1. Nouvelle gestion des commandes

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1 1. Nouvelle gestion des commandes INTRODUCTION La gestion des commandes a été largement remaniée en vue essentiellement de préparer l'intégration du protocole Pharma-ML. Tous les programmes devant faire l'objet de modifications ont bénéficié de ce fait d'une harmonisation fonctionnelle et d'une amélioration esthétique. PharmaML est un protocole de transmission et réception d'informations liées aux produits, à la commande, à la livraison et aux inventaires, basé sur le standard XML et XSLT. Ce protocole devra intervenir dans la communication entre officine et répartiteur. Sa mise en place permettra : le transfert d'une information enrichie (exemple : bon de livraison valorisé) une information à la demande (exemple : disponibilité en stock de tel ou tel produit chez le répartiteur) un délai de transfert de l'information réduit (exemple : cas des retraits du marché) la standardisation du format de l'information : accord entre tous les répartiteurs et agrément des éditeurs. L'interface de Winpresto est modifiée pour tenir compte des besoins de PharmaML, dont le déploiement est prévu courant La version 2 de Winpresto, qui sera déployée au mois d'avril, utilisera déjà cette nouvelle interface. Pour rappel, voici l'ancien écran "option 11-Gestion des stocks" : Nouvel écran :

2 1.1. Option 11-6 : Fournisseur Option : Création, modification, suppression fournisseurs L écran ci dessous est différent dans sa partie inférieure selon que le fournisseur saisi est "PharmaML = Oui", ou "PharmaML = non". Un fournisseur PharmaML est un fournisseur avec lequel la télétransmission des commandes se fait selon le protocole PharmaML. Un fournisseur non PharmaML est un fournisseur avec lequel la télétransmission des commandes se fait selon le protocole 171 (situation actuelle).

3 Pour un fournisseur PharmaML les spécificités à saisir sont : URL adresse de connexion : utilisé pour la transmission XML Livraison partielle : O pour Oui si le fournisseur assure la livraison des produits même s il lui en manque Gestion des reliquats : Si Oui le fournisseur effectue la gestion des reliquats, c est à dire qu il traite la commande pour les produits disponibles et qu il garde en commande les produits manquants pour les traiter ultérieurement. On ne saisira Oui pour "Gestion des reliquats" que si "Livraison partielle" est à Oui. Oui ou Non est proposé par défaut selon le paramètre du fournisseur (option 11-6) Produit équivalent : O pour Oui si le fournisseur peut remplacer les produits manquants par des produits équivalents Fournisseur non Pharma-ML Si la livraison est scannée, il faut que, par défaut, la quantité soit égale à zéro (dans ce cas mettre N pour non). Pour ne traiter que les manquants mettre O pour oui0

4 Pour un fournisseur non PharmaML les spécificités à saisir sont : Code Transpac : utilisé pour la transmission 171 via Transpac Vitesse Trans : vitesse de transmission Info. produits : O pour Oui si le fournisseur retourne éventuellement des informations sur les produits Code hors-proc : Si info produits 1 = produits non vignettés 2 = tous les produits Pour accéder au cumul des commandes passées pour le fournisseur il faut maintenant faire F3, les autres fonctionnalités restent les mêmes. Sur l'ancien écran la zone était affichée en permanence : Purge des commandes Un programme de purge se lance automatiquement au démarrage de Winpresto. Ce programme purge les commandes selon leur état, leur date et en fonction des paramètres du fournisseur : code suppression et délai. Il est aussi possible de purger les commandes à la demande en option Option 11-1 : Création de commande Cette option remplace "11.1 saisie des commandes" et "11.2 passation des commandes". Attention : en création de commande tous les écrans ont changé Option Saisie d une ligne de commande sans proposition

5 Remarque F12 en bas à droite de l écran signale la présence d autres fonctions, cette nouvelle possibilité est valable pour toute l'application Winpresto.

6 La partie inférieure de l écran rappelle les bases de calcul selon les paramètres déterminés au préalable (options de paramétrage en ), affiche la quantité à commander calculée automatiquement et le fournisseur. La partie supérieure à droite affiche les renseignements concernant le produit. La partie supérieure à gauche concerne la saisie de la ligne de commande. i Qté commandée La quantité calculée n est pas proposée car on est en option sans proposition. Saisir une quantité. Fournisseur Le fournisseur n est pas proposé car on est en option sans proposition. Saisir un fournisseur. Livraison partielle Si Oui le fournisseur peut traiter la commande même s'il n a pas tous les produits. Oui ou Non est proposé par défaut selon le paramètre du fournisseur (option 11-6) Reliquat Si Oui le fournisseur effectue la gestion des reliquats, c est à dire qu il traite la commande pour les produits disponibles et qu il garde en commande les produits manquants pour les traiter ultérieurement. On ne saisira "Reliquat" que si "Livraison partielle" est à Oui. Oui ou Non est proposé par défaut selon le paramètre du fournisseur (option 11-6) Remplacement Si Oui le fournisseur peut remplacer les produits manquants par des produits équivalents. Oui ou Non est proposé par défaut selon le paramètre du fournisseur (option 11-6) Date de commande Saisie d une date à laquelle la commande de ce produit sera déclenchée. Cette date sert dans le cas de la préparation d'une ligne de commande dont la transmission se fera en différée à une date indiquée. Commentaire Ce commentaire est libre pour le pharmacien et sera transmis au fournisseur. Les touches de fonction permettent : i F4 historique L action de la touche F4 donne l historique du produit c est à dire les entrées, les sorties, les ajustements des périodes précédentes avec éventuellement l histogramme de la même manière qu en option T. F5 validation La ligne de commande est enregistrée dans le fichier seulement par action de la touche F5 qui valide la saisie. Par défaut la quantité et le fournisseur du produit précédent sont inscrits.

7 F6 Maj Produit/Stock L action de la touche F6 donne la fiche avec les renseignements du produit de la même manière qu en option Option : Saisie d une ligne de commande avec proposition L écran est le même que pour l option mais la quantité commandée et le fournisseur sont proposés avec le résultat issu du calcul de la proposition de commande (en fonction des paramètres déterminés auparavant) Option : Visualisation des lignes de commandes Cette option permet de visualiser toutes les lignes de produits à commander qui n ont pas encore été enregistrées sur une commande. Ces produits sont affichés triés par libellé : les commandes automatiques sont listées en premier, suivies des commandes manuelles. Ce tri peut être modifié par l action simultanée des touches CTRL et F4. Sur chaque ligne on affiche la quantité en stock, le produit, la quantité commandée, la consommation moyenne, le fournisseur. Il peut aussi y avoir "*" si un commentaire a été saisi pour cette ligne de commande, "!" si la ligne de commande est différée, "#" si la ligne a été créée en automatique (en fonction des paramètres des stocks). Dans la partie inférieure de l écran sont affichées des informations concernant la ligne courante :

8 Le code EAN13, le commentaire, la date à partir de laquelle on pourra commander si la ligne est différée, des renseignements concernant l indisponibilité. Le total des quantités, le total en prix HT catalogue, le nombre de lignes non encore visualisées (= les lignes créées en automatique sur lesquelles on n est jamais passé) sont affichés. Touche Entrée L action sur la touche "Entrée" permet de modifier la ligne courante. L écran est le même qu en saisie d une ligne de commande en option ou Exemple : modification de la quantité 1 en quantité 5 puis validation F3 L action sur la touche "F3" permet d insérer une nouvelle ligne de commande. L écran est le même qu en saisie d une ligne de commande en option ou

9 Exemple d'ajout de 7 Tahor pour le fournisseur 5 et validation : La nouvelle ligne est ajoutée à la fin de la liste. Il est possible de trier à nouveau cette liste par l action simultanée des touches CTRL et F4. F5 Transmission donne accès à l'écran transmission de commandes, la zone "Fournisseur" est renseignée par défaut avec le numéro correspondant à la ligne courante (dans l'exemple ci-dessus : fournisseur 5) F6 Actualiser L action sur la touche F6 permet de réafficher toutes les lignes de produits à commander c est à dire les lignes qui étaient déjà visualisées plus celles éventuellement générées sur les autres postes de l officine. F12 en bas à droite de l écran signale la présence d autres fonctions : ici Ctrl-F4 pour changer le critère de tri des lignes affichées.

10 Par défaut le tri est sur le libellé du produit : Ctrl-F4 effectue le tri sur le fournisseur Ctrl-F4 une autre fois effectue le tri sur le CIP (tri cyclique = refaire Ctrl-F4 = tri sur libellé)

11 Option : Transmission de commandes Les lignes de produits à commander pour le fournisseur saisi s'affichent (écran idem ). Ces lignes sont d office sélectionnées - un marqueur (triangle) apparaît en début de ligne - si la date de commande est antérieure ou égale à la date du jour. Barre Espace L action sur la barre "espace" permet de désélectionner puis de resélectionner. Déselection : le produit reste dans les produits à commander mais ne sera pas transmis dans cette commande. Pour retransmettre des produits déselectionnés il faut revenir dans cette option voir les lignes de commande à transmettre.

12 Touche Entrée L action sur la touche "Entrée" permet de modifier une ligne avant de la transmettre. L écran est le même qu en option ou Exemple : modification de la ligne concernant le Valium (la quantité à commander est passée de 7 à 10) et ajout d un commentaire puis validation.

13 Dans la partie supérieure de l écran sont affichés le fournisseur, le numéro de client chez le fournisseur (paramétrage en option ), s'il y a télétransmission* avec ce fournisseur (paramètrage en option ), s'il y a édition d un bon de commande (paramètre en option ) et la date souhaitée pour la livraison. (* certaines commandes ne passent pas par télétransmission) F8 Param Trans permet de modifier les informations de cette partie : Cette modification ne sera pas mémorisée, il faut aller dans la fiche "Fournisseur" pour la mémoriser. F3 Insertion L action sur la touche F3 permet de créer une nouvelle ligne de commande. L écran est le même qu en option ou

14 Les lignes sont ajoutées à la fin de la liste. Il est possible de trier à nouveau la liste par l action simultanée des touches CTRL et F4. F6 Actualiser L action sur la touche F6 permet de réafficher toutes les lignes de produits à commander pour le fournisseur sélectionné c est à dire les lignes qui étaient déjà visualisées plus celles éventuellement générées sur les autres postes de l officine. F2 Enregistrement (permet de différer dans le temps la transmission) L action sur la touche F2 permet de préparer une commande avec les lignes sélectionnées sans la transmettre au fournisseur. La commande est alors en attente de transmission, en Etat A. Cette commande peut être traitée en saisie des livraisons (commande déjà passée). Après avoir sélectionné uniquement la ligne Valium puis fait F2 la commande est en attente de transmission avec une seule ligne pour Valium. Les autres lignes de commande restent sans être encore enregistrées en tant que commande effective (voir ci-dessus " Désélection = le produit reste dans les produits à commander mais ne sera pas transmis dans cette commande, pour retransmettre des produits déselectionnés il faut revenir dans cette option voir les lignes de commande à transmettre.) On revient alors automatiquement sur l'écran de saisie du fournisseur.

15 Si on saisit à nouveau le même fournisseur la ligne de Valium n apparaît plus, pour la transmettre il faudra aller en (voir page 18)

16 F5 Lancement Si F5 est activé au lieu de F2, la commande est préparée puis transmise. L écran suivant apparaît : La touche "Entrée" déclenche la transmission puis éventuellement l édition du bon de commande s'il a été demandé préalablement

17 Avant de lancer l'édition écran ou papier (le dernier choix effectué est affiché, touche F2 pour modifier), les produits peuvent être triés sur le libellé ou sur le CIP par l action simultanée des touches CTRL et F4. Le tri choisi est mémorisé pour être proposé la fois suivante. F2 Au moment de la transmission on peut basculer la commande sur un autre fournisseur par l activation de la touche F2. Il faut alors saisir le fournisseur auquel on veut transmettre cette commande (l'activation de F2 déclenche le positionnement du curseur en début de zone "Fournisseur") 1.3. Option 11.2 : Traitement des retours de commandes (avant en 11.8) Dès lors que le protocole Pharma-ML sera opérationnel au niveau des répartiteurs, cette option sera modifiée en fonction du format des retours.

18 1.4. Option 11-3 : Suivi des commandes Option Visualisation des commandes Cet écran affiche toutes les commandes. Pour chaque commande en cours les informations sont les suivantes : Numéro de commande : constitué de la date sous la forme année mois jour et d un numéro en séquence Etat : A en attente de transmission T en attente de livraison L en attente de facturation F facturée Date Fournisseur Dans la partie droite de l écran sont affichées les informations de la ligne courante, avec les dates et heures des différentes étapes de la commande, le nombre de lignes et le nombre d unités commandées et livrées. De cet écran de visualisation des commandes, on peut transmettre, livrer ou facturer une commande selon son état.

19 Les actions possibles sont : Espace L action sur la touche espace permet de sélectionner (ou de désélectionner) une commande. On ne peut sélectionner que des commandes dans le même état et pour le même fournisseur. F3 Création cde L action sur la touche F3 permet de créer une nouvelle commande comme en option F4 Fourn L action sur la touche F4 permet de réduire l affichage pour avoir les commandes d un fournisseur précis. F6 Edit L action sur la touche F6 permet d éditer le bon de commande comme en Entrée ou F5 déclenchent des traitements différents selon l état de la commande. Etat A : par l action des touches Entrée ou F5 la commande en attente de transmission peut être transmise comme en

20 Etat T : par l action de la touche Entrée la commande en attente de livraison peut être livrée comme en par l action de la touche F5 la commande peut être retransmise au fournisseur comme en Etat L : par l action de la touche Entrée la commande en attente de facturation peut être facturée comme en , par l action de la touche F5 la livraison peut être modifiée ou complétée.

21 Etat F : l action sur la touche Entrée permet de modifier ou de compléter la livraison de la commande comme en l action sur la touche F5 permet de modifier les données de facturation comme en F12 en bas à droite de l écran permet l'accès à la fonction Ctrl-F4 pour changer le critère de tri des commandes affichées (les tris possibles sont Fournisseur, Etat, Date) et Ctrl-F2 Filtre. L action simultanée des touches CTRL et F2 permettent d afficher les commandes selon leur état. Par défaut toutes les commandes sont visualisées. Etat A : en attente de transmission Etat T : en attente de livraison

22 Etat L : en attente de facturation Etat F : facturées

23 Appuyer une autre fois sur CTRL-F2 permet d afficher à nouveau toutes les commandes (affichage par défaut en entrant dans l'option) Option : Saisie des livraisons Saisie d'une livraison A l entrée dans l option les commandes en attente de livraison (état T) s affichent : Ctrl-F2 permet de visualiser les commandes en attente de facturation (état L) Ctrl-F2 permet de visualiser les commandes en état T et L. Exemple de saisie de livraison

24 Pour chaque produit s'affichent la quantité en stock, la quantité commandée, la quantité livrée et la différence entre commandée et livrée. Dans la colonne différence on peut voir "?" si la quantité livrée n est pas encore saisie, "=" si la quantité livrée est égale à la quantité commandée, "-" si la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée, "+" si la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée. La saisie de la quantité livrée peut se faire par une saisie de quantité ou par des "+", ou par des " ",ou par la lecture d une vignette. La quantité livrée peut être proposée d office comme étant égale à celle indiquée dans la colonne quantité commandée si le fournisseur est paramétré pour cela (option ). La touche Entrée donne le détail de la ligne courante : On peut modifier la quantité livrée et les prix du produit. Si les prix sont modifiés ils sont mis à jour dans le fichier produit. Après validation on revient à l'écran précédent. F2-Scanner L action de la touche F2 permet la validation de la livraison par scanner.

25 F3-Insert La validation déclenche l'ajout de la ligne de commande à la fin de la liste. F4-Manquant Création automatique d'une ligne de commande avec une quantité à commander égale à la quantité commandée moins la quantité livrée. F6-Etiq L action sur la touche F6 permet d'éditer des étiquettes F7-Prix L action sur la touche F7 permet de modifier le prix F8-Maj prod/stock Permet d'accéder à la fiche produit (idem option 8-1)

26 Lors de la validation (F5) d'une livraison incomplète la commande peut rester en état T ou passer en état L (écran suivant), tout dépend si une nouvelle livraison est attendue pour cette commande. Regroupement de commandes sur une livraison Il est possible de regrouper plusieurs commandes sur une même livraison. Exemple : Sélection de 3 commandes en attente de livraison (touche "Espace") , 45 lignes 458 unités , 3 lignes 158 unités , 1 lignes 25 unités

27 Les produits des trois commandes sont proposés. La livraison est saisie et validée. Les commandes et ont disparu et la commande comprend les produits des trois commandes : 639 unités Option Saisie des factures Les commandes en attente de facturation s affichent

28 Ctrl-F2 permet de visualiser les commandes facturées Ctrl-F2 permet de visualiser les commandes facturées et celles en attente de facturation Exemple : Saisie de la facturation de la commande

29 Pour chaque produit s'affichent la quantité livrée, la quantité facturée, la différence entre les deux et le montant de la ligne (prix catalogue HT x qté facturée). Dans la colonne "différence" on peut voir "?" si la quantité facturée n est pas encore saisie, "=" si la quantité facturée est égale à la quantité livrée, "-" si la quantité facturée est inférieure à la quantité livrée, "+" si la quantité facturée est supérieure à la quantité livrée. La partie inférieure de l écran donne le détail des prix du fichier produit et le total de la ligne courante en prix HT catalogue et réel. La saisie de la quantité facturée peut se faire par une saisie de quantité ou par des "+" ou des "-". La quantité facturée proposée par défaut correspond à la quantité livrée. Entrée donne le détail de la ligne courante : Il est possible de modifier la quantité facturée et les prix HT catalogue, HT réel et TTC. Si les prix sont modifiés ils peuvent être mis à jour dans le fichier produit

30 F3-Insert L action sur la touche F3 permet d insérer une nouvelle ligne de commande La validation déclenche l'ajout de la ligne de commande à la fin de la liste

31 F6-Etiq L action sur la touche F6 permet l édition des étiquettes F7-Prix L action sur la touche F7 permet les changements de prix