CADRE DE GESTION PROGRAMME DE FORMATION MÉDICALE DÉCENTRALISÉE (PFMD)

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1 CADRE DE GESTION PROGRAMME DE FORMATION MÉDICALE DÉCENTRALISÉE (PFMD) S ADRESSANT AUX AGENCES DE LA SANTÉ ET DES SERVICES SOCIAUX, AUX FACULTÉS DE MÉDECINE DU QUÉBEC ET AUX ÉTABLISSEMENTS Direction de la main-d œuvre médicale Direction générale des services de santé et médecine universitaire Ministère de la Santé et des Services sociaux En vigueur du 1 er juillet 2009 au 30 juin 2010

2 TABLE DES MATIÈRES LISTE DES ANNEXES...III INTRODUCTION... 1 PARTIE 1 GÉNÉRALITÉS OBJECTIFS DU PROGRAMME DE FORMATION MÉDICALE DÉCENTRALISÉE OBJECTIFS DU CADRE DE GESTION TERRITOIRES DÉSIGNÉS ET NON DÉSIGNÉS COUVERTS ENGAGEMENT DES PARTENAIRES... 2 PARTIE 2 CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ ET ACTIVITÉS FAISANT L OBJET D UNE AIDE FINANCIÈRE CRITÈRES D ADMISSIBILITÉ DES STAGES Lieux de stages admissibles Niveau de formation et discipline Conditions complémentaires CRÉDITS VERSÉS AUX FACULTÉS DE MÉDECINE Frais généraux et administratifs Prime de coordination locale des stages Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des coordonnateurs locaux Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des officiers facultaires CRÉDITS VERSÉS AUX AGENCES ET AUX ÉTABLISSEMENTS Financement pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à l externat, à la résidence en médecine familiale (hors UMF) et à la résidence en médecine spécialisée Financement pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à la résidence en médecine familiale en UMF Financement pour les périodes de stage d une durée de trois semaines effectuées par des externes Financement pour les périodes de stage d une durée de quatre semaines effectuées par des résidents, incluant une semaine de vacance autorisée PARTIE 3 FINANCEMENT, REDDITION DE COMPTES ET AUTRES MODALITÉS DE GESTION FINANCEMENT Les facultés de médecine Le MSSS Les agences et les établissements REDDITION DE COMPTES Les facultés de médecine Les agences et les établissements AUTRES MODALITÉS DE GESTION ANNEXE A : BARÈMES UTILISÉS POUR LES FACULTÉS DE MÉDECINE ANNEXE B : BARÈMES UTILISÉS POUR LES AGENCES ET ÉTABLISSEMENTS ANNEXE C : CALENDRIER DES ACTIVITÉS LIÉES À LA GESTION DU PROGRAMME ANNEXE D : TABLE DES KILOMÉTRAGES ANNEXE E : LISTE DES UNITÉS DE MÉDECINE FAMILIALE ii

3 LISTE DES ANNEXES ANNEXE A : BARÈMES UTILISÉS POUR LES FACULTÉS DE MÉDECINE 14 ANNEXE B : BARÈMES UTILISÉS POUR LES AGENCES ET LES ÉTABLISSEMENTS 17 ANNEXE C : CALENDRIER DES ACTIVITÉES LIÉES À LA GESTION DU PROGRAMME. 20 ANNEXE D : TABLE DES KILOMÉTRAGES 22 ANNEXE E : LISTE DES UNITÉS DE MÉDECINE FAMILIALE 27 iii

4 INTRODUCTION Plusieurs régions du Québec vivent des difficultés de recrutement et de maintien de leurs effectifs médicaux. Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), fort préoccupé par les problèmes découlant de la mauvaise répartition géographique de la main-d œuvre médicale, a mis en place depuis 1985 plusieurs mesures pour favoriser l installation et le maintien de la main-d œuvre en région. Le Programme de formation médicale décentralisée (PFMD) est l une des mesures dites non négociées avec les fédérations médicales. Ce programme d aide financière couvre certains frais encourus par les stagiaires de niveau prédoctoral (externat) et postdoctoral (résidence de médecine de famille et résidence en spécialité de base), les facultés de médecine et les établissements du réseau de la santé. Il est reconnu que l exposition à la pratique médicale en région a une influence positive sur l attitude des médecins en formation eu égard à la médecine pratiquée en région. Cette mesure, d abord réservée aux régions désignées, a été étendue aux territoires non désignés depuis 2004, pourvu que le lieu de stage soit situé à plus de 50 km d une faculté de médecine québécoise. L objectif à la base du PFMD est d accentuer l exposition à la pratique médicale en région non universitaire et de favoriser le recrutement et la rétention de médecins en territoires insuffisamment pourvus en effectifs médicaux. Il suscite aussi le dynamisme chez les équipes médicales des régions par leur implication au niveau de la formation médicale qui les amène à côtoyer des jeunes en formation. De plus, il contribue au désengorgement des milieux de formation des régions universitaires en absorbant une partie de l accroissement du nombre d étudiants et de résidents en médecine suite aux augmentations des inscriptions en médecine des dernières années. Dans sa décision du 25 février 2004, le Conseil des ministres recommandait de poursuivre et d intensifier la répartition des postes de résidence de façon à atteindre un pourcentage significatif de stages en région, soit entre 10 % et 15 % dans les programmes spécialisés de base et entre 30 % et 35 % dans les programmes de médecine familiale, par rapport à l ensemble des stages de formation effectués par les résidents. Pour l année , on estime que 7 % des stages dans les programmes spécialisés de base et 32 % des stages dans les programmes de médecine familiale ont été réalisés en région. Les facultés de médecine travaillent actuellement sur un plan de valorisation et de développement des capacités d accueil en médecine familiale afin d accélérer le rythme de croissance des effectifs dans cette discipline au cours des prochaines années. Ce plan devrait s opérationnaliser à travers la consolidation et le développement d unités de médecine familiale (UMF), notamment en milieu non universitaire. Le PFMD sera ainsi amené à soutenir la croissance du nombre de stages effectués dans les UMF situées en région. Le présent cadre de gestion rassemble les éléments nécessaires à une gestion efficace et harmonisée du PFMD.

5 Partie 1 Généralités 1.1 Objectifs du programme de formation médicale décentralisée Les principaux objectifs du PFMD sont : de permettre l organisation et la réalisation de stages de formation en région pour les étudiants en médecine et les résidents en médecine familiale et dans les spécialités de base qui incluent la chirurgie générale, la médecine interne, la pédiatrie, l anesthésiologie, la psychiatrie et l obstétrique-gynécologie; de favoriser le recrutement en région par l exposition des futurs médecins à la pratique et à la vie dans ces milieux; d améliorer la compétence des futurs médecins et en particulier leurs habiletés cliniques requises pour travailler en région; de susciter le dynamisme des équipes médicales en place dans les régions. 1.2 Objectifs du cadre de gestion Ce cadre de gestion a pour objectif de clarifier et d harmoniser la gestion du programme de formation médicale décentralisée. Le cadre de gestion est mis à jour (une fois par an) suivant les travaux conjoints du MSSS et du Comité interrégional sur les effectifs médicaux. Les facultés de médecine y sont également impliquées. 1.3 Territoires désignés et non désignés couverts Les territoires couverts sont : les territoires désignés par l arrêté ministériel que vous trouverez à la section 2.1.1; les autres territoires couverts par le programme sont ceux situés à plus de 50 kilomètres d une faculté de médecine québécoise. 1.4 Engagement des partenaires Conformément à leurs responsabilités respectives, les partenaires entendent respecter les paramètres édictés à l égard du PFMD. 2

6 Pour ce faire, le MSSS s engage à : agir comme fiduciaire du Cadre de gestion du programme de formation médicale décentralisée et à administrer le programme au niveau national; prévoir le financement requis pour le fonctionnement du programme; assurer la coordination du processus de reddition de comptes et procéder aux analyses des données produites à cet effet par les universités et les agences à partir des fichiers établis; produire les engagements financiers auprès des universités et des agences sur la base de la prévision de stages et de la reddition de comptes de l année précédente; dresser annuellement un bilan provincial de l utilisation des fonds du programme et de l atteinte des objectifs du programme, dont la proportion de stages dans les milieux non universitaires; informer annuellement les universités et les agences régionales concernées du nom des sites de stages autorisés et du nombre de périodes de stage accordées dans chaque région avec le détail par établissement aux fins d un financement dans le cadre de ce programme; mettre à jour le cadre de gestion en collaboration avec les partenaires; transmettre aux universités les listes régionales des coordonnateurs de l enseignement dans les établissements qui reçoivent des stagiaires. Les agences régionales s engagent à : administrer le programme au niveau régional en conformité avec les paramètres édictés dans le Cadre de gestion; administrer l enveloppe budgétaire qui leur est confiée pour le financement du programme; transmettre les informations nécessaires dans les fichiers déterminés en temps opportun aux autorités concernées pour assurer le suivi de gestion du programme (reddition de comptes); faire les engagements financiers aux établissements sur la base des périodes de stage autorisées; coordonner la confection de la liste régionale des coordonnateurs de l enseignement dans les établissements qui reçoivent des stagiaires et la transmettre au MSSS. Il appartient aux établissements : de s impliquer activement sur le plan de la formation médicale décentralisée et de faire les représentations nécessaires auprès des facultés de médecine pour développer un programme de stages en leur établissement; d accueillir et d assurer le suivi des stagiaires; de payer aux stagiaires les allocations auxquelles ils ont droit (allocation forfaitaire, allocation de transport et allocation de logement si le logement ne leur est pas offert gratuitement par l établissement); de demander aux stagiaires les pièces justificatives pour le remboursement de leurs allocations, si jugé nécessaire; d effectuer la demande de remboursement auprès de leur agence régionale; de transmettre de façon détaillée, en utilisant les fichiers établis, à l agence régionale le détail des allocations versées aux stagiaires, ainsi que leur provenance et la durée de leur stage. 3

7 Les facultés de médecine des universités s engagent à : administrer le programme et l enveloppe budgétaire qui leur est confiée en conformité avec les paramètres édictés dans le Cadre de gestion; confirmer au MSSS le nombre de périodes de stage qui seront effectuées durant l année académique le 1 er septembre de chaque année; présenter le plan de développement des stages en médecine familiale, spécialités et pour les externes; administrer l enveloppe budgétaire qui leur est confiée pour le financement du programme; transmettre au MSSS les informations nécessaires pour assurer le suivi de gestion du programme ainsi qu un rapport annuel des périodes de stage réalisées (reddition de comptes); participer aux travaux mis en œuvre par le MSSS en vue d évaluer l impact de cette mesure eu égard aux objectifs qui y sont poursuivis; planifier le déploiement des stages; sélectionner les résidents qui feront une demande de stage; nommer un responsable de coordination de l organisation des stages qui effectuera la réclamation des frais des coordonnateurs et des superviseurs de stages auprès du MSSS; effectuer le paiement des allocations aux coordonnateurs et aux superviseurs locaux. Il appartient au Comité interrégional sur les effectifs médicaux : de participer aux travaux de mise à jour du présent cadre de gestion, travaux sous la responsabilité du MSSS; de s assurer que toutes les capacités d accueil des milieux de stage en régions désignées soient comblées. Il appartient aux stagiaires : de fournir, pour le remboursement de leurs allocations, les pièces justificatives à l établissement où ils ont effectué leur stage, si demandé par l établissement. 4

8 Partie 2 Critères d admissibilité et activités faisant l objet d une aide financière 2.1 Critères d admissibilité des stages Lieux de stages admissibles Les stages visés par le programme doivent se dérouler dans des établissements des territoires désignés du Québec, soit : Bas Saint-Laurent (01) : toutes les localités; Saguenay-Lac-Saint-Jean (02) : Alma, Dolbeau, Métabetchouan, Mistassini, Normandin, Roberval et Saint-Félicien; Mauricie-Centre-du-Québec (04) : La Tuque Outaouais (07) : Fort-Coulonge, Maniwaki, Shawville; Abitibi-Témiscamingue (08) : Toutes les localités; Côte-Nord (09) : Toutes les localités; Nord-du-Québec (10) : Toutes les localités; Gaspésie-Îles-de-la-Madeleine (11) : Toutes les localités; Laurentides (15) : L'Annonciation et Mont-Laurier; Nunavik (17) : Toutes les localités; Terres-Cries-de-la-Baie-James (18) : Toutes les localités. Ces territoires sont représentés par les membres du Comité interrégional sur les effectifs médicaux en régions désignées. Les stages se déroulant dans les établissements du Québec situés à plus de 50 kilomètres d une faculté de médecine québécoise, selon la table des kilométrages du ministère des Transports du Québec, sont également admissibles au programme mais selon la disponibilité financière de celui-ci, la priorité étant accordée aux stages en territoires désignés Niveau de formation et discipline Voici les stages couverts dans le cadre de ce programme : les stages de formation médicale de niveau prédoctoral (externat), peu importe la discipline de stage; les stages de niveau postdoctoral en médecine de famille (à savoir des résidents de la 1 re année à la 2 e année de résidence en médecine de famille); 5

9 les stages de niveau postdoctoral en spécialité (ce qui veut dire des résidents de la 1 re à la 5 e année de résidence en spécialité) dans les spécialités de base soit, l anesthésiologie, la chirurgie générale, la médecine interne, l obstétrique, la gynécologie, la pédiatrie et la psychiatrie. Les stages dans d autres spécialités sont admissibles en autant qu ils soient effectués dans des établissements situés en territoires désignés, sous réserve d une reconnaissance officielle du milieu de stage par le Collège des médecins du Québec (CMQ), de la validation du stage par la faculté de médecine, d un encadrement académique adéquat, de l approbation du MSSS et de la disponibilité financière dans le programme. Seuls les stages dans les disciplines reconnues dans les Plans d effectifs médicaux des établissements concernés seront éligibles, et dans le contexte d une analyse cas par cas Conditions complémentaires Pour être admissibles, les stages doivent avoir été reconnus par une des quatre facultés de médecine du Québec. De plus, une demande d autorisation doit avoir été portée à l attention du MSSS au moment opportun. Les disponibilités financières étant limitées, tout stage qui n aurait pas été planifié et soumis dans le dépôt de la prévision de stages des facultés de médecine au MSSS pourrait ne pas être financé si les disponibilités financières ne le permettaient pas. Une approbation préalable du MSSS est donc nécessaire avant d autoriser le versement des frais de stage. Pour pouvoir bénéficier des allocations auxquelles il a droit (allocation frais de séjour, allocation de transport et allocation de logement si le logement ne lui est pas offert gratuitement par l établissement), le stagiaire doit s installer, son stage durant, dans la région où il effectue celui-ci. Hormis les stages d externat d une durée de 3 semaines (voir 2.3.3), les stages doivent être d une durée minimum de 4 semaines afin de recevoir un financement dans le cadre de ce programme, ce qui peut inclure jusqu à une semaine de vacance autorisée pour les résidents, prévue par l entente collective de la Fédération des médecins résidents du Québec (voir 2.3.4). Le MSSS peut accepter toutefois que la durée d un stage soit inférieure à 4 semaines dans les territoires isolés. Dans ce cas, une demande doit être formellement adressée au MSSS afin d obtenir son accord. 2.2 Crédits versés aux facultés de médecine Frais généraux et administratifs Le MSSS alloue aux facultés de médecine un montant de base (voir barèmes) pour couvrir les frais généraux et administratifs pour l'organisation, le maintien et le développement des stages en région (ex. frais encourus pour développement de milieux, coordination des stages, frais de déplacement et d hébergement non prévus au programme, suivi, évaluation et formation liées à la formation médicale décentralisée). 6

10 2.2.2 Prime de coordination locale des stages Une prime de coordination locale est versée aux responsables médicaux locaux qui planifient, organisent et coordonnent les stages en leur établissement. Cette prime est établie sur la base du nombre de périodes de stage réellement effectuées. Elle est versée directement aux coordonnateurs de stages par l entremise de la faculté de médecine. En l absence de tels coordonnateurs locaux, cette prime n est pas versée et ne peut être récupérée par la faculté de médecine, l objectif de celle-ci étant d avoir une personne en charge de la coordination pour s assurer du bon fonctionnement des stages sur le plan local Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des coordonnateurs locaux Il s agit de montants permettant de financer le déplacement des coordonnateurs locaux de stage en vue de recevoir une formation professorale en milieu universitaire. Deux déplacements par site de stages, par faculté de médecine, par année sont prévus Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des officiers facultaires Il s agit de montants permettant de financer le déplacement des officiers facultaires lors de leur visite dans les milieux de formation médicale décentralisée. Deux déplacements par site de stages, par faculté de médecine, par année sont prévus. 2.3 Crédits versés aux agences et aux établissements Le MSSS accorde des crédits aux agences, qui les versent par la suite aux établissements, pour financer certaines allocations aux stagiaires et l achat de matériel didactique. Les allocations aux stagiaires (allocation de transport, allocation de logement et frais de séjour) sont octroyées dans la mesure où le stagiaire effectue un stage dans un établissement localisé à plus de 50 km d une faculté de médecine et que le stagiaire réside sur le territoire de l établissement où il effectue son stage. L annexe B présente les barèmes utilisés pour l année académique en cours avec les montants remboursables selon le type de stage. 7

11 2.3.1 Financement pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à l externat, à la résidence en médecine familiale (hors UMF) 1 et à la résidence en médecine spécialisée Allocation de transport Le programme prévoit une allocation de transport pour toute période de stage effectuée par les stagiaires dans la mesure où ils s installent sur le territoire de l établissement où ils effectuent leur stage. Cette allocation est établie sur la base du kilométrage entre le port d attache universitaire (campus ou UMF mère) du stagiaire et son lieu de stage (voir annexe B). La table de kilométrage du ministère des Transports du Québec est utilisée pour le calcul des distances entre le port d attache universitaire et le lieu de stage (voir annexe D). Le résident d une UMF en région qui effectue un stage hors de son UMF a aussi droit à cette allocation de transport dans la mesure où son stage hors UMF a cours dans un établissement localisé à plus de 50 km de son UMF port d attache. Dans ce cas, celle-ci lui est versée par l établissement hors UMF, où il effectue son stage Allocation de logement L allocation de logement est normalement versée aux établissements où se déroule le stage afin qu ils fournissent gratuitement un logement aux stagiaires, à défaut de quoi ils doivent verser aux stagiaires une allocation de logement selon le barème de l annexe B. Les stagiaires doivent être installés en région pour toute la durée de leur stage afin de bénéficier de l allocation de logement. L établissement qui offre gratuitement le logement aux stagiaires n est pas pénalisé en cas d absence maladie ou de vacance autorisée d un stagiaire. Le résident d une UMF en région qui effectue un stage hors UMF a aussi droit à cette allocation de logement dans la mesure où son stage hors UMF a cours dans un établissement localisé à plus de 50 km de son UMF port d attache. Dans ce cas, celle-ci lui est versée par l établissement hors UMF Allocation de frais de séjour Dans la mesure où le stagiaire s installe dans la région où se déroule le stage, une allocation de frais de séjour lui est versée (ex. frais de subsistance, de déménagement ou autre). Le résident d une UMF en région qui effectue un stage hors UMF a aussi droit à cette allocation dans la mesure où son stage hors UMF a cours dans un établissement localisé à plus de 50 km de son UMF port d attache. Dans ce cas, celle-ci lui est versée par l établissement hors UMF. 1 Voir la section suivante pour les résidents d une UMF qui font des stages en leur propre UMF 8

12 Matériel didactique pour les sites de stage Des montants forfaitaires annuels sont versés aux sites de stage pour l abonnement à des ressources informationnelles ou pour l'achat de matériel didactique mis à la disposition des stagiaires. Ces montants peuvent être utilisés pour l abonnement à une ligne Internet, mais ne peuvent pas être utilisés pour l achat d équipement informatique (ex. ordinateur, imprimante, etc.). Un site de stage est éligible à recevoir un montant forfaitaire minimum dès qu il accueille au moins un stagiaire pour une période de stage valide d une durée de quatre semaines. Un site de stage peut recevoir des montants forfaitaires additionnels, si des périodes de stage dans plus d une discipline y ont cours. (ex. : externat, médecine de famille, pédiatrie et médecine interne) et dans la mesure où 12 périodes de stage ont cours par discipline additionnelle. Un plafond est fixé toutefois à quatre disciplines pouvant recevoir le financement. Une discipline est égale à 12 périodes de stage ou plus autorisées dans un site de stage dans une même discipline admissible, peu importe l université de provenance des stagiaires Financement pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à la résidence en médecine familiale en UMF Allocation de transport Durant une année académique, une UMF est assuré d avoir une allocation permettant de défrayer le coût d un maximum de six allers-retours (UMF-Faculté-mère) par résident inscrit à son UMF. Le remboursement de cette allocation de transport se fait en fonction du nombre réel de déplacements qui ont eu cours. Dans les UMF multi-sites, un montant forfaitaire est réparti entre les stagiaires par le directeur de l UMF pour couvrir les déplacements entre les sites composant l UMF Allocation de logement et allocation de frais de séjour Le résident en UMF reçoit une allocation annuelle pour le logement et aussi une allocation annuelle pour les frais de séjour (voir annexe B). Ces deux allocations lui sont versées au prorata du nombre de périodes de stage effectivement faites en son UMF. Par exemple, le résident en UMF qui fait 11 périodes de stage à son UMF et 2 périodes de stage hors UMF, a droit à 11/13 de ses allocations de logement et à 11/13 de son allocation pour les frais de séjour sur la base des barèmes établis en UMF. À ce montant s ajouteront des allocations pour les 2 périodes de stage qu il effectue hors UMF selon les barèmes établis pour le financement des périodes de stage effectuées hors UMF (voir section précédente 2.3.1). 9

13 L UMF dont le cursus prévoit un nombre déterminé de périodes de stage en UMF et hors UMF pourra verser une allocation annuelle uniforme pour le logement et les frais de séjour sur la base de ce cursus. Par exemple, si le cursus prévoit 11 périodes de stage à l UMF, l allocation annuelle uniforme sera le 11/13 des allocations annuelles prévues indépendamment du nombre réel de périodes de stage effectuées en UMF par chacun de ses résidents (exception faite de cas particuliers, comme celui d un résident en absence maladie prolongée). Le cas échéant, l établissement devra confirmer, dans sa reddition de comptes, qu il a choisi de verser les allocations sous la forme d une allocation uniformisée. Par ailleurs, lorsque le cursus d un résident en UMF l amène à effectuer une période de stage dans sa faculté-mère, il a aussi droit aux différentes allocations. Dans les UMF multi-sites, une allocation de logement est versée aux résidents pour demeurer dans la localité du site principal de l UMF. Les sites composant l UMF reçoivent chacun un montant forfaitaire pour les frais de logement de l ensemble des stages réalisés chez eux par tous les résidents de l UMF multi-site Matériel didactique pour les sites de stage Pour le financement des périodes de stage effectuées en UMF, aucun montant forfaitaire annuel n est versé aux établissements pour l abonnement à des ressources informationnelles ou pour l'achat de matériel didactique, puisque ce financement est déjà prévu à l intérieur des UMF Financement pour les périodes de stage d une durée de trois semaines effectuées par des externes Les stages à l externat d une durée de trois semaines, prévus dans le cursus de la formation médicale d une faculté de médecine, sont admissibles dans le cadre de ce programme. Le financement accordé aux stagiaires dans cette situation est le suivant : Allocation de transport : 1 aller-retour par stage autorisé à raison de 0,43 $ du km; Allocation de logement : 580 $ par stage autorisé; Allocation de frais de séjour : 250 $ par stage autorisé dans les territoires désignés ou 175 $ par stage autorisé dans les territoires non désignés Financement pour les périodes de stage d une durée de quatre semaines effectuées par des résidents, incluant une semaine de vacance autorisée Le financement accordé aux résidents qui effectuent une période de stage d une durée de quatre semaines, incluant une semaine de vacance autorisée, est le même que celui établi au point précédent

14 Partie 3 Financement, reddition de comptes et autres modalités de gestion 3.1 Financement Le PFMD bénéficie d une enveloppe budgétaire fermée. Le financement vise à fournir une aide mais ne couvre pas nécessairement la totalité des coûts engendrés par la tenue des stages dans un contexte décentralisé. À chaque année, une revue de programme est effectuée par la direction générale des services de santé et médecine universitaire afin d ajuster le budget du programme aux besoins de formation médicale décentralisée. Les résultats de cet exercice conditionnent la réponse qui peut être faite par les universités, les agences et les établissements. Les demandes budgétaires du MSSS en revue de programme doivent être prêtes dès le mois d août précédent la prochaine année financière Les facultés de médecine Le financement se fait sur la base de postes budgétaires non transférables. Les facultés de médecine transmettent au MSSS leur prévision de stages pour l année en cours au mois de septembre. Cette prévision est transmise par le ministère aux agences pour validation auprès des établissements de leur région Le MSSS La confirmation du nombre de périodes de stage autorisées aux fins d un financement est envoyée le 15 novembre à la suite du dépôt de la prévision de stages des universités Les agences et les établissements Le financement se fait sur la base de postes budgétaires non transférables. Les Agences autorisent le versement des crédits sur la base du nombre de périodes de stage autorisées par le MSSS. 11

15 3.2 Reddition de comptes Avant la fin de l année académique, chaque instance régionale et chaque faculté de médecine complète une grille informatisée transmise au début du mois de mai par le MSSS. Cette grille fait état du nombre de périodes de stage réalisées et de l utilisation des fonds du PFMD selon les barèmes en vigueur (annexe A pour les facultés de médecine et annexe B pour les Agences) Les facultés de médecine Pour les facultés de médecine, les documents nécessaires à la reddition de comptes doivent être retournés au MSSS au plus tard le 1 er novembre suivant la fin de l année académique dans le format demandé par le MSSS. Les montants qui n auront pas été utilisés sont récupérés à même les versements de l année académique subséquente Les agences et les établissements Les Agences voient à ce que les établissements complètent les grilles de reddition de comptes du MSSS et à les lui transmettre le 1 er septembre. Les établissements ont la responsabilité de compléter et de transmettre à l Agence les grilles de reddition de comptes dans le respect de l échéancier convenu avec le MSSS. 3.3 Autres modalités de gestion Les engagements financiers aux agences et aux facultés de médecine sont faits sur la base de la prévision de stages effectuée par les facultés de médecine et remise au MSSS au plus tard, le 15 septembre de l année académique. À partir du 1 er décembre, toute modification à la prévision de stages ne peut être prise en compte pour le versement de l année académique en cours. Des ajustements budgétaires peuvent être effectués cependant lors de la reddition de comptes afin d être compensés l année subséquente. Le MSSS effectue un premier versement aux agences et aux facultés de médecine dès le mois de juin précédent le début de l année académique. Ce versement correspond à la moitié du budget de l année précédente. Le dernier versement est fait au mois de décembre ou suivant la reddition de comptes de la totalité des facultés de médecine d une part, et de la totalité des agences d autre part. Les ajustements issus de la reddition de comptes de l année précédente peuvent être faits sur ce deuxième versement. 12

16 L utilisation des fonds du PFMD est déterminée par le présent cadre de gestion. Toute demande de dérogation, de réallocation, d affectation de ces budgets à d autres programmes ou selon des modalités qui divergent de ce cadre devra être adressée au MSSS. Celui-ci verra à consulter le Comité interrégional sur les effectifs médicaux pour les questions qui concernent les territoires représentés par ledit comité (voir section 2.1.1). Pour les autres territoires, le comité sera informé des décisions du MSSS, si elles constituent des dérogations au cadre de gestion. Le MSSS verra aussi à s assurer, dans ses décisions, de ne pas affecter l attrait (financier) et la priorité qui est accordée aux territoires désignés. Enfin, les instances régionales doivent se référer aux normes et pratiques de gestion du Manuel de gestion financière du MSSS en ce qui concerne les modalités générales de gestion du PFMD, notamment : tout solde au 31 mars d un fond affecté de provenance nationale ne peut être engagé que sur autorisation préalable du MSSS; le solde de fonds ne peut être déficitaire. 13

17 ANNEXE A : BARÈMES UTILISÉS POUR LES FACULTÉS DE MÉDECINE 14

18 Programme de formation médicale décentralisée : Barèmes - Facultés de médecine Frais Frais généraux et administratifs Description Frais généraux et administratifs pour l'organisation, le maintien et le développement des stages en régions : développement de milieux, coordination des stages, frais de déplacement et d hébergement non prévus au programme, suivi, évaluation et formation liées à la formation médicale décentralisée Territoires désignés $ de base lié au développement $ par période de stage autorisée Barèmes Territoires non désignés $ de base lié au développement + 75 $ par période de stage autorisée Prime de coordination locale des stages Forfait de rémunération pour les responsables locaux de la coordination, de la planification et de l'organisation des stages dans l'établissement À condition qu il y ait de la coordination locale 230 $ par période de stage autorisée Le programme ne défraye pas ces coûts A Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des coordonnateurs locaux Montants forfaitaires accordés aux responsables locaux de formation médicale décentralisée pour leurs déplacements en milieu universitaire (formation professorale). Deux déplacements par site de stages, par faculté de médecine, par année sont prévus. Transport : 0,43 $ du km par aller-retour B + Repas : 67,50 $ par déplacement + Nuitée : 135 $ par déplacement Transport : 0,43 $ du km par aller-retour B + Repas : $ par déplacement Montants forfaitaires accordés pour le déplacement des officiers facultaires Montants forfaitaires accordés aux officiers facultaires pour leurs déplacements dans les milieux de formation médicale décentralisée (réunions administratives ou de formation pédagogique). Deux déplacements par site de stages, par faculté de médecine, par année sont prévus. Transport : 0,43 $ du km par aller-retour B + Repas : $ par déplacement + Nuitée : 135 $ par déplacement Transport : 0,43 $ du km par aller-retour B + Repas : $ par déplacement A Il est toutefois possible pour les facultés de verser des frais pour la coordination des autres stages régionaux par le biais des frais généraux et administratifs. B Selon la Table des kilométrages du ministère des Transports du Québec 16

19 ANNEXE B : BARÈMES UTILISÉS POUR LES AGENCES ET ÉTABLISSEMENTS 17

20 Programme de formation médicale décentralisée : Barèmes Agences et établissements. Financement pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à l externat, à la résidence en médecine familiale (hors UMF) et à la résidence en médecine spécialisée A Allocations Description Territoires désignés Barèmes Territoires non désignés Allocation de transport Remboursement des frais de déplacement aux stagiaires selon la distance entre le campus et le lieu de stage, via le moyen le plus économique 1 aller-retour par période de stage autorisée à raison de 0,43 $ du km B 1 aller-retour par période de stage autorisée à raison de 0,43 $ du km B Allocation de logement Sommes versées aux établissements afin qu'ils fournissent gratuitement un logement aux stagiaires, à défaut de quoi ils doivent verser l allocation de logement au stagiaire selon le barème. 580 $ par période de stage autorisée ou un minimum de $ par site de stage par année si le logement est fourni par l établissement 580 $ par période de stage autorisée ou un minimum de $ par site de stage par année si le logement est fourni par l établissement Allocation de frais de séjour Allocations forfaitaires mensuelles maximales versées aux stagiaires comme frais de séjour (frais de subsistance, de déménagement, de séjour ou autre. 325 $ par période de stage autorisée 225 $ par période de stage autorisée Matériel didactique pour les sites de stage Montants forfaitaires annuels versés aux sites de stage pour l abonnement à des ressources informationnelles ou l'achat de matériel didactique mis à la disposition des stagiaires, selon le nombre de disciplines enseignées 1 discipline = 12 périodes de stage ou plus autorisées dans un site de stage dans une même discipline admissible Ces montants peuvent être utilisés pour l abonnement à une ligne Internet, mais ne peuvent pas être utilisés pour l achat d équipement informatique $ par discipline de stage par site de stage (2400 $ minimum et 9600 $ maximum par site de stage) 1200 $ par discipline de stage par site de stage (1200 $ minimum et $ maximum par site de stage) A À condition que le stagiaire soit installé en région pour la durée de son stage. B Selon la Table des kilométrages du ministère des Transports du Québec (frais réels si le site de stage est à plus de 800 km de la faculté de médecine d attache). 18

21 Programme de formation médicale décentralisée : Barèmes Agences et établissements. Financement A pour les périodes de stage effectuées par des stagiaires à la résidence en médecine familiale en UMF Barèmes Allocations Description Territoires désignés Territoires non désignés Allocation de transport Remboursement des frais de déplacement aux stagiaires selon la distance entre le campus et le lieu de stage, via le moyen le plus économique 6 allers-retours par année par résident à raison de 0,43 $ du km A Pour les stages en UMF multi-sites : Un montant forfaitaire annuel de $ est accordé à l UMF pour les déplacements de ses stagiaires entre les sites. 6 allers-retours par année par résident à raison de 0,43 $ du km A Pour les stages en UMF multi-sites : Un montant forfaitaire annuel de $ est accordé à l UMF pour les déplacements de ses stagiaires entre les sites. Allocation de logement Sommes versées aux établissements afin qu'ils fournissent gratuitement un logement aux stagiaires, à défaut de quoi ils doivent verser l allocation de logement au stagiaire selon le barème. Forfait de $ par année de stage (1 année de stage = 13 périodes de stage) Forfait de $ par année de stage (1 année de stage = 13 périodes de stage) Allocation de frais de séjour Allocations forfaitaires mensuelles maximales versées aux stagiaires comme frais de séjour (frais de subsistance, de déménagement, de séjour ou autre) 4 allocations de 325 $ par année par résident Pour les UMF multi-sites : une allocation de 325 $ par période de stage sera versée pour les stages réalisés dans une autre constituante que le site principal de l UMF. 4 allocations de 225 $ par année par résident Pour les UMF multi-sites : une allocation de 225 $ par période de stage sera versée pour les stages réalisés dans une autre constituante que le site principal de l UMF. A À condition que le stagiaire soit installé en région pour la durée de son stage. B Selon la Table des kilométrages du ministère des Transports du Québec (frais réels si le site de stage est à plus de 800 km de la faculté de médecine d attache) 19

22 ANNEXE C : CALENDRIER DES ACTIVITÉS LIÉES À LA GESTION DU PROGRAMME 20

23 Activités Échéancier Transmission de la grille informatisée pour effectuer la reddition de comptes. Cette grille est transmise par le MSSS aux facultés de médecine et aux agences. 15 mai Mise à jour du cadre de gestion. Premier versement effectué aux facultés de médecine et aux agences. Ce versement correspond à la moitié du budget de l année précédente. Transmission du cadre de gestion aux facultés de médecine et aux agences. 15 juin Les agences transmettent leur reddition de comptes au MSSS. 1 er septembre Prévision du nombre de périodes de stage par les facultés de médecine transmise au MSSS. Cette prévision est acheminée par le MSSS aux agences pour validation. 15 septembre Revue de programme effectuée par la Direction générale des Services de santé et médecine universitaire pour l année financière suivante. octobre Les facultés de médecine transmettent leur reddition de comptes au MSSS. 1 er novembre Confirmation du nombre de périodes de stage autorisées aux fins du financement par le MSSS auprès des facultés de médecine et des agences. Le nombre de périodes de stage autorisées pour l année académique est fixé, aucune modification ne peut être prise en compte pour le versement de l année en cours. Deuxième versement effectué aux facultés de médecine et aux agences. Ce dernier versement tient compte des ajustements issus de la reddition de comptes. 15 novembre 1 er décembre 15 décembre 21

24 ANNEXE D : TABLE DES KILOMÉTRAGES 22

25 Comme mentionné précédemment à la section , le programme prévoit une allocation de transport pour toute période de stage effectuée par les stagiaires dans la mesure où ils s installent sur le territoire de l établissement où ils effectuent leur stage. Cette allocation est établie sur la base du kilométrage entre le port d attache universitaire (campus ou UMF mère) du stagiaire et son lieu de stage (voir annexe B). La table de kilométrage du ministère des Transports du Québec est utilisée pour le calcul des distances entre le port d attache universitaire et le lieu de stage. À ce sujet, nous vous invitons à vous rendre sur son site Internet à l adresse qui suit : http :// o Faculté Laval : Québec (Cité universitaire) o Faculté McGill : Montréal (Centre-Ville) o Faculté de Montréal : Montréal (Côte-des-Neiges) o Faculté de Sherbrooke : Sherbrooke (Fleurimont) Aussi, nous vous invitons à consulter la table des kilométrages suivante (celle-ci demeure non exhaustive) : Région 1 : Bas-Saint-Laurent Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Amqui CSSS de la Matapédia 413 Faculté Laval Matane CSSS de Matane 402 Faculté Laval Mont-Joli CSSS de la Mitis 343 Faculté Laval Notre-Dame-du-Lac CSSS de Témiscouata 266 Faculté Laval Rimouski CSSS de Rimouski-neigette 308 Faculté Laval Rivière-du-Loup CSSS de Rivière-du-Loup 202 Faculté Laval Trois-Pistoles CSSS les Basques 245 Faculté Laval La Pocatière Notre-Dame de Fatima 136 Faculté Montréal Rimouski CSSS de Rimouski-Neigette 546 Faculté Montréal Rivière-du-Loup CSSS de Rivière-du-loup 440 Faculté Montréal Amqui CSSS de la Matapédia 651 Faculté Montréal La Pocatière Notre-Dame de Fatima 374 Faculté Sherbrooke Rimouski CSSS de Rimouski-Neigette 529 Région 2 : Saguenay-Lac-Saint-Jean Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Alma CSSS Lac St-Jean-Est 232 Faculté Laval Roberval CSSS Domaine-du-Roy 263 Faculté Laval Dolbeau-Mistassini CSSS Maria-Chapdeleine 316 Faculté Laval Chicoutimi CSSS de Chicoutimi 214 Faculté Laval Jonquière CSSS de Jonquière 223 Faculté Montréal Alma CSSS Lac St-Jean-Est 484 Faculté Montréal Roberval CSSS Domaine-du-Roy 443 Faculté Montréal Dolbeau-Mistassini CSSS Maria-Chapdeleine

26 Faculté Montréal Chicoutimi CSSS de Chicoutimi 467 Faculté Montréal Jonquière CSSS de Jonquière 476 Faculté Sherbrooke Alma CSSS Lac St-Jean-Est 468 Faculté Sherbrooke Roberval CSSS Domaine-du-Roy 500 Faculté Sherbrooke Dolbeau-Mistassini CSSS Maria-Chapdeleine 552 Faculté Sherbrooke Chicoutimi CSSS de Chicoutimi 450 Faculté Sherbrooke Jonquière CSSS de Jonquière 460 Région 3 : Québec Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval La Malbaie CSSS de Charlevoix 155 Faculté Laval St-Marc-des-Carrières CSSS Portneuf 71 Région 4 : Mauricie Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Shawinigan CSSS de l'énergie 151 Faculté Laval Victoriaville CSSS Arthabaska-et-de-l'Érable 119 Faculté Laval Trois-Rivières CHR Trois-Rivières (Pav. Ste-Marie) 129 Faculté Montréal Shawinigan CSSS de l'énergie 160 Faculté Montréal Victoriaville CSSS Arthabaska-et-de-l'Érable 159 Faculté Montréal Trois-Rivières CHR Trois-Rivières 138 Faculté Montréal Drummondville CSSS Drummond 106 Faculté Sherbrooke Shawinigan CSSS de l'énergie 183 Faculté Sherbrooke Victoriaville CSSS Arthabaska-et-de-l'Érable 74 Faculté Sherbrooke Trois-Rivières CHR Trois-Rivières 147 Faculté Sherbrooke Drummondville CSSS Drummond 70 Faculté Sherbrooke Fortierville CSSS Nicolet Yamaska Bécancour 121 UMF Alma Trois-Rivières CHR Trois-Rivières 253 UMF Charles LeMoyne Victoriaville CSSS Arthabaska-et-de-l'Érable 153 UMF Charles LeMoyne Drummondville CSSS Drummond 100 UMF Charles LeMoyne Victoriaville GMF Bois-Francs 153 UMF Charles LeMoyne St-Léonard d'aston GMF CM St-Léonard 129 UMF Chicoutimi Trois-Rivières CHR Trois-Rivières 334 UMF Chicoutimi Drummondville CSSS Drummond 360 UMF Chicoutimi St-Léonard d'aston GMF CM St-Léonard 343 Région 7 : Outaouais Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Gatineau CSSS des Collines (CLSC) 483 Faculté McGill Maniwaki CSSS de la Vallée-de-la-Gatineau 338 Faculté McGill Shawville CSSS du Pontiac 288 Faculté McGill Wakefield CSSS des Collines 241 Faculté McGill Hull-Gatineau CSSS de Gatineau 220 Faculté McGill Buckingham CSSS de Papineau 173 Faculté McGill Gatineau CH Pierre-Janet 209 Faculté Montréal Maniwaki CSSS de la Vallée-de-la-Gatineau 329 Faculté Montréal Hull-Gatineau CSSS de Gatineau 210 Faculté Sherbrooke Hull-Gatineau CSSS de Gatineau

27 Région 8 : Abitibi-Témiscamingue Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Rouyn-Noranda CSSS Rouyn-Noranda 868 Faculté Laval Amos CSSS Les Eskers 829 Faculté McGill Témiscaming CSSS Témis. et Kipawa 621 Faculté McGill Ville-Marie CSSS du Lac-Témiscaming 709 Faculté McGill Val d'or CSSS de la Vallée-de-l'Or 527 Faculté McGill Amos CSSS Les Eskers 597 Faculté Montréal Amos CSSS Les Eskers 590 Faculté Montréal La Sarre CSSS des Aurores boréales 686 Faculté Montréal Rouyn-Noranda CSSS Rouyn-Noranda 629 Faculté Montréal Val d'or CSSS de la Vallée-de-l'Or 520 Faculté Sherbrooke Amos CSSS Les Eskers 755 UMF Sherbrooke Rouyn-Noranda CSSS Rouyn-Noranda 794 UMF Charles LeMoyne Rouyn-Noranda CSSS Rouyn-Noranda 646 UMF Chicoutimi Rouyn-Noranda CSSS Rouyn-Noranda 860 Région 9 : Côte-Nord Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Baie-Comeau CSSS Manicouagan 425 Faculté Laval Hâvre St-Pierre CSSS de la Minganie 875 Faculté Laval Sept-Iles CSSS de Sept-Iles 654 Faculté Laval Blanc Sablon CSSS de la Basse Côte-Nord 1030 Faculté Laval Les Escoumins CSSS de la Haute Côte-Nord 264 Faculté Laval Fermont CSSS de l'hématite 1004 Faculté Montréal Hâvre-St-Pierre CSSS de la Minganie 1128 Faculté Montréal Sept-Iles CSSS de Sept-Iles 907 Faculté Montréal Port-Cartier CSSS de Port-Cartier 846 Région 10 : Nord-du-Québec Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Chibougamau CSSS de la Baie-James 515 Faculté Montréal Matagami CSSS de la Baie-James 789 Région 11 : Gaspésie Îles-de-la-Madeleine Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Cap-aux-Meules CSSS des Îles 913 Faculté Laval Gaspé CSSS de la Côte de Gaspé 689 Faculté Laval Rivière-aux-Renards CSSS de la Côte de Gaspé 725 Faculté Laval Chandler CSSS du Rocher Percé 710 Faculté Montréal Iles-de-la-Madeleine CSSS des îles 1151 Faculté Montréal Gaspé CSSS de la Côte de Gaspé 928 Faculté Montréal Grande-Vallée CSSS de la Côte de Gaspé 839 Faculté Montréal Chandler CSSS du Rocher-Percé 948 Faculté Montréal Maria CSSS Baie-Des-Chaleurs 814 Faculté Montréal Maria - UMF CSSS Baie-Des-Chaleurs 814 Faculté Montréal Paspébiac CSSS Baie-Des-Chaleurs 882 Faculté Sherbrooke Chandler CSSS du Rocher-Percé

28 Région 12 : Chaudières-Appalaches Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Laurier-Station CSSS du Grand Litorral 48 Faculté Laval Montmagny CSSS Montmagny-L'Islet 79 Faculté Laval Ste-Croix Clinique médicale Ste-Croix 51 Faculté Laval Lac Etchemin CSSS des Etchemins 103 Faculté Laval St-Georges de Beauce CSSS de Beauce 98 Faculté Laval Thetford-Mines CSSS Thetford 107 Faculté Montréal Montmagny CSSS Montmagny-L'Islet 301 Faculté Montréal St-Georges de Beauce CSSS de Beauce 337 Faculté Sherbrooke St-Georges de Beauce CSSS de Beauce 146 Région 14 : Lanaudière Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Joliette CSSS Lanaudière-Nord 224 Faculté McGill Joliette CSSS Lanaudière-Nord 70 Faculté McGill St.-Charles Borromé CSSS Lanaudière-Nord 74 Faculté Montréal St.-Charles Borromé CSSS Lanaudière-Nord 80 Faculté Sherbrooke Joliette CSSS Lanaudière-Nord 232 Région 15 : Laurentides Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté Laval Mont-Laurier CSSS d'antoine Labelle 471 Faculté Montréal Lachute CSSS d'argenteuil 77 Faculté Montréal Mont-Laurier CSSS d'antoine Labelle 232 Faculté Montréal Saint-Jérôme CSSS de Saint-Jérôme 58 Campus Trois-Rivières Mont-Laurier CSSS d'antoine Labelle 346 Faculté Sherbrooke Saint-Jérôme CSSS de Saint-Jérôme 217 Région 16 : Montérégie Port d'attache Lieu de stage Établissement Km Faculté McGill Knowlton CSSS de la Pommeraie 109 Faculté McGill Cowansville CSSS de la Pommeraie 90 Faculté McGill Huntingdon CSSS du Haut-St-Laurent 76 Faculté McGill Ormstown CSSS du Haut-St-Laurent 60 Faculté McGill Rigaud CSSS Vaudreuil-Soulanges 70 Faculté McGill Salaberry-de-Valleyfield CSSS du Suroît 82 Faculté Montréal Salaberry-de-Valleyfield CSSS du Suroît 75 Faculté Montréal Sorel CSSS de Sorel 88 Faculté Montréal Granby CSSS de la Haute Yamaska 91 Faculté Montréal St-Hyacinthe CSSS Richelieu-Yamaska 62 Faculté Sherbrooke Cowansville CSSS la Pommeraie 104 Faculté Sherbrooke Granby CM Fam. De Granby 94 Faculté Sherbrooke Granby CSSS de la Haute Yamaska 94 Faculté Sherbrooke St-Jean-sur-Richelieu CSSS Haut-Richelieu 151 Faculté Sherbrooke St-Hyacinthe CSSS Richelieu-Yamaska 130 UMF Sherbrooke Granby CM Fam. De Granby 94 UMF Chicoutimi Granby CM Fam. De Granby

29 ANNEXE E : LISTE DES UNITÉS DE MÉDECINE FAMILIALE 27

30 La liste des unités de médecine familiale (UMF) en région désignée UMF Basques-KRTB, Bas-Saint-Laurent UMF de Rimouski, Bas-Saint-Laurent UMF Alma, Saguenay Lac-Saint-Jean UMF Amos La Sarre, Abitibi-Témiscamingue UMF Rouyn-Noranda, Abitibi-Témiscamingue UMF Manicouagan, Côte-Nord UMF Gaspé, Gaspésie Îles-de-la-Madeleine UMF Maria, Gaspésie Îles-de-la-Madeleine La liste des unités de médecine familiale (UMF) en région non désignée, situées à plus de 50 kilomètres d une faculté de médecine UMF Chicoutimi, Saguenay Lac-Saint-Jean UMF Trois-Rivières, Mauricie UMF Shawinigan, Mauricie UMF Gatineau, Outaouais UMF des Etchemins, Chaudières-Appalaches UMF Joliette, Lanaudière UMF Richelieu-Yamaska, Montérégie 28