POINT 2 A L ORDRE DU JOUR

Transcription

1 COMMISSION DES FINANCES FC-37 Lundi 3 juin Salle VI Bureau International du Travail Genève POINT 2 A L ORDRE DU JOUR FONDS ACCUMULE Pour information - Pour discussion Pour décision FC / 3 juin 2013 Suivi MB / 3 juin 2013 Implications budgétaires Lors de la session du 22 mars 2013 de la Commission des finances, le Secrétaire général a rappelé que la politique de l OIE avait été de maintenir les réserves à un niveau permettant de couvrir une année de coûts opérationnels ou, du moins, de pouvoir licencier le personnel avec un préavis normal et clôturer les opérations de manière saine. La Commission des finances avait accepté que le Secrétariat ait recours à un avocat pour établir un document sur l utilisation du Fonds accumulé et du montant qui devrait être conservé dans ce Fonds, afin de couvrir les cas pouvant se présenter en cas de cessation d activités de l Organisation. Le rapport de l avocat, Me Stefan Eberhard, figure en annexe. Il ressort de l étude de l avocat que les devoirs de l OIE en matière de comptabilité sont très limités. Ainsi il n y a pas d obligation pour l OIE de constituer des réserves en vue d une liquidation ou pour protéger ses employés dans un tel contexte. Etant donné que le Fonds accumulé n a pas de statut spécifique selon le droit comptable Suisse et qu il a été créé spontanément dans le passé par le «Comité exécutif» de l époque, devenu maintenant le Comité de direction, on peut en déduire que ce Fonds accumulé peut être utilisé ou dissous par décision du Comité de direction. Une participation du Conseil général n est pas nécessaire. La dissolution du Fonds accumulé devrait s appuyer sur une décision formelle du Comité de direction qui se réfère aux raisons qui ont poussé à la création du fonds dans le passé ainsi qu à la justification de sa dissolution aujourd hui.

2 Le Secrétariat de l OIE propose à la Commission des finances d accepter : a) De poursuivre la pratique de garder un Fonds accumulé d un montant de francs suisses, représentant un préavis de trois mois de fin de contrat de tout le personnel ainsi que quelques réserves pour faire face à des paiements à court terme. b) Que cette somme soit bloquée en obligations à long terme (5 ans), p. ex. obligations du gouvernement suisse ; lors d importants changements de la masse salariale, le Secrétariat recalculera le montant requis en cas d éventuelle cessation d activités. c) Solde du Fonds accumulé: il est proposé de l utiliser de la façon suivante, pour assurer une gestion prudente et conservatrice des finances de l Organisation : i. Le Secrétariat va déterminer le montant des liquidités nécessaires pour assurer le fonds de roulement; ce montant sera conservé dans un compte épargne ou placement sans risque et immédiatement disponible, même à rendement très faible, le but étant de permettre à l Organisation de faire face à ses obligations financières, notamment en début d année lorsque les cotisations ne sont pas encore rentrées. ii. Le solde sera versé dans le compte de réserve Dépenses extraordinaires, le but de ce compte n étant pas d accumuler des fonds mais de les injecter dans le capital de fonctionnement afin d améliorer et développer les activités de l OIE. Les règles s appliquant à l utilisation de ce fonds seront les suivantes : - jusqu à francs suisses : à discrétion du Secrétaire général ; - au-delà de francs suisses : le Secrétaire général soumettra une proposition pour autorisation au Trésorier et au Conseiller spécial du Comité de direction ; s ils le souhaitent, le projet pourra être soumis à la Commission des finances ; - un rapport détaillé sur l utilisation de ce fonds sera soumis à la Commission des finances ; toutes les dépenses apparaîtront clairement dans les comptes définitifs ; - des provisions pour assurer le fonds de roulement seront établies par le Vérificateur aux comptes et le Chef du Service financier avant de transférer des surplus éventuels dans ce compte de réserve. d) Afin de concrétiser ces propositions et d assurer la disponibilité de liquidités, une grande partie des actions sera vendue. Une étude sera faite par la banque UBS SA, avec l aide du Conseiller spécial du Comité de Direction, M. Matthey, et en consultation avec le Trésorier, M. Lacasa, afin de s assurer que le produit des ventes soit le plus rentable possible.

3 POINT POUR DECISION: la Commission des finances est invitée à proposer au Comité de direction, lors de sa session du 3 juin 2013 : 1. De poursuivre la pratique de garder un Fonds accumulé, d un montant de francs suisses, représentant un préavis de trois mois de fin de contrat de tout le personnel ainsi que quelques réserves pour faire face à des paiements à court terme. 2. De conserver dans un compte «épargne/placement» sans risque et immédiatement disponible, le montant nécessaire pour assurer le fonds de roulement. 3. De verser le solde du Fonds accumulé dans le Fonds de réserve «Dépenses extraordinaires», selon les règles s appliquant à l utilisation de ce fonds. ******

4 Memorandum À De Brent Wilton, Patricia Rindlisbacher Stefan Eberhard Date 29 mai 2013 Avis de droit concernant l'utilisation correcte du «Fonds Accumulé» (traduction du mémorandum orignal en l anglais) L'OIE nous a mandaté et nous demande conseils en rapport avec l'utilisation correcte des réserves intitulées «fonds accumulé» dans son bilan (le «Fonds Accumulé»). Nous comprenons que le Fonds Accumulé a été constitué il y a de nombreuses années par le Comité de direction (et non par le Conseil général), en un moment où l'association avait l'impression qu'elle devait constituer une telle réserve pour couvrir les coûts liés à une éventuelle liquidation de l association. Aujourd'hui, l'oie souhaite utiliser ces fonds de manière plus constructive et désire cerner les règles applicables au Fonds Accumulé. L'OIE nous a fait parvenir une copie des comptes annuels de l'association au 31 décembre Nous prenons note du fait que ces comptes annuels ont été préparés pour la deuxième fois selon un nouveau standard comptable et qu ils sont plus détaillés que ceux des années précédentes. Nous n'avons pas revu d autres documents. Nos réponses sont basées sur l'analyse du droit suisse en force à ce jour tel qu interprété par les tribunaux suisses dans leurs arrêts publiés, ainsi que par la doctrine dominante. Nous n'exprimons pas d opinions dans ce courrier ayant attrait a une autre loi ou juridiction que celle de la Suisse. Ce mémorandum ne traite d aucune autre question que celles mentionnées ci-dessous. Ce mémorandum ne peut pas être lu comme un avis de droit détaillé sur le droit des associations en général. Questions 1. Quels sont les devoirs de l'oie en matière de tenue des comptes? Selon les dispositions du Code civil en force depuis janvier 2013, la direction d'une association a le devoir de tenir une comptabilité commerciale conformément aux dispositions

5 du Code des obligations. Le Code des obligations spécifie toutefois qu'une association qui n'a pas l'obligation d'être inscrite au Registre du commerce (parce qu'elle n'exerce pas d'industrie en forme commerciale) doit uniquement tenir une comptabilité des recettes, des dépenses ainsi que du patrimoine. En pratique, il est usuel qu'une association de l importance de l'oie tient ses comptes selon les dispositions du Code des obligations, respectivement selon un standard international plus exigeant. 2. Est-ce que l'oie a le devoir de constituer et maintenir le Fonds Accumulé en vue d'une liquidation de l'association ainsi que pour protéger ses employés dans un tel contexte? Comme déjà mentionné, les devoirs de l'oie en matière de comptabilité sont très limités. Ainsi il n'y pas d'obligation pour l'oie de constituer des réserves en vue d'une liquidation ou pour protéger ses employés dans un tel contexte. Cependant, le droit comptable suisse connait les principes de comparabilité et continuité. Si l'intention de l'oie était, au vu de son comportement passé en terme de constitution de réserves, de se conformer mutatus mutandis volontairement aux règles plus détaillées du Code des obligations applicable aux sociétés commerciales, on pourrait soutenir que la dissolution du Fonds Accumulé devrait se faire en conformité avec ces même règles. L'analyse qui suit montre cependant qu'il est improbable que l'oie avait à l esprit les principes du Code des obligations au moment où le Fonds Accumulé a été constitué. En résumé, les concepts clés relatifs aux réserves tous tirés par analogie des concepts applicables à la société anonyme - sont les suivants: - La constitution et la dissolution des réserves selon le Code des obligations relève typiquement de la compétence de l'assemblée générale (cf. article 674 CO, par analogie); - La constitution de la réserve générale a pour but de couvrir les risques généraux et indéfinis de l'entité (dans la société anonyme, la réserve générale doit au moins atteindre le une certaine proportion du capital de la société); - La constitution de réserves additionnelles est possible et doit (i) être prévue par les statuts de la société, ou (ii) peut être décidée par l'assemblée générale de l'entité; - Les limitations et les contraintes en relation avec la constitution de réserves doivent être comprises selon le point de vue des propriétaires de l'entité (typiquement les actionnaires) qui ont un droit statutaire aux dividendes (qu'ils peuvent préférer à la constitution de réserves). - Dans la société anonyme, le conseil d administration n'a pas le droit de créer à volonté des réserves. Il peut toutefois créer des réserves latentes, c est-à-dire des réserves qui ne sont pas visible dans les comptes, typiquement au moyen d actifs sous-évalués ou de potentiels engagements financiers surévalués. - Les réserves au sens du Code des obligations sont un compte du passif et leur but est de limiter le droit de distribution des propriétaires; le montant des réserves n'est normalement pas couvert par un montant correspondant dans l'actif du bilan. - NB: nous excluons d emblée que l'oie avait en tête la constitution de réserves au sens de la Loi fédérale sur la constitution de réserves de crise bénéficiant d'allégement fiscaux du 20 décembre 1985 (RS ) étant donné que l'oie n'est pas une entité commerciale au sens de cette loi. 2

6 Dans le cas présent nous comprenons que: - le fonds accumulé a été créé par le Comité de direction; - le problème du conflit d'intérêts entre les propriétaires (voulant obtenir des dividendes) et les créanciers (qui préfèrent limiter la distribution de dividendes) n existe pas, vu que l'oie n'est de toute façon pas autorisée à distribuer des fonds à ses membres; - les statuts de l OIE ne prévoient pas la constitution de réserves. De ce qui précède, on peut en déduire que l'oie n'avait probablement pas l'intention de créer volontairement des réserves spécifiques et contraignantes en analogie avec les règles générales du Code de obligations applicables aux réserves. Il est plus probable que le Comité de direction a créé le Fonds Accumulé simplement en tant qu épargne dans un but défini spontanément (i.e. la protection des employés en cas de liquidation de l'association). 3. Comment dissoudre le Fonds Accumulé? Étant donné que le Fonds Accumulé n'a pas de statut spécifique selon le droit comptable suisse et qu il a été créé spontanément par le Comité de direction dans le passé, on peut en déduire que ce Fonds Accumulé peut être utilisé ou dissous par décision du Comité de direction. Une participation du Conseil général (l'assemblée générale) n'est pas nécessaire. La dissolution du Fonds Accumulé devrait s'appuyer sur une décision formelle du Comité de direction qui se réfère aux raisons qui ont poussé à la création du fond dans le passé ainsi qu à la justification de sa dissolution aujourd'hui. * * * 3