1. Précautions générales

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1 1. Précautions générales 1.1. CONDITIONS GÉNÉRALES ET CONTRATS TYPE Intéressant pour la plupart des commerçants Quasi tous les commerçants ont intérêt à avoir des con ditions générales (sur le bon de commande, la facture, le bon de li vrai son, le devis, etc.). Quel que soit le secteur dans lequel vous êtes ac tif, que vous soyez dé tail lant ou grossiste, ou bien que vous prestiez des ser vices, (p.ex. com me entrepreneur, réparateur d appareils élec tro mé na gers), que vous ayez seulement des particuliers comme clients ou aussi d autres com mer çants et entreprises. Et peu importe qu il s agisse de grosses ou de pe tites fac tures. A première vue, certains (petits) commerçants (comme les boulangers, les bouchers, les épiciers, les traiteurs, les restaurateurs, les au ber gistes, les cordonniers, ) auraient moins (voire pas du tout) besoin de telles con ditions. En effet, on les paie généralement cash Les montants sont souvent limités et dans ces secteurs, ce n est pas l habitude de tra vail ler avec des factures. Pour ces professions, des conditions générales peuvent toutefois aussi être utiles. Du moins pour les affaires qui sortent du quotidien Un exemple : Un boucher reçoit une commande pour la livraison de viande pour un bar becue de 50 personnes. Et cela pour un montant qui s élève à 400. Le boucher veut livrer sa viande mais le barbecue n a fina le ment pas lieu Un boulanger doit livrer chaque jour 250 petits pains à un snack qui vend des pains garnis. En outre, le boulanger a parmi sa clientèle un cer tain nombre de restaurants à qui il livre des pains surprises. Mais il arrive que les paiements se fassent attendre. Un restaurateur est réputé pour ses lunches d affaires à midi. Ré gu liè re ment, des réservations téléphoniques sont prises pour 15 à 20 con vi ves. Mais quid si personne ne se présente ou qu on lui demande d en voy er sa note et qu au bout du compte il n est pas payé? Et peut-être ce restaurateur organise-t-il aussi des fêtes pour les entrepri- 17

2 ses, des ju bilés, des communions ou même des réceptions de mariage. Ce ne se rait pas la première fois que tout soit annulé à la der nière minute Même si vous n êtes payé qu au comptant On peut conseiller les conditions générales à presque tous les commerçants et à presque toutes les entreprises, même si, à première vue, il semble que ce ne soit pas toujours le cas pour certaines professions (p.ex. les boulangers). Et si vous ne recevez que des paiements cash (vous avez p. ex. un ma ga sin d électroménagers et vous ne vendez qu au comptant à des par ti culiers) ou si vous demandez toujours un acompte? Là aussi, les con di tions générales peuvent vous être utiles. Parce qu elles ne vous pro tè gent pas seulement contre les mauvais payeurs et les paiements tardifs, mais aussi contre les plaintes de clients mécontents. Et elles précisent p.ex. quel juge est compétent en cas de litige Conseillé pour un bon de commande/contrat Tant que tout va bien entre vous et votre client, les conditions générales ont peu d intérêt. Mais si votre client ne vous paie pas ou s il émet des réclamations contre vous ou votre produit, il en va tout autrement. On est alors gé né ralement confronté à la question suivante : qu est-ce qui avait été con ve nu (quel est le montant des intérêts en cas de paiement tardif, etc.)? Vous se rez beaucoup plus fort si vous avez pu mettre ces con ven tions sur pa pier sous forme de conditions générales inscrites sur votre bon de com man de ou votre contrat. Vous devrez toutefois veiller à ce que ces conditions soient valables. Vous pourriez bien sûr prévoir des clauses spécifiques pour chaque client. Mais c est un travail sans fin (sauf si naturellement vous n avez qu un petit nombre de clients importants). Aussi est-il conseillé de tra vailler avec des contrats standard ou des bons de com man de pré-imprimés re prenant les conditions générales. Pour un contrat très important, vous pou vez toutefois toujours (faire) rédiger un contrat sur me su re (Partie II, 2.1.). Vous pouvez par ailleurs ne pas vous limiter à rédiger des conditions gé né ra les pour le cas où vous vendez ou vous prestez des services à vos clients. Vous pouvez aussi le faire si vous achetez des marchandises à vos four nisseurs. C est ce qu on appelle des conditions d achat. De plus en plus de clients importants utilisent leurs propres conditions d achat pour des commandes importantes. N utilisez toutefois pas vos con di tions de vente pour vos propres achats (vous êtes alors client). Elles sont en effet normalement très strictes et à l avantage du vendeur. Uti lisez plutôt des conditions spécifiques. 18

3 Au verso d un maximum de documents possibles Ne mentionnez pas vos conditions générales exclusivement sur vos factures mais également sur vos bons de commande, vos bons de livraison, vos devis, dans votre catalogue, etc. Sinon, vous risquez de ne pas pouvoir les invoquer. Les conditions générales sont généralement imprimées au verso de vos do cuments. D un point de vue commercial, c est plus intéressant qu au rec to. En effet, bien des clients ne lisent pas les petits ca rac tères au ver so, alors qu ils analysent en profondeur tout ce qui se trou ve au recto du contrat. Veillez par ailleurs à ce qu elles figurent sur le plus de documents possi bles (facture, bon de commande, bon de livraison, devis, etc.) et de pré fé rence pas seulement sur vos factures. Vous risquez sinon des discus sions avec des clients qui prétendraient n avoir jamais accepté vos con di tions. Ils pourraient p. ex. affirmer qu ils ne connaissaient pas ces con di tions au moment de la conclusion du contrat et qu ils ne les ont appri ses qu au moment où vous leur avez expédié votre facture. Aussi, repre nez-les au moins aussi au verso de vos bons de commande. Et faites les signer par le client. Par sa signature, il marque en effet son accord. Vous pouvez aussi bien sûr travailler avec des contrats type en lieu et place de conditions générales. En fait, ces contrats ne sont rien d autre que des conditions générales reprises sous la forme d un véritable con trat. Pensons p. ex. à l agence immobilière qui présente gé néralement à tous ses clients un contrat prêt à signer Accepté ou non? Si votre client signe un bon de commande sur lequel vos conditions géné rales sont imprimées, il pourra difficilement prétendre par la suite qu il n a pas accepté vos conditions. Mais s il affirme qu il n a jamais ac cepté vos conditions générales qui se trouvaient exclusivement sur vos fac tures, vous pourrez invoquer deux arguments. Indiquez que vous faites de puis longtemps des affaires avec ce client et qu il con nais sait donc par faitement vos conditions. En outre, si votre facture n a pas été con testée, vous pourriez soutenir que le client était d accord avec celle-ci. Cette dernière piste ne peut toutefois être empruntée avec suc cès que si votre client est aussi un commerçant Renvoyer au recto Renvoyez en outre, au recto de votre bon de commande ou de votre bon de livraison, à vos conditions générales imprimées au verso. Vous pou vez à cet effet reprendre une clause du style le client se déclare d ac cord avec les conditions générales qui sont reprises au verso de ce bon de commande. Si vous faxez un bon de commande à votre client, n oubliez pas de faxer 19

4 éga lement le verso. Et indiquez dans la lettre d accompagnement jointe que vous lui faxez aussi les conditions générales applicables, sans quoi le client en question pourrait une fois de plus pré tendre qu il n en a pas eu connaissance. Et que vous ne lui avez ja mais soumis vos condi tions Les conditions peuvent être consultées Suffit-il de préciser que vos conditions générales peuvent être con sultées en vos locaux? Et que vous les transmettrez au client à sa pre mière demande et que vous l indiquez aussi sur la facture et/ou le bon de commande transmis au client (vous pouvez consulter nos conditions générales dans nos bureaux)? Gé néralement, la jurisprudence considère qu un simple ren voi aux con di tions générales de vente sans communication de celles-ci, ne suffit pas pour pouvoir les appliquer. Ne vous bornez donc pas à ces mentions Dans quelle langue les rédiger? Rédigez vos conditions générales dans la langue de vos clients pour que, par la suite, ils ne puissent pas prétendre ne pas les avoir comprises. Vos conditions générales seront toujours rédigées en français. Mais fautil y ajouter une autre langue? Nous ne pouvons donner une ré ponse gé nérale à cette question. Tout dépend en effet avec qui vous faites des af faires. Si vous avez des clients étrangers ou situés de l autre côté de la frontière linguistique, mieux vaut alors reprendre vos conditions gé néra les en plusieurs langues. Et quelles langues choisir? En principe, vous devez traduire vos con ditions générales en autant de langues que celles parlées par vos clients. Si non, vous courez le risque qu un client invoque par la suite qu il n a pas com pris vos conditions générales. Si vous travaillez avec de nombreu ses nationalités, il n est naturellement pas possible de faire traduire vos con ditions générales dans toutes les langues utilisées. Préférez alors le fran çais, le néerlandais, l allemand et l anglais. Reprendre toutes les traductions au verso de vos documents peut bien sûr poser problème. Vous pouvez le résoudre en faisant imprimer dif férents bons de commande ou factures avec chaque fois les conditions gé nérales reprises au verso dans une langue particulière. Ou si vous im pri mez vous-même vos conditions, en imprimant chaque fois ces condi tions dans la langue adéquate. Vous pouvez faire traduire vos conditions générales par un bureau de tra - duction. Pour environ 125 à 150 par langue, vous aurez ce qu il vous faut. Et au moins, vous serez sûr de la traduction. 20

5 Utilisez un langage clair 2. Comment éviter les factures impayées? Veillez toujours à ce que vos conditions de vente soient formulées de ma nière claire et non équivoque. Si elles manquent de clarté, surtout si elles s adressent à des con somma teurs, toute imprécision jouera en votre défaveur. En effet, la loi sur les pratiques du commerce dit qu on doit privilégier l interprétation la plus fa vorable au consommateur Du sur mesure Les conditions de facturation doivent être rédigées sur mesure pour votre commerce. Il est tout à fait déconseillé de recopier des conditions de tiers. Le contenu de vos conditions générales est très important. Il est né cessaire qu elles soient rédigées sur mesure pour votre établissement. Chaque secteur a ses propres caractéristiques. Et au sein de celui-ci, cha que établissement est unique (vous voulez p.ex. d autres délais de paie ment que vos concurrents, que d autres garanties vous soient don nées, etc.). La simple copie des conditions générales d un autre com mer çant est dès lors dangereuse. Vous risquez de reprendre des clau ses in adap tées (et éventuellement interdites). Au diable l avarice Les clauses interdites par la loi En rédigeant vos conditions générales, vous devez aussi tenir compte d un cer tain nombre de dispositions légales. Soyez surtout attentif si vos clients sont des consommateurs (= des particuliers). De nombreuses dispositions légales limitent en effet votre liberté de stipuler ce que vous voulez dans vos conditions générales. La loi sur les pratiques du com - mer ce énumère ainsi une série de clauses que vous ne pouvez re pren - dre dans vos conditions de facturation si vous faites des af faires avec des consommateurs. Un exemple : Est interdite la disposition selon laquelle vous pouvez conserver des acomp tes déjà payés si l acheteur annule sans plus le contrat (le bon de commande). Sauf si vous précisez que le consommateur a droit à un montant équivalent si vous-même annulez la vente. Si vous vendez des biens de consommation à des particuliers, vous devez aussi tenir compte de la garantie légale et ne pouvez y déroger (voir infra). Mais même si vous faites des affaires avec d autres commerçants, tout n est pas permis pour autant. Le Code civil prévoit ainsi un ensemble de règles que vous devez respecter. Ainsi, les dommages et intérêts que vous demandez en cas de paie- 21