Sarbacane CAHIER DES CHARGES 2015

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1 Sarbacane CAHIER DES CHARGES 2015 Challenge National Jeunes Coupe Nationale Adultes

2 1. Présentation 1.1. Définition La pratique du tir à la sarbacane permet le développement des qualités d adresses et met en jeu des capacités de concentration, d endurance et de respiration, bénéfiques pour la santé. Au sein de la Fédération Française Handisport, le Département Jeunes a initié et mis en place cette activité en 2000, pour les jeunes des clubs et établissements, en organisant tous les ans, le Challenge National Jeunes. Chartres Handisport et Loisirs est l initiateur de la Coupe Nationale Adultes depuis La Commission Nationale Sarbacane Handisport a pris le relais de l organisation des évènements Jeunes et Adultes depuis L organisation de ces rencontres est à la fois l un des moments forts de la saison pour une commission sportive et un formidable moyen de découverte et de promotion de la discipline pour les instances locales. Ce cahier des charges est un outil de travail qui guide l organisateur dans ses démarches, il précise : Les exigences fédérales sur les procédures et les règlements à respecter pour ce type de manifestation. Le soutien de la Commission sarbacane dans la préparation et le déroulement des deux évènements nationaux Période d organisation Ces rencontres Jeunes et Adultes se déroulent sur un week-end de 3 jours (la compétition se déroule le samedi ; le vendredi et le dimanche étant consacrés à l arrivée et au départ des délégations). La Coupe Nationale Adultes se déroule aux alentours du 15 Octobre et le Challenge National Jeunes aux alentours du 15 novembre. Cependant, ces dates peuvent-être modifiées après accord entre la Commission sarbacane handisport et le Comité d Organisation Public concerné La Coupe Nationale Adultes est une rencontre open (tous handicaps physiques) ouverte aux plus de 21 ans. Le Challenge National Jeunes est ouvert aux jeunes handicapés physiques de moins de 21 ans. Il s adresse aux personnes en fauteuil électrique (FE), en propulsion manuelle ou podale des catégories fauteuil (F1) et aux personnes debout (D1) avec une très grande difficulté de déplacement (Cf. Nouvelle Classification officielle du Département Jeunes). Cahier des charges 2

3 2. Répartition des tâches Préambule Avant d entamer la lecture et l analyse de ce document, il est important de noter que cet outil a été conçu dans le but de guider les futurs organisateurs dans l élaboration de leurs projets. Comme toute manifestation officielle, ces rencontres Nationales de sarbacane doivent être abordées en respectant des principes fondamentaux : Garantir à la manifestation sa spécificité sportive et humaine en conformité avec la règlementation sportive et le cahier des charges. Garantir pendant toute la durée de la manifestation, des conditions sanitaires, offrant à tous les participants l'assurance d'une prise en compte maximum de leur hygiène et de leur santé. Garantir de bonnes conditions de sécurité, une gestion d'urgence efficace et effective, enrayant au maximum toute situation imprévisible et néfaste, mettant en difficulté le bon déroulement de la rencontre ainsi que la sécurité des participants La Commission sarbacane : L aspect technique La Commission sarbacane assure le lien constant entre le Comité d'organisation et les participants sur le plan administratif et sportif (circulaires et notes spécifiques aux délégations, informations sportives et diverses). Elle réalise et adresse les différents dossiers techniques et sportifs aux clubs et établissements. Cette partie est intégralement gérée par la Commission sarbacane afin de soulager le Comité d organisation. Avant la compétition : Participe aux réunions inhérentes au projet. Réalise et envoi les dossiers d inscriptions (intentions de participation et engagements définitifs) aux clubs et établissements. Transmet les dossiers au Comité d organisation dès réception des dossiers complétés pour traitement (hébergement, restauration, etc ). Réalise le programme sportif et la planification du déroulé de la compétition. Recense les frais d engagements auprès des délégations. Collabore avec le Comité d organisation pour la mise en place du projet. Pendant la compétition : Gestion de la compétition et des réunions techniques (saisie informatique des résultats etc ). Remise des frais d engagements au Comité d organisation et facturation aux délégations. Après la compétition : Adresse les remerciements auprès des délégations et des divers intervenants ayant participés à la concrétisation du projet. Transmet les résultats sportifs et les photos (le cas échéant) aux délégations. Cahier des charges 3

4 2.2. Le Comité d organisation : L aspect logistique La mise en place de ce projet nécessite la création d un Comité d organisation local avec les missions suivantes : Avant la compétition : Le pilotage général du projet et la coordination des commissions. La mise en place des commissions spécifiques. L organisation de l hébergement (Jeunes) ou la proposition de sites d hébergement (Adultes). La restauration des délégations participantes. L élaboration d un échéancier des tâches et des réunions. Prendre toutes les initiatives nécessaires pour le bien fondé du projet. La recherche de financements et la préparation d un budget. Montage et mise en place du pas de tir avec l aide des membres de la Commission sarbacane. Utiliser la check-list sarbacane afin de ne pas oublier un élément important dans l organisation Pendant la compétition : Le transport des délégations non véhiculées. Gestion de la couverture photographique. Après la compétition : Réalisation d un recueil des photos (cd, site internet) issu de la rencontre par le photographe du Comité d organisation ou de la Commission sarbacane. Une telle organisation nécessite impérativement une couverture photographique réalisée par un ou plusieurs professionnels. Les utilisations sont nombreuses : - Relations publiques - Remerciements aux partenaires - Couverture handisport magazine - Autres médias - Délégations participantes La Commission sarbacane fait appel à un photographe professionnel afin de réaliser des prises de vue qui seront diffusées aux délégations et au Comité d organisation. Le Comité d organisation peut solliciter le travail d un photographe professionnel personnel sous réserve que la prestation soit identique à celle du photographe proposé par la Commission sarbacane. Un forfait de 200 est pris en charge par la Commission sarbacane. Cahier des charges 4

5 3. Règles et Procédures d Organisation 3.1. Candidature Tout candidat à l organisation d une rencontre nationale handisport de sarbacane doit répondre aux pré-requis suivants : Etre une structure associative affiliée à la Fédération Française Handisport ou comporter dans son Comité d organisation une structure affiliée à la FFH. S être assuré que les installations sportives soient libres aux dates prévues pour la manifestation, au minimum du vendredi matin au dimanche soir. L organisateur candidat doit faire une demande écrite motivée à la commission sportive de sarbacane en complétant le formulaire présenté en annexe à ce document. Cette demande est préalable au Dossier d étude préliminaire pour l Organisation des Compétitions de Sarbacane Jeunes ou Adulte qui vous sera adressé par la suite Organisation Après l'accord du directeur sportif de la Commission sarbacane, l'organisateur doit confirmer sa candidature en adressant une preuve de la réservation effective des équipements sportifs effectuée par les services concernés de la commune ou du gestionnaire privé ou associatif ainsi qu'une première ébauche de l'organigramme du Comité d'organisation avec les coordonnées des interlocuteurs (noms, téléphones et s). Les prises de décisions quant à l organisation générale de l évènement devront être validées avec la Commission sarbacane (ex : visuels, communication, récompenses, ) Inscriptions des tireurs Les inscriptions se font auprès de la Commission sarbacane Assurances Les organisateurs doivent souscrire un contrat d'assurance couvrant la responsabilité civile de l'organisateur, celle des participants et du public ; les licenciés et les pratiquants devant être considérés comme des tiers entre eux. Ces garanties couvrent également les arbitres et juges dans l'exercice de leurs activités (en concordance avec la législation en vigueur). Cette assurance doit aussi couvrir le matériel mis à disposition (PC, imprimante, caméscopes, écrans plats, micros, chevalets, supports de communication.). Cahier des charges 5

6 4. Déroulement type d un évènement sarbacane 4.1. Accueil des délégations Les délégations sont accueillies la veille de la rencontre (vendredi) en général à partir de 16h00. L accueil des délégations sportives peut se faire sur le lieu de l'hébergement ou au niveau du Point d Accueil Général du Comité d organisation. Une dotation (objets promotionnels : tee-shirt, porte-clefs, sac à dos ) est alors remise aux délégations ainsi que toutes les informations utiles et pratiques concernant leur séjour (plan d accès des hébergements + répartition des délégations, plan des installations sportives et moyens d'accès, programme sportif et l horaire et le lieu des repas...). Il est de coutume et dans la mesure du possible, d accompagner dans un premier temps les délégations vers les sites d hébergement et par la suite de les diriger vers le lieu où se déroulera la compétition car le repas y est souvent proposé sur place Accueil des personnalités Il est bon de présenter un dossier de presse et une plaquette programme, présentant la Fédération Française Handisport, le Comité d organisation et les rencontres nationales. Les invitations des élus locaux, des partenaires et des personnalités sont à la charge de l'organisateur. Un stand d accueil et d information peut être présent afin d'accueillir et d'orienter les participants et ou le public Déroulement de la compétition La compétition se déroule toute la journée du samedi ( 8h00 à 20h00 ). Les tirs de qualification le matin et les duels avec élimination directe ainsi que la consolante l après-midi. Une coupure est prévue en fin de matinée afin de permettre à l ensemble des délégations de prendre les repas Récompenses A la fin de la journée de compétition, une proclamation des résultats est effectuée avec remise des prix. Le déroulement de la cérémonie des résultats est à définir au cas par cas. Le Comité d organisation se charge de prévoir les récompenses et/ou trophées attribuées aux vainqueurs de chacune des catégories Départ des délégations Les délégations prennent le chemin du retour le dimanche matin après le petit déjeuner. Pour ceux qui en auront fait la demande, des paniers repas leurs seront préparés. Cahier des charges 6

7 5. Les Participants Ces rencontres réunissent des tireurs venant de clubs ou d établissements affiliés à la Fédération Française Handisport. Estimation des effectifs : CNSJ = Challenge Jeunes / CNSA = Coupe Adultes Tireurs participants : 2013 : 69 / 2014 : : 98 / 2014 : 103 Encadrement : 2013 : 65 / 2014 : : / 2014 : Membres de la Commission 6 Officiel (élus) de la fédération : 2 6. Besoins humains, matériels et installations sportives (cf. Annexe 3) 6.1. Site sportif 1 Gymnase 30 supports cibles avec blasons 20 tables chaises 20 bords de terrains (styles séparations aire de jeu de tennis de table) 6.2. Table de marque La table de marque est située à proximité du pas de tir Sonorisation et vidéo 1 sono d ambiance 2 micros Haute Fréquence (sans fil) + 1 micro général 3 grands écrans plats TV avec supports (hauteur minimum de 2 m ) + 1 vidéoprojecteur avec écran ou un grand écran plat TV pour l affichage des résultats. 3 caméscopes pour les cibles centrales du pas de tir Médical Pour permettre à l équipe médicale d assurer la couverture sanitaire, il est indispensable de mettre en place un Poste de Secours avec à disposition : 1 salle de repos (ou à défaut un espace balisé fermé si possible, ex : tente barnum) du matériel d examen et de soins (bobologie) 6.5. Marqueurs / Officiels Lors d une compétition, le Comité d organisation doit présenter la candidature de 30 marqueurs. Ils seront coordonnés par les arbitres officiels présentés par la Commission sarbacane. Aucune formation préalable n est nécessaire pour officier dans cette tâche. Un briefing sur la gestion du marquage sera réalisé par la Commission sarbacane avant chaque étape de la compétition. Cahier des charges 7

8 7. Aspects Financiers 7.1. Frais d engagement Challenge National Jeunes : Le coût de l'inscription est fixé à 100 par personne (compétiteurs + encadrants) pour l ensemble de la prestation : Engagement sportif + Hébergement ( 2 nuitées ) + Restauration ( du dîner du vendredi au petit-déjeuner du dimanche ). Le cas échéant, une modification du tarif pourra être envisagée en accord avec la Commission sarbacane en fonction de conditions singulières. Coupe Nationale Adultes : Le coût de l inscription est fixé à 12 par personne (compétiteurs + encadrants) pour l Engagement sportif. La Restauration doit être réalisée à proximité du lieu de compétition. Le Comité d organisation se chargera de la réservation des repas (environ : 15 /personne pour le déjeuner de vendredi et samedi, 19 /personne pour le repas festif du samedi soir et 10 /personne pour les paniers repas du dimanche midi). Chaque participant et accompagnateur se chargeront de réserver et de régler directement leur Hébergement et leur petit déjeuner. Une liste non exhaustive d hébergements est également à mettre à disposition des délégations (Hôtels, gîtes, ) Budget Toute demande de candidature (cf. Annexe 1) devra faire l objet de la présentation d un budget prévisionnel en recettes et dépenses faisant apparaître l ensemble des postes inhérents à l organisation générale. Lors des démarches relatives à l élaboration du budget, le Comité organisateur à libre cours pour contacter des partenaires. Vous pouvez prendre contact avec la FFH pour connaître la liste des partenaires officiels au moment de la compétition. Un exemple de budget prévisionnel vous est présenté en annexe à titre indicatif (cf. Annexe 2). La Commission sarbacane prend en charge : le forfait photographe (200 ) les frais des membres de la Commission + officiels FD (frais d engagement, restauration et hébergement x nbres de personnes). la fourniture des chevalets de tir, des blasons monospot et tri-spot. la fourniture des produits de communication apportés par la Commission Sarbacane ( 5 mâtplayas + 20 séparations de la zone de tir à l effigie de FFH + Sarbacane ) Le Comité organisateur s engage à refacturer à la Commission les frais de ses membres et le forfait photographe dans les 15 jours suivant la date de la compétition. Cahier des charges 8

9 8. Communication 8.1. Rappel La FFH n est pas partenaire d un Challenge National Jeunes ou d une Coupe Nationale Adultes de sarbacane. Elle est la fédération sous l égide de laquelle cette rencontre est organisée. Les organisateurs sont le Club ou le Comité concerné Charte graphique FFH La nouvelle charte graphique fédérale est applicable. Toute utilisation de la nouvelle identité handisport, tous supports confondus, doit être en conformité avec celle-ci et soumis à l approbation de la FFH Supports de communication fédéraux La Commission sarbacane mettra à disposition certains supports fédéraux (mât playas, séparations de la zone de tir, ) en fonction des besoins locaux en accord avec le Comité Organisateur Relations Presse L organisateur devra transmettre au service communication FFH, un dossier de presse ou à défaut un communiqué de presse d annonce de l événement (modèle et guide pratique disponible auprès du service communication FFH). Un communiqué de presse sportif devra également être adressé à la FFH par la Commission sarbacane à l issue de l événement, sous 48h, pour permettre de valoriser l événement et de communiquer sur les résultats. Adresse : resultats@handisport.org 8.5. Photos Le Comité organisateur, en lien avec la commission sarbacane, est invité à proposer un photographe, professionnel ou non, pour assurer un reportage du championnat et permettre ainsi sa promotion avec le service communication FFH. Le reportage doit être négocié avec cession totale des droits à la fédération, à la commission sportive et à l organisateur. Photos à transmettre sous 48h, sur support CD où téléchargeable sur site avec code d accès et mot de passe. Contact : Marie Noëlle GUITTON DS Sarbacane sarbacane@handisport.org Tel : Cahier des charges 9

10 ANNEXE 1 Demande de Candidature (préalable au Dossier d étude préliminaire pour l Organisation des Compétitions de Sarbacane Jeunes ou Adultes) Organisateur Association /Comité affilié si différent de l'organisateur Nom : Adresse : Tél : N affiliation FFH : Responsable de l organisation: Nom, Prénom : Adresse : Tel : Date envisagée pour la compétition : Lieu (préciser le nom du gymnase ou stade) Adresse : Date et lieu de compétition Je soussigné,... agissant en tant que... m'engage à respecter toutes les consignes et recommandations fédérales de ce cahier des charges ainsi qu'à garantir les meilleures conditions de déroulement : (rayer la mention inutile) - du Challenge National Jeunes de sarbacane Handisport - de la Coupe Nationale Adultes de sarbacane Handisport Date : Signature : Cahier des charges 10

11 ANNEXE 2 Exemple de Budget Prévisionnel Coupe Adultes ( exemple de budget issu d une organisation par une Association, celui-ci peut être amené à varier lors d une organisation par un Comité ) Cahier des charges 11

12 ANNEXE 3 Check-list Cahier des charges 12

13 ANNEXE 3 (suite) Check-list (suite) Cahier des charges 13