Dossier Technique Workshop France 6 juin 2014 Hotel The Landmark, Londres Inscriptions avant le 31 Octobre 2013

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1 Dossier Technique Workshop France 6 juin 2014 Hotel The Landmark, Londres Inscriptions avant le 31 Octobre P a g e

2 MMAIRE Fiche récapitulative 9ème Edition du rendez-vous professionnel incontournable destiné au marché britannique Dates : le vendredi 6 juin 2014 Lieu: Hotel the Landmark ***** - Exposants : 85 maximum, acteurs du tourisme français (OT, CDT, CRT, clubs thématiques, hôtels, parcs d attractions, transporteurs, agences réceptives, loueurs de voitures ) Visiteurs : 130 professionnels du tourisme britannique: tour-opérateurs généralistes ou spécialistes, autocaristes, grossistes. Principe : une journée complète de workshop sur rendez vous préprogrammés de 15 minutes (total de 23 RDV pour un planning complet). Les TO prennent rendez-vous avec les exposants à l avance via une plateforme de RDV réalisée spécialement pour l évènement. Coût de participation: HT par société exposante 1 personne *, Cela comprenant : 1 planning de rendez-vous (23 RDV maximum), 1 table, 1 visuel, 1 connexion Internet, 2 nuits à l Hotel The Landmark Accès à la soirée de gala avec French Travel Award 1 article dans notre e-newsletter (valeur HT) *Un supplément de HT sera demandé pour toutes personnes supplémentaires. Contacts Atout France : Gilles M Baye, Promotion Executive gilles.mbaye@atout-france.fr Tel.: +44 (0) Lisa Ariasi, Promotion Assistant assistant.trade1.uk@atout-france.fr Tel.: +44 (0) Date limite d inscription*: 31 octobre 2013 *l envoi du bon de commande signé (page 7) fera office d inscription. 2 P a g e

3 09 Programme Jeudi 5 juin 13 De 18h30-20h00 Vendredi 6 juin Mise en place de la salle Installation des exposants De 8h à 9h Installation des exposants De 9h-17h 18h30 20h - Arrivée des exposants et arrivée des visiteurs - RDV préprogrammés - lunch buffet assis (12h30 14h00) - 2 Coffee breaks Cocktail réception 20h 23h30 Gala Diner et French Travel Awards 3 P a g e

4 Workshop Vendredi 6 Juin 2014 Le workshop se déroulera dans la salle «The Grand Ballroom» de l'hôtel le Vendredi 6 juin 2014 à partir de 9h Lieu Landmark Hôtel London 222 Marylebone Road London NW1 6JQ ACCES 2. Caractéristiques des tables de travail Nombre total : 85 1 table de travail = 1 société = 1 personne = 1 planning de rendez-vous Equipement : 1 table et 3 chaises, 1 nappe, 1 enseigne Attention, pour des raisons de confort de travail, l option partage de stand n est pas disponible. Vous pouvez toutefois venir à 2 personnes pour représenter le même organisme, coût de la personne supplémentaire : 800 HT. Attention cette option n ouvre pas de deuxième planning de rendez-vous, vous devrez partager enseigne et planning. Si vous souhaitez ouvrir un 2 ème planning, merci de nous contacter. 3. Affichage (Fiche technique 3, page 10) Merci de nous remettre tous les éléments avant le 28 Février Matériel à prévoir Adaptateur électrique et multiprises si nécessaire (pour téléphone portable, ordinateur). 5. Internet Accès à Internet wifi pour tous les exposants dans l hôtel. 6. Rendez-vous préprogrammés Les tour-opérateurs britanniques prendront rendez-vous avec vous via un site web mis à leur disposition dès que nous aurons validé votre inscription. A cette fin, un texte de présentation en anglais vous est demandé dans le questionnaire en fin de dossier (Fiches technique 1 et 2 en pages 8 et 9) Vous aurez l occasion de solliciter, sur le site internet, les tour-opérateurs inscrits 3 semaines avant le début du workshop. 7. Badge Un badge par exposant sur lequel figurent votre nom et celui de votre organisme vous sera remis à votre arrivée à l'hôtel. 8. Votre documentation La journée de workshop comprend un maximum de 23 rendez-vous par exposant. Nous vous conseillons donc de vous munir d environ 35 brochures et les apporter vous-même lors de votre venue ou les envoyer à l hôtel directement. Nous reviendrons vers vous quant aux dates limites de réception à l hôtel ainsi que l adresse exacte de livraison. 4 P a g e

5 SOMMAI Sponsoring / Animations Des opportunités de sponsoring sont disponibles, merci de nous contacter si vous êtes intéressés. Nous sommes prêts à étudier avec vous d autres suggestions: Quelques idées non exhaustives: sponsoriser la soirée de gala (dîner, décoration, vins ou spectacle) sponsoriser le cocktail avant le dîner de gala sponsoriser un repas Possibilité de distribution de cadeaux pendant la manifestation (Dans le Welcome-Pack des TO, sur la table du dîner de gala ) En retour, nous pouvons mettre en avant vos couleurs et logo: sur le site web de l opération (site web que les TO utiliseront pour s inscrire et prendre des rendez-vous) sur des outils de communication tels que cartons d invitation, menus, catalogue du workshop, de relances et newsletter professionnelle. sur les lieux du workshop (posters, kakemonos ) 5 P a g e

6 Modalités d inscriptions : SOMMAIRE Les inscriptions se font dans la limite des places disponibles et selon les priorités du marché. Seuls seront pris en considération les bons de commandes des adhérents : ayant réglé leur cotisation Atout France à la date de l inscription. ayant versé par virement la totalité du règlement lors de l envoi du bon de commande. L'encaissement du règlement n'est pas pour autant une confirmation d'inscription. 1. Coût de participation Coût d une table de travail (1 société/ 1 personne) : HT Ce prix comprend : Votre hébergement pour 2 nuits avec petits déjeuners sur place Votre participation au workshop : o location d une table de travail o Gestion des rendez-vous préprogrammés Vos repas : 1 déjeuner et 1 dîner de gala Insertion d un article dans notre e-newsletter (Fiche technique 4,page 11) Supplément Coût d une personne supplémentaire de la même société : HT Pour des raisons d organisation, de confort de travail et de lisibilité de l offre pendant le workshop, il n est pas possible de partager une table de travail avec un autre organisme. 2. Conditions d annulation Les frais d annulation (somme retenue) sont les suivants : A + de 90 jours de la manifestation : remboursement sans retenue. A 90 jours de la manifestation : retenue de 50% du montant de la participation. A 45 jours de la manifestation : retenue de 60% du montant de la participation. A 30 jours de la manifestation : retenue de la totalité du montant de la participation. 3. Rétroplanning 22 juillet 2013 : envoi des invitations aux adhérents ATOUT France 31 octobre 2013 : date limite d inscription nous remettre le bon de commande signé Courant 2014 (selon date fixée) : nous remettre les éléments pour l e-newsletter 14 Février 2014 : Éléments pour le visuel Fiche technique 1 et 2 pour le catalogue 5 Juin 2014 : arrivée des exposants à l Hôtel the Landmark 6 Juin 2014 : Workshop France 6 P a g e

7 Bon de Commande Workshop France 2014 GESTION DU DOSSIER Dénomination Commerciale : Raison sociale si différente : Nom du responsable de ce dossier : Adresse de facturation : Téléphone : Fax : pour gestion du dossier : Mention obligatoire : Assujetti TVA, numéro de TVA intra-communautaire : Non assujetti Numéro d adhérent MDLF: / / / / / / Le soussigné commande les prestations suivantes, dans la limite des places disponibles : Qté Description de la prestation Prix H.T Total H.T 1 inscription comprenant -2 nuits d hôtel sur place les 5 et 6 juin en chambre simple Incl. Petit-déjeuner + déjeuner et diner le 6 juin. -1 table de workshop -1 planning de rendez vous pour 1 société -Accès Internet Wifi -Gala dinner avec French Travel Award le 6 juin - 1 article e-news Non compris: suppléments mini bar, parking, supplément Chambre double Personne supplémentaire de la même société rendez-vous en commun avec la 1ère personne Total H.T Nota : 2 personnes maximum par table pas de possibilités de partage de tables par 2 sociétés différentes Le soussigné s engage à verser la totalité du montant à la commande, et procèderai dès réception de la facture à un virement de GBP. en rappelant la référence Workshop France Merci de bien vouloir retourner les 2 fiches techniques pour votre stand en même temps que votre bon de commande. (Si vous êtes en charge de la commande pour plusieurs sociétés, merci de renvoyer 2 fiches techniques par exposant). Virement bancaire à l ordre de : Coordonnées bancaires : Atout France London Banque : HSBC Code bancaire : Pall Mall Numéro de compte : GB - London SW1Y 5EY CODE IBAN: GB81MIDL CODE SWIFT: MIDLGB22 Date Cachet de l organisme Signature du responsable 7 P a g e

8 Fiche Technique 1 - Workshop France Votre société : Nom devant figurer sur votre enseigne et sur le catalogue exposant en anglais (lettres capitales) Intitulé du badge Prénom 1 Nom 2 Société Badge nº2, si "personne supplémentaire" de la même société commandée: Prénom 1 Nom 2 Société Avec planning de rendez-vous le 6 juin OUI NON 4 Renseignements Catalogue Adresse : Code Postal Ville Tel commercial : Fax : commercial 1: commercial 2: Site Internet : Votre texte en anglais, 50 mots environ. Ce texte sera votre présentation sur le site Internet de prise des rendez-vous mis à disposition des tours opérateurs ainsi que sur le catalogue exposants. A retourner par à gilles.mbaye@atout-france.fr et/ou assistant.trade1.uk@atout-france.fr AVANT LE 14 FEVRIER P a g e

9 Fiche Technique 2 Informations pour le catalogue Catégories de produit Veuillez sélectionner les catégories qui décrivent votre activité. ACCOMMODATION Apartment Bed & Breakfast / Guest House Camping / Caravan / Mobile home Villa Hotel Chain/ Group Serviced Apartment Hotel 2* Hotel 3* Hotel 4* and 5* MOUNTAIN RESORT TRANSPORT SERVICES Air travel Rail Car Rental Coach Cruise Travel TOURIST OFFICES Regional Tourist Board Local tourist board Tourist office INCOMING AGENCY RESTAURANT HERITAGE SITE Museum Monument, castle TOURIST ATTRACTION & ENTERTAINMENT Theme park Casino Sightseeing & tours Show, cabaret, theatre GOLF COURSE LINGUISTIC STAY Thèmes/ Secteur d activité Activity Holidays Art/Painting Holidays Remembrance Tourism Bird-watching City Breaks Cookery Courses Cruise Holidays Cultural and Heritage Cycling Educational Tours Families Gay and Lesbian Travel Golfing Holidays Lakes & Mountains Luxury Travel Naturism Religious Tourism Rural Tourism Seaside Seniors Shopping Experiences Spa / Wellness holidays Sports Tourism Walking/hiking Wine tours Youth Tourism Clientèle Travaille avec une clientèle : Groupe Individuelle AVANT LE 14 FEVRIER P a g e

10 - Fiche Technique 3 Visuel table exposant 10 P a g e

11 Fiche Technique 4 E-newsletter marché Grande-Bretagne & Irlande (Cible: Professionnels 1300 contacts) - Titre en anglais (100 caractères max.) - Résumé du texte en anglais (50/60 mots max.) - Texte en anglais (500 mots max. - hébergé sur le blog ATF) - 1 Image ou 1 logo (Format vignette dans le corps de l enewsletter,.jpg) - 1 Image ou 1 logo (Pour l article sur le blog,.jgp) - Lien(s) de renvoi (hyperlien placé sous l image/le logo). Insertion à programmer entre le et le selon disponibilités Contacts: gilles.mbaye@atout-france.fr / +44(0) assistant.trade1.uk@atout-france.fr 11 P a g e