GUIDE de l application «Echange de factures»

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1 GUIDE de l application «Echange de factures» Version 1.1 mars 2014 Table des matières 1 Introduction Accéder à l application Ecran d'accueil "Envois à mon TrustCenter" Cadre de gauche Cadre de droite Ecran "envoi aux assurances" Ecran "réponses des assurances"... 6

2 1 Introduction Ce document vous présente l application "Echange de factures" de votre Centre de confiance (CdC). Cette application permet aux cabinets qui transmettent leurs données de facturation au CdC, de vérifier le fonctionnement de la transmission et rechercher si une facture précise a bien été transmise. Elle est également indispensable dans le cadre du transfert électronique en tiers payant avec les assureurs compatibles*. Vous pouvez suivre les factures et rappels expédiés, et prendre connaissance des réponses électroniques des assureurs le cas échéant. Si vous avez souscrit au service d'envoi électronique SUVA, qui permet de lever totalement les restrictions Tarmed imposées par cet assureur, vous devez impérativement prendre connaissance des réponses électroniques. Si votre programme de facturation ne gère pas cette fonctionnalité, vous pouvez le faire directement dans "Echange de factures", qui vous notifiera également par . "Echange de factures" est disponible par défaut pour tout médecin effectuant des transferts de factures au CdC. Sur simple demande du médecin, nous pouvons également le mettre à disposition d une ou plusieurs assistantes. * consultez la liste des assureurs compatibles en ligne sur notre site 2 Accéder à l application "Echange de factures" est disponible dans votre espace SVM : Une fois connecté dans votre espace, vous remarquerez l'icône suivante : Cliquez dessus pour ouvrir l'application et accéder à l'écran d'accueil.

3 3 Ecran d'accueil "Envois à mon TrustCenter" La page principale de l'application présente 3 zones : Les onglets du programme disponibles ("envois à mon trustcenter" dans l'illustration) 2 Dans le cadre de gauche, un aperçu des envois faits au CdC 3 Dans le cadre de droite, vous avez la possibilité de rechercher un envoi précis en indiquant une plage de dates

4 3.1 Cadre de gauche Dans ce cadre vous visualisez les volumes de documents transmis au CdC de manière chronologique. Vous avez la possibilité de dérouler une année pour afficher le décompte mensuel. Si vous sélectionnez une des lignes du tableau, le détail des envois de la période sélectionnée s'actualise dans le cadre à droite de l'écran. Chaque envoi est comptabilisé (doublons inclus). Les factures à double sont éliminées à l'étape suivante pour ne pas être prises en compte dans vos statistiques. Les assistantes travaillant pour le compte de plusieurs médecins peuvent sélectionner dans la liste "choix du médecin" le médecin dont elles veulent voir les envois.

5 3.2 Cadre de droite Dans cette partie, vous pouvez indiquer une plage de dates afin de rechercher un envoi précis. Par exemple, vous pouvez vérifier si les 11 factures transmises le 16 novembre ont bien été reçues. De même, si vous sélectionnez une période donnée dans l'écran de gauche, cet écran s'actualise automatiquement avec la période choisie et affiche le détail des envois. En cliquant sur la ligne d'un envoi dans le tableau, vous obtenez l'aperçu du document comme dans l'exemple ci-dessous.

6 4 Ecran "envoi aux assurances" Dans le cadre des accords conclus entre le CdC et certains assureurs (voir la liste des assureurs compatibles sur vos factures en Tiers Payant peuvent être transmises électroniquement à l'assureur concerné. Les factures transmises électroniquement ne doivent pas faire l'objet d'un envoi séparé par courrier (notamment lors de l'utilisation du service de transfert SUVA du CdC, permettant la levée complète des restrictions Tarmed imposées par cet assureur). L'écran "envois aux assurances" vous permet de suivre les factures et rappels transférés électroniquement à l'assureur. 5 Ecran "réponses des assurances" Dans le cadre du service de transfert électronique à la SUVA, les éventuelles réponses de l'assureur ne sont transmises que par voie électronique. Aucun document papier ne vous sera envoyé par la SUVA. Jusqu'à présent, pour traiter ces réponses, vous deviez utiliser le logiciel de transmission CdC Online, et posséder un logiciel permettant de traiter ces réponses directement. Avec l'application "Echange de factures", tous les utilisateurs du CdC peuvent à présent consulter, le cas échéant, les réponses des assureurs et afficher les éventuels commentaires qu'elles contiennent. Afin de faciliter votre gestion, vous êtes prévenu automatiquement par de l'arrivée d'une réponse par voie électronique.

7 Dans l'écran de visualisation des réponses, vous avez la possibilité de masquer celles dont vous avez déjà pris connaissance, pour n'afficher que les nouvelles, en cochant la case "Afficher uniquement les réponses non lues". En cliquant sur la ligne d'une réponse dans le tableau, vous en obtenez le détail comme dans l'illustration ci-dessous. 6 Assistance La hotline du CdC se tient à votre disposition pour toute question sur l'utilisation de l'application à l'adresse onglet Assistance.