CAHIER DES CHARGES Guide des procédures administratives

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1 AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION 2011 CAHIER DES CHARGES Guide des procédures administratives A l attention des organismes de formation PACK FORMATION 2011 Actions collectives au profit des entreprises adhérentes de moins de 20 salariés Formations organisées avec le concours financier du FSE, du Conseil Régional de LORRAINE, du FPSPP et d AGEFOS PME LORRAINE : (Sous réserve de l acceptation des financements et selon les critères d éligibilité) Fonds social européen en Investit pour votre avenir CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION 2011

2 SOMMAIRE AGEFOS PME Lorraine Page 3 Interlocuteurs AGEFOS PME Page 8 Modalités de fonctionnement Page 9 1. Modalités d organisation Page 9 2. Autres modalités Page 16 Gestion administrative : qui fait quoi? Page Avant la formation Page Pendant la formation Page Après la formation Page 23 Facturation et Règlement des formations Page Pendant la formation Page Après la formation Page 25 Modalités de validation du partenariat Page 28 ANNEXES Page 29 CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

3 ORGANISME COMMANDITAIRE AGEFOS PME LORRAINE AGEFOS PME LORRAINE AGEFOS PME Lorraine est un Organisme Paritaire Collecteur Agréé, pour la Gestion des Fonds de la Formation des Petites et Moyennes Entreprises. DOMAINES D INTERVENTION Créé depuis 1973, AGEFOS PME Lorraine exerce et développe ses missions et services au plus près des PME : Conseil en formation et gestion des compétences, Gestion administrative des contributions et des actions de formation, Collecte des contributions relatives à la formation professionnelle continue, Financement de la formation des salariés au titre du plan de formation de l entreprise, du contrat et de la période de professionnalisation, et du Droit Individuel à la Formation (DIF), Ingénierie de projets axés sur l emploi et la formation (projets individuels ou collectifs, notamment au niveau territorial et interprofessionnel), Mise en place d outils permettant aux entreprises d accéder à des fonds publics et communautaires, dans le cadre de projets collectifs ou individuels. LIBERTE ET NEUTRALITE L adhésion à AGEFOS PME est une décision libre et individuelle de l entreprise. Certaines branches professionnelles, groupes ou réseaux ont désigné AGEFOS PME comme leur organisme collecteur. AGEFOS PME n est lié à aucun prestataire de formation, garantissant ainsi son impartialité. UNE STRUCTURE PARITAIRE 10 Administrateurs Collège Patronal : CGPME 10 Administrateurs Collège Salarié : CGT, FO, CFDT, CGC et CFTC CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

4 1er OPCA DE LA REGION LORRAINE Créé et géré par les partenaires sociaux, AGEFOS PME est le premier gestionnaire des Fonds de la Formation Professionnelle en Région LORRAINE. Ses orientations stratégiques sont arrêtées par le Conseil d Administration régional. La réflexion et le suivi de ces orientations sont assurés par sa Commission Régionale de Formation. DES SERVICES ET UNE ORGANISATION AU SERVICE DES TPE ET PME Plus de entreprises adhérentes, dont entreprises de moins de 10 salariés, Près de 50 collaborateurs qui concourent au quotidien à accompagner les entreprises dans leurs projets et à leur assurer un conseil de proximité en matière de formation et d emploi, 12 conseillers, présents sur les territoires lorrains, au plus près des entreprises. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

5 CONTEXTE ET OBJECTIFS CONTEXTE Les formations proposées par AGEFOS PME LORRAINE dans le cadre des actions collectives du PACK FORMATION 2011 reflètent une volonté d apporter des réponses adaptées aux besoins en formation des TPE et de leurs salariés. Le PACK FORMATION 2011 est proposé aux TPE Lorraines depuis plusieurs années et poursuit son action au regard de plusieurs constats : Auprès des TPE lorraines et de leurs salariés : o un déséquilibre important dans l accès à la formation entre les salariés des grandes entreprises et ceux des TPE. Des dispositifs tels que le PACK FORMATION ont un effet de levier incontestable sur le développement de la formation des salariés des TPE. o un déséquilibre dans l accès à la formation des différents publics selon l âge, le sexe, la catégorie socioprofessionnelle, le niveau de formation. Il s agit également de favoriser l égalité d accès à travers ce type de dispositif. Au sein de la structure AGEFOS PME o Un PACK FORMATION, qui, malgré des évolutions importantes connaît une stagnation au niveau de sa fréquentation : c est environ 800 bénéficiaires annuels, o Des sessions de formations organisées à date fixe qui ne peuvent ouvrir, par manque de stagiaires, et des formations à la carte qui ne fonctionnent pas correctement, o Un partenariat avec des organismes de formation qui s essouffle. Le PACK FORMATION 2011 doit donc apporter une réponse à ces différentes problématiques. En fonction de ces nouvelles données, il a donc été révisé, et bénéficie en 2011 d importantes évolutions, tant dans son offre de formation, ses modalités de mise en œuvre, que dans sa gestion administrative. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

6 Le PACK FORMATION permet aux salariés de TPE de moins de 20 salariés, et plus particulièrement ceux des entreprises de moins de 10 salariés, d accéder plus facilement à la formation. Le dispositif est mis en place sur l année, et s organise autour de 2 sessions : une au cours du premier semestre, une au cours du deuxième semestre. Les grands axes de formation qui composent le dispositif d actions collectives 2011 sont : Pilotage de l entreprise Comptabilité / Juridique Stratégie commerciale Bureautique / Internet Langues étrangères Sécurité En 2011, les actions de formations sont organisées selon 2 modalités d exécution distinctes : 1. les formations «Actions dates fixes» 2. les formations «Actions négociées» inscrites dans l offre de formation de l organisme de formation retenu. OBJECTIFS Organiser des formations interentreprises au profit des salariés des TPE de moins de 20 salariés, et plus particulièrement ceux des entreprises de moins de 10 salariés. Le PACK FORMATION est un dispositif organisé sur l ensemble de la Région Lorraine, au plus près des territoires et des TPE. Il est mis en œuvre sur les deux semestres de l année Il est soutenu par des cofinancements du Conseil Régional de Lorraine et du Fonds Social Européen. Ces formations ont pour objectifs : D assurer l adaptation des salariés à leur poste de travail, De développer les compétences des salariés et de leur ouvrir des perspectives d évolution, De privilégier les parcours qualifiants et la validation des compétences afin de garantir la transférabilité des acquis, De conforter le maintien dans l emploi, D améliorer la performance globale de l entreprise par le développement des compétences des salariés, D accompagner les entreprises dans la mise en œuvre des dispositifs liés à la réforme de la formation professionnelle. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

7 PRIORITE TRANSVERSALE : L EGALITE D ACCES DE TOUS LES PUBLICS AGEFOS PME souhaite favoriser l égalité d accès à la formation de tous les publics, au travers des actions du Pack Formation. Les salariés seniors, les salariés des plus faibles niveaux de qualification, les salariés ne disposant pas des savoirs de base et les femmes constituent un public prioritaire. Concernant plus particulièrement le public des femmes, AGEFOS PME développe un partenariat avec l Etat dans le cadre d'un accord régional pour le développement de l égalité professionnelle entre les femmes et les hommes dans les TPE / PME pour la formation tout au long de la vie. Il vise notamment à sensibiliser les entreprises à la prise en compte de l égalité entre les femmes et les hommes et à intégrer la promotion de l égalité dans les dispositifs d actions mis en œuvre par AGEFOS PME par l intermédiaire des organismes de formation prestataires. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

8 VOS INTERLOCUTEURS AGEFOS PME LORRAINE Christelle BENNANI sera votre contact pour les modalités liées à l organisation et à la mise en œuvre du Pack Formation 2011 (mise en œuvre du dispositif, dates des formations, procédure administrative, etc.) : Christelle BENNANI Tél Fax cbennani@agefos-pme.com Valérie ALLARD, Julie NAUDIN et Cécile JEANNIN seront vos contacts pour assurer le suivi administratif de ces actions (suivi des inscriptions, gestion des documents administratifs, facturations, etc.). Valérie ALLARD Tél Fax Julie NAUDIN Tél Fax Cécile JEANNIN Tél Fax packfolorraine@agefos-pme.com NOS COORDONNEES POUR LA REPONSE A L APPEL D OFFRE : AGEFOS PME LORRAINE Christelle BENNANI Service PACK FORMATION 3, rue de Berlange WOIPPY cbennani@agefos-pme.com CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

9 PACK FORMATION 2011 MODALITES DE FONCTIONNEMENT 1. MODALITES D ORGANISATION Tout organisme de formation retenu par AGEFOS PME LORRAINE dans le cadre du dispositif Pack Formation 2011 s engage à respecter les modalités d organisation et de fonctionnement définies dans le présent cahier des charges. A. Modalités de réponses à l appel d offres Les organismes de formation souhaitant se positionner dans le cadre du présent appel d offres utiliseront le dossier de réponse annexé au cahier des charges. B. Procédure administrative du PACK FORMATION Un guide méthodologique reprenant la procédure administrative à respecter et les documents-types à utiliser, de l amont à l aval de la réalisation des actions de formation, est transmis dans ce présent cahier des charges. Les organismes de formation souhaitant se positionner devront s engager à respecter cette procédure. C. Modalités de mise en œuvre du PACK FORMATION Le PACK FORMATION 2011 s organise autour de 2 modalités d exécution : 1. Les formations «Actions dates fixes» Ces formations sont des actions collectives composées exclusivement de stagiaires issus du dispositif Pack Formation AGEFOS PME Lorraine. Les objectifs, durées, dates et contenus de formation sont définis par AGEFOS PME et sont les mêmes pour tous les sites et tous les organismes de formation retenus. 4 inscrits minimum sont nécessaires pour l ouverture d un stage «action dates fixes». Au-delà de 10 inscrits l organisme de formation devra être en mesure de doubler le stage. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

10 Dans le cadre de votre réponse au cahier des charges, nous vous demandons, pour les formations «actions dates fixes» de proposer un coût en euros HT par module et par groupe. 2. Les formations «Actions négociées» Ces formations s inscrivent dans une planification souple qui doit permettre des entrées et sorties permanentes. Elles doivent permettre de répondre à des besoins spécifiques en proposant des parcours de formation négociés au regard des besoins définis par le stagiaire et selon l offre de formation que peut proposer l organisme dans les thématiques pour lesquelles il a été retenu. L organisation de ces formations est à l initiative de l organisme de formation. Les inscriptions, centralisées par AGEFOS PME, seront transmises aux organismes de formation retenus. Ce dernier réalisera un Positionnement du stagiaire permettant de définir le contenu de formation adapté aux besoins et l inscrire dans un des groupes prévus par l organisme ou à défaut de lui proposer une réponse individuelle. Les groupes seront constitués par l organisme de formation, et peuvent ne pas être exclusivement composés de stagiaires issus du PACK FORMATION AGEFOS PME Lorraine. Les formations «actions négociées» sont ouvrables dès transmission par AGEFOS PME LORRAINE à l organisme de formation de la première inscription (ouverture du stage à 1 participant AGEFOS PME possible). Un volume horaire et une enveloppe financière seront attribués par AGEFOS PME LORRAINE aux organismes de formation retenus. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

11 1. Les formations «Actions dates fixes» I. Principe général Objectifs, programmes, durées et dates de formation sont définis par AGEFOS PME. II. Conditions d ouverture d un stage à date fixe 4 inscrits minimum sont nécessaires pour l ouverture d un stage à dates fixes (sauf dérogation accordée par AGEFOS PME Etude au cas par cas). Ces groupes de formation sont donc composés exclusivement de stagiaires inscrits par l intermédiaire du dispositif PACK FORMATION. III. Inscriptions/convocations des stagiaires AGEFOS PME LORRAINE centralise les bulletins d inscription des entreprises adhérentes de moins de 20 salariés. Attention : L inscription d un stagiaire n est définitive qu après réception par le service Pack Formation du bulletin d inscription dûment complété par l entreprise. Le bulletin d inscription doit être accompagné : a. d un chèque de caution de 75 euros TTC (par jour et par stagiaire) pour les adhérents b. d'un chèque de participation de 75 euros TTC (par jour et par stagiaire) pour les non-adhérents Le service Pack Formation de l AGEFOS PME LORRAINE transmet les inscriptions à l organisme de formation dès que le nombre minimum d inscrits requis pour l ouverture du stage est atteint. Pour toutes les autres informations consulter le chapitre «Gestion administrative ; Qui Fait Quoi?» IV. Ouverture d un stage Les groupes seront constitués de 8 à 10 personnes avec un minimum de 4. Au-delà de 10, l organisme devra envisager le doublement des stages et informer AGEFOS PME de ses possibilités, pour décision par AGEFOS PME. Si la formation dédoublée se réalise aux mêmes dates, AGEFOS PME LORRAINE exige le C.V. du 2 ème formateur L accord d ouverture de stage est conditionné par l inscription d au moins 4 participants au module visé et garantit le financement des prestations sous réserve d une réalisation satisfaisante des formations et de la réception des pièces administratives demandées dans les délais impartis à l issue de la formation (voir «Facturation et règlement des formations»). Attention : Aucune autre inscription que celles transmises par AGEFOS PME LORRAINE ne pourra être prise en compte. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

12 Attention : Si le nombre d inscrits est insuffisant (inférieur à 4), AGEFOS PME LORRAINE se réserve le droit d annuler l action, laquelle ne donnera alors lieu à aucun règlement. Si le stage est annulé, AGEFOS PME LORRAINE préviendra les stagiaires de cette annulation. AGEFOS PME LORRAINE transmet les inscriptions à l organisme de formation qui aura charge de convoquer les stagiaires. V. Durée des formations Selon les thématiques, la durée des formations varie de 1 à 2 jours, donc de 7 à 14 heures. VI. Contenu de la formation Les objectifs et le programme de ces formations sont définis par AGEFOS PME, ils sont définis dans ce cahier des charges. VII. Coût groupe Dans le cadre de votre réponse au cahier des charges, nous vous demandons, pour les formations Dates fixes de proposer un coût HT module groupe. 2. Les formations «Actions négociées» Sont concernées les actions de formation : o o o o Stratégie commerciale Vendre et communiquer par téléphone Comptabilité Ciel Comptabilité Sage Comptabilité EBP Comptabilité Informatique / Bureautique Langues: Anglais Allemand o Sécurité : CACES 1 à 6 Recyclage CACES 1 à 6 Sauveteur Secouriste du Travail o Sécurisation des parcours Bilan de compétences I. Principe général Par opposition aux Formations «Actions dates fixes» (groupe définis par AGEFOS PME), les formations Dates négociées s inscrivent dans une planification souple qui doit permettre des entrées et sorties permanentes. (cf Modalités d exécution Chapitre Modalités de fonctionnement) CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

13 Elles doivent permettre de répondre à des besoins spécifiques en proposant des parcours de formation négociés au regard des besoins définis par le stagiaire et selon l offre de formation que peut proposer l organisme dans les thématiques pour lesquelles il a été retenu. L organisation de ces formations est à l initiative de l organisme de formation. Après envoi des inscriptions par AGEFOS PME à l organisme de formation retenu, ce dernier prendra contact avec le stagiaire pour un Positionnement du stagiaire permettant de définir le contenu de formation adapté aux besoins et l inscrire dans un des groupes prévus par l organisme ou à défaut de lui proposer une réponse individuelle. II. Conditions d ouverture Les groupes seront constitués par l organisme de formation, et ne seront pas exclusivement composés de stagiaires issus du PACK FORMATION AGEFOS PME Lorraine. Les formations «Actions négociées» sont ouvrables dès transmission par AGEFOS PME LORRAINE à l organisme de formation de la première inscription (ouverture du stage à 1 participant AGEFOS PME possible). Un volume horaire et une enveloppe financière seront attribués par AGEFOS PME LORRAINE aux organismes de formation retenus. Attention : Aucune autre inscription que celles transmises par AGEFOS PME LORRAINE ne pourra être prise en compte. Il n y a donc pas de conditions minimum d inscriptions à remplir, mais une obligation pour l organisme de formation d apporter une réponse pour toutes les inscriptions qui lui seront transmises. III. Inscriptions/convocations des stagiaires AGEFOS PME LORRAINE réceptionne les bulletins d inscription des entreprises de moins de 20 salariés. Attention : L inscription d un stagiaire n est définitive qu après réception par le service Pack Formation du bulletin d inscription dûment complété par l entreprise. Le bulletin d inscription doit être accompagné : d un chèque de caution de 75 euros TTC (par stagiaire et par formation) pour les adhérents d un chèque de participation de 75 euros TTC (par stagiaire et par formation) pour les non-adhérents Le service Pack Formation transmet les inscriptions, au fur et à mesure de leur réception, à l organisme de formation. Pour toutes les autres informations consulter le chapitre «Gestion administrative ; Qui Fait Quoi?» IV. Positionnement préalable des stagiaires Un positionnement préalable est obligatoire en début de parcours pour chaque stagiaire (hors Formations Sécurité, Sécurisation des Parcours). Elle permettra à l organisme de déterminer le contenu et le nombre d heures de formation requis par stagiaire. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

14 A l issue, l organisme de formation planifie avec le stagiaire le calendrier personnalisé de sa formation. V. Durée des parcours dans le cadre des formations «Actions négociées» Attention : Toute formation dispensée en deçà de 7 heures ou au-delà de la durée maximum proposée par thématique ne pourra donner lieu à aucun règlement Formations Stratégie commerciale : La durée des formations en «Stratégie commerciale» est déterminée en fonction du positionnement préalable du stagiaire et ne peut être inférieure à 7 heures et excéder 14 heures par module. Formations Comptabilité : La durée des parcours de formation individualisés en «Comptabilité» déterminée en fonction du positionnement préalable et variable dans le respect de 7 heures de formation minimum et ne pourra excéder 14 heures. Formations Informatique / Bureautique : La durée des parcours de formation individualisés en «Informatique / Bureautique» déterminée en fonction du positionnement préalable et variable dans le respect de 7 heures de formation minimum et ne pourra excéder 35 heures. Formations Langues : La durée des parcours de formation individualisés en langues, est déterminée en fonction du positionnement préalable et variable dans le respect de 7 heures de formation minimum et ne pourra excéder 35 heures (renouvelable une fois par stagiaire et par semestre). Formations Sécurité : La durée des formations en Sécurité sera appréciée en fonction des actions mises en place et ne pourra être inférieure au minima prévu par la législation. Formations Sécurisation des Parcours : La durée des Bilans de compétences ne saura être inférieure à 7 heures et ne pourra excéder 24 heures. VI. Coût Dans le cadre de votre réponse au cahier des charges aux formations «Actions négociées», nous vous demandons d'exprimer les coûts de formation en : Coût horaire par stagiaire pour les formations i. Informatique / Bureautique ii. Langues iii. Sécurisation des Parcours Coût jour par stagiaire pour les formations i. Stratégie commerciale ii. Comptabilité iii. Sécurité. A noter : Une journée de formation s entend pour 7 heures. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

15 VII. Suivi de l enveloppe financière L organisme de formation est tenu d assurer le suivi de l enveloppe financière qui lui sera accordée. Pour cela, il devra impérativement transmettre à AGEFOS PME LORRAINE par mail à packfolorraine@agefos-pme.com, le premier jour de chaque mois, le tableau de suivi prévu à cet effet (Cf. «gestion administrative»). Le non-respect de ce fonctionnement pourra entrainer la rupture de la Convention entre AGEFOS PME Lorraine et l organisme de formation. Dès que les engagements financiers atteignent 90% de l enveloppe prévue, l organisme de formation s engage à informer AGEFOS PME Lorraine par mail à packfolorraine@agefospme.com. C est cette information qui permettra de négocier une éventuelle nouvelle enveloppe. Attention : Toute heure de formation dispensée au-delà de l enveloppe attribuée ne pourra donner lieu à aucun règlement par AGEFOS PME LORRAINE. VIII. Contenu de la formation Les objectifs et le programme sont définis par l organisme de formation après réalisation avec chaque stagiaire du positionnement. Les objectifs méthodes et outils pédagogiques, durée et programme feront l objet d un suivi spécifique par l organisme de formation pour transmission à AGEFOS PME et s inscriront dans l offre de formation proposée. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

16 2. AUTRES MODALITES A. Les engagements d AGEFOS PME LORRAINE AGEFOS PME LORRAINE tient l organisme de formation informé de l évolution du nombre d inscriptions. Annulation Modification AGEFOS PME se réserve le droit d annuler les actions de formation, notamment si le nombre d inscrits est insuffisant au regard des conditions d ouverture. AGEFOS PME préviendra l organisme de formation retenu de toute annulation de session, 8 jours avant la date prévue. Toute formation annulée ne pourra donner lieu à aucun règlement par AGEFOS PME. Par ailleurs, le dispositif PACK FORMATION 2011 fait l objet d une demande de cofinancement auprès du Conseil Régional de Lorraine, et du Fonds Social Européen. En cas de défaillance totale ou partielle de ces cofinancements, AGEFOS PME se réserve le droit de réviser le dispositif. B. Les engagements de l organisme de formation Toutes les actions du dispositif Pack Formation 2011 devront impérativement se dérouler entre le 10/01/2011 et le 23/12/2011. Attention : Toute formation dispensée en dehors de cette période ne donnera lieu à aucun règlement par AGEFOS PME LORRAINE. Les inscriptions sur les formations «Actions négociées» seront clôturées le 30 novembre Annulation Modification Tout report ou annulation d une session du fait de l organisme de formation, devra pouvoir être identifié comme une cause de force majeure recevable et devra être spécifié par celui-ci par écrit à AGEFOS PME Lorraine et aux entreprises participantes au moins 8 jours avant la date prévue. L organisme de formation s engage également à informer AGEFOS PME de toutes difficultés rencontrées lors de la formation. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

17 Suivi de l enveloppe financière Pour les formations «actions négociées», dès que les engagements financiers atteignent 90% de l enveloppe prévue, l organisme de formation s engage à informer AGEFOS PME Lorraine par mail à packfolorraine@agefos-pme.com. C est cette information qui permettra de négocier une éventuelle nouvelle enveloppe. Moyens mis à disposition Pour toutes les formations, le formateur doit disposer du matériel nécessaire à la réalisation dans des conditions optimales des formations visées. Pour les formations informatiques, le formateur doit disposer d une salle permettant la mise à disposition d un ordinateur par stagiaire. Le formateur doit par ailleurs être capable d adapter la formation si certains stagiaires travaillent sur PC et d autres sur MAC. Contrôle des organismes de formation Au même titre que l entreprise bénéficiaire et qu AGEFOS PME gestionnaire de fonds publics, l organisme de formation est susceptible d être soumis à un contrôle par les pouvoirs publics concernés ainsi que par les organes régionaux et nationaux de contrôle. Ceux-ci pourront alors demander à l organisme de formation de faire état de la réalité des dépenses facturées dans le cadre de son intervention dans le dispositif PACK FORMATION Rappel : Toutes les formations du dispositif Pack Formation 2011 sont éligibles au Fonds Social Européen, et aux aides du Conseil Régional. Tous les stagiaires doivent être salariés d entreprises ou d association, de moins de 20 salariés éligibles au Fonds Social Européen, et aux aides du Conseil Régional. Les instances communautaires concernées ainsi que les organes régionaux et nationaux de contrôle pourront alors demander à l organisme de formation de faire état de la réalité des dépenses facturées dans le cadre du dispositif «Pack Formation 2011». A ce titre, l organisme de formation a l obligation d utiliser soit une comptabilité séparée, soit une codification adéquate ou un système extracomptable (un enliassement des justificatifs pourra être retenu), lui permettant de distinguer toutes les dépenses relevant du projet. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

18 Partenariat- Déontologie Dans le cadre du partenariat avec AGEFOS PME les organismes de formation retenus s engagent à communiquer o Le partenariat, par le biais d affichettes à mettre en place dans les locaux de la formation o Le dispositif PACK FORMATION à tous les stagiaires, par la remise d un exemplaire lors de la session de formation. Des réunions de cadrage opérationnel seront organisées avec les organismes de formation retenus. Les enveloppes financières et conventions seront remises à cette occasion. Les organismes prestataires s engagent à y participer systématiquement. Les dates retenues sont : o Formations «Actions dates fixes» : Mardi 11 janvier 2011 o Formations «Actions négociées» : Jeudi 16 décembre 2010 Les organismes de formation retenus dans le cadre du PACK FORMATION s engagent à porter les actions de ce dispositif au même titre que celles qu ils mettent en œuvre dans leur propre catalogue et à ne pas remettre en cause devant les stagiaires, ni les contenus pédagogiques, ni la durée, ni les modalités de mise en œuvre. Ils s engagent par ailleurs à assurer les conditions minimum d accueil qui sont les leurs dans l organisation de leurs propres actions de formation (café d accueil ). Tout manquement sur ce point pourra conduire à l annulation pure et simple du conventionnement. En cas de cessation d activité, l organisme de formation devra informer AGEFOS PME Lorraine par Courrier Recommandé dans les meilleurs délais à l adresse suivante : AGEFOS PME LORRAINE Service PACK FORMATION Christelle BENNANI 3 rue de Berlange WOIPPY CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

19 CRITERES DE SELECTION DES ORGANISMES DE FORMATION Pour les formations «actions négociées» : Capacité à adapter l offre de formation aux besoins du stagiaire (individualisation) Capacité à couvrir l ensemble des formations de la thématique (bureautique ou logistique) choisie Capacité à couvrir le territoire (département de référence) sur plusieurs sites Capacité à ouvrir les formations du lundi 10 janvier 2011 jusqu au Vendredi 23 décembre Pour tout le dispositif : Méthodes pédagogiques : capacité à individualiser et à s adapter à la demande du groupe Capacité à relancer sur le fichier des entreprises adhérentes de moins de 10 salariés, rechercher des stagiaires, et à rendre compte par écrit de leur action de promotion du dispositif (communiquer les moyens mis en œuvre) Respect des programmes de formation lorsque ceux-ci sont joints en annexe, Capacité à évaluer la prestation de formation réalisée (bilan qualitatif et quantitatif, guide méthodologique) : difficultés rencontrées, solutions proposées, améliorations proposées si nécessaire etc Capacité à respecter la méthodologie de gestion administrative définie dans ce cahier des charges Coûts pratiqués Capacité à adapter les programmes de formation bureautique et NTIC pour une utilisation sur Macintosh Capacité à doubler, voire éventuellement tripler les groupes de formation prévus à date et site identique Présentation du (des) CV du ou des formateurs Participation à toutes réunions d informations sur le dispositif, organisées par AGEFOS PME CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

20 PACK FORMATION 2011 GESTION ADMINISTRATIVE Qui fait Quoi? 1. AVANT LA FORMATION 1.1. La promotion du dispositif Pack Formation ) Les engagements d AGEFOS PME LORRAINE : AGEFOS PME LORRAINE adresse à l ensemble de ses adhérents de moins de 20 salariés une plaquette d information leur permettant d être informés sur le Pack Formation et s inscrire aux différentes formations. AGEFOS PME LORRAINE présente, dans la page d accueil de son site internet, le Pack Formation ( permettant de relayer l information présentée par la plaquette. La programmation est semestrielle. Si besoin, AGEFOS PME LORRAINE effectue des relances auprès de ses adhérents de moins de 20 salariés par fax/mailing et/ou par téléphone afin de tout mettre en œuvre pour que les stages puissent être ouverts. 2) Les engagements de l organisme de formation : Chaque organisme s engage à promouvoir et faire toutes les actions de relance nécessaires afin d assurer le succès du dispositif. Chaque organisme de formation est tenu d informer, oralement, les stagiaires que la formation suivie dans le cadre du dispositif Pack Formation 2011 est cofinancée par le FSE, le Conseil Régional de Lorraine, le Fonds Paritaire de Sécurisation des Parcours Professionnels et AGEFOS PME Lorraine. A l issue de chaque formation, l organisme de formation devra remettre à chaque participant une plaquette Pack Formation afin d assurer la promotion du dispositif La gestion des inscriptions AGEFOS PME LORRAINE centralise les bulletins d inscriptions des entreprises adhérentes de moins de 20 salariés. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

21 Attention : L inscription d un stagiaire n est définitive qu à réception par le service Pack Formation de la fiche d inscription contenue dans la plaquette dûment complétée et signée (recto/verso) par l entreprise. Le bulletin d inscription doit être accompagné d un chèque de caution pour les adhérents ou de participation pour les non-adhérents, de : 75 euros TTC par jour et par stagiaire. AGEFOS PME LORRAINE transmet les inscriptions reçues à l organisme de formation dans le respect des modalités définies précédemment (voir «modalités d organisation»). Attention : Aucune autre inscription que celles transmises par AGEFOS PME LORRAINE ne pourra être prise en compte. Dans le respect des modalités précitées et jusqu à 8 jours avant l ouverture du stage, AGEFOS PME LORRAINE se réserve le droit d annuler l action si le nombre de stagiaires est insuffisant. Le cas échéant, le stage annulé ne donnera alors lieu à aucun règlement par AGEFOS PME LORRAINE. Si le stage est annulé, AGEFOS PME LORRAINE informe les stagiaires de cette annulation La convocation du stagiaire 1) Formations «Actions dates fixes» : A réception des bulletins d inscription, l organisme de formation adresse à chaque stagiaire une convocation accompagnée du programme de formation et d un plan d accès. Modèle de convocation à utiliser : Cf. Annexe 1. 2) Formations «Actions négociées» : A réception des bulletins d inscription, l organisme de formation contacte chaque stagiaire afin d'effectuer le positionnement (hors Formations Sécurité et Sécurisation des Parcours). Après avoir effectué le positionnement, l organisme de formation établit un programme et un calendrier de formation personnalisés puis adresse au stagiaire une convocation accompagnée d un plan d accès. Modèle de convocation à utiliser : Cf. Annexe 1 2. PENDANT LA FORMATION 2.1. L attestation de présence En début de session, le formateur distribue à chaque stagiaire une attestation de présence. Le stagiaire devra émarger chaque demi-journée dans le tableau prévu à cet effet. La première partie de l attestation de présence est complétée au préalable par l organisme de formation. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

22 L attestation de présence est également signée par l organisme de formation à l issue de la formation. Le cachet de l organisme doit impérativement apparaître sur chaque attestation. Le modèle d attestation de présence standardisé par AGEFOS PME LORRAINE à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 2 Attention : il est impératif d utiliser le modèle d attestation de présence correspondant à la typologie d action de formation dispensée. Seules les attestations de présence standardisées, dûment complétées et signées par le stagiaire et l organisme, en original, pourront donner lieu à un règlement de la formation par AGEFOS PME LORRAINE L attestation d information sur les cofinancements publics mobilisés L organisme de formation s engage à informer oralement, à l ouverture de chaque session, les stagiaires des cofinancements publics mobilisés dans le cadre du dispositif Pack Formation En début de stage, le formateur fera, également, compléter et signer à chaque stagiaire un document intitulé «Attestation d information sur les cofinancements publics mobilisés». Celle-ci a pour objectif d informer le stagiaire du fait que l action de formation dont il bénéficie relève d un projet cofinancé par le FSE, le Conseil Régional du LORRAINE et AGEFOS PME LORRAINE (sous réserve de l acceptation des financements et selon les critères d éligibilité); et répond aux exigences du FSE, et du Conseil Régional du LORRAINE. Le modèle d attestation d information, standardisé par AGEFOS PME LORRAINE, à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 3. Attention : il est impératif d utiliser le modèle d attestation d information sur les cofinancements publics mobilisés fourni par AGEFOS PME LORRAINE. Seules les attestations, dûment complétées et signées, en original pourront donner lieu à un règlement de la formation par AGEFOS PME LORRAINE L attestation sur l honneur pour les bénévoles sous statut particulier L organisme de formation s engage à faire compléter une attestation sur l honneur à chaque stagiaire bénévole relevant d un statut particulier (bénévole membre du Bureau ou du CA au sein de l association). A cet effet, sur les inscriptions transmises à l organisme de formation par Fax, AGEFOS PME LORRAINE identifiera les stagiaires relevant du statut de bénévoles. Les organismes de formation devront alors se baser sur cette information afin de faire compléter aux stagiaires concernés une attestation sur l honneur. Le modèle d attestation sur l honneur à compléter par les bénévoles sous statut particulier, standardisé par AGEFOS PME LORRAINE à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 4. Attention : il est impératif d utiliser le modèle d attestation sur l honneur fourni par AGEFOS PME LORRAINE. Seules les attestations sur l honneur standardisées, dûment complétées, signées, en original, pourront donner lieu à un règlement de la formation par AGEFOS PME LORRAINE. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

23 2.4. La fiche d évaluation A l issue de la formation, une fiche d évaluation sera complétée par chaque stagiaire. Toutes les fiches d évaluation doivent impérativement être récupérées par le formateur en salle, à la clôture de la formation. Le modèle de fiche d évaluation, standardisé par AGEFOS PME LORRAINE, à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 5 Attention : il est impératif d utiliser le modèle de fiche d évaluation qui correspond à la typologie de l action de formation dispensée. Seules des fiches d évaluation standardisées, dûment complétées par chaque stagiaire, en original, pourront donner lieu à un règlement de la formation par AGEFOS PME LORRAINE Le tableau de suivi pour les Formations Actions négociées Les organismes retenus sur les Formations Actions négociées doivent impérativement transmettre à AGEFOS PME LORRAINE, le premier jour ouvré de chaque mois, un tableau de suivi par mail au service pack formation packfolorraine@agefos-pme.com Le modèle de tableau de suivi à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 6. Attention : Les tableaux de suivi doivent être transmis le premier jour ouvré du mois par mail à l AGEFOS PME LORRAINE, dûment complétés par l organisme de formation. Les tableaux non transmis ne donneront lieu à aucun règlement de la formation par AGEFOS PME LORRAINE. Il est impératif d utiliser le modèle de tableau de suivi correspondant à la typologie d action dispensée. Attention : Toute heure de formation dispensée au-delà de l enveloppe financière annuelle accordée par AGEFOS PME LORRAINE, ou en dehors de la durée du dispositif (du 10/01/11 au 23/12/11) ne donnera lieu à aucun règlement par AGEFOS PME LORRAINE. 3. APRES LA FORMATION 3.1. La convention de prestation de services A l issue de la formation, l organisme de formation transmettra à AGEFOS PME LORRAINE la convention de prestation de services et son annexe pédagogique dûment complétées, datées et signées avec le cachet de l organisme de formation, accompagnée des pièces administratives précitées. 1) Le modèle de convention de prestation de services comporte : La convention de prestations de services dûment complétée, datée et signée avec le cachet de l organisme. L annexe pédagogique qui mentionnera les critères suivants : L intitulé du stage La durée Les dates du stage CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

24 Le lieu de la formation Le nombre de participants La désignation des bénéficiaires (nom, prénom, entreprise) Le coût de la formation (coût jour groupe, coût heure/stagiaire ou coût stagiaire). 2) Le modèle de convention de prestation de services à utiliser impérativement est le suivant : Cf. Annexe 7 Attention : il est impératif d utiliser le modèle de convention de prestation qui correspond à la typologie de formation dispensée. Seule une convention standardisée, dûment complétée et signée, avec le cachet de l organisme et en original pourra donner lieu à un règlement. 3) Modalités de transmission de la convention de prestation de services et de ses annexes : La convention de prestations de services sera transmise par l organisme de formation à l AGEFOS PME LORRAINE, en double exemplaire et en original avec l annexe pédagogique et les pièces administratives correspondantes. Elle devra être dûment complétée, datée et signée par l organisme de formation. La convention de prestation de services est à transmettre une seule fois pour l année L annexe pédagogique à la convention de prestation de services et à transmettre à l AGEFOS PME LORRAINE en double exemplaire. L annexe pédagogique est à établir pour chaque facture L évaluation des organismes de formation par AGEFOS PME LORRAINE Une évaluation des organismes de formation sera effectuée à l issue des formations. Cette évaluation portera sur : Le déroulement et la qualité des formations réalisées ; La capacité de promotion et de relance du dispositif ; L enregistrement du retour des documents dûment complétés ; Le respect des modalités d organisation précitées ; Le respect des modalités administratives précitées ; Un contrôle de service fait pourra être effectué sur site par un représentant d AGEFOS PME dans le cadre de la mobilisation de fonds FSE (conformité des attestations de présence, qualité et conformité de l action dispensée, utilisation des documents type transmis, etc.) Contrôle des organismes de formation Au même titre que l entreprise bénéficiaire et qu AGEFOS PME LORRAINE, gestionnaire des subventions FSE et Conseil Régional de Lorraine, l organisme de formation est susceptible d être soumis à un contrôle par les instances communautaires concernées ainsi que les organes régionaux et nationaux de contrôle. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

25 FACTURATION ET REGLEMENT DES FORMATIONS : DOCUMENTS A FOURNIR PAR L ORGANISME DE FORMATION 1. PENDANT LA FORMATION Le tableau de suivi d heures (concerne les actions négociées uniquement) : A transmettre impérativement le 1er jour ouvré de chaque mois par mail à : packfolorraine@agefos-pme.com 2. APRES LA FORMATION A l issue de la formation et dans un délai de 3 semaines maximum, l organisme de formation s engage à transmettre à AGEFOS PME LORRAINE les pièces indispensables pour le règlement de la formation. Pour chacune de ces pièces, l organisme de formation doit impérativement utiliser les modèles type correspondant à la typologie de l action dispensée (négociées, dates fixes, etc.) selon les modalités précitées (Cf. Gestion administrative : qui fait quoi?) Documents à retourner pour chaque stagiaire Pièces à fournir pour chaque formation : L attestation de présence standardisée par AGEFOS PME LORRAINE, complétée et signée par le stagiaire et l organisme de formation avec le cachet de l organisme, en original ; L attestation d information sur les cofinancements publics mobilisés, standardisée par AGEFOS PME LORRAINE dûment complétée et signée par le stagiaire, en original ; L attestation sur l honneur pour les stagiaires bénévoles sous statut particulier, dûment complétée et signée par le stagiaire, en original ; La fiche d évaluation standardisée par AGEFOS PME LORRAINE, dûment complétée par le stagiaire, en original ; CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

26 2.2. Documents à retourner pour chaque formation La convention de prestation de services et l annexe pédagogique, standardisées par AGEFOS PME LORRAINE, dûment complétées, datées et signées par l organisme de formation, avec le cachet de l organisme, en original et en 2 exemplaires. La convention de prestation de services est à transmettre une seule fois pour l année Documents à retourner avec chaque facture L annexe pédagogique, dûment complétée, datée et signée par l organisme de formation, avec le cachet de l organisme, en original. L annexe pédagogique à la convention pédagogique est à transmettre avec chaque facture Modalités de facturation L organisme de formation adressera à AGEFOS PME Lorraine une facture correspondant aux prestations réalisées et selon les modalités de coût conventionnées. Les factures doivent obligatoirement être émises sur l année comptable A qui transmettre ces documents? Toutes les pièces administratives sont à transmettre par courrier, à l attention du Service PACK FORMATION, à l adresse suivante : AGEFOS PME LORRAINE Service PACK FORMATION 109, Boulevard d Haussonville CS NANCY cedex Attention : Si l une des pièces constitutives de la liste ci-dessus n est pas transmise à AGEFOS PME LORRAINE dans les délais impartis, est incomplète ou ne respecte pas les modalités précitées, la facture ne donnera lieu à aucun règlement par AGEFOS PME LORRAINE. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

27 3. CONDITIONS DE REGLEMENT DES FORMATIONS AGEFOS PME LORRAINE acquittera la(les) facture(s) transmise(s) par l organisme de formation sous réserve : d une réalisation satisfaisante de l action de formation ; de l enregistrement et de la conformité des pièces justificatives précitées ; de la réception de ces documents dans un délai de 3 semaines maximum après la fin de la formation. De l émission d une facture au titre de l année comptable Attention : Aucune facturation intermédiaire par stagiaire ne pourra être prise en compte. Seules les factures transmises pour les parcours de formation terminés pourront être acquittées, dans la limite du nombre d heures minimum et maximum déterminé par AGEFOS PME LORRAINE par stagiaire. Toutes les actions du dispositif Pack Formation doivent impérativement se dérouler sur l année civile 2011 (entre le 10 janvier et le 23 décembre 2011). La convention de prestation de service passée avec l organisme de formation cessera automatiquement de s appliquer à la fin de l action, et au plus tard, le 31 décembre Attention : Seules les factures transmises pour des actions ayant lieu au cours de la période de validité (entre le 10 janvier et le 31 décembre 2011) pourront être prises en compte. CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

28 MODALITES DE VALIDATION DU PARTENARIAT PACK FORMATION 2011 Les documents à retourner impérativement avant le 26 novembre 2011 (Cachet de la poste faisant foi) Le dossier de réponse complété Le partenariat entre AGEFOS PME LORRAINE et votre organisme de formation dans le cadre du dispositif Pack Formation 2011 deviendra effectif après analyse de votre offre et sélection par les instances paritaires d'agefos PME Lorraine, sur la base des critères de sélection définis dans le présent appel d'offres. Tous les organismes de formation retenus ou non recevront une réponse écrite. Documents à retourner à : AGEFOS PME LORRAINE Mme Christelle BENNANI 3, rue de Berlange Woippy Contact pour toute information sur les procédures administratives : Mme Christelle BENNANI au cbennani@agefos-pme.com Formations organisées avec le concours financier du FSE, du Conseil Régional de LORRAINE, du FPSPP et d AGEFOS PME LORRAINE : (Sous réserve de l acceptation des financements et selon les critères d éligibilité) Fonds social européen en Investit pour votre avenir CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

29 ANNEXES A. Programmes 1. Formations «Actions négociées» Stratégie commerciale A. VENDRE ET COMMUNIQUER PAR TELEPHONE Comptabilité B. CIEL COMPTABILITE C. EBP COMPTABILITE D. SAGE COMPTABILITE Informatique / Bureautique E. INFORMATIQUE / BUREAUTIQUE Langues F. ANGLAIS G. ALLEMAND Sécurité H. CACES 1 à 6 I. RECYCLAGE CACES 1 à 6 J. SAUVETEUR SECOURISTE DU TRAVAIL Sécurisation des parcours K. BILAN DE COMPETENCES 2. Formations «Actions Dates fixes» Stratégie commerciale L. ELABORER SA STRATEGIE COMMERCIALE M. REUSSIR SA CAMPAGNE DE PUBLICITE / COMMUNICATION N. CONCLURE LA VENTE O. REPONDRE A UN APPEL D'OFFRE P. APPROFONDIR LES FONDAMENTAUX DANS LES TECHNIQUES DE VENTES Comptabilité / Juridique Q. MAITRISER LES OPERATIONS COURANTES R. ACTUALISER LES CONNAISSANCES EN LEGISLATION SOCIALE CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

30 A. VENDRE ET COMMUNIQUER PAR TELEPHONE Objectif : Apporter une réponse à des besoins spécifiques dans le domaine de la communication par téléphone. L organisme de formation devra être en mesure de proposer aux stagiaires via son offre de formation une solution adaptée. Public : salariés amenés à utiliser le téléphone dans ses relations professionnelles Pré requis : pas de pré requis particulier Durée : 7h minimum et 14 h maximum par module Contenu : L'organisme de formation devra adapter le contenu aux besoins exprimés des stagiaires afin de répondre aux objectifs fixés. Exemple de modules possibles : Prospecter et vendre par téléphone Utiliser le téléphone pour qualifier des fichiers et prendre des rendez-vous. Construire des outils de prospection (argumentaire, réponse aux objections) et mettre en place une stratégie pour optimiser les appels téléphoniques de prospection. Adapter sa prospection aux particuliers ou aux entreprises Emission d appels Réception d appels Connaître ses interlocuteurs Mettre en place tous les outils existants et sa stratégie afin de construire les solutions qui permettent une meilleure émission d'appels téléphoniques (prise de rendez-vous ) Relance téléphonique Assurer la réussite de ses opérations de relance CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

31 B. CIEL COMPTABILITE (exemple de programme) Objectifs : Découvrir et comprendre les principes d une comptabilité informatisée. Utiliser les fonctions du logiciel Ciel Comptabilité Savoir mettre se comptabilité sous Ciel (Installer, paramétrer et maîtrisé les principales fonctionnalités du logiciel). Public : Personnel administratif souhaitant s initier et se former à ciel comptabilité. Pré requis : Etre familiarisé avec l environnement Windows et avoir une pratique préalable de la comptabilité Durée : 2 jours Contenu : Gérer un dossier comptable - Créer un dossier - Paramétrer l exercice comptable - Affiner les options Créer et modifier les bases - Les journaux - Les comptes Saisir les écritures - Mode standard - Mode au kilomètre Modifier une écriture provisoire Saisir en mode guidé - L encaissement - Le paiement - La facture client - La facture fournisseur Corriger un journal Gérer les comptes de tiers Établir une déclaration de TVA Éditer les pièces comptables (grand livre, journaux, échéanciers, compte de résultats, bilan) CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION

32 C. EBP COMPTABILITE (exemple de programme) Objectifs : Découvrir et comprendre les principes d une comptabilité informatisée. Utiliser les fonctions du logiciel EBP Comptabilité Savoir mettre se comptabilité sous EBP (Installer, paramétrer et maîtrisé les principales fonctionnalités du logiciel). Public : Personnel administratif souhaitant s initier et se former à ciel comptabilité. Pré requis : Etre familiarisé avec l environnement Windows et avoir une pratique préalable de la comptabilité Durée : 2 jours Contenu : Gérer un dossier comptable - Créer un dossier - Paramétrer l exercice comptable - Affiner les options Créer et modifier les bases - Les journaux - Les comptes Saisir les écritures - Mode standard - Mode au kilomètre Modifier une écriture provisoire Saisir en mode guidé - L encaissement - Le paiement - La facture client - La facture fournisseur Corriger un journal Gérer les comptes de tiers Établir une déclaration de TVA Éditer les pièces comptables (grand livre, journaux, échéanciers, compte de résultats, bilan) CAHIER DES CHARGES AGEFOS PME LORRAINE PACK FORMATION