s il s agit d une nouvelle unité non encore identifiée, dénomination et adresse complètes

Transcription

1 DIRECTION DE L IDENTIFICATION DG III/ID/122 POUR TOUT RENSEIGNEMENT, TÉL (YVETTE WATTIER), FAX yvette.wattier@onss.fgov.be Demande d'identification en qualité d employeur Occupation pour activité générale Personne de droit privé Le présent formulaire doit nous permettre de procéder de façon correcte à l identification de l entreprise en qualité d employeur. Numéro d entreprise : 0 Numéro ONSS provisoire (Dimona) : 5 Dénomination ou nom et prénom : RESERVE A L'ONSS A. Questions concernant l'occupation du personnel 1. à partir de quelle date (ré)occupez-vous du personnel : 2. combien de travailleurs occupez-vous ouvriers : employés : apprentis agréés : total : 3. votre personnel est-il occupé uniquement au siège social : 4. si, quel est le numéro d unité d établissement : / s il s agit d une nouvelle unité encore identifiée, dénomination et adresse complètes 5. avez-vous déjà occupé auparavant du personnel : 6. si OUI, quel est le numéro d'identification qui vous avait été attribué par L'ONSS : 7. sous quelle dénomination aviez-vous été inscrit(e) : 8. pour quelle activité : B. Questions concernant une reprise 1. reprenez-vous le personnel d un employeur : si : totalement en partie quel est son numéro d entreprise 0 quel est son numéro d identification à l ONSS - 2. reprenez-vous aussi son activité : /04

2 C. Questions concernant les données administratives de votre entreprise 1. êtes-vous affilié(e) à un secrétariat social agréé nom et adresse de ce secrétariat social agréé : date d'affiliation : 2. en cas d'occupation de personnel, une assurance contre les accidents du travail est OBLIGATOIRE auprès de quelle société avez-vous conclu une police : / numéro de la police : date de prise de cours de la police : D. Questions relatives à l'activité exercée (Les réponses aux questions reprises ci-après doivent nous permettre de vous attribuer une catégorie d'employeur et un code d'activité corrects) 1. quelle est l'activité principale de votre entreprise? description précise de l activité: détail de l activité : de la fabrication de produits du placement de la réparation du commerce de détail du commerce de gros autres : 2. y a-t-il des activités accessoires pour lesquelles vous occupez du personnel distinct? (description précise de celle-ci) numéro d unité d établissement où ce personnel est occupé : 3. pouvez-vous renseigner (à titre purement indicatif) le numéro de la commission paritaire à laquelle vous pensez devoir ressortir pour cette ou ces activités : ouvriers : employés : 4. occupez-vous du personnel rémunéré au pourboire: 5. votre entreprise est-elle une société civile sous forme de SA, SPRL,

3 E. Questions relatives au mandataire (A remplir uniquement par des employeurs qui sont établis dans un autre pays que la Belgique) Donnez le nom et les prénoms complets ou la raison sociale de votre mandataire en Belgique chez lequel vous élisez domicile (à compléter en lettres d'imprimerie) nom et prénoms ou dénomination de la société et nature juridique : rue : n : boîte : code postal : commune : téléphone : fax : IL YA LIEU DE JOINDRE UNE DECLARATION PAR LAQUELLE LE MANDATAIRE ACCEPTE LE MANDAT CONFERE. F. Questions relatives au travail transfrontalier (A remplir uniquement par les employeurs occupant du personnel qui effectue du travail transfrontalier) 1. votre personnel est-il occupé uniquement en Belgique uniquement dans un autre pays quel pays : alternativement dans différents pays quels pays : 2. occupez-vous du personnel détaché de l'étranger de quel(s) pays : 3. occupez-vous du personnel à temps partiel dans l'affirmative, exerce-t-il également une activité dans un autre pays quel pays : bénéficie-t-il d'allocations de chômage à charge d'un autre pays quel pays : G. Désirez-vous recevoir les instructions de l ONSS : via le site internet de l ONSS ( sur CD-Rom sur support papier H. Désirez-vous recevoir la visite d un contrôleur social qui vous donnera des informations relatives à vos obligations légales et administratives en votre qualité d employeur : (dans ce cas, nous reprendrons contact afin de fixer un rendez-vous à votre meilleure convenance)

4 I. Signatures L'employeur lui-même, chaque associé qui peut engager l'association par voie contractuelle, un gérant désigné statutairement ou le syndic pour une association de copropriétaires. Si le signataire n'a pas complété le formulaire de sa propre main, la signature doit être précédée de la mention "lu et approuvé" nom et prénom qualité (employeur, gérant, président, ) établi à : date : signature La loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée est d'application au traitement des informations obtenues au moyen du présent formulaire. Conformément à l'article 10 de cette loi, vous pouvez, à votre propre demande, consulter les données qui vous concernent et faire rectifier les erreurs éventuelles. Ces données ne sont utilisées que lors de l'application de la législation sociale et lors de traitement de statistiques aymes. L'Office national de Sécurité sociale est le gestionnaire du répertoire des employeurs et gère son traitement avec le concours de la SmalS-MvM asbl-vzw.

5 DIRECTION DE L'IDENTIFICATION Votre correspondant(e) : Yvette WATTIER Tél : Fax : yvette.wattier@onss.fgov.be À rappeler dans votre réponse s.v.p. : Notre référence : DG III / ID / 122 bis Numéro d'entreprise : Bruxelles, le Votre lettre du : Vos références : Annexe(s) : DG III/ID/122/0 et ID122 CONCERNE : Votre demande d IDENTIFICATION EN QUALITÉ D'EMPLOYEUR Chère Madame, Cher Monsieur, Suite à votre déclaration par laquelle vous nous informez occuper du personnel assujetti, vous trouverez en annexe les questionnaires d identification ID122/0 et ID122. Nous vous invitons à retourner, le plus rapidement possible, un exemplaire du formulaire ID122, dûment complété et signé, à l Office national de sécurité sociale qui vous communiquera ensuite votre numéro d identification à l ONSS et le ou les indices de catégorie au(x)quel(s) vous ressortissez. Si vous ne possédez pas encore un numéro unique d entreprise, vous êtes prié de compléter également le questionnaire ID122/0. Celui-ci pourra éventuellement être utilisé pour vous identifier dans la Banque Carrefour des entreprises et ce uniquement si vous faites partie des employeurs cités en première page de ce questionnaire. Si vous ne faites pas partie des employeurs cités, vous êtes priés de vous identifier comme entreprise auprès d un guichet d entreprise, dont la liste vous est donnée sur le portail du Service Public Fédéral Economie, PME, classes moyennes et Energie : Vous pourrez égalerment y puiser toute les informations complémentaires relatives à la Banque Carrefour des Entreprises. Tout employeur ou toute entreprise qui transfère son domicile ou son siège social, qui modifie sa dénomination ou la forme juridique sous laquelle il ou elle exerce son activité ou qui modifie ses activités, doit en aviser le service de gestion de la Banque Carrefour des Entreprises par l intermédiaire des instances par lesquelles il a obtenu son numéro d entreprise( guichet d entreprise, ONSS, etc ). Veuillez agréer, chère Madame, cher Monsieur, l expression de nos sentiments distingués. P. VANDERVORST Administrateur général. IMPORTANT Vous trouverez au verso un bref aperçu des formalités à remplir en exécution de la législation de sécurité sociale des travailleurs

6 Formalités à accomplir dans le cadre de la loi du 27 juin 1969 revisant l arrêté-loi du 28 décembre 1944, concernant la sécurité sociale des travailleurs DECLARATION A L ONSS Chaque employeur identifié à l ONSS doit faire parvenir chaque trimestre une déclaration à l ONSS. Cette déclaration doit être transmise obligatoirement de manière électronique (vous trouverez à ce propos de plus amples informations sur le site portail de la sécurité sociale « Cette déclaration doit rentrer à l O.N.S.S au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre (30 avril, 31 juillet, 31 octobre, 31 janvier). L employeur qui n introduit pas la déclaration trimestrielle à l ONSS dans le délai prévu, est redevable d une indemnité forfaitaire de 495,79 EUR, augmentée de 247,89 EUR par tranche de ,35 EUR de cotisations dues au-delà de ,70 EUR. 2. PAIEMENT DES COTISATIONS a) MODALITES APPLICABLES AUX EMPLOYEURS QUI NE DOIVENT PAS PAYER DE PROVISIONS Les cotisations sont payables par trimestre à l ONSS et doivent lui parvenir AU PLUS TARD LE DERNIER JOUR DU MOIS QUI SUIT LE TRIMESTRE soit : les 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier pour chacun des quatre trimestres de l année. Le défaut de paiement des cotisations dans les délais légaux est sanctionné par : - UNE MAJORATION égale à 10 p.c. du montant payé dans le délai légal ; - UN INTERET de retard au taux de 7 p.c. l an qui prend cours à l expiration du délai légal est dû jusqu au jour du paiement. b) MODALITES APPLICABLES AUX EMPLOYEURS QUI DOIVENT PAYER DES PROVISIONS Le paiement de provisions afférentes aux cotisations dues à l ONSS, pour un trimestre déterminé, n est obligatoire que si le montant total en cotisations, dont l employeur était redevable au cours du trimestre précédent, dépasse 6 197,34 EUR. Dans ce cas, l employeur versera au plus tard le 5ème jour des 2ème, 3ème et 4ème mois, une provision égale à 30% du montant des cotisations de l avant-dernier trimestre échu. (Les provisions relatives au 4ème trimestre sont de 35%, 35% et 20%). Lorsque l employeur n a pas été redevable de cotisations pour cet avant-dernier trimestre, la provision mensuelle s élève à 421,42 EUR par mois et par travailleur occupé au cours du mois précédent. Dans les deux cas, le solde, soit la différence entre le total des provisions et le montant total à payer, doit être versé au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre. Pour les employeurs qui appartiennent à la commission paritaire de la construction, et qui ne sont pas redevables de cotisations pour l avant-dernier trimestre, une règle particulière est d application. Ils doivent, à partir du 1er trimestre au cours duquel ils occupent du personnel, et au plus tard le cinquième jour de chaque mois, payer une provision de 619,73 EUR par ouvrier à partir du troisième travailleur qu ils occupaient à la fin du mois précédent. Pour leurs employés, ils doivent suivre la règle générale exposée ci-dessus. c) MODE DE PAIEMENT Les paiements sont à effectuer exclusivement au C.P de l'onss Aucun autre mode de paiement n'est autorisé. La date de paiement est celle à laquelle le compte postal de l'onss est crédité. 3. BUREAUX REGIONAUX DE L ONSS Pour obtenir tous renseignements utiles, les employeurs peuvent s adresser aux bureaux régionaux de l ONSS, dont la liste est en annexe.

7 4. SECRETARIATS SOCIAUX AGREES L ONSS délivre aux employeurs, sur simple demande, la liste complète des secrétariats sociaux agréés d employeurs. Ces organismes se chargent, moyennant une certaine rétribution, de remplir pour le compte et sous la responsabilité de leurs affiliés, les obligations en matière de sécurité sociale. 5 FORMALITES ESSENTIELLES RELATIVES AUX REGIMES AXES SUR LA SECURITE SOCIALE a) PENSION Depuis le premier trimestre 1990, le numéro d identification du Registre national du travailleur doit être employé obligatoirement pour tous les secteurs de la Sécurité Sociale comme seul numéro d identification. Il en résulte qu en première instance, l employeur peut s informer du numéro d identification du Registre national auprès de son travailleur. (Carte d identité ou tout autre document). Dans l éventualité ou le travailleur ne connaît pas son numéro d identification, une demande doit être introduite auprès de l institution chargée d identifier et de tenir à jour les comptes individuels de pensions auprès de la sécurité sociale, à savoir : A.S.B.L. CIMIRe 1MA5J, rue Fossés aux Loup 48, 1000 Bruxelles. Après en avoir fait la demande, l employeur reçoit de cette institution un document, modèle 350A, à compléter soigneusement et à retourner ensuite à CIMIRe. Lorsque le travailleur est domicilié à l étranger et qu il est occupé pour la première fois en Belgique, son employeur joindra au document 350A, une copie d une pièce d identité officielle. CIMIRe renverra alors à l employeur le document 350A mentionnant le numéro d identification de son travailleur. b) ASSURANCE MALADIE-INVALIDITE BONS DE COTISATION Depuis l année de référence 1994, les employeurs ne délivrent plus de bons de cotisation «papier» aux travailleurs, sauf exceptions expresses. Les données d assurabilité des travailleurs, nécessaires en matière d assurance obligatoire «soins de santé», sont communiquées électroniquement aux organismes assureurs auxquels les travailleurs sont affiliés. Cette communication électronique se fait par le biais des déclarations introduites par l employeur à l ONSS. Lorsque l échange de données électroniques se révèle impossible à la suite, par exemple, de problèmes d intégration ou d indisponibilité du numéro du Registre national ou du numéro-bis, l ONSS établit automatiquement les bons de cotisations «papier» qui sont envoyés aux employeurs qui occupent ou ont occupé les travailleurs. L employeur est tenu de remettre le bon de cotisation au travailleur dans les quinze jours. L ONSS établit ces bons de cotisation recto-verso, la face avant présentant un texte néerlandais et la face arrière un texte français. Sur base de la législation linguistique, l employeur décide de la langue dans laquelle le bon devra être établi et biffe ce qui ne convient pas. Si un bon rédigé en langue allemande doit être délivré au travailleur, l exemplaire recto-verso sera retourné à l ONSS qui, à la demande de l employeur, enverra un bon de cotisation établi en allemand. Lorsque l employeur est dans l impossibilité de remettre le bon au travailleur, par exemple parce que son adresse ne peut être retrouvée ou parce que le travailleur est parti pour l étranger, le bon est renvoyé à l ONSS après y avoir mentionné le motif de sa délivrance. En cas de faillite de l employeur, les bons de cotisation sont transmis au curateur chargé de la liquidation de la faillite. Dès cet instant, le curateur est subrogé à l employeur dans ses obligations. Comme l assurabilité des travailleurs dérive des déclarations patronales à l ONSS, il est indispensable que les déclarations soient complètes et correctes et qu elles soient introduites dans les délais. Il convient d attirer une attention toute particulière sur le fait que - les numéros du registre national ou les numéros-bis corrects doivent être communiqués ; - pour les travailleurs à temps partiel, intermittents et saisonniers, les journées de travail ainsi que les heures de travail soient précisées sur les déclarations ; - les trimestres ONSS doivent être respectés ; le quatrième trimestre 1994 doit donc prendre fin au plus tard le 31 décembre 1994.

8 Par ailleurs, il est rappelé aux employeurs que la introduction ou l introduction tardive des déclarations trimestrielles (cadres comptables et relevés) peut entraîner l application d office d une majoration forfaitaire. Les bons de cotisation papier continueront à être fournis aux employeurs qui occupent des travailleurs repris sur la formule de déclaration sous les codes travailleurs 022, 026, 027, 035, 439, 482, 487, 876 et 879 (apprentis agréés et assimilés, les personnes soumises à l obligation scolaire ou les travailleurs qui font l objet de perceptions spéciales). Il est évident que cette obligation ne s impose que si ces travailleurs sont mentionnés sur la formule de déclaration dans cette qualité. c) ALLOCATIONS FAMILIALES Tout employeur est tenu de s affilier à une caisse de compensation pour allocations familiales de son choix dans les 90 jours qui suivent la date à laquelle il occupe pour la première fois du personnel salarié ou appointé, pour lequel la cotisation destinée aux allocations familiales est due à l Office national de sécurité sociale. Les allocations familiales seront payées aux travailleurs qu il occupe par l organisme auprès duquel l employeur s est affilié. Cette affiliation est obligatoire, même si aucun des travailleurs occupés ne remplit les conditions requises pour obtenir les allocations familiales. A défaut d avoir fait choix d un organisme dans les délais requis, l employeur est affilié d office à l Office national d allocations familiales pour travailleurs salariés. Pour tous renseignements complémentaires relatifs aux allocations familiales (conditions d octroi, montant des allocations, etc ) il y a lieu de s adresser à la caisse de compensation qui a été choisie ou à l Office national d allocations familiales pour travailleurs salariés (O.N.A.F.T.S.) rue de Trèves 70, 1040 BRUXELLES. d) VACANCES ANNUELLES 1) Ouvriers et assimilés, travailleurs domestiques, apprentis agréés. Lorsqu un employeur du secteur privé occupe soit des travailleurs manuels et assimilés, soit des travailleurs domestiques, soit des apprentis agréés, il est tenu d introduire une demande d affiliation à l Office national des vacances annuelles, 12, rue des Champs Elysées, 1050 BRUXELLES. Les employeurs du secteur public ont la même obligation lorsqu ils occupent des travailleurs manuels pour lesquels la cotisation destinée aux vacances annuelles est due à l ONSS. 2) Travailleurs intellectuels La cotisation de sécurité sociale due pour cette catégorie de travailleurs ne comprend aucune quote-part destinée à la rémunération des jours de vacances annuelles ; cette rémunération doit être payée directement à l employé par l employeur. Il en résulte qu un employeur occupant uniquement des travailleurs intellectuels ne doit pas demander son affiliation à une caisse de vacances annuelles. Pour tous renseignements relatifs à la rémunération de vacances d un travailleur intellectuel, il y a lieu de s adresser au Ministère de la Prévoyance Sociale, Service d Inspection, 3c, rue de la Vierge noire, 1000 BRUXELLES ou, pour les employeurs établis dans une autre région que l agglomération bruxelloise, au bureau régional compétent de l Inspection sociale du Ministère de la Prévoyance Sociale. e) CHOMAGE L employeur n a d autre formalité à remplir que de remettre aux travailleurs les certificats requis en cas de licenciement ou de chômage partiel. Pour tous renseignements complémentaires relatifs au chômage, il convient de s adresser à l Office national de l Emploi (O.N.Em.), Boulevard de l Empereur 7, 1000 BRUXELLES, ou au bureau régional compétent de cet organisme.

9 REF : ID/122/HORECA ANNEXE A JOINDRE AU FORMULAIRE ID 122 (EN VUE DE L IDENTIFICATION EN QUALITE D EMPLOYEUR AUPRES DE L OFFICE NATIONAL DE SECURITE SOCIALE) EMPLOYEURS HORECA FORMULAIRE DE CHOIX RELATIF AU TYPE DE DECLARATIONS DIMONA POUR DES TRAVAILLEURS OCCASIONNELS Dans le cadre des nouvelles dispositions réglementaires 1, relatives à la déclaration de travailleurs occasionnels dans le secteur de l horeca, l ONSS doit être en mesure de gérer ces nouvelles déclarations d une manière cohérente. Par conséquent, il est demandé aux nouveaux employeurs d effectuer, à partir du 01/07/2007, un choix auprès de l ONSS, quant au type de déclaration «DIMONA» qu ils introduiront en cas d occupation (éventuelle) de travailleurs occasionnels 2. Au moment de leur identification comme employeur à l ONSS, ils doivent faire un choix entre les déclarations Full DIMONA ou DIMONA light 3. Ce choix est contraignant jusqu à la fin de 2008 et sera prorogé chaque année, à moins que l employeur ne communique un nouveau choix avant le 01/10/2008 (et, par la suite, annuellement avant le 1er octobre) 4. Ce changement entrera alors en vigueur à partir du 01/01/2009 ou, par la suite, chaque année à partir du 1er janvier. Type de déclaration DIMONA pour lequel j opte * Full DIMONA DIMONA light 5 * marquer d une croix le type de Dimona applicable Numéro d entreprise : Fait à...., le. /.../.. Signature (personnelle) de l employeur 1 Arrêté royal du 30/4/2007 (Moniteur belge du 5/06/2007) 2 Voir la définition au verso de cette annexe 3 Voir la description de la notion au verso de cette annexe 4 Auprès du Fonds social et de garantie Horeca & Entreprises assimilées, Boulevard Anspach,111 Boîte 4 à 1000 Bruxelles en adressant une copie à la Direction de l Identification de l ONSS (fax n ). 5 L introduction de la Dimona light étant techniquement impossible jusqu au 31/12/2007, ce document constitue la seule option possible pour marquer votre choix. (Ce document devra être utilisé à partir de 2008, dès que la Dimona light sera techniquement opérationnelle).

10 Que faut-il entendre par «travailleur occasionnel» dans le secteur de l horeca? Chaque travailleur occupé par un employeur (dans le secteur de l Horeca) pendant au moins 2 jours consécutifs, dans les liens d un contrat de travail à durée déterminée ou d un contrat de travail conclu pour un travail clairement défini, est à considérer comme travailleur occasionnel. Que faut-il entendre par full dimona et dimona light? Full Dimona La déclaration «full Dimona» est en fait la déclaration Dimona actuelle, comportant un enregistrement de temps électronique. Cette déclaration se fait par jour (par prestation) et contient, outre la date d entrée et de sortie de service, l heure de début et l heure de fin probable. Les canaux de déclaration possibles sont : - le serveur vocal (appareil de téléphone à touches), - l application Dimona disponible sur le site de la sécurité sociale, - l application Multi Dimona (site de la sécurité sociale) - votre GSM, - avis structurés via le Canal FTP et ISABEL Si la durée de la prestation dépasse l heure de fin initialement prévue ou si le travail est arrêté plus tôt, il y a lieu de modifier la déclaration full Dimona par voie électronique. Si la prestation est arrêtée plus tôt que prévu, vous avez le temps jusque minuit suivant l heure de fin initialement prévue. Si la prestation est terminée plus tard, la déclaration doit être modifiée dans les huit heures suivant la durée finale initialement prévue. Si la durée finale prévue à l origine a été planifiée entre 20 et 24 heures, vous avez le temps jusque 8 heures du matin, le jour suivant. Si aucune prestation n est fournie, la déclaration doit être annulée et ce au plus tard à minuit le jour auquel la déclaration se rapporte. Si la déclaration Dimona couvre deux jours calendrier, celle-ci doit être annulée au plus tard à la fin du premier jour calendrier. Dimona light Le nouveau système, la déclaration Dimona light, est une déclaration Dimona indiquant l heure de début liée à un bloc-temps de 5 heures ou de 11 heures. Ces blocs-temps sont liés à une rémunération journalière forfaitaire sur laquelle les cotisations de sécurité sociale sont calculées. Le bloc-temps est une période durant laquelle le travailleur peut fournir des prestations de travail au sein de l entreprise. Le bloc-temps de 5 heures donne droit à des prestations de 5 heures et moins, tandis que le bloc-temps de 11 heures donne droit à des prestations de plus de 5 heures. Dans le cas du bloc-temps de 5 heures, les cotisations sont calculées sur 32,93. Ce montant s élève à 38,93 dans le cas de prestations fournies un samedi ou un jour précédant un jour férié et atteint 44,93 dans le cas de prestations fournies un dimanche ou un jour férié. Dans le bloc-temps de 11 heures, les cotisations sont calculées sur 65,86. Ce montant s élève à 71,86 pour des prestations fournies un samedi ou un jour précédant un jour férié et atteint 77,86 dans le cas de prestations fournies un dimanche ou un jour férié. L usage du système Dimona light est conditionné à la tenue d un «registre de mesure du temps de travail». Il s agit en l espèce d un registre comparable au régistre de présence. Jusqu au 31 décembre 2007, le registre de présence est d ailleurs assimilé à ce registre de mesure du temps de travail. Cette déclaration ne doit donc pas être modifiée mais bien annulée, si aucune prestation n est fournie.