GUIDE D AUDIT INTERNE Version : 06/2010

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1 L audit interne permet d évaluer l efficacité du système de management de la qualité. Conformément au référentiel ISO 9001 v 2008, les audits internes doivent être ciblés. Le responsable qualité est chargé de la réalisation des audits internes, cependant il ne peut auditer son propre travail. DATE DE L AUDIT: NOM ET FONCTION DE L AUDITEUR : PERSONNES AUDITEES : NOM FONCTION COMMENTAIRES DOCUMENTS DE REFERENCE : - Manuel qualité Alta-Juris International version Règlement intérieur national Guide d audit interne - PR01Management qualité de la direction du cabinet - PR02 Gestion documentaire - PR03 Ressources humaines - PR04 Achats infrastructures et informatique - PR05 Accueil et communication clients - PR06 Gestion des R.V. clients - PR07 Réalisation de l affaire - PR08 Audit qualité interne - PR09 Non-conformités et actions d améliorations - PR10 Mesures et surveillance - Procédures relatives au traitement des dossiers Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :

2 RAPPORT D AUDIT : La synthèse de l audit avec les commentaires de l auditeur, le récapitulatif des points sensibles et des recommandations d amélioration est renseignée sur le Rapport d audit interne. Les actions décidées sont ensuite saisies sur le plan d actions. Les non-conformités relevées lors de l audit doivent être corrigées dans les 48h. Si besoin, effectuer un audit de vérification. Plan d actions Communication interne Communication externe Revues de direction Manuel qualité Livre des procédures Plan d actions renseigné, mis à jour et traité en revues de direction. Présence de documents démontrant que le cabinet communique en interne sur son S.M.Q. Présence d actions relatives à la communication externe dans le plan d actions. Ordres du jour et P.V. des revues de direction. Manuel qualité mis à jour, approuvé par la direction et diffusé. Procédures identifiables, mises à jour et approuvées par la direction. Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :

3 Enregistrements cabinet Liste complète et mise à jour. Documents identifiables. Veille Juridique et règlementaire Documentation mise à jour. Éléments probants permettant d identifier la diffusion des mises à jour juridiques ou règlementaires. Compétences des avocats Répertoire du cabinet. Organigramme. Plans de formation des avocats. Compétences du personnel Plans de formation du personnel. Entretiens individuels annuels. Fiches de fonction. Achats Infrastructures Répertoire des fournisseurs. Cahier d entretiens. Sécurité incendie. Informatique Sauvegardes régulières du système informatique. Cahier d entretien du matériel. PR04 Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :

4 Accueil téléphonique Réponse rapide. Durée des appels. Cahier des appels. Accueil au cabinet Retards au rendez-vous notés. Avocat informé de l arrivée du client. Orientation des clients en fonction du répertoire du cabinet. Environnement de travail Confidentialité de la salle d attente. Préservation des dossiers. Traitement courrier Délai de traitement respecté. Logo présent sur les courriers. Traitement mail / télécopie Ouverture boite mail 2 fois par jour minimum. Fax transmis aux destinataires. Délai de traitement respecté. Affectation dossier 1 avocat responsable par dossier. Absence de conflit d intérêts. Informations sur le déroulement de l affaire Lettre de mission ou convention signée par le client. Courrier d information envoyé au client à chaque étape de la procédure. Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :

5 Dossier papier Cotes renseignées. Dossiers conformes à la PR07. Classement du dossier Dossier classé par ordre logique. Dossiers accessibles Management des délais Délais de réponses respectés. Dates notées sur l agenda. Rappel informatique des dates clefs. Financier Délai de facturation respecté. Relances effectuées. Prestations encaissées. Revues de cases Revues de cases effectuées. Fiche de revue cases présente. Dossiers conformes. Archivage dossiers Archivage réalisé sur dossiers conformes uniquement. État du registre d archivage. Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :

6 Cette partie de la grille d audit interne ne peut être réalisée par le responsable qualité. Satisfaction clients Planification de l audit interne Réalisation et suivi des audits internes En fonction des modalités choisies. Plan d audit diffusé et approuvé par la direction. Compte-rendu d audit interne. Mise en conformité des dossiers non-conformes. Inscription des actions sur le plan d actions. Traitement des non-conformités Comptes-rendus des fiches de progrès. P.V. Revues de direction. Actions préventives Actions correctives et curatives Fiche de progrès P.V. Revues de direction. Suivi des actions. Iris Conseil - Siège social 47 Bd. Clémenceau PERPIGNAN SIRET : (00013) Tel :