DocuWare Forms Product Info. Gestion efficace des formulaires. Bénéfices / Avantages

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1 DocuWare Forms Product Info Gestion efficace des formulaires DocuWare Forms permet à votre entreprise de transformer la saisie manuelle de formulaires et les processus de saisie récurrents en un processus numérique simple. Les données sont ainsi capturées à l'aide d'un formulaire Web, et stockées dans la GED sous la forme de métadonnées qui accompagnent le formulaire ainsi créé. Les employés peuvent facilement accéder à ces formulaires archivés, qui peuvent faire l objet de Workflow de validation. Dites adieu aux formulaires papier avec une écriture illisible et aux formulaires papier perdus ou mal classés. Avec DocuWare Forms, vous pouvez créer un simple formulaire Web accessible via URL que l'utilisateur peut saisir dans un navigateur Web. Les informations de ce formulaire Web peuvent être directement appliquées à des modèles de formulaire existants, puis stockées dans l'armoire numérique. Tout employé autorisé peut accéder aux formulaires, juste après avoir été saisies par le demandeur. Il est désormais impossible de perdre un formulaire ou d oublier de valider une demande ou une autorisation. Bénéfices / Avantages Gain de temps : les données ne sont saisies qu une seule fois, et exploitables dans plusieurs domaines d applications Intégration des formulaires dans les listes de tâches et processus de gestion Evite les saisies manuelles de formulaires Outil simple pour la création de vos formulaires en mode Web Permet d utiliser les mêmes modèles de formulaires que précédemment (pré-imprimés) 1

2 Automatisation du processus d'achat de la commande jusqu'au règlement Dans de nombreuses entreprises, l'achat d'un article requiert la création d'un bon de commande et son approbation. La création du bon de commande est une étape facile avec DocuWare Forms. Les informations comme le fournisseur, la description, la quantité et le coût sont saisis dans les champs d'un formulaire Web. Cette saisie peut générer la création d un bon de commande, qui est ensuite stocké et indexé dans DocuWare. Traitement efficace des formulaires dans DocuWare Une fois stocké dans DocuWare, le bon de commande est accessible par les utilisateurs, et pourra faire l objet d une ou plusieurs validations au sein d un workflow. Le bon de commande est alors affiché sous forme d une tâche dans DocuWare grâce à l utilisation des modules Task Manager ou Workflow Manager. Plus tard, lorsque le service comptable recevra la facture du fournisseur, il leur sera facile de la rapprocher avec la commande déjà validée en interne et procéder au paiement si tout est conforme. Les données du formulaire capturées peuvent être réutilisées et exportées dans d autres applications via nos outils d intégration comme Autoindex ou à l aide des Web services. 2

3 Utilisation de formulaires existants De nombreuses entreprises travaillent avec des formulaires papier établis depuis de nombreuses années. Elles peuvent continuer à utiliser ces documents avec DocuWare Forms grâce aux formulaires Web. Les formulaires standardisés existants peuvent être numérisés ou importés, puis utilisés en tant que modèles de formulaire. Les données du formulaire Web sont facilement mappées vers les champs correspondants du modèle de formulaire d origine. Lorsqu un formulaire est saisi par un utilisateur, les données sont automatiquement fusionnées, et le formulaire rempli et stocké dans l armoire numérique. Sélectionnez les lignes dans le modèle de formulaire numérisé et choisissez les données que vous devez transférer dans ces champs depuis le formulaire Web. 3

4 Remplissez plusieurs formulaires à la fois DocuWare Forms permet également de lier autant de modèles de formulaire que souhaités au formulaire Web. Vous pouvez ainsi diminuer les saisies inutiles et fastidieuses de plusieurs formulaires avec un seul formulaire Web.. Prenons par exemple le processus d embauche : Lorsqu'un nouvel employé est recruté, il doit remplir de nombreux formulaires. Par exemple, le service Achats peut avoir besoin de ses données pour commander du mobilier de bureau, le service Informatique pour configurer son adresse électronique et son accès au réseau, le service Comptabilité pour réserver un véhicule professionnel et le service de Paie pour transmettre ses informations bancaires et son numéro d'assuré à la Mutuelle. Au lieu de demander aux nouveaux employés de remplir séparément tous ces différents formulaires, un unique formulaire Web regroupant tous les champs nécessaires est créé. L'utilisateur remplit le formulaire Web et les données sont transférées automatiquement vers les modèles de formulaire liés. Les employés ne doivent saisir qu'une seule fois les informations comme leur nom, leur adresse et leur date de naissance. Du coup, Une seule tâche suffit pour faire remplir aux employés quatre modèles de formulaires différents. Au final, tous les formulaires sont stockés sous la forme de fichiers PDF dans l armoire numérique. 4

5 Des formulaires Web faciles à paramétrer Il est très simple de créer un formulaire Web. Il suffit d'effectuer un simple glisser/déposer d objets tels que des champs libres, cases à cocher, champs avec des listes de sélection pour construire graphiquement un formulaire. Certains champs peuvent être définis comme obligatoires et l outil de prévisualisation permet de vérifier la façon dont le formulaire s'affichera dans le navigateur. Dans le paramétrage d un formulaire Web, il est possible de définir l indexation, le lieu de stockage et les droits d utilisation.vous pouvez définir des valeurs par défaut ou des données spécifiques dans le formulaire pour faire figurer une pré indexation. Dans les autorisations, vous pouvez choisir quels utilisateurs DocuWare, outre le créateur, peuvent remplir le formulaire et adapter sa configuration. Une fois la configuration terminée, DocuWare Forms génère un lien via lequel on peut accéder au formulaire Web. L'utilisateur le remplit dans le navigateur, puis le formulaire est automatiquement stocké sous la forme d'un PDF dans une armoire DocuWare après son envoi. Formulaires DocuWare : les champs d'un formulaire Web peuvent être assemblés en effectuant de simples glisser/déposer. Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse 5