CONVENTION DE MUTUALISATION DU SYSTEME D INFORMATION

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1 CONVENTION DE MUTUALISATION DU SYSTEME D INFORMATION Communauté de Communes Cœur d Estuaire 1, Cours d Armor Saint Etienne de Montluc Tél : Fax :

2 SOMMAIRE PREAMBULE 3 ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION 4 ARTICLE 2 - GOUVERNANCE 4 ARTICLE 3 - DOCUMENTS DE REFERENCE 7 ARTICLE 4 - CHAMP DE LA MUTUALISATION 7 ARTICLE 5 - FINANCEMENT ET MODE DE REPARTITION DES COUTS 9 ARTICLE 6 - ENTREE EN VIGUEUR, DUREE 11 ARTICLE 7 AVENANT 11 ARTICLE 8 LITIGES 11 ARTICLE 9 - ANNEXE TECHNIQUE 12 GLOSSAIRE : SYSTÈME D'INFORMATION Dans la présente convention, ce terme recouvre, l'ensemble des moyens informatiques et de télécommunication (salles serveurs, réseaux, postes de travail photocopieurs, systèmes d'exploitation, logiciels, bases de données...) utilisés par une collectivité pour traiter les différentes informations utilisées par ses services et les processus associés. PROJET COMMUNAUTAIRE Un projet est qualifié de communautaire si - il participe au développement des infrastructures informatiques et de télécommunications de l'ensemble des collectivités mutualisées - ou il recouvre un domaine fonctionnel susceptible d'intéresser l'ensemble des collectivités mutualisées - ou, s'il n'intéresse pas toutes les collectivités, il présente néanmoins un intérêt certain pour le territoire à l'appréciation du comité stratégique PROJET SPÉCIFIQUE Un projet est qualifié de spécifique s'il n'est pas considéré comme communautaire 2

3 PREAMBULE OBJECTIFS GENERAUX EN MATIERE DE SYSTEME D'INFORMATION COMMUNAUTAIRE 1 - Faire de la Communauté de Communes Cœur d Estuaire un partenaire de ses communes membres au sein d un «système d information» (SI) à l'échelle du territoire pour créer, échanger, optimiser des informations et développer l'interactivité de façon dynamique et solidaire. 2 - Créer des coopérations renforcées, notamment pour ce qui concerne le développement de la technologie Internet, la E-administration et la mise en commun de solutions et outils techniques utiles au plus grand nombre, comme c est déjà le cas avec le SIG communautaire. 3 - Développer des modes de coopération souples et diversifiés avec les communes membres afin de mettre en œuvre les opportunités d'économies d'échelle, de partage de moyens et de compétences, tout en étant attentifs aux impacts des nouvelles technologies en termes d'évolution des organisations et des métiers. SIX RAISONS D ENGAGER UNE MUTUALISATION Six raisons principales engagent à une mutualisation progressive du système d'information de l'ensemble des collectivités qui composent le territoire de Cœur d Estuaire : - La «mutualisation» permet des économies de coûts et offre la possibilité aux collectivités de disposer de services et de moyens réservés à des collectivités d'une taille supérieure. - La «mutualisation» est la garantie de disposer d'une expertise technique au service des métiers des collectivités, facilitant l'exploitation et l'évolution du système d'information. - La «mutualisation» permet de disposer d'applications communes répondant aux exigences du plus grand nombre des collectivités tout en permettant d'héberger des applications propres à une collectivité pour un domaine d'action spécifique. - La «mutualisation» permet de mettre en œuvre un système d'information destiné à accueillir progressivement toutes les applications que les communes souhaitent. - La «mutualisation» permet de disposer de Chefs de Projets chargés de co-piloter (avec les chefs de projets fonctionnels des collectivités) la mise en œuvre des projets fonctionnels répondant aux objectifs stratégiques de chacune des collectivités et reposant sur le «schéma directeur». - La mutualisation s'inscrit dans le projet communautaire. LES CONDITIONS DE REUSSITE DE LA MUTUALISATION DU SYSTEME D'INFORMATION - Garantir une gouvernance équilibrée du système d'information, évolutive notamment en fonction du niveau de mutualisation du système d'information des communes - Faciliter l'adhésion des communes en conservant au niveau de Cœur d Estuaire les charges correspondant aux missions déjà mutualisées (SIG) - Rechercher globalement, malgré la mise en œuvre de services supplémentaires, une absence de croissance globale des coûts cumulés communes et Cœur d Estuaire, antérieurs à la mutualisation. 3

4 - Inciter au travers de ce dernier objectif la Communauté de Communes à rechercher des marges de manœuvre au travers de gains de productivité qui seront dégagées par les processus et activités mutualisées. La mutualisation du système d'information communautaire doit en effet permettre de rendre un service final à l'usager de meilleure qualité et dans des coûts inférieurs ou tout du moins maitrisés par rapport à la somme des coûts actuellement engagés individuellement par chaque collectivité à niveau de service constant. - Retenir un dispositif de calcul des redevances annuelles des parties à la mutualisation simple qui garantisse les grands équilibres sans chercher une précision illusoire et coûteuse. - Garantir la confidentialité et la sécurité des données propres à chacune des parties à la mutualisation ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION Les Communes de Cordemais, Le Temple de Bretagne et Saint Etienne de Montluc confient à la Communauté de Communes Cœur d Estuaire la gestion de la maintenance de leur système d'information par une convention cadre de «mutualisation» assortie le cas échéant d'une ou plusieurs conventions particulières. Cette mutualisation précisée dans l'article 4 concerne : - Cœur d Estuaire et ses communes membres - Le Système d'information géographique déjà mutualisé et dont la gestion et le développement sont intégrés au sein des services de Cœur d Estuaire La mutualisation permettra de déployer un système d'information répondant aux objectifs politiques et aux compétences des collectivités et contribuant à leur réalisation. La présente convention fixe les modalités et les limites d'utilisation des ressources ainsi mises à disposition, et en détermine le financement. ARTICLE 2 GOUVERNANCE L'ensemble du dispositif régi par la présente convention repose sur des acteurs qui ont des missions et des rôles précis - Les personnes morales, Communes et Communauté de Communes Cœur d Estuaire sont les décideurs. Elles sont représentées au sein du Comité Stratégique et du Comité de Pilotage définis ci-dessous. - La Communauté de Communes coordonne et pilote l ensemble de la démarche. Elle intervient de ce fait, dans le cadre de la présente convention, notamment pour le portage des différents contrats, leur suivi administratif, pour la mise en place et le portage d éventuels groupements de commandes, - La Commission Locale d'evaluation des Charges Transférées donne son avis sur les coûts historiques supportés par les communes et la Communauté de Communes au titre des prestations mutualisées, tels qu'ils seront décrits ultérieurement dans la convention. 4

5 LE COMITE STRATEGIQUE SES MISSIONS Le Comité Stratégique a pour missions - d'examiner, d'arbitrer et de valider la mise en oeuvre des projets présentés par le Comité de Pilotage. Ces projets pouvant être des projets d'architecture technique, ou des projets d'architecture fonctionnelle faisant suite à des besoins émis par les responsables fonctionnels des collectivités. - d'examiner et d'arbitrer les nouveaux projets et l'affectation des moyens (financiers et humains) nécessaires à la mise en œuvre des différents objectifs. - de valider le mode de gouvernance des projets proposés par le Comité de Pilotage. - d'examiner le reporting effectué par Coeur d Estuaire sur l'avancement des projets et l'utilisation des différentes ressources (financières, humaines). - d'examiner et d'arbitrer la répartition des coûts entre collectivités lorsque cette répartition, n'est pas déjà prévue par la présente convention ou par une convention particulière et de décider notamment des projets qui seront dits «spécifiques - d'étudier et valider les demandes d'évolution du périmètre de la mutualisation qui lui sont soumises, COMPOSITION Le Comité Stratégique est composé de 4 élus - Le Président de la Communauté de Communes Cœur d Estuaire ou son représentant - Un élu de chaque commune membre. Les Directeurs Généraux des Services de Cœur d Estuaire et des Communes ainsi que le chef de projet assistent au Comité Stratégique avec voix consultative FONCTIONNEMENT Chaque point de l'ordre du jour est examiné par l'ensemble des membres du comité, du double point de vue de l'intérêt général de l'ensemble des communes et de Cœur d Estuaire d'une part et de l'intérêt particulier d'une ou plusieurs parties à la mutualisation d'autre part. Le Comité Stratégique se réunit au moins deux fois par an. L'ordre du jour est établi par le Président du Comité Stratégique. Le Comité Stratégique peut être saisi à la demande d'une des parties à la mutualisation pour traiter d'un sujet important où des décisions immédiates doivent être prises. PRINCIPE DE PRISE DE DECISION Les décisions se prennent à la majorité des voix exprimées. Un élu absent peut donner son pouvoir à un autre élu du Comité Stratégique. Le comité stratégique ne peut pas décider d'étendre le périmètre du système d'information mutualisé dans une commune contre l'avis de ladite commune. 5

6 LE COMITE DE PILOTAGE SES MISSIONS Le Comité de Pilotage a pour missions - d'évaluer la pertinence technique et fonctionnelle de chaque projet TIC présenté et de proposer au Comité Stratégique une priorisation dans leur mise en œuvre (refus, niveau de priorité). Ces projets peuvent être des projets d'architecture technique, ou des projets d'architecture fonctionnelle faisant suite à des besoins émis par les responsables fonctionnels des collectivités. Chaque projet devra être formalisé au moyen d'une fiche «identification projet» définie dans la méthodologie de projet du schéma directeur du système d'information - de proposer au Comité Stratégique un mode de gouvernance pour chaque projet ainsi que l'affectation des moyens nécessaires (financiers et humains) à la mise en œuvre des différents projets présentés. - d'étudier et de valider le reporting effectué trimestriellement sur l'utilisation des différentes ressources (financières, humaines) - de valider les jalons intermédiaires des projets dans la limite de la délégation accordée par le Comité Stratégique - de proposer des adaptations d'affectations de ressources ou des éléments facilitant la validation de jalons intermédiaires pour les projets placés sous la responsabilité directe du Comité stratégique - de proposer au comité stratégique les évolutions nécessaires du processus de mutualisation dans un plan pluriannuel d activité, de fonctionnement et d investissement Il rend compte de son activité et de ses décisions au comité stratégique. COMPOSITION Le Comité de Pilotage est composé de 9 membres : - Pour Cœur d Estuaire : le Directeur Général des Services ou son représentant - Pour les Communes membres : le Directeur Général des Services ou son représentant - Le chef de projet. - Les correspondants (ou référents) informatiques FONCTIONNEMENT Ce Comité de Pilotage se réunit environ tous les deux mois. L'ordre du jour est établi par le chef de projet, en concertation avec les Directeurs Généraux. Le Comité de Pilotage travaille avec, au minimum, les éléments suivants - Les fiches projets produites par les collectivités. - Les tableaux de bord sur l'utilisation des moyens. - L'état d'avancement des projets validés. Le Comité de Pilotage peut être convoqué à la demande d'un de ses membres pour traiter d'un sujet important où des décisions immédiates doivent être prises. 6

7 ARTICLE 3 DOCUMENTS DE REFERENCE La présente convention est établie à partir des documents de référence suivants adoptés par le Conseil Communautaire - La délibération du 8 octobre 2013 ayant fixé les grands objectifs de Cœur d Estuaire en matière de Technologies de l'information de la Communication. - Le contrat de maintenance et de maintien en condition opérationnelle en date du 28 mai 2013 ARTICLE 4 - CHAMP DE LA MUTUALISATION Le champ de la mutualisation se situe à deux niveaux 1. LA MUTUALISATION COMMUNAUTAIRE EXISTANTE Elle concerne les trois communes de la Communauté de Communes Cœur d Estuaire et porte sur le système d'information géographique (SIG), qui comprend - Une architecture informatique et logiciels spécifiques - Un socle commun de données géographiques référentielles composé de données mises à disposition de tous les utilisateurs (métiers et structures) - Les ressources géomatiques utiles à la mise en œuvre des projets de création de bases de données d'intérêt communautaire - Des informations produites par les services de Cœur d Estuaire, des communes membres ou les partenaires - Des prestations diverses aux communes et à Cœur d Estuaire 2 - LA MUTUALISATION ETENDUE AUX AUTRES COMPOSANTES DU SYSTEME D'INFORMATION - Un contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles des systèmes informatiques des 4 collectivités - Serveurs, - Systèmes d'exploitation - Logiciels hors logiciels «métiers» - Système de gestion de base de données. - Une messagerie commune pour les 4 entités - Un outil bureautique commun - Un hébergement de l ensemble des systèmes serveurs dans un datacenter - la bibliothèque d'applications actuelles, qui sont paramétrables au contexte particulier de chacune des collectivités. - la définition et la mise en œuvre des évolutions des systèmes d'information (architecture technique et fonctionnelle) - l organisation et le fonctionnement d un groupement de commandes des matériels et logiciels nécessaires au fonctionnement des systèmes informatiques des 4 collectivités Ce champ de mutualisation décliné ci-après en différentes fonctions qui sont prises en compte dans le calcul de la redevance annuelle versée par chaque collectivité - La veille technologique. 7

8 - L'élaboration et l'actualisation régulière avec chacune des Collectivités du plan pluriannuel d activité, de fonctionnement et d investissement. Ce Plan pluriannuel doit permettre o d'identifier les projets communautaires, o d'identifier les projets spécifiques à chaque collectivité, o d'identifier les impacts sur l'architecture technique, o d'identifier les moyens nécessaires à leur réalisation. Chaque collectivité doit supporter le coût de ses projets propres. La règle de base de la mutualisation reste l'économie de moyens. Ce qui signifie la réutilisation, dès que possible de manière mutualisée, des études, applicatifs ou serveurs existants. o de préciser les coûts pour chacune des collectivités. - L'élaboration avec les responsables fonctionnels des collectivités concernées des cahiers des charges et dossiers de consultation des entreprises (D.C.E.) ou des dossiers de développement pour les projets fonctionnels qui auront été retenus par le Comité de Pilotage et le Comité Stratégique - La définition avec les responsables fonctionnels des collectivités des grilles d'analyse des offres, et la participation en binôme avec les responsables fonctionnels des collectivités à l'analyse des offres fonctionnelles. - Le pilotage, avec les interlocuteurs concernés par la mise en œuvre des projets validés par le Comité de Pilotage. Tous les projets seront présentés au Comité Stratégique, y compris dans le cas particulier où l'une des collectivités souhaiterait mettre en œuvre un projet fonctionnel nécessitant le recours à des fonctions mutualisées alors qu'aucune autre collectivité n'est prête à s'engager dans cette voie. De tels projets ont sauf motivation particulière (anticipation par une commune d'un besoin futur commun...) vocation à être classés comme «spécifiques» par le comité stratégique et à ce titre être réalisés aux frais de la Collectivité demanderesse. PROPRIETE DES BIENS MATERIELS ET IMMATERIELS Les biens matériels actuels et ceux à venir restent propriété de la collectivité qui en a fait l acquisition. Sont compris dans le cadre de la mutualisation communautaire étendue les biens acquis dans le cadre du contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles CONTRATS EN COURS Les contrats en cours pour des prestations non fournies au titre du contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles, sont maintenus en vigueur par les collectivités si elles le souhaitent. GROUPEMENT D'ACHATS Au-delà des achats centralisés concernant les projets validés par le Comité Stratégique, un groupement d'achats concernant les matériels courants comme les postes informatiques (pc, écrans claviers), les cartouches d'encre pour les imprimantes ou les clés USB..sans que cette liste soit limitative, sera étudié par le comité de pilotage. 8

9 CONVENTION PARTICULIERE DE MUTUALISATION Chaque commune signataire de la présente convention cadre conclut avec Cœur d Estuaire une convention particulière de mutualisation qui traite de tout sujet nécessaire au bon fonctionnement du Système d'information Communautaire non prévu par la présente convention et qui complète à la marge la présente convention. Elle comporte en annexe l'inventaire des biens mis à disposition de Cœur d Estuaire s il y a lieu. Elle traite le cas échéant des dispositions prises d'un commun accord entre Cœur d Estuaire et la commune préalablement à l'entrée en vigueur de la convention cadre. Elle fixe, à titre provisoire, d'un commun accord entre les exécutifs des deux collectivités, le coût historique pris en considération dans la redevance annuelle à l'article 5, avant validation de ce dernier par la commission locale d'évaluation des charges transférées. ARTICLE 5 FINANCEMENT ET MODE DE REPARTITION DES COUTS REDEVANCE ANNUELLE Chaque commune s'acquitte auprès de Cœur d Estuaire d'une redevance annuelle. La somme des redevances annuelles des communes adhérentes à la mutualisation a pour objectif de financer le coût complet (D) des services qui leur sont rendus, hormis les coûts que le conseil communautaire aura décidé de conserver à la charge de Cœur d Estuaire. La redevance annuelle pour chaque collectivité est décomposée en trois parts : - son coût historique (A) correspondant à la répartition entre les collectivités de la rémunération du prestataire titulaire du contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles actualisé. Ce coût sera actualisé chaque année suivant les mêmes indices que le contrat lui-même suivant la formule : Cn = 15,00% + 85,00% (In/Io) Indice I : indice Syntec, valeur au 1er janvier 2013 : un cout complet (D) relatif à l'accroissement de son périmètre mutualisé, représenté par convention par l'augmentation du parc informatique (B) - les couts spécifiques à la collectivité des projets ou activités spécifiques n'ayant pas de caractère communautaire (C) Chaque année, un rapport financier comparera l'évolution des coûts complets affectables à chacune des collectivités et les coûts leur ayant été facturés au travers de la redevance annuelle ou qu'ils auront supportés (cas de Cœur d Estuaire). Il sera établi avant le 30 juin de l'exercice suivant la clôture des comptes. Par convention, l'unité de compte de l'ensemble des coûts du Système d'information communautaire, hors projets ou activités spécifiques à une ou plusieurs communes, est le poste de travail informatique (hors postes informatiques situés dans les écoles). Ce coût est donc sans rapport avec le coût réel d'un poste de travail informatique. A /LE COUT HISTORIQUE Le coût historique (A) comprend comme il est indiqué plus haut la rémunération du prestataire titulaire du contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles soit pour la période du 1er juillet 2013 au 31 décembre 2013 la somme globale de ,45 ttc et pour une année complète hors révision ,90 TTC. Ces montants seront éventuellement corrigés si des prestations complémentaires intéressant l ensemble des 9

10 collectivités étaient demandées au prestataire. Ce coût historique est réparti entre les 4 collectivités au prorata du nombre de postes informatiques concernés par le contrat soit : - Cœur d Estuaire : 30 - Cordemais : 42 - Le Temple de Bretagne : 12 - Saint Etienne de Montluc : 39 B / LE COUT RELATIF A L'AUGMENTATION DU PERIMETRE MUTUALISE Pour respecter les conditions de réussite de la mutualisation, il est convenu de ne facturer aux communes, en sus de leur coût historique actualisé et de ses coûts spécifiques, que le coût lié à l'augmentation de son périmètre mutualisé. Il est considéré que le coût de l'augmentation du périmètre mutualisé est représenté par le coût par unité de compte multiplié par l'augmentation du nombre d'unités de compte (soit le nombre de postes de travail informatique. Cette augmentation éventuelle du nombre de postes de travail informatique est constatée au 31 décembre de l'année de facturation. C / LES COUTS SPECIFIQUES A UNE COLLECTIVITE Ce coût correspond à des projets ou activités spécifiques à une collectivité, après validation du comité stratégique. Il est calculé sur la base des coûts complets et refacturé sur cette base à la collectivité. D / AUTRES PRESTATIONS Chaque collectivité peut librement demander au prestataire titulaire du contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles des prestations non prévues au contrat, dans ce cas elle sera facturée directement par lui des dépenses correspondantes CHARGES OU RECETTES DIRECTES DES COLLECTIVITES Si une collectivité, hors Cœur d Estuaire, supporte directement une charge nécessaire à l'exécution des activités mutualisées, elle est refacturée à Cœur d Estuaire et prise en compte dans le coût complet des activités mutualisées. Si une collectivité, hors Cœur d Estuaire, reçoit directement une recette afférente à l'exécution des activités mutualisées, elle est reversée à Cœur d Estuaire et déduite du coût complet des activités mutualisées. COMPLEMENT ORGANISATIONNEL Toute extension du périmètre mutualisé donne lieu à nouvelle évaluation de charges. Les communes informeront en temps utile la communauté de communes toutes les modifications du périmètre de son système informatique susceptible d impacter le contrat de maintenance mutualisé. IDENTIFICATION DES ELEMENTS DE CALCUL DES COUTS L'identification des dépenses est effectuée par le chef de projet. En début d'année (avant le 15 janvier), les Collectivités fournissent au chef de projet les éléments nécessaires à la répartition des coûts: 10

11 - la validation de l'inventaire des postes de travail et des numéros de téléphone fournis à cette fin aux Collectivités, ainsi que le nombre et la liste des logiciels métiers utilisés dans la collectivité. Un recensement complet des matériels et logiciels sera effectué une fois par an par le chef de projet et soumis à la validation de chaque Collectivité. Une fois validé il servira de base de calcul pour l'année De la même façon, le chef de projet présentera chaque année ce qui fait partie de la mutualisation et les projets spécifiques qui en sont exclus. En ce qui concerne les projets spécifiques, le chef de projet fournira aux collectivités concernées, des devis d'offre de service qui estimeront le coût des projets spécifiques demandés par les collectivités. ARTICLE 6 - ENTREE EN VIGUEUR, DUREE La présente convention entre en vigueur le 1 er juillet 2013 La mutualisation du système d'information de la Communauté de Communes Cœur d Estuaire et des Communes membres ne peut se concevoir que si celle-ci s'inscrit dans un objectif de durée. La présente convention qui prend effet au 1 er juillet 2013 prendra fin à la même date que le contrat d assistance et de maintien en conditions opérationnelles soit au plus tard le 30 juin Les parties conviennent de prévoir avant cette date de s accorder sur le principe de la poursuite de cette mutualisation dans les mêmes formes ou non et sur les termes d une nouvelle convention. Au jour de la cessation de sa collaboration avec la Communauté de Communes Cœur d Estuaire, et quelle qu'en soit par ailleurs la raison, la Commune reste débitrice du solde de la redevance annuelle, la date de référence pour les évaluations ponctuelles ainsi que le terme de la période pour les valeurs cumulées étant fixés au jour auquel la convention a pris fin, Pour régler les sommes dues, dont l'inventaire sera effectué par la Communauté de Communes Cœur d Estuaire, les parties conviennent que les sommes dues au titre du solde de la redevance annuelle seront intégralement payées par la Collectivité. Elles seront payées à la Communauté de Communes à leur échéance normale. ARTICLE 7 AVENANT Toute modification de la convention doit donner lieu à l'établissement d'un avenant. ARTICLE 8 LITIGES Tout litige relatif à l'exécution ou à l'interprétation de la présente convention doit obligatoirement faire l'objet d'une tentative de conciliation amiable avant toute autre procédure. En cas de contestation, les Tribunaux administratifs français sont seuls compétents. 11

12 ARTICLE 9 ANNEXE TECHNIQUE Sont annexés à la présente convention - l'inventaire des postes de travail (PC, téléphones, photocopieurs, switchs,...) et des numéros de téléphone avec leur affectation - la liste des logiciels métiers utilisés dans la collectivité et des contrats de maintenance rattachés. - La liste détaillée des infrastructures techniques et /ou équipements ainsi que les contrats de maintenance rattachés Cœur d Estuaire Le Président Cordemais Le Temple de Bretagne Saint Etienne de Montluc 12