GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc 02/02/2015

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1 Manuel Utilisateur fonctions de gestion Web Référence Date de la dernière mise à jour Rédigé par Etat Objet GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc 02/02/2015 CNRS Validé Manuel utilisateur des fonctions de gestion GESLAB Web

2 Table de mise à jour du document Version Date Objet de la mise à jour /04/2014 Version initiale créée par le CNRS : déplacement des fonctions de gestion du manuel d administration Web vers ce manuel pour les fonctionnalités suivantes : - Demandes d achat (avec suppression partie AEL) - Editions - Gestion des UF/OT - Liens vers autres applications - Gestion des Immobilisations /02/2015 Prise en compte des évolutions de la V3.2 : Saisie du taux de remise sur les lignes détails Saisie du numéro de brevet dans les fiches d immobilisations /04/2015 Relecture CNRS Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 2/59

3 1 INTRODUCTION DESCRIPTION TERMINOLOGIE TABLES DES SYMBOLES UTILISES DANS LA DOCUMENTATION TABLES DES SYMBOLES UTILISES DANS L APPLICATION CONVENTIONS UTILISEES 7 2 MODULE : DEMANDES D ACHAT DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES DEMANDES D ACHAT PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION DUPLICATION D'UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION ETAPES DE DUPLICATION MODIFICATION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION ECRAN ETAPES DE MODIFICATION SUPPRESSION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION SUPPRIMER UNE DEMANDE D ACHAT GESTION DES PIECES JOINTES AJOUT/SUPPRESSION DE PIECES JOINTES CONSULTATION DE PIECES JOINTES 33 3 MODULE : EDITIONS DROITS SUR LES FONCTIONS UTILISATION DES ETATS PRESENTATION ECRAN ACTIONS ETATS BFC PRESENTATION ECRAN ACTIONS 45 4 MODULE : GESTION DES UF/OT 47 Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 3/59

4 4.1 DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES UF/OT PRESENTATION ECRAN ACTIONS CREATION D'UNE UF/OT PRESENTATION ECRAN ETAPES DE CREATION MODIFICATION D UNE UF/OT PRESENTATION ECRAN ACTIONS SUPPRESSION D UNE UF/OT PRESENTATION SUPPRIMER UNE UF/OT 51 5 MODULE : LIENS VERS AUTRES APPLICATIONS DROITS SUR LES FONCTIONS LIEN VERS L APPLICATION EXTERNE DMF PRESENTATION ECRAN ACTIONS LIEN VERS L APPLICATION EXTERNE RESEDA PRESENTATION ECRAN ACTIONS 54 6 MODULE : GESTION DES IMMOBILISATIONS DROITS SUR LES FONCTIONS RECHERCHE DES IMMOBILISATIONS PRESENTATION ECRAN ACTIONS CONSULTATION D'UNE IMMOBILISATION PRESENTATION ECRAN ACTIONS MODIFICATION D UNE IMMOBILISATION PRESENTATION ECRAN ACTIONS 58 Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 4/59

5 Table des figures Figure 1 : Demandes d achat - Recherche par défaut... 9 Figure 2 : Demande d achat - Consultation d'une demande d achat...11 Figure 3 : Demande d'achat - Informations complémentaires ligne détail en consultation...11 Figure 4: Demande d'achat - Informations complémentaires ligne détail éditable...11 Figure 5 : Demande d achat Saisir les informations générales...13 Figure 6 : Demande d'achat - Ajouter des lignes détails...14 Figure 7 : Demande d achat - Pop-in ajout d'une ligne détail...15 Figure 8 : Demande d'achat Renseigner EDP en masse...17 Figure 9 : Demande d achat Valider une demande d achat...18 Figure 10: Demande d'achat Note dépliée...18 Figure 11 : Validation avec entité dépensière autorisée à dépasser et en dépassement...18 Figure 12 : Validation avec entité dépensière non autorisée à dépasser en dépassement...18 Figure 13 : Demande d achat : Confirmation de la validation au statut Incomplète...20 Figure 14 : Demande d achat : Choix du statut de la DA...20 Figure 15 : Demande d achat : Confirmation de la validation suite à choix du statut...20 Figure 16 : Demande d achat Confirmation de création...21 Figure 17 : Demande d achat - Duplication Saisir les informations générales...22 Figure 18 : Demande d achat - Duplication - Cas erreur entrée étape Figure 19 : Demande d achat - Duplication - Cas erreur entrée étape Figure 20: Demande d achat - Duplication - Cas erreur ligne détail...25 Figure 21 : Demande d achat - Duplication: Page récapitulative de la demande d'achat...27 Figure 22 : Demande d achat - Confirmation de la duplication...27 Figure 23 : Demande d achat - Modification d'une demande d achat...28 Figure 24: Demande d achat - Pop-in de modification des informations générales...28 Figure 25 : Demande d achat Demande de confirmation de suppression ligne détail...30 Figure 26 : Demande d achat - Confirmation de suppression d une demande d achat...32 Figure 27: Demande d achat - Gestion des pièces jointes...32 Figure 28 : Demande d'achat - Consulter des pièces jointes...33 Figure 29: Demande d'achat - Fenêtre navigateur pour ouvrir/enregistrer pièce jointe...34 Figure 30 : Liste des états disponibles...37 Figure 31 Fenêtre de sélection des paramètres d un rapport...38 Figure 32 : Détail de la Fenêtre des paramètres des rapports Figure 33 : Barre de progression de l affichage du rapport...39 Figure 34 : Affichage du rapport FAC_2 sur GESLAB Web...39 Figure 35 : Barre de commandes pour un rapport...39 Figure 36 : Exporter les données du rapport...40 Figure 37 : Fenêtre d export des rapports Figure 38 : Fenêtre d impression en local du rapport...43 Figure 39 : Fenêtre d impression sur le serveur du rapport...44 Figure 40 : Ecran de consultation des états BFC...45 Figure 41 : UF/OT - Recherche par défaut...48 Figure 42 : UF/OT - Création d'une UF/OT...49 Figure 43 : UF/OT - Modification d'une UF/OT...51 Figure 44 : UF/OT - Confirmation de suppression d une UF/OT...51 Figure 45 : Liens vers autres applications Facture...53 Figure 46 : Liens vers autres applications - Fournisseur...54 Figure 47 : Immobilisation - Recherche par défaut...56 Figure 48 : Immobilisation Consultation d une immobilisation...57 Figure 49 : Immobilisation Modification d une immobilisation...58 Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 5/59

6 1 INTRODUCTION 1.1 DESCRIPTION Ce manuel utilisateur décrit l utilisation des fonctionnalités de gestion de GESLAB Web. 1.2 TERMINOLOGIE Terme ADC ADL DR ETA GPL ORG RSI/SSI Description Administrateur central Administrateur local Délégation régionale Administrateur établissement Groupe de laboratoires Administrateur organisme Administrateurs régionaux 1.3 TABLES DES SYMBOLES UTILISÉS DANS LA DOCUMENTATION Symbole Signification Identifie la navigation (comment atteindre la fonctionnalité) Identifie les remarques utiles mais sans incidence sur le cours de la procédure exposée. Identifie les informations à lire et/ou à exécuter impérativement. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 6/59

7 1.4 TABLES DES SYMBOLES UTILISÉS DANS L APPLICATION Symbole Signification Les champs avec «*» sont les champs obligatoires Permet la suppression d un enregistrement dans une liste Permet d aller en création de mouvement Permet d aller en modification de mouvement Permet d exporter au format Excel Permet d exporter au format texte Message d erreur Message informatif 1.5 CONVENTIONS UTILISÉES Convention Signification Le texte des boutons est contenu entre des guillemets [ ] Le texte entre les crochets est le texte d une colonne d un tableau. L utilisateur, en fonction de ses droits, peut cliquer sur un des enregistrements de la colonne. # # Le texte entre # fait référence à un écran précédent ou définit dans un autre chapitre. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 7/59

8 2 MODULE : DEMANDES D ACHAT Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des demandes d achat Consultation d une demande d achat Création d'une demande d achat Duplication d une demande d achat Modification d une demande d achat Suppression d une demande d achat 2.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les utilisateurs ayant les droits sur le module Demande d achat peuvent rechercher, consulter, créer, dupliquer, modifier ou supprimer une demande d achat. 2.2 RECHERCHE DES DEMANDES D ACHAT PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher une ou plusieurs demandes d achat. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu, en cliquant sur l option «Demande d achat» de l onglet «Dépenses». Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 8/59

9 2.2.2 ECRAN Figure 1 : Demandes d achat - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche La zone de recherche est repliée à l issue de la recherche. La zone d affichage des résultats contient 2 parties : 1. La liste des demandes d achat répondant aux critères de recherche ; le bouton radio en première colonne vous permet de sélectionner une demande d achat, la première demande d achat de chaque page du tableau est sélectionnée par défaut, 2. Le détail de la demande d achat sélectionnée affiché à droite de la liste ACTIONS Pour effectuer une recherche de demandes d achat : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche, 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les demandes d achat répondant aux critères sont affichées dans la liste des résultats, 3. Cliquez sur le bouton «Réinitialiser» pour effacer les critères saisis afin de lancer une nouvelle recherche. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 9/59

10 Les critères de recherche sous forme de liste déroulante proposent uniquement les valeurs référencées dans les demandes d achat Le périmètre de recherche est restreint aux entités dépensières de votre groupe d accès aux données Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Créer une demande d achat : voir en paragraphe Création d'une demande d achat Dupliquer une demande d achat : voir en paragraphe Duplication d'une demande d achat Consulter une demande d achat : voir en paragraphe Consultation d une demande d achat Modifier une demande d achat : voir en paragraphe Modification d une demande d achat Supprimer une demande d achat : voir en paragraphe Suppression d une demande d achat Imprimer la liste des demandes d achat au format PDF par clic sur l icône en paragraphe Impression Exporter la liste des demandes d achat au format Excel par clic sur l icône en paragraphe Export au format Excel : voir : voir 2.3 CONSULTATION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter les informations relatives à une demande d achat. Pour consulter une demande d achat cliquez sur son numéro dans le tableau de résultat de l écran de recherche Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 10/59

11 2.3.2 ECRAN Figure 2 : Demande d achat - Consultation d'une demande d achat Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone contenant les informations générales de la demande d achat, 2. Une zone contenant les lignes détails de la demande d achat, chaque ligne détail peut être dépliée pour afficher des informations complémentaires. L icône zone vous indique que vous pouvez obtenir plus d information en dépliant la Figure 3 : Demande d'achat - Informations complémentaires ligne détail en consultation Figure 4: Demande d'achat - Informations complémentaires ligne détail éditable ACTIONS A partir de la fenêtre de consultation, selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Consulter la note associée à la demande d achat en cliquant sur le lien «Notes», Consulter les pièces jointes associées à la demande d achat en cliquant sur le lien «Voir les pièces jointes» : voir en paragraphe Consultation de pièces jointes Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 11/59

12 Retourner à l écran précédent : #Gestion des demandes d achat# avec les résultats de la recherche précédente, par le lien «Retour au tableau de résultats» en bas à gauche de l écran, Dupliquer la demande d achat : voir en paragraphe Duplication d'une demande d achat Modifier la demande d achat : voir en paragraphe Modification d une demande d achat Supprimer la demande d achat : voir en paragraphe Suppression d une demande d achat 2.4 CRÉATION D'UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer une demande d achat Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des demandes d achat# en sélectionnant l onglet «Créer demande d achat». Si vous n avez pas les droits en création, l onglet «Créer demande d achat» n est pas actif ECRAN ETAPES DE CREATION La création d une demande d achat se déroule en 3 étapes : 1. Etape 1 : Saisir les informations générales 2. Etape 2 : Ajouter des lignes détails, 3. Etape 3 : Valider la création. A tout moment, vous pouvez annuler la création en cliquant sur le bouton «Annuler». Pour passer à une étape suivante, cliquez sur le bouton «Etape suivante». Pour revenir à une étape précédente, cliquez sur le bouton «Etape précédente» Etape 1 : Saisir les informations générales Dès que vous cliquez sur l onglet «Créer demande d achat», vous arrivez sur la page de saisie des informations générales. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 12/59

13 Figure 5 : Demande d achat Saisir les informations générales Les champs suivants sont renseignés par défaut avec les informations correspondantes : 1. Bénéficiaire : Nom et prénom de l utilisateur, 2. A lancer le : date du jour, 3. Fournisseur : «AUTRE», 4. Adresse de livraison : adresse de livraison par défaut du laboratoire courant. Les autres champs sont vides Saisie des informations générales Etape Champs Action Commentaire 1 Libellé Saisissez un libellé Obligatoire 2 Bénéficiaire Saisissez un bénéficiaire Obligatoire 3 A lancer le Saisissez une date de lancement Obligatoire 4 Date livraison Saisissez une date de livraison souhaitée 5 Origine de Saisissez ou sélectionnez une origine de crédit crédit 6 Fournisseur Saisissez ou sélectionnez un fournisseur Obligatoire 7 Adresse de Saisissez ou sélectionnez une adresse de Obligatoire livraison livraison 8 Note Saisissez une note 9 Pièces-jointes Ajoutez ou supprimez une pièce-jointe Une aide à la saisie est disponible pour le champ «Origine crédit» : - En tapant? : toutes les origines valides de votre groupe de laboratoires et pour lesquelles vous êtes habilité sont proposées, - En saisissant au moins 2 caractères, les origines valides et pour lesquelles vous êtes habilité dont le code ou le libellé contiennent ces caractères sont proposées. Une aide à la saisie est disponible pour le champ «Fournisseur». En saisissant au moins 2 caractères, les prestataires externes valides dont la Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 13/59

14 raison sociale ou le code ou l identifiant contiennent ces caractères sont proposés. Le fournisseur «AUTRE» est toujours présent dans la liste proposée Vous pouvez utiliser ce fournisseur. Par contre, lors de la transformation de la demande en commande, il faudra obligatoirement qu un fournisseur soit renseigné Gestion des pièces jointes (ajout/suppression) En cliquant sur le lien «Voir et ajouter des pièces jointes» : voir en paragraphe Ajout/suppression de pièces jointes vous avez la possibilité de joindre jusqu à 3 pièces par demande d achat vous pouvez également supprimer des pièces si nécessaire Passage à l étape suivante Lorsque vous avez saisi les informations générales, cliquez sur le bouton «Etape suivante» pour saisir les lignes de demandes d achat. Le contrôle des données saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 La date de lancement ne peut pas être antérieure à la date du jour Saisissez la date de lancement postérieure ou égale à la date du jour 2 La date de livraison souhaitée doit être postérieure ou égale à la date de lancement Saisissez la date de livraison souhaitée postérieure ou égale à la 3 Toutes les données obligatoires doivent être renseignées date de lancement Saisissez les champs obligatoires (libellé, bénéficiaire, date de lancement, fournisseur, adresse de livraison) Etape 2 : Ajouter des lignes détails Saisie d une ligne détail (ajouter, modifier, dupliquer, supprimer une ligne) Suite au clic sur le bouton «Etape suivante», la page de saisie des lignes détails est affichée. Figure 6 : Demande d'achat - Ajouter des lignes détails Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 14/59

15 Pour ajouter une ligne, cliquez sur de la pop-in d ajout de ligne avec tous les champs vides. Cette action entraîne l ouverture Pour modifier une ligne, cliquez sur l icône de la colonne [Actions] de la ligne à modifier. Cette action entraîne l ouverture de la pop-in de modification de la ligne avec les champs pré-remplis avec les valeurs de la ligne. Pour dupliquer une ligne, cliquez sur l icône de la colonne [Actions] de la ligne à dupliquer. Cette action entraîne l ouverture de la pop-in d ajout de ligne par duplication avec les champs pré-remplis avec les valeurs de la ligne dupliquée. Figure 7 : Demande d achat - Pop-in ajout d'une ligne détail Dans les trois cas, les champs à renseigner sont : Etape Champs Action Commentaire 1 Code produit Saisissez ou sélectionnez un code produit 2 Désignation Saisissez une désignation Obligatoire 3 Référence Saisissez une référence article article 4 Code famille Saisissez ou sélectionnez un code famille 5 Matière Saisissez ou sélectionnez une matière 6 EDP Saisissez ou sélectionnez une entité dépensière 7 N devis Saisissez un n de devis 8 Prix unitaire Saisissez un prix unitaire Obligatoire sauf pour les lignes commentaires 9 Remise (%) Saisissez un pourcentage de remise 10 Quantité Saisissez une quantité Obligatoire sauf pour les lignes commentaires Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 15/59

16 Lors de l ajout de la première ligne détail, le code de l entité dépensière, le code famille, le code matière et le n de devis sont initialement vide. Pour les lignes suivantes, afin de faciliter la saisie, ces champs sont recopiés de la ligne précédente. Vous pouvez les modifier si besoin. Une aide à la saisie est disponible pour le champ «Entité dépensière» : - En tapant? : toutes les entités de votre groupe de laboratoires pour lesquelles vous êtes habilité sont proposées, - En saisissant au moins 2 caractères, les entités pour lesquelles vous êtes habilité dont le code ou le libellé contiennent ces caractères sont proposées. Une aide à la saisie est disponible pour le champ «Code famille». En saisissant au moins un caractère, les codes familles valides dont le code ou le libellé contiennent ces caractères sont proposés. Si vous voulez créer une ligne commentaire, renseignez uniquement la désignation Si vous voulez créer une ligne non commentaire, renseignez au minimum tous les champs obligatoires (précédés de * ). Une ligne ayant une quantité à 0,00 est considérée comme une ligne commentaire. Pour supprimer une ligne, cliquez sur l icône supprimer. de la colonne [Actions] de la ligne à La ligne est supprimée sans demande de confirmation Validation de la création d une ligne détail Pour valider la création d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Valider». Pour annuler la saisie d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Annuler». Le contrôle des données saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Seule la désignation doit être renseignée Saisissez la désignation uniquement pour une ligne commentaire 2 Le taux de remise doit être compris entre 0 et 100 Saisissez un taux de remise compris entre 0 et Toutes les données obligatoires doivent être renseignées Saisissez toutes les données obligatoires (marquées d un *) 4 Pour une ligne à 0 seule la désignation doit être renseignée. Saisissez un taux de remise > 0 et < 100 ou videz tous les champs autres que la désignation Alimentation multi lignes de l entité dépensière Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 16/59

17 Vous avez la possibilité de renseigner la même entité dépensière sur plusieurs lignes Pour cela : renseignez le champ «EDP» situé au-dessus du tableau des lignes, sélectionnez les lignes du tableau sur lesquelles vous voulez appliquer ces valeurs (cases à cocher) cliquez sur le bouton «Appliquer». Dans l exemple suivant, par clic sur le bouton «Appliquer», le champ entité dépensière des lignes sélectionnées sera renseigné avec la valeur «1-CIN». Figure 8 : Demande d'achat Renseigner EDP en masse L alimentation se fera uniquement pour les lignes non commentaires sélectionnées sur l ensemble du tableau des lignes (une ou plusieurs pages) Passage à l étape suivante Lorsque vous avez terminé la saisie des lignes détail, cliquez sur le bouton «Etape suivante», pour accéder à la page de récapitulation et de validation. Le contrôle de cohérence des lignes détail peut faire apparaître le message suivant : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Il doit y avoir au moins une ligne détail non commentaire sur une demande d achat Saisissez au moins une ligne détail non commentaire Etape 3 : Valider la création Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 17/59

18 Figure 9 : Demande d achat Valider une demande d achat Vous pouvez vérifier les informations saisies avant de valider la demande d achat : informations générales : consultation des pièces-jointes, pliage/dépliage de la note Figure 10: Demande d'achat Note dépliée lignes détails : consultation des informations complémentaires en dépliant chaque ligne Pour modifier les informations générales ou ajouter/supprimer des pièces jointes, cliquez sur le cadre «Saisir les informations générales» du train d étapes ou revenez à cette étape par le bouton «Etape précédente». Pour modifier les lignes détails, cliquez sur le cadre «Ajouter des lignes détails» du train d étapes ou revenez à cette étape par le bouton «Etape précédente». Pour annuler la création de la demande d achat, cliquez sur le bouton «Annuler» : la demande d achat ne sera pas créée. Pour valider la création de la demande d achat, cliquez sur le bouton «Valider la D.A.» Contrôles sur le budget Le contrôle du budget est effectué à la validation de la demande d achat. Le total engagé de l entité dépensière doit être inférieur ou égal au cumul des crédits de l entité. Si l entité dépensière a une autorisation de dépassement de crédit : un message signale le dépassement, la demande est enregistrée. Figure 11 : Validation avec entité dépensière autorisée à dépasser et en dépassement Si l entité dépensière est en autorisation de dépassement: un message indicatif signale le dépassement et l impossibilité de transformer ultérieurement cette demande en commande, la demande est enregistrée. Figure 12 : Validation avec entité dépensière non autorisée à dépasser en dépassement Pour chaque ligne de la demande d achat, le total demandé de l entité dépensière est augmenté du montant demandé de la ligne Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 18/59

19 Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 19/59

20 Statut de la demande d achat Si la demande d achat possède au moins une ligne détail non commentaire sans entité dépensière, la demande d achat est enregistrée au statut Incomplète. Vous devrez revenir ultérieurement sur cette demande d achat en modification pour compléter les lignes détail et enregistrer la demande au statut «Attente». Figure 13 : Demande d achat : Confirmation de la validation au statut Incomplète Si une entité dépensière est renseignée sur toutes les lignes détails non commentaire de la demande d achat le message est affiché, vous avez la possibilité d enregistrer la demande d achat au statut Incomplète en répondant NON ou Attente en répondant OUI ou au message Vous devrez revenir ultérieurement sur cette demande d achat en modification pour compléter les lignes détail et enregistrer la demande au statut «Attente». Figure 14 : Demande d achat : Choix du statut de la DA Seules les demandes d achat au statut «Attente» pourront être transformées en commandes. La page de confirmation de la validation de la demande d achat est alors affiché Figure 15 : Demande d achat : Confirmation de la validation suite à choix du statut Confirmation de la création Si la saisie est correcte, un écran de confirmation de création de la demande d achat s affiche. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 20/59

21 Figure 16 : Demande d achat Confirmation de création Cet écran de confirmation de création comprend : Un bloc contenant le n de la demande d achat créée avec les liens suivants «Accéder à l accueil» (ce lien ramène sur la page de gestion des demandes d achat), «Créer une nouvelle demande d achat» Les informations générales de la demande avec la possibilité de : consulter la note consulter les pièces jointes (voir paragraphe Consultation de pièces jointes) La liste des lignes détails avec la possibilité de consulter leurs informations complémentaires 2.5 DUPLICATION D'UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION Cette fonction vous permet de dupliquer une demande d achat. Cette fonction est accessible à partir des écrans : #Gestion des demandes d achat# en cliquant sur le bouton «Dupliquer» après avoir sélectionné une demande d achat, #Consultation d une demande d achat# en cliquant sur le bouton «Dupliquer». Le bouton «Dupliquer» n est pas accessible si l utilisateur n a pas les droits en création, Tous les champs sont initialisés avec ceux de la demande dupliquée sauf les pièces jointes qui ne sont pas conservées par la duplication. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 21/59

22 2.5.2 ETAPES DE DUPLICATION La duplication d une demande d achat se déroule en 3 étapes : 1. Etape 1 : Saisir les informations générales, 2. Etape 2 : Ajouter des lignes détails, 3. Etape 3 : Valider la création par duplication. A tout moment, vous pouvez annuler la duplication en cliquant sur le bouton «Annuler». Pour passer à une étape suivante, cliquez sur le bouton «Etape suivante». Pour revenir à une étape précédente, cliquez sur le bouton «Etape précédente» Etape 1 : Saisir les informations générales Affichage des informations générales Au clic sur le bouton «Dupliquer», les données de la demande d achat dupliquée sont affichées. Figure 17 : Demande d achat - Duplication Saisir les informations générales Si une ou plusieurs erreurs sont détectées, le message d erreur «Certaines informations doivent être modifiées pour pouvoir valider la demande d achat» s affiche et vous devrez alors modifier chaque champ en erreur. Vous ne pourrez pas accéder à l étape suivante tant que toutes les erreurs ne sont pas corrigées. Dans l exemple suivant, l origine de crédit est hors période de validité : Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 22/59

23 Figure 18 : Demande d achat - Duplication - Cas erreur entrée étape 1 Le contrôle des données dupliquées peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Le fournisseur <raison sociale> n est plus valide Saisissez ou sélectionnez un fournisseur valide 2 L origine de crédit <code origine> n est plus valide ou vous n êtes pas habilité à la saisir Saisissez ou sélectionnez une origine valide 3 L adresse de livraison n est plus valide. Saisissez ou sélectionnez une adresse de livraison valide Saisie des informations générales Le traitement de saisie des informations générales est identique à celui de la création d une demande d achat : voir paragraphe Saisie des informations générales Gestion des pièces jointes (ajout/suppression) Le traitement de gestion des pièces jointes est identique à celui de la création d une demande d achat : voir paragraphe Ajout/suppression de pièces jointes Passage à l étape suivante Lorsque vous avez saisi les informations générales, cliquez sur le bouton «Etape suivante» pour accéder aux lignes de demandes d achat. Le contrôle des données saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 La date de lancement ne peut pas être antérieure à la date du jour Saisissez la date de lancement postérieure à la date du jour 2 La date de livraison souhaitée doit être postérieure ou égale à la date de lancement Saisissez la date de livraison souhaitée postérieure à la date de Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 23/59

24 N Libellé du message Résolution de l erreur lancement 3 Toutes les données obligatoires doivent être renseignées Saisissez les champs obligatoires (libellé, bénéficiaire, date de lancement, fournisseur, adresse de livraison) 4 Le fournisseur <raison sociale> n est plus valide Saisissez ou sélectionnez un fournisseur valide 5 L origine de crédit <code origine> n est plus valide ou vous n êtes pas habilité à la saisir Saisissez ou sélectionnez une origine valide 6 L adresse de livraison n est plus valide. Saisissez ou sélectionnez une adresse de livraison valide Etape 2 : Ajouter des lignes détails Affichage des lignes détails Lors de l affichage des lignes détails de la demande d achat, si une ou plusieurs erreurs sont détectées, le message d erreur «Certaines informations doivent être modifiées pour pouvoir valider la demande d achat» s affiche et vous devrez alors modifier chaque ligne en erreur (repérable grâce à un triangle rouge devant la ligne). Vous ne pourrez pas accéder à l étape suivante tant que toutes les erreurs ne sont pas corrigées. Dans l exemple suivant, la ligne L2 comporte un code famille devenu invalide : REVOIR LA COPIE ET L EXEMPLE Figure 19 : Demande d achat - Duplication - Cas erreur entrée étape 2 Lors de l ouverture de la pop-in de modification de la ligne, le(s) champ(s) en erreur sera (seront) signalé(s) visuellement par un cadre rouge et un message d erreur. Dans notre cas : Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 24/59

25 Figure 20: Demande d achat - Duplication - Cas erreur ligne détail Le contrôle des données dupliquées peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 2 Le(s) code(s) famille <liste des codes famille invalide séparés par des virgules > n est (ne Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat sont) plus valide(s) Saisie d une ligne détail (ajouter, modifier, dupliquer, supprimer une ligne) Le traitement de saisie d une ligne détail est identique à celui en création d une demande d achat : voir paragraphe Saisie d une ligne détail (ajouter, modifier, dupliquer, supprimer une ligne) Validation de la saisie d une ligne détail Pour annuler la saisie d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Annuler». Pour valider la saisie d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Seule la désignation doit être renseignée Saisissez la désignation uniquement pour une ligne commentaire 2 Toutes les données obligatoires doivent être renseignées Saisissez toutes les données obligatoires Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 25/59

26 N Libellé du message Résolution de l erreur 3 Le taux de remise doit être compris entre 0 et 100 Saisissez un taux de remise compris entre 0 et Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 5 Le(s) code(s) famille < liste des codes famille invalide séparés par des virgules > n est (ne Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat sont) plus valide(s) 6 Pour une ligne à 0 seule la désignation doit être renseignée. Saisissez un taux de remise > 0 et < 100 ou videz tous les champs autres que la désignation Alimentation multi lignes de l entité dépensière Le traitement de saisie en masse de l entité dépensière est identique à celui de création d une demande d achat : voir paragraphe Saisie en masse de l entité dépensière Passage à l étape suivante Lorsque vous avez terminé la saisie des lignes détail, cliquez sur le bouton «Etape suivante», pour accéder à la page de récapitulation et de validation, Le contrôle des données saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Il doit y avoir au moins une ligne détail non commentaire sur une demande d achat Saisissez au moins une ligne détail non commentaire 2 Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 3 Le(s) code(s) famille <liste des codes famille invalide séparés par des virgules > n est (ne Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat sont) plus valide(s) Etape 3 : validation de la création par duplication Si aucune erreur n est détectée, la page de récapitulation et de validation est affichée : Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 26/59

27 Figure 21 : Demande d achat - Duplication: Page récapitulative de la demande d'achat Le traitement de validation est identique à celui de la création d une demande d achat : Etape 3 : validation de la création Suite à validation, la page de confirmation de la duplication s affiche : Figure 22 : Demande d achat - Confirmation de la duplication 2.6 MODIFICATION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d une demande d achat au statut Incomplète ou Attente. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des demandes d achat# en cliquant sur le bouton «Modifier» après avoir sélectionné la demande d achat à modifier. à partir de l écran #Consultation d une demande d achat# en cliquant sur le bouton «Modifier». Le bouton «Modifier» n est pas accessible si l utilisateur n a pas les droits en modification, la demande sélectionnée/consultée est au statut En cours ou Traitée. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 27/59

28 2.6.2 ECRAN Figure 23 : Demande d achat - Modification d'une demande d achat ETAPES DE MODIFICATION Toutes les données sont modifiables Saisie des informations générales Affichage des informations générales Pour modifier les informations générales, cliquez sur le bouton «Modifier info. Générales». La pop-in de modification des infos générales s ouvre et vous pouvez modifier les valeurs pré-remplies de la même façon que décrit dans le paragraphe Saisie des informations générales Figure 24: Demande d achat - Pop-in de modification des informations générales Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 28/59

29 Le traitement d affichage des données est identique à celui de la duplication d une demande d achat et peut faire apparaitre de la même façon des erreurs en entrée : voir paragraphe Affichage des informations générales Saisie des informations générales Le traitement de saisie des informations générales est identique à celui de la création d une demande d achat : voir paragraphe Saisie des informations générales Gestion des pièces jointes (ajout/suppression) Le traitement de gestion des pièces jointes est identique à celui de la création d une demande d achat : voir paragraphe Ajout/suppression de pièces jointes Validation des informations générales Les contrôles déclenchés lors de la validation des informations générales sont identiques à ceux de la duplication : voir paragraphe Passage à l étape suivante Constitution des lignes détails Suite au clic sur le bouton «Etape suivante», la page de saisie des lignes détails est affichée Saisie d une ligne détail (ajouter, modifier, dupliquer, supprimer une ligne) Voir paragraphe Saisie d une ligne détail (ajouter, modifier, dupliquer, supprimer une ligne) Lors de l ouverture de la pop-in de modification de la ligne, le(s) champ(s) en erreur sera (seront) signalé(s) visuellement par un cadre rouge et un message d erreur. Le contrôle des données à modifier peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 2 Le(s) code(s) famille < liste des codes famille invalide séparés par des virgules > Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat n est (ne sont) plus valide(s) La suppression d une ligne nécessite une confirmation. Le message suivant s affichera : Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 29/59

30 Figure 25 : Demande d achat Demande de confirmation de suppression ligne détail Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», la ligne sera supprimée Validation de la saisie d une ligne détail Pour annuler la saisie d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Annuler». Pour valider la saisie d une ligne détail d une demande d achat, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des données saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Seule la désignation doit être renseignée Saisissez la désignation uniquement pour une ligne commentaire 2 Toutes les données obligatoires doivent être renseignées Saisissez toutes les données obligatoires (indiquées par un *) 3 Le taux de remise doit être compris entre 0 et 100 Saisissez un taux de remise compris entre 0 et Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 5 Le(s) code(s) famille < liste des codes famille invalide séparés par des virgules > n est (ne Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat sont) plus valide(s) 6 Pour une demande d achat au statut «Attente» la saisie de l entité dépensière est obligatoire 7 Pour une ligne à 0 seule la désignation doit être renseignée. Saisissez ou sélectionnez une entité sur chaque ligne de la demande d achat au statut «Attente» Saisissez un taux de remise > 0 et < 100 ou videz tous les champs autres que la désignation Alimentation multi lignes de l entité dépensière Le traitement est identique à celui de création d une demande d achat : voir paragraphe Saisie en masse de l entité dépensière Validation de la modification Pour annuler la modification de la demande d achat, cliquez sur le bouton «Annuler» : aucune mise à jour n est effectuée. Pour valider la modification de la demande d achat, cliquez sur le bouton «Valider». Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 30/59

31 Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Il doit y avoir au moins une ligne détail non commentaire sur une demande d achat Saisissez au moins une ligne détail non commentaire 2 Vous n êtes pas habilité à saisir l entité <code entité> Saisissez une entité dépensière pour laquelle vous êtes habilité 3 Le(s) code(s) famille < liste des codes famille invalide séparés par des virgules > n est (ne Saisissez un code famille valide sur chaque ligne de la demande d achat sont) plus valide(s) 4 L origine de crédit <code origine> n est plus Saisissez ou sélectionnez une origine valide ou vous n êtes pas habilité à la saisir 5 Le fournisseur <raison sociale> n est plus valide valide Saisissez ou sélectionnez un fournisseur valide Contrôles sur le budget Pour chaque ligne détail le total demandé de l entité dépensière est mis à jour : Le contrôle sur le disponible de l entité est identique à celui de la création de la demande d achat : Contrôles sur le budget Statut de la demande d achat Le traitement de mise à jour du statut de la demande d achat est identique à celui de la création : Statut de la demande d achat 2.7 SUPPRESSION D UNE DEMANDE D ACHAT PRESENTATION Cette fonction permet de supprimer une demande d achat au statut Incomplète ou Attente. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des demandes d achat# en cliquant sur le bouton «Supprimer» après avoir sélectionné la demande d achat à modifier. à partir de l écran #Consultation d une demande d achat# en cliquant sur le bouton «Supprimer». Le bouton «Supprimer» n est pas accessible : si l utilisateur n a pas les droits en suppression, si la demande d achat est au statut En cours ou Traitée. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 31/59

32 2.7.2 SUPPRIMER UNE DEMANDE D ACHAT Pour supprimer une demande d achat en cours de consultation ou sélectionnée en page de gestion des demandes d achat, cliquez sur le bouton «Supprimer». La demande de confirmation suivante s affichera : Figure 26 : Demande d achat - Confirmation de suppression d une demande d achat Si vous répondez «Non», il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», la demande d achat sera supprimée. Le total demandé de chaque entité dépensière est diminué du montant des lignes de la demande référençant cette entité dépensière. 2.8 GESTION DES PIÈCES JOINTES AJOUT/SUPPRESSION DE PIECES JOINTES En cliquant sur le lien «Voir et ajouter des pièces jointes», vous avez la possibilité d ajouter jusqu à 3 pièces jointes par demande d achat, vous pouvez également supprimer les pièces déjà ajoutées. Figure 27: Demande d achat - Gestion des pièces jointes Pour ajouter une pièce jointe cliquez sur le bouton «Ajouter une pièce», sélectionner le document à joindre, dans la fenêtre de navigation La pièce jointe est alors ajoutée à la liste des pièces jointes. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 32/59

33 L ajout de pièces jointes peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 La taille d une pièce jointe est limitée à 1 Mo. Réduisez la taille de votre fichier. 2 Seules les extensions:.xls,.xlsx,.doc,.docx,.ppt,.pptx,.ods, odt,.odp,.pdf,.jpeg,.png, Sauvegardez votre fichier dans un des formats autorisés..gif sont autorisées. 3 Seuls les caractères alphanumériques, les Renommez le fichier. signes «-», «_», «.» et les espaces sont autorisés pour les noms de fichiers. 4 Ce fichier existe déjà pour cette demande. Ajoutez une pièce jointe ayant un nom différent des autres pièces jointes déjà présentes dans la liste Pour consulter une pièce jointe Voir le paragraphe Consultation de pièces jointes Pour supprimer une pièce jointe Cliquez sur le bouton «Supprimer» après avoir sélectionné le document à supprimer La pièce jointe est supprimée sans demande de confirmation Pour quitter la fenêtre Cliquez sur la croix en haut à droite de la pop-in. Pas de retour arrière possible sur la mise à jour des pièces jointes 2.9 CONSULTATION DE PIÈCES JOINTES Vous pouvez consulter les pièces jointes d une demande d achat en cliquant sur le lien Voir et ajouter des pièces jointes (depuis les écrans de création et de modification ou Voir les pièces jointes (depuis l écran de consultation) Figure 28 : Demande d'achat - Consulter des pièces jointes Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 33/59

34 Pour consulter une pièce jointe, cliquez sur le bouton «Consulter» après avoir sélectionné un document La pièce jointe est alors directement affichée à l écran, ou votre navigateur vous propose d ouvrir ou d enregistrer le document Pour quitter la fenêtre, cliquez sur la croix en haut à droite de la pop-in. Figure 29: Demande d'achat - Fenêtre navigateur pour ouvrir/enregistrer pièce jointe Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 34/59

35 3 MODULE : EDITIONS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre concernent : 1. les états web 2. les états BFC 3.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les ADL peuvent être autorisés à consulter les états origine et entités en fonction de leur habilitation. Actuellement, seules les 3 habilitations suivantes récupérées de Xlab, sont utilisées : «États Origine» (EOR), «États Entité» (EEN) et «États divers» (EDI). Seuls les ADC, RSI, SSI et ADL peuvent être autorisés à consulter et/ou télécharger les états BFC. Seuls les utilisateurs habilités à Accès MCOM peuvent rechercher, consulter et/ou télécharger les documents présents sur la MCOM pour son ou ses laboratoires. 3.2 UTILISATION DES ETATS PRESENTATION Les états Web sont accessibles à partir du menu horizontal, en cliquant sur les options «Etats exercice courant» et «Etats multi exercices» de l onglet «Editions». Les états suivants sont consultables, sous condition de disposer des habilitations nécessaires : Code Nom de l état Habilitation nécessaire COM_1 Commandes par origine de crédits EOR COM_2 Commandes par entité dépensière EEN EDB01 Liste des commandes par anticipation EDI EDB02 Commandes partiellement facturées et/ou commandes livrées EDI non facturées EDB03 Liste des reports sur entité EDI EDP_1 Bilan entités dépensières (Niveau fin) EEN EDP_2 Bilan des dépenses par entités dépensières EEN EDP_3 Bilan financier d'une entité dépensière par origine de crédits EEN EDP_4 Dépenses par entité dépensière et par matière EEN FAC_1 Factures par origine de crédits EOR FAC_2 Factures par entité dépensière EEN IMP_1 Consolidation par type d'imputation EDI MAT_1 Bilan par matière EDI Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 35/59

36 Code Nom de l état Habilitation nécessaire MAT_2 Bilan des dépenses par entité dépensière et par matière EEN MAT_3 Dépenses par matière et par entité EDI MAT_4 Dépenses par matière et par fournisseur EDI NAT_1 Bilan des dépenses par origine de crédit et par nature EOR NAT_2 Bilan des dépenses par entité dépensière et par nature EEN ORI_1bis Bilan des origines de crédits à l'ouverture 2014 après intégration EDI du flux d'initialisation PEX_1 Bilan des dépenses par prestataires externes EDI PEX_2 Bilan des dépenses par agent EDI REC_1 État récapitulatif des commandes et des factures par nature de EDI dépense REC_2 État récapitulatif des commandes et des factures EDI REP_FDX Liste des répartitions de reports en attente EDI SED_1 Synthèse d'une entité dépensière - Budget EEN SED_2 Synthèse d'une entité dépensière - Historique des commandes EEN et des factures SED_3 Synthèse d'une entité dépensière - Historique des dépenses EEN internes SED_4 Synthèse d'une entité dépensière - État des crédits EEN SED_5 Synthèse d'une entité dépensière - Historique des dépenses par EEN mois SOR_1 Synthèse d une origine de crédits Budget EOR SOR_2 Synthèse d'une origine de crédits - Historique des commandes EOR et des factures SOR_3 Synthèse d'une origine de crédits - Historique des notifications EOR ORI_1 Bilan des origines de crédit (niveau fin) EOR ORI_2 Bilan d'une origine de crédit de regroupement EOR ECRAN Les états sont présentés par domaine fonctionnel puis par catégorie : Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 36/59

37 Figure 30 : Liste des états disponibles Chaque utilisateur ne verra dans cette liste que les états qu il a le droit de consulter. Chaque état ne sera affiché que si l utilisateur dispose de l habilitation nécessaire à la consultation. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 37/59

38 3.2.3 ACTIONS Pour consulter un des états, cliquez sur le lien correspondant à l état souhaité. Une nouvelle fenêtre s ouvre dans laquelle l état est chargé avec l ergonomie du produit Birt. Les données affichées dans les états proviennent de la base centralisée GESLAB. Figure 31 Fenêtre de sélection des paramètres d un rapport Figure 32 : Détail de la Fenêtre des paramètres des rapports. Tous les rapports ont au moins un paramètre obligatoire : le laboratoire. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 38/59

39 Une fois que l utilisateur a sélectionné ces paramètres il clique sur le bouton OK et le programme affiche une barre de progression du calcul du rapport : Figure 33 : Barre de progression de l affichage du rapport Le rapport s affiche alors : Figure 34 : Affichage du rapport FAC_2 sur GESLAB Web Commandes disponibles lors de l affichage d un rapport Lors de la visualisation d un rapport, l utilisateur a la possibilité d exécuter des commandes en utilisant la barre d icône placée au-dessus du rapport : Figure 35 : Barre de commandes pour un rapport Icone Action Permet d afficher la table des matières du rapport. Permet de relancer l exécution du rapport avec des paramètres différents. Permet d exporter les données ayant permis de construire le rapport. (cf Commande d export des données) Permet d exporter le rapport sous différents formats. (cf Commande d export des rapports) Permet d imprimer le contenu du rapport en local. (cf Commande d impression du rapport en local) Permet d imprimer le contenu du rapport sur une imprimante déclarée sur le serveur. (cf Commande d impression du rapport sur le serveur) Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 39/59

40 Commande d export des données Cliquez sur l icône pour exporter les données ayant permis de générer le rapport. L export est réalisé sous forme de fichier csv. Figure 36 : Exporter les données du rapport Afin de pouvoir exploiter les données csv avec des caractères accentués ; vous devez disposer d un outil de d Edition compatible UTF-8 (notepad++, ultraedit) Dans sa version française, Excel ouvre les fichiers csv en <ANSI>. Pour ouvrir un fichier CSV dans le bon encodage (exemple avec Office 2010) : - ouvrez Excel sur un document vierge - allez dans l'onglet du bandeau «Données» - choisissez «A partir du texte» - dans la pop-up qui s'affiche, sélectionnez le fichier et cliquez sur «importer» - 1er écran : sélectionner «Délimité» et «Origine du fichier» = "65001 unicode UTF-8", puis «Suivant» - 2ème écran : sélectionnez le séparateur «point-virgule», puis «Suivant» - 3ème écran : cliquez sur «Terminer» Il y a généralement 2 sources de données à exporter : 3. l entête qui contient les informations décrivant le laboratoire 4. le tableau qui contient toutes les autres données du rapport. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 40/59

41 Dans certains rapports, il peut y avoir plus de colonnes à exporter que celles affichées à l écran. Ci-dessous, la liste des états web avec données exportables mais non affichées à l écran. Nom de l état FAC_1 : Factures par origine de crédits FAC_2 : Factures par entité dépensière EDP_1 : Bilan entités dépensières (niveau fin) EDP_2 : Bilan des dépenses par entités dépensières EDP_3 : EDP_4 : Dépenses par entité dépensière et par matière MAT_1 : Bilan par matière MAT_2 : Bilan des dépenses par entité dépensière et par matière MAT_3 : Dépenses par matière et par entité PEX_1 : Bilan des dépenses par prestataires externes Donnée exportable en csv mais non affichées sur l écran Montant restant attendu, Cumul engagé de l origine, cumul facturé de l origine Code origine, libellé origine, code tutelle nature de dépense libellé facture total HT facture date de règlement Cumul facturé (dont dépenses internes) Disponible sur facturé Montant ventilé HT % dépensé, report exercice N-1, cumul report exercice N-1 total attendu, cumul attendu Libellé matière, niveau matière Code matière tête, Libellé matière tête Libellé matière tête, niveau matière, code tutelle ainsi que les informations suivantes liées à la commande : N commande, n souche, date commande, nature dépense, fournisseur Libellé entité, niveau matière informations liées à la commande : n commande, libellé commande PEX_2 : Bilan des dépenses par agent informations liées à la commande : n commande, libellé commande SED_2 : Synthèse d'une entité dépensière - II/ Historique des commandes et des factures Code gestion 1, code gestion 2, date création facture, n facture tutelle, n facture fournisseur, montant facturé antérieur, montant commande groupée Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 41/59

42 Nom de l état SED_5 : Synthèse d'une entité dépensière - V/ Historique des dépenses par mois SOR_2 : Synthèse d'une origine de crédits - II/ Historique des commandes et des factures Attention, pour cet état il n est pas possible d extraire dans le même export les données origine/commande et les données facture ORI_1 : Bilan des origines de crédit (niveau fin) ORI_2 : Bilan d'une origine de crédit de regroupement Attention, pour cet état il n est pas possible d extraire à la fois les informations de l origine de regroupement et celles des origines filles dans le même fichier csv. Donnée exportable en csv mais non affichées sur l écran Total des crédits reçus (entité) Code tutelle, code établissement, libellé établissement, n commande, n souche, montant facturé antérieur (commande), n facture fournisseur, n facture tutelle, libellé facture, date facture fournisseur, exercice facture report notifié exercice N-1, facturé, total attendu cumul attendu, disponible réservé, date début validité, date fin validité, indicateur niveau fin report notifié exercice N-1, facturé, total attendu cumul attendu, disponible réservé, date début validité, date fin validité, indicateur niveau fin Commande d export des rapports L utilisateur à la possibilité d exporter le rapport sous forme de différents formats : EXCEL PDF PostScript Word PowerPoint Cette fonction est accessible, une fois que la commande d export du rapport est lancée, le programme demande de saisir #les paramètres d exécution# et ensuite met à disposition le fichier au format désiré sous forme de fichier téléchargeable. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 42/59

43 Figure 37 : Fenêtre d export des rapports Commande d impression du rapport en local Cette fonction est accessible, une fois que la commande d export du rapport est lancée, le programme demande de saisir #les paramètres d impression# et notamment le format d impression : HTML PDF Figure 38 : Fenêtre d impression en local du rapport Commande d impression du rapport sur le serveur Cette commande permet à l utilisateur d imprimer son rapport sur une imprimante déclarée sur le serveur.. Cette fonction est accessible, une fois que la commande d impression du rapport est lancée, le programme demande de saisir #les paramètres d impression# et notamment l imprimante sur laquelle doit être réalisée l impression. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 43/59

44 Figure 39 : Fenêtre d impression sur le serveur du rapport 3.3 ETATS BFC PRESENTATION Cette fonction vous permet de consulter et/ou télécharger des documents produits et déposés par BFC (exemple les Eccus et historiques mensuels, les états de fin d exercice ) Vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères (l établissement, le code pour l organisme, le type de document) pour filtrer les résultats. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Etats BFC» de l onglet «Editions». Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 44/59

45 3.3.2 ECRAN Figure 40 : Ecran de consultation des états BFC Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche ACTIONS Pour effectuer une recherche des états BFC disponibles : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les documents répondant aux critères sont affichés dans la liste des résultats. A partir de cette fenêtre, les actions possibles sont : Le téléchargement des documents par clic sur le bouton «Télécharger» : voir en paragraphe Télécharger les documents L export de la liste des documents au format texte par clic sur l icône paragraphe Export au format texte L export de la liste des documents au format Excel par clic sur l icône paragraphe Export au format Excel : voir en : voir en L impression de la liste des documents au format PDF par clic sur l icône : voir en paragraphe Impression Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 45/59

46 Télécharger les documents Pour télécharger les documents, vous devez sélectionner un ou plusieurs documents puis cliquer sur le bouton «Télécharger». Le clic sur le bouton «Télécharger» vous permet d ouvrir ou d enregistrer l'état sélectionné ou un fichier Zip contenant les états sélectionnés s il y en a plusieurs en utilisant les fonctionnalités du navigateur. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 46/59

47 4 MODULE : GESTION DES UF/OT Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche des UF/OT Création d'une UF/OT Modification des informations d une UF/OT Suppression d une UF/OT 4.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Les ADC, RSI/SSI, ETA, ORG sont autorisés en consultation seule sur les UF/OT. Les ADL peuvent être autorisés à créer, modifier, supprimer, consulter les UF/OT en fonction de leur habilitation. 4.2 RECHERCHE DES UF/OT PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher une ou plusieurs UF/OT. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en cinq familles : 1. Critères sur les types d UF/OT (Unité fonctionnelle, Opération de travaux) 2. Critères sur les UF/OT (code, libellé ) 3. Critères sur les groupes de laboratoires, 4. Critères par code de validité (valide, non valide) 5. Critères par laboratoires Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Gestion des UF/OT» de l onglet «Référentiels». Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 47/59

48 4.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone d affichage des résultats Figure 41 : UF/OT - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche d UF/OT : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les UF/OT répondant aux critères sont affichées dans la liste des résultats Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 48/59

49 Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Ajouter une UF/OT: voir en paragraphe Création d'un nouvel UF/OT Modifier une UF/OT : voir en paragraphe Modification d un UF/OT Supprimer une UF/OT : voir en paragraphe Suppression d un UF/OT 4.3 CRÉATION D'UNE UF/OT PRESENTATION Cette fonction vous permet de créer une UF/OT. Cette fonction est accessible à partir de l écran #Gestion des UF/OT# en cliquant sur le bouton «Ajouter un UF/OT» sous la liste des résultats uniquement pour les administrateurs locaux autorisés. Une nouvelle ligne est alors ajoutée directement dans le tableau de résultats de la page en mode édition dans laquelle l utilisateur doit saisir les données ECRAN Si l utilisateur n a pas les droits en création, le lien «Ajouter un UF/OT» n est pas accessible. Figure 42 : UF/OT - Création d'une UF/OT La zone de création d une UF/OT se trouve directement dans le tableau de résultats de la page de gestion des UF/OT: Une nouvelle ligne constitue la zone de saisie des paramètres de l UF/OT. Un bouton «Valider» permet de valider la saisie effectuée et d enregistrer les données en base de données. Un bouton «Annuler» permet d arrêter la création et de revenir à la page précédente. En mode création : le laboratoire et le type sont initialisés par défaut à la première valeur de la liste, le code de validité est coché par défaut, le code UF/OT et le statut ne sont pas éditables ; ils seront renseignés automatiquement lors de la validation. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 49/59

50 4.3.3 ETAPES DE CREATION La création d une UF/OT se déroule en 3 étapes : 1. Cliquer sur le bouton «Ajouter un UF/OT» 2. Saisir les informations principales : laboratoire, type, libellé, code de validité 3. Valider la création de l UF/OT La création de plusieurs UF/OT peut être validée en une seule fois. Pour cela, répéter autant de fois que nécessaire les étapes 1 et 2, puis valider Saisir les informations principales de l UF/OT Etape Champs Action Commentaire 1 Libellé Saisissez un libellé Obligatoire Double-cliquer à l emplacement du libellé de la nouvelle UF/OT pour faire apparaître la zone de saisie du libellé Valider la création d un UF/OT Pour valider la création d une UF/OT, cliquez sur le bouton «Valider». Le contrôle des différentes zones saisies peut faire apparaître les messages suivants : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Le libellé d une unité fonctionnelle ou d une Saisissez un libellé de l UF/OT opération de travaux est obligatoire! 4.4 MODIFICATION D UNE UF/OT PRESENTATION Cette fonction vous permet de modifier les données d une UF/OT. Cette fonction est accessible si l utilisateur a les droits nécessaires : à partir de l écran #Gestion des UF/OT# en double-cliquant sur la valeur à modifier directement dans le tableau des résultats de la page #Gestion des UF/OT#. Si l utilisateur n a pas les droits en modification, la colonne [Libellé] ne sera pas éditable. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 50/59

51 4.4.2 ECRAN Figure 43 : UF/OT - Modification d'une UF/OT ACTIONS La colonne [Libellé] et le code de validité sont les seules données modifiables d une UF/OT. Cliquez sur le bouton «Valider» pour enregistrer vos modifications. Les contrôles sont les mêmes que lors de la création (voir paragraphe Création d'un nouvel UF/OT) Cliquez sur «Annuler» pour arrêter les modifications. Aucune mise à jour ne sera effectuée. 4.5 SUPPRESSION D UNE UF/OT PRESENTATION Cette fonction permet de supprimer une UF/OT. Cette fonction est accessible, si l utilisateur a les droits nécessaires à partir de l écran #Gestion des UF/OT# en cliquant sur l icône de la colonne [Supprimer] Si l utilisateur n a pas les droits en suppression, la colonne [Supprimer] n est pas visible sur l écran #Gestion des UF/OT# SUPPRIMER UNE UF/OT Pour supprimer une UF/OT, cliquez sur l icône «à supprimer. La demande de confirmation suivante s affichera :» de la colonne [Supprimer] de l UF/OT Figure 44 : UF/OT - Confirmation de suppression d une UF/OT Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 51/59

52 Si vous répondez «Non», le message de confirmation disparaitra. Il n y aura aucune suppression. Si vous répondez «Oui», l UF/OT sera supprimée mais seulement si elle n est référencée dans aucune commande. Dans le cas contraire, il apparaîtra le message suivant : N Libellé du message Résolution de l erreur 1 Impossible de détruire l'uf/ot UF00109 car au moins une commande la référence. Au préalable, faire en sorte qu aucune commande ne référence cette UF/OT Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 52/59

53 5 MODULE : LIENS VERS AUTRES APPLICATIONS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Lien vers l application externe DMF Lien vers l application externe RESEDA 5.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les utilisateurs ayant les droits sur le module Facture peuvent accéder à l application externe DMF. Seuls les utilisateurs ayant les droits sur le module Fournisseur peuvent accéder à l application externe RESEDA. 5.2 LIEN VERS L APPLICATION EXTERNE DMF PRESENTATION Cette fonction permet d accéder à l application externe DMF avec 2 liens hypertexte. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Facture» de l onglet «Liens autres applis» ECRAN Figure 45 : Liens vers autres applications Facture Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 53/59

54 Cet écran présente : Un lien hypertexte permettant de consulter le suivi du workflow des factures Un lien hypertexte permettant de consulter les factures ACTIONS Au clic sur le 1 er lien, un onglet ou une nouvelle fenêtre en fonction du navigateur, s ouvre sur l application DMF et le suivi du workflow. Au clic sur le 2 ème lien, un onglet ou une nouvelle fenêtre en fonction du navigateur, s ouvre sur l application DMF et la consultation d une facture. 5.3 LIEN VERS L APPLICATION EXTERNE RESEDA PRESENTATION Cette fonction permet d accéder à l application externe RESEDA via un lien hypertexte. Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Fournisseur» de l onglet «Liens vers autres applis» ECRAN Figure 46 : Liens vers autres applications - Fournisseur Cet écran présente : Un lien hypertexte permettant d accéder à l application externe RESEDA ACTIONS Au clic sur le lien, un onglet ou une nouvelle fenêtre en fonction du navigateur s ouvre sur l application RESEDA avec, en paramètre, le plus petit code pour l organisme des laboratoires non fermés du groupe de laboratoires courant. Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 54/59

55 6 MODULE : GESTION DES IMMOBILISATIONS Les fonctionnalités abordées dans ce chapitre sont : Recherche d immobilisations Consultation d une immobilisation Modification des informations d une immobilisation 6.1 DROITS SUR LES FONCTIONS Seuls les utilisateurs ayant les droits sur le module Inventaire peuvent rechercher, consulter et/ou modifier une immobilisation. 6.2 RECHERCHE DES IMMOBILISATIONS PRESENTATION Cette fonction vous permet de rechercher une ou plusieurs immobilisations. Pour filtrer les résultats, vous avez la possibilité de saisir un ou plusieurs critères. Les critères proposés sont groupés en trois familles : 1. Critères sur fiches d immobilisations (tels que n fiche immobilisation, n commande ) 2. Critères sur l état du n inventaire laboratoire 3. Critères sur statut des immobilisations Cette fonctionnalité est accessible à partir du menu horizontal, en cliquant sur l option «Immobilisation» de l onglet «Immobilisations». Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 55/59

56 6.2.2 ECRAN Zone de recherche Zone affichage des résultats Figure 47 : Immobilisation - Recherche par défaut Cet écran contient deux zones principales : 1. Une zone de recherche en haut 2. Une zone d affichage des résultats de la recherche en bas ACTIONS Pour effectuer une recherche d immobilisation : 1. Saisissez les critères permettant de filtrer les résultats de la recherche 2. Cliquez sur le bouton «Rechercher» pour lancer la recherche. Les immobilisations répondant aux critères sont affichées dans la liste des résultats Selon votre habilitation, vous avez la possibilité de : Consulter une immobilisation : voir en paragraphe Consultation d'une immobilisation Modifier une immobilisation : voir en paragraphe Modification d une immobilisation Référence : GESLAB_MUT_Gestion_Web_1.2.doc Page : 56/59