Le Recrutement, une priorité! Tactiques et Stratégies pour aider les associations dans leurs efforts de recrutement

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1 Tactiques et Stratégies pour aider les associations dans leurs efforts de recrutement Novembre 2008

2 Préambule La Fédération a mis sur pied ce petit document qui se veut un outil pour les associations qui désirent obtenir des trucs, afin d augmenter leur nombre de joueurs. Ce document ne contient pas de nouveaux «grands» secrets, mais nous sommes convaincus que l association qui mettra à profit les recommandations contenues dans ce document aura beaucoup de succès auprès des jeunes! Novembre 2008 Page 2

3 1- Plan de marketing Un plan de marketing est essentiel pour garder les membres existants et pour trouver de nouveaux membres. Cela est essentiel pour les joueurs, les entraîneurs, les arbitres les marqueurs et les bénévoles. La première étape d un bon plan de marketing est d avoir un plan de marketing! Vous devriez donc nommer une personne au sein de votre organisme qui aura comme responsabilité de bâtir un plan et de le mettre en œuvre. Voici quelques idées marketing pour votre plan : A- Utiliser les joueurs pour créer un système de parrainage (amis du hockey, amis à l'école, etc). Cela pourrait être bonifié par des reconnaissances (cadeaux, gratuités, etc.) a. Tu amènes 2 amis et ton inscription est gratuite; b. Tu amènes 1 ami et ton inscription est remboursée à moitié; c. Un tirage au sort pour différents cadeaux durant les inscriptions (une bonne façon d'aller chercher des nouveaux commanditaires); d. Pour tous les arbitres qui amènent de nouveaux arbitres, faire un tirage pour un certificat cadeau pour de l'équipement. Ceci peut être fait aussi pour les nouveaux marqueurs; e. Pourquoi ne pas faire un tirage pour les anciens arbitres et marqueurs? B- Ne pas hésiter à utiliser l affiche promotionnelle «Ça commence par un rêve». Installez-la dans des endroits stratégiques de la ville, tel que l aréna, la maison des jeunes, etc. Nous avons aussi vu des associations mettre des enseignes à l entrée de la ville pour annoncer les inscriptions. C- Créer un dépliant que vous pouvez remettre aux jeunes dans les écoles pour annoncer les inscriptions et activités touchant le baseball. D- Faire des cartes de baseball de vos joueurs élites. Cette idée a commencé à porter fruit au baseball féminin. Il y a eu des cartes de baseball faites pour les joueuses qui jouent sur l'équipe nationale. E- La relance par des entraîneurs expérimentés, encore actifs, pourrait être bénéfique pour le recrutement de nos entraîneurs et aussi les nombreux conseils qu ils peuvent apporter à nos jeunes entraîneurs. Créez un programme de «Mentor» pour vos jeunes entraîneurs. F- Pourquoi ne pas ouvrir un salon pour les anciens bénévoles d'association? Vous pourriez faire une journée de célébration pour les honorer. Faites une section sur votre site web qui inclut les anciens (sentiment d appartenance!) Novembre 2008 Page 3

4 2- Établissement de réseaux de concertation avec les différents paliers politiques/sportifs Communication avec les représentants de la ville A- Ayez un plan pour vos installations, soyez exigeant envers vos villes. Si vous ne demandez jamais rien, vous n obtiendrez rien. N oubliez pas que pour avoir un nouveau terrain, cela prend des années Alors pensez 3-4 ans à l avance. Partagez votre vision avec votre directeur des loisirs. B- Il est essentiel de pouvoir négocier, avec les services de loisirs, les conditions d'utilisation des terrains et de s'assurer que les installations sont sécuritaires et disponibles selon les besoins. Encore, si vous n'exprimez jamais vos besoins, ils ne le sauront jamais. C- N'hésitez pas à les inviter pour un déjeuner/dîner ou souper, afin de discuter avec eux et d'exprimer vos besoins. Une réunion mensuelle est importante pour garder ce lien. Les commissions scolaires A- Quel est votre plan pour avoir du baseball dans les écoles? Le programme Baseball en action est GRATUIT et fait sur mesure pour les jeunes. Il est important d identifier, dans votre groupe, une personne qui sera responsable de promouvoir le Baseball en action dans les écoles. B- Les commissions scolaires peuvent avoir des plateaux récréatifs à la disposition des associations. Cela ne peut qu'aider à l'implantation du Baseball en action ou des écoles de baseball hivernales. C- N'hésitez pas à rencontrer les membres de la commission, afin d'exprimer vos besoins et de leur offrir le Baseball en action. Unité Régionale des Loisirs (URLS) A- Une autre façon de trouver des moyens financiers et autres pour appuyer le travail de vos bénévoles. B- Inviter un membre de l'urls à votre réunion associative pour qu'il puisse faire une présentation de leurs services. Soccer, Softball, hockey, ringuette, etc. A- Établir des liens avec les autres sports durant les inscriptions. Échanger avec eux ne peut qu être bénéfique. Soyez imaginatifs sur les façons de s aider. Établir des liens communs pour vous assurer que les jeunes n'auront pas à choisir quelle discipline ils aimeraient jouer. B- Négocier des soirées différentes spécifiques ne peut qu'aider à garder nos jeunes. C- Pourquoi ne pas organiser une soirée de baseball avec vos collègues de softball ou autres. Cela permettrait à nos bénévoles d'échanger leurs idées et de trouver des façons de garder nos jeunes, nos entraîneurs, nos arbitres et marqueurs de même que nos bénévoles. Les autres disciplines sportives ont aussi des difficultés comme les nôtres. Novembre 2008 Page 4

5 Autres associations de baseball A- Le manque de bénévoles rend difficile l'opération des activités dans les petites associations. Pourquoi ne pas voir quels postes peuvent être jumelés de même que les services? B- Si vous envisagez une fusion, assurez-vous qu'une fusion ne se traduira pas par un désengagement des villes, un désintérêt des commanditaires et une désaffectation des jeunes suite à un éloignement des sites de jeux. C- N'hésitez pas à vous rencontrer pour essayer de trouver des pistes de solution à certains problèmes. D- Pourquoi ne pas partager votre site internet avec les autres associations? Pourquoi ne pas partager vos commanditaires? Novembre 2008 Page 5

6 3-Adaptation des règlements en fonction du niveau d'habileté Le Plaisir Les jeunes doivent s'amuser. N'hésitez pas à prendre certaines de ces idées pour que ce but soit atteint. A- Assurez-vous que vos équipes soient bien balancées. Sinon, n'hésitez pas à effectuer des changements à vos équipes avant la saison ou refaire les cédules. Le hockey fait des matchs de balancement avant le début de la saison pour assurer la compétitivité de chaque équipe. B- Assurez-vous que les jeunes évoluent dans un niveau de compétition adapté à leurs capacités. C est aussi vrai pour un joueur de calibre AA qui évolue dans le B, et vice versa. Un joueur trop fort pour sa classe fait gagner son équipe, mais démotive tous les jeunes autour de lui. C- Essayer le plus possible de regrouper les activités de vos jeunes au même parc. Est-ce nécessaire de toujours voyager? D- Le calendrier devrait être toujours stable. Les parties devraient être jouées les mêmes soirs. Cela permet aux jeunes de pratiquer d'autres activités sportives et aux parents de mieux planifier leur semaine (C est le secret du succès au soccer!!) E- Ne JAMAIS, JAMAIS, JAMAIS renvoyer des jeunes à la maison par manque de joueurs. Si c est dans une division, appelez les associations voisines, trouvez des solutions. Si c est pour une partie, et bien jouez cette partie quand même pour la plaisir des jeunes! Le Rallye Cap A- Ce programme est axé sur la participation active et sur l apprentissage. Les associations qui ont adopté ce programme ont des résultats impressionnants, non seulement au niveau des inscriptions, mais aussi sur le développement des entraîneurs et des bénévoles. B- N hésitez pas à utiliser le concept (ateliers, volume, etc..) pour les pratiques de TOUTES vos équipes. C- Il existe maintenant une vidéo qui peut vous démontrer le programme. D- La Fédération a un employé qui a comme mandat de vous supporter dans votre Rallye Cap. Appelez-le pour qu il vous aide, donne des trucs, formation, etc. Il peut être rejoint par courriel au rallyecap@baseballquebec.qc.ca ou en composant Novembre 2008 Page 6

7 L Atome, le Moustique et le Pee-Wee B Ces divisions sont très importantes pour la Fédération, et il est important d offrir une qualité de jeu qui répond aux besoins de ces divisions. Voici quelques trucs et règlements spéciaux qui ont été adoptés dans différentes régions et associations du Québec, afin d améliorer le jeu dans ces divisions. N hésitez pas à en parler à votre région et à votre ligue B. Des modifications comme : A- L utilisation d un marbre un peu plus large; B- La permission aux entraîneurs de se promener sur le terrain en défensive, afin de préparer les jeunes au jeu (surtout dans l Atome); C- L utilisation d un parent ou entraîneur derrière le marbre qui ramassent les balles et les relancent au joueur/lanceur au niveau du lance-balle; D- Aucun retrait sur des prises. Après 5 balles, on met le T-Ball. Le jeune est alors limité à un seul but par contre; E- L utilisation du lance-balle en début d année pour le Moustique B, le temps de bien préparer les lanceurs; F- Comme bris d égalité, l utilisation de concours d habiletés. Novembre 2008 Page 7

8 4- Plan de communication solide et efficace Couverture médiatique A- Assurez-vous que vos plus importantes activités de la saison sont couvertes par les médias (ouverture officielle, tournoi, Défi Triple Jeu, galas, etc.) B- Assurez-vous d'avoir toujours une présence politique dans vos événements. C- Votre Président d'honneur devrait être une personne bien connue dans la communauté locale. D- Assurez-vous d'avoir un bon conférencier durant votre conférence de presse. Une chose importante, n'oubliez pas d'inviter tous les médias concernés. E- Assurez-vous que l'information sera transmise rapidement et qu elle atteigne tous les paliers. F- Écrivez toujours vos articles personnellement et acheminez-les aux médias. N'attendez pas que les médias fassent le travail pour vous. Préparez vous-même vos articles. G- N'hésitez pas à inviter vos anciens bénévoles associatifs à divers événements. Créez une liste de distribution courriel où vous les informez de vos activités. Connaître les structures A- Les présidents d'associations devraient connaître tous les rouages des structures internes (Baseball Québec) et des structures externes (organismes municipaux, gouvernementaux et para gouvernementaux). B- Est-ce que vos présidents connaissent les limites du territoire de l'association? Est-ce qu'ils connaissent l'historique de la région et de leur association? C- Pour tous les membres du CA associatif, n'hésitez pas à remercier vos bénévoles et à valoriser leur travail. D- Pourquoi ne pas avoir une journée dédiée aux bénévoles? Sondage N'hésitez pas à identifier les faiblesses de l'association et le pourquoi des départs des jeunes. Un sondage téléphonique auprès des joueurs qui quittent pourrait isoler les raisons les plus fréquentes. Des pistes de solution pourraient ressortir de cette analyse. Novembre 2008 Page 8

9 5- Comment rendre vos entraîneurs plus efficaces? Assurez-vous que vos entraîneurs ont des moyens concrets pour leur saison : A- Préparation de livres de pratiques qui sont développés pour leur utilisation dépendant de leur division. La Fédération a développé des guides de pratiques pour l Atome, le Rallye Cap, mais plusieurs éducatifs peuvent facilement être utilisés jusqu au Midget AAA!!! B- Des éducatifs pour alimenter les entraîneurs bénévoles dans leur enseignement. Mettre à la disposition des entraîneurs les outils nécessaires pour les aider à devenir de meilleurs entraîneurs : A- Liens Internet aux sites de Baseball Québec ( Baseball Canada ( Association canadienne des entraîneurs ( ou tout autre lien que vous aurez pour les tenir informés. B- Dates des différents colloques provinciaux et régionaux, les ateliers spécifiques donnés par la Fédération. Partenariat avec les joueurs du Midget "AAA", les équipes du Junior Élite ou Junior, les équipes professionnelles, les Sports-Études ou les Centres régionaux : A- Qui sont les joueurs qui ont grandi dans vos associations et qui ont joué dans le Midget AAA, l ABC et les Collèges américains? Ces gens souvent n attendent qu un téléphone de votre part pour vous aider. Utiliser les ressources du personnel technique ou les facilitateurs de Baseball Québec, du comité provincial ou régional des entraîneurs : A- Cela est primordial pour que le programme "Rallye Cap" obtienne du succès dans vos associations. Évaluation de vos entraîneurs sur une base régulière : A- Évaluation sporadique de vos entraîneurs durant une partie. La période de rétroaction, après la partie, est très importante pour la progression des entraîneurs. B- Évaluation de vos entraîneurs durant les pratiques. N'hésitez pas à les aider avec vos suggestions et recommandations. Recrutement d entraîneurs : A- Plusieurs associations se tournent vers d anciens joueurs pour combler les postes importants d entraîneurs dans leur association. B- Si votre budget vous le permet, n hésitez pas à engager des gens compétents ($$) afin de s occuper de votre Rallye Cap, de faire des pratiques pour toutes les équipes de votre association. Novembre 2008 Page 9