L entretien professionnel Mai / Juin 2015

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1 MAI / JUIN

2 L entretien professionnel Mai / Juin 2015 MAI / JUIN

3 Le cadre de cette réunion Une journée organisée de façon partenariale entre : Le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de la Gironde La délégation régionale Aquitaine du CNFPT MAI / JUIN

4 Les objectifs Un moment de rencontre et d échanges Une présentation de la réforme Des partages d expériences MAI / JUIN

5 Le programme - Le contexte de la pérennisation - Le cadre juridique - Des conseils pratiques - La présentation des outils «prêts à l emploi» - L offre de formation du CNFPT - Des retours d expériences MAI / JUIN

6 Le contexte MAI / JUIN

7 De la notation à l entretien professionnel Après 50 ans de bons et loyaux services la notation : ne permet plus de mesurer objectivement et précisément la valeur professionnelle des agents est devenue source de nombreuses dérives L entretien professionnel peut être : un outil très efficace capable de générer et de renforcer le dialogue social et de permettre une meilleure reconnaissance de la valeur professionnelle des agents MAI / JUIN

8 État du droit dans les 3 fonctions publiques FPE : généralisation depuis janvier 2012 FPH : expérimentation possible pour les établissements concernés, un bilan devait être présenté au Parlement avant le 31 juillet 2014 FPT : expérimentation par les collectivités qui le souhaitaient depuis 2010 et généralisation à compter du 1 er janvier 2015 MAI / JUIN

9 Bilan de l expérimentation Bilan national : Enquête par des associations d élus (2012) Mars 2013 : Évaluation présentée au CSFPT Statistiques réalisées sur 126 communes et intercommunalités ( agents) : - 36% des collectivités ayant répondu ont expérimenté (47% des conseils généraux) - 75% avait déjà mis en place un système d évaluation équivalent - La plupart a inclus les agents non titulaires - 60% ont formé les évaluateurs MAI / JUIN

10 Bilan de l expérimentation Bilan national : les points positifs Un progrès en matière de management et GRH Un renforcement du dialogue Des encadrants confortés dans leur rôle de manager Une meilleure reconnaissance de la valeur professionnelle MAI / JUIN

11 Bilan de l expérimentation Bilan national : les points négatifs Des délais trop courts La lourdeur Un rythme annuel parfois difficile à tenir NB : très peu de bilans ont été transmis au CSFPT (environ 10%) MAI / JUIN

12 Bilan local Bilan de l expérimentation Entre 2010 et 2014, sur les 831 collectivités qui dépendent du Comité Technique placé auprès du CDG33 : 29 collectivités ont expérimenté (3,5%) Les agents non titulaires étaient en grande partie inclus dans l expérimentation La majorité des collectivités est réceptive aux outils «prêts à l emploi» MAI / JUIN

13 Bilan de l expérimentation Bilan local Depuis 2010, 4 demandes de révision de compte-rendu Réticence des représentants des élus et du personnel vis-à-vis des demandes de révision de compte-rendu MAI / JUIN

14 Bilan local Bilan de l expérimentation Conclusion : les collectivités se sont très peu lancées dans l expérimentation de l entretien professionnel pour les raisons non exhaustives suivantes : La culture de la notation très présente La lourdeur du dispositif La place faite au supérieur hiérarchique direct alors que jusque là, le pouvoir de la notation appartenait à l autorité territoriale MAI / JUIN

15 Le cadre juridique MAI / JUIN

16 Le cadre juridique Loi n du 13 juillet 1983 (article 17) Loi n du 26 janvier 1984 (articles 76, 76-1) Décret n du 16 décembre 2014 relatif à l appréciation de la valeur professionnelle des fonctionnaires territoriaux MAI / JUIN

17 Généralités Pas de délibération pour mettre en place l entretien professionnel Plus de note chiffrée Documents désormais obligatoires : La fiche de poste La fiche d entretien professionnel Documents fortement conseillés : L organigramme Les notices d information MAI / JUIN

18 Les agents évalués Article 1 du décret Tous les fonctionnaires (temps complet, temps non complet, temps partiel) y compris les médecins, biologistes, psychologues Les agents contractuels sont exclus mais possibilité de prévoir une évaluation par délibération Attention, CAP pas compétente MAI / JUIN

19 Les évaluateurs Article 2 du décret Les supérieurs hiérarchiques directs Véritable nouveauté Ce pouvoir n appartient plus à l autorité territoriale Sauf pour les agents se trouvant au sommet de l organigramme MAI / JUIN

20 Les évaluateurs La notion de supérieur hiérarchique direct est une notion fonctionnelle : Un évaluateur peut se trouver sur un grade inférieur à celui de l agent évalué (CAA Marseille 29 mai 2011) Un évaluateur peut se trouver sur un niveau hiérarchique inférieur (CAA Bordeaux 20 novembre 2003) MAI / JUIN

21 Les critères Article 4 du décret 1 er critère : les résultats professionnels obtenus par l agent et la réalisation des objectifs 2 ème critère : les compétences professionnelles et techniques 3 ème critère : les qualités relationnelles 4 ème critère : la capacité d encadrement ou d expertise ou, le cas échéant, à exercer des fonctions d un niveau supérieur MAI / JUIN

22 Les critères Constituent un socle commun non limitatif que chaque collectivité peut compléter, affiner Avis du CT requis Rappel notation : critères limitativement énumérés Pour catégories A et B : dans les statuts particuliers Pour catégorie C : dans l article 8 du décret cadre n du 30 décembre 1987 MAI / JUIN

23 Le compte-rendu L entretien professionnel donne lieu à un compte rendu écrit par le supérieur hiérarchique direct Acte administratif juridiquement opposable et susceptible de recours MAI / JUIN

24 Les thèmes abordés Article 3 du décret Les thèmes devant être abordés sont listés à l article 3 du décret précité Nouveautés : Référence au «projet professionnel» de l agent ainsi qu à «l accomplissement de ses formations obligatoires» L agent est invité à formuler, au cours de cet entretien, ses observations et propositions sur l évolution du poste et le fonctionnement du service MAI / JUIN

25 L appréciation générale littérale du supérieur Article 5 du décret Le compte-rendu de l entretien professionnel comporte : Une appréciation générale littérale exprimant la valeur professionnelle de l agent Formulée par le supérieur hiérarchique direct MAI / JUIN

26 Les modalités d organisation Article 6 du décret Le supérieur hiérarchique direct convoque l agent 8 jours au moins avant l entretien Le supérieur hiérarchique direct notifie le compterendu à l agent dans un délai maximum de 15 jours après l entretien MAI / JUIN

27 Les modalités d organisation L agent complète, le cas échéant par ses observations le compte-rendu, le signe et le renvoie à son supérieur hiérarchique direct Pas de délai laissé à l agent pour retourner le compte-rendu MAI / JUIN

28 Les modalités d organisation Le projet de décret prévoyait un délai de 10 jours : Critique des collectivités de tailles importantes, délai trop court, le visa de l autorité territoriale intervenait avant la notification Le CDG33 propose d en fixer un à 15 jours (validé par le Comité Technique) Visa de l autorité territoriale MAI / JUIN

29 Le suivi de l entretien professionnel Article 6-6 du décret Suivi sans demande de révision : L autorité territoriale vise le compte-rendu, le verse au dossier de l agent et lui communique Transmission d une copie au CDG dans les délais compatibles avec l organisation des CAP MAI / JUIN

30 Le suivi de l entretien professionnel Article 7 du décret Suivi avec demande de révision : 1 ère étape : Demande de révision auprès de l autorité territoriale dans les 15 jours qui suivent la notification Dans les 15 jours après la demande l autorité territoriale notifie sa réponse MAI / JUIN

31 Le suivi de l entretien professionnel 2 ème étape : demande de révision auprès de la CAP dans le délai d un mois suivant la notification de la réponse de l autorité territoriale La CAP peut proposer une modification du compterendu L autorité territoriale communique à l agent qui en accuse réception, le compte-rendu définitif Transmission d une copie au CDG dans les délais compatibles avec l organisation des CAP MAI / JUIN

32 Les conséquences de l entretien professionnel Les résultats de l entretien professionnel peuvent avoir des conséquences sur : L avancement d échelon L avancement de grade La promotion interne Et d une certaine façon sur : Le régime indemnitaire La formation professionnelle La mobilité professionnelle MAI / JUIN

33 Les conseils pratiques MAI / JUIN

34 Étape 1 Anticiper la mise en place de l entretien professionnel MAI / JUIN

35 Réaliser un organigramme Entretien mené par le supérieur hiérarchique direct = nécessité d une structure hiérarchique claire Se poser les questions suivantes : Qui fait quoi? (activité) Qui est responsable de qui? (définition des évaluateurs) Organigramme à réaliser avant les fiches de poste pour faciliter leur rédaction et permettre l identification du supérieur hiérarchique direct MAI / JUIN

36 Réaliser les fiches de poste Une obligation réglementaire : l agent est convoqué à l entretien professionnel avec sa fiche de poste Son contenu n est précisé dans aucun texte Description objective des missions de l agent sans tenir compte nécessairement de celui qui occupe le poste MAI / JUIN

37 Repère pour l agent : Réaliser les fiches de poste - Identification de son rôle et de ses fonctions - Identification de son positionnement au sein de sa collectivité - Expression des besoins et des attentes du service par rapport à lui - Base pour la définition des objectifs lors de l entretien professionnel MAI / JUIN

38 Conseils de rédaction : Réaliser les fiches de poste - Regrouper de manière simple les missions selon les domaines d intervention - Rajouter la mention «les actions décrites ne sont pas exhaustives» - Préciser la notion de polyvalence (remplacement binôme) - Préciser les relations fonctionnelles (interlocuteurs internes, partenaires extérieurs) MAI / JUIN

39 Réaliser les fiches de poste MAI / JUIN

40 Réaliser les fiches de poste Conseils méthodologiques - Pas de procédure particulière à suivre mais il est préférable d associer le supérieur hiérarchique et l agent à l élaboration de la fiche de poste - Pas de signature de l agent qui n a pas à donner son accord sur la fiche de poste ( compte-rendu d entretien professionnel) - Possibilité de se référer au répertoire des métiers de la FPT proposé par le CNFPT MAI / JUIN

41 Accompagner le changement Les réticences au changement : Quel que soit le degré d expérience de la collectivité à l égard de l entretien professionnel, l abandon de la note chiffrée ne va pas de soi et suscite des inquiétudes à tous les niveaux L adoption de l entretien professionnel est donc loin d être anodine et nécessite une bonne communication afin de lever les «freins au changement» MAI / JUIN

42 Accompagner le changement Les réticences au changement : côté agents - Disparition du contact direct avec l élu (Maire ou Président) - Peur d être évalué par un collègue surtout si celui-ci est désigné «soudainement» comme supérieur hiérarchique direct - Peur de se voir attribuer des objectifs et / ou de ne pas être à la hauteur des objectifs fixés - Peur de ne plus avoir de note chiffrée (côté rassurant) MAI / JUIN

43 Accompagner le changement Les réticences au changement : côté encadrants - Peur de prendre la responsabilité d évaluer des collègues en étant désigné supérieur hiérarchique - Peur de fixer des objectifs - Absence ou manque de formation - Chronophage MAI / JUIN

44 Accompagner le changement Les réticences au changement : Pour les Directeurs, chefs de service et les élus (Maire, Président) l adoption de l entretien professionnel peut révéler une réticence à déléguer l évaluation des personnels à des encadrants intermédiaires et de perdre ainsi une prérogative traditionnelle MAI / JUIN

45 Accompagner le changement Sensibiliser à l intérêt de l entretien professionnel : Face à ces réticences il est important de «dédramatiser» le changement en expliquant à tous les acteurs les enjeux de l évaluation et en présentant l entretien professionnel comme un moment de dialogue entre l agent et son responsable MAI / JUIN

46 Accompagner le changement Sensibiliser à l intérêt de l entretien professionnel : Moment d échange, de dialogue entre l agent et son responsable sans jugement de valeur Intérêt en termes de formation et de carrière Outil de responsabilisation des agents et des encadrants Raccourcissement de la distance hiérarchique Moment solennel Prise de recul Prévention de conflits MAI / JUIN

47 Solutions pratiques : Accompagner le changement Organiser une réunion d information pour expliquer, dédramatiser insister sur les aspects positifs Pour les collectivités les plus importantes : mettre en place un groupe de travail associant les élus, les représentants du personnel pour promouvoir le dialogue social (détermination des critères) Distribuer les guides (encadrants et agents) MAI / JUIN

48 Former les encadrants Accompagner la mise en place de l entretien professionnel par la formation des encadrants est indispensable L objectif : leur permettre d acquérir la technique de la conduite d entretien et de la fixation d objectifs Possibilité, de la compléter par d autres formations (statut, carrière, outils RH) MAI / JUIN

49 Former les encadrants Nécessité d anticiper ces actions de formation dans le calendrier de mise en œuvre de l entretien professionnel : les encadrants devront être «opérationnels» au moment de la conduite des entretiens Calendrier et contenu des actions de formation du CNFPT MAI / JUIN

50 Former les encadrants L offre catalogue : 2 domaines Gestion des ressources humaines Pour les RH : «Conception et réalisation des fiches de poste» code JFPDO (Bordeaux du 24 au 25 septembre 2015) Pour les DGS, DRH et secrétaires de mairie : «Mettre en place ou réactualiser son dispositif d entretien professionnel» code H2680 (2 + 1 jours) MAI / JUIN

51 Former les encadrants L offre catalogue : 2 domaines Management Pour les évaluateurs : «L entretien professionnel : un acte de management» code SXM41 (2 jours) Détail des stages sur : Rubrique «Se former» MAI / JUIN

52 Former les encadrants L offre Plans de formation mutualisés et Unions urbaines Domaine management 8 sessions actuellement programmées sur les PFM 5 réalisées (3 en Sud Gironde, 1 en Libournais, 1 sur le Bassin d Arcachon) 3 programmées : 1 sur le Bassin (octobre), 1 en Haute Gironde (septembre), 1 Entre 2 Mers (juin) 2 en cours de programmation : 1 sur le Bassin (septembre / octobre), 1 sur le Médoc MAI / JUIN

53 Former les encadrants L offre Plans de formation mutualisés et Unions urbaines Domaine RH «Mettre en place ou réactualiser son dispositif d entretien professionnel» : 1 session réalisée en Entre 2 Mers (mai) L offre Intra : sous certaines conditions (minimum 12 stagiaires / objectifs spécifiques à la collectivité) MAI / JUIN

54 Former les encadrants Pour tout complément d information : Responsables des domaines RH et management - Béatrice Ducasse (conseiller formation domaine RH) beatrice.ducasse@cnfpt.fr - Françoise De Meyer (conseiller formation domaine management) francoise.demeyer@cnfpt.fr MAI / JUIN

55 Former les encadrants Pour tout complément d information : Interlocuteurs des territoires - Médoc : Dominique Desbeaux et Nathalie Froidefond (dominique.desbeaux@cnfpt.fr et nathalie.froidefond@cnfpt.fr) - Bassin d Arcachon : Anne-Sophie DEVOS (annesophie.devos@cnfpt.fr) - Sud Gironde : YvesLise Jougon (yveslise.jougon@cnfpt.fr) MAI / JUIN

56 Former les encadrants Pour tout complément d information : Interlocuteurs des territoires - Haute Gironde : Béatrice Ducasse (beatrice.ducasse@cnfpt.fr) - Cœur et Haut entre deux mers : Nicolas Pénicaut (nicolas.penicaut@cnfpt.fr) - Libournais : Elise Maurel-Léglise (elise.maurel@cnfpt.fr) - Territoire CUB Nord : Marie-Claude Bonjour (marieclaude.bonjour@cnfpt.fr) MAI / JUIN

57 Former les encadrants Pour tout complément d information : Interlocuteurs des territoires - Territoire CUB Sud : Pascale Cambérou (pascale.camberou@cnfpt.fr) - Territoire CUB rive droite : Kristell Duval (kristell.duval@cnfpt.fr) MAI / JUIN

58 Les critères d évaluation Choix 1 (pour les collectivités qui ont leur Comité Technique placé auprès du CDG33) : Utilisation des critères validés par le Comité Technique le 29 avril 2015 Pas de nouvelle saisine du Comité Technique MAI / JUIN

59 Les critères d évaluation Choix 2 (pour toutes les collectivités) : Les critères prévus par le décret constituent un socle minimum qui peuvent être précisés Saisine du Comité Technique (placé auprès du CDG33 ou Comité Technique propre) MAI / JUIN

60 Les critères d évaluation Choix 2 : conseils pratiques Les critères peuvent être établis en fonction : Des spécificités des métiers Des attentes de chaque collectivité Éviter les critères trop subjectifs Privilégier les critères simples et compréhensibles (moins de risque de contestation) Compétence de l autorité territoriale en sa qualité de chef du personnel et non de l organe délibérant (à confirmer) MAI / JUIN

61 Étape 2 Préparer l entretien professionnel MAI / JUIN

62 La communication interne Réunions d information à l attention des encadrants Rappel du cadre juridique Présentation des dates à respecter Présentation des outils Distribution du guide Réunions d information à l attention des agents Rappel du cadre juridique Présentation des outils Distribution de la notice MAI / JUIN

63 La communication interne En fonction de l organisation de la collectivité prévoir des réunions d équipe Afficher le schéma dans les services MAI / JUIN

64 Le calendrier Déterminer un ordre de passage en cascade DGS / Directeur / Chef de service Secrétaire de mairie / Responsable de service Programmer l ensemble des entretiens à conduire Prévoir 1 heure minimum consacrée à l entretien Prévoir éventuellement un temps après l entretien MAI / JUIN

65 La préparation de l encadrant Pour l encadrant, l entretien professionnel est un moment privilégié avec l agent pour : Faire un point et échanger Dresser un bilan de l année écoulée Apprécier ses compétences Définir de façon concertée les objectifs pour l année à venir Évaluer les besoins en formation Préparer des décisions éventuelles d évolution de carrière MAI / JUIN

66 La préparation de l encadrant Pour l encadrant, l entretien professionnel est un acte de management c est à dire : Une rencontre avec son collaborateur Un dialogue formalisé (qui donne lieu à compte-rendu) Une analyse des faits et non un jugement de valeur Une recherche commune de solutions Des objectifs de progrès (négociés) La mise en place d un suivi (les bonnes résolutions doivent se traduire par des actions concrètes) MAI / JUIN

67 La préparation de l encadrant Pour l encadrant la préparation de l entretien consiste donc pour chaque agent : À réunir les documents nécessaires au déroulement de l entretien : fiche de poste, compte-rendu de l année précédente ou la fiche de notation À réunir les informations concernant les actions de formation suivies et les perspectives d évolution de carrière À recueillir les informations lui permettant d établir l atteinte des objectifs fixés pour l an passé À réfléchir sur la fixation des objectifs pour l année à venir par rapport aux objectifs du service, de la collectivité MAI / JUIN

68 La préparation de l encadrant Envoyer les lettres de convocation Respecter le délai réglementaire de 8 jours Préciser la date, l heure et le lieu Joindre la fiche de poste et la fiche d entretien Et sur demande de l agent : La fiche d entretien ou de notation de l année précédente Le support de préparation à l entretien professionnel La notice Envoi par courriel possible MAI / JUIN

69 La préparation de l agent L agent doit également se préparer à l entretien professionnel : raison de sa convocation 8 jours au moins avant «Qui oublie de se préparer se prépare à être oublié» La préparation doit porter sur : - L année écoulée - La situation actuelle - L année à venir MAI / JUIN

70 La préparation de l agent Pour l agent évalué, l'entretien professionnel permet de : Faire reconnaître et apprécier son travail par un bilan de l'année écoulée Analyser les résultats de l année passée Convenir avec le supérieur des objectifs à atteindre et des moyens disponibles MAI / JUIN

71 La préparation de l agent Favoriser son évolution de carrière, ses compétences individuelles et collectives Exprimer ses besoins et souhaits de formation Exprimer ses souhaits sur son poste de travail, ses conditions de travail et les améliorations possibles Exprimer ses idées sur le fonctionnement du service et les possibilités pour le rendre plus performant MAI / JUIN

72 Étape 3 Le déroulement de l entretien professionnel MAI / JUIN

73 Les règles du jeu Dialogue Transparence Esprit constructif Respect de la personne Se centrer sur les faits (pas de jugement de valeur) Climat cordial et de confiance MAI / JUIN

74 Les règles du jeu La finalité de l entretien professionnel n est pas : De résoudre une difficulté ponctuelle De régler ses comptes La seule occasion de communiquer Un moment de discussion salariale MAI / JUIN

75 Les conditions matérielles Accueillir personnellement l agent à l heure prévue et dans un lieu garantissant la confidentialité et la tranquillité Veiller à ne pas être dérangé durant l entretien Prévoir un temps suffisant : minimum 1 heure Présence d un tiers déconseillée MAI / JUIN

76 Le contenu de l entretien Formule de politesse, installation et mise en confiance : valoriser le moment Vérifier que le collaborateur a bien préparé l entretien Rappeler le but de l entretien et les éléments de cadrage (plan et support utilisé) Réaliser un bilan / évaluation des objectifs / mettre en évidence les points forts et les axes d amélioration Passer en revue chacune des rubriques du support MAI / JUIN

77 Le contenu de l entretien Donner la parole à l agent qui doit faire son propre bilan Préparer l avenir (objectifs futurs) Aborder la question de la carrière et de la formation Clôturer l entretien en : - Reformulant les différents points évoqués - Formulant par écrit les objectifs et s assurant de l engagement de l agent - Remerciant l agent MAI / JUIN

78 Le contenu de l entretien Les conditions pour réussir l entretien : - Conditions matérielles (moment et lieu adéquats) - La préparation de l entretien par les 2 parties - Le dialogue - Travailler l écoute (60% de la durée laissé à l agent) - Évaluer le travail et non la personne (accepter l autre tel qu il et non tel que je voudrais qu il soit) - Ne pas se cantonner au diagnostic sans formuler de propositions - Être en mesure de réviser son point de vue en fonction des éléments apportés par l agent MAI / JUIN

79 L appréciation générale littérale Quelques phrases, à rédiger avec soin : À la fin de l entretien, en présence de l agent Immédiatement après l entretien, hors la présence de l agent Quelques jours après l entretien (nécessité de prendre du recul) Une synthèse de l entretien Description de la valeur professionnelle de l agent (déterminant pour le déroulement de carrière) MAI / JUIN

80 Étape 4 Assurer le suivi de l entretien professionnel MAI / JUIN

81 La notification Éléments à préciser à l agent : La possibilité de formuler des observations Les modalités de demande de révision La signature du compte-rendu ne fait pas obstacle à la demande de révision Préciser à l agent un délai de retour du compterendu À déterminer par la collectivité Position du CDG33 : 15 jours MAI / JUIN

82 Le visa Compte-rendu visé par l autorité territoriale Pas de commentaire MAI / JUIN

83 Présentation des outils «prêts à emploi» MAI / JUIN

84 Élaboration des outils Constitution d un groupe de travail composé : Du CDG De 9 collectivités et établissements volontaires de tailles différentes ayant expérimenté ou non Participation du CNFPT afin qu il puisse adapter son offre de formation 2 réunions de travail au CDG et de nombreux échanges par courriel MAI / JUIN

85 Outils proposés Schéma des étapes Guide à l attention des encadrants Notice à l attention des agents Lettre de convocation à l entretien Support de préparation à l entretien à l attention des agents 3 fiches d entretien professionnel 1 par catégorie hiérarchique (A, B et C) Lettres de saisine de la CAP MAI / JUIN

86 Schéma des étapes MAI / JUIN

87 Fiche d entretien professionnel Fiche d entretien professionnel 4 pages sous forme de livret A4 1 par catégorie hiérarchique, A, B et C MAI / JUIN

88 Supports à l attention des agents Notice MAI / JUIN

89 Support à l attention des agents MAI / JUIN

90 Support à l attention des encadrants Guide MAI / JUIN

91 Site internet Création d une rubrique «Entretien professionnel» Sous-rubriques : Outils Réunions sur le territoire Questions fréquentes MAI / JUIN

92 Les retours d expériences MAI / JUIN

93 Attestation de présence Inscription des agents présents à la réunion sur la plateforme d inscription en ligne du CNFPT Date de la réunion Lieu de la réunion Code inscription plateforme CNFPT 5 mai 2015 Mazères FKI mai 2015 Martignas FKI mai 2015 Blaye FKI juin 2015 Vayres FKI juin 2015 Bordeaux (CNFPT) FKI juin 2015 Saint Aubin FKI00006 MAI / JUIN

94 Contact Service Documentation : doc@cdg33.fr MAI / JUIN

95 Merci de votre attention MAI / JUIN