Politiques de location de salles au Centre de la francophonie

Transcription

1 Politiques de location de salles au Centre de la francophonie situé au 302 rue Strickland Whitehorse (Yukon) Y1A 2K1 Téléphone : (867) Télécopieur : (867) Courriel : sify@afy.yk.ca 1

2 302, rue Strickland téléphone : (867) Whitehorse (Yukon) télécopieur : (867) Y1A 2K1 courriel : sify@afy.yk.ca Table des matières Présentation du centre de la francophonie... 3 Politiques de location de salles... 4 Procédures... 5 Règlements concernant la location de salles... 7 Sécurité... 9 LISTE DE PRIX...10 LISTE D INSPECTION...11 CONTRAT DE LOCATION...12 RAPPORT D INCIDENT...13 *Note : Dans ce document, la forme masculine est utilisée sans aucune discrimination et uniquement dans le but d alléger le texte. 2

3 Présentation du centre de la francophonie Le Centre de la francophonie, le lieu de vos rassemblements au coeur de la capitale yukonnaise Que ce soit pour une réception, une réunion, un spectacle ou un atelier de formation, le Centre de la francophonie de Whitehorse met à votre disposition un éventail de salles et d équipements qui sauront répondre à vos besoins. La salle communautaire possède de grandes fenêtres offrant une agréable luminosité, un coin détente près du foyer et peut facilement accommoder 80 personnes assises. Une scène peut y être installée pour la présentation de pièces de théâtre, concerts ou parades de mode. La cuisine attenante est équipée d un cuisinière au proprane et d un lavevaisselle industriel. La salle de formation est idéale pour de petits groupes de 10 personnes. Une autre petite salle est appropriée pour des réunions regroupant 6 à 10 personnes. Le centre d accès communautaire, pourvu de sept ordinateurs avec accès internet, est idéal pour donner des ateliers de formation en informatique. Tous nos locaux sont chaleureux, bien aérés et éclairés. Ils sont situés au 302, rue Strickland, à Whitehorse et n attendent que vous. VENEZ NOUS VISITER! 3

4 Politiques de location de salles La location des salles du Centre de la francophonie est un moyen d autofinancement pour la communauté franco-yukonnaise. La priorité de location sera donnée aux organismes communautaires francophones et, individuellement, aux francophones de la communauté. La réservation doit être confirmée un mois à l avance pour s assurer de cette priorité. La location des salles du Centre de la francophonie ne doit pas nuire aux activités de la communauté francophone, mais plutôt promouvoir les arts et la culture, encourager les artistes locaux et offrir une grande variété d activités culturelles aux francophones et francophiles, et même à toute la communauté yukonnaise. Les profits réalisés seront réinvestis dans l amélioration des services offerts à la communauté. Le centre d accès communautaire est disponible pour la location après les heures de bureau du Centre de la francophonie, et sur semaine seulement. La SIFY se réserve le droit de ne pas louer de salles à des individus ou groupes dont les activités sont illicites, ou vont à l encontre de la mission de la SIFY. Rabais Certains rabais peuvent être offerts. 4

5 Procédures Procédure de location des salles 1. Toute personne qui désire louer les salles du Centre de la francophonie peut le faire en communiquant avec le gérant du Centre, par téléphone, par télécopieur ou en se présentant au Centre. 2. Les réservations se font préférablement un mois à l avance, sauf dans le cas de la salle de formation, où une semaine de préavis suffit. 3. Le gérant du Centre de la francophonie ou un employé de l AFY peut faire visiter les salles ou faire parvenir le Cahier descriptif aux locataires potentiels. Une liste de prix et quelques plans d aménagements pertinents accompagnent cet envoi. 4. Le client confirme par la suite la date, l heure, la disposition de la salle et l usage désirés (exemple : mariage, plan #9, 75 personnes). La personne qui prend la réservation vérifie sur le registre (intranet) si la salle est disponible, et si oui, prend note des détails. 5. Au moment de la réservation, le client signe le contrat après avoir pris connaissance des règlements, et remet le montant du dépôt requis (s il y a lieu). 6. Si un rabais est souhaité, le client doit rédiger une lettre justificative, sauf pour obtenir le 25 % auquel tout membre de l AFY a droit. 7. Le dernier jour ouvrable avant la date de la location, le client doit donner le dépôt stipulé dans le contrat et prendre possession des clés. Ce dépôt est remis après l inspection et les clés doivent être retournées le premier jour ouvrable après la date de la location. 8. À la fin de sa période de location, l usager doit remplir la liste d inspection et vérifier l inventaire s il y a lieu. 9. À chaque jour, le responsable des locations consulte l intranet. Cette personne doit coordonner le montage de la salle (selon le plan d aménagement choisi et le matériel désiré), déverrouiller les portes à l heure opportune, indiquer l emplacement des équipements de sécurité, coordonner le démontage de la 5

6 salle ainsi que le nettoyage, vérifier la liste d inspection et l inventaire s il y a lieu et verrouiller les portes après l utilisation. Le responsable signale tout bris ou vol d objets appartenant au Centre. Le montant du dépôt à remettre est ajusté selon ces facteurs. Procédure pour le système de son de la salle communautaire 1. Lors d évènements où le système de son est utilisé pour de la musique d ambiance, et/ou avec les micros sans fils, simplement suivre les indications à l intérieur de la porte du meuble noir du système de son, situé dans la salle adjacente à la salle communautaire. Il est fortement recommandé de prendre connaissance du fonctionnement avant l événement. 2. Pour les autres utilisations du système de son tel : micro(s) avec fils sur pied pour orateurs (lutrin) ou panelistes (table ronde), interprétation simultanée, micro(s) pour chants ou instruments de musique, et projection de vidéo, il est fortement recommandé de faire appel à une des personnes-ressources pour le support technique avec le système de son, selon votre besoin. Veuillez communiquer avec la réceptioniste ou le gérant du Centre de la francophonie pour faire les arrangements requis. 6

7 Règlements concernant la location de salles 1. Il est interdit de fumer dans le Centre de la francophonie. 2. Il est interdit de sortir du matériel du centre ou de la salle dans laquelle il se trouve. 3. Il est strictement interdit de faire des copies des clés. 4. La salle communautaire peut accueillir un maximum de 100 personnes. Il ne faut jamais que la salle contienne plus de 100 personnes. 5. Il est interdit de boire ou de manger dans le centre d accès communautaire. 6. Le contrat de location donne accès uniquement à l étage et à la salle visés dans le contrat, ainsi qu aux locaux nécessaires pour le bon déroulement de l événement (vestiaires, toilettes, cuisine). L utilisation de l ascenseur est strictement limité à l étage où l événement a lieu et pour l usage exclusive des personnes restreintes physiquement ou le transport d objets lourds. 7. Il est interdit de traîner les chaises ou les tables sur le plancher. 8. Il est interdit de bloquer ou d encombrer les trottoirs, les ascenseurs, les puits d escalier, les corridors et les aires communes à l intérieur de l immeuble ou sur le terrain sur lequel il est situé. Il est également interdit de bloquer les fenêtres, les portes et toute autre entrée d air ou de lumière sauf pour entrer sur les lieux ou en sortir. 9. Il est interdit d utiliser les appareils sanitaires (lavabos, éviers, toilettes) à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus; il est interdit d y verser des substances pour lesquelles ils n ont pas été conçus. Les dommages résultant d un usage abusif des appareils seront attribués à l utilisateur, qu ils aient été causés par lui ou par une personne participant à son activité. 10. Il est interdit d afficher quoique ce soit sur les murs. 11. Il est interdit d apporter des modifications permanentes aux salles ou à l immeuble. L utilisateur est tenu d obtenir une permission écrite de la Société des immeubles franco-yukonnais avant de percer des trous, couper des surfaces, passer des fils ou fixer un revêtement au plancher. 7

8 12. Les bicyclettes, les véhicules et les animaux sont interdits à l intérieur de l immeuble. Il est interdit de garder des animaux sur les lieux. 13. L utilisateur doit s assurer qu aucune odeur désagréable ou inhabituelle ne se dégage de la salle ou de l immeuble. 14. Il est interdit de nourrir les oiseaux ou les animaux sur les lieux; il est également interdit d y laisser des substances qui pourraient attirer les animaux. 15. L utilisateur s engage à laisser les lieux propres et à déposer les déchets dans le contenant prévu à cette fin. 16. Il est interdit de causer du bruit qui pourrait déranger les autres occupants ou les visiteurs de l immeuble ou des immeubles avoisinants. 17. Il est interdit de lancer des objets par les portes, dans les corridors ou dans les puits d escalier. 18. Il est strictement interdit d apporter ou de garder sur les lieux des substances ou des produits chimiques inflammables, combustibles, explosifs, ou illicites. 19. Il est interdit d apporter ou de sortir, de déplacer, de construire ou d installer un coffre-fort, un appareil commercial ou de l équipement de bureau lourd sans avoir obtenu au préalable le consentement écrit de la SIFY. La SIFY se réserve le droit de limiter le poids et l emplacement des appareils et de dicter comment le poids doit être réparti sur la base. L utilisateur sera tenu responsable des dommages causés lors du déplacement ou de l utilisation de l équipement lourd, de l équipement de bureau ou des meubles. Le déplacement ou l utilisation de l équipement lourd et le déplacement de l équipement de bureau ou des meubles est permis entre 6 h et 8 h et entre 18 h et 23 h exclusivement, sauf permission expresse de la SIFY. La SIFY se réserve un droit de regard sur le personnel embauché pour effectuer ces tâches. Les coffres-forts et autre équipement de bureau lourd doivent être placés sur des platines en acier avant d être déplacés. Il est interdit, sauf pendant les heures permises par la SIFY, d accepter la livraison ou de transporter dans l ascenseur des marchandises ou des matières encombrantes. 8

9 Sécurité Les numéros de téléphones à composer en cas d urgence (pompiers, ambulance, police, etc.) seront inscrits près des téléphones de la salle communautaire et des salles de réunion. Tous les usagers de la salle communautaire, de la cuisine et des salles de formation devront prendre connaissance de l emplacement et du fonctionnement des extincteurs. Un plan d évacuation du Centre devra être affiché dans tous les locaux. L ascenseur ne doit pas être utilisé si l on est seul dans l édifice, car en cas de bris on risque de ne pas pouvoir sortir. Le contenu des deux trousses de premiers soins devra être vérifié après chaque utilisation de la cuisine. Chaque utilisateur devra y laisser une note indiquant ce qu ils ont utilisé dans la trousse de manière à ce qu on le remplace immédiatement. Le responsable de l inspection en rendra compte à la SIFY. Tout le matériel de la salle de réunion attenante à la salle communautaire devra être entreposé dans une armoire qui ferme à clé. Cela inclut microphones, piles, fils et équipement d interprétation. Les clés du Centre ne devront être prêtées aux utilisateurs des salles sauf si ces derniers sont des organismes partenaires ou bien connus de la SIFY. Dans tous les autres cas, un responsable désigné sera sur place pour déverrouiller et verrouiller les portes. Si des clés et un code sont assignés, les clés doivent être retournées et le code désactivé dès le premier jour ouvrable après l utilisation. Si l usager quitte l édifice ne serait -ce que pour un court moment, il doit verrouiller les portes et activer le système d alarme. L usager qui loue le sous-sol ou la salle communautaire en dehors des heures d ouverture ne doit pas accéder aux étages supérieurs (au risque de déclencher le système d alarme). 9

10 LISTE DE PRIX LISTE DE PRIX Salle Nbr de place $/jour $/demi-jour $/hr dépôt Salle communautaire max. 85 $225,00 $140,00 $35,00 $200,00 Salle communautaire avec cuisine max. 85 $275,00 $180,00 $45,00 $200,00 Cuisine $200,00 $120,00 $30,00 $100,00 Vacant Salle de réunion max. 8 $100,00 $60,00 $15,00 Centre de ressource max. 6 Local informatique * max. 7 $75,00 $40,00 $10,00 $200,00 $100,00 $25,00 $100,00 Equipement (Consulter le gérant) Rétroprojecteur $0,00 Système de son ( musique d ambiance ) $25,00 TV & VCR $0,00 Système de son ( micro et enregistrement ) $50,00 Projecteur LCD/Slide/VHS $0,00 Système de son ( spectacle ) $100,00 Écran de projectio $0,00 Lecteur de cassettes et de CD $10,00 Caméra vidéo $0,00 Système d'interprétation $250,00 Caméra digitale $0,00 Micro $3,00 Système de vidéo conférence $0,00 Lectern $10,00 Système de téléphone conférence $0,00 Tableau (type "flipchart") $5,00 Aménagement et nettoyage montage $25,00 démontage $25,00 nettoyage $25,00 Autres Services (tarif horaire) service (bar,nourriture,accueil) Technicien informatique Technicien du son Annulation 30 jours précédant la réservation 15 jours précédant la réservation 7 jours précédant la réservation $15,00 $40,00 $30,00 90% 50% 25% de remboursement de remboursement de remboursement * Dépôt requis si le local est réservé hors des heures Et il est également possible de réserver une seule 10

11 LISTE D INSPECTION Cuisine laver toute la vaisselle et la ranger aux endroits appropriés éteindre le lave-vaisselle et le vider complètement nettoyer toutes les casseroles et les ranger nettoyer tous les comptoirs nettoyer tous les éviers et les essuyer laver et essuyer la hotte au besoin nettoyer la cuisinière et la sécher complètement nettoyer les réfrigérateurs au besoin nettoyer les armoires au besoin nettoyer le lave-vaisselle au besoin remettre tout ce qui a été utilisé à l'endroit indiqué sur les armoires signaler tout bris ou défectuosité signaler le matériel utilisé dans la trousse de premiers soins afin que ce soit remplacé signaler si l'extincteur a été utilisé bien fermer et verrouiller la porte arrière ne laisser aucune nourriture périssable dans les réfrigérateurs vérifier si l'inventaire des sacs poubelle et des produits de nettoyage est suffisant ranger les bouteilles vides dans les caisses à côté du réfrigérateur aller porter le recyclage et le compost (prévoir bacs à cet effet) aller porter les poubelles dans le conteneur (situé dans la ruelle, derrière la garderie) remplir l'inventaire des boissons vérifier l'inventaire Salle fermer toutes les fenêtres fermer toutes les lumières (salle principale, cuisine, salles de bain) vérifier l'état des nappes, des tables et des chaises signaler tout bris ou défectuosité vérifier qu'il ne reste personne dans l'édifice activer le système d'alarme et verrouiller les portes 11

12 CONTRAT DE LOCATION Entre la Société des immeubles franco-yukonnais, appelée ci-dessous la SIFY, d une part et, appelé ci-dessous l utilisateur, d autre part. Fait à Whitehorse, ce / /. Moyennant contrepartie, la SIFY s engage à louer à l utilisateur les locaux et équipements suivants : situés au Centre de la francophonie, 302, rue Strickland, Whitehorse, Yukon Y1A 2K1. aux fins suivantes : (activité/événement/réunion) de (heure) à (heure) le (date), pour la somme de $. Les parties s entendent sur ce qui suit : L utilisateur s engage à ne pas enfreindre de règlement municipal ni de loi territoriale ou fédérale sur les lieux ni à proximité des lieux. L utilisateur s engage à ne pas sous-louer de locaux ni à céder le présent contrat. L utilisateur s engage à ne pas effectuer de modifications aux locaux visés par le contrat. L utilisateur est responsable du montage et du démontage des équipements et du nettoyage de la salle. Le démontage et le nettoyage devront être complétés dans les deux heures suivant la fin de la période de location. L utilisateur est responsable d es mesures de sécurité à prendre après la location. L utilisateur a pris connaissance des règlements ci-joints. L utilisateur s engage à garantir la SIFY contre toute responsabilité découlant de l utilisation des équipements et de l occupation des locaux par l utilisateur. La SIFY s engage à fournir les équipements suivants : Un dépôt de $ est requis. Ce montant sera remboursé si les locaux et les équipements sont laissés propres et en bon ordre et si les clés sont retournées le premier jour ouvrable après la fin de l utilisation. Le montant du nettoyage ou des réparations devant être assumés par la SIFY pour remettre les locaux ou les équipements à leur état init ial sera déduit du dépôt et le solde, s il en est, sera remis à l utilisateur. Signataire autorisé.e de la SIFY Personne contact à la SIFY Signataire autorisé.e de l utilisateur Personne contact de l utilisateur et n o de téléphone SOCIÉTÉ DES IMMEUBLES FRANCO-YUKONNAIS 302, rue Strickland, Whitehorse, Yukon Y1A 2K1 Tél. : Téléc. : Courriel : francoyk@yknet.yk.ca 12

13 RAPPORT D INCIDENT Date: Lieu: Description: Recommandation: Signature : 13