Planification des Activités et. des Ressources en Magasin

Transcription

1 Planification des Activités et des Ressources en Magasin

2 L intérêt d un outil de planification Les outils actuels sont disparates OPA, HD Rayon, HD Caisse L organisation du magasin change avec Tous Commerçants P.2-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

3 PARM, l outil de planification Planifier de l année au ¼ d heure sur un seul outil Faciliter la création des horaires Disposer d un outil évolutif Assurer l équité et le respect des règles sociales P.3-25/11/2010

4 Le fonctionnement général Fiche Magasin Fiches Salariés Données qui regroupent les heures de début et de fin d activité, les HBC et les compétences Étape d ouverture du planning Données > Calendrier Saisie des Absences Saisie des absences, pour les absences de type Jours et ½ Jour et les repos => Calcul des bases horaires planifiables Option Copier/ Coller Modulation Saisie des Activités Éditions Planning & états P.4-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

5 Le fonctionnement général Ce que l outil fait Permet de calculer les bases horaires planifiables en positionnant les CP, JRTT Permet de planifier la polyactivité des équipes Permet de répartir manuellement les ressources entre les rayons Permet d alerter sur le non respect des principales règles sociales Renseigne sur la norme Pilote en heures travaillées (rayon et caisse) et restitue le % de la VHT Pilote pour les heures planifiées Pourra s interfacer avec d autres systèmes informatiques Ce que l outil ne fait pas Optimiser les ressources de façon automatique en fonction de la charge de travail et des contraintes légales et autres Mettre en adéquation les ressources disponibles avec la charge de travail à une maille plus fine que la semaine (sauf sur les caisses) P.5-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

6 PARM, l outil de planification DEMO

7 DEMO P.7-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

8 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

9 1. Page d Accueil et fonctionnement général 3. Saisie des absences de type Jours et ½ Jour et les repos => Calcul des bases horaires planifiables 6. Copier / Coller des activités d une semaine antérieure 5. Edition d états de reporting 1. Données intemporelles regroupant les heures de début et de fin d activité, les HBC et les compétences 2. Transmission des données intemporelles vers les écrans de planification Direction Méthodes et Organisation Supermarchés 4. Saisie des activités et des absences de type horaire 6. Gestion de la modulation

10 2. La Fiche Magasin Données intemporelles concernant les informations liées au magasin. Identification du magasin Gestion de l activité du magasin (création de semaine(s) type) Gestion des Jours Fériés du magasin P.10-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

11 3. La Fiche Salarié Données intemporelles concernant les informations liées aux salariés du magasin. Informations contrat du salarié Gestion des intérimaires Gestion des activités du salarié P.11-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

12 4. La Gestion des Semaines La Gestion des Semaines est un passage incontournable pour planifier les absences et les activités du magasin. Ce menu permet d initialiser les semaines à travailler en regroupant les informations issues de la fiche Magasin et des fiches Salariés. Remplissez vos fiches Type de semaine Jours fériés Type de semaine Jours fériés Salariés HBC recalculées Compétences ce qui alimente et se répercute r sur Salariés HBC Compétences Type de semaine Toutes les absences Salariés HBC recalculées Compétences P.12-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

13 5. Le Calendrier des Absences Filtres pour choix de l affichage Notion de Semaine Figée empêchant toute planification Types d absence à positionner (Jour et ½ Jour) Compteurs individuels Ressources compétentes sur l activité filtrée P.13-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés Affichage de 5 semaines (vision par scrolling) S-1 / S / S +1 / S+2 / S+3 Planification des absences en fonction du type d absence coché au dessus

14 6. Le Planning des Activités Cet écran n est accessible qu après l ouverture d un planning. Il reprend les informations issues de la fiche Magasin, des fiches salariés et de la planification des Absences. Filtres pour choix de Compteurs des Charges Rayon l affichage Compteurs individuels : Ressources compétentes - Reste à Planifier Semaine sur l activité filtrée - Planifié Jour - Planification des activités au ¼ heure - Report des absences du Calendrier des Absences P.14-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

15 6. Le Planning des Activités Affichage de la Charge - Compteur Reste à Planifier de la charge Activité - % (Charge prévue / Charge planifiée) Rouge = Inférieur à 100% = Charge < Planifié Bleu = Supérieur ou égal à 100% = Charge > Planifié Charge Caisse (Nombre de caisses à ouvrir par ¼ heure) et Planifié Caisse. Présentation sous forme graphique donnant le tableau d affluence du magasin. Bleu : Charge Caisse Vert : Planifié Caisse Rouge : Excédant Planifié Caisse Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

16 7. Affichage de la législation dans le Planning des Activités Bouton de contrôle du planning, une fois ce dernier finalisé : Regroupe les anomalies du planning sous un fichier PDF. Anomalies contrôlables sur la semaine. Sur lignage du Reste à Planifié Semaine (RPS) si Planifié > HBC Alerte en cours de planification et affichage de l alerte par passage de la souris Informe sur une mauvaise planification de l activité Anomalies contrôlables sur la journée Pour les règles bloquantes, Affichage d une fenêtre + Suppression de la dernière plage planifiée Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

17 8. La fonction Copier - Coller La fonction Copier / Coller permet de copier les plages d activités et uniquement les plages d activités d une Semaine Source vers une Semaine Cible. Il est possible de copier : 1 ou TOUTES les activités 1 ou TOUS les salariés 1 ou TOUS les jours Calendrier des absences Semaine Cible Planning des activités Semaine Source Planning des activités Semaine Cible avec absences et activités collées Copier-Coller uniquement de l activité PVP dans cet exemple Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

18 9. Edition des Etats de Planification 3 Etats sont disponibles pouvant être enregistrés et imprimés. Affichage des Horaires : Affichage des plannings de tous les salariés sur une semaine donnée Affichage des Horaires / salarié : Affichage des plannings d un ou plusieurs salarié(s) et/ou d une ou plusieurs activité(s) Liste des salariés : Visualisation des salariés du Magasin à l instant T Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

19 La formation Pour les vagues Tous Commerçants et les magasins modulants en 2011, la formation au nouvel outil et la mise en route en magasin se déroule en 2 jours : - Première journée de formation théorique le Process de planification, les règles & les bonnes pratiques, le fonctionnement de l outil - Deuxième journée de formation pratique la prise en mains de l outil, le paramétrage et la réalisation d un planning P.19-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés

20 En synthèse Un outil ergonomique avec l ensemble des collaborateurs Toute les étapes de la planification regroupées sur une seule application Des contrôles réglementaires et des états de synthèse P.20-25/11/2010 Direction Méthodes et Organisation Supermarchés