EVALUATION DES FORMATIONS PAR LES ETUDIANTS MANUEL UTILISATEUR 2011 Ce document présente les différentes étapes de l utilisation de l application «Evaluation des formations». Il est destiné aux référents qualité des différentes composantes, ainsi qu à toute personne amenée à utiliser l application «Evaluation des formations». Pour de plus amples informations, vous pouvez contacter : Nadège Assani Service de l Aide au Pilotage Email : nassani@unistra.fr Tel : 03 68 85 70 46 Nouveau Patio - 20a rue René Descartes 67000 Strasbourg Bureau 2207 Sommaire I. Connexion et accès... p.2 II. Envoi des invitations... p.4 III. Délégation de droits... p.5 IV. Suivi de l enquête en cours... p.5 V. Résultats... p.6-1 -
I. Connexion et accès Lien pour accéder à l application : https://sondages.unistra.fr/evalform/admin.php Pour se connecter il suffit de saisir son identifiant ENT et son mot de passe. Une fois identifié le référent qualité choisit la composante à laquelle il souhaite accéder. Il ne peut avoir accès qu aux composantes pour lesquelles il est désigné référent qualité. Exemple : le référent qualité de la composante «Faculté de Chimie» n aura pas accès aux autres composantes. Elles ne seront pas proposées dans la liste déroulante de sélection. Une fois la composante sélectionnée, le référent qualité voit apparaître la liste des différentes formations de sa composante. Pour accéder aux informations concernant un diplôme il suffit de cliquer sur son intitulé. - 2 -
Le référent qualité voit alors apparaître toutes les informations dont il a besoin pour suivre l évolution de l enquête. Effectif : nombre d étudiants inscrits pour le diplôme. Attention, l effectif ici correspond à l état des inscriptions dans Apogée au moment de l ouverture de l enquête (envoi du premier mail d invitation). Tout étudiant inscrit après cette date ne sera pas invité à répondre, alors qu un étudiant qui se désinscrit après cette date pourrait tout à fait prendre part à l enquête. Nombre de réponses : nombre d étudiants ayant répondu à l enquête et validé le questionnaire. Taux de réponse : le taux de réponse est calculé à partir de l effectif des inscriptions (voir plus haut) et non des présents aux examens. Date d ouverture : date de début d enquête. Date de clôture : date de fin d enquête. Kit transition lycée/université ou professionnalisation : Ces kits sont spécifiques à certaines populations d étudiants et sont préaffectés au questionnaire selon le niveau d études concerné. Pour les néobacheliers entrant en 1 ère année, une série de questions sur l intégration à l université est posée. Les étudiants en fin de parcours diplômant (M2, LP, DUT2 ) répondent à un ensemble de questions concernant la préparation à la vie professionnelle Pour les autres, L3 ou M1 par exemple, l adjonction du kit professionnalisation est laissée à l appréciation des responsables de formation. Kit EAD ou outils et locaux : une série de questions est destinée aux étudiants qui suivent un enseignement à distance, l autre s adresse aux étudiants qui suivent leur formation sur site et porte sur les ressources matérielles, documentaires ainsi que les locaux mis à leur disposition. Attention, par défaut, c est toujours le kit «outils et locaux» qui est préaffecté. Type de diplôme : licence professionnelle, master, etc. Date d envoi du premier mail d invitation : date à laquelle les étudiants ont reçu le premier mail d invitation pour répondre à l enquête. Message d invitation : message que recevront les étudiants pour les inviter à répondre à l enquête. Message de relance : message de relance auprès des étudiants qui n auraient pas encore répondus à l enquête. Envoyer le mail d invitation : case à cocher pour envoyer le mail d invitation à répondre à l enquête aux étudiants. Cette case n est disponible qu à partir du jour d ouverture de l enquête. Tant que la date est dans le futur, la case n apparaît pas et il n est pas possible d envoyer le message aux étudiants. Délégation de droits : le référent qualité a la possibilité de déléguer la gestion d une ou plusieurs formations à un ou plusieurs de ses collègues. Ce sont eux qui seront alors en - 3 -
charge du lancement des invitations, du suivi du taux de participation et des relances pour la formation pour laquelle ils ont reçu une délégation. Attention : Il ne suffit pas de saisir les dates et les messages ou de cocher la case d envoi du message pour que ces modifications soient enregistrées! Il ne faut pas oublier de cliquer tout en haut de l écran sur appliquer/rafraichir pour que les modifications soient prises en compte. II. Envoi des invitations Chaque référent qualité transmet en début d année un calendrier au Service d Aide au Pilotage avec les dates de début d enquête pour chaque diplôme de sa composante. Puis, il se connecte à l application «Evaluation des formations» et entre la date de démarrage et la date de clôture de l enquête. Il est impératif de saisir une date de fin d enquête afin qu il n y ait pas de questionnaires complétés par les étudiants mais non exploités dans les résultats, car arrivés trop tard. Note : Il est possible de modifier la date de clôture de l enquête s il est décidé de prolonger celle-ci, dans le cas d un taux de réponses insuffisant par exemple. Inversement, il est également possible de clore le sondage par anticipation en lui attribuant une date de clôture dans le passé. Le référent qualité personnalise ensuite le message qui accompagne l envoi des invitations aux étudiants. Il est impératif de laisser dans le message les deux signes %% qui seront remplacés automatiquement par un code d invitation individuel lors de l envoi des mails. Pour envoyer le message et l invitation à répondre à l enquête, il suffit de cocher la case «Envoyer le mail d invitation». Un lien hypertexte est alors inclus au message que reçoit l étudiant. Ce lien, qui s achève par un code d accès unique pour chaque étudiant, lui permet alors de se connecter de façon anonyme et sécurisée. Le code d accès n est valable qu une seule fois. A partir du moment où l étudiant a validé le questionnaire, il ne pourra plus se connecter à l application. Ceci pour éviter que des étudiants répondent plusieurs fois à l enquête. - 4 -
Lorsqu un étudiant tente de se connecter avec un code qui n est plus valide le message suivant apparaît : L invitation est transmise aux étudiants via leur adresse e-mail unistra et via leur adresse e- mail personnelle lorsque celle-ci est renseignée dans Apogée. Les étudiants qui ne consultent pas leur messagerie unistra ou qui ne l ont pas redirigée vers leur adresse mail personnelle et dont l adresse e-mail personnelle n est pas ou mal renseignée dans Apogée ne recevront pas le lien leur permettant d accéder à l application. Il faut bien insister sur ce point auprès des étudiants lors des sessions d information. Lien vers la notice pour rediriger la messagerie unistra vers sa messagerie personnelle ici. III. Délégation de droits Le référent qualité a la possibilité de déléguer la gestion d une ou plusieurs formations à un ou plusieurs de ses collègues. Ce sont eux qui seront alors en charge du lancement des invitations, du suivi du taux de participation et des relances pour la formation pour laquelle ils ont reçu une délégation. Pour déléguer des droits sur une formation, il suffit de saisir l identifiant ENT de la personne à laquelle les droits sont délégués. Dans le cas où plusieurs personnes sont concernées par la délégation de droits sur une même formation, il suffit de séparer les identifiants par des virgules. Seuls les référents qualité peuvent déléguer des droits sur une formation. Une personne qui a reçu délégation pour une formation ne pourra pas la déléguer à quelqu un d autre. IV. Suivi de l enquête en cours Taux de participation : L application permet de suivre en temps réel le taux de participation à l enquête des étudiants d une formation. Ainsi, si le taux de participation devait se révéler insuffisant, le référent qualité devra intervenir auprès des responsables de formation et enseignants pour multiplier les sessions d information auprès des étudiants. - 5 -
Code couleur : Un code couleur a été mis en place pour identifier d un simple coup d œil l étape à laquelle se trouve la formation. JAUNE : ORANGE : ROUGE : VERT : Aucune date d ouverture n est planifiée. Date d ouverture planifiée, mais les invitations n ont pas encore été envoyées. Les invitations n ont pas été envoyées alors que la date d ouverture est dépassée. La date d ouverture a été planifiée, les invitations envoyées et l enquête est en cours. V. Résultats Fichiers PDF : Deux types de fichiers PDF sont proposés. Le premier fichier intitulé «graphiques pour analyses» qui reprend l ensemble des questions posées et présente les réponses données par les étudiants sous formes de graphiques (histogrammes). Le graphique reprend dans son titre l intitulé du diplôme évalué et la question dont il présente les réponses. Lorsque l étudiant a exprimé un désaccord, les réponses sont en rose sur l histogramme sinon elles sont en vert. Avec chaque histogramme est indiqué le nombre de réponses à la question. Aucune question n étant obligatoire, les étudiants ont la possibilité de ne pas y répondre. Le nombre de réponses varie donc d une question à l autre. Le graphique présente également le nombre de réponses, en chiffre et en pourcentage, pour chaque modalité de réponse (chaque barre de l histogramme), ainsi que le nombre de réponses cumulées, chiffre et pourcentage, en allant de «tout à fait d accord» à «pas du tout d accord». Ainsi sur le graphique ci-dessous, on observe que 75,5% des répondants sont satisfaits des horaires d ouverture de la bibliothèque. La liste des réponses à la question 81 (seule question ouverte du questionnaire) est également disponible. Sont aussi disponibles dans ce fichier les questions relatives au profil de l étudiant. - 6 -
Le second fichier PDF disponible intitulé «graphiques pour présentations» est une présentation synthétique des résultats, sous forme d histogrammes horizontaux cumulés, qui peut servir à la restitution auprès des étudiants et qui est transmis par le Service d Aide au Pilotage à la Commission de suivi centrale. - 7 -
Fichier CSV : Il est également possible d importer les résultats dans un fichier au format CSV afin d en faire une exploitation. Pour cela il faut d abord cocher la case «initialiser le fichier CSV» et appuyer sur «entrée» ou cliquer sur «appliquer/rafraichir» La possibilité de télécharger le fichier apparaît : Une fois le fichier téléchargé, si celui-ci ne s ouvre pas directement dans le format adéquat, pour pouvoir l exploiter au format Excel il faut l ouvrir et suivre les instructions suivantes : - 8 -
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Les réponses aux questions apparaissent sous la forme de codes. Ainsi 1 = pas du tout d accord et 6 = tout à fait d accord. Pour les questions en oui/non : Y = oui et N = non. Pour la question 88 sur l estimation du temps de travail personnel : 1 = mois de 3h ; 2 = entre 3h et 5h ; 3 = entre 6h et 10h ; 4 = entre 11h et 15h ; 5 = plus de 15h. Pour la question ouverte (n 81), si le répondant es t passé à la ligne, ce passage est identifié par deux \ (anti-slash) successifs. Pour finir, une aide en ligne est également disponible en haut à droite de l écran de l application. Vous pourrez y trouvez le questionnaire (format pdf) auquel les étudiants ont répondu ainsi que le guide et la charte d évaluation des formations. Il est également possible d y télécharger la notice à destination des étudiants pour rediriger leurs mails arrivant à l adresse unistra vers leur adresse mail personnelle. - 10 -