Autres conditions de Forum Syd

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1 Autres conditions de Forum Syd Autres conditions relatives aux subventions de l'asdi aux ONG suédoises et organisations soumises à un accord de programme octroyées par le biais de Forum Syd Adoptées par : Maria Kempe, Directrice du service de soutien aux projets Adoptées : le 28/01/2014 Mises à jour : le 20/02/2014 En vigueur jusqu'à nouvel ordre Responsable : Maria Kempe, Directrice du service de soutien aux projets Publication : réseau interne, réseau Internet Forum Syd Katarinavägen 20 Box SE Stockholm Sweden tél : +46(0) fax: +46(0) fax:

2 Table des matières Contexte... 3 Définitions... 3 Champ d'application... 4 Conditions s'appliquant à l'ensemble des organisations Règles relatives au rapport final, au rapport financier et à la communication d'information... 4 Conditions s'appliquant aux ONG suédoises n'ayant pas soumises à un accord spécifique relatif au soutien de programme... 6 Conditions s'appliquant aux organisations soumises à un accord de programme 6 2 (6)

3 Contexte Les présentes Autres conditions et annexes s'appliquent aux ONG suédoises et organisations soumises à un accord de programme auxquelles ont été accordées des subventions financées par le budget de la coopération au développement de l'asdi octroyées par le biais de Forum Syd. Ces Autres conditions, qui ont été adoptées par la directrice du service de soutien aux projets, sont en vigueur à compter de janvier 2014 et jusqu'à nouvel ordre pour l'ensemble des conventions de subventions signées avec Forum Syd. Définitions Le terme «l'organisation» signifie l'organisation ayant reçu une subvention de Forum Syd et à laquelle ces conditions générales s'appliquent. L'ensemble des conditions s'appliquent à l'ensemble des différents types d'organisations indiqués ci-dessous, sauf indication contraire dans le document Autres conditions. Le terme «organisation soumise à un accord de programme» signifie, dans le cadre de ces conditions générales, une organisation ayant conclu un accord spécifique avec Forum Syd relatif au soutien de projet obtenant ainsi le statut d'organisation soumise à un accord de programme. Une «ONG suédoise» est définie comme étant une organisation non soumise à un accord de programme. Afin d'éviter tout doute, il est clarifié que l'expression ONG suédoise comprend également des organisations auxquelles Forum Syd a attribué le statut d'organisation soumise à un accord de programme Les termes «subvention», «convention de subvention» «période de subvention» et «organisation partenaire» doivent avoir la signification indiquée dans la convention de subvention spécifique établie entre les parties. 3 (6)

4 Champ d'application Les présentes Autres conditions régissent les fonds de l Asdi ou autre financier attribués à des organisations par le biais de Forum Syd quel que soit le poste budgétaire de l'asdi/forum Syd affecté. Les conditions font partie de l accord entre l'organisation et Forum Syd. Conditions s'appliquant à l'ensemble des organisations 1. Règles relatives au rapport final, au rapport financier et à la communication d'information Les délais de remise de rapports sont indiqués dans l'accord de subvention. Un rapport final et un rapport financier relatif aux subventions doivent être fournis à Forum Syd. Les rapports et audits doivent être élaborés et remis conformément aux indications en vigueur, aux formulaires de remise de rapport et aux accords réglant les subventions accordées. Concernant les subventions pluriannuelles, l'organisation est tenue de présenter un rapport annuel à Forum Syd. Le résultat doit être comparé au budget approuvé pour la période actuelle relative au rapport et indiquer également le résultat cumulé (lors de programmes ou projets pluriannuels). Les intérêts courus doivent être spécifiés dans le cas où l'organisation utilise un compte portant intérêt. Les fonds versés aux organisations partenaires doivent être indiqués. L'organisation doit, sur demande de Forum Syd, pouvoir attester les coûts sur présentation de pièces justificatives. Lors de l'audit, les productions matérielles importantes, l'achat d'équipements coûteux en investissements et les grands programmes de voyages doivent être présenté accompagnés de justifications détaillées de l'importance de ces coûts dans l'accomplissement des objectifs de la subvention. L'organisation doit suivre les principes comptables en usage en Suède. L'organisation doit présenter une comptabilité claire des fonds octroyés aux 4 (6)

5 autres partenaires. Les organisations partenaires dans le pays d'activité doivent suivre les règles nationales en matière de comptabilité et de fiscalité. Les coûts rapportés doivent être inscrits dans la comptabilité. Le rapport financier doit indiquer le principe comptable suivi (comptabilité de caisse ou comptabilité d'exercice). Les éventuelles exceptions faites aux bonnes pratiques comptables et principes comptables courants doivent également être indiquées et motivées. Des documents probants complets (pièces justificatives tels des reçus/factures) doivent pouvoir justifier les coûts dans le cadre du programme ou projet. Coûts de personnel Dans le cas où des salaires sont entièrement ou partiellement financés par des subventions, le rapport financier doit indiquer le principe suivi dans la répartition des coûts salariaux. Concernant les heures de travail entièrement ou partiellement financées par des subventions, il doit exister des routines fiables permettant le suivi et l'audit. Les coûts salariaux doivent être régulièrement enregistrés dans la comptabilité durant la période de la subvention afin de permettre un suivi approprié. Subvention octroyée aux organisations partenaires locales: L'organisation garantit et assure que l'organisation partenaire dans le pays d'activité dispose d'une comptabilité juste et complète et que l'organisation peut utiliser la subvention suédoise, et rendre compte de la comptabilité y afférente, dans le respect du plan budgétaire et du plan de programme ou de projet convenus. Le rapport de résultats et l audit de l'organisation partenaire dans le pays d'activité doivent servir de base aux propres rapports de résultat et d audit de l'organisation. Le rapport de l'organisation partenaire ne doit être envoyé à l'asdi, à un autre financier ou à Forum Syd uniquement que sur demande. Dans le rapport financier, l'organisation doit indiquer la somme octroyée à d'autres partenaires (organisations partenaires au sud et à l'est, ou autre organisation suédoise). L'organisation doit certifier que l'ensemble des fonds ayant été octroyés ont été vérifiés conformément à ces conditions et que l'organisation, lors d'éventuels problèmes ou divergences, a agi de manière appropriée en réponse à l'information apportée par le rapport d'audit. 5 (6)

6 Les éventuelles anomalies ou divergences, quelle qu'en soit l'importance, doivent être indiquées dans le rapport de l'organisation présenté à Forum Syd. L'organisation doit certifier que les conditions prescrites de Forum Syd ont été incluses aux accords sous-jacents avec les organisations partenaires et que les modèles d'accord de Forum Syd, lorsque prescrit, sont utilisés à cette fin. Conditions s'appliquant aux ONG suédoises n étant pas soumises à un accord spécifique relatif au soutien de programme Conditions s'appliquant aux organisations soumises à un accord de programme 6 (6)