COMPTE RENDU SUR LA SITUATION DE L AGENCE PAPME AU TITRE DES EXERCICES 2008 A 2012

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1 COMPTE RENDU SUR LA SITUATION DE L AGENCE PAPME AU TITRE DES EXERCICES 2008 A 2012 Suite à un certain nombre de constats, d anomalies et de malversations mis au jour fin 2009 et courant 2010, et dans le but de présenter à l Assemblée Générale et aux autorités de tutelle des états financiers fiables et sincères qui donnent une image fidèle du résultat des opérations régulièrement effectuées ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l Agence PAPME, la Direction Générale a entrepris de faire auditer et apurer ses comptes par un cabinet d expertise comptable international (MAZARS). Les travaux d audit et d apurement des comptes ont mis du temps pour aboutir à des résultats satisfaisants de sorte que depuis le 29 juin 2010, les états financiers suivants (2010 et 2011) n ont pas encore été certifiés, présentés à l Assemblée Générale et aux autorités de tutelle. Le retard dans la certification des comptes n a cependant pas empêché l Agence PAPME de produire trimestriellement à l autorité de surveillance des SFD, les statistiques trimestrielles sur l évolution des activités et la situation financière de PAPME. Le présent document se propose de rendre compte succinctement de la situation de l Agence PAPME depuis la prise de fonction de l actuelle Direction Générale en novembre 2008 et les activités réalisées, les résultats obtenus et l évolution des grandes masses des états financiers de 2008 à 2012 ainsi que les perspectives pour la poursuite des activités. 1

2 I. POINT SUR LA MISE EN ŒUVRE DES ACTIONS DE REDRESSEMENT DE PAPME Genèse du plan de redressement Face à la dégradation prononcée des indicateurs de performance de l Agence PAPME, après une période de croissance et de résultats d exploitation excédentaires, l Assemblée Générale de l Association, réunie en session ordinaire du 27 Juin 2007, a enjoint au Bureau Exécutif de prendre des mesures idoines en vue de maîtriser et d amorcer le redressement de la situation. C est ainsi qu un comité de redressement a été mis en place ayant à sa tête un consultant externe à PAPME comme Coordonnateur du comité de redressement. (Voir pièce N 1 : Résolution de l Assemblée Générale Ordinaire du 27 juin 2007 pièce N 2 : PV de l Assemblée Générale Extraordinaire du 24 août 2007 et pièce N 3 : Cadre logique du plan d urgence de redressement PAPME ) Evaluation à mi-parcours du plan de redressement et réorientation de stratégie (rapport d Anacleto) Au terme du mandat du Coordonnateur et suite à une évaluation du bilan de ses activités, il a été noté que les résultats escomptés n ont pas été atteints en raison du temps perdu par le Coordonnateur dans l organisation administrative et la maîtrise des règles et procédures de gestion de PAPME (Voir pièce N 4 : Rapport d évaluation du plan d urgence de redressement). La mise en œuvre du Plan de redressement ayant montré ses limites, très tôt, des mesures ont été prises par l Assemblée Générale en juillet 2008 afin de réorienter les actions de redressement vers des objectifs quantitatifs de rentabilité. Le Bureau Exécutif a alors recruté à l interne, conformément aux statuts et règlement intérieur, un Directeur Général confirmé par l Assemblée Générale de l Association, le 19 juin 2009 afin de mettre en œuvre les nouvelles orientations retenues. (Voir pièce 2

3 N 5 6 et 7 : PV de l AG du 16 juillet 2008 Décision du Bureau Exécutif de PAPME du 25 octobre 2008 Résolutions de l AG du 19 juin 2009) Mise en œuvre des nouvelles orientations de l Assemblée Générale (Voir pièce N 6 8 et 9) : PV du Bureau Exécutif du 02 avril 2009 et du 16 avril 2009) Dès sa prise de fonction en novembre 2008, la Direction Générale s est appropriée les nouvelles orientations de l Assemblée Générale qui exige la réduction des charges et l augmentation des produits de sorte à réaliser l équilibre des charges et produits et à dégager un résultat positif ; ceci dans le but de reconstituer progressivement les fonds propres de l institution. Ces orientations ont été déclinées en trois grandes actions validées par le Bureau Exécutif ; à savoir : - Offrir des crédits à court terme (1 an au maximum) pour tenir compte de la nature des ressources financières disponibles en vue d une rotation maximale des ressources disponibles ; - Assigner des objectifs d octroi de crédits et de maintien d une bonne qualité de portefeuille aux Chargés à la Clientèle tout en leur donnant les moyens et les motivations nécessaires à cette fin ; - Améliorer la politique de recouvrement qui consiste à orienter les efforts de recouvrement sur les âges des créances en impayé à partir de la balance âgée, de manière à bénéficier de l effet des reprises sur provision et des produits exceptionnels ; étant donné que PAPME n est pas une société anonyme, elle ne peut pas compter sur un apport complémentaire en capital de ses membres pour la reconstitution de ses fonds propres. Il faudra donc nécessairement recouvrer les créances impayées entre les mains des clients et qui sont estimés à plus de 8 milliards de FCFA 3

4 Le détail des actions ci-dessus est contenu dans les documents intitulés stratégie de reconstitution des fonds propres et programme de réduction des charges de PAPME, validés par le Bureau Exécutif en avril (Voir pièce N 10 et 11) Les actions entreprises dès lors par la Direction Générale se sont inscrites dans ce cadre. II. ACTIONS ENTREPRISES PAR LA DIRECTION GENERALE DES NOVEMBRE 2008 Motivation du personnel Satisfaction des revendications du personnel : correction des inégalités salariales à tous les niveaux, la plupart des agents ont vu leurs salaires augmentés avec rappel de moins perçus, rattrapage des avancements d échelons et paiement des rappels sur avancements, facilité de prêt ponctuel à court terme au personnel tels que les avances sur salaire et les crédits scolaires ; (Voir pièce N 12 : Rapport du comité chargé d examiner les requêtes du personnel) Tournées semestrielles d information et de sensibilisation du personnel de la Directrice Générale dans toutes les agences de PAPME. Les tournées de sensibilisation ont permis d obtenir et de renouveler à chaque fois, l adhésion du personnel sur la nécessité de travailler pour atteindre les objectifs de rentabilité à l institution, de recueillir les difficultés rencontrées sur le terrain afin d y apporter les solutions idoines ; (Voir à titre d illustration pièce N 13 : lettre d information de la tournée de novembre 2008 et compte rendu de la tournée) 4

5 Mise en œuvre des critères d évaluations du personnel (lettres d objectifs, lettre de mission des Chefs d Agence, etc.) pour rendre effectif la stratégie de gestion axée sur le résultat longuement partagée avec le personnel. Il y a eu un contrat entre la Direction Générale et l ensemble du personnel qui se résume comme suit : «la Direction Générale met les moyens nécessaires à la disposition des agents sur le terrain et ceux-ci obtiennent les résultats fixés de commun accord, au regard des objectifs budgétaires validés ensemble». Notons que la validation et la notification des lettres d objectifs à chaque Chef d Agence et à chaque agent opérationnel intervenant sur les activités de crédit comme celles de recouvrement se font suivant une approche participative depuis le personnel des agences, jusqu au comité de Direction avant d être soumis au Bureau Exécutif puis à l Assemblée Générale pour adoption ; (Voir pièce N 14 : notes de service portant notification d objectifs et critère d évaluation) Dotation du personnel opérationnel de motos de service et de frais de carburant : le manuel de procédures requiert que chaque agent opérationnel doit soumettre ses programme et rapport d activités hebdomadaires à son supérieur hiérarchique qui l approuve, doit visiter au moins dix clients par jour ouvrable et apporter la preuve de la visite des clients (fiches de visite signées des clients), avant de bénéficier des frais de carburant. Réorganisation et uniformisation des méthodes de travail Mise en œuvre de la stratégie de reconstitution des fonds propres et du programme de réduction des charges ; Mise à jour et vulgarisation du manuel de procédures ; Limitation de la durée du crédit à douze (12) mois pour tenir compte de la nature des ressources financières disponibles puis à six (6) mois à partir d août 2010 ; 5

6 Amélioration du contrôle interne. Dans un contexte où les ressources financières sont insuffisantes du fait de la détérioration du portefeuille de crédit et de la réticence des banques à financer PAPME, la Direction Générale a opté pour la correction des inégalités salariales, l amélioration des conditions de travail et de vie afin de susciter la motivation au sein du personnel et booster le travail du personnel pour l atteinte des résultats. Après quelques mois d activités avec un apport frais en ressources financières, les résultats ont été satisfaisants. Notons que l apport en DAT de montant un milliard de FCFA a permis de satisfaire les besoins des clients, de payer les salaires et d obtenir un résultat positif en En effet, la dynamique imprimée par la Direction Générale aux agents, a permis de donner un nouveau déclic aux activités à partir de novembre Notons que le montant des crédits financés pendant les deux derniers mois d activités en 2008 (2,6 milliards de FCFA) représente 37% du montant total décaissé tout au long de l année 2008 et ont permis d améliorer un tant soit peu, la situation. Ces crédits ont été essentiellement financés grâce aux ressources dégagées des efforts de recouvrement des créances impayées et à l appui complémentaire apporté en novembre 2008 par notre banque partenaire, la BOA. PAPME aurait pu décaisser un montant plus élevé si les ressources financières étaient disponibles. Poursuivant dans cette même lancée et pour retrouver l équilibre d exploitation dès janvier 2009, la Direction Générale de PAPME a compté sur l amélioration des produits tels que prévus dans le budget afin d éviter des licenciements du personnel qui induisent une réduction des charges salariales. Malheureusement, le personnel n a pas donné les résultats escomptés. En plus des abandons de poste et des démissions, il a fallu licencier quelques agents pour insuffisance de travail et de résultats, courant 2009, 2010 et

7 Cette baisse de résultats de la part du personnel a été observée lorsque la Direction Générale, a remarqué que les nouvelles ressources chèrement négociées et injectées dans le financement des clients ont commencé par disparaître. En effet, les remboursements effectivement perçus et les recouvrements sur les créances impayées ne suffisaient même plus à renouveler tout au moins les financements aux clients. PAPME finance moins et le taux d impayé ne cesse d augmenter. Le Comité de Direction a alors mené des réflexions qui ont abouti à deux grandes décisions, l une visant à mieux sécuriser le crédit et l autre à approfondir le contrôle du flux de la trésorerie. Décisions visant à mieux sécuriser le crédit Limitation de la durée des prêts à 6 mois : L expérience a montré que les crédits dont la durée est supérieure ou égale à 12 mois jusque-là pratiquer par PAPME a permis aux agents de terrain de surévaluer les montants octroyés aux clients de sorte qu à partir du 7 ème mois les difficultés de remboursement des crédits surviennent jusqu à engendré les 8 milliards de pertes enregistrés. Après avoir analysé la typologie des clients de PAPME qui sont pour la plupart dans le commerce et dont le cycle de rotation de leur fonds de roulement ne dépasse guerre cinq mois d activités, après avoir considéré la nature et la durée des ressources financières disponibles, la Direction Générale a décidé courant août 2010 de limiter la durée des prêts aux clients à six mois. Cette mesure a l avantage d amener le client à investir réellement tout le financement dans l activité indiquée de sorte à ne plus avoir de surplus pour le gaspiller. Elle permet d assurer une rotation maximale des ressources financières disponibles et de dégager des produits supplémentaires sur l achat de dossier de crédit. Le montant octroyé aux clients n étant plus élevé comme pour un crédit de 12 mois, il est difficile aux agents de terrain de rançonner les clients source d impayés ; (Voir pièce N 15 : lettre portant limitation de la durée de crédit à 6 mois) 7

8 Justification des informations renseignées lors du montage des dossiers de crédit pour limiter la réévaluation des éléments du patrimoine et des capacités financières du client ; (Voir pièce N 16 : note de service 507 du 25/11/2010) Exigence de garantie complémentaire (fiche de paie) aux clients ayant connu des difficultés de paiement lors de précédents prêts ; (Voir pièce N 17a : Note de service n 132 du 28 mars 2011) Nécessité pour les agents de crédit ayant un taux de portefeuille à risque supérieur aux normes exigées de surseoir à l octroi d autres prêts pour se consacrer au recouvrement des impayés de son portefeuille avant d être autorisé à octroyer de nouveaux prêts. Décisions visant à approfondir le contrôle du flux de la trésorerie Centralisation de la trésorerie de sorte à ce que toutes sorties de fonds soit directement autorisées en amont par la Direction Générale. Cette mesure a permis de limiter les dépenses de fonctionnement au niveau des agences, de réduire les charges et d empêcher certains responsables à se faire payer directement ou indirectement des sommes indues (location abusive de véhicule personnel pour des déplacements non nécessaires, frais de restauration, etc.) ; Transmission des points de trésorerie de toutes les agences à la Direction Générale en fin de journée ; Bouclage de la journée avant la fermeture des guichets. Cette décision consiste à demander aux Chefs d Agence et ses collaborateurs de s assurer que toutes les opérations effectuées au cours de la journée ont été prises en compte dans le système d information de gestion et traité à la comptabilité de sorte que le rapprochement des deux bases de données ne donne pas d écart en fin de journée. Dans le cas contraire, ils doivent rechercher et corriger les écarts avant de boucler la journée ; 8

9 Demande d autorisation de retrait sur comptes de dépôt adressée à la Direction Générale avant de satisfaire tout client qui désirerait retirer de l argent sur son compte ; Travaux de recherche des écarts sur les comptes de crédit et de dépôt de la clientèle Circularisation de tous les comptes des clients. En effet, suite aux nombreux cas de malversations détectées ou soupçonnées lors des travaux de recherche des écarts et dans le cadre de l approfondissement des investigations, toutes les agences ont été instruites depuis juin 2010 pour circulariser les comptes des clients en vue de confirmer ou d infirmer les opérations effectuées sur les mouvements compte-crédit et compte-épargne de tous les clients de PAPME ainsi que le solde desdits comptes. Malheureusement à ce jour, tous les comptes des clients ne sont pas encore circularisés en dépit des multiples relances par lettres et diverses sanctions. Beaucoup de raisons expliquent que tous les comptes des clients ne soient pas encore circularisés mais très peu sont valables. Excepté donc les comptes des clients qui sont décédés, pour les autres clients si les agents n arrivent pas à circulariser leurs comptes, il est facile de soupçonner qu il s agit certainement des comptes sur lesquels des manipulations frauduleuses ont été opérées. Dans ce cas, il serait difficile pour ces agents de se rapprocher des clients pour faire certifier ces comptes. L insistance de la Direction Générale pour obtenir la circularisation de tous les comptes est interprétée par certains agents comme une «torture psychologique, une intimidation, un non respect du personnel,» Toutes les décisions ci-dessus ont été prises aux comités de direction, entérinées aux comités de direction élargis aux Chefs d Agence avant leur mise en œuvre sur le terrain. Très tôt, les résultats de ces mesures ont commencé par donner leurs fruits. De nombreux cas de malversations ont été détectés, les mis en cause arrêtés et déférés. 9

10 Les préjudices subis par PAPME sont provisoirement estimés à plus de 300 millions de FCFA sur une dizaine de comptes actuellement détectés. D autres malversations en cours de détection sont relatives à des dépôts et des retraits fictifs de fonds, à des remboursements fictifs de crédit sans versement des échéances des clients aux guichets, à des détournements de fonds de garantie sur les comptes des clients aux fins de malversations, etc. Par ailleurs, la mise sous mandat de dépôt du Directeur du système d information de PAPME et de ses complices en mars 2010 a amené la Direction Générale à commanditer à un ingénieur informaticien statisticien, le contrôle approfondi du système d information de toutes les agences de PAPME. Vu l ampleur des malversations, vu que des membres de la Direction Générale qui ont eu à travailler entre temps dans les agences sont impliqués, vu que les anomalies découvertes ont infecté plus de 90% des comptes de PAPME occasionnant ainsi des écarts de montants très importants sur les comptes, vu que les états financiers ne pourront pas objectivement être sincères pour donner une image fidèle du résultat des opérations régulièrement effectuées ainsi que de la situation financière et du patrimoine de l Agence PAPME, la Direction Générale a suscité une réunion extraordinaire du Bureau Exécutif le 27 avril 2011 pour déterminer la conduite à tenir (voir pièce n 17b : PV réunions du Bureau Exécutif du 27 avril et du 21 juin 2011). A l issue de ces réunions, le Bureau Exécutif a accédé à la proposition de recruter un cabinet d expertise comptable de grande réputation pour auditer et apurer tous les comptes de PAPME et a autorisé le financement de cette activité. Il a été retenu que l adoption du rapport d activités et des états financiers 2010 par l Assemblée Générale ordinaire ne pourra se faire qu après cet audit. A cet effet, il a été retenu d informer la Cellule de Surveillance des Systèmes de Financement Décentralisés puisque les comptes ne pourront pas être certifiés avant le 30 juin, date limite de dépôt des rapports (voir pièce n 17c : lettre adressée au Coordonnateur du CSSFD). Au terme d un appel d offre national régulièrement 10

11 effectué, le cabinet MAZARS a été recruté pour la mission d audit et d apurement des comptes de PAPME. Les rapports issus des travaux d audit externe confirment et précisent l ampleur des anomalies sur les comptes. En outre, il a suffi que la mission d audit externe et d apurement des comptes soit annoncée, que le cabinet MAZARS soit recruté pour que les démissions ou abandons de poste fusent de toute part surtout au niveau des comptables d agence et même de la Directrice Comptable et Financière. Le Contrôleur de Gestion a également démissionné. Eu égard à ce qui précède, nous pouvons affirmer aujourd hui sans risque de nous tromper, que les mesures hardies prises pour arrêter l hémorragie, pour identifier les agents qui se sont adonnés aux pratiques frauduleuses et aux malversations financières afin qu ils répondent de leurs actes, les mesures prises pour amener l ensemble du personnel à mériter le salaire qui lui est régulièrement donné à la fin de chaque mois, ont porté leurs fruits. La situation est donc maîtrisée au niveau : de la politique d octroi de crédits sains ; de la limitation des risques de fraudes dans le système d information de gestion ; de la détection des malversations même celles opérées depuis les années antérieures à 2009, la poursuite des agents mis en cause et le recouvrement progressif des ressources financières de PAPME sorties frauduleusement. 11

12 III. EVOLUTION DES GRANDES MASSES DES COMPTES DE RESULTATS DE 2008 A 2012 PRODUITS ANNEE 2008 ANNEE 2009 Variation ANNEE 2010 Variation ANNEE 2011 Variation ANNEE 2012 Variation Produits d intérêts ,23% ,40% ,34% ,54% Produits et profits divers ,60% ,97% ,76% ,92% Produits exceptionnels ,83% ,18% ,69% ,11% Subventions d exploitation ,34% ,83% ,68% 0-100,00% Reprises sur provisions et récupération sur créances amorties ,21% ,30% ,60% ,28% TOTAL ,16% ,46% ,30% ,99% CHARGES ANNEE 2008 ANNEE 2009 Variation ANNEE 2010 Variation ANNEE 2011 Variation ANNEE 2012 variation Charges d intérêts ,82% ,94% ,67% ,42% Achat et services extérieur ,95% ,42% ,84% ,11% Autres services extérieurs ,14% ,84% ,36% ,17% Impôts et taxes ,91% ,74% ,23% ,12% Charges de personnel ,98% ,43% ,04% ,04% Pertes sur créances irrécouvrables ,10% ,73% ,66% ,36% Autres charges ,61% ,37% ,27% ,49% Dotation aux amortissements ,13% ,70% ,00% ,80% Dotation aux provisions ,73% ,70% ,64% ,16% Charges exceptionnelles ,81% ,16% ,52% 0-100,00% TOTAL ,43% ,32% ,04% ,53% RESULTAT D EXPLOITATION

13 IV. EVOLUTION DES RECOUVREMENTS DE 2008 A 2012 ELEMENTS ANNEE 2008 ANNEE 2009 Variation ANNEE 2010 Variation ANNEE 2011 Variation ANNEE 2012 Variation Encours impayés à recouvrer Montant des recouvrements sur créances passées à pertes ,83% ,15% ,83% ,97% Montant des recouvrements sur créances en souffrance ,59% ,84% ,27% ,43% Total des recouvrements effectués ,34% ,28% ,30% ,74% V. CALENDRIER INDICATIF D ARRETE DES COMPTES ET 2012 Conformément au planning retenu, les travaux du Commissaire aux comptes pour le compte des exercices 2010 et 2011 pourront finir avant la fin du mois de février 2012 et l approbation des comptes 2010 et 2011 par l Assemblée Générale interviendra au début de la deuxième quinzaine du mois de mai 2013 au plus tard. Avec les diligences mises en œuvre par les dirigeants de PAPME (Direction Générale, Bureau Exécutif, Assemblée Générale), la certification des comptes de l exercice 2012 interviendra probablement dans la même période que mentionnée plus haut. 13

14 VI. SOLUTIONS ET PERSPECTIVES L Agence PAPME a relevé le défi d offrir des services financiers à des populations qui avaient été, jusqu alors, exclues du système financier classique. En facilitant l accès des personnes démunies au financement formel et des entreprises privées qui ont commencé avec un léger capital de départ et qui font aujourd hui la fierté du tissu économique béninois, PAPME a instauré et offert des prestations adaptées auxquelles les bénéficiaires se sont habitués. Cette situation constitue, à présent, une constante de son environnement et de ses activités. Il en est ainsi de l accès aux services de crédit et d épargne qui est devenu un besoin permanent pour la poursuite d activités génératrices de revenus. En conséquence, toute interruption dans la fourniture de ces services peut avoir des conséquences néfastes pour les populations bénéficiaires. Cette réalité explique pourquoi la poursuite de l exploitation de PAPME ne peut s inscrire que dans la durée. L arrêt de l exploitation ne serait pas sans conséquences pour les régions dans lesquelles PAPME intervient. De plus, il est généralement observé que les populations qui anticipent la disparition d un système financier décentralisé (SFD) vont probablement cesser de rembourser leurs prêts. Aujourd hui, l Agence PAPME a acquis une taille si importante dans le secteur de la microfinance au Bénin que sa disparition aura un impact macro-économique et social négatif. En effet, différents diagnostics (institutionnels, opérationnels et organisationnels) montrent qu il est nécessaire de procéder à une profonde réforme de PAPME en raison des problèmes et difficultés majeurs relevés ; lesquels risquent à court terme, de compromettre dangereusement l exploitation. Il s agit entre autres : - des insuffisances relevées au niveau du système informatique, de la comptabilité et des ressources humaines ; - des insuffisances liées à l inexistence des fonds propres qui sont négatifs de plus de 3 milliards de FCFA ; - du manque de ressources financières pour continuer l exploitation ; 14

15 - de l incompatibilité de la forme juridique avec la nature des activités développées ; - de la gouvernance et la responsabilité fiduciaire des dirigeants. Pour toutes ces raisons, après que PAPME ait connu une première phase de développement pendant laquelle les objectifs se mesuraient souvent en termes de croissance du volume de crédit, de desserte des populations et parfois de taux de remboursement, la priorité aujourd hui est de mettre des réformes appropriées dont la finalité est la recherche de la pérennité financière et institutionnelle. Ainsi, devrait-elle orientée les actions futures dans le sens de corriger les insuffisances que les diagnostics ont révélées. Par ailleurs, la mutation institutionnelle de PAPME en une société commerciale privée était une exigence à laquelle l Etat béninois avait souscrit depuis 1997 par la signature de l accord du crédit IDA 1748-BEN sur lequel avait été créé et financé le projet PAPME. La Banque Mondiale avait accepté de poursuivre son appui à cette entité dans le cadre du Programme d Appui au Développement du Secteur Privé (PADSP), à condition qu à la fin de ce nouveau programme en 2004, le PAPME achève son processus de réforme institutionnelle en devenant une organisation privée et commerciale de microfinance. L alternative crédible qui s impose à l institution aujourd hui est l annulation de la dette de la CAA et la création par l Association d une société anonyme pour continuer les activités de crédit dans un environnement plus approprié et plus crédible. L Association PAPME quant à elle va poursuivre ses activités de recouvrement et d appui-conseils et d autres activités non financières qu elle aura identifié Fait à Cotonou, le 22 janvier 2013 La Directrice Générale Luce KUASSI ACCROMBESSI 15