Gérer l'antispam avec Outlook 2003 ou Outlook Web Access

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1 Gérer l'antispam avec Outlook 2003 ou Outlook Web Access

2 Page : 2/11 Table des matières Table des matières Qu est-ce que l anti-spam? Notions sur les spam ou les faux-positifs Gérer l anti-spam sur Outlook Comment gérer un spam? Comment gérer un faux-positif? Où se trouvent les black lists et white lists? Gérer l anti-spam sur OWA (Outlook Web Access) Comment gérer un spam? Comment gérer un faux-positif? Où se trouvent les black lists et white lists? Spécificité pour les clients de messagerie de type POP3 ou IMAP4...10

3 Page : 3/11 1. Qu est-ce que l anti-spam? L'anti-spam (anti-spamming, antipollupostage ou antipourriel) désigne un ensemble de systèmes et moyens techniques et juridiques de lutte contre le spam (courriers électroniques publicitaires non sollicités) (Extrait de Wikipedia). Pour se protéger efficacement contre les pourriels (spam), l Etat de Genève a mit en place depuis plusieurs années des solutions techniques qui évoluent au fil du temps pour répondre à l imagination toujours plus agressive des expéditeurs de spam. Les serveurs spécialisés dans ce travail détectent les spam d après diverses règles, dont les plus connues sont: le filtrage d enveloppe (filtrage de l en-tête du message); le filtrage de contenu (lecture du contenu du message et des pièces-jointes); le filtrage bayésien (calcul basé sur le contenu du message); le filtrage par mots-clés ou adresses; le filtrage par expressions régulières. Ces divers filtres permettent de stopper un nombre considérable de spam avant même que ceuxci n arrivent dans la boîte aux lettres (BAL) d un collaborateur de l Etat de Genève. A titre d information, entre 90% et 95% des messages arrivant de l extérieur de l Etat sont bloqués car considérés comme du spam. 2. Notions sur les spam ou les faux-positifs Malgré les filtres précédemment mentionnés, un spam peut arriver dans la boîte de réception du client de messagerie sans avoir été détecté et éliminé, tout comme un message peut avoir été étiqueté comme spam et se échouer dans le dossier du courrier indésirable (on parle alors d un faux-positif) alors qu il aurait dû finir dans la boîte de réception. A ce moment, c est à l utilisateur final d agir. Dans le cas du spam arrivé dans la boîte de réception, il va falloir identifier le spam comme tel, donc l inclure dans la liste noire des expéditeurs (black list). Dans le cas du courrier faussement traité comme un spam (faux-positifs), l utilisateur va devoir le sortir du dossier du courrier indésirable et l inclure dans la liste blanche (white list). 3. Gérer l anti-spam sur Outlook 2003 Dans Outlook 2003, il existe un dossier dénommé Courrier indésirable

4 Page : 4/11 Les spam qui n ont pas été stoppés par nos serveurs arrivent dans ce dossier d Outlook. Ce dossier se gère comme le dossier Eléments supprimés (ou poubelle). On peut le vider en cliquant du bouton droit de la souris dessus et en choisissant l option Vider le dossier «Courrier indésirable». Il faut régulièrement vérifier le contenu du dossier Courrier indésirable afin d éviter d effacer un message qui ne serait pas un spam (faux-positif). 3.1 Comment gérer un spam? Un spam est arrivé dans la Boîte de réception. Une seule chose à faire: cliquer du bouton droit de la souris sur le message puis choisir le menu Courrier indésirable puis Ajouter l expéditeur à la liste des expéditeurs bloqués Le message va ainsi être automatiquement dirigé dans le dossier Courrier indésirable et tout message venant du même expéditeur suivra le même chemin. Cette action va remplir par la même occasion la black list. 3.2 Comment gérer un faux-positif? Un message est arrivé dans le dossier Courrier indésirable. Une seule chose à faire: cliquer du bouton droit de la souris sur le message puis choisir le menu Courrier indésirable puis Marquer comme légitime

5 Page : 5/11 Une fenêtre permet de pérenniser cette action ainsi, si la case est cochée, le courrier en provenance de cet expéditeur ne sera plus traité comme du spam et l adresse enrichira la white list. 3.3 Où se trouvent les black lists et white lists? On peut accéder aux deux listes pour y ajouter ou enlever des adresses. Pour ce faire, depuis la barre de menu d Outlook, cliquer sur Outils puis sur Options puis cliquer sur le bouton Courrier indésirable Une fenêtre de gestion s ouvre. Elle comporte plusieurs onglets qui sont brièvement détaillés cidessous.

6 Page : 6/11 L onglet Options Il permet d affiner la sensibilité des filtres de détection anti-spam. Par défaut, l option Elevée est sélectionnée. Il vaut mieux ne pas modifier ces options. L onglet Expéditeurs approuvés C est à cet endroit que se trouvent les adresses des expéditeurs qui auraient été détectés comme spam alors qu il s agissait de messages (faux-positifs). On peut ajouter des adresses depuis le bouton Ajouter tout comme on peut importer une liste d adresses depuis un fichier de format *.txt (ou inversement, exporter les adresses dans un fichier). L onglet Destinataires approuvés C est à cet endroit que se trouvent les adresses des destinataires qui auraient été détectés comme spam alors qu il s agissait de messages (faux-positifs). On peut ajouter des adresses depuis le bouton Ajouter tout comme on peut importer une liste d adresses depuis un fichier de format *.txt (ou inversement, exporter les adresses dans un fichier).

7 Page : 7/11 L onglet Expéditeurs bloqués C est à cet endroit que se trouvent les adresses des expéditeurs qui n auraient été détectés comme spam et que l on aura catalogué comme tel (procédure au point 3.1). On peut ajouter des adresses depuis le bouton Ajouter tout comme on peut importer une liste d adresses depuis un fichier de format *.txt (ou inversement, exporter les adresses dans un fichier). L onglet International Ne pas modifier. Depuis cet onglet, il est possible de bloquer tout courrier venant d un domaine de niveau supérieur (.com ou.ru par exemple) ou comportant un encodage spécifique (chinois ou cyrillique par exemple). 4. Gérer l anti-spam sur OWA (Outlook Web Access) Comme dans Outlook 2003, il existe également dans OWA un dossier dénommé Courrier indésirable

8 Page : 8/11 Les spam qui n ont pas été stoppés par nos serveurs arrivent dans ce dossier d OWA. Ce dossier se gère comme le dossier Eléments supprimés (ou poubelle). On peut le vider en cliquant du bouton droit de la souris dessus et en choisissant l option Vider le dossier «Courrier indésirable»: Remarque importante: Il faut régulièrement vérifier le contenu du dossier Courrier indésirable afin d éviter d effacer un message qui ne serait pas un spam (faux-positif). 4.1 Comment gérer un spam? Un spam est arrivé dans la Boîte de réception. Un message est arrivé dans le dossier Courrier indésirable. Une seule chose à faire: cliquer du bouton droit de la souris sur le message puis choisir le menu Courrier indésirable puis Marquer comme légitime Le message va ainsi être automatiquement dirigé dans le dossier Courrier indésirable et tout message venant du même expéditeur suivra le même chemin. Cette action va remplir par la même occasion la black list. Remarque importante: si le menu Ajouter l expéditeur à la liste des expéditeurs proscrits (ou fiables) n apparaît pas, il se peut que le filtre ne soit pas activé. Pour l activer, cliquer sur le menu Options d OWA:

9 Page : 9/11 Puis accéder à la partie Confidentialité et protection contre le courrier indésirable Cocher le bouton Filtrer le courrier indésirable. 4.2 Comment gérer un faux-positif? Un message est arrivé dans le dossier Courrier indésirable. Une seule chose à faire: cliquer du bouton droit de la souris sur le message puis choisir le menu Courrier indésirable puis Marquer comme légitime Contrairement à Outlook, aucune fenêtre ne confirme l opération, mais l adresse de l expéditeur est bien enregistrée dans la white list. 4.3 Où se trouvent les black lists et white lists? On peut accéder aux deux listes pour y ajouter ou enlever des adresses. Pour ce faire, depuis la barre de menu d OWA, cliquer sur Options: Puis accéder à la partie Confidentialité et protection contre le courrier indésirable:

10 Page : 10/11 Cliquer sur le bouton Gérer les listes d expéditeurs proscrits Une fenêtre de gestion s ouvre. Contrairement à Outlook, elle ne comporte que trois niveaux de détail: expéditeurs proscrits expéditeurs fiables destinataires fiables Les détails de ces choix se trouvent dans la partie 3.3 de ce document. La gestion des white lists ou black lists se fait exactement de la même manière que pour Outlook (hormis l option d import ou d export de listes en format *.txt). 4.4 Spécificité pour les clients de messagerie de type POP3 ou IMAP4 Pour les utilisateurs accédant à leur messagerie avec un client du genre Thunderbird, Outlook Express ou autre, il n est pas possible de gérer les listes d expéditeurs fiables ou proscrits (black list ou white list). Le seul moyen d accéder à ces informations consiste à passer au travers du client Outlook Web Access (OWA).

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