SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS

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1 SYNDICAT DES COPROPRIETAIRES RESIDENCE AQUARIUS 14 RUE DE THIONVILLE PARIS CONTRÔLE DES COMPTES ET DE GESTION EXERCICE DU 01/01/2014 AU 31/12/2014 EFFECTUE PAR M. PERRIER (ARC) ADHERENT ARC N 75 PC 4081 LE 11/02/2015 DE 10H00 A 15H00 ET 15H15 A17H15 SYNDIC : IMMO DE FRANCE 20 RUE TREILHARD PARIS CEDEX 08 Édition du 31 mars 2015 page 1 / 16

2 TABLE DE MATIERES I. Avant-propos... 3 II. Documents comptables... 4 III. Synthèse de l'exercice courant... 4 IV. Opérations courantes de l'exercice Chauffage et eau chaude sanitaire... 5 a. Bilan énergétique simplifié... 5 b. Audit énergétique... 5 c. Contrat P2 P d. Electricité... 6 e. Bureau d études... 6 f. Travaux d entretien et de maintenance Contrats de maintenance et d entretien Eau Nettoyage des locaux Frais de personnel... 8 a. Amplitude de travail... 9 b. Prime de tri sélectif c. Gratifications d. Menus travaux e. Distribution du courrier f. Remplacements g. Préconisations Autres postes de charges V. Travaux et autres opérations exceptionnelles VI. État financier (annexe 1) a. Situation générale b. Comptes financiers (trésorerie, comptes 5) c. Soldes en attente (compte 12) d. Copropriétaires débiteurs / créditeurs (comptes 450) e. Information des procédures judiciaires f. Ex-copropriétaires vendeurs g. Fournisseurs débiteurs / créditeurs (comptes 40) h. Personnel, organismes, État (comptes 42 à 44) i. Débiteurs créditeurs divers (comptes 46) j. Comptes de régularisation (comptes 48) VII. Points remarquables a. Approbation des comptes b. Durée du mandat du syndic c. Seuils En fin du rapport figure son annexe Édition du 31 mars 2015 page 2 / 16

3 I. Avant-propos Ont participé à ce contrôle : - M. Favaretto, en qualité de Président du Conseil syndical, et MM Alloul et Ryschenkov, en qualité de Conseillers syndicaux ; - M. Perrier, en qualité de contrôleur de gestion et des comptes de copropriété à l'arc (Association des Responsables de Copropriété) et auteur du présent rapport. La Copropriété est composée de six bâtiments, construits en 1970 : Appellation A BC D F T G (parking) Entrée / particularité commerces 9 8 (tour) Sous-sol Nb étages 11 11/11/6 (31 rue Ourcq) niveaux On dénombre ainsi 495 lots principaux sur quelque m² d espaces verts et autant d espaces en dur. Le Syndic est, depuis plus d une dizaine d années, l agence principale d Immo de France, sise à Paris 8 ème. La gestionnaire est Mme Freslon depuis novembre 2014 tandis que le comptable est M. Bonneau. Ces deux personnes ont activement collaboré au contrôle. Le service Contentieux est dirigé par Mme Yacoubi qui est venue exposer la situation des copropriétaires débiteurs. La gestion du personnel des copropriétés est confiée à un service spécialisé. Le Conseil syndical est composé de dix-sept membres désignés par l Assemblée générale le 18/06/2014. Très actif, il est bien impliqué dans sa tâche d assistance et de contrôle du Syndic. Il se réunit tous les deux mois et ses membres communiquent par s. La communication avec le syndic est qualifiée de satisfaisante. Le Président du Conseil syndical avait contrôlé les factures de l exercice La structure des charges est la suivante : - Les charges générales à tous les copropriétaires ; - Les charges spéciales communes hors ACM5 (locaux commerciaux) ; - Les charges spéciales de chauffage et de chaleur ; - Les charges spéciales d'ascenseur (1 à 9 et sous-sols) ; - Les charges spéciales de bâtiment (A, BC, D, F, T et G=parkings) ; - Les charges spéciales de parkings extérieurs ; - Les charges spéciales d'eau froide ; - Les charges spéciales de compteurs divisionnaires d'eau (froide et chaude) ; - Les charges spéciales d'eau froide privative (froide et chaude). Plusieurs points remarquables seront traités en fin de rapport : - L approbation des comptes ; - La durée du mandat d un syndic ; - Les seuils de consultation du Conseil syndical et d engagement de dépenses par celui-ci ; Le présent rapport est établi à partir des documents et des déclarations portés à la connaissance du Contrôleur, ainsi que du règlement de copropriété si nécessaire. Tous les montants sont exprimés TTC dans le rapport, sauf précision contraire. Dans ce rapport, le terme de "Copropriété" en tant qu'entité désigne le Syndicat des copropriétaires. Édition du 31 mars 2015 page 3 / 16

4 II. Documents comptables Les documents comptables nécessaires au contrôle ont été remis au Contrôleur préalablement au contrôle lui-même. Ils sont pour l essentiel conformes à la réglementation applicable. Le relevé général des dépenses (non réglementé) est clair et détaillé, avec les numéros de comptes utilisés. Quelques menues erreurs de répartition subsistent et seront signalées dans ce rapport tandis qu il apparaît des acomptes 1 versés à des sociétés qui exécuteront des travaux, puis leur solde. III. Synthèse de l'exercice courant Les dépenses de l exercice 2014 peuvent se résumer dans ce tableau synthétique : n Catégories de charges En % Évolution 1 Chauffage et ECS , ,29 31,53% -13,77% 2 Contrats d'entretien , ,00 13,98% -1,71% 3 Eau (froide) compteurs généraux , ,24 10,67% -6,99% 4 Nettoyage locaux , ,02 9,69% 2,64% 5 Total frais de personnel , ,07 7,88% 4,81% 6 Total frais gestion + honor. syndic , ,47 6,38% 7,56% 7 Entretien petites réparations , ,58 5,58% 66,79% 8 Assurance , ,46 5,46% 30,33% 9 Ascenseurs 602, 614, , ,55 3,27% 22,66% 10 Électricité compteurs généraux , ,18 3,23% 14,40% 11 Total Impôts et taxes sauf salaires , ,00 1,15% 0,08% 12 Total tiers 623 et conseil syndical , ,97 0,75% -43,99% 13 Produits, matériels, fournitures , ,09 0,71% 34,42% 14 Total autres écritures portées en classe 6/ , ,80-0,26% 88,42% Total des charges courantes : , ,12 100,00% 1,10% Comptes présentés avant répartitions individuelles des compteurs divisionnaires Il doit être remarqué que les charges sont restées quasi-constantes entre 2013 et 2014, alors que le premier poste de dépenses qu est le chauffage a baissé de 14 %. Cette baisse a été en effet annihilée par l augmentation des postes de petites réparations et de l assurance principalement. Il doit aussi être remarqué que le deuxième poste de charges est celui des contrats de maintenance, ce qui est inhabituel : en fait, la Copropriété dépense plus de par an pour la surveillance par des vigiles. Cela représente 10 % du total des dépenses, il convient d en prendre conscience. Le niveau des charges courantes est ainsi élevé : Calcul du coût par lot Évolution nombre lots Charges annuelles nombre de lot 2 702, ,47 1,10% 495 Si l on supprimait le contrat de surveillance par des vigiles, le niveau des charges serait alors qualifié de correct (sachant qu il se situerait dans le haut de la moyenne toutefois) : Calcul du coût par lot Évolution nombre lots Charges annuelles nombre de lot 2 702, ,20-8,90% 495 Le Conseil syndical pourra consulter la base de données d OSCAR+ de l ARC poste par poste pour affiner les comparaisons avec les moyennes habituellement constatées car il y a d autres postes où des économies sont possibles. Le bilan des exercices (vigiles inclus) est le suivant : Résultat de l'exercice Évolution Total des charges : , ,12 1,10% Budget appelé : , ,48 4,44% Budget voté (pour information) : ND ,00 Écart budget appelé / dépenses : , ,36 0,90% 4,07% 1 Voir la comptabilisation des acomptes en annexe. Édition du 31 mars 2015 page 4 / 16

5 Le budget ayant été augmenté de plus de 4 % alors que les charges sont restées quasiconstantes, le résultat de l exercice 2014 est un excédent de plus de 4 % (soit plus de ). IV. Opérations courantes de l'exercice 1. Chauffage et eau chaude sanitaire Chauffage / Eau chaude Évolution Observations Chauffage R , ,22-18,85% Redevance fixe chauffage R , ,17 6,36% Contrat d'entretien P , ,36 39,87% régul en 2013 Contrat de garantie P ,71-100,00% nouveau contrat à venir Force motrice électricité chaufferie , ,75 35,96% Produits traitement , ,40 185,56% Travaux d'entretien et maintenance ,59 100,00% Bureau études 5 111, ,80 89,46% assistance Total : , ,29-12,71% a. Bilan énergétique simplifié Il ne s agit pas d un vrai bilan énergétique simplifié mais d une approche basée sur les exercices. La Copropriété est reliée au réseau de chaleur urbain de Paris. Le contrat est souscrit pour une puissance de kw tandis que seuls kw sont facturés (disposition contractuelle consentie par la Compagnie parisienne de chaleur urbain, CPCU). La tonne vapeur est passée de 44,60 à 46,35 HT de janvier à décembre 2014 (hors période d été) et l abonnement de 22,65 à 23,60 HT. Les consommations de chaleur relevées 2 sont les suivantes : Combustible Évolution Consommation en TV (tonnes vapeur) ,95% Il convient d en retrancher la quantité de chaleur utilisée pour produire l eau chaude sanitaire : Part du chauffage de l'ecs Évolution Estimation annuelle basée sur les mois d'été ,00% Consommation chauffage seul ,47% Il faut tenir compte de la rigueur climatique des exercices : DJU Évolution Station de Paris Montsouris ,07% Le rapport quantité de chauffage / rigueur climatique devrait être constant : Coefficient Z Évolution Z = KWH chauffage / DJU 2,29 2,10-8,31% S agissant de calculs approchés, il ne peut pas être tiré de conclusion définitive, mais il peut cependant être dit que la consommation a davantage diminué que la rigueur climatique, ce qui est positif. Pour savoir si 3,7 GWh est une consommation annuelle satisfaisante, il faudrait connaître la surface chauffée en sachant que 120 kwh par m² est une valeur acceptable. b. Audit énergétique Le décret n du 27 janvier 2012, précisé par l'arrêté d'application du 28 février 2013, impose la réalisation d un audit énergétique d'ici au 1 er janvier 2017 dans les bâtiments à usage principal d'habitation en copropriété de 50 lots ou plus (lots principaux + lots annexes) équipés d'une installation collective de chauffage et dont la date de dépôt de la demande de permis de construire est antérieure au 1 er juin Il faut séparer en comptabilité la partie R1 (consommation) de la partie R2 (redevances) Édition du 31 mars 2015 page 5 / 16

6 Avant de satisfaire à ces obligations, il est vivement conseillé de réaliser un Bilan Initial de Copropriété (BIC) afin de prendre en considération l'ensemble des contraintes techniques, juridiques et financières permettant de mettre en place un plan patrimonial de gestion déclinant les travaux à réaliser. Sur les sites internet de l ARC (rubrique «boîte à outils») et existent de nombreuses informations sur ces thèmes. Les conseillers énergie et fluides de la coopérative de l ARC, Copropriété Services, sont à la disposition du Conseil syndical pour répondre à ses questions et l accompagner dans les démarches. c. Contrat P2 P3 Rappelant que la partie P2 concerne la simple maintenance et conduite des installations situées dans la sous-station tandis que la partie P3 concerne la garantie de ces mêmes matériels, il doit être précisé que la partie P2 est jugée quelque peu onéreuse par le Contrôleur tandis que la partie P3 a été renégociée par le Conseil syndical afin d établir un bilan des provisions payées par rapport aux interventions réelles. En fait la partie P2 est composée d une redevance d entretien proprement dite, à laquelle s ajoutent des redevances pour le désembouage du réseau de chauffage, les interventions H24 7/7 et l entretien des deux groupes de traitement filmogène de l eau. Au vu de la multiplicité de ses composants, de son coût, de l indexation trimestrielle des factures au lieu d annuelle et de a facturation en sus des produits de traitement, le contrat de Delostal Thibaudt sera remis en concurrence pour un contrat unique et forfaitaire (incluant les produits de traitement). Cela évitera la contestation justifiée du Président du Conseil syndical relative aux factures de produits filmogènes de 682,00 (04/04/2014) et 1 023,00 (15/09/2014) qui dépassent le seuil de consultation obligatoire du Conseil syndical 3 et pour lesquelles il n a pas été consulté. d. Electricité Actuellement, 17,31 % des charges d électricité sont affectées à la clé de chauffage. Ce n est pas beaucoup selon le Contrôleur. Il faudra revoir les règles de répartition des dépenses d électricité 4. e. Bureau d études Le bureau d études Eurotec Ingénierie assiste la Copropriété pour 1 584,00 chaque trimestre et suit les consommations en fonction des DJU. Le Conseil syndical a eu recours au bureau d étude CD3E pour l aider à établir le bilan des travaux dus par le chauffagiste dans le cadre du contrat P3. f. Travaux d entretien et de maintenance Le chauffagiste est intervenu pour des fuites sur le réseau de distribution non couvert par la garantie P3 et une panne d eau chaude sanitaire. Il sera vérifié que le changement de la sonde de départ (127,51 le 02/05/2014) n est pas une opération couverte par la garantie totale P3. 3 Ce seuil a été fixé à 500 par l Assemblée générale le 18/06/ Voir plus loin dans ce chapitre. Édition du 31 mars 2015 page 6 / 16

7 2. Contrats de maintenance et d entretien Contrats généraux entretien maintenance Évolution Toitures-terrasses 1 966, ,40 3,27% Espaces verts 6 884, ,02 12,00% Extincteurs 2 321,93-100,00% Colonnes sèches 1 764,95-100,00% BAEH 3 061,01 Portes coupe-feu 1 191,04-100,00% SOCIÉTÉ SURVEILLANCE , ,88 1,29% sous-total général : , ,30-3,85% Compteurs divisionnaires , ,96 2,34% Portes parkings 1 742, ,82 10,38% Hygiène 9 626, ,80 4,33% Intratone contrôle accès 0, ,12 100,00% sous-total spéciaux : , ,70 5,69% Total : , ,00-1,71% Comme déjà dit, le contrat de surveillance de la Copropriété par des vigiles coute très cher, puisqu il représente à lui seul 9,89 % des charges de l exercice. Si la sécurité n a pas de prix, elle a un coût très élevé en l occurrence et il est préconisé de faire intervenir un consultant en sécurité qui pourra proposer les travaux de sécurisation nécessaires et efficaces afin de pouvoir supprimer les vigiles. L installation de sas par exemple offre une bonne sécurité contre les intrusions. La rentabilité des travaux sera très vite atteinte, puisque l on parle de quelque par an. L augmentation de 12 % du contrat d entretien des espaces verts vient du fait qu en 2013 il manque la facture de février, sinon l augmentation réelle ne serait que de 2,53 %. L augmentation apparente du contrat de maintenance des portes de parking vient du fait que ledit contrat, qui s étend de juillet à juillet, est découpé prorata temporis au nombre de mois concernant chaque exercice 5. Le contrat d hygiène concerne la dératisation, la désinsectisation et la désinfection des videordures. La désinsectisation n étant pas obligatoire (lutte contre les cafards) et en l absence de ces insectes indésirables, elle pourrait être supprimée car c est ce qui coûte le plus cher. Il serait organisé une intervention ponctuelle avec des résidents motivés en cas d infestation ponctuelle. 3. Eau Eau (cptrs généraux) 601 en Évolution 1ère facture , ,80 12,53% 2ème facture , ,08-2,40% 3ème facture , ,70-24,94% 4ème facture , ,66 36,19% Cinquième facture ,73-100,00% Total : , ,24-6,99% Consommation eau (cptrs généraux) en m³ Évolution 1ère facture ,05% 2ème facture ,83% 3ème facture ,63% 4ème facture ,50% Cinquième facture ,00% Total : ,30% Moyenne par lot : ! Vérifier form Prix moyen du m³ : 3,11 3,22 3,68% 5 Voir le découpage prorata temporis en annexe. Édition du 31 mars 2015 page 7 / 16

8 La diminution de ce poste n est qu apparente car il avait une facture supplémentaire en La consommation d eau moyenne de 90 m 3 par an et par lot peut être considérée comme normale, en étant cependant située vers le haut de ladite norme statistique. L exploitation des compteurs divisionnaires d eau (1 492 compteurs sont installés) n était pas encore réalisée le jour du contrôle. Cependant, les volumes globaux ont été fournis en contrôle : Répartition consommation eau en m³ Évolution Total consommé (compteurs généraux) ,30% Compteurs divisionnaires EF ,69% Compteurs divisionnaires EC ,34% Total compteurs divisionnaires ,82% Total consommation résiduelle ,60% Moyenne par lot (sur total cptrs divisionnaires) : Taux de récupération global : 93% 121% Ratio EF : 70% 73% std = 66 % ratio EC : 30% 27% std = 33 % Consommation résiduelle : 7% -21% std = 5 % Conso EC 2014 estimée par le Contrôleur Globalement, le taux de récupération aux compteurs divisionnaires est correct sachant que le résiduel en charges communes vient de compteurs non installés, de compteurs avec des index bloqués ou incohérents et de l application de forfaits de consommation. Il est recommandé de voter un forfait non régularisable pour les copropriétaires n ayant pas de compteurs puisque ceux-ci créent de ce seul fait un préjudice évident à la Copropriété. Celui-ci pourrait être de 150 m 3 d eau froide et de 150 m 3 d eau chaude. Pour les quelques compteurs non ou mal relevés, le syndic pourrait en fournir la liste au gardien pour qu il puisse aller relever manuellement les index des compteurs concernés, dans l attente de l intervention du prestataire de services pour remédier aux dysfonctionnements. 4. Nettoyage des locaux Nettoyage locaux Évolution Nettoyage général , ,84 2,57% Remplacements du personnel copropriété 1 767, ,18 7,88% Total : , ,02 2,64% Le contrat a évolué entre 2013 et 2014 avec un changement de prestataire et une redéfinition des prestations. L association Afaser fait intervenir des personnes handicapées pour assurer chaque jour le ménage des halls, escaliers et paliers ainsi que la cour. L association traite également la totalité des espaces communs depuis juin La société Amen pour sa part s occupe du service d ordures ménagères. Le coût de ce poste n appelle pas de commentaires au vu des prestations demandées. 5. Frais de personnel Frais de personnel Évolution Salaires , ,59 4,11% Charges Urssaf Pôle Emploi , ,00 9,37% Charges Ionis Crip , ,12 16,86% Taxe salaires , ,00 14,18% Taxe formation AGEFOS PME ,10 363,05 4,90% Suivi médical ,00 177,60 0,34% Fongecif 41,00 100,00% Téléphone loge ,33 692,81 4,44% Fournitures diverses 129,90 100,00% Quote-part loge 2 777,31-100,00% Total : , ,07 4,81% Édition du 31 mars 2015 page 8 / 16

9 La Copropriété emploie un couple de gardiens dont les contrats de travail ont évolué au fil du temps. Les éléments actuels sont les suivants : - Un gardien depuis le 02/01/1999 au coefficient 340 (niveau gardien-chef depuis septembre 2014) à service complet. Il totalise unités de valeur et est en charge de tâches de surveillance, dont celle des préposés des entreprises extérieures, et doit effectuer 171 heures par mois de tâches diverses (relevé des compteurs d eau, changement d ampoules, entretien des portes, vérification des centrales de surveillance, rondes de sécurité, intervention en cas de sinistre, épandage de sel, gestion des badges, tous petits travaux d entretien, gestion des encombrants et aide ponctuelle au traitement des ordures ménagères). Ses horaires sont définis et il est logé dans un appartement de 54 m² et chauffé, dont la taxe d habitation est à la charge de la Copropriété. Il perçoit un salaire supplémentaire par rapport à la convention collective de 566,56 par mois (après une augmentation importante en septembre 2014), intégrant 120,00 à la suite de la suppression de l astreinte de nuit. - Une gardienne depuis le 02/01/1999 au coefficient standard 255 à service complet. Elle totalise unités de valeur et est en charge de tâches de surveillance, dont celle des préposés des entreprises extérieures, de distribuer le courrier dans les boîtes à la place du facteur et doit effectuer 20 heures par mois de petits travaux d entretien. Ses horaires sont définis et elle loge avec le gardien. Elle perçoit un salaire supplémentaire par rapport à la convention collective de 122,47 par mois. Le Contrôleur remarque que les contrats sont dimensionnés fort généreusement au profit des salariés qui effectuent les mêmes tâches et que les deux postes sont ainsi surdimensionnés pour totaliser unités de valeur (pour heures de tâches diverses). Ils bénéficient de surcroît de compléments de salaire. Le salaire complémentaire est une partie du salaire qui est octroyée en plus de ce que prévoit la convention collective. Le Contrôleur rappelle que seule l Assemblée générale a le pouvoir d attribuer des suppléments de salaire. 7 Selon son contrat de travail, le gardien perçoit depuis septembre 2014 un salaire complémentaire de 566,66, ce qui représente plus du quart du salaire conventionnel. Selon son contrat de travail, la gardienne perçoit depuis juin 2001 un salaire complémentaire de 122,47 à la suite de la suppression de l astreinte de nuit. De surcroît, plusieurs anomalies ont été relevées par le Contrôleur, détaillées ci-après. a. Amplitude de travail Les gardiens ont les amplitudes de travail suivantes : jours de à et de à total heures lundi 07:00 12:00 15:00 20:00 10:00 mardi 07:00 12:00 15:00 20:00 10:00 mercredi 07:00 12:00 15:00 20:00 10:00 jeudi 07:00 12:00 15:00 20:00 10:00 vendredi 07:00 12:00 15:00 19:30 09:30 samedi 00:00 TOTAL PAR SEMAINE : 49:30 Ils ne travaillent pas les samedis puisqu ils n ont que trois heures de repos par jour sur une amplitude journalière de treize heures. Le total des heures travaillées dépasse le maximum de 47,5 heures imposé par la convention collective 8 et un avenant doit donc être établi. 6 Il est rappelé que 35 heures par semaine correspondent à 151,67 heures mensuelles : autrement dit, le gardien est payé pour 39,46 heures par semaine. 7 Article 31 du décret du 17 mars 1967 : le syndic engage et congédie le personnel employé par le syndicat et fixe les conditions de son travail suivant les usages locaux et les textes en vigueur. L'assemblée générale a seule qualité pour fixer le nombre et la catégorie des emplois. 8 Voir l avenant n 84 à la convention collective en annexe. Édition du 31 mars 2015 page 9 / 16

10 b. Prime de tri sélectif Alors que le gardien n a jamais été en charge des ordures ménagères (l aide ponctuelle au traitement des ordures ménagères prévue au contrat de travail n étant pas la charge des ordures ménagères), il percevait la prime de tri sélectif de 144 chaque mois. Au lieu de supprimer cette prime sans fondement, celle-ci a été transférée en complément de salaire contractuel en octobre 2014, de la même manière qu avait été traitée la suppression de l astreinte de nuit au demeurant. Le Contrôleur rappelle qu il n existe pas de droit acquis à une astreinte et qu une erreur de l employeur ne donne pas davantage de droit acquis. c. Gratifications Une très importante gratification exceptionnelle a été accordée au gardien en février 2014, de 2 545,00, soit 125 % de son salaire. Le Contrôleur rappelle de nouveau que seule l Assemblée générale a le pouvoir d attribuer des suppléments de salaire, surtout si le motif invoqué par le gardien est une perte de salaire lors d arrêts de travail au vu du montant du salaire de celui-ci avec son salaire complémentaire. d. Menus travaux Sachant que les gardiens ont un nombre d heures très important pour différentes tâches dont les menus travaux d entretien, le Contrôleur s étonne de voir que la Copropriété paie des sociétés pour réaliser ce genre de travaux. A titre d exemple, le 08/02/2014 il a été payé 517,00 pour la fourniture et la pose d un range-vélos à la société Smeg. e. Distribution du courrier La tâche principale de la gardienne est le service du courrier dit à service normal : dès réception de l'ensemble du courrier, elle le trie et le répartit entre les boîtes des destinataires. Cela "coûte" 12 unités de valeur par local principal, soit trois fois plus que le courrier à service réduit, où la gardienne prendrait les colis qui ne rentrent pas dans les boîtes. La description du service de courrier normal correspond au travail du facteur. Autrement dit, les copropriétaires paient leur gardienne à faire le travail de La Poste. Dans la mesure où les boîtes aux lettres répondent aux normes applicables à la date du permis de construire, on ne voit pas pourquoi La Poste serait dispensée de distribuer le courrier Il convient aussi de savoir que les normes ne sont applicables aux immeubles que selon leur date de construction et donc que les immeubles anciens ne sont pas assujettis aux normes d'aujourd'hui par exemple. Il convient cependant que la distribution soit possible (accès des halls, boîtes identifiées, etc.). f. Remplacements Lors de leurs absences, les gardiens sont remplacés soit par une société soit par un couple de gardiens remplaçants. En ce dernier cas, survenu du 7 juillet au 2 août 2014, le couple de remplaçants a été embauché sur la base de unités de valeur pour le gardien et unités de valeur pour la gardienne. Précisons que les remplaçants perçoivent leur salaire et une indemnité de la moitié de celui-ci. g. Préconisations Le poste du personnel participe à l évidence au montant élevé des charges de la Copropriété et la maîtrise de la masse salariale est nécessaire. Il est possible de revoir les tâches attribuées afin de rentabiliser les unités de valeur attribuées en y transférant des tâches confiées à des entreprises. Édition du 31 mars 2015 page 10 / 16

11 Par exemple, il conviendrait de se rapprocher du Responsable de la distribution du courrier de La Poste afin de déterminer les modalités de distribution effective du courrier. Cela libérerait des unités de valeur pour la gardienne qui seraient sans doute mieux utilisées à d autres tâches. Il convient également de ne plus payer la moindre petite intervention à une entreprise, les gardiens étant payés pour cela. 6. Autres postes de charges Il est souligné que la quasi-totalité des devis et factures sont visés par le Président du Conseil syndical. Ainsi, la forte augmentation des dépenses de petites réparations a été suivie et acceptée par le Conseil syndical, incluant des actions de sécurisation de la résidence. Le stock de badges chez le gardien doit être géré : il doit communiquer son stock en fin d exercice, qui sera comparé au nombre devant rester après les «ventes» aux copropriétaires. A ce propos, le prix de vente doit être le prix d achat (la dernière facture servant de base au calcul). Les «frais de recouvrement contentieux» comprennent des frais refusés par le juge et mis à la charge de la Copropriété par le Syndic : le Conseil syndical doit être destinataire des jugements afin d apprécier le fondement des frais à payer. Pour faire baisser les frais de photocopies, il est possible de ne pas diffuser le relevé général des dépenses, document non réglementé. Il est souligné que le Président du Conseil syndical a veillé à ce que les frais du vote électronique en assemblée générale soient limités à 4,50 par lot (la facture réelle étant plus élevée). La vigilance du Conseil syndical et son efficacité permettent de maintenir les frais de gestion à un niveau très acceptable de 174 par an et par lot. La prime d assurance a augmenté de 30 % car le Syndic n a pas donné suite à la proposition de l assureur Generali de la limiter à 15 % avec une franchise en dégâts des eaux de La prime a ainsi atteint ,46. En 2015, il a été négocié de la ramener à avec une franchise de 500. Les sinistres ne sont pas gérés comptablement de manière à les suivre individuellement. Une procédure de suivi comptable devra être mise en place 9. Il sera expliqué la raison pour laquelle la maintenance obligatoire des blocs de secours, des extincteurs, des portes coupe-feu et des colonnes sèches n a pas été facturée en Il conviendra de gérer le parc des extincteurs afin d éviter de devoir les remplacer à grands frais 10. Si des stocks d ampoules ont été constitués, il faut rappeler que les ampoules dites à basse consommation coûtent très cher. Il existe de nombreux abonnements d électricité, dont plusieurs à tarif jaune, dont une quote-part est répartie sur les clés d ascenseur et de chauffage. Il serait souhaitable qu un électricien puisse déterminer s il serait économiquement rentable de regrouper tous ces abonnements en un seul et estime les puissances consommées par les différents équipements pour déterminer des pourcentages réalistes de répartition 11. Quelques factures sont à reclasser en charges générales : bât. D Prosecid 20/10/2014 ferme-porte 467,50 (prix d ailleurs jugé élevé), bât. G Smeg 12/03/2014 vasques 831,52. 9 Voir la procédure comptable de suivi des sinistres en annexe. 10 Voir les obligations en matière d extincteurs en annexe. 11 Il ne s agit pas de vouloir installer de nombreux sous-compteurs (à relever) mais d estimer les consommations puisqu aujourd hui un ascenseur est censé consommer 1 % de la consommation totale. Édition du 31 mars 2015 page 11 / 16

12 V. Travaux et autres opérations exceptionnelles Aucuns travaux terminés ou opération sexceptionnelles ne sont présentés pour approbation à l Assemblée générale. VI. État financier (annexe 1) a. Situation générale Il s agit de la situation au 31/12/2014, avec le résultat de l exercice en attente de répartition. SITUATION FINANCIÈRE ET TRÉSORERIE Trésorerie Provisions et avances 50 Fonds placés , , Provisions pour travaux 51 Banques ou fonds disponibles (1) , , Avances 53 Caisse 1031 Avances de trésorerie 1032 Avances travaux (1) signe - => découvert bancaire 1033 Autres avances 131 Subv. en instance d'affectation 12 Solde en attente tvx & ops except ,64 Trésorerie disponible : , ,29 Total : 0, ,64 CRÉANCES DETTES Copropriétaires Copropriétaires 45 Sommes exig. restant à recevoir , ,29 45 Excédents versés , , Créances douteuses Comptes de tiers Comptes de tiers 40 Fournisseurs ,84 81,25 40 Fournisseurs , ,56 42 à 44 Autres créances 42 à 44 Autres dettes , ,00 46 Débiteurs divers , ,95 46 Créditeurs divers 47 Comptes d'attente 47 Comptes d'attente 20,10 48 Comptes de régularisation , ,78 48 Comptes de régularisation 1 342,32 49 Dépréciation des comptes de tiers Solde d'exploitation : Solde d'exploitation : ,36 Total : , ,27 Total : , ,92 Total général : , ,56 Total général : , ,56 Il est noté que, si les documents comptables édités par le Syndic sont généralement bien présentés, l ordre des comptes dans l annexe 1 n est pas réglementaire (le décret n du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires prévoit un ordre imposé). Il convient que l annexe n 1 soit conforme à la réglementation et corresponde à la balance, ce qui n était pas le cas des documents transmis au Contrôleur (dates d édition différentes). Une nouvelle balance a été fournie en séance. b. Comptes financiers (trésorerie, comptes 5) Le Syndicat des copropriétaires dispose d un compte bancaire à la BPI, sur lequel il y a en banque au 31/12/2014 un solde de ,06. L écart avec le solde en comptabilité de ,30 est justifié par le rapprochement bancaire fourni au Contrôleur. Le Syndicat des copropriétaires dispose également d un compte sur livret à la BPI sur lequel il y a ,00 et aussi d un livret A à la Caisse d Épargne sur lequel il y a ,69. c. Soldes en attente (compte 12) Il s agit des travaux considérés comme non terminés au 31/12/2013 : Travaux en cours Voté Payé Réalisé Appelé SOLDE Canalisations (AG 18/06/14) 6 700,00 0, , , ,17 Fermeture portes piétons (AG 18/06/14) 2 500,00 0,00 0, , ,06 Étanchéité trémie garage (AG 18/06/14) ,00 0,00 0, , ,00 Enrobé rouge (AG 18/06/14) ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Habillage zinc (AG 18/06/14) 2 500,00 0, , , ,41 Total : ,00 0, , , ,64 Les montants correspondent aux décisions de l Assemblée générale, le Syndic ayant consenti une remise totale de ses honoraires. Édition du 31 mars 2015 page 12 / 16

13 d. Copropriétaires débiteurs / créditeurs (comptes 450) Les impayés des copropriétaires se montent au 31/12/2014 à ,63 (soit 10 % du seul budget courant) : Copropriétaires débiteurs > Débit 31/12/14 Débit 11/02/15 Observations SCI Les Archives 5 706,77 contestation eau => voir avec CS succession Ratsito 5 072,16 DNID / AJ en cours Feghali 6 225,14 MED 2015 seulement (trim = 403 ) Fayette 5 233, ,58 audience 09/06/ Mizrahi 7 542, ,15 jugé 24/06/14 mais ech non respecté Immobilier's , ,55 jugé 14/01/14 mais éch non respecté Kanmi 9 956,56 dit qu'il va payer sinon CDT payer Guntz 6 477,01 payé en SCI de l'ourcq 5 625,21 contestation eau => voir avec CS Dhoorah 5 157, ,52 audience 27/01/ Hache 4 942,50 CDT payer Autres copropriétaires ,28 TOTAUX , , ,83 (solde) La situation n est pas très tendue mis ne doit pas pour autant être négligée puisque 11 copropriétaires accumulent des dettes importantes tandis que beaucoup d autres commencent à amonceler des retards conséquents. Il ne semble pas que tout le monde soit logé à la même enseigne en matière de recouvrement, c est pourquoi la saisie immobilière des lots de tous les copropriétaires qui ne sont pas à jour de leurs paiements et qui n ont pas signé de protocole d échelonnement de leur dette qu ils respectent doit être décidée par l Assemblée générale. Cela permet au Syndic d avoir les moyens de faire exécuter un jugement en cas de difficulté. Des pénalités de retard devraient aussi être instituées par l Assemblée générale 12. e. Information des procédures judiciaires Rappelons que le Syndic a l obligation d informer l Assemblée générale des instances en cours (objet, état de la procédure, etc.) et que cette information doit être résumée au procès-verbal 13. Le Conseil syndical quant à lui doit être informé sans délai et doit même être consulté pour pouvoir assurer sa mission légale d assistance et de contrôle du Syndic. f. Ex-copropriétaires vendeurs L Assemblée générale a décidé le 18/06/2014 de récupérer les montants abandonnés par d excopropriétaires vendeurs. Or, passé un an, il est douteux qu un ex-copropriétaire vendeur vienne réclamer son dû, sachant que cette situation ne doit plus exister depuis 2004, où il a été supprimé les calculs de prorata temporis entres vendeurs et acquéreurs. L Assemblée générale devrait apurer la totalité des comptes des ex-copropriétaires vendeurs, débiteurs comme créditeurs : il y a 2 097,66 au débit et 5 122,68 au crédit, le bilan sera donc positif et pourra être affecté comme un produit de l exercice Voir les pénalités de retard en annexe. 13 Article 55 du décret du 17 mars 1967 : Le syndic ne peut agir en justice au nom du syndicat sans y avoir été autorisé par une décision de l'assemblée générale. Une telle autorisation n'est pas nécessaire pour les actions en recouvrement de créance, la mise en œuvre des voies d'exécution forcée à l'exception de la saisie en vue de la vente d'un lot, les mesures conservatoires et les demandes qui relèvent des pouvoirs de juge des référés, ainsi que pour défendre aux actions intentées contre le syndical. Dans tous les cas, le syndic rend compte à la prochaine assemblée générale des actions introduites. Article 59 du décret du 17 mars 1967 : À l'occasion de tous litiges dont est saisie une juridiction et qui concernent le fonctionnement d'un syndicat ou dans lesquels le syndicat est partie, le syndic avise chaque copropriétaire de l'existence et de l'objet de l'instance. Édition du 31 mars 2015 page 13 / 16

14 g. Fournisseurs débiteurs / créditeurs (comptes 40) Il convient d apurer les 81,25 dus par deux fournisseurs. Pour les montants dus aux fournisseurs, le total est de ,50 auxquels il faut ajouter ,06 de factures non encore parvenues au 31/12/2014. Le principal créancier est la CPCU ( ,38 ), suivie par l association qui nettoie la Copropriété (Afaser pour ,08 ) puis par quatre fournisseurs (Koné ,33, Gard Privée pour ,74, Kyo Ascenseurs pour ,15 et Caryatis pour ,69 ). Il a été retenu le paiement de Koné et Caryatis à dessein et il convient soit d obtenir un avoir soit d attendre la prescription de cinq ans pour annuler ces créances. Les autres créances concernent des factures de fin d exercice qui seront payées en Les factures non parvenues concernent quelques factures à recevoir en 2015 et relatives à l exercice 2014 à l exception de deux provisions de 3 047,09 concernant les exercices 2012 et 2013, ce qui n est pas adapté. h. Personnel, organismes, État (comptes 42 à 44) Il n est dû que la taxe sur les salaires pour au 31/12/2014, si l on excepte 75,00 dus au gardien et qui seront payés en 2015 (meuble pour loge). Il est à noter que, curieusement, le Syndic a payé l Urssaf et la Caisse de retraite dès le 11/12/2014 alors que les sommes sont exigibles le 15/01/2015 et le 31/01/2015. i. Débiteurs créditeurs divers (comptes 46) Le Syndic devra justifier les écritures qui ont été passées car il est difficile de comprendre la présence des soldes créditeurs d ex-copropriétaires vendeurs dans ces comptes, tout comme les intérêts de placement au débit. j. Comptes de régularisation (comptes 48) Il s'agit normalement de comptes constatant des charges payées d'avance, c'est-à-dire que l'opération financière sur l'exercice correspond à une charge de l'exercice suivant. En réalité se trouve là un audit énergétique en attente de subventions du CRIF et de l ADEME (pour ,54 ). Cet audit devrait se trouver en compte d attente et il faudra prendre une décision en 2015 si les subventions ne sont pas attribuées, à savoir la prise en charge de l audit par le Syndic qui a omis de faire les demandes en temps utile. Édition du 31 mars 2015 page 14 / 16

15 VII. Points remarquables a. Approbation des comptes Le 18/06/2014, tout comme les années précédentes, l Assemblée générale a approuvé les comptes de l exercice sans préciser le moindre montant. Le Contrôleur précise que l approbation des comptes n est pas l approbation d un concept mais l approbation de montants dûment indiqués 14. C'est le but des annexes comptables : l'annexe 3 rend compte des opérations courantes tandis que l'annexe 4 rend compte des opérations exceptionnelles (dont les travaux). L'annexe 2 synthétise toutes les opérations. Avec ces documents, l'assemblée générale a donc les éléments nécessaires pour décider si elle approuve ou non les comptes, mais séparément : les opérations courantes d une part et les opérations exceptionnelles (incluant bien entendu les travaux) clôturés d autre part. Il n'est pas exigé toutefois d'approuver séparément chaque opération exceptionnelle (ou travaux). Il est nécessaire d'approuver des chiffres et non un concept. En conséquence, les résolutions doivent indiquer l'approbation d'un montant de charges défini (le réalisé) par rapport à un montant de produits défini également (le budget). Il convient de voter dans des résolutions séparées les charges courantes d une part et les travaux et opérations exceptionnelles d autre part. En approuvant des montants dûment précisés, il ne peut prospérer de contestations sur les montants approuvés tandis que l approbation est circonscrite aux seuls comptes d exploitation dûment chiffrés (charges et produits courants d une part et exceptionnels d autre part). L approbation des autres comptes, tels que la trésorerie, les avances, les créances et les dettes, n a aucun sens tandis que, selon une jurisprudence constante, l approbation des comptes n emporte pas l approbation de la répartition desdits comptes aux Copropriétaires. Précisons également que des réserves générales n ont aucune portée juridique. b. Durée du mandat du syndic Un mandat ne peut pas prévoir qu un an dure douze mois et demi comme il a été décidé par l Assemblée générale le 18/06/2014. Seule la première limite est applicable. Il sera désormais décidé une durée de mandat jusqu à une date calendaire (30 juin suivant par exemple), comme l exige la réglementation 15. c. Seuils Le seuil de consultation obligatoire du Conseil syndical par le Syndic 16 a été fixé par l Assemblée générale à 500 le 18/06/2014. Le seuil de mise en concurrence pour les marchés et contrats 17 a été fixé par l Assemblée générale à le 18/06/2014. Ces seuils ne posent pas de problème particulier. 14 Voir la réglementation en annexe 15 Article 29 du décret du 17 mars 1967, modifié par décret n du 20 avril 2010 art. 14 (JORF 21 avril 2010) en vigueur le 1er juin 2010) : le contrat de mandat du syndic fixe sa durée et précise ses dates calendaires de prise d'effet et d'échéance, ainsi que les éléments de détermination de la rémunération du syndic. [ ] 16 Article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. [ ] 17 Article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête [ ] un montant des marchés et des contrats à partir duquel une mise en concurrence est rendue obligatoire. Édition du 31 mars 2015 page 15 / 16

16 Par contre, l Assemblée générale a pris la décision suivante le 08/06/2010 : Ceci est illégal car il n'est pas possible de prévoir des dépenses exceptionnelles à l'avance. En effet, cela revient à déposséder l'assemblée générale de son pouvoir de décision, pouvoir souverain d'ordre public (c'est-à-dire s'imposant à tous et toute disposition contraire est nulle). L'Assemblée générale peut toutefois déléguer son pouvoir mais pour "un acte ou un objet expressément déterminé", et en aucun cas pour des décisions générales. Article 17 de la loi du 10 juillet 1965 : les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. Article 21 de la loi du 10 juillet 1965 : dans tout syndicat de copropriétaires, un conseil syndical assiste le syndic et contrôle sa gestion. En outre, il donne son avis au syndic ou à l'assemblée générale sur toutes questions concernant le syndicat, pour lesquelles il est consulté ou dont il se saisit lui-même. L'assemblée générale des copropriétaires, statuant à la majorité de l'article 25, arrête un montant des marchés et des contrats à partir duquel la consultation du conseil syndical est rendue obligatoire. [ ] Article 21 du décret du 17 mars 1967 : une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l'objet et fixe le montant maximum. Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion du syndic. Le délégataire rend compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation. Recommandation de la Commission relative à la Copropriété modifiant la recommandation n 13 relative au Conseil syndical (règles générales) du 08/07/2010 : B. Les délégations de pouvoir données au conseil syndical Considérant - que l article 25 a de la loi du 10 juillet 1965 dispose que : «Ne sont adoptées qu à la majorité des voix de tous les copropriétaires les décisions concernant : a) Toute délégation du pouvoir de rendre l une des décisions visées à l article 24 ;» - que l article 21 du décret du 17 mars 1967 dispose que : «Une délégation de pouvoir donnée, en application de l'article 25 a de la loi du 10 juillet 1965, par l'assemblée générale au syndic, au conseil syndical ou à toute autre personne ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé. Cette délégation peut autoriser son bénéficiaire à décider de dépenses dont elle détermine l'objet et fixe le montant maximum. Elle ne peut, en aucun cas, priver l'assemblée générale de son pouvoir de contrôle sur l'administration de l'immeuble et la gestion du syndic. Le délégataire rend compte à l'assemblée de l'exécution de la délégation.» En conséquence, la Commission recommande : 1. Au syndic : - d inscrire à l ordre du jour de l assemblée générale, lorsque cela s'avère nécessaire et après concertation avec le conseil syndical, un projet de résolution relatif à une délégation de pouvoir au conseil syndical ou à un membre de celui-ci, ne portant délégation que pour un acte ou une décision expressément déterminée, visée à l article 24 de la loi ; 2. Au conseil syndical : - de refuser la délégation de pouvoir comportant un mandat général ; - de se conformer au contenu précis de la délégation et de rendre compte à l assemblée générale de l exécution de cette délégation, un rapport écrit mis à disposition des copropriétaires pouvant être établi ; Dès lors, une délégation ne pouvant porter que sur "un acte ou un objet expressément déterminé", la délégation de pouvoir générale donnée au Conseil syndical est nulle. L'Assemblée générale prendra acte lors de la prochaine assemblée générale de 2015 de la caducité de cette décision relative à la délégation de pouvoir générale au Conseil syndical. Fait à Paris, le 31 mars 2015 Alain PERRIER Contrôleur à l'arc Édition du 31 mars 2015 page 16 / 16

17 ANNEXE 1. Comptabilisation des acomptes Une avance (arrhes ou acompte) n'est jamais une charge en comptabilité d'engagement puisque c'est une avance à un fournisseur qui n'a encore rien fait. Article 3 du décret n du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires : les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat. De plus, il est dangereux de consentir des avances à des fournisseurs, à cause du risque d'une défaillance de ceux-ci Si toutefois il est impossible de l'éviter, une avance se traite comme suit en comptabilité. Pour faciliter la compréhension de la procédure, celle-ci est donnée à travers un exemple se déroulant sur deux exercices pour une prestation de avec 300 d'acompte exigé : - Demande et paiement de l'acompte au fournisseur : Compte 409xxx du fournisseur débiteur : (il doit cette somme à la Copropriété) Compte 512xxx banque : (montant de la facture d'acompte) À la fin de l'exercice apparaît bien le débit de 300 du compte 409xxx du fournisseur débiteur, aucun autre compte n'est mouvementé. Un compte 409 rend compte des fournisseurs débiteurs. Sur l'exercice suivant, les travaux vont être effectués. - Reprise de l'acompte : Compte 409xxx du fournisseur débiteur : (reprise de l'acompte) Compte 401xxx du fournisseur : (il doit toujours cette somme, mais sur son compte "normal") - Facture du fournisseur de d'acompte = 700 à lui payer Compte 401xxx du fournisseur : (montant total de la prestation de la facture) Compte 671xxx de travaux : (montant des travaux réalisés et facturés) - Paiement de la facture Compte 401xxx du fournisseur : (montant dû) Compte 512xxx banque : (paiement du solde dû) À la fin, le compte du fournisseur est soldé et il lui a bien été payé de travaux. Il est précisé ici que le compte 409 n'est utile que si l'on doit rendre compte d'une avance lors d'une clôture d'exercice, car le compte 401 suffira si tout se passe sur le même exercice. Arrêté du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires : le compte 409 'Fournisseurs débiteurs' enregistre les avances et acomptes versés sur commande. Il est débité du montant des avances et acomptes versés par le crédit d'un compte de trésorerie. Les avances ne seront plus comptabilisées en charges au moment de leur paiement. 2. Comptabilité prorata temporis Afin de simplifier l'explication, des exemples seront fournis, choisis dans plusieurs copropriétés. a. Réglementation Loi du 10 juillet 1965 : Article 14-3 Les charges et produits du syndicat prévus au plan comptable sont enregistrés dès leur engagement juridique par le syndic indépendamment de leur règlement. Décret n du 14 mars 2005 relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires : Article 2 En application des articles 14-1 et 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, le syndicat des copropriétaires approuve les comptes de l'exercice clos et vote, d'une part, le budget prévisionnel concernant les dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties Mars 2015 page 1 / 7

18 communes et équipements communs de l'immeuble, d'autre part les dépenses pour travaux prévus par l'article 14-2 et les opérations exceptionnelles selon les règles et les modalités de présentation précisées ci-après, pour l'information des copropriétaires et des tiers. Les comptes de l'exercice comprennent les charges et produits pour les opérations courantes, et les charges et produits pour les travaux mentionnés ci-dessus et les opérations exceptionnelles. En application de l'article 14-3 de la même loi, sont rattachés à l'exercice les produits acquis (produits reçus et à recevoir) et les charges supportées (charges réglées et à régler) au titre de l'exercice. Article 3 Les charges constatées pour les opérations courantes mentionnées à l'article 14-1 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée comprennent les sommes, versées ou à verser, en contrepartie des fournitures et services dont a bénéficié le syndicat. Les produits constatés pour les opérations courantes comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chaque copropriétaire en vertu de l'obligation leur incombant, enregistrées à la date d'exigibilité. Ils comprennent aussi les produits divers affectés aux opérations courantes suivant affectation décidée ou approuvée par l'assemblée générale des copropriétaires. Article 4 Les charges constatées pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes, versées ou à verser, pour les travaux prévus par l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée et décidés par l'assemblée générale des copropriétaires. Les charges sont à comptabiliser par le syndicat au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou de la fourniture des prestations. b. Conséquences Lorsque les travaux ou prestations s'effectuent sur plusieurs exercices, les montants correspondant aux travaux et prestations votés sont comptabilisés au titre de l'exercice au cours duquel les travaux ou prestations sont réalisés. Les charges comprennent aussi les dépréciations sur créances douteuses à l'encontre des personnes autres que les copropriétaires ; leur estimation est présentée par le syndic et soumise au vote de l'assemblée générale. Les dépréciations de créances douteuses à l'encontre des copropriétaires sont à constater après avoir mis en œuvre les diligences nécessaires au recouvrement, au moment de la décision de l'assemblée générale de procéder à la saisie immobilière. Les produits constatés pour les travaux et opérations exceptionnelles comprennent les sommes reçues ou à recevoir de chacun des copropriétaires en vertu de l'obligation leur incombant résultant de l'article 14-2 de la loi du 10 juillet 1965 susvisée, les emprunts contractés par le syndicat pour couvrir les dépenses pour travaux, les subventions notifiées, les indemnités d'assurance et les loyers des parties communes, ainsi que les produits divers issus des placements décidés par le syndicat et les intérêts des sommes dues au syndicat suivant affectation décidée par l'assemblée générale des copropriétaires. Les produits pour travaux et opérations exceptionnelles sont à constater au titre de l'exercice de leur exigibilité. Les subventions sont à constater dès leur notification, à l'exception des subventions dont le versement s'effectue sur plusieurs exercices, qui sont à mentionner dans l'état des travaux prévus par l'annexe 5 du présent décret, dès leur notification et inscrites en comptabilité sur le fondement des dispositions prévues par la décision accordant la subvention. Certains ont cru lire dans ce texte que cela voulait dire que toute facture à cheval sur deux exercices devait être rigoureusement découpée prorata temporis dans chaque exercice. Prenons quatre exemples, d'une copropriété fictive, pour des exercices correspondant aux années civiles : - La facture de la prime d'assurance de pour la période du 01/10/2008 au 30/09/2009 peut être découpée prorata temporis pour sur l'exercice 2008 (01/10/2008 au 31/12/2008) et sur l'exercice 2009 (01/01/2009 au 30/09/2009). On ne voit rien de choquant. - La même facture de mais pour la période cette fois du 15/12/2008 au 14/12/2009 peut être découpée prorata temporis pour 500 sur l'exercice 2008 (15/12/2008 au 31/12/2008) et sur l'exercice 2009 (01/01/2009 au 14/12/2009). On commence à se poser la question de la limite du découpage : 1 mois, 15 jours, 1 jour?... - La facture d'électricité de 600, comprenant 100 d'abonnement du 15/12/2008 au 14/02/2009 d'une part et 500 de consommation du 15/10/2008 au 14/12/2008 d'autre part, va pouvoir se découper comment? Faut-il séparer l'abonnement de la consommation?... - La facture d'eau de basée sur une estimation de consommation de m³ du 01/11/2008 au 28/02/2009 va pouvoir se découper comment? Faut-il estimer l'estimation (!) du 01/11/2008 au 31/12/2008 prorata temporis ou faut-il penser que les occupants seront aux sports d'hiver et consommeront moins?... Mars 2015 page 2 / 7

19 Comme on le voit, si certaines factures sont simples à découper, d'autres posent de vrais problèmes De plus, le libellé des écritures doit être renseigné avec soin pour bien porter les consommations calculées et/ou les dates prorata temporis et non celles facturées, ce que certains logiciels comptables ne permettent pas. Enfin, le premier découpage effectué sur une catégorie de charges alourdit l'exercice considéré par rapport au précédent, le calcul répété des proratas est bien fastidieux à réaliser manuellement, la facture n'est pas jointe à l'exercice mais à celui d'après ou l'inverse, et le montant porté sur l'exercice d'après n'est plus celui de la facture avec un risque d'oubli de la découpe déjà faite. c. Procédure comptable Ce qui a été vu précédemment ne concerne que les comptes de charges de classe 6. Voyons comment se déroule la procédure complète au travers de l'exemple de la prime d'assurance. - Enregistrement de la facture de (période 01/10/2008 au 30/09/2009) sur l'exercice 2008 : Compte 616xxx Assurance' : (période 01/10/2008 au 31/12/2008) Compte 486xxx 'Factures payées d'avance' : (période 01/01/2009 au 30/096/2009) Compte 401xxx 'Assureur' : (montant de la facture due) - Paiement de la facture de sur l'exercice 2008 : Compte 512xxx 'Banque' : (le chèque est émis) Compte 401xxx 'Assureur' : (paiement de la facture due) - À la clôture de l'exercice 2008, on retrouve : Compte 486xxx 'Factures payées d'avance' : (période 01/01/2009 au 30/096/2009) Compte 401xxx 'Assureur' : soldé Le compte 616xxx 'Assurance' va se solder avec les comptes de classe 6 et 7 par le résultat de l'exercice appelé ou remboursé aux Copropriétaires. - À l'ouverture de l'exercice 2009, il ne faut pas oublier le compte 486xxx : Compte 486xxx 'Factures payées d'avance' : (passage en charges de l'exercice) Compte 616xxx Assurance' : (période 01/01/2009 au 30/09/2009) Le compte 486xxx 'Factures payées d'avance' est donc soldé Comme on le voit, la procédure n'est pas aussi simple qu'il n'y paraissait au premier abord car il existe une gestion particulière du compte 486xxx 'Factures payées d'avance' dans lequel chaque écriture doit être identifiable. d. Application pratique La rédaction du décret distingue clairement les charges courantes des charges exceptionnelles (incluant les travaux) et c'est pour cette dernière catégorie que le décret a des exigences précises de rattachement selon les exercices. Pour les charges courantes, le principe général d'affectation des charges sur l'exercice de rattachement pour les fournitures et services dont a bénéficié le syndicat est rappelé. Cette dernière précision est d'importance et il n'est pas certain que les rédacteurs aient entendu par là qu'il fallait faire des découpages prorata temporis de toutes les factures d'un syndicat de copropriétaires au jour le jour, pour répartir les très nombreuses factures à cheval sur deux exercices. C'est sans doute volontairement que l'arrêté n'a pas précisé le sort des factures à cheval sur deux exercices ou la notion de "partie de facture", laissant aux comptables un peu de souplesse et de bon sens dans l'application des règles. Le mieux étant l'ennemi du bien, il convient de réserver ces découpages prorata temporis aux factures importantes significativement décalées par rapport à l'exercice et ne prêtant pas à interprétation. L'idéal est bien entendu de ramener les périodes des contrats sur la durée des exercices, ce que les fournisseurs savent aujourd'hui maîtriser. Mars 2015 page 3 / 7

20 3. Avenant n 84 et limitation d amplitude hebdomadaire des gardiens L avenant n 84 du 23 mai 2014 à la convention collective nationale des gardiens, concierges et employés d immeubles (n 1043) a été étendu par arrêté du ministère du travail, de l emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social en date du 13 novembre 2014, à deux phrases près qui ont été exclues. Compte tenu des dispositions combinées dudit arrêté et de l avenant lui-même, il est applicable depuis le 26 novembre 2014, lendemain de la date de parution au Journal officiel de la République française. Rappelons que les gardiens d immeubles, salariés nécessairement logés et appartenant à la catégorie B selon la définition de la convention collective, sont exclus de toute référence horaire et travaillent selon une amplitude horaire dans laquelle ils effectuent des tâches. Cette amplitude journalière, coupée par un temps de repos, pouvait atteindre treize heures. Ainsi, du lundi matin au samedi midi, le total pouvait atteindre cinquante heures. Il s agit de cinquante heures de présence, et non cinquante heures de travail en poste. L avenant diminue ce total de cinquante heures d amplitude de travail, pour le ramener à quarante-sept heures et trente minutes. Cette réduction doit être répartie à raison d une demi-heure chaque jour du lundi au vendredi, sauf accord des parties pour une autre répartition. L avenant précise, bien que cela ne soit pas repris dans le texte modificateur de l article 18-3 de la convention collective, que cette réduction ne concerne que les gardiens qui totalisent aujourd hui plus de quarante-sept heures et trente minutes d amplitude. Comme tous les gardiens ont des amplitudes de travail contractualisées, les syndics vont devoir sans délai établir des avenants aux contrats de travail, pour ramener les amplitudes supérieures à quarante-sept heures et trente minutes à cette limite, applicable au 26 novembre Attention : c est l employeur, et lui seul dans le cadre de son pouvoir d organisation du travail, qui décide comment appliquer la réduction de l amplitude de travail (matin, soir, fin de matinée, début d après-midi, etc.). En pratique, le syndic doit demander l avis du conseil syndical avant d établir l avenant, puisque le conseil syndical a une mission légale d assistance et de contrôle du syndic. En effet, le conseil syndical est le mieux placé pour savoir comment réduire l amplitude de travail du gardien. Précisons que toutes les autres limitations restent en vigueur (amplitude maximale de treize heures par jour avec un repos de quatre heures, repos simultané du «mari et de l épouse» notamment). Un avenant doit être établi pour diminuer l amplitude hebdomadaire des gardiens. 4. Gestion des sinistres a. Gestion comptable Traditionnellement, les syndics imputent les dépenses (des parties communes, normalement) de recherches et de réparations sur l'exercice d'occurrence des factures tandis qu'ils enregistrent les indemnités d'assurance en charges négatives ou en produits sur l'exercice correspondant à la date de réception des chèques de l'assureur. Cette gestion des sinistres crée ainsi des charges exceptionnelles sur un exercice, mais qui sont considérées comme des charges d'entretien de l'exercice, ou au contraire allège les charges d'un exercice. Il n'y a pas de correspondance entre charges et produits. C'est pourquoi la procédure comptable suivante devrait être mise en œuvre. En effet, la réglementation comptable impose l'imputation des charges et produits dans l'exercice concerné. Or, l'attente d'une indemnité n'est pas une charge à répartir pas plus qu'une avance sur indemnité n'est un produit à répartir. Pour faciliter la compréhension de la procédure, elle est expliquée à travers un exemple (simple) : - Survenance du sinistre et arrivée de la facture du réparateur : Compte 471xxx attente imputation débiteur : (indemnité attendue de l'assureur) Compte 678xxx charges exceptionnelles : (franchise non remboursée, c'est une charge) Compte 401xxx du fournisseur réparateur : (montant de la facture) - Paiement de la facture : Mars 2015 page 4 / 7