessaire des financements externes. AGEFOS PME Nord Picardie, association régionale agissant pour le compte d AGEFOS PME assure dans un cadre intersectoriel et territorial, l accompagnement formation de plus de 17 000 entreprises de plus ou de moins de 10 salariés et couvrant environ 163 800 salariés. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 3
2. PRESENTATION DU PROJET 2.1. CONTEXTE ET OBJET DE L'APPEL A PROPOSITION Le contexte de mutation économique et de crise économique impose aux entreprises une structuration de la fonction ressources humaines leur permettant de s'adapter à un environnement mouvant et complexe. Il s'agira en particulier pour les entreprises de disposer au bon moment, des bonnes compétences et selon le volume nécessaire. Force est de constater que bon nombre de PME possèdent des carences dans la gestion des ressources humaines faisant ainsi courir à l'entreprise un risque économique et social. La loi du 24 novembre 2009 avait élargi les missions des opca en leur reconnaissant un rôle de conseil et d'accompagnement auprès des petites et moyennes entreprises. Ces missions ont été renforcées par la loi du 5 mars 2014 : Informer, sensibiliser et accompagner les entreprises dans l'analyse et la définition de leurs besoins en matière de formation professionnelle. Participer à l'identification des compétences et des qualifications mobilisables au sein de l'entreprise et à la définition des besoins collectifs et individuels au regard de la stratégie de l'entreprise, en prenant en compte les objectifs définis par les accords de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Assurer un service de proximité au bénéfice des très petites entreprises, petites et moyennes entreprises, contribuer au financement de l'ingénierie de certification et prendre en charge les coûts de diagnostics de ces entreprises. Dans ce contexte, AGEFOS PME Nord Picardie souhaite proposer à ses adhérents une offre de services globale structurée autour de NavigRh, application informatique spécifiquement développée par AGEFOS PME afin d optimiser le conseil en matière de gestion des ressources humaines. L'objet final consiste, au travers cette offre de services, à accompagner les Pme dans la performance de leur politique RH et faciliter la mise en place d actions concourant à maintenir, développer l'employabilité et ainsi sécuriser les parcours professionnels des salariés. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 4
2.2. LES OBJECTIFS POURSUIVIS PAR AGEFOS PME NORD PICARDIE AGEFOS PME Nord Picardie souhaite s appuyer sur un réseau de partenaires référencés pour offrir l offre de services la plus pertinente à ses adhérents. Le dispositif global d'accompagnement RH de l AGEFOS PME Nord Picardie comprend 3 étapes avec temps d échanges entre conseillers de l opca et le consultant partenaire : Un pré-diagnostic réalisé par le conseiller AGEFOS-PME au travers l application NavigRH Un diagnostic sur le respect des principales obligations légales sociales. Un pré-diagnostic RH mettant en relief les forces et points sensibles des différentes composantes de la fonction RH de l'entreprise. Des tableaux de bord RH. La mise en relation avec un consultant selon deux modalités possibles afin d affiner le diagnostic, préconiser un plan d actions concret, opérationnel et adapté aux besoins de l entreprise, sa taille, ses enjeux, sa stratégie : Modalité 1 : Un diagnostic suivi d un accompagnement en RH pour les entreprises. Modalité 2 : Un accompagnement renforcé dans le cadre du dispositif 3PR* (Performance, Parcours Professionnels et Reconnaissance). Le suivi et la mise en place d un plan d actions, accompagnement par le conseiller AGEFOS PME à la réalisation des actions préconisées par le consultant. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 5
3. PRESTATIONS ET PRODUCTIONS ATTENDUES 3.1. NATURE DE LA PRESTATION ET MISSIONS ASSIGNEES AUX PRESTATAIRES 3.1.1 Missions et livrables attendus L appel à projet vise l étape 2, modalités 1 et 2. Chaque prestataire sélectionné aura la possibilité d'accompagner l'entreprise selon sa propre méthodologie mais dans le strict respect du cadre d'intervention ci-dessous : Etape 1 Pré- diagnostic et Réalisation de tableaux de bord RH Objectifs : Mesurer les forces et points de progrès des différentes composantes de la RH de l'entreprise ; Edition de tableaux de bord RH ; Mesurer l'opportunité et la faisabilité de faire appel à un consultant (étape 2, lot 1 ou 2). Modalités de mise en œuvre : Le conseiller AGEFOS PME mène un entretien avec le représentant de l'entreprise concerné par le pré-diagnostic RH ; Lors de l'entretien les réponses sont saisies directement dans NavigRH et les résultats restitués et analysés ; Editions de tableaux de bord sur les items à approfondir et décision d un plan d actions. Etape 2 Accompagnement RH / GPEC Modalité 1 : Diagnostic GPEC, Accompagnement plan d'actions RH / Formation Objectifs : Définir et mettre en œuvre une stratégie RH ; Anticiper les besoins en compétences au regard de l'évolution stratégique de l'entreprise ; Détecter les potentiels ; Faciliter les mobilités fonctionnelles, les recrutements et l'intégration des nouveaux arrivants ; Construire le plan d'actions RH/ Formation de l entreprise. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 6
Livrables : Pour l'entreprise et AGEFOS PME Analyse de la demande en prenant appui sur le pré-diagnostic NavigRH et les tableaux de bords existants ; Proposition d'intervention. Pour AGEFOS PME Une fiche synthèse de situation de l entreprise présentant son contexte, son environnement, ses enjeux, Synthèse des conclusions du diagnostic en termes d impacts sur l organisation, les emplois et les compétences ; Préconisations d actions répondant aux priorités identifiées dont obligatoirement un axe formation. Pour l'entreprise Diagnostic comprenant à minima : - Un état des lieux ; - Les enjeux à relever ; - La grille d'analyse d'identification et de définition des emplois sensibles et stratégiques pour l'entreprise. Plan d'actions structuré, priorisé avec calendrier et conditions de mise en œuvre. Tous documents complémentaires permettant la compréhension des enjeux et les conditions d une mise en place opérationnelle des actions. Modalités de mise en œuvre : Etape préalable Analyse de la demande en présence du conseiller AGEFOS PME prenant appui sur le pré diagnostic et les tableaux de bord RH de l'entreprise réalisés par AGEFOS PME ; Proposition d'une intervention adressée à l'entreprise et à AGEFOS PME ; Validation par l'entreprise et AGEFOS PME. Intervention Durée estimée : 3 jours maximum AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 7
Modalité 2 : 3PR - Performance, Parcours Professionnels et Reconnaissance Objectifs : Relever le défi d une mise en convergence d intérêts, en développant une logique de gestion par les compétences, réciproquement gagnante en : Accompagnant les entreprises dans la conception et la conduite des projets : Anticipation des mutations, innovation, performance, en développant les compétences de l entreprise, particulièrement les compétences de veille, les compétences liées à la réactivité, de conduite de projet participative des dirigeants, de l encadrement et des salariés ; Développant la construction de parcours professionnels dans ces entreprises : formation, promotion, qualification, construction de projets professionnels (notamment par les bilans de compétences), reconnaissance des compétences, par la VAE, le passeport compétences, Créant les conditions d un dialogue social porteur d initiatives et de mise en mouvement : espaces d échanges et de co-construction. Livrables Pour l'entreprise et AGEFOS PME Analyse de la demande ; Proposition d'intervention. Pour l entreprise Diagnostic stratégique orienté Performance, Parcours professionnels, Reconnaissance ; Préconisations comprenant notamment un axe parcours professionnels, formation, recrutement. Pour AGEFOS PME Synthèse des conclusions du diagnostic ; Plan d'actions comprenant obligatoirement des préconisations formation. Modalités de mise en œuvre : Etape préalable - Analyse de la demande en présence du conseiller AGEFOS PME prenant appui sur le pré diagnostic et les tableaux de bord RH de l'entreprise réalisés par AGEFOS PME ; - Proposition d'une intervention adressée à l'entreprise et à AGEFOS PME ; - Validation par l'entreprise et AGEFOS PME. Intervention en complémentarité avec le conseiller AGEFOS PME Durée estimée : 3 à 5 jours + 1/2 jour post-intervention, aide à la mise en place plan d actions. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 8
3.1.2 Engagements réciproques Le prestataire s'engage notamment à : faire intervenir uniquement le(s)consultant(s) identifié(s) dans sa réponse à l'appel à proposition ; terminer chaque accompagnement démarré ; être en relation avec le conseiller AGEFOS PME et le tenant informé du déroulement de son intervention ; communiquer au conseiller AGEFOS PME les synthèses envoyées à l'entreprise (diagnostic approfondi et plan d'action) ; répondre avec réactivité aux sollicitations du conseiller AGEFOS PME et de l'entreprise (réponse sous 5 jours maximum) ; assurer la promotion de cet accompagnement conseil auprès des entreprises ; la confidentialité des informations, documents, données dont il pourrait avoir connaissance à l occasion de son intervention ; un service administratif assurant la gestion des accompagnements en lien avec AGEFOS PME ; le respect des obligations de publicité des cofinanceurs au projet. AGEFOS PME Nord Picardie s engage à : communiquer la liste des consultants référencés sachant que l entreprise sélectionnera dans cette liste le consultant de son choix ; mettre à disposition, avec l accord de l entreprise, des résultats produits par NavigRH. 3.2. PUBLICS ET ENTREPRISES VISEES Entreprises visées Les accompagnements proposés sont destinés à l'ensemble des entreprises adhérentes à l'agefos- PME, de moins de 300 salariés, implantées en Nord Pas de Calais et Picardie. 3.3. CALENDRIER DE REALISATION Le référencement par AGEFOS PME Nord Picardie sera établie pour les années 2015 et 2016 à compter de la signature de la convention de prestation. Seuls les accompagnements validés par les services de l AGEFOS PME Nord Picardie feront l objet d une prise en charge au titre du présent appel à proposition. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 9
4. PROCEDURE DE L APPEL A PROPOSITIONS 4.1. PRESTATAIRES ELIGIBLES Pour répondre à cet appel à proposition, le prestataire doit justifier : d une expertise et expérience en RH ; d une connaissance et expériences d intervention au sein des Pme ; d une méthodologie s appuyant sur des outils éprouvés. 4.2. MODALITES DE REPONSE A L APPEL A PROPOSITIONS La réponse du prestataire devra obligatoirement être présentée en deux notes distinctes : une note de présentation du cabinet RH ; une offre technique et financière précisant le choix du lot et les territoires d intervention. 4.2.1 Contenu de la note de présentation Le candidat précisera dans sa note : la présentation du cabinet ; son numéro de Siret et attestations justifiant être à jour de ses obligations auprès des organismes financiers et sociaux ; des exemples concrets de prestations identiques ses domaines d expertise : organisation, relations sociales, mobilité, recrutement, formation, santé prévention, gestion des âges. 4.2.2. Déroulement de la prestation Le prestataire devra également présenter : sa vision du contexte et des enjeux du projet ; la méthodologie qui sera déployée ; le (s) nom des consultant (s) qui interviendront (CV obligatoire) précisant l expérience dans le ou les domaines visés ; les moyens techniques affectés à la réalisation de la mission ; les lieux d intervention retenus ; le calendrier potentiel ; le nom du responsable de projet (nom, rôle et coordonnées) ; un contact pour la logistique, la facturation et le suivi administratif. AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 10
4.2.4 Offre financière La proposition est forfaitaire selon les modalités d intervention : modalité 1 : maximum de 3 jours à 1 200 HT jour, frais de déplacement compris ; modalité 2 (3PR) : maximum de 5 jours à 1 200 HT jour, frais de déplacement compris + ½ jour post intervention. 4.2.5 Délai de réponse Les réponses devront impérativement être transmises : Par mail avec AR (dossier complet + annexes) en 1 seul exemplaire numérique à AGEFOS PME Nord Picardie à l adresse suivante : actionsconordpicardie@agefos-pme.com La date limite de dépôt des offres est fixée au 20 mars 2015, minuit. Pour toute question sur l appel à projet : bcoppey@agefos-pme.com 4.3. INSTRUCTION ET REPONSE D AGEFOS PME NORD PICARDIE Les propositions recevables des cabinets RH seront instruites par le Service Etudes et Développement d AGEFOS PME Nord Picardie, avant sélection et validation par un comité de sélection qui se réunira avant le 30 mars 2015. L analyse des réponses sera réalisée à partir des critères suivants : Critères retenus pour l examen des propositions Coefficient Dossier complet (note de présentation + offre technique et financière) Si incomplet Eliminatoire Compréhension de la demande, respect du cahier des cahiers [10] Qualité de l approche et les outils déployés [5] Expérience du ou des intervenants en matière de conseil RH et du tissu de PME [5] Partenariat proposé entre le consultant et les conseillers AGEFOS-PME [5] Capacité d intervention (territoire/ calendrier) [3] AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 11
AGEFOS PME Nord Picardie se réserve le droit ne pas donner suite aux propositions transmises pour tout ou partie de l offre de service et s engage à garder confidentielles les offres reçues. AGEFOS PME Nord Picardie pourra, le cas échéant, demander des précisions complémentaires en tant que de besoin. AGEFOS PME Nord Picardie notifiera sa réponse (positive ou négative) au candidat par mail. 4.4. FORMALISATION DU PARTENARIAT 4.4.1. Nature du conventionnement Une convention de partenariat sera signée entre l AGEFOS PME Nord Picardie et le cabinet conseil retenu. AGEFOS PME Nord Picardie ne sera engagée qu à compter de la réception de la convention signée du prestataire. 4.4.2. Durée du conventionnement Le présent appel à propositions couvre les périodes 2015 et 2016 et pourra faire l objet d un renouvellement ou d une renégociation en cours d action. 4.4.3. Co-financement du projet Le financement des accompagnements conseil est assuré par AGEFOS PME Nord Picardie à réception de la facture et des livrables (voir point 3.1.1) en un seul versement. Ils sont, par ailleurs, susceptibles d être cofinancées par les Direccte du Nord Pas de Calais et de la Picardie, du Conseil Régional du Nord Pas de Calais et/ou le Fonds Social Européen. Pour toute question relative à l appel à propositions, contacter : Benoît COPPEY / Service Etudes et Développement AGEFOS PME Nord Picardie Tél : 03.20.53.00.44 bcoppey@agefos-pme.com AGEFOS PME Nord Picardie Appel à propositions Accompagnement RH GPEC des Entreprises 2015 12