Instructions pour bénéficiaires

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1 Instructions pour bénéficiaires Une œuvre commune des banques suisses Version 2.5 /

2 Notes Les indications contenues dans ce document correspondent au stade actuel de développement. SIX Payment Services se réserve le droit de modifier à tout moment ce document si besoin est, sans avis préalable. Tous droits sont réservés pour ce document, y compris leur reproduction photomécanique, leur mémorisation sur des médias électroniques et leur traduction en langues étrangères. Ce document a été rédigé avec le plus grand soin mais des erreurs et des imprécisions ne peuvent être exclues à 100%. Par conséquent, SIX Payment Services ne peut être tenu responsable des erreurs ou de leurs conséquences et décline toute responsabilité à cet effet. Si vous constatez d'éventuelles erreurs dans ce document ou si vous avez des propositions d'amélioration, nous vous serions reconnaissants de bien vouloir en informer SIX Payment Services par à operationscenter.lsv@six-group.com ou par téléphone au Droits de copie 2011 SIX Payment Services SA, CH-8021 Zurich 2 Version 2.5 /

3 Instructions LSV + pour bénéficiaires A propos de ce document A propos de ce document Public cible Le présent document est destiné aux bénéficiaires participant à la prestation «Procédure de recouvrement direct LSV +» ainsi qu'aux développeurs de logiciels ERP et LSV pour des bénéficiaires. Définition de la prestation procédure de recouvrement direct (LSV) Sous l appellation globale «Procédure de recouvrement direct» (LSV), les banques proposent aux bénéficiaires deux prestations avec des significations partiellement différentes, à savoir «LSV +» et «BDD» (Business Direct Debit). Les deux variantes s'adressent à différents segments de clients; toutefois sur le plan technique, leur réalisation est identique. Pour une meilleure compréhension, l appellation globale LSV ou procédure de recouvrement direct est de ce fait utilisée en général. L'appellation LSV + est uniquement utilisée aux endroits ou une spécificité LSV + est abordée. Si besoin est, un bénéficiaire peut participer à la fois à LSV + et à BDD. Définition de la prestation LSV + La prestation «Procédure de recouvrement direct LSV +» constitue le standard et le produit successeur de l'habituel LSV. Dans LSV +, le débiteur bénéficie toujours d'un droit de contestation vis-à-vis de son établissement financier. Pour les services bancaires aux entreprises, existe alors un Business Direct Debit, en abrégé BDD. But Ce document spécifie la prestation «LSV +» et permet ainsi aux bénéficiaires d'organiser leurs solutions logicielles et leurs déroulements organisationnels de base pour l'utilisation de la prestation, et aux développeurs de logiciels de développer leurs logiciels ERP et LSV pour bénéficiaires. Abréviations spéciales utilisées Les abréviations spéciales suivantes sont utilisées dans ce document: BEN DEB Bénéficiaire (créancier, auteur de la facture) et client du BEN-EF Débiteur (destinataire de la facture) et client du DEB-EF BEN-EF Établissement financier du BEN, qui propose la prestation LSV + au BEN DEB-EF Établissement financier du DEB, qui permet la prestation LSV + au DEB Vous trouverez les abréviations et notions générales dans le glossaire (annexe A 8). BEN-EF Remarques concernant les indications spécifiques à la banque Le symbole ci-contre identifie toutes les indications dans ce document pouvant être définies individuellement par les BEN-EF pour leurs BEN, p. ex. de propres horaires de clôture de réception pour les livraisons ou les formats pour la délivrance de données de crédit. Le BEN reçoit ces indications de la part de son BEN-EF. Version 2.5 /

4 Contrôle des modifications Instructions LSV + pour bénéficiaires Contrôle des modifications Ci-dessous, toutes les modifications significatives réalisées dans ce document sont listées avec la date de la modification, une description succincte de la modification et l'indication des chiffres concernés. Date Version Description de la modification Chiffre/Annexe Première édition toutes Définition de LSV, LSV + et de BDD dans le texte d'introduction «A propos de ce document» inséré Notion «Prestation LSV +» partiellement remplacée par général «Procédure de recouvrement direct» Précision: Remarque concernant le droit de contestation 1.1 dans LSV + Précision concernant la notification de retours de recouvrement 2.7 vis-à-vis du BEN Le planning est valable en plus de la livraison également pour la libération Procédure de test pour enregistrements de crédit entre BEN-EF et BEN Le compte du BEN doit contenir un CH-IBAN ou LI IBAN de 21 chiffres Modèle de texte actualisé pour autorisation de débit CHF A 2.1 Modèle de texte actualisé pour autorisation de débit EUR A 2.2 Modèle de texte actualisé pour ordre de recouvrement LSV A 3 Modèle de liste actualisé car valable pour LSV + et BDD A 4 Précision des règles de validation dans les champs de A 5 ligne d'adresse «ADR-ZE» (ADR-BEN) et «ADR-ZP» (ADR-DEB) Diverses adaptations dans le glossaire A Disparition des listes de lecture. général Modification du déroulement pour la collecte d'une autorisation de débit à partir du point 4. Pas de validation de fichiers livrés entre le samedi 12h00 et le dimanche 17h00. Correction: tous les caractères également les caractères de commande sont acceptés, mais convertis. Champ «Compte du BEN»: remarque que les espaces dans l'iban sont ignorés. Champ «Champ du DEB»: Précision que seul CH- ou LI-IBAN est autorisé Modèle actualisé des listes de récapitulation et d'erreurs. A 4 Actualisations dans les champs: TA, GVDAT, ABS-ID, LSV-ID, KTO-ZE, ADR-ZE, KTO-ZP, ADR-ZP, MIT-ZP et ESR-TN. A 5 4 Version 2.5 /

5 LSV + Instructions pour bénéficiaires Contrôle des modifications Date Version Description de la modification Chiffre/Annexe Le BEN-EF communique au BEN quel type de numéro de référence doit être utilisé. Les caractères de commande sont convertis en «espaces». A 6 Explication LSV + insérée. A Délai de livraison de 3 jours ouvrables bancaires actuellement (avant la date de traitement désirée) ramené à 1 jour ouvrable bancaire. Remarque concernant l'annulation automatique si aucune libération n'est effectuée. A 8.1, A , 2.3.2, 2.3.3, 2.3.4, 2.5, Divers renvois à des pages Web, modifiés , A 3, A 6.1, A 6.2, A 7 Heures de clôture de réception pour la livraison / libération de recouvrements directs décalées à 14h00. Heures de clôture de réception pour la livraison / libération de recouvrements directs sur le système de test décalées à 10h00. Changement de jeu de caractères: les minuscules ne sont plus transformées en majuscules. Les caractères non valables sont transformés en «.» (point) au lieu de «espace». Diverses descriptions de champ adaptées suite au changement du jeu de caractères. Adaptation de la liste récapitulative LSV + /BDD pour les messages d'avertissement et d'erreur. Nouveau message d'erreur «Non autorisé» pour le champ «REF-NR». Divers textes descriptifs adaptés suite au changement du jeu de caractères , A 8.1, A , A 4.2, A 4.3 A 5 Remarque relative à l'outil IBAN, rajoutée. A 7 Abréviation TM rajoutée. A Changements de raison sociale des sociétés de SIX général Le montant individuel en CHF ne doit pas dépasser 99'999'999,99. Une autorisation de débit peut comporter plusieurs identifications, à condition toutefois que pour le BEN il s'agisse de la même entreprise Insertion d'une remarque supplémentaire , 2.6, , Version 2.5 /

6 Contrôle des modifications Instructions LSV + pour bénéficiaires Date Version Description de la modification Chiffre/Annexe Modification du numéro de téléphone du support technique. Remarque insérée concernant les numéros de référence LSV. Début du document 1.1, 2.1.2, A 5 Modification du modèle d'autorisation de débit. A 2.1, A 2.2 Effacement de l'ordre de recouvrement LSV sur papier et de l'illustration. A 3 Présentation des modifications Les dernières modifications par rapport à la version précédente sont identifiées dans le document par des marquages, si ces modifications sont significatives. Les changements de la présentation, les corrections des fautes de frappe et les notions modifiées qui se répètent plusieurs fois dans tout le document, ne sont pas marqués. Les modifications antérieures relatives à d autres versions sont consignées dans le rapport du contrôle des modifications. Les modifications sont marquées par un trait bleu sur le bord de la page. 6 Version 2.5 /

7 Instructions LSV + pour bénéficiaires Table des matières Table des matières Notes... 2 A propos de ce document... 3 Contrôle des modifications... 4 Table des matières Introduction Généralités Exigences légales Exigences d'organisation Exigences techniques Avantages pour les participants Avantages pour le BEN Avantages pour le DEB Description de la prestation LSV Préparatifs Attribution d'identifications LSV Communication du numéro de référence LSV à utiliser Collecte d autorisations de débit Aperçu du déroulement Passation d'ordre Mise à disposition du fichier LSV Livraison au BEN-EF Livraison à SIX Interbank Clearing Annulations Traitement des recouvrements directs chez SIX Interbank Clearing Formation de groupes de paiements Validation Sauvegarde des données et disponibilité des renseignements Traitement des recouvrements directs chez le DEB-EF Contrôle bancaire Débit de compte et paiement Notification du DEB Livraison des données de crédit du BEN-EF au BEN Retours de recouvrements Révocation d'autorisations de débit Planning Planning des livraisons au BEN-EF Planning pour les livraisons à SIX Interbank Clearing Tests Tests de livraison Tests d'enregistrements de crédit (test entre BEN et BEN-EF) Version 2.5 /

8 Table des matières Instructions LSV + pour bénéficiaires 3 Dispositions techniques Genres de transactions (GT) Structure du fichier Nom de fichiers Caractères admis Présentation des différents champs Texte Date Montant Descriptions des enregistrements GT 875, Recouvrement direct GT 890, Enregistrement total Annexe A 1 Conditions de participation A 2 Autorisations de débit A 2.1 Texte modèle pour autorisation de débit standard (CHF) A 2.2 Texte modèle pour autorisation de débit standard (EUR) A 3 Listes A 3.1 Liste de récapitulation groupe de paiements A 3.2 Liste de récapitulation avec messages d'avertissement A 3.3 Liste de récapitulation avec messages erreurs A 4 Règles de validation A 5 Numéros de référence LSV A 5.1 Numéro de référence LSV selon format BVR A 5.2 Numéro de référence LSV selon la référence de paiement IPI structurée A 6 IBAN A 7 Tables de conversion de caractères A 7.1 ASCII, ISO Latin (Latin-1) A 7.2 EBCDIC, Codepage A 8 Glossaire et répertoire des abréviations Version 2.5 /

9 Instructions LSV + pour bénéficiaires Introduction 1 Introduction 1.1 Généralités Les banques suisses proposent à leur clientèle, à titre d œuvre commune, la prestation LSV + LastSchriftVerfahren = procédure de recouvrement direct pour le traitement des recouvrements directs en CHF ou en EUR. LSV + est une procédure exclusivement nationale pour le recouvrement de montants de factures périodiques pour lesquels le BEN possède une autorisation de débit dûment signé du DEB. Le DEB-EF ne doit payer le montant exigé que lorsque l'autorisation de débit du DEB est disponible. LSV + est la désignation de produit pour la procédure de recouvrement direct des banques suisses avec droit de contestation. Le processus de paiement est déclenché par le BEN, en remettant la créance électroniquement soit au BEN-EF ou à SIX Interbank Clearing. Chaque BEN-EF peut définir lui-même si les livraisons par les BEN doivent s'effectuer à lui-même et/ou à SIX Interbank Clearing et communique ceci à ses BEN. La notification de la réception du paiement au bénéfice du BEN s'effectue par le BEN- EF, périodiquement, sur la base de transactions individuelles collectées. Le crédit s'effectue avec des enregistrements collectifs correspondants sur le compte du BEN chez le BEN-EF. Le DEB peut contester tous les paiements basés sur LSV sans indication de motif jusqu'à 30 jours (1 mois calendrier) au maximum après notification du débit du compte chez DEB-EF. Le débit effectué sur le compte du DEB est annulé dans ce cas et le montant sur le compte du BEN chez BEN-EF est à nouveau débité avec la valeur initiale. Le traitement des différentes créances, dans ce document également appelées recouvrements directs, s'effectue par les systèmes de SIX Interbank Clearing. A l instar du personnel des banques, les collaborateurs de SIX Interbank Clearing sont liés par le secret bancaire. BEN-EF Les variantes de livraison suivantes s'effectuent conformément à l'offre du BEN-EF et doivent être demandées auprès de celui-ci. Tenez compte des indications sous le chiffre «Communication du numéro de référence LSV à utiliser» et dans l'annexe A 5 «Numéros de référence LSV». Monnaie CHF CHF EUR EUR Livraison Numéro de référence BVR Référence de paiement IPI Numéro de référence BVR Référence de paiement IPI Version 2.5 /

10 Introduction Instructions LSV + pour bénéficiaires 1.2 Exigences légales Le BEN-EF décide seul de l'autorisation d'un BEN à utiliser LSV. La condition pour la participation au LSV est la reconnaissance valable au regard de la loi des conditions de participation LSV + par le BEN vis-à-vis de son BEN-EF. Les ordres LSV ne doivent être remis que pour des créances pour lesquelles le DEB a présenté à son DEB-EF une autorisation de débit dûment signée. Le DEB-EF transmet l'autorisation de débit contrôlée au BEN. 1.3 Exigences d'organisation Pour la remise des recouvrements directs, le BEN doit posséder une identification LSV +, que lui attribue le BEN-EF. En outre, il doit connaître la structure du numéro de référence LSV que lui communique le BEN-EF. Si le BEN souhaite aussi effectuer des encaissements en EUR, il doit en convenir au préalable avec son BEN-EF. Dans ce cas, il est recommandé d'utiliser des comptes séparés pour les crédits, l'un pour les crédits en CHF et l'autre pour les crédits en EUR. 1.4 Exigences techniques Le BEN doit s'assurer pour la participation à la procédure de recouvrement direct que les ordres LSV puissent être livrés sous forme électronique. Des sociétés de logiciels proposent des logiciels standards pour le traitement des ordres LSV. 1.5 Avantages pour les participants Avantages pour le BEN En tant que participant à la procédure de recouvrement direct, le BEN bénéficie des avantages suivants: Rationalisation Une convention unique entre le bénéficiaire et le débiteur, sous forme d autorisation de débit, permet le recouvrement périodique de créances par LSV. En cas de créances régulières avec des montants constants, une facturation peut même être supprimée, permettant d'économiser des coûts. Ajustement automatique dans la comptabilité des débiteurs Dans LSV, l'ajustement des crédits avec les factures non acquittées s'effectue dans la comptabilité des débiteurs automatiquement sur la base d'un numéro de référence par recouvrement direct. Déroulements uniformes d'enregistrement dans la comptabilité des débiteurs Toutes les factures dont le paiement est exigé à l'aide de LSV sont laissées en cours dans la comptabilité des débiteurs, jusqu'à ce qu'elles soient payées et avisées. Si la réception du paiement ne s'effectue pas sur le compte du BEN chez BEN-EF au plus tard 2 jours ouvrables bancaires après la date de traitement désirée, le montant peut être exigé ou réclamé par voie conventionnelle. 10 Version 2.5 /

11 Instructions LSV + pour bénéficiaires Introduction Meilleure prévision de trésorerie La gestion des liquidités est facilitée, puisque le montant des entrées de fonds est correctement estimable et que le moment de leur entrée peut être défini avec précision. Tous les crédits sont enregistrés au plus tard 2 jours ouvrables bancaires après la date de traitement désirée sur le compte du BEN chez BEN-EF. Les recouvrements directs non exécutables par le DEB-EF pour des raisons bancaires (numéro de compte incorrect, autorisation de débit manquante, couverture insuffisante, etc.) ne sont pas payés et conduisent à des opérations en cours dans la comptabilité des débiteurs du BEN. Les éventuels non-paiements ne sont pas signalés au BEN. Les retours de recouvrement ultérieures n'apparaissent plus que par contestation du DEB et non pour des raisons bancaires Avantages pour le DEB Par sa participation à la procédure de recouvrement direct, le DEB n'a pas besoin de surveiller ses échéances de paiement, étant donné que les montants de facture correspondants sont automatiquement encaissés à la date de traitement désirée, d établir ou de saisir des ordres de paiement, de payer le port d envoi d ordres de paiement, de se rendre au guichet postal, d'un raccordement technique (p. ex. PC, Internet) Version 2.5 /

12 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires 2 Description de la prestation LSV Préparatifs Avant que la procédure de recouvrement direct puisse être utilisée, les préparatifs suivants doivent être terminés: Signature valable au regard de la loi des conditions de participation LSV + (annexe A 1) par le BEN vis-à-vis de son BEN-EF. Attribution de(des) (l')identification(s) LSV + au BEN par le BEN-EF. Indication du numéro de compte BEN au format IBAN. Information du BEN par le BEN-EF au sujet du numéro de référence LSV à utiliser ainsi que du type de gestion de compte et de notification. Collecte des autorisations de débit de tous les DEB par le BEN Attribution d'identifications LSV Le BEN-EF du BEN est responsable de l'attribution des identifications LSV +. BEN-EF Les identifications LSV + sont toujours composées de 5 caractères alphanumériques. Si un BEN a plusieurs BEN-EF, il peut utiliser la même identification LSV + lors des transactions avec tous ses BEN-EF, pour CHF ainsi que pour EUR. Une autorisation de débit peut comporter plusieurs identifications, à condition toutefois que pour le BEN il s'agisse de la même entreprise. Si le BEN désire exceptionnellement plusieurs identifications LSV +, les autorisations de débit sont à imprimer ou à collecter avec l'identification LSV + correspondante. Lorsque le BEN est en même temps l'expéditeur du fichier LSV, une seule identification LSV + lui est attribuée; dans un tel cas, «l'identification de l'expéditeur» est identique à «l'identification du BEN». Si le BEN fait établir le fichier LSV à transmettre par un tiers (p. ex. centre de calcul ou administrateur fiduciaire), deux identifications sont normalement attribuées, à savoir une «identification de l'expéditeur» et une «identification du BEN» Communication du numéro de référence LSV à utiliser BEN-EF Le BEN-EF informe le BEN lequel des deux types de numéros de référence LSV il peut utiliser: le numéro de référence à 27 chiffres selon le format BVR ou le numéro de référence à 20 chiffres selon référence de paiement IPI structurée. Vous trouverez des indications supplémentaires à propos de l'utilisation différente des deux numéros de référence pour les recouvrements en CHF et EUR dans l'annexe A Version 2.5 /

13 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Collecte d autorisations de débit Il est du ressort du BEN de collecter les autorisations de débit chez tous les DEB selon le déroulement suivant. Pour chaque compte à débiter du DEB et pour chaque monnaie (CHF ou EUR), une autorisation de débit séparée est nécessaire. Une autorisation de débit peut comporter plusieurs identifications, à condition toutefois que pour le BEN il s'agisse de la même entreprise. L'autorisation de débit est textuellement neutre, autrement dit, des textes individuels de contrat (p. ex. contrats de crédit ou de paiement échelonné) sont à signer séparément entre le BEN et le DEB. Elle contient toujours un droit de contestation pour le DEB vis-à-vis de son EF. Le délai de contestation est de 30 jours (= 1 mois calendrier) et commence au moment où le DEB est avisé. BEN-EF Vous trouverez des modèles de texte d'autorisations de débit dans l'annexe A 2. La première création d'une autorisation de débit ou l'adaptation d'une autorisation de débit existante doit être convenue par le BEN avec son BEN-EF. Les autorisations de débit peuvent être révoquées à tout moment par le DEB chez son DEB-EF et chez le BEN. Si le BEN est informé que le DEB a changé ses coordonnées bancaires, une nouvelle autorisation de débit doit lui être présentée, et doit ensuite être remise à la banque du DEB-EF. BEN-EF Le BEN-EF doit être informé de la marche à suivre en cas de modification du BEN, de l'identification LSV et/ou de la procédure LSV. Version 2.5 /

14 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires Déroulement de la collecte d autorisations de débit: 1. Le BEN met à disposition du DEB l'autorisation de débit (AD) sous forme papier ou électronique (à imprimer) avec l'invitation de la remettre directement au DEB- EF (2a) ou sur demande de la lui retourner (2b). La remise d'une copie pour le DEB est facultative. 1 AD Données de base 5 BEN AD 2b DEB 2b 2a AD AD AD ou Copie AD 4 BEN-EF DEB-EF 3 AD ou Copie AD Base de données ID LSV sur compte 2a. Le DEB transmet directement à sa banque (DEB-EF) l'autorisation de débit signée et complétée avec les coordonnées bancaires et le numéro de compte/ IBAN. 2b. Alternative: Sur demande du BEN, le DEB lui retourne l'autorisation de débit signée et complétée avec les coordonnées bancaires et le numéro de compte/ IBAN. Le BEN collecte les autorisations de débit reçues par les DEB et remet les originaux des autorisations de débit directement au DEB-EF (interlocuteur) en question. 3. Pour des raisons juridiques, l'original de l'autorisation de débit doit être présenté au DEB-EF. Le DEB-EF contrôle l'autorisation de débit et saisit l'ordre dans l'application correspondante. 4. L'autorisation de débit (photocopie ou original) est renvoyée au bénéficiaire, pourvue du cachet de la banque et/ou d'une lettre d'accompagnement. En cas d'erreur dans le numéro de compte/iban, le numéro CB ou l'indication du nom, les corrections doivent être notées clairement sur l'exemplaire renvoyé. A la place du numéro de compte bancaire propriétaire, l'iban doit être indiquée dans la mesure du possible. 5. Le BEN saisit dans ses données de base, les indications contrôlées relatives au client sur la base de l'autorisation de débit reçue par le DEB-EF. A partir de cet instant, des recouvrements directs peuvent être déclenchés jusqu'à l'éventuelle annulation de l'autorisation. Ni le BEN-EF, ni SIX Payment Services n'est impliqué dans le déroulement pour la collecte d'autorisations de débit. De ce fait, ceux-ci n'ont besoin ni d'une copie ni de l'original de l'autorisation de débit. Ils supposent que les autorisations de débit correspondantes existent pour tous les ordres LSV remis par le BEN. 14 Version 2.5 /

15 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Aperçu du déroulement BEN-EF De manière simplifiée, un ordre individuel dans LSV + se déroule selon les étapes suivantes: 1. Le BEN établit une facture et saisit la créance à l'aide de LSV +, en envoyant par voie électronique un recouvrement direct avec un numéro de référence sans équivoque au BEN-EF ou à SIX Interbank Clearing. Chaque BEN-EF peut définir lui-même si les livraisons des BEN doivent s'effectuer à lui-même ou à SIX Interbank Clearing et communique ceci à ses BEN. 1a. Si le BEN a transmis le recouvrement direct au BEN-EF, ce dernier retransmet le recouvrement direct à SIX Interbank Clearing. 2. SIX Interbank Clearing envoie le recouvrement direct 2 jours ouvrables bancaires ou 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée au DEB-EF. 6 BEN 1 DEB SIX Interbank Clearing 1a BEN-EF 4 LSV 4 DEB-EF 3. Le DEB-EF contrôle le recouvrement direct du point de vue bancaire (numéro de compte correct, autorisation de débit existante, couverture suffisante, etc.). Si ce contrôle est concluant, le DEB-EF débite le compte du DEB et prépare le virement du montant au BEN-EF. Si le résultat du contrôle est négatif, le DEB-EF n'effectue aucune opération (aucun traitement, pas de renvoi d'informations). 4. Le DEB-EF vire le montant en temps voulu (normalement à la date de traitement désirée, exceptionnellement au plus tard jusqu'à 2 jours ouvrables bancaires après) accompagné du numéro de référence au BEN-EF. Le virement s'effectue via les systèmes de SIX Interbank Clearing. 5. Le BEN-EF crédite le montant viré sur le compte du BEN et envoie au BEN les données de crédit avec le numéro de référence. 6. Dans sa comptabilité, le BEN clôture avec les données de crédit l'opération en cours correspondante. 7. Le DEB est avisé au plus tard durant le mois après le débit de son compte. Le cas échéant, il peut faire une contestation pendant 30 jours à partir de la date de notification. Version 2.5 /

16 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires 2.3 Passation d'ordre Mise à disposition du fichier LSV Le BEN collecte les créances qui lui sont dues en CHF ou en EUR et crée par monnaie un fichier LSV avec les recouvrements directs correspondants. Remarque: Le montant individuel en CHF ne doit pas dépasser 99'999'999,99. Chaque recouvrement direct doit posséder un numéro de référence (voir annexe A 5) sans équivoque pour garantir que la réception du paiement puisse être affectée à l'opération en cours correcte dans la comptabilité des débiteurs. Pour les recouvrements directs en CHF, tous les BEN-EF proposent en général le numéro de référence LSV selon BVR. La structure du fichier LSV et les champs de données des recouvrements directs sont décrits dans le chapitre 3. La date de traitement désirée peut être n'importe quel jour ouvrable bancaire. Il est permis dans un fichier LSV, de faire parvenir des recouvrements directs avec différentes dates de traitement désirées. Le BEN est responsable du contenu du fichier LSV. Les mesures contre l'utilisation abusive sont de sa responsabilité. Toutes les données individuelles, en particulier les numéros de compte et noms des DEB, doivent concorder avec les données correspondantes du DEB-EF. Pour chaque recouvrement direct livré, une autorisation de débit (DEB-EF, compte, monnaie) du DEB correspondant doit être disponible. Le BEN peut livrer son fichier LSV soit au BEN-EF, soit à SIX Interbank Clearing. Chaque BEN-EF peut définir si les livraisons par les BEN doivent s'effectuer à luimême ou à SIX Interbank Clearing et communique ceci à ses BEN. Pour la livraison du fichier LSV et en fonction du lieu de livraison défini, il faut tenir compte des indications du chiffre ou Livraison au BEN-EF Ce chiffre est valable pour les BEN qui transmettent sous forme électronique leurs fichiers LSV au BEN-EF via les types de livraison proposés par le BEN-EF (p. ex. e-banking). BEN-EF Les descriptions de livraison spécifiques à la banque et en vigueur pour la livraison, sont disponibles auprès du BEN-EF. Chaque fichier LSV doit être remis au BEN-EF au minimum 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée afin que les DEB-EF puissent vérifier les recouvrements directs. Pour le traitement dans les délais, est valable le planning défini par BEN-EF. Les fichiers LSV livrés au BEN-EF peuvent contenir des recouvrements directs devant être crédités sur différents comptes du BEN chez le BEN-EF. 16 Version 2.5 /

17 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Livraison à SIX Interbank Clearing Annulations Ce chiffre est valable pour les BEN qui transmettent sous forme électronique leurs fichiers LSV à SIX Interbank Clearing à l'aide de paycom web via Internet ou solution de transfert de fichiers. Des informations sur le produit et des informations légales sur paycom web sont disponibles sur le site Web Des instructions détaillées sur l'utilisation de paycom web sont données dans le manuel d'utilisation paycom web. Pour des informations sur la solution de transfert de fichiers, contactez SIX Interbank Clearing. Chaque fichier LSV doit être remis au minimum 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée afin que les DEB-EF puissent vérifier les recouvrements directs. Pour le traitement dans les délais, est valable le planning (chiffre 2.9) défini par BEN- EF. Un fichier LSV peut contenir des recouvrements directs devant être crédités chez différents BEN-EF et sur différents comptes du BEN (d'ailleurs uniquement pour BEN-EF proposant la livraison à SIX Interbank Clearing). Chaque groupe de paiements (définition, voir chiffre 2.4.1), formé par le fichier LSV livré par le BEN, doit, pour la suite du traitement, être libéré par le BEN à l'aide de paycom web (vous trouverez des détails à ce sujet dans le manuel utilisateur paycom web ) ou à l'aide de l'ordre papier au BEN-EF. Si aucune libération n'est effectuée, le groupe de paiements est automatiquement annulé 10 jours calendaires après la date de traitement voulue (respectivement après la date de livraison si la date de traitement voulue se situe dans le passé). Le BEN doit conserver une copie du fichier LSV jusqu'à l'obtention de la liste de récapitulation. La copie du fichier LSV peut, si besoin est, être demandée par SIX Interbank Clearing. Aussi longtemps que les recouvrements directs livrés n'ont pas encore été mis à disposition pour livraison au DEB-EF, autrement dit, en fonction du moment de livraison jusqu'à 2 jours ouvrables bancaires ou 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée, des annulations de groupes de paiements (définition voir chiffre 2.4.1) sont possibles. Le désir d'annulation doit dans tous les cas être adressé par le BEN à l'attention du BEN-EF. Les annulations de recouvrements directs individuels ne sont pas possibles. Version 2.5 /

18 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires 2.4 Traitement des recouvrements directs chez SIX Interbank Clearing Ce chiffre est valable pour les BEN qui livrent des données LSV chez SIX Interbank Clearing. Si la livraison du BEN s'effectue chez le BEN-EF, les recouvrements directs reçus par le BEN-EF sont partiellement traités d'une autre manière selon le format de transmission chez SIX Interbank Clearing Formation de groupes de paiements Validation Tous les recouvrements directs d'un fichier LSV livré avec: le même numéro de clearing bancaire du BEN-EF le même numéro de compte à créditer la même identification LSV + du BEN la même date de traitement désirée la même monnaie (un fichier LSV contient soit uniquement des recouvrements directs en CHF, soit uniquement des recouvrements directs en EUR) sont rassemblées dans la procédure de recouvrement direct dans un groupe de paiements. Avant le traitement, les données LSV livrées sont soumises à divers tests de vraisemblance (voir aussi l'annexe A 4). Pour l'essentiel, les points suivants sont contrôlés: Le BEN est-il autorisé comme participant à la procédure de recouvrement direct avec l'identification LSV + indiquée? Le contenu et la structure des données correspondent-elles aux spécifications? Existe-t-il des groupes de paiements en double? Tous les DEB-EF concernés par les recouvrements directs sont-ils autorisés en tant que participant à la procédure de recouvrement direct? Contrôle de double livraison Le contrôle de double livraison s'effectue au niveau des groupes de paiements. Il s'effectue pour tous les jours calendriers acceptés, pour lesquels des livraisons sont autorisées (date de traitement désirée = date actuelle, 30 jours dans le futur, 10 jours dans le passé, voir aussi le chiffre 3.6.1). Il ne s'agit pas d'une comparaison des groupes de paiements à 100 % mais uniquement d'un contrôle des critères essentiels: Montant total (total de tous les recouvrements directs du groupe de paiements, y compris les recouvrements directs erronés) Numéro CB du BEN-EF Identification LSV + du BEN Date de création du fichier LSV Date de traitement désirée État (sans erreur, double) Monnaie Numéro de compte du BEN 18 Version 2.5 /

19 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV + Si tous les critères indiqués concordent, le groupe de paiements est considéré comme existant en double. Ordre sans erreur SIX Interbank Clearing établit une liste de récapitulation (voir annexe A 3.1), qui informe le fournisseur que l'ordre ne présente pas d'erreur. La liste de récapitulation est transmise différemment selon le type de livraison: Lors de la livraison à SIX Interbank Clearing à l'aide de paycom web, la liste de récapitulation peut être appelée dans la vue d'ensemble de fichier paycom web. Lors de la livraison à SIX Interbank Clearing via une solution de transfert de fichiers, la liste de récapitulation est transmise au fournisseur conformément à l'accord bilatéral. Ordre corrigé automatiquement Les numéros CB indiqués dans l'ordre et modifiés suite à des changements d'organisation, des regroupements, des fermetures de banques, etc., sont automatiquement corrigés, afin que les recouvrements directs correspondants puissent tout de même être exécutés. SIX Interbank Clearing établit dans de tels cas en plus de la liste de récapitulation également une liste d'erreurs avec des messages d'avertissement (voir annexe A 3.1). Selon le type de livraison, les deux listes sont mises à disposition comme décrit plus haut. Le BEN doit immédiatement muter le numéro CB modifié dans ses données de base pour les ordres futurs. Ordre exécutable partiellement Si des transactions erronées, autrement dit, qui ne peuvent pas être exécutées, sont enregistrées, SIX Interbank Clearing établit aussi bien une liste de récapitulation qu'une liste d'erreurs avec messages d'erreur (voir annexe A 3.1). Selon le type de livraison, les deux listes sont mises à disposition comme décrit plus haut. Le BEN doit corriger les recouvrements directs erronés et les livrer à nouveau. Ordre non exécutable Si des erreurs sont constatées dans le format de fichier, tous les recouvrements directs du fichier LSV sont refusés. Si l'on constate qu'un groupe de paiements existe en double, le groupe de paiements, identique, livré à nouveau, n'est pas exécuté. En cas de non-exécution, SIX Interbank Clearing établit aussi bien une liste de récapitulation qu'une liste d'erreurs (voir annexe A 3.1). Selon le type de livraison, les deux listes sont mises à disposition comme décrit précédemment Sauvegarde des données et disponibilité des renseignements Pour des raisons de sauvegarde des données et de recherche, tous les recouvrements directs sont mémorisés durant 10 ans chez SIX Interbank Clearing. Version 2.5 /

20 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires 2.5 Traitement des recouvrements directs chez le DEB-EF 2 jours ouvrables bancaires ou 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée, le DEB-EF reçoit pour contrôle et paiement tous les recouvrements directs validés avec succès et libérés pour le débit du DEB Contrôle bancaire Le DEB-EF contrôle du point de vue bancaire chaque recouvrement direct reçu: Existe-t-il un compte non bloqué, admis pour LSV, avec le numéro de compte indiqué? Existe-t-il une autorisation de débit correspondante? La couverture nécessaire existe-t-elle? Si ce contrôle s'effectue positivement, le recouvrement direct est soumis à la suite du traitement, autrement dit, le paiement du montant exigé est lancé. Dans le cas d'un résultat de contrôle négatif, le traitement du recouvrement direct chez le DEB-EF est arrêté sans retour d'informations au BEN ou BEN-EF Débit de compte et paiement Le DEB-EF débite le compte du DEB à la date de traitement désirée avec le montant exigé et vire ce montant accompagné du numéro de référence LSV au BEN-EF via le système de paiement SIC pour les paiements CHF resp. par le système de paiement eurosic pour les paiements EUR. Délais de paiement Les recouvrements directs acceptés doivent dans le cas normal être compensés à la date de traitement désirée dans le système SIC ou eurosic. Dans des cas exceptionnels (p. ex. en cas de dysfonctionnement technique du traitement SIC ou suite à une solvabilité insuffisante), la compensation peut s'effectuer jusqu'à 2 jours ouvrables bancaires maximum plus tard. En cas de retards de plus de 2 jours ouvrables bancaires, l'ordre de paiement SIC ou eurosic est rejeté Notification du DEB Le DEB-EF avise le DEB au sujet de l'écriture du recouvrement direct, au plus tard dans un délai d'un mois à partir de la date de débit avec mention de son droit de contestation jusqu'à 30 jours après notification. Il est laissé au DEB-EF le soin s'il veut informer le DEB d'une non-exécution d'un recouvrement direct. 20 Version 2.5 /

21 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Livraison des données de crédit du BEN-EF au BEN BEN-EF La délivrance des données de crédit pour les recouvrements directs payés par le BEN-EF au BEN s'effectue conformément à l'offre du BEN-EF. Les réceptions de paiements en CHF ou EUR pour les opérations en cours dans la comptabilité du BEN sont mis à disposition par les BEN-EF par exemple en tant que Enregistrement de crédit type 3 avec un enregistrement de total type 3 ou en tant que Données de crédit au format XML. Si le BEN utilise comme numéro de référence, le numéro de référence BVR, les données de crédit peuvent être livrées sous forme d'enregistrement de crédit type 3 ou en tant que données de crédit au format XML, en fonction de l'offre du BEN-EF. Si le BEN utilise comme numéro de référence la référence de paiement analogue à IPI, les données de crédit peuvent par exemple être livrées dans le format XML. Ne sont pas cités les autres procédés comme la livraison des données de crédit via EDIFACT, SWIFT, enregistrement de crédit type 4 ainsi que l'avis de crédit sous forme papier. Enregistrement de crédit spécifique LSV type 3 BEN-EF L'enregistrement de crédit type 3 utilisable pour la notification d'entrées de paiement LSV sur le compte du BEN est complété par rapport à l'enregistrement de crédit type 3 actuel (spécification disponible chez le BEN-EF) avec les valeurs spécifiques LSV suivantes dans le champ «Genre de transaction»: Type de paiement Valeur pour recouvrements directs Crédit 202 Annulation 205 Correction 208 Remarque: Le montant individuel en CHF ne doit pas dépasser 99'999'999,99. Version 2.5 /

22 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires 2.7 Retours de recouvrements Les retours de recouvrement suite à la contestation du DEB, peuvent à nouveau être débités automatiquement sur le compte du BEN chez le BEN-EF, jusqu'à 68 jours calendriers avec la date-valeur et monnaie initiale. Le crédit sur le compte du DEB s'effectue chez le DEB-EF également avec la valeur initiale. Action Délai Paiement de la créance par le DEB-EF 2 jours ouvrables bancaires Notification du débit du compte au DEB par le DEB-EF 1 mois calendrier (max.) Contestation par le DEB vis-à-vis du DEB-EF 1 mois calendrier (max.) Débit de la créance (durée d'acheminement de la poste entre DEB, DEB-EF et BEN-EF et redressement d'écriture) 2-3 jours ouvrables bancaires Les délais indiqués en jours ouvrables bancaires peuvent contenir une fin de semaine ou des jours fériés. Le numéro de référence LSV est indiqué dans les retours de recouvrement. Les retours de recouvrement sont à notifier par le BEN-EF vis-à-vis du BEN en indiquant les détails nécessaires. Si des conversions de monnaie ont été réalisées lors du débit initial du DEB ou du crédit initial chez le BEN (p. ex. tenue de compte dans une autre monnaie), l'écriture de remboursement est effectuée avec le même cours. 2.8 Révocation d'autorisations de débit Les autorisations de débit peuvent à tout moment être révoquées par le DEB chez son DEB-EF et chez le BEN. Après prise de connaissance d'un avis d'annulation de la part du DEB, le BEN est tenu d'effacer immédiatement les données d'autorisation et de ne déclencher plus aucun ordre LSV. 22 Version 2.5 /

23 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Planning Les déroulements dans le temps, peuvent différer partiellement selon que la livraison des ordres LSV s'effectue chez le BEN-EF ou chez SIX Interbank Clearing Planning des livraisons au BEN-EF BEN-EF Pour la livraison de fichiers LSV par le BEN au BEN-EF, il faut tenir compte des définitions du BEN-EF (les heures d'ouverture, le jour de livraison au plus tôt et au plus tard ainsi que les heures quotidiennes de clôture de réception). Le retour d'informations au sujet du résultat de la validation à l'attention du BEN s'effectue selon les règles définies par le BEN-EF Planning pour les livraisons à SIX Interbank Clearing Disponibilité du système pour transmissions électroniques de fichiers Les transmissions de fichiers sont possibles en principe 24 heures sur 24, exception faite en présence d'interruptions exceptionnelles du système ou de travaux de maintenance intervenant normalement en fin de semaine. A partir de samedi 12h00 et jusqu'au dimanche 17h00, ainsi que lors des jours fériés, aucune validation des fichiers livrés n'a lieu. Pendant ce temps, aucun retour d'information n'a aussi lieu à l'attention de l'expéditeur et il n'est pas non plus possible de libérer les ordres livrés. Livraison/libération et réglementation des valeurs La livraison de fichiers LSV par le BEN et la libération dans paycom web doit s'effectuer au plus tard 1 jour ouvrable bancaire avant la date de traitement désirée des recouvrements directs, afin que le traitement ait réellement lieu à cette date. L'heure limite quotidienne de réception et libération des livraisons par le BEN est 14h00. Pour la clôture de la réception s'applique l'horodatage après libération effectuée dans paycom web. Heure limite de réception des livraisons par le BEN (14h00) Jour de traitement désiré Exemple: Jour-valeur Jour-valeur Sa et Di (pas des jour-valeurs) Les livraisons sont acceptées au plus tôt 30 jours calendriers avant et au plus tard 10 jours calendriers après la date de traitement désirée indiquée. Si la date de traitement Version 2.5 /

24 Description de la prestation LSV + Instructions LSV + pour bénéficiaires désirée n'est pas un jour ouvrable bancaire, le prochain jour ouvrable bancaire suivant est utilisé automatiquement comme date de traitement désirée. Si une livraison ou libération s'effectue trop tard, la date de traitement désirée des recouvrements directs est automatiquement modifiée à la date de traitement possible au plus tôt sans information du BEN, autrement dit en cas de livraison et libération avant 14h00 à un ou en cas de livraison et libération après 14h00 à deux jours ouvrables bancaires après la date actuelle. Les crédits sont en général écrits à la date de traitement désirée sur le compte du BEN chez le BEN-EF (=date-valeur). Si la réception du paiement sur le compte du BEN chez le BEN-EF s'effectue exceptionnellement avec un retard (la réception du paiement est admissible au maximum jusqu'à 2 jours ouvrables bancaires après la date de traitement désirée), la date-valeur est décalée de manière correspondante. Renvoi des résultats de validation Lors de la livraison à l'aide de paycom web, le résultat de la validation (voir chiffre 2.4.2) est mis à disposition de l'expéditeur dans la vue d'ensemble de fichier paycom web pour pouvoir y être appelé. Lors de la livraison via une solution de transfert de fichiers, le résultat de la validation est renvoyé conformément à l'accord bilatéral entre SIX Interbank Clearing et le BEN. 24 Version 2.5 /

25 Instructions LSV + pour bénéficiaires Description de la prestation LSV Tests SIX Interbank Clearing met à disposition des participants un système de test dédié pour la réalisation de tests 24h sur 24 et offre pendant les heures de bureau jours ouvrables de 8h00 à 17h00 une assistance correspondante. Aucune inscription n'est nécessaire pour les tests. Les fichiers LSV livrés pour les tests ne doivent et ne peuvent pas être libérés, ni électroniquement, ni par ordre papier. Lors de la livraison à l'aide de paycom web, aucune adaptation ne doit être effectuée dans paycom web par rapport à la production (pas d'url ou de certificats séparés). Lors de la livraison via une solution de transfert de fichiers, les accords bilatéraux avec SIX Interbank Clearing doivent être respectés. Chaque recouvrement direct de test remis doit contenir dans le champ «type de traitement» (VART) le code «T» pour test (un fichier LSV ne doit contenir que des données de test (VART=T) ou uniquement des données productives (VART=P), les fichiers LSV mixtes sont refusés). BEN-EF Les mêmes identifications LSV + sont utilisées aussi bien pour les tests que pour la production. Sur demande (accord avec le BEN-EF), des identifications LSV + test spéciales peuvent être attribuées. L'heure de clôture de réception sur le système de test est généralement 10h00. Le calendrier de jours ouvrables bancaires correspond à celui de la production. Les tests suivants sont possibles sur le système test: Test de livraison Tests d'enregistrements de crédit (tests entre BEN et BEN-EF)) Tests de livraison Lors des tests de livraison, les recouvrements directs livrés dans le système de test sont validés et le résultat de la validation est communiqué au livreur à l'aide d'une liste de récapitulation et le cas échéant avec une liste d'erreurs. Les données livrées ne sont ensuite plus traitées. De cette manière, les développeurs de logiciels en particulier peuvent réaliser des tests de livraison. Afin que ceci soit possible sans obligations contractuelles vis-à-vis d'un établissement financier et sans demande préalable d'une identification LSV +, des identifications LSV + de test spéciales et numéros CB de test spéciaux sont disponibles. Il s'agit des identifications LSV + de test LSVT1 à LSVT5 (code linguistique allemand), LSVT6, LSVT7 (code linguistique français) et les numéros CB de test 9101 à Des tests d'enregistrements de crédit ne sont d'ailleurs pas possibles avec ces identifications LSV + de test et numéros CB de test Tests d'enregistrements de crédit (test entre BEN et BEN-EF) BEN-EF Pour la procédure de test pour l'obtention d'enregistrements de crédit, un accord direct entre le BEN et le BEN-EF est nécessaire. Le BEN-EF lui communique alors les données de test à utiliser (indications du DEB, identification LSV +, etc.) et les horaires de test possibles. Version 2.5 /

26 Dispositions techniques Instructions LSV + pour bénéficiaires 3 Dispositions techniques Ce chapitre concerne les BEN qui livrent des données LSV chez SIX Interbank Clearing. BEN-EF Les BEN qui livrent des données LSV via le BEN-EF, doivent tenir compte des descriptions de livraison spécifiques à la banque du BEN-EF, sauf lorsque le BEN-EF déclare explicitement comme obligatoire par rapport au BEN les prescriptions techniques mentionnées ici. 3.1 Genres de transactions (GT) Les genres de transactions suivants sont prescrits pour la procédure de recouvrement direct: GT 875 Recouvrement direct GT 890 Enregistrement de total 3.2 Structure du fichier Un fichier LSV contient les données d'un ou plusieurs ordres LSV où chaque ordre LSV englobe un ou plusieurs recouvrements directs. Un propre enregistrement de longueur fixe doit être créé pour chaque recouvrement direct (pour les détails, voir le chiffre 3.6.1). Les recouvrements directs avec même compte à créditer et même date de traitement désirée constituent un ordre LSV. Le dernier enregistrement de chaque fichier LSV doit être un enregistrement de total TA 890, contenant le montant total de tous les recouvrements directs dans le fichier LSV (pour les détails, voir le chiffre 3.6.2). Exemple: Fichier LSV Ordre LSV 1 Ordre LSV 2 Ordre LSV 3 Total TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA 875 TA Nom de fichiers Les conventions en question des canaux de livraison paycom web ou de la solution de transfert de fichiers doivent être respectées. 3.4 Caractères admis Seuls des caractères du jeu de caractères ASCII ISO-8859 (Latin-1) peuvent être utilisés dans les fichiers LSV qui sont livrés à l'aide de paycom web. Ce jeu de caractères est supporté par tous les systèmes ASCII modernes comme Unix, Windows et les navigateurs Internet. 26 Version 2.5 /

27 Instructions LSV + pour bénéficiaires Dispositions techniques Les fichiers LSV livrés via une solution de transfert de fichiers, peuvent aussi être générés avec le jeu de caractères EBCDIC Codepage 500. Ce jeu de caractères est surtout utilisé sur les gros systèmes. Les caractères de commande ainsi que certains caractères spéciaux sont transformés en d'autres caractères ou «.» (point) après la livraison. Le traitement de chaque caractère individuel est visible dans les tables de conversion de caractères de l'annexe A Présentation des différents champs Texte Date Les indications alphanumériques comme les adresses, les numéros de référence, les numéros de compte, les communiqués, etc. doivent être entrées alignées à gauche dans des champs de texte et être complétées à droite par des espaces. Si dans le cas de champs de caractères facultatifs, aucune indication n'est effectuée, ces champs doivent être entièrement remplis par des espaces. Les indications de date doivent être entrées avec 8 chiffres et le format AAAAMMJJ (année, mois, jour) dans les champs de date. Exemples: Montant 6 janvier 2011 = décembre 2011 = Les montants doivent toujours être entrés avec des zéros préliminaires et une virgule ainsi que, à choix, aucune, une ou deux décimales dans les champs de montant. Exemples (champ de montant à 12 chiffres): 255 francs = , ou ,0 ou ,00 15 centimes = , euros, 50 cents = ,5 ou ,50 Version 2.5 /